Нужно ли подписывать электронный больничный лист живой подписью

Обновлено: 03.07.2024

После того как вы обновитесь до последней версии RightSignature, вы сможете начать получать последние обновления функций и функций . Важно отметить, что старая версия RightSignature, которую вы сейчас используете, станет недоступной в ближайшем будущем.

Пожалуйста, свяжитесь со службой поддержки для получения дополнительной информации.

Если ваш интерфейс RightSignature переходит в режим только для чтения, новые документы/шаблоны/другие операции с документами не могут быть инициированы, и вы можете только просматривать ранее выполненные документы/шаблоны/конфигурации. Любые существующие ссылки на онлайн-формы будут аннулированы.

Если вы видите это сообщение в RightSignature, это также означает, что вы будете обновлены до последней версии RightSignature. Ваш предварительный период с последней версией RightSignature начнется с даты, указанной в баннере. Кроме того, после этой даты ваш текущий опыт работы с RightSignature будет доступен только для чтения в течение следующих 30 дней.

Обновите до самой последней версии RightSignature, щелкнув ссылку активации, отправленную на вашу электронную почту. Проверьте свою электронную почту на наличие ссылки для активации. Если вы уже активировали, нажмите на ссылку, указанную в сообщении в продукте, чтобы продолжить.

При обновлении до последней версии RightSignature она будет содержать все ваши выполненные документы, шаблоны и онлайн-формы (в виде шаблонов) из вашей текущей учетной записи RightSignature. Если есть ожидающие рассмотрения документы, они должны быть завершены до того, как ваша текущая (более старая) версия RightSignature перейдет в режим только для чтения.

Ваши существующие документы будут доступны на последней версии панели управления RightSignature с тегом legacy, указывающим на то, что эти документы были импортированы из предыдущей версии RightSignature.

Введение в RightSignature

RightSignature – это самый простой и быстрый способ подписать документы в Интернете. Электронные подписи RightSignature дают вам возможность получать юридически обязывающие подписи на документах полностью онлайн — быстрее и безопаснее, чем оформление бумажных документов. RightSignature не требует загрузки или установки программного обеспечения, и к ней можно получить доступ с любого компьютера или мобильного устройства.

Чтобы отправить документ на онлайн-подпись с помощью RightSignature, вы просто загружаете свой документ, вводите адрес электронной почты для каждого подписывающего лица и размещаете любые текстовые поля и места для подписи. RightSignature отправляет получателям по электронной почте уникальную ссылку для подписания документа и автоматически проводит их по документу, чтобы заполнить все необходимые текстовые поля и подписать онлайн.

Любой, кто отправляет документы на подпись, может сэкономить время и деньги с помощью RightSignature.

RightSignature идеально подходит для предприятий любого размера, которым необходимо повысить эффективность операций, сократить объем бумажной обработки и ускорить получение подписей. RightSignature особенно популярен в сфере бухгалтерского учета, продаж, управления персоналом, юридических и финансовых функций и используется предприятиями и профессионалами по всему миру в десятках различных отраслей.

Кроме того, RightSignature является надежным поставщиком программного обеспечения для электронной подписи для некоторых крупнейших мировых корпораций и государственных учреждений. RightSignature достаточно прост для профессионалов-одиночек и достаточно мощен для корпоративных нужд.

По многим причинам онлайн-контракты обычно считаются безопасными или более безопасными, чем бумажные документы. Документы RightSignature содержат несколько функций безопасности, таких как многофакторная аутентификация подписавшего, защищенные от несанкционированного доступа журналы аудита и шифрование данных на уровне банка, которые могут сделать электронные контракты значительно более безопасными, чем бумажные контракты, сохраняя при этом тот же юридический статус.

В то время как документы, отправленные по факсу и почте, доступны для распространения внутри офиса, электронные документы остаются полностью конфиденциальными и просматриваются только назначенными получателями. В отличие от бумажных документов, электронные документы RightSignature нельзя потерять, подделать или уничтожить, и они содержат защищенный журнал аудита с квитанциями по электронной почте, записями IP и данными биометрической подписи для подтверждения каждого шага процесса подписания.

Используйте RightSignature для отправки любого типа документа, требующего юридически обязывающей подписи.

Некоторые общие документы для использования с RightSignature включают контракты, соглашения о неразглашении, письма-обязательства, формы адаптации сотрудников, заказы на покупку, договоры аренды, соглашения с независимыми подрядчиками, отказ от ответственности, медицинские разрешения, новые клиентские приложения, заказы на изменение, расходы отчеты и многое другое. Формы соответствия, трудоустройства и налогообложения, такие как W-9, W-4, I-9 и 8879, также обычно отправляются через RightSignature.

Для получения наилучших результатов RightSignature рекомендует использовать последнюю версию предпочитаемого вами интернет-браузера. Чтобы обновить браузер до последней версии, посетите:

Во-первых, внимательно проверьте свой адрес электронной почты, чтобы убедиться, что вы не опечатались.Кроме того, вводите пароль медленно и осторожно, убедившись, что клавиша CAPS LOCK выключена. Если это не сработает, вы можете сбросить пароль, нажав «Забыли пароль?» и введите свой адрес электронной почты, затем нажмите «Отправить». Вскоре вы получите электронное письмо со ссылкой, по которой вы можете щелкнуть, чтобы сбросить пароль. Если вы по-прежнему не можете войти в систему, свяжитесь с нами для получения помощи.

Войдите в RightSignature и нажмите Аккаунт.
В разделе "Ваша информация" нажмите "Изменить информацию".
Рядом с разделом "Пароль" нажмите "Сброс".
Введите свой старый пароль и новый пароль, который вы хотите использовать, в соответствующих текстовых полях.
Нажмите "Сохранить".

Нет, получателям ваших документов не нужно создавать учетную запись, чтобы подписывать документы в Интернете. Вы можете отправлять документы RightSignature кому угодно, независимо от того, есть ли у получателя учетная запись RightSignature. Количество получателей, которым вы отправляете документы, не ограничено.

RightSignature поддерживает инициативу вашей компании по безбумажной работе, заботясь об удалении самых сложных источников бумаги: контрактов и других подписанных документов. В то время как электронная почта и облачное хранилище оцифровали наиболее распространенные источники бумажных документов, многие компании по-прежнему полагаются на печать, доставку и отправку по факсу любого документа, требующего подписи. Из-за этого некоторым компаниям сложно добиться полной экономии средств и других преимуществ безбумажного офиса.

Цены

Да! RightSignature предлагает бесплатную пробную версию.

Мы принимаем Visa, Mastercard и American Express, но в настоящее время не можем принимать заказы на покупку. Выставление счетов доступно только для клиентов Enterprise Edition.

Вы можете прекратить использование Службы по окончании текущего срока подписки. Вы можете в любое время приобрести более высокий уровень Службы или понизить ее в конце срока действия текущей подписки.

Для максимальной безопасности и юридической силы все сотрудники вашей компании, которые используют RightSignature для отправки документов, должны быть указаны как отдельные пользователи в вашей учетной записи. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нашим дружелюбным отделом продаж.

Нет. Получателям не требуется учетная запись RightSignature для получения документа от вас. Количество получателей, которым вы отправляете документы, не ограничено.

RightSignature стремится найти точный план, который наилучшим образом удовлетворит потребности вашего бизнеса. Если у вашей организации есть особые потребности, например дополнительные шаблоны или доступ к API, свяжитесь с нашим отделом продаж, чтобы узнать больше.

Оплата

Вы можете попробовать RightSignature бесплатно или подписаться на любой платный план. Планы RightSignature начинаются с 12 долларов в месяц и включают в себя неограниченное количество документов, отправляемых каждый месяц, неограниченное хранилище документов, повторно используемые шаблоны и другие дополнительные функции. (Неограниченная отправка документов регулируется пороговыми значениями добросовестного использования.)

Посетите нашу страницу с ценами, чтобы ознакомиться с подробной информацией о каждом плане.

Планы RightSignature могут обеспечить существенную и быструю окупаемость — на самом деле, RightSignature даже получила награду за самую быструю окупаемость среди программных продуктов. Даже пользователи, которые отправляют около 20 документов в месяц с помощью RightSignature, могут рассчитывать на рентабельность инвестиций в 25 раз или выше благодаря сочетанию сокращения расходов на доставку и канцелярские товары и большего количества времени, доступного для оплачиваемых часов или работы, приносящей доход. Более крупные компании сообщают о еще более высокой рентабельности инвестиций, описывая снижение нагрузки на канцелярский вспомогательный персонал и существенную экономию на физическом хранении документов.

В других областях простота и скорость RightSignature позволяют компаниям отправлять больше контрактов и получать более высокий процент подписанных контрактов. Для некоторых пользователей это означает повышение коэффициента конверсии продаж и увеличение количества отправленных контрактов.

RightSignature — это услуга по подписке, вы можете в любое время приобрести более высокий уровень услуги или отказаться от услуги в конце текущего срока подписки.

Для пользователей с ежемесячным тарифным планом оплата производится заранее в первый день каждого месяца. Обновления, понижения и отмены вступают в силу немедленно.

С пользователей, выбравших годовое выставление счетов, взимается предоплата в первый день месяца, следующего за регистрацией, и один раз в год в первый день того же месяца. Вы можете выбрать прекращение обслуживания в конце текущего срока подписки. Вы можете в любое время приобрести более высокий уровень Службы или понизить ее в конце срока действия текущей подписки.

Мы принимаем карты Visa, Mastercard и American Express, но в настоящее время не можем принимать заказы на покупку.

Выставление счетов доступно только для некоторых планов.

Панель управления

Да. С помощью RightSignature вы можете загрузить копию подписанных вами документов вместе с текстом, подписями и любой другой информацией, введенной вашими подписавшими. Вы также можете загрузить копию исходного документа в том виде, в каком он был до подписания.Стороны документа также будут иметь доступ к загрузке копии сертификата подписи, включая контрольный журнал с отметкой времени и метаданные для подтверждения действительности подписи(ей).

Если документ не был подписан ни одним из получателей, вы можете аннулировать свой запрос на подпись и удалить его из поля зрения на панели инструментов. Однако в соответствии с передовой юридической практикой после того, как один или несколько получателей подписали документ, он не может быть аннулирован. Если вы обнаружите ошибку в заполненном документе RightSignature, просто уведомите ваши стороны о том, что вы отправляете исправленную версию документа на подпись, которая заменит предыдущую версию.

Отправка документа

Чтобы отправить документ, сначала необходимо зарегистрироваться в RightSignature или начать бесплатную пробную версию, затем войти в свою учетную запись RightSignature и нажать «Начать документ». Затем нажмите «Отправить на подпись».

Выберите документ. Сначала выберите документ, который вы хотите подписать. Вы можете загрузить документ со своего компьютера, выбрать шаблон, если вы уже создали его, или выбрать документ, который вы сохранили в другом приложении.
Выберите подписывающих лиц. Затем введите имя и адрес электронной почты каждого лица, которое должно подписать ваш документ. Ваш документ должен содержать хотя бы одну подписывающую сторону, и у вас есть возможность добавить дополнительных получателей в качестве сторон копии.
Создайте документ. Затем разместите в документе любые поля формы, такие как имя, дата, флажки и поля для подписи, которые подписывающая сторона должна заполнить.

Каждый из ваших получателей получит электронное письмо с уникальной ссылкой для просмотра или подписания вашего документа. Если вы выбрали более одного подписывающего лица, каждая подпись применяется к одной и той же копии документа. Когда подписавшие закончат работу, готовый документ будет немедленно и автоматически возвращен вам.

RightSignature поддерживает типы файлов PDF, Microsoft Word и RTF, TXT для загрузки.

У вас есть два варианта повторного использования ранее отправленных документов: «Импортировать наложение» и «Повторно используемые шаблоны».

Чтобы использовать наложение импорта, создайте документ RightSignature как обычно, загрузив документ и выбрав подписавших. Затем выберите «Импортировать наложение». Если вы ранее отправляли документ, похожий на документ, который вы сейчас создаете, вы можете разрешить RightSignature автоматически импортировать все поля и параметры из вашего предыдущего документа в текущий.

Шаблоны многократного использования работают немного по-другому, позволяя настроить документ, который вы собираетесь часто использовать, в качестве шаблона, который упрощает повторную отправку. Используйте эту функцию, если вы используете стандартный контракт или приложение и отправляете его повторно, чтобы поделиться шаблонами с другими членами вашей команды или для расширенных рабочих процессов разработчика. Многоразовые шаблоны также позволяют массово распространять ссылку на документ среди многих подписывающих сторон или встраивать документ на свой веб-сайт.

Есть два способа отправить документ RightSignature нескольким людям одновременно. Какой из них вы выберете, зависит от того, нужно ли вам, чтобы несколько сторон подписали одну и ту же копию одного и того же документа, или если вы отправляете отдельные копии многим получателям, которые затем подписывают независимо друг от друга.

В первом сценарии просто загрузите свой документ RightSignature как обычно, а затем при выборе получателей документа нажмите «+ Добавить еще одного подписывающего». Вы можете добавить столько подписантов, сколько вам нужно.

Если вам нужно, чтобы разные стороны подписывали отдельные копии вашего документа независимо друг от друга, сначала создайте документ как многоразовый шаблон. Затем выберите его в меню «Шаблоны» и нажмите «Создать ссылку для общего доступа» в меню в правой части окна. Теперь вы можете отправить эту ссылку любому количеству людей.

Вы можете использовать теги для организации и отслеживания архивных документов в RightSignature. На панели инструментов вы можете искать документы с определенными тегами. Например, вы можете пометить свои документы идентификационным номером вашего клиента или названием вашего проекта. Вы можете добавить несколько тегов в один и тот же документ.

Для опытных пользователей RightSignature поддерживает двухфакторную маркировку, если вам нужно быть более точным. Например, если вашим клиентам необходимо подписывать новый контракт каждый год, вы можете выбрать имя тега «Контракт» со значением тега «2017», чтобы создать категорию, содержащую контракты каждого клиента за 2017 год, что упростит подписание онлайн-контрактов.

Можно с уверенностью сказать, что немногим пациентам нравится сидеть в кабинете врача с блокнотом и кучей бумаг. И как только эти документы заполнены, персонал должен сканировать или вручную вводить информацию из этих бумажных форм. Это неэффективно и отнимает много времени, и именно поэтому все больше и больше практик используют цифровые формы и электронные подписи.

Благодаря цифровым формам и электронным подписям пациенты могут в электронном виде заполнять формы дома на своем компьютере или телефоне, а данные автоматически отправляются поставщику медицинских услуг, что позволяет с самого начала вести электронные медицинские записи.

Сектору здравоохранения по закону разрешено использовать электронные подписи; однако они должны соблюдать Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) — федеральный закон, устанавливающий национальные стандарты защиты, безопасности и конфиденциальности информации о пациентах.

Но что конкретно говорится об электронных подписях HIPAA?

Просто чтобы вы знали

Упоминаются ли в HIPAA электронные подписи?

Когда в 2003 году вступило в силу правило безопасности HIPAA, оно должно было содержать руководство по использованию электронных подписей для поставщиков медицинских услуг, но оно было расплывчатым.

В рамках HIPAA не существует стандартов для электронных подписей. При отсутствии конкретных стандартов субъекты, на которые распространяются требования, должны обеспечить, чтобы любая используемая электронная подпись приводила к заключению юридически обязывающего договора в соответствии с применимым законодательством штата или другим законодательством.

Несмотря на то, что HIPAA не устанавливает конкретного стандарта для электронных подписей, существуют другие законы, в том числе Единый закон об электронных транзакциях (UETA) и Федеральный закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон ESIGN). Поставщики медицинских услуг должны соблюдать эти законы, чтобы использовать электронные подписи.

Условия, необходимые для электронных подписей HIPAA

В сфере здравоохранения подписи пациентов обычно не требуются для транзакций. Но есть определенные случаи, когда необходимы подписи, а именно разрешения пациентов и BAA (соглашения о деловом партнерстве). Если вы решите использовать электронные подписи в этих случаях, вы должны выполнить определенные условия, чтобы обеспечить соответствие требованиям HIPAA.

Соответствие различным требованиям законодательства

Документ, подписываемый электронной подписью, должен соответствовать федеральным законам об электронной подписи и четко определять соглашение между двумя сторонами. Подписавшая сторона должна получить копию подписанного соглашения в печатном или цифровом виде (по электронной почте).

Кроме того, существуют разные законы об электронных подписях в разных штатах и регионах, поэтому организациям, на которые распространяется действие закона, целесообразно проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что они соблюдают конкретные местные законы об электронных подписях.

Авторизация пользователей

Необходимо подтвердить личность лиц, подписавших соглашение. Это не позволяет людям подписывать контракты, когда они не уполномочены на это. Методы, которые помогают обеспечить авторизацию пользователя, включают двухэтапную аутентификацию, идентифицирующие вопросы и подтверждение голоса по телефону.

Обеспечение целостности электронных подписей

Сохранение всей PHI в безопасности имеет первостепенное значение, поэтому организации, на которые распространяется действие страховки, должны внедрить систему для предотвращения несанкционированного доступа к цифровым данным. Самый простой способ обеспечить целостность электронных подписей — защитить их использование, подобно тому, как правило безопасности HIPAA защищает PHI.

Неотказуемость

Точный контрольный журнал для электронных подписей, включая отметку времени, жизненно важен для обеспечения того, чтобы любая вовлеченная сторона не могла отрицать, что они подписали соглашение. Этот контрольный журнал обеспечивает юридическую силу электронной подписи, поэтому стороны не могут позже оспорить разрешение на передачу PHI.

В контрольном журнале должно быть указано несколько ключевых моментов: даты, время, местонахождение и цепочка хранения (т. е. кто имел доступ к файлу). Подписанный документ должен быть передан лицу, подписавшему его, чтобы избежать проблем с неотказуемостью.

Контроль и владение документами

Чтобы защитить целостность PHI, доказательства для электронных подписей должны находиться под контролем и собственностью субъекта, на который распространяется действие. Единственным другим лицом, которое должно иметь какие-либо копии подписанного соглашения, является лицо, подписавшее соглашение (деловой партнер). Вашему поставщику услуг электронной подписи необходимо удалить все копии подписанных документов со своих серверов в цифровом виде.

Приведите все электронные подписи в соответствие с HIPAA

Прежде чем использовать электронные подписи для любых сообщений, связанных с PHI, поставщики медицинских услуг должны принять меры безопасности для соблюдения всех применимых законов. Возможно, стоит обратиться к юристу за юридической консультацией.

Когда вы создаете механизмы для обеспечения безопасности PHI пациентов, электронные подписи становятся эффективным и удобным способом оптимизации процессов, экономии времени и повышения удовлетворенности пациентов.

Ваша организация работает на основе контрактов и других типов соглашений. Пришло время изменить то, как вы их подготавливаете, подписываете, действуете и управляете ими.

Набор приложений и интеграций для автоматизации и подключения всего процесса согласования

Электронная подпись

Отправляйте, подписывайте и добивайтесь успеха с помощью электронной подписи

Управление жизненным циклом контракта

Автоматизация рабочих процессов и управления документами

Создание документов и согласование

Упрощение создания, просмотра и утверждения соглашений

Контрактная аналитика

Анализируйте и согласовывайте соглашения с проверенным искусственным интеллектом

Готовы изучить Облако соглашений?

Снижайте расходы, экономьте время и повышайте качество обслуживания клиентов

Избранные истории

1 000 000+ организаций уже становятся более дружелюбными

T-Mobile ускоряет работу с соглашениями в магазинах

Корпоративный

Unilever автоматизирует процесс согласования по всей глобальной цепочке поставок

Корпоративный

Kauai Nut Roasters отправляют и подписывают соглашения практически из любого места и в любое время

Salesforce прокладывает новые пути, собирая невиданные ранее данные о клиентах

Корпоративный

Надежно во всем мире

Принято во всем мире

У DocuSign eSignature подписанты в 180 странах. Вы можете подписывать соглашения на 44 языках и отправлять их на 14 языках.

Высокая производительность и доступность

Инфраструктура DocuSign eSignature стабильно обеспечивает доступность на уровне 99,99 % без простоев на техническое обслуживание.

Сертифицировано и безопасно

Соответствует строгим мировым стандартам безопасности или превосходит их

ИСО 27001

Самый высокий уровень обеспечения глобальной информационной безопасности, доступный сегодня

Общее положение о защите данных Европейского Союза

Обязательные корпоративные правила

Одобрение Европейского органа по защите данных (DPA)

Стандарт безопасности данных PCI

Для обработки данных кредитной карты

SSAE 18 (SOC 1 и 2)

Безопасность, доступность и конфиденциальность операций и центра обработки данных

ЗВЕЗДА CSA

Альянс облачной безопасности (CSA) Security Trust Assurance and Risk (STAR)

Разрешено FedRAMP

За службу федеральному правительству США

HIPAA

Для обработки личной медицинской информации

Удобная проверка личности

Исследование Forrester

Как сбалансировать безопасность и качество обслуживания клиентов

Посмотреть исследование

Цифровые инструменты для сотрудников, ответственных за изменение климата

Экологичность

Повысьте производительность и уменьшите воздействие на окружающую среду.

Руководство по CLM

Ресурс

Что нужно знать для оценки решений.

Импульс — 4–5 апреля 2022 г.

Прямая трансляция

На этом мероприятии, в ходе которого можно принять участие более чем в 50 сессиях, рассказывается об инструментах, необходимых для удовлетворения современных потребностей удаленного бизнеса. Сан-Франциско + Digital.

Ваша организация тратит слишком много времени на ожидание завершенных контрактов и подписанных соглашений? Если вы полагаетесь исключительно на мокрые подписи, ответ — да. Вот краткий совет о том, как компании могут сэкономить время и деньги, заменив мокрые подписи электронными.

Что такое мокрая подпись?

Когда человек подписывает свое имя на бумажном документе ручкой или печатью, он подтверждает его "мокрой" подписью. В течение сотен лет мокрая подпись представляла собой обязывающий договор и использовалась для предотвращения мошенничества. Сегодня электронные подписи и записи в большинстве случаев могут иметь такой же вес и юридическую силу, как и традиционные собственноручные подписи и бумажные документы.

Переход на электронные подписи может ускорить бизнес-процессы – до 82 % соглашений DocuSign оформляются за один день – и обеспечить значительную экономию – в среднем 36 долларов США на каждый документ.

Каковы недостатки сбора мокрой подписи?

Компании столкнулись с рядом проблем при сборе мокрых подписей:

Сроки обработки. Электронные подписи сокращают время обработки в среднем на девять дней. Электронные документы можно получать, просматривать, подписывать и возвращать практически на любом устройстве в режиме 24/7. При сборе мокрых подписей компании зависят от служб доставки, курьеров, графика работы и выходных.
Стоимость. Необходимо учитывать не только стоимость чернил, бумаги и услуги доставки в течение ночи. Вы также должны учитывать стоимость упущенной выгоды, когда получение подписанного контракта занимает более недели. Задержка с получением вашего договора купли-продажи может дать потенциальному клиенту время изучить другие варианты от ваших конкурентов.
Получатели. Захотят ли они подписать ваш документ после его получения, даже если произойдет задержка? Будут ли они сталкиваться с какими-либо препятствиями, такими как невозможность распечатать документ или невозможность добраться до курьера до выходных? Скорее всего, они оценят скорость и простоту просмотра и подписания документа в Интернете по сравнению с печатью, подписанием и отправкой по почте в автономном режиме.
Ведение записей и поиск. Документы, подписанные обычной подписью и возвращенные в вашу компанию, должны быть отсканированы и отправлены в папку.Если вам или подписывающей стороне потребуется сослаться на физический документ в будущем, его извлечение из картотеки или ящиков в хранилище займет больше времени, чем извлечение на компьютере.
Социальная ответственность. Компании, использующие платформу DocuSign, также могут рассчитывать на помощь в сохранении лесов. С 2003 года клиенты DocuSign сэкономили 20 миллиардов листов бумаги и 2,5 миллиарда галлонов воды, необходимых для изготовления такого количества бумаги. Благодаря значительному сокращению использования бумажных носителей 2,5 миллиона деревьев и земля убереглись от образования 140 миллионов фунтов отходов и 2 миллиардов фунтов дополнительного выброса CO₂.

Когда электронная подпись может заменить виртуальную подпись?

За некоторыми исключениями, описанными в следующем разделе, электронные подписи могут заменить обычные подписи в самых разных случаях использования.

В США и других промышленно развитых странах электронные подписи и записи могут иметь такой же вес и юридическую силу, что и традиционные рукописные подписи и бумажные документы. Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и Единый закон об электронных транзакциях (UETA) в США, Регламент об электронной идентификации и доверительных услугах (eIDAS) в Европейском союзе и другие аналогичные законы во всем мире были приняты для признать законность электронных подписей.

Тем не менее, как и везде в жизни, из этих законов есть исключения.

Когда следует использовать мокрую подпись?

Есть несколько случаев, когда вам необходимо собрать мокрую подпись, чтобы документ имел юридическую силу. В Соединенных Штатах мокрая подпись может потребоваться, когда государственный нотариус должен подтвердить личность лица, подписавшего документ.

Необработанные подписи также требуются для некоторых документов, касающихся завещаний, трастов, усыновлений, бракоразводных процессов, судебных постановлений, выселений и страховых выплат.

Вы также должны разрешить использование мокрой подписи, если на этом настаивает получатель документа. Даже если вы считаете это старомодным, некоторые люди по-прежнему считают это единственным способом официально подтвердить документ.

Можно ли использовать DocuSign для мокрой подписи?

DocuSign в основном используется для управления электронными и цифровыми подписями в облаке. Кроме того, это может помочь ускорить процесс сбора необработанных подписей.

Допустим, вы работаете с кем-то, кто настаивает на подписании соглашения на бумаге. Вы по-прежнему можете использовать DocuSign для отправки соглашения. Это позволяет вам немедленно доставить документ получателю.

Оттуда ваш получатель может заполнить любую дополнительную информацию, прежде чем распечатать соглашение для подписания. После того как они подтвердят документ своей мокрой подписью, они смогут отсканировать документ и загрузить его на платформу DocuSign.

При сборе необработанных подписей круглосуточная доставка сокращает общее время обработки. Цифровая доставка ваших документов снижает вероятность потери документов в пути.

Несмотря на то, что электронные подписи имеют обязательную юридическую силу, в некоторых случаях может потребоваться виртуальная подпись. В этих обстоятельствах вы по-прежнему можете использовать DocuSign для обработки своих документов, чтобы ускорить первоначальную доставку и управлять своими документами для дальнейшего использования.

Если вам не нужно собирать необработанные подписи, узнайте больше о том, как DocuSign может улучшить процессы вашей компании, от управления жизненным циклом контракта до интеграции с бизнес-инструментами, которые вы используете сейчас.

Использование цифровых подписей в сфере здравоохранения помогло повысить эффективность многих процессов, однако по-прежнему остается вопрос, можно ли использовать электронные подписи в соответствии с правилами HIPAA. На самом деле ответ «да», при условии, что созданы механизмы для обеспечения законности и безопасности контракта, документа, соглашения или разрешения, а также нет риска для целостности PHI.

Что HIPAA говорит об электронных подписях?

Предложения по использованию электронных подписей в соответствии с правилами HIPAA были включены в первый проект правила безопасности 2003 года, но затем были удалены до принятия закона. Последующее руководство, касающееся соглашений о деловом партнерстве и обмена электронной медицинской информацией, было опубликовано на веб-сайте Министерства здравоохранения и людских ресурсов США, в котором говорится:

«В рамках HIPAA не существует стандартов для электронных подписей. При отсутствии конкретных стандартов подпадающие под действие организации должны обеспечить, чтобы любая используемая электронная подпись приводила к заключению юридически обязывающего договора в соответствии с применимым законодательством штата или другим законодательством».

Как правило, подпись не требуется для многих транзакций в сфере здравоохранения, которые раскрывают PHI для лечения или оплаты, что делает вопрос о том, могут ли электронные подписи использоваться в соответствии с правилами HIPAA, излишним.Однако если для раскрытия PHI, не разрешенного Правилом конфиденциальности HIPAA, требуется подписанное разрешение, например, в маркетинговых или исследовательских целях, должны соблюдаться особые условия.

Условия, необходимые для электронных подписей в соответствии с правилами HIPAA

Соответствие законодательству. Контракт, документ, соглашение или разрешение должны не только соответствовать федеральным правилам электронной подписи, они также должны четко демонстрировать условия, четко демонстрировать намерение подписавшего, и у подписавшегося должна быть возможность получить печатную копию. или электронную копию договора. Подпадающим под действие закона организациям также рекомендуется обращаться за юридической консультацией по любым законам штата или местным законам, которые также могут определять, могут ли электронные подписи использоваться в соответствии с правилами HIPAA.

Аутентификация пользователя. Подпадающие под действие организации должны внедрить систему проверки личности всех сторон сделки, чтобы избежать споров о том, действительно ли лицо, заключившее соглашение, имело на это полномочия. Решить эту проблему могут такие механизмы, как двухэтапная проверка, ответы на вопросы о секретных знаниях, внедрение специализированного программного обеспечения для электронной подписи и авторизация по телефону/голосу.

Целостность сообщения. Должна быть реализована система предотвращения цифрового вмешательства в соглашение после его подписания, чтобы обеспечить целостность соглашения как в пути, так и в состоянии покоя. Это условие очень похоже на меры безопасности правила безопасности HIPAA, и к нему следует относиться с таким же уровнем серьезности. Инспекторам OCR может потребоваться оценка рисков, связанных с электронной подписью, и высокий уровень добросовестности во всех областях при проведении следующего раунда аудита HIPAA.

Неотказуемость. Чтобы гарантировать, что подписавшая сторона не сможет отрицать подписание соглашения, электронные подписи, используемые в соответствии с правилами HIPAA, должны иметь контрольный журнал с отметками времени, указывающий дату, время, место и цепочку хранения. Это гарантирует, что контракты имеют юридическую силу и что разрешение на раскрытие PHI не может быть впоследствии оспорено. Предоставление подписавшемуся распечатанной или отправленной по электронной почте копии документа является одним из шагов к тому, чтобы избежать отказа.

Владение и контроль. Последнее условие для использования электронных подписей в соответствии с правилами HIPAA касается копий подписанных документов, находящихся на серверах поставщиков услуг электронной подписи. Для того чтобы субъект, на который распространяется действие, мог гарантировать целостность PHI, все доказательства, подтверждающие электронную подпись, должны находиться в одном и том же документе, находящемся во владении и под контролем субъекта, на который распространяется действие закона. Все остальные копии, кроме тех, которые предоставлены подписавшемуся, должны быть уничтожены цифровым способом.

Провести оценку рисков, чтобы установить, могут ли электронные подписи использоваться в соответствии с правилами HIPAA

Использование технологии электронной подписи имеет свои преимущества, но оно также может увеличить количество медицинских ошибок и возможностей для мошенничества. Уровень риска будет варьироваться в зависимости от характера транзакции, и организациям, на которые распространяется действие страховки, рекомендуется провести оценку рисков, прежде чем принимать решение о том, можно ли использовать электронные подписи в соответствии с правилами HIPAA в их конкретной среде.

Очень важно, чтобы условия, необходимые для электронных подписей в соответствии с правилами HIPAA, были рассмотрены и решены до того, как организация, на которую распространяется действие, примет электронные подписи для любых важных сообщений, в которых задействована защищенная информация о состоянии здоровья пациента, позволяющая установить его личность.

Автор. У Стива Алдера многолетний опыт работы журналистом, а также опыт работы в области маркетинговых исследований. Он специалист по юридическим и нормативным вопросам и имеет многолетний опыт написания статей о HIPAA. Стив имеет степень бакалавра наук. из Ливерпульского университета.

Читайте также: