Как отсканировать рабочую книгу в один файл

Обновлено: 21.11.2024

Мы стараемся, чтобы наши статьи были максимально точными. Если вы заметили какие-либо несоответствия или устаревшую информацию, сообщите нам об этом.

Когда вы пытаетесь создать PDF-файл с помощью novaPDF и выбираете печать всей книги из Microsoft Excel, каждый лист будет сохранен как отдельный файл PDF.

Это происходит из-за того, что один (или несколько) листов в вашей книге имеют разные настройки dpi для печати. Из-за этого Excel предполагает, что каждый отдельный лист нужно отправлять на печать отдельно, поэтому он таким же образом отправит его на принтер PDF, который предложит создать PDF-файл из каждого листа.

Чтобы напечатать все отдельные листы в одном PDF-файле (а не в нескольких PDF-файлах), необходимо установить одинаковое значение DPI для печати для всех них.

Откройте книгу Excel
Выберите лист, для которого вы хотите установить DPI.
В Microsoft Excel перейдите в раздел «Макет страницы» и нажмите кнопку «Развернуть» в диалоговом окне «Параметры страницы» (в Microsoft Excel 2003 или более ранней версии выберите «Файл» -> «Параметры страницы»).
В разделе "Качество печати" введите значение DPI, которое вы хотите иметь для своего документа (обратите внимание, что это значение DPI, которое вам нужно будет установить также для каждого отдельного листа), и нажмите OK.
novaPDF спросит вас, где сохранить PDF-файл, и (если это указано) откроет PDF-файл после его создания. Вам придется повторить эти шаги для каждого отдельного листа в книге.

Описанный выше метод рекомендуется, если у вас разные настройки печати для каждой страницы (например, если для каждой страницы задан верхний и нижний колонтитулы). Однако если у вас одинаковые параметры печати для каждого листа в книге, вы можете изменить параметры страницы для всех листов одновременно. Обратите внимание, что при использовании этого метода у вас будут одинаковые настройки для всех листов, включая верхний и нижний колонтитулы.

Откройте книгу Excel
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку любого из листов, которые есть в вашей рабочей области (по умолчанию вкладки листов называются Лист1, Лист2, . )
Выберите параметр «Выбрать все листы» (который выделит все листы в рабочей области; вы можете сказать, что они выбраны, если все вкладки листа имеют белый фон, как у активной вкладки листа).
В Microsoft Excel перейдите в раздел «Макет страницы» и нажмите кнопку «Развернуть» в диалоговом окне «Параметры страницы» (в Microsoft Excel 2003 или более ранней версии выберите «Файл» -> «Параметры страницы»). Установите качество печати на желаемое значение DPI и нажмите OK, чтобы Excel зафиксировал тот факт, что все страницы имеют одинаковые параметры печати. Важно нажать кнопку OK, даже если вы ничего не меняете, потому что это «сообщит» Excel, что все листы имеют одинаковые параметры настройки страницы.
Нажмите «Файл», затем «Печать» и посмотрите, нравится ли вам, как страницы будут отображаться при печати в формате PDF. Если у вас нет никаких изменений в параметрах печати, выберите параметр «Печать всей книги» в разделе «Настройки» и novaPDF в разделе «Имя принтера» и нажмите «Печать», чтобы создать файл PDF.
novaPDF спросит вас, где сохранить PDF-файл, и (если это указано) откроет PDF-файл после его создания.

novaPDF включает параметр слияния (объединения) PDF-файлов, поэтому другим способом печати нескольких отдельных листов Excel в один PDF-файл является использование собственного параметра слияния novaPDF. Это позволит вам распечатать первый лист в PDF-документе, а затем распечатать все остальные листы этой книги в том же PDF-файле.

Только определенные сканеры могут сканировать несколько страниц в один файл PDF. Инвестиции в такие машины могут быть дорогими, особенно если вам не нужен сканер на регулярной основе. В следующем руководстве мы покажем вам, как сканировать несколько страниц в один PDF-файл, даже если у вас нет сканера с такой опцией или у вас вообще нет сканера.

Конечная цель – объединить несколько документов в один PDF-документ. Для этого вам необходимо отсканировать документы и перенести их на компьютер. Когда вы это сделаете, на вашем компьютере будет несколько файлов PDF, и вам просто нужно их объединить. При объединении разных PDF-файлов (всех файлов или только определенных страниц) вы получите один PDF-файл.

Как получить отсканированные файлы

Поэтому есть больше способов сканировать бумажные документы. Первый способ — использовать обычный сканер (если он у вас есть) и сканировать документы, которые будут перенесены на ваш компьютер. Если у вашего сканера есть возможность сохранить файл в формате PDF, сделайте это. Если файлы автоматически сохраняются в формате PNG или JPEG, вы можете позже преобразовать их из PNG в PDF или из JPEG в PDF.

Те, у кого нет сканера, могут загрузить одно из мобильных приложений сканера и использовать его для сканирования бумажного документа. Если у вас нет ничего из этого, вы можете пойти в один из этих магазинов, предлагающих услуги печати, и попросить их отсканировать файлы для вас.В этом случае вам понадобится USB-накопитель для передачи файлов.

Объединить несколько страниц PDF в один файл PDF

Если у вас есть несколько отсканированных страниц в формате PDF, вы всего в нескольких шагах от конечной цели.

Запустите PDF Converter Elite и откройте один из этих файлов PDF.

Теперь перейдите в меню «Правка» и нажмите «Объединить PDF-файлы».

Вы увидите возможность выбрать другой PDF-файл с вашего компьютера, который вы хотите объединить. Найдя PDF-файл, нажмите «Открыть».

Теперь самое главное:

В поля Первая страница и Последняя страница введите номера страниц. Если вы хотите объединить больше страниц, введите первую и последнюю страницу документа. Но в этом случае, когда вы сканируете документы, каждый документ представляет собой одну страницу, что означает, что вы будете иметь дело с одностраничными PDF-файлами. В этом случае введите один и тот же номер страницы в оба поля.

Поле «Перед страницей» определяет, где вы хотите разместить эту страницу, в начале или в конце первого документа. Существует также возможность указать точный номер страницы, но при работе с одностраничными PDF-файлами в этом нет необходимости.

Наконец нажмите «Объединить» и повторите процесс для всех остальных файлов. В конце концов, первый файл, который вы открыли в PDF Converter, будет содержать страницы из всех других файлов, которые вы объединили. Все эти документы, которые вы отсканировали и перенесли на компьютер, могут стать одним объединенным PDF-документом. Чтобы сохранить файл, просто нажмите кнопку «Отменить x», и появится небольшое окно с предложением сохранить изменения в файле.

Иногда может возникнуть необходимость встроить PDF-файл в рабочую книгу Excel. Это может быть случай, когда вы создаете каталог и хотите встроить PDF-файлы для конкретных продуктов.

В этом руководстве вы узнаете, как вставить файл PDF в рабочий лист Excel.

Это руководство охватывает:

Как встроить файл PDF в рабочий лист Excel

Вот шаги для встраивания PDF-файла в Excel:

Эти шаги позволят вставить PDF-файл на лист.

Как только PDF-файл вставляется на лист, он также открывается по умолчанию. Вы можете закрыть файл PDF и продолжить работу с Excel.

Значок PDF, вставленный с помощью описанных выше шагов, является объектом (так же, как диаграммы или фигуры), и вы можете изменить его размер и разместить в любом месте на листе.

Чтобы вставить несколько PDF-файлов, выполните те же действия (как показано выше).

Закрепите встроенный файл PDF в ячейке

При встраивании PDF-файла в Excel он вставляется как объект, расположенный над ячейками листа. Положение значка не изменится, если вы измените ячейки под ним.

Например, если вы поместите значок в ячейку, он не будет перемещаться вместе с ячейками и не будет фильтроваться, сортироваться или скрываться вместе с ячейками.

Как показано ниже, если вы скроете ячейку с файлом PDF, PDF-файл не будет скрыт.

Чтобы убедиться, что он прилипает к ячейке:

Теперь, когда вы фильтруете или сортируете/фильтруете ячейки или скрываете строки, объект PDF будет делать то же самое.

Переименование встроенного PDF-файла

Когда вы встраиваете PDF-файл в Excel, он получает общее имя, например «Документ Adobe Acrobat».

Вы можете изменить это имя, выполнив следующие действия:

Это изменит имя встроенного PDF-файла.

Хотите преобразовать PDF-файлы в Excel? Ознакомьтесь с моим учебным пособием, в котором я показываю точные шаги по преобразованию PDF-файлов в Excel.

Как правило, при сканировании нескольких страниц сканирующее устройство создает новый файл для каждого сканирования. Это работает, если отсканированные страницы не нужно объединять. Однако при сканировании многостраничного документа иногда бывает полезно создать один PDF-файл, содержащий все отсканированные страницы.

Вы можете сканировать несколько страниц в один PDF-файл практически на всех популярных платформах, а именно на Windows, macOS, Android и iOS.

Сканирование нескольких страниц в один PDF-файл в Windows с помощью NAPS2

ПК с Windows поставляются с предустановленной утилитой Windows Fax and Scan, помогающей пользователям сканировать документы. Однако эта утилита не может создать один PDF-файл из нескольких отсканированных изображений.

Именно здесь режим пакетного сканирования бесплатного приложения с открытым исходным кодом, такого как NAPS2, может сканировать несколько страниц и сохранять их в один файл PDF.

Если вы уже установили драйверы для своего сканера, вот как использовать это приложение для сканирования нескольких страниц в один PDF-файл:

Подключите сканер к ПК с Windows с помощью кабеля.
Загрузите, установите и запустите приложение NAPS2 на ПК.
На главном экране приложения выберите Профили. Добавьте профиль сканера в приложение.
Выберите «Создать» на следующем экране, чтобы добавить новый профиль.
Введите название профиля вверху; это может быть любое имя по вашему выбору.
Затем выберите Выбрать устройство, выберите свой сканер из списка и нажмите ОК.
Настройте различные параметры на экране, а затем выберите "ОК" внизу.

Нажмите "Готово", чтобы закрыть окно "Профили".
Поместите первую страницу в сканер.
Вернитесь к NAPS2, нажмите маленькую стрелку рядом с пунктом Сканировать и выберите Пакетное сканирование. Либо нажмите сочетание клавиш Ctrl + B.

В окне выберите только что созданный профиль в раскрывающемся меню «Профиль».
Выберите несколько сканирований (подсказка между сканированиями).
В разделе "Вывод" выберите "Сохранить в один файл".
Затем нажмите три точки в поле "Путь к файлу", чтобы выбрать папку для сохранения файла PDF.
Наконец, выберите «Начать» вверху, чтобы начать сканирование страницы.

После сканирования первой страницы на экране появится подсказка. Поместите следующую страницу в сканер и выберите Сканировать в этом запросе.

После сканирования всех страниц выберите "Готово" в приглашении.

В указанном каталоге должен быть доступен один PDF-файл, содержащий все сканы.

Сканирование нескольких страниц в один PDF-файл в macOS с помощью предварительного просмотра

В macOS встроенное приложение Preview можно использовать для создания одного PDF-файла из нескольких отсканированных изображений.

Инструкции по использованию предварительного просмотра для сканирования нескольких страниц в один файл PDF:

Убедитесь, что сканер подключен к Mac с помощью кабеля.
Выберите Launchpad в Dock на Mac, найдите Preview и откройте приложение.
Когда откроется предварительный просмотр, откройте меню "Файл" и выберите "Импортировать из".

Если вы не видите никаких параметров на экране, выберите «Показать подробности» внизу.
Выберите PDF в раскрывающемся списке «Формат» справа.
Отметьте параметр «Объединить в один документ».
При необходимости настройте другие параметры.
Выберите предварительный просмотр сканирования слева и нажмите Command + A на клавиатуре. Будет выбрано все сканирование.
Выберите Сканировать внизу.

Поместите следующую страницу в сканер и выберите "Сканировать в режиме предварительного просмотра".
Выберите окно предварительного просмотра в фоновом режиме, чтобы просмотреть файл PDF.
Выберите меню "Файл" и выберите "Сохранить", чтобы сохранить файл.

В дополнение к предварительному просмотру вы можете использовать Image Capture для сканирования нескольких страниц в один файл PDF в macOS.

Сканирование нескольких страниц в один файл PDF на Android с помощью Google Диска

Google Диск – это одно из нескольких приложений, которые можно использовать для объединения нескольких отсканированных страниц в один файл PDF.

Вот как это сделать:

Установите приложение Google Диск на свой телефон.
Запустите приложение "Google Диск" и коснитесь значка "Добавить" (+) в правом нижнем углу.
Выберите Сканировать, чтобы открыть функцию сканирования.

Чтобы начать сканирование, наведите камеру телефона на сканируемую страницу. Нажмите кнопку спуска затвора, когда документ правильно отобразится в кадре камеры.
Если результат выглядит хорошо, коснитесь значка галочки, чтобы сохранить первое сканирование, в противном случае коснитесь X, чтобы перезапустить процесс сканирования.

Просмотрите первое сканирование. Чтобы добавить страницу в этот новый PDF-файл, коснитесь значка "Добавить" (+) в левом нижнем углу.

Повторите этот процесс для всех страниц документа.
Наконец нажмите «Сохранить», чтобы сохранить один PDF-файл, содержащий несколько отсканированных изображений.

Назовите PDF-файл, выберите учетную запись, выберите папку для сохранения файла и нажмите «Сохранить».

Сканирование нескольких страниц в один PDF-файл на iOS с помощью Apple Notes

При использовании iPhone или iPad используйте приложение Apple Notes для сканирования нескольких страниц в один файл PDF.

Чтобы использовать эту функцию, убедитесь, что на iPhone или iPad установлена iOS 11 или более поздней версии. Проверьте текущую версию iOS, выбрав «Настройки» > «Основные» > «Об устройстве». Вы увидите версию iOS рядом с версией программного обеспечения.

Убедившись, что на устройстве установлена поддерживаемая версия iOS, выполните следующие действия, чтобы отсканировать несколько страниц в один файл PDF:

Откройте приложение Notes на устройстве.
Нажмите значок в правом нижнем углу, чтобы создать новую заметку.
На экране новых заметок коснитесь знака "Добавить" (+) внизу и выберите "Сканировать документы".

Направьте камеру на документ и нажмите кнопку спуска затвора, чтобы сделать снимок документа.
Настройте отсканированное фото с помощью манипуляторов на экране. Нажмите «Сохранить сканирование» внизу, если сканирование выглядит хорошо. В противном случае нажмите «Переснять», чтобы сделать новую фотографию страницы.

Повторите шаги для всех страниц.
Когда все страницы будут отсканированы, нажмите "Сохранить" в правом нижнем углу.

Нажмите на только что отсканированный документ в Notes.
Нажмите значок общего доступа в правом верхнем углу, чтобы поделиться несколькими отсканированными страницами в виде одного файла PDF.

Дополнительный совет: используйте приложение сканера по умолчанию для создания PDF-файлов

Почти все производители сканеров имеют приложения для сканирования документов. Включите этот параметр в этих приложениях, чтобы объединить несколько отсканированных изображений в один файл PDF.

На сайтах таких брендов, как HP, Epson и Canon, есть инструкции о том, как создать один файл PDF из нескольких отсканированных страниц. Надеемся, что один из описанных выше методов позволит вам быстро создать PDF-файл. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь оставлять комментарии.

Махеш помешался на технологиях с тех пор, как десять лет назад у него появился первый гаджет. За последние несколько лет он написал ряд технических статей для различных онлайн-изданий, включая, помимо прочего, MakeTechEasier и Android AppStorm. Прочитать полную биографию Махеша

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш канал YouTube на нашем родственном сайте Online Tech Tips. Мы охватываем Windows, Mac, программное обеспечение и приложения, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и обучающих видеороликов. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Читайте также: