Как отправить файл PDF по электронной почте

Обновлено: 21.11.2024

Отправка файлов и документов по электронной почте сегодня является повседневным занятием для большинства людей. Когда эта корреспонденция носит случайный характер, вам не нужно слишком много думать о типах файлов, которые вы прикрепляете и отправляете по электронной почте своим получателям. Однако, если электронное письмо носит профессиональный или академический характер, вам нужно немного больше подумать о том, как лучше представить отправляемую информацию.

Например, если вы отправляете резюме потенциальному работодателю, предложения клиентам или образцы своей работы для принятия в академическую программу, ваши вложения должны быть связаны с более высоким уровнем профессионализма. Первое, на что следует обратить внимание при отправке документов, связанных с бизнесом, учебой или карьерой, — это формат файла.

В этом посте мы расскажем вам, почему вам следует отправлять файлы по электронной почте в формате PDF, и даже приведем список некоторых наиболее распространенных способов отправки PDF-документов по электронной почте.

Преимущества использования PDF для отправки по электронной почте

Хорошей идеей при отправке важных документов, таких как резюме, по электронной почте или по ссылке, является отправка их в формате PDF. PDF — отличный формат для профессиональной переписки, потому что он универсальный, универсальный и доступный. Если вы отправляете свое резюме или предложения в виде документов Microsoft Word, вы рискуете пожертвовать внешним видом и форматированием своего контента. Это связано с тем, что человек, которому вы отправляете свои файлы, может не использовать те же программы, которые вы использовали для их объединения, что часто может привести к тому, что ваши документы будут выглядеть не совсем так, как вы хотели.

Отправка таких документов в формате PDF позволяет избежать этого, поскольку созданный вами PDF-файл будет выглядеть одинаково независимо от того, какую платформу, устройство или программу редактирования документов использует получатель.

Файлы PDF позволяют профессионально упаковывать вложения, что может сыграть решающую роль, когда вы пытаетесь привлечь внимание потенциального работодателя или клиента.

Безопасность PDF и документов

Отправляете ли вы данные и статистику конфиденциального характера? Создание или печать документа в формате PDF также позволяет защитить вашу работу паролем, чтобы ее нельзя было подделать или отредактировать.

Одной из хорошо известных характеристик PDF-файлов является то, что их практически нельзя редактировать. По этой причине защита документов путем преобразования их в PDF-файлы настоятельно рекомендуется для студентов, которые отправляют по электронной почте документы или эссе, которые они не хотят, чтобы их украли или изменили, а также для деловых людей, которым необходимо отправлять важные статистические данные и цифры по электронной почте для просмотра. но никак не изменился.

Как преобразовать документы в PDF

Теперь, когда вы знаете о преимуществах отправки вложений электронной почты в виде PDF-файлов, следующим шагом будет поиск способа конвертировать документы в PDF перед их вложением и отправкой.

Именно здесь в игру вступает такое программное обеспечение, как Able2Extract Professional. Вы можете просто взять документ MS Word, Excel или PowerPoint и создать из него PDF-файлы, точно сохранив структуру и форму исходного документа. Если после создания PDF-файла размер файла слишком велик для отправки в виде вложения, у вас также будет возможность сжать PDF-файл и уменьшить его размер перед пересылкой.

Как отправить PDF-файлы по электронной почте

Теперь, когда у вас есть способ конвертировать документы в PDF, давайте рассмотрим различные методы, которые мы можем использовать для отправки PDF-файлов, и узнаем, как это сделать. Это можно сделать несколькими способами:

1) С помощью клиента веб-почты, такого как Gmail, Outlook или Yahoo!

Первый и наиболее распространенный способ прикрепления и отправки PDF-файлов — через некоторые службы веб-почты, такие как Gmail от Google. Большинство этих сервисов предлагают одни и те же функции, поэтому процесс отправки электронной почты более или менее одинаков во всех клиентах веб-почты. Вот как это сделать в Gmail :

Войдите в свою учетную запись Gmail
Нажмите кнопку "Написать".
Введите адрес получателя, строку темы и текст.
Нажмите кнопку «Прикрепить файлы» (значок скрепки), найдите файл PDF и откройте его.

Примечание. Убедитесь, что размер файла PDF не превышает ограничения (25 МБ), иначе вы не сможете ни прикрепить его, ни отправить кому-либо.

2) Через Google Диск

Если ваш файл PDF хранится на вашем GDrive, вы можете переслать файл PDF без необходимости загружать его на свой компьютер. Отправить PDF-файл с GDrive можно двумя способами:

Здесь шаги аналогичны тому, как вы прикрепляете PDF-файл с жесткого диска на свой ПК. Вам просто нужно прикрепить файл с Gdrive, щелкнув значок Google Диска вместо скрепки.Оттуда найдите файл PDF, выберите «Вложение» и «Вставить».

Это элегантный обходной путь для отправки больших файлов PDF. Вместо того, чтобы прикреплять файл к сообщению электронной почты, вы можете включить в него ссылку для общего доступа. Как и в первом способе, вы можете сделать это из окна сообщения электронной почты, щелкнув значок GDrive, найдя файл и выбрав ссылку на диск вместо вложения.

Еще один способ добавить ссылку для общего доступа — вручную скопировать и вставить ее в текст сообщения электронной почты. Вот как это сделать: найдите файл PDF на GDrive, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите «Получить ссылку для совместного использования» , скопируйте его и вставьте в окно сообщения электронной почты.

Обязательно настройте параметры общего доступа, чтобы получатель мог получить доступ к файлу или изменить его. Получатель сможет открыть ссылку и просмотреть файл PDF в веб-браузере.

Дополнительный совет . Вы можете прикрепить файл Google Doc как вложение PDF, не преобразовывая его. Откройте документ и выберите «Файл» > «Отправить по электронной почте как вложение…» Заполните соответствующие поля и нажмите «Отправить».

3) Через DropBox

И последнее, но не менее важное: вы можете прикреплять и отправлять свои PDF-файлы через DropBox. Процесс работает почти так же, как Google Диск. Вы можете либо отправить файл непосредственно из меню DropBox, либо скопировать ссылку и вставить ее в текст сообщения электронной почты.

Найдите файл PDF, который хотите отправить по электронной почте, и нажмите кнопку «Поделиться», расположенную справа. В окне общего доступа вы можете либо отправить его непосредственно на адрес электронной почты, либо скопировать ссылку и вставить ее самостоятельно.

Что замечательно в DropBox, так это то, что вы можете выбрать, кто может получить доступ к ссылке (только люди с паролем), и установить дату истечения срока действия ссылки (7 дней, 30 дней или настраиваемый интервал). Если вы отправляете конфиденциальные файлы, эти функции действительно могут пригодиться.

Теперь вы готовы отправить документ. Просто прикрепите свой новый компактный и универсальный PDF-файл или вставьте ссылку для общего доступа в сообщение электронной почты и отправьте его. Есть большая вероятность, что получатель оценит этот жест, и, конечно же, это придаст вашей переписке вид профессионализма, который выделит вас и сделает из вас серьезного и знающего человека.

Отправляете ли вы свои вложения в формате PDF или в другом формате? Оставьте нам свои комментарии ниже.

Если вы хотите читать подобные статьи каждую неделю, подписывайтесь на нас в Facebook , Google + и Twitter . Или вы можете просто зайти, чтобы поделиться своим мнением и сказать привет.

Файлы Portable Document Format защищены и легко читаются с помощью бесплатного программного обеспечения, такого как стандартная отраслевая программа Adobe Reader. Малые предприятия используют файлы PDF для отправки информации, которая не предназначена для редактирования или изменения, например контрактов, спецификаций и гарантий. Вы можете легко отправить PDF-файл по электронной почте либо из обычного интерфейса электронной почты, либо из Adobe Reader с помощью Outlook. Затем ваш получатель может прочитать информацию и распечатать ее для подписания, если вам нужно, чтобы она была подписана и возвращена вам.

Отправка PDF-файлов по электронной почте из Adobe Reader

Запустите Adobe Reader и щелкните значок «Открыть» на экране приветствия, который появляется сразу после запуска программы.

Нажмите букву или значок диска, на котором находится файл, который нужно отправить, в диалоговом окне, которое появляется после нажатия кнопки «Открыть». Щелкните значок вложенной папки, чтобы открыть любую вложенную папку, в которой может находиться файл, а затем щелкните имя файла.

Подождите несколько секунд, пока файл откроется в Adobe Reader. Щелкните подсказку меню «Инструменты» в правой части панели инструментов Adobe Reader или щелкните значок конверта на панели инструментов в левой части интерфейса Adobe Reader. Подождите секунду или две, пока не появится боковое меню выбора.

Нажмите «Отправить файлы» в нижней строке меню «Инструменты». Установите флажок «Прикрепить к электронной почте», а затем нажмите кнопку «Прикрепить» в нижней части диалогового окна.

Дождитесь появления окна сообщения Outlook. Введите адрес электронной почты и тему, а также любую информацию, которую вы хотите включить в текстовое поле. Нажмите на приглашение отправить, как при отправке любого другого электронного письма. Ваш PDF-документ уже находится на пути к получателю.

Отправка PDF-файлов напрямую из почтовых интерфейсов

Запустите обычную компьютерную программу электронной почты или веб-службу электронной почты.

Составьте сообщение, как обычно, обязательно включив адрес электронной почты получателя вместе со строкой темы, в которой упоминается вложение.

Нажмите значок скрепки или другое приглашение вложения в окне сообщения электронной почты. Используйте диалоговое окно, чтобы найти файл PDF, который необходимо отправить, выбрав диск и подпапку, в которой он находится. Введите «.pdf» в нижнее текстовое поле диалогового окна, если у вас большое количество файлов или если вы не можете вспомнить имя файла и хотите искать только файлы PDF.

Дождитесь подтверждения загрузки файла или убедитесь, что вложение отображается в окне вложения в окне сообщения электронной почты.

Нажмите "Отправить" или любую другую подсказку или значок, который вы используете для отправки обычных электронных писем. Ваш PDF-документ уже находится на пути к получателю.

Джон Демерсо — американский предприниматель, аналитик по маркетингу и веб-разработчик. Сейчас он живет и работает в Юго-Восточной Азии, где создает веб-сайты и отчеты по брендингу/маркетингу для международных клиентов. Демерсо окончил Колумбийский университет со степенью бакалавра истории.

Иногда вам может понадобиться отправить большой PDF-файл в виде вложения электронной почты. Но когда вы пытаетесь прикрепить файл, вы можете увидеть уведомление о том, что «pdf слишком велик для отправки по электронной почте». Давайте поговорим о том, как лучше всего отправлять большие PDF-файлы по электронной почте, а также о других удобных способах обмена любыми большими файлами в Интернете.

Первый шаг: сжать PDF-файл перед прикреплением

Отправить большой PDF-файл по электронной почте будет намного проще, если вы сожмете файл, прежде чем пытаться прикрепить его к сообщению. Если вы не знаете, как сжимать большие файлы, прочитайте эту статью. Вы найдете различные инструменты сжатия, которые помогут уменьшить размер вашего большого файла PDF без потери качества. Время загрузки и скачивания также будет сокращено. Так что этот шаг очень важен!

Кстати, если скорость вашего интернета не очень высока, сжатие большого pdf-файла перед отправкой сэкономит вам время. Не пропускайте этот шаг, всегда сжимайте большие PDF-файлы, прежде чем прикреплять их к сообщению электронной почты.

После сжатия вы получите файлы PDF меньшего размера (обычно 1/10 от исходного размера), с которыми гораздо проще работать. Таким образом, вы можете просто напечатать свое сообщение и прикрепить к нему сжатые файлы PDF.

Больше не нужно ждать, пока прикрепляются большие PDF-файлы.

Руководство по сжатию больших файлов PDF

Если вы обнаружите, что слишком долго ждете загрузки вложений, вы поймете, что пришло время попробовать инструменты сжатия. Сжатие больших PDF-файлов перед их отправкой по электронной почте дает множество преимуществ:

Это экономит ваше время (не нужно ждать завершения загрузки);
Уменьшает объем памяти, занимаемый вашей учетной записью электронной почты;
Снижает дорогостоящее использование полосы пропускания;
Сокращает время загрузки файла для получателя.

Мы настоятельно рекомендуем сжимать PDF-файлы перед отправкой в качестве вложения. Один из самых простых способов — заархивировать папку. Лучшее в этом то, что нет необходимости устанавливать какое-либо стороннее программное обеспечение.

Давайте пройдемся по основным шагам:

Создайте новую папку и дайте ей имя, которое будет легко узнаваемо для вас и вашего получателя;
Поместите все свои большие PDF-файлы в эту папку;
Щелкните правой кнопкой мыши по этой папке;
В раскрывающемся меню выберите «Отправить», а затем «Сжатая (архивированная) папка»;
Ваша папка с большими файлами начнет сжиматься;
В результате вы получите ZIP-файл, который можно легко прикрепить к электронной почте.

Результирующий ZIP-файл будет меньше по размеру по сравнению с исходным размером вашей папки. Ваш получатель электронной почты должен разархивировать файл, чтобы использовать его. Самый простой способ сделать это — дважды щелкнуть файл .zip, который немедленно покажет все содержащиеся в нем сжатые файлы. И вам даже не придется ничего устанавливать: этот функционал встроен в Windows.Но помните, что если вы уже установили на свой компьютер другое средство сжатия, скорее всего, установленное программное обеспечение было выбрано в качестве программы архивирования по умолчанию и будет использоваться автоматически вместо встроенной функции Windows.

Впервые сжав файлы, вы увидите, что это не так сложно. С этой задачей справится любой, кто хочет быстрее отправлять большие вложения в формате PDF по электронной почте, и для этого не требуется никаких специальных навыков.

Альтернативный способ отправки больших файлов PDF по электронной почте

Не хотите использовать инструменты сжатия? Альтернативный способ — использовать онлайн-сервисы обмена файлами, такие как Dropbox, Google Drive или FileWhopper. Конечно, существует множество различных сервисов с множеством опций. Все, что вам нужно, это выяснить, какие опции действительно важны для вас. Если файл, который вы хотите загрузить, действительно огромен (даже 1 ТБ), лучше всего использовать сервис FileWhopper. FileWhopper очень серьезно относится к вашей безопасности: все файлы зашифрованы паролем. Если вы все еще сомневаетесь, попробуйте бесплатно отправить свой первый файл размером до 5 ГБ с помощью FileWhopper. Уверены, вы не пожалеете 🙂

Многие PDF-файлы достаточно малы, чтобы их можно было отправить по электронной почте, но что делать, если размер ваших PDF-файлов превышает 20 МБ?

К сожалению, почтовые серверы ограничивают вложение больших файлов, что вынуждает вас искать альтернативный способ отправки больших PDF-файлов.

Но даже если вы можете отправлять большие PDF-файлы по электронной почте, мы не рекомендуем этого делать! Электронные письма обычно не шифруются ни при передаче, ни при хранении, а это означает, что если в ваших PDF-файлах есть конфиденциальная информация, она может быть украдена.

Тем не менее сегодня существуют различные способы отправки больших PDF-файлов:

Как отправить большие PDF-файлы (3 способа)

1. Использовать ТитанФайл

TitanFile – это решение для безопасного обмена файлами и совместной работы, позволяющее безопасно обмениваться файлами и сообщениями на одной платформе. Без каких-либо ограничений на размеры загрузки вы можете легко отправлять большие PDF-файлы.

Сегодня многие профессионалы доверяют TitanFile отправку больших PDF-файлов, потому что платформа так же проста в использовании, как и электронная почта, а также обеспечивает безопасность ваших файлов, автоматически шифруя их, чтобы предотвратить доступ несанкционированных лиц к вашим конфиденциальным данным.

Чтобы отправлять файлы через TitanFile, сначала подпишитесь на нашу 15-дневную бесплатную пробную версию. Не волнуйтесь, это займет всего несколько минут и кредитная карта не потребуется!

После того как вы активировали свою учетную запись и вошли в систему, создайте новый канал, нажав кнопку + Новый канал. Канал — это безопасное рабочее пространство, в котором вы можете отправлять и получать файлы.

Теперь добавьте получателя, нажав значок "Добавить". Вам нужно будет ввести имя получателя и адрес электронной почты.

Затем прикрепите один или несколько файлов, нажав кнопку «Прикрепить файлы», щелкнув документы и нажав «Открыть».

Если вы хотите отправить получателю сообщение вместе с файлами, введите его в поле сообщения. Когда будете готовы отправить сообщение, нажмите «Отправить».

Вуаля! Вы официально отправили файлы через TitanFile. Видите, как это было легко?

Ваши получатели теперь получат уведомление по электронной почте, которое позволит им получить доступ к файлам и ответить.

2. Заранее сожмите PDF-файлы

Сегодня существует множество онлайн-инструментов для сжатия больших PDF-файлов.

Сжатие больших PDF-файлов является эффективным решением, если ваши PDF-файлы имеют размер 50 МБ или меньше и вам нужно, чтобы они были чуть меньше 20 МБ. Однако, если вам нужно иметь несколько больших PDF-файлов, которые необходимо регулярно сжимать, это может оказаться весьма неэффективным.

Используя их инструмент сжатия PDF, вы можете загружать сразу несколько файлов PDF, ждать их сжатия, а затем загружать сжатые копии ваших документов PDF.

Сжатие обычно уменьшает размер файла на 20–80 %!

Просто обязательно просмотрите полученный PDF-файл перед его отправкой.Иногда сжатие PDF-файлов значительно снижает качество документа, оставляя часть текста или изображений размытыми.

3. Разделить файл PDF на более мелкие части

Если вы используете платную версию Adobe Acrobat DC, вы можете разделить файлы PDF на более мелкие части, а затем отправить их получателю по отдельности.

Чтобы разделить PDF-файлы, сначала откройте Adobe Acrobat DC на своем компьютере.

Выберите Инструменты > Упорядочить страницы.

Затем вам нужно будет выбрать PDF-файл на своем компьютере.

Далее нажмите «Разделить», выберите, на сколько страниц разделить каждую часть в каждой части (т. е. если общее количество страниц в вашем PDF-документе составляет 8 страниц, установка количества страниц на 4 разделит документ на две части) и нажмите синюю кнопку "Разделить".

После завершения разделения файлы будут расположены в той же папке, что и исходный загруженный PDF-файл.

Читайте также: