Какие этапы подготовки документа на компьютере

Обновлено: 21.11.2024

Для тех из вас, кто только что присоединился к нам, эта страница входит в серию основных понятий в Word. Используйте меню слева для перехода на разные страницы.

Каждая страница основных концепций состоит из трех разделов:

Учебник

Это руководство проведет вас через основные этапы создания нового документа и ввода первого текста в образец документа.

Шаг 1. Начните с открытия Microsoft Word

Если вы хотите выполнить действия, описанные на этой странице, распечатайте эту страницу. Или расположите окна на экране так, чтобы вы могли одновременно видеть эту страницу и Word.

Откройте Word. Как вы это сделаете, может зависеть от вашей машины. Щелкните большой синий логотип W на панели ярлыков Office в правом верхнем углу экрана. Если вы не видите там синего логотипа W, попробуйте нажать кнопку «Пуск». Если вы не видите там синего логотипа W Word, выберите «Программы». Нажмите на синий логотип W Word, чтобы запустить Word.

Шаг 2. Создайте новый документ

В Word в главном меню выберите «Файл» > «Создать».

Если у вас Word 2002 или Word 2003, вы увидите панель в правой части экрана. Щелкните Пустой документ. В более ранних версиях Word вы не увидите область задач. Вместо этого вы видите диалоговое окно. Нажмите «Пустой документ», затем нажмите «ОК».

Профессиональные пользователи не будут использовать пустой документ. В Word 2003 они нажимали «На моем компьютере» и выбирали подходящий шаблон. В Word 2002 они нажимали «Общие шаблоны» и выбирали подходящий шаблон. В более старых версиях Word они выбирали подходящий шаблон в диалоговом окне. А пока давайте просто нажмем Пустой документ.

Теперь вы можете увидеть новый пустой документ на экране.

В новом документе вы заметите три важные особенности:

  • на странице может быть прямоугольник, нарисованный пунктирной линией
  • вверху страницы есть мигающий курсор
  • в верхней выделенной строке указано "Документ1" или что-то подобное.

Шаг 3. Введите текст внутри пунктирных линий

Если вы не видите прямоугольник, нарисованный пунктирными линиями, сделайте следующее. В главном меню выберите «Инструменты» > «Параметры». Щелкните вкладку Просмотр. Теперь установите флажок «Границы текста» и нажмите «ОК». И выберите «Вид» > «Макет печати» или «Вид» > «Макет страницы» (терминология изменилась в последних версиях Word).

Вы можете видеть пунктирные линии, которые показывают границы текста. Когда вы печатаете, вы будете печатать в этих границах. Они показывают вам поля вашей страницы.

Шаг 4. Введите текст в том месте, где вы видите курсор или точку вставки

В левом верхнем углу области границы текста вы видите мигающий курсор. Это называется точкой вставки, потому что, если вы печатаете, вводимый текст вставляется в точку вставки. (Просто чтобы подчеркнуть, подвигайте мышью. Вы увидите, что точка вставки не сдвинулась.)

Мы собираемся создать образец документа в Word, чтобы продемонстрировать основные понятия. Итак, введите первую строку текста, чтобы она выглядела примерно так (вы должны будете представить, что курсор мигает).

Если вы допустили опечатку, используйте клавишу Backspace, чтобы отменить то, что вы сделали, и повторите попытку. (О более изящных способах исправления ошибок вы узнаете позже.)

О лисичках и ленивых собаках|

Шаг 5. Сохраните документ

В дальнем верхнем левом углу окна на выделенной полосе рядом с логотипом Word указано «Документ1» (или что-то подобное). Это связано с тем, что вы еще не сохранили документ и не присвоили ему более подходящее имя.

Несмотря на то, что вы еще немного напечатали, рекомендуется сохранить документ сейчас и сохранять его снова каждые несколько минут, чтобы не потерять работу.

Итак, в главном меню выберите «Файл» > «Сохранить» . Откроется окно «Сохранить как», где вы можете дать своему документу имя. Поэтому введите имя в поле "Имя файла" и нажмите "Сохранить" .

Теперь вы можете увидеть свое собственное имя файла в верхней выделенной строке рядом с логотипом Word.

Это может не сказать много, но вы создали и сохранили новый документ в Word.

Ссылка

На этой странице рассказывается о первой базовой концепции Word: как создать новый документ и начать печатать.

  • Чтобы создать новый документ, в главном меню выберите "Файл" > "Создать".
  • Большой пунктирный прямоугольник на странице показывает границы текста.

Если границы текста не видны, выберите «Инструменты» > «Параметры» . Щелкните вкладку Просмотр. Отметьте «Границы текста», затем ОК. И выберите «Вид» > «Макет печати» или «Вид» > «Макет страницы» (эта функция изменила свое название в последних версиях Word).

Перейдите к следующему основному понятию: Принцип 2: Правила набора текста в Word или продолжайте читать окно Лавки любопытства.

Curiosity Shop: использование меню и панелей инструментов

Одной из важных особенностей Microsoft Word является то, что почти все можно делать несколькими способами.Это делает Word фантастически гибкой программой, потому что вы можете использовать ее так, как вам удобно. Кроме того, об этом трудно писать, поскольку одно и то же можно сделать множеством способов.

Когда есть выбор, эти страницы основных концепций предпочитают использовать строку главного меню или, в противном случае, другие панели инструментов. Но вы можете решить, как вызывать элементы меню.

Использование меню с помощью мыши

Вы можете использовать меню, щелкнув мышью.

Использование меню с помощью клавиатуры

Вы можете использовать меню с помощью клавиатуры. Для этого, удерживая нажатой клавишу Alt, нажмите букву, подчеркнутую в пункте меню. Тогда отпустите Альта. Таким образом, вы можете открыть меню «Файл», нажав Alt-F .

Затем вы можете выбрать элемент в этом меню, нажав клавишу, подчеркнутую в элементе меню. В меню «Файл» параметр «Сохранить» имеет подчеркнутую букву «S». Таким образом, вы можете выбрать Сохранить, нажав S .

Использование сочетаний клавиш

Вы также можете использовать встроенные сочетания клавиш Word. Вы можете увидеть сочетания клавиш в меню. Если вы посмотрите на меню «Файл», вы увидите, что Ctrl-S — это ярлык для сохранения. (Он отображается справа от раскрывающегося меню.)

Создано в январе 2003 г.

Эта статья защищена авторским правом. Однако вы можете распечатать любую страницу на этом сайте для собственного использования или для распространения среди других лиц при условии, что вы предоставляете ее другим целиком и без изменений.

Если вы запрашиваете разрешение на повторное использование какой-либо информации на этом сайте, вы можете сделать это с соответствующим признанием ее работы.

Если ее слова, мысли или фотографии помогли вам или принесли вам деньги, рассмотрите возможность сделать пожертвование от ее имени в WomenCan (ранее Women's Cancer Foundation).

Чтобы создать документ, у вас должен быть текстовый процессор или компьютер, на котором можно создать документ в онлайн-сервисе.

Когда мы говорим о "документе", мы имеем в виду документ с форматированным текстом с форматированием текста (например, выделение полужирным шрифтом), изображениями, различными шрифтами и размерами шрифта, а не обычный текстовый файл. Инструкции по созданию текстового файла см. в разделе Как создать текстовый файл.

Самой распространенной и широко используемой программой для обработки текстов является Microsoft Word. Однако из-за всех сегодняшних потребностей пользователей мы включили дополнительные параметры, доступные для создания документа.

Создание документа с помощью Google Docs

Документы Google — одно из наших любимых решений для большинства пользователей, особенно для новых компьютеров. Причина, по которой он нам нравится, заключается в том, что он бесплатный, легкий в доступе, поддерживает совместное редактирование, может открывать другие файлы документов и доступен со многих устройств. Чтобы создать документ в Документах Google, выполните следующие действия.

Создать пустой документ

    . При появлении запроса войдите в свою учетную запись Google.
  1. Нажмите кнопку в левом верхнем углу окна.
  2. В появившемся раскрывающемся меню наведите курсор мыши на стрелку рядом с Документами Google.

    1. Выберите Пустой документ в появившемся окне.

    Создать документ с помощью шаблона

    1. Выполните шаги 1–3 из предыдущего раздела.
    2. Выберите Из шаблона в появившемся окне.
    1. Выберите шаблон в появившемся окне.

    Ваш только что созданный документ может быть доступен в разделе «Мой диск» (первая вкладка в левом меню).

    Создание документа в Microsoft Word

    Чтобы использовать Microsoft Word для открытия документа, выполните следующие действия.

    Открыть Word в Windows

    1. Откройте Microsoft Word. Если вы не знаете, как открыть или найти Word, перейдите к разделу поиска Microsoft Word.
    2. В новых версиях Word на первом экране отображается вопрос, какой тип документа Word вы хотите создать. Выберите опцию «Пустой документ», чтобы создать документ с нуля. Вы также можете выбрать один из предоставленных шаблонов Word, если хотите создать документ определенного типа.
    3. Открыв пустой документ или шаблон, любую новую информацию можно ввести с помощью клавиатуры или экранной клавиатуры.
    4. После завершения или во время работы с документом его можно сохранить на вкладке "Файл" в верхней части окна программы Word.

    Как найти Microsoft Word в Windows

    1. В Windows нажмите "Пуск".
    2. В поле поиска введите слово. Если Word установлен, он отображается в результатах поиска. Например, вы можете увидеть Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2013 или Microsoft Word 365.

    В Windows 10 поле поиска находится на панели задач рядом с кнопкой «Пуск». В Windows 8 начните вводить слово на начальной странице, и результаты поиска отобразятся в правой части экрана.

    Word и WordPad — это две разные программы. Дополнительные сведения об этой программе см. в разделе «Создание документа с помощью Microsoft WordPad» ниже.

    Как установить Microsoft Word

    Если Word не найден, его необходимо установить, прежде чем он сможет работать, или можно использовать одну из других бесплатных альтернатив. Сегодня последняя версия Word включена в Office 365 и требует подписки. Вы можете скачать Office 365, который включает Excel, Word и другие приложения Office, с веб-сайта Office 365.

    Если вы приобрели Office или Word в прошлом, более старые версии Office также можно установить на новые компьютеры, даже работающие под управлением Windows 8 или Windows 10. Для повторной установки Office или Word необходимы установочные диски.< /p>

    Как открыть новый документ, если документ Microsoft Word уже открыт

    Нажмите одновременно клавиши быстрого доступа Ctrl + N, чтобы открыть новый документ.

    1. Нажмите «Файл» в меню «Файл» или вкладку «Файл» в верхней части окна программы.
    2. Выберите вариант «Создать».
    3. Должна открыться подсказка с несколькими вариантами. Выберите вариант Пустой документ.

    Создание документа с помощью Microsoft WordPad

    Microsoft WordPad — это бесплатный редактор форматированного текста, входящий в состав Microsoft Windows, для просмотра и редактирования файлов форматированного текста (.RTF, .DOCX и .ODT). WordPad может выполнять базовое форматирование текста, такое как изменение шрифта, выравнивание и даже вставка мультимедиа. Однако имейте в виду, что он не поддерживает все параметры форматирования в файлах .DOCX и .ODT, поэтому некоторые форматы могут быть неверными. Чтобы открыть WordPad, выполните следующие действия.

    1. В Windows нажмите "Пуск".
    2. В поле поиска введите wordpad и выберите приложение WordPad в результатах поиска. После открытия должно появиться пустое окно, подобное приведенному ниже примеру.

    В Windows 10 поле поиска находится на панели задач рядом с кнопкой «Пуск». В Windows 8 начните вводить wordpad на начальной странице, и результаты поиска отобразятся в правой части экрана.

    1. Введите и создайте документ так, как вы хотите.
    2. После внесения изменений в документ вы можете сохранить файл в разделе Файл.

    Если WordPad уже открыт и вы хотите создать новый документ

    Нажмите одновременно клавиши быстрого доступа Ctrl + N, чтобы открыть новый документ.

    В строке меню нажмите «Файл» и выберите «Создать». Если вкладка или меню "Файл" недоступна, щелкните синюю вкладку "Меню" в верхнем левом углу и выберите "Создать" в раскрывающемся меню.

    Создание документа с помощью LibreOffice и OpenOffice

    LibreOffice и OpenOffice Writer — это другие отличные бесплатные продукты, которые позволяют любому пользователю создавать документы на своем компьютере и даже могут поддерживать большинство функций Word. Ниже приведены инструкции по запуску LibreOffice и OpenOffice в Windows.

    Открыть LibreOffice и OpenOffice в Windows

    1. В Windows нажмите "Пуск".
    2. В поле поиска введите писатель. Если установлен LibreOffice или OpenOffice, в результатах поиска отображается LibreOffice Writer или OpenOffice Writer.

    В Windows 10 поле поиска находится на панели задач рядом с кнопкой «Пуск». В Windows 8 начните вводить писатель на стартовой странице, и результаты поиска отобразятся в правой части экрана.

    Как установить LibreOffice или OpenOffice

    LibreOffice доступен для загрузки на веб-сайте LibreOffice, а OpenOffice доступен для загрузки на веб-сайте OpenOffice.

    После установки любой из этих программ вы можете выполнить шаги, описанные выше, чтобы создать документ.

    Создание документа с помощью AbiWord

    AbiWord — еще один отличный бесплатный продукт и решение для создания документов на компьютере. Ниже приведены шаги по созданию документа с помощью AbiWord.

    Документы служат для архивирования и передачи информации. Обработка документов — это деятельность по работе с информацией, захваченной в той или иной форме постоянного носителя. Традиционно таким носителем является бумага, а документы – это пачки бумаги с информацией, зафиксированной в печатном или письменном виде.

    Обработка документов может служить для координации и проведения деловых операций. Когда клиент отправляет заказ на покупку определенного продукта, заказ становится документом для обработки.Компания-производитель координирует деятельность по приобретению сырья, изготовлению продукта и, наконец, доставке его покупателю со счетом для сбора оплаты — все это путем передачи документов из одного отдела в другой, от одной стороны к другой.

    Люди, наделенные способностью читать, писать и думать, являются основными участниками обработки документов. Изобретение современного цифрового компьютера, поддерживаемого различными ключевыми технологиями, произвело революцию в обработке документов. Поскольку информация может быть закодирована на других носителях, которые считываются и записываются компьютером — от перфокарт в начале 1960-х годов до магнитных лент, дисков и оптических компакт-дисков (компакт-дисков) сегодня — документы не всегда должны быть на бумаге. для обработки.

    Автоматическая обработка данных

    Если можно внедрить принятие решений в логику компьютерной программы и иметь соответствующую информацию в документах, закодированных на каком-либо носителе для чтения и записи компьютером, компьютер, на котором запущена программа, может обрабатывать документы автоматически. Если решения по обработке документов не требуют интеллекта человека-эксперта, компьютер работает намного быстрее и надежнее.

    Репозиторием информации является база данных. Поскольку информация в базе данных легкодоступна для компьютера, можно создавать бумажные документы с нужной информацией в любое время, когда это необходимо. Автоматическая обработка данных и технологии баз данных для обслуживания и архивирования информации существуют с 1960-х годов. Для принятия решений, требующих суждения эксперта-человека, при обработке документов должны привлекаться работники умственного труда — люди-пользователи, обладающие опытом в соответствующей области знаний.

    Типографика и репрографика

    Компьютер также является универсальным инструментом для подготовки и воспроизведения документов. В начале 1980-х годов в результате достижений в технологии печати на компьютере стали доступны инструменты для форматирования текста и набора текста. Люди могут использовать эти инструменты для создания содержимого документа и в то же время указывать макет презентации, включая сведения о наборе текста. Люди могут хранить всю информацию на некотором постоянном носителе, таком как файл на диске. Это называется исходным документом, поскольку компьютерный инструмент может использовать его в качестве входных данных для создания печатного документа в качестве выходного.

    Обычно исходный документ содержит закодированную информацию на языке разметки — теги, определяющие информацию о наборе текста и макете презентации. Языки разметки могут также включать использование изображений и графических рисунков, поддерживаемых технологиями печати. Недорогие лазерные принтеры стали доступны в середине 1980-х годов. Эти инструменты значительно расширяют возможности создания документов по запросу. Необходимо хранить только исходные документы на машиночитаемом носителе.

    Интерактивная графика и мультимедиа

    Документ не обязательно распечатывать на бумаге, чтобы люди могли его просмотреть. Поскольку экран монитора с растровым отображением был изобретен в 1970-х годах, люди также могут просматривать документ на экране монитора. Это позволяет людям взаимодействовать с документом прямо на экране. Распечатанный документ называется печатной копией, а документ, отображаемый на экране монитора, называется электронной копией. Обе копии создаются из исходного документа.

    Используя интерактивную графику и оконные интерфейсы, пользователи могут рассматривать экран монитора как рабочий стол и извлекать любой документ для просмотра или взаимодействовать с одним документом, чтобы открыть другой документ. Несколько пользователей могут легко обмениваться документами и одновременно просматривать связанные документы на компьютере. Это также означает, что кто-то может использовать компьютер для посредничества и координации времени и последовательности людей, работающих над документами. Система рабочего процесса может реализовать бизнес-правила работы для координации нескольких сторон, работающих вместе при обработке документов. Вполне возможно, что в офисе могут работать сотрудники, работающие над документами, и при этом им не нужно распечатывать документы на бумаге. В этом и заключается идея обработки документов в безбумажном офисе.

    Еще одно заслуживающее внимания замечание касается меняющейся концепции документа. Исходный документ, хранящийся в файле на диске, может включать в себя содержимое документа с графическим рисунком, изображениями, информацией о наборе и макете, а также аудио- и видеосценариями. На компьютере, оснащенном соответствующим оборудованием, электронная копия документа может отображать сценарий видео или воспроизводить аудиофрагмент. Такой мультимедийный документ представляет собой новую концепцию документа: это больше не физическая пачка бумаг.

    Телекоммуникации и электронная коммерция

    Поскольку люди могут просматривать документ на экране монитора, чтобы работать с ним, и они могут распечатать документ на бумаге только тогда, когда требуется печатная копия, они могут легко обмениваться документами, отправляя их по компьютерным сетям. Электронная почта (e-mail) — это документ, отправляемый одним человеком другому по сети.Первоначально Интернет был предложен в начале 1980-х годов для связи между исследователями, соединяя компьютеры в исследовательских учреждениях по всей стране. Но по мере того, как Интернет быстро разросся, документами стало делиться все больше и больше людей, сеть стала каналом для публикации. Однако вовлеченные стороны должны совместно соблюдать определенные стандарты протокола связи и формата исходных документов.

    Интернет продолжает развиваться, охватывая сегодня практически весь мир. Обработкой документов в Интернете может легко заниматься любой человек в мире. Документы можно публиковать и делать общедоступными с веб-сервера.

    Интернет стал торговой площадкой для бизнеса. Электронная коммерция является основным приложением обработки документов во всемирной паутине. Компания может опубликовать документ на веб-сервере, чтобы рекламировать себя и привлекать клиентов. Затем зрители документа могут взаимодействовать с ним, чтобы перейти к другим документам для поиска дополнительной информации. Зритель также может подать заявку на покупку, отправив заявку в качестве документа в компанию для начала торговли.

    Структуры и форматы документов

    Когда в Интернете появляется все больше и больше больших и сложных документов, люди хотят иметь возможность обрабатывать большую часть этих документов автоматически. Они хотят разметить структуру содержимого документа, чтобы компьютерные программы могли обрабатывать содержимое, руководствуясь тегами разметки. Генерация электронной копии для просмотра — это просто одна из функций обработки документа.

    HTML – это формат документа, предназначенный в первую очередь для просмотра с помощью веб-браузера. Используя HTML, люди размечают содержимое документа тегами для информации о представлении и макете. Новый формат документа, названный Extensible Markup Language (XML), был разработан в ноябре 1996 года и претерпел множество изменений. XML является языком метаразметки в том смысле, что он позволяет создавать правильные теги для разметки содержимого документа, чтобы указать структуру его содержимого. В разных областях предметной области применяются разные наборы словарей для тегов разметки. Хотя исследователи молекулярной биологии могут использовать один набор тегов, юристы могут использовать другой набор. Стиль представления может быть указан в соответствии со структурой контента, и компьютерная программа сможет отобразить документ для просмотра. В настоящее время XML становится стандартным форматом документов во Всемирной паутине.

    Интеллектуальные агенты

    В настоящее время в Интернете содержится огромное количество информации, и эта информация быстро меняется. Может быть сложно найти полезную информацию, отслеживать изменения и отслеживать определенные ситуации. Например, пользователь может быть заинтересован в сборе информации о ценах на акции и обращать внимание только на те, которые быстро меняются, или на очень высокую или очень низкую цену. Даже когда он может собрать информацию, ему сложно одновременно отслеживать слишком много акций.

    Сегодня интересной активной областью исследований являются интеллектуальные агенты. Интеллектуальный агент подобен программному роботу. Это активная программа, которая обрабатывает информацию из документов в Интернете. Агент может активно следить за изменениями цен на акции от имени запустившего его владельца; или он может определить правильную комбинацию билетов на самолет и бронирования отелей для маршрута путешествия, указанного его владельцем. Становится еще интереснее, когда эти интеллектуальные агенты взаимодействуют друг с другом. Агент может пытаться продать какой-то продукт, в то время как другой агент может искать нужный продукт для покупки. Два агента могут совершать сделку, каждый из которых обслуживает своего конкретного владельца. XML — одна из ключевых технологий, которая делает это возможным, поскольку этим агентам необходимо разумно обрабатывать содержимое документов.

    С появлением Интернета количество информации и, следовательно, количество документов, с которыми людям приходится иметь дело, стало намного больше, чем когда-либо прежде. Часто говорят, что мир находится в информационном веке. Обработка документов по-прежнему будет основным видом деятельности людей, работающих с информацией. Возможности использования силы информации безграничны.

    см. также Устройства ввода; Языки разметки.

    Питер Ю. Ву

    Библиография

    Андерсон-Фрид, Сьюзан. Создание веб-сайта. Аппер-Сэдл-Ривер, Нью-Джерси: Prentice Hall, 2002 г.

    Гарольд, Эллиотт Расти. XML: Extensible Markup Language. Foster City, CA: IDG Books Worldwide, 1998.

    Следуйте этим рекомендациям, чтобы создавать четкие и понятные инструкции, независимо от того, пишете ли вы простые одношаговые процедуры или сложные процедуры, состоящие из нескольких шагов.

    Сложные процедуры

    Сложные инструкции часто состоят из нескольких шагов, отформатированных в виде пронумерованного списка. Для многошаговых процедур в нумерованных списках:

    Последовательно форматируйте процедуры, чтобы клиенты могли легко найти их при сканировании.

    Рассмотрите возможность использования заголовка, чтобы помочь клиентам быстро найти инструкции. Используйте заголовок, чтобы сообщить клиентам, что инструкции помогут им сделать.
    Примеры
    Чтобы добавить учетную запись
    Добавить учетную запись

    Выберите один стиль формулировки для заголовков и напишите их все одинаково (в параллельной структуре).

    Для каждого шага используйте отдельный номер. Можно комбинировать короткие шаги, которые происходят в одном и том же месте пользовательского интерфейса.

    В большинстве случаев включайте действия, завершающие шаг, такие как кнопки "ОК" или "Применить".

    Используйте полные предложения.

    Используйте формы повелительного наклонения. В инструкциях клиенты действительно хотят, чтобы вы говорили им, что делать.

    Используйте согласованные структуры предложений. Например, всегда используйте фразу, когда вам нужно сказать клиенту, с чего начать. В остальное время начинайте каждое предложение с глагола.
    Примеры
    На ленте перейдите на вкладку "Дизайн".
    Откройте фотографии.
    В поле "Выравнивание" выберите "По левому краю".

    Первые слова в каждом шаге пишите с большой буквы.

    Используйте точку после каждого шага.
    Исключение
    Не используйте точку, когда просите клиентов вводить текст без знаков препинания. Попробуйте отформатировать текст так, чтобы пользовательский ввод отображался на новой строке.

    Ограничьте процедуру семью шагами, а лучше меньше. Постарайтесь разместить все шаги на одном экране.
    Примеры

    Чтобы создать группу плиток

    1. На начальном экране выберите плитки, которые нужно сгруппировать.
    2. Перетащите их на открытое пространство. Когда за ними появится серая полоса, отпустите плитки, чтобы создать новую группу.

    Чтобы запланировать спринт

    Одноэтапные процедуры

    Если вы используете единый формат для пошаговых инструкций, используйте тот же формат для пошаговых инструкций, но замените номер маркером.
    Пример
    Перемещение группы плиток

    • На начальном экране уменьшите масштаб и перетащите группу в нужное место.

    Советы по написанию шагов

    Прежде чем описывать действие, убедитесь, что клиент знает, где должно произойти действие.

    Если инструкция появляется в том же пользовательском интерфейсе, где происходит действие, обычно нет необходимости указывать данные о местоположении.

    Если вам нужно убедиться, что клиент начинает с нужного места, укажите краткую фразу в начале шага.
    Пример
    На вкладке "Дизайн" выберите "Строка заголовка".

    Если есть вероятность путаницы, укажите вводный шаг.
    Пример
    На ленте перейдите на вкладку "Дизайн".

    Простые инструкции с прямыми угловыми скобками

    Сокращайте простые последовательности, используя прямые угловые скобки. Включайте пробел перед и после каждой скобки и не выделяйте скобки полужирным шрифтом.

    Пример
    Выберите «Учетные записи» > «Другие учетные записи» > «Добавить учетную запись».

    Совет по специальным возможностям Средства чтения с экрана могут пропускать квадратные скобки и читать такие инструкции, как «Меню» > «Перейти к» > «Папки», как Меню «Перейти к папкам», что может запутать клиентов. Прежде чем использовать этот подход, проконсультируйтесь со специалистом по специальным возможностям.

    Независимо от того, работаете ли вы в мире бизнеса уже много лет или только начинаете свою академическую карьеру, написание документа может быть пугающим. Но не беспокойтесь: если вы смотрели на пустую страницу, не зная, с чего начать, вы попали в нужное место. Это пошаговое руководство поможет вам с уверенностью справиться с любым письменным проектом, поэтому читайте дальше, чтобы узнать, как это работает.

    Что такое написание документов?

    Оксфордские словари определяют документ как «часть письменного, печатного или электронного материала, который предоставляет информацию или доказательства или служит официальной записью». Написание документа — это процесс создания письменного документа. Звучит просто, правда? Ведь все мы учимся писать в школе, и все мы знаем, как открыть текстовый документ на компьютере.

    Но если бы все было так просто, вы бы сейчас не читали эту статью.

    Что делает написание документов таким сложным?

    Пустой лист — враг каждого писателя. Даже профессионалы иногда часами смотрят на этот мигающий курсор в верхнем левом углу. Вопреки распространенному мнению, свобода, которую предлагает пустой документ, не способствует творчеству — она пугает. Есть тысяча способов подойти к любой теме, миллион способов сформулировать первое предложение. В результате многие из нас страдают от того, что называется избыточным выбором или переизбытком выбора.

    Пустой документ предназначен для линейных текстов и поэтому вынуждает вас писать именно это: связный, линейный текст с началом, серединой и концом.Он просит вас прыгать и создавать полные предложения, которые имеют смысл и логически связаны с предложениями, которые идут до и после них. Даже если вы хорошо знакомы с предметом, начать писать таким образом сложно.

    Что вы можете сделать вместо этого?

    Легко. Уберите пустую страницу, и вы уберете давление. Закройте свой документ Word — он вам сейчас не нужен.

    Ваша первая цель – не написать идеальный текст. Ваша первая цель — понять, что вы пытаетесь сказать. Письмо приходит позже; совершенство приходит еще позже.

    Ниже мы описали пять шагов, которые помогут вам создать документ . Вам не нужно выполнять эти шаги до буквы T каждый раз, когда вы начинаете писать проект, и вам не обязательно выполнять их в этом порядке. Планирование, исследование, мозговой штурм и наброски вашего документа не обязательно являются отдельными этапами. Это нормально, прыгать между ними, записывать новые идеи по мере их появления, а также возвращаться и проводить дополнительные исследования, если это необходимо.

    Как написать документ, шаг за шагом:

    Шаг 1. Планирование документа

    Как и любой другой проект, письменный проект требует определенного планирования . Начните с определения объема документа — какую информацию он должен включать, а какую можно (и нужно) исключить. Масштаб определяется целью документа и его читательской аудиторией (вашей целевой аудиторией).

    Читательская аудитория

    Задайте себе следующие вопросы о своих читателях:

    • Насколько знакомы мои читатели с темой, которую я собираюсь обсудить?
    • Каковы демографические данные моих читателей — сколько им лет, на каком языке они говорят и каков их уровень образования?

    Например, если вы программист и пишете документацию для коллег с таким же уровнем знаний, в ваш текст не нужно включать определения общепринятых терминов. Однако, если вы пишете документацию для начального класса старшеклассников, изучающих программирование, в вашем документе может потребоваться гораздо больше деталей и объяснений.

    Цель

    Определение цели документа не менее важно. Это может быть одно из следующих:

    • Предоставить информацию
    • Дать инструкции
    • Предлагайте идеи / убеждайте читателя
    • Представьте свое мнение

    Стиль и тон

    Знание демографических характеристик вашей читательской аудитории и цели вашего документа также поможет вам выбрать наиболее подходящий стиль и тон . Если вы отправляете бизнес-план потенциальному инвестору, тон вашего документа, скорее всего, должен сильно отличаться от того, который вы использовали бы при написании руководства по выживанию для родителей-новичков . Последнее может быть уместно для небольшой иронии, в то время как любой юмор, вероятно, неуместен в первом.

    Поэтому, прежде чем приступить к написанию, подумайте, каким должен быть ваш тон:

    • формальный или неформальный
    • личное или безличное
    • серьезный или юмористический.

    Дикция

    Затем подумайте о дикции, т. е. о выборе слов . Хотя в вашем бизнес-плане должен использоваться формальный язык, вы можете поменьше использовать жаргон, если только инвестор, которому вы подаете заявку, не знаком с вашей конкретной нишей бизнеса. С другой стороны, с руководством по выживанию для родителей-новичков вы, скорее всего, захотите обратиться к относительно молодой аудитории. Таким образом, включение некоторых отсылок к поп-культуре и разговорных выражений может улучшить впечатление читателя.

    Длина предложения

    Длина и сложность предложений также должны быть адаптированы к вашей аудитории. Всегда важно быть ясным и кратким. Однако некоторые целевые аудитории, например ученые, более терпимы к длинным предложениям, чем, скажем, занятые руководители.

    Вы можете использовать приведенный ниже бесплатный шаблон интеллект-карты для планирования своего документа. Просто скопируйте интеллект-карту в свою учетную запись MindMeister и заполните ее. Вы можете использовать карту в качестве справочника на протяжении всего процесса написания и редактирования.

    Ваш браузер не может отображать фреймы. Пожалуйста, посетите Мой документ на MindMeister.

    У вас еще нет учетной записи MindMeister? Вы можете бесплатно зарегистрироваться здесь .

    Шаг 2. Исследование и мозговой штурм

    Теперь, когда вы определились с масштабом и стилем вашего документа, пришло время провести небольшое исследование . Хотя вы, безусловно, можете использовать текстовый документ для сбора всех цитат, ссылок, фактов и других ссылок, которые вы хотите включить, линейный формат не идеален для этой цели.

    Классический формат интеллект-карт , популяризированный английским исследователем Тони Бьюзеном в 70-х годах, отлично подходит для визуализации того, как связаны между собой отдельные фрагменты информации . Используя интеллект-карту, вы можете собрать все свои заметки, идеи и ссылки на одной странице.Цифровые интеллект-карты особенно практичны, поскольку позволяют перемещать элементы и группировать их в нужном порядке.

    Помимо ссылок, цифровые интеллект-карты также предлагают место для мультимедийных вложений, таких как изображения, видео и целые файлы, поэтому вы можете сопоставлять все свои исследования в одном месте.

    Чтобы приступить к работе, просто откройте новую интеллект-карту, напишите название документа в центре карты и добавьте примечания.

    Хотите узнать больше об эффективном мозговом штурме? Ознакомьтесь с нашей статьей об онлайн-мозговом штурме с интеллект-картами. У нас также есть руководство о том, как создавать ценный контент с помощью MindMeister и Kindle.

    Шаг 3. Определение структуры документа

    Структура вашего текста во многом определяется типом документа, который вы пишете. Ниже приведен далеко не исчерпывающий список типов документов, с которыми вы можете столкнуться:

    Академические документы:

    • Диссертация
    • Бумага
    • Журнал
    • Аргументативное эссе
    • Предложение по исследованию

    Деловые документы:

    • Контракт
    • Отчет
    • Бизнес-план
    • Финансовый отчет
    • Руководство пользователя
    • Документация проекта
    • Белая книга

    Давайте подробнее рассмотрим три различных типа документов и сравним их отдельные структуры:

    Аргументативное эссе:

    Аргументативные эссе часто состоят из 5 абзацев. Нижеприведенный шаблон интеллект-карты описывает эти 5 абзацев — если вам нужно написать аргументированное эссе, вы можете использовать этот шаблон в качестве отправной точки:

    Ваш браузер не может отображать фреймы. Пожалуйста, посетите Структуру Аргументативного Эссе на MindMeister.

    Бизнес-план:

    Типичный бизнес-план содержит шесть важных элементов, которые представлены в приведенном ниже шаблоне карты. Вы можете скопировать этот шаблон карты в свою бесплатную учетную запись MindMeister, чтобы заполнить его:

    Ваш браузер не может отображать фреймы. Пожалуйста, посетите Структуру бизнес-плана на MindMeister.

    Исследование:

    Если вы подаете заявку на получение исследовательской степени, вам необходимо отправить исследовательское предложение . В приведенном ниже шаблоне перечислены ключевые элементы, которые должны содержаться в таком документе.

    Ваш браузер не может отображать фреймы. Пожалуйста, посетите Структуру исследовательского предложения на MindMeister.

    Как видно из трех приведенных выше шаблонов, для каждого документа требуется своя структура. Конечно, эти структуры не высечены на камне — они основаны на условностях. Вы всегда можете адаптировать их под свои нужды.

    Шаг 4. Написание документа

    Теперь, когда вы создали логическую структуру для своего документа и провели все исследования, пришло время приступить к фактическому процессу написания.

    Если вы использовали MindMeister для наброска своего документа, вы можете полностью отказаться от пугающей пустой страницы, экспортировав содержимое карты в виде текстового наброска в Microsoft Word. Теперь все, что вам нужно сделать, это конкретизировать свой план, добавив информацию, которую вы собрали в свою исследовательскую интеллект-карту.

    Однако Microsoft Word — не единственная программа для письма в городе. В зависимости от того, какой документ вы пишете, вам может быть лучше использовать другой инструмент. Ниже приведен список популярных инструментов для письма, которые могут лучше подойти для ваших нужд. Что бы вы ни выбрали, хорошая проверка грамматики и орфографии просто необходима.

    Классика:

    Инструменты управления знаниями:

    Инструменты документирования кода:

    Шаг 5. Редактирование документа

    Если вы думаете, что закончили, как только написали последнее предложение в документе, подумайте еще раз. Важность редактирования невозможно переоценить. Или, как выразился великий писатель Эрнест Хемингуэй:

    Первый черновик всего дерьмо.

    Хотя вы, возможно, очень хотите наконец отправить документ и перейти к другим задачам, вы никогда не должны делать этого, пока не просмотрите свой текст в последний раз. Для достижения наилучших результатов оставьте документ в покое как минимум на 24 часа — если возможно, дольше. Взглянув на него свежим взглядом, вы значительно повысите свои шансы обнаружить ошибки и другие проблемы.

    Если вы не использовали такой инструмент, как приложение Hemingway, в процессе написания, рассмотрите возможность вставки содержимого документа в это приложение прямо сейчас. Приложение Hemingway было разработано, чтобы «сделать ваше письмо смелым и ясным», как всегда советовал сам Эрнест Хемингуэй. Приложение выделяет длинные и сложные предложения и указывает на ослабляющие фразы.

    Даже если писательство не является вашей настоящей страстью, при правильном планировании и подходящих инструментах вам больше не придется бояться пустой страницы.Поэтому, когда вы будете готовы приступить к работе над своим следующим документом, просто выполните пять шагов, описанных в этой статье, и вы увидите, как быстро все будет готово.

    Читайте также: