Порядок получения электронной подписи юридическим лицом

Обновлено: 04.07.2024

Первому современному закону об электронной подписи (или электронной подписи) исполнилось 20 лет, и он остро нуждается в обновлении. Тем не менее, в этой статье мы приводим общий обзор действующих в США и Канаде законов, касающихся электронных подписей (или электронных подписей) и электронных записей. Эта статья дополняет другую статью под названием "Как выполнять контракты в электронном виде, работая из дома", в которой содержатся практические рекомендации по обеспечению того, чтобы транзакции, которые вы заключаете из дома, были действительными и имели законную силу.

И в США, и в Канаде на федеральном уровне и уровне штатов или провинций/территорий были приняты законы, которые (а) позволяют электронным подписям и электронным записям иметь такую же юридическую силу, что и физические (или чернильные) подписи, и физические записи и (б) убедиться, что договор не является недействительным только потому, что он находится в электронной форме.

1. законодательство США

В Соединенных Штатах правовая база для электронных подписей и электронных контрактов регулируется двумя сводами законов: Федеральным законом об электронной подписи в глобальной и национальной торговле (Закон об электронной подписи) i и Единым законом об электронных транзакциях. (UETA), единый закон штата. II

Закон об электронных подписях – это федеральный закон, который применяется к торговле между штатами, а именно к сделкам между штатами США и иностранными государствами. На практике, из-за широкого толкования судами США термина «торговля между штатами», почти все коммерческие контракты в Соединенных Штатах подпадают под действие Закона об электронной подписи.

UETA предоставляет штатам основу для принятия законов штата, касающихся обязательности электронных подписей и действительности электронных записей. Сорок семь штатов и округ Колумбия, Пуэрто-Рико и Виргинские острова США приняли ту или иную форму UETA. Единственными штатами, которые не приняли UETA, являются Нью-Йорк, Иллинойс и Вашингтон, но каждый из этих штатов принял законодательство, аналогичное UETA, для регулирования обработки электронных транзакций. III

В общих чертах и в UETA, и в Законе об электронной подписи "электронная подпись" определяется как "электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с ней и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись» и «электронная запись» как запись, которая «создается, генерируется, отправляется, передается, принимается или хранится с помощью электронных средств». UETA и Закон об электронной подписи предусматривают, что: (a) записи или подписи не может быть отказано в юридической силе или исковой силе только потому, что они находятся в электронной форме; (b) договору нельзя отказать в юридической силе или исковой силе только потому, что при его заключении использовалась электронная запись; (c) если закон требует, чтобы запись была в письменной форме, электронная запись удовлетворяет требованиям закона; и (d) если закон требует подписи, электронная подпись соответствует требованиям закона.

Большая часть Единого коммерческого кодекса (UCC), за исключением статей 2 и 2A, исключена из сферы действия как UETA, так и Закона об электронных подписях. Однако последние версии статей UCC, регулирующих переводы средств, аккредитивы, правоустанавливающие документы, обеспечительные интересы в личном имуществе и инвестиционных ценных бумагах, разрешают использование определенных электронных записей и подписей для многих целей в соответствии с их собственными условиями. UCC был принят во всех штатах США с некоторыми вариациями.

1.1 Защита прав потребителей в соответствии с Законом об электронной подписи

Использование электронных записей и электронных подписей стало обычной частью потребительских транзакций iv по всему миру. Вследствие кризиса в области здравоохранения, вызванного COVID-19, финансовые учреждения стали чаще использовать технологии для совершения потребительских транзакций. Закон об электронной подписи устанавливает дополнительные меры защиты для потребителей, участвующих в операциях с финансовыми учреждениями. Закон об электронной подписи требует от финансовых учреждений:

Получить согласие потребителя на использование электронных записей
Предоставьте четкое и заметное заявление, указывающее, что (i) потребитель имеет право на получение записи в бумажной или неэлектронной форме, (ii) как потребитель может реализовать это право и (iii) существуют ли любые сборы, связанные с получением записи в бумажной или не электронной форме
Информировать потребителя о любых требованиях к оборудованию или программному обеспечению для доступа к электронным записям
Сохраняйте электронные записи таким образом, чтобы их можно было восстановить и сделать доступными для всех лиц, которые имеют на них законное право.

Потребители имеют право отозвать свое согласие на использование электронных записей и электронных подписей по своему усмотрению, но это может повлечь за собой определенные обязательства для потребителя, такие как оплата сборов, связанных с получением печатных копий документов и записей.

2. Канадское законодательство

В соответствии с общим правом Канады электронная подпись имеет обязательную силу, если она сообщает о необходимом намерении быть юридически связанным соглашением, подписанным в электронной форме. Для обеспечения единообразия в электронной торговле все провинции и территории Канады (за исключением Квебека) vi приняли законодательство, основанное на Едином законе об электронной торговле (UECA). VII

В соответствии с UECA «электронный» означает «созданный, записанный, переданный или сохраненный в цифровой форме или в другой нематериальной форме электронными, магнитными или оптическими средствами или любыми другими средствами, которые имеют возможности для создания, записи, передачи или хранения, аналогичные к этим средствам», а «электронная подпись» означает «информацию в электронной форме, которую лицо создало или приняло для подписания документа и которая находится в документе, прикреплена к нему или связана с ним».

Законодательство провинции, принимающее UECA, может изменить его положения. Например, закон Онтарио предусматривает, что электронная подпись может удовлетворить любое юридическое требование о том, что документ должен быть подписан, при условии, что электронная подпись надежна для целей идентификации лица и связи между электронной подписью и соответствующим документом. электронный документ надежен. viii Закон Нью-Брансуика содержит самое строгое определение электронных подписей, ограничивая их «электронным представлением собственноручной подписи лица, подписывающего документ». ix Между тем, статут Острова Принца Эдуарда применяет строгий критерий надежности, включая конкретные критерии для привязки электронной подписи к личности подписавшего. х

Подобно системе США, в соответствии с законодательством UECA контракт, запись или подпись, как правило, не будут лишены юридической силы или исковой силы только потому, что они находятся в электронной форме, и если закон предусматривает, что запись должна быть в письменной форме или требуется подпись, электронная запись или электронная подпись обычно соответствуют требованиям закона.

2.1 Защита прав потребителей в Канаде

В Канаде правила защиты прав потребителей, касающиеся электронных транзакций между потребителями и поставщиками товаров, действуют на уровне провинций и территорий. Например, законы о защите прав потребителей в Онтарио xi требуют от поставщиков:

Предоставить потребителю прямую возможность принять или отклонить электронное потребительское соглашение и исправить ошибки в соглашении
Предоставлять любую информацию, которую необходимо раскрыть, таким образом, чтобы гарантировать, что потребитель имеет доступ к информации и может распечатать и сохранить информацию
Предоставить копию электронного соглашения потребителю.

Несоблюдение этих требований может привести к аннулированию электронного соглашения. Эти правила не применяются к финансовым продуктам и услугам, кредитным договорам или договорам аренды, а также к другим исключенным типам договоров.

3. Исключения из правил

Некоторые документы требуют подписи влажными чернилами или предъявляют более строгие требования к форме, в том числе: xii

Оборотные документы и некоторые виды правовых документов
Сертификатные инвестиционные ценные бумаги (например, сертификаты акций)
Завещания, кодицилы и завещательные трасты
Медицинские доверенности и некоторые виды доверенностей
Документы, касающиеся усыновления, развода и других вопросов семейного права
Некоторые виды документов о передаче недвижимого имущества и других договоров недвижимого имущества
Судебные постановления, уведомления и другие судебные документы, такие как состязательные бумаги и ходатайства
Уведомления об отзыве продукции, касающиеся здоровья или безопасности.
Документы, требуемые по закону для сопровождения перевозки опасных материалов

Чтобы подтвердить, может ли электронный договор или запись быть создана для конкретной правовой цели, необходимо также проанализировать законы, применимые к такой правовой цели, чтобы определить, существуют ли какие-либо требования к юридической форме. хiii

Электронные подписи (электронные подписи), которые демонстрируют согласие человека с соглашением, не новы. Их принятие и использование во многих странах мира было широко распространено в течение многих лет. Более миллиарда пользователей по всему миру могут подписывать документы в электронном виде. Но законны ли электронные подписи?

Короткий ответ: да, электронные подписи законны. Но на самом деле этот вопрос касается того, может ли электронная подпись создать обязывающий и исполнимый контракт. И снова короткий ответ — да. Электронные подписи широко признаны и приняты во всем промышленно развитом мире, они также более безопасны, чем традиционные бумажные подписи, и, следовательно, менее подвержены подделке.

В этом сообщении блога мы расскажем, что делает электронные подписи юридически обязывающими, действительны ли они в США, есть ли исключения, что такое электронные подписи и многое другое.

Что делает электронную подпись юридически обязательной?

В 2000 году федеральное правительство США приняло Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (ESIGN), который в сочетании с Единым законом об электронных транзакциях (UETA) подтверждает, что электронные подписи являются юридически обязательными документами, если все стороны решат подписать их. в цифровом виде.

Электронные подписи охватывают весь спектр технологий и решений для создания электронных подписей, от простых изображений подписи, прикрепленных к электронному документу, до подписей на основе PKI. Можно использовать различные методы захвата, например:

Нажав кнопку «Я согласен» на веб-сайте.
Подписание пальцем на мобильном устройстве
Ввод вашего имени или PIN-кода в онлайн-форму
Использование решения для электронной подписи, такого как DocuSign eSignature

Действительны ли электронные подписи во всех штатах?

Да, электронные подписи действительны во всех штатах США и имеют такой же правовой статус, что и собственноручные подписи в соответствии с законами штатов. В других промышленно развитых странах электронные подписи имеют такой же вес и юридическую силу, как собственноручные подписи и бумажные документы. Законы могут отличаться, но вы можете узнать больше о законодательных требованиях в вашей стране из Руководства DocuSign по легальности электронной подписи.

Электронная подпись, подобная той, что поддерживается DocuSign eSignature, — это, как правило, все, что необходимо для создания документа, имеющего юридическую силу. В тех случаях, когда в США требуется дополнительная проверка подлинности (например, определенные транзакции в регулируемых отраслях, таких как медико-биологические науки), для цифровой подписи документа можно использовать такие инструменты, как подписи на основе стандартов DocuSign. Это также относится к таким регионам, как Европейский Союз, где цифровые подписи более распространены.

Имеют ли электронные подписи юридическую силу?

Когда электронные подписи сочетаются с защитой от несанкционированного вскрытия, строгой аутентификацией, безопасностью мирового класса и аудиторским следом, они обеспечивают более надежное доказательство, приемлемое для суда, чем простая виртуальная подпись или отсканированное изображение подписи в PDF-файле.

Обычно для мокрых подписей действительность и атрибуция устанавливаются путем сравнения копий подписей и представления показаний экспертов по почерку или свидетелей, присутствовавших при подписании. Это не только дорого и долго, но и менее надежно из-за человеческого фактора. Исключая возможность человеческой ошибки и автоматизируя весь процесс сбора данных, контрольные журналы упрощают установление подлинности и разрешение споров по поводу подписей как в судах штата, так и в федеральных судах.

Тайлер Ньюби, партнер компании Fenwick & West LLP, в своей статье «Использование электронных подписей в суде — ценность контрольного журнала» показал, насколько важны контрольные журналы для проверки подлинности электронных подписей в суде.

Для каждого документа DocuSign eSignature автоматически создает и сохраняет полную историю всех действий по отправке, просмотру, печати, подписанию или отклонению с отметками времени. Информация о подписывающей стороне, событии подписания и документах хранится в системе в том, что мы называем Сертификатом завершения. Сертификат завершения содержит сводку о событии подписания или конверте, который включает:

Конкретный идентификатор конверта
Идентификация отправителя
Идентификация лиц, подписавших документы
Графическое представление их подписей
Отметка о дате и времени отправки документа, времени его просмотра и подписания.
IP-адрес, на котором было выполнено каждое из указанных выше действий.

Сертификаты завершения доступны для всех сторон любого соглашения, и DocuSign хранит электронные копии Сертификата выполнения в своих безопасных центрах обработки данных.

Устоит ли электронная подпись в суде?

DocuSign также предлагает расширенные функции, в том числе несколько встроенных расширенных инструментов аутентификации в DocuSign eSignature, а также варианты подписи на основе PKI для соблюдения законодательства ЕС, такого как eIDAS, и отраслевых правил, таких как FDA 21 CFR Part 11 в жизни. науки и государственные профессиональные инженерные печати США для архитектуры, проектирования и строительства.

Какие типы документов можно подписывать электронной подписью?

Электронные документы и подписи широко используются для деловых и личных транзакций в промышленно развитых странах по всему миру. Электронной подписью можно подписать многие распространенные деловые документы, в том числе:

Письма с предложениями, новые документы о найме и обновления политики в отношении сотрудников
Соглашения о неразглашении, рабочие задания и договоры купли-продажи
Заказы на покупку и генеральные соглашения об обслуживании
Сделки с недвижимостью
Документы для открытия счета
Заявки на получение страхового полиса и претензии
Услуги для студентов
Формы приема пациентов

Тем не менее, как и везде в жизни, есть некоторые исключения. Как указано Национальным управлением информации по телекоммуникациям (NTIA), электронные подписи не имеют юридической силы при подписании:

Завещания и завещательные трасты
Законы штатов, регулирующие развод, усыновление или другие семейные законы
Судебные постановления или официальные судебные документы
Уведомление об отмене коммунальных услуг
Уведомление о невыполнении обязательств, лишении права выкупа или выселении основного места жительства физического лица
Уведомление о прекращении действия полисов страхования здоровья или жизни.
Отозвать уведомления о продуктах, которые представляют значительный риск для здоровья или безопасности.
Любой документ, требуемый по закону для перевозки опасных материалов, пестицидов или других токсичных веществ.

Вы всегда должны обращаться к законам вашей юрисдикции в отношении вашего конкретного варианта использования электронной подписи.

Дополнительные сведения о допустимости использования электронной подписи DocuSign и электронных подписей см. в официальном документе DocuSign о поддержке электронных подписей судами в США.

Не секрет, что законные электронные подписи — это то, что обеспечивает функционирование потоков деловой документации даже в условиях физического дистанцирования от COVID-19. Больше не нужно печатать, физически подписывать, сканировать документы и передавать контракты из рук в руки. Он сокращает процессы утверждения документов с недель до нескольких минут, а также упрощает отслеживание, управление и хранение. Но реальный вопрос заключается в том, являются ли электронные подписи юридически обязательными во всех 50 штатах США? Короткий ответ: «да, абсолютно». Закон ESIGN (электронные подписи в мировой и национальной торговле) является одним из законов об электронной подписи, который гарантирует это.

Оглавление

Что такое ESIGN Act?

В 2000 году правительство США приняло закон об ESIGN, упрощающий внедрение электронных подписей и открывающий новую эру упорядочения документов во всех регионах США, где действует федеральный закон. Согласно закону, электронная подпись определяется как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись». Этот акт гарантирует, что:

Электронные подписи – такой же законный вариант, как и обычные подписи.
Действие, действительность и юридическая сила электронных документов не отрицаются

Однако спустя 17 лет большинство компаний все еще не понимают законности электронных подписей. Во время консультаций наши клиенты часто спрашивают нас, как они могут гарантировать, что их подписанные электронной подписью документы останутся в силе в суде. Этот блог поможет вам лучше понять, что требуется для того, чтобы электронные подписи стали юридически обязательными в США.

Является ли Закон ESIGN единственным обязательным законом об электронной подписи в США?

Нет. В дополнение к Закону ESIGN Комиссия по единообразному законодательству разработала проект UETA (Единый закон об электронных транзакциях) в 1999 году, чтобы обеспечить правовую основу для использования электронной подписи в каждом штате. В нем излагаются законные подписи, касающиеся всего, от передаваемых записей до автоматизированных транзакций и хранения записей. UETA была принята 48 штатами США. Хотя Иллинойс и Нью-Йорк не приняли UETA, они внедрили аналогичные законы, подтверждающие подлинность электронных подписей. Вот краткий обзор законов об электронной подписи, применимых к каждому штату США: Закон ESIGN и UETA применяются к 48 штатам США

Алабама, Аляска, Аризона, Арканзас, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Джорджия, Гавайи, Айдахо, Индиана, Айова, Канзас, Кентукки, Луизиана, Мэн, Мэриленд, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Миссисипи, Миссури , Монтана, Небраска, Невада, Нью-Гэмпшир, Нью-Джерси, Нью-Мексико, Северная Каролина, Северная Дакота, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Юта, Вермонт, Вирджиния, Вашингтон , Западная Вирджиния, Висконсин и Вайоминг. Другие законы об электронной подписи Иллинойс – Закон 5 ILCS 175/1-101 Нью-Йорк – Закон об электронных подписях и записях (ESRA)

Читайте также: