Как открыть документ с электронной подписью

Обновлено: 30.06.2024

Подписание электронных подписей с помощью DocuSign eSignature выполняется быстро и просто

Электронные подписи, такие как наше решение DocuSign eSignature, — это законный способ цифровой защиты утверждения документа, контракта или набора документов. Электронные подписи могут заменить вашу рукописную подпись, чтобы ускорить практически любые бумажные процессы ручной подписи.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, аналогичная подписи, созданной DocuSign eSignature, представляет собой символ или другие данные в цифровом формате, которые присоединяются к электронному документу и принимаются «подписавшимся» или получателем запроса на подпись. Чаще всего электронные подписи представляют собой изображение физической подписи. Электронные подписи создаются онлайн и применяются к онлайн-документам. Вместо физической подписи ручкой вы получаете запрос по электронной почте на вашу подпись. Все «подписание» осуществляется онлайн.

Зачем использовать электронные подписи?

Электронная подпись документов экономит время, снижает потребность в бумажных процессах и дает вам возможность подписывать документы практически из любого места и на большинстве устройств. DocuSign eSignature может помочь вам:

Ускорение рабочих процессов
Выполняйте транзакции с доверием
Откажитесь от подписей вручную

Экологичная система DocuSign eSignature позволяет сэкономить в среднем 36 долларов США на каждом соглашении за счет сокращения основных расходов, включая бумагу, почтовые расходы и печать.

Для чего можно использовать электронную подпись DocuSign?

Договоры купли-продажи
Новая документация по найму
Обработка счетов
Заказы на покупку
Отчеты о расходах
Соглашения с поставщиками
Внутреннее соответствие
Письма о намерениях NDA

Являются ли цифровые подписи и электронные подписи одинаковыми?

Термины "цифровая подпись" и "электронная подпись" часто используются как синонимы, но на самом деле это разные вещи. Цифровые подписи — это тип электронной подписи, обеспечивающий дополнительный уровень безопасности. И электронные подписи, такие как DocuSign eSignature, и цифровые подписи имеют юридическую силу.

Являются ли электронные подписи законными?

Да. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве деловых и личных транзакций почти во всех странах мира. Узнайте больше в этом блоге.

Электронные подписи можно использовать для подписи документов любых форм и размеров, в том числе:

Письма с предложениями
Договоры купли-продажи
Бланки разрешений
Договоры об аренде/аренде
Отказ от ответственности
Финансовые документы

Как вы используете DocuSign eSignature для электронной подписи документа или PDF-файла?

Выберите «Создать» > «Подписать документ», затем загрузите электронный документ или PDF-файл.
Выберите «Подписать» и следуйте инструкциям по электронной подписи документа или PDF-файла.

Как вы создаете и отправляете документ или файл PDF для электронной подписи?

Откройте электронное письмо с запросом на цифровую подпись вашего документа.
Нажмите на ссылку. Ваш документ должен открыться в инструменте электронной подписи, таком как наше приложение DocuSign eSignature.
Согласитесь на электронную подпись. Вас могут попросить согласиться подписать. После подтверждения согласия и если документ был отправлен с помощью электронной подписи DocuSign, вы должны увидеть теги с инструкциями по запуску или подписанию.
Нажимайте на каждый тег подписи и следуйте инструкциям, чтобы добавить свою электронную подпись там, где это необходимо для подписи или инициализации.
Примите подпись, чтобы сохранить информацию о подписи.
Подтвердите свою подпись, нажав FINISH. Появится сообщение о том, что вы закончили, и отправитель автоматически получит ваш подписанный документ.

Безопасно ли подписывать документы в электронном виде?

DocuSign защищает вашу строго конфиденциальную информацию, шифруя и обеспечивая защиту от подделки каждого документа. Варианты аутентификации помогают доказать, что подписывающие лица являются теми, за кого они себя выдают в момент подписания, помогая обеспечить неотказуемость ваших документов в суде. С DocuSign безопасность ваших документов, проверка подлинности электронной подписи и безопасность системы являются главными приоритетами. Узнайте больше в этом блоге.

Теперь, когда вы лучше разбираетесь в электронных подписях, подпишитесь на нашу бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и попробуйте самостоятельно подписывать электронные документы.

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 PowerPoint 2007 Word 2007 2007 Excel Starter 2010 Word Starter 2010 Еще. Меньше

В этой статье рассказывается о цифровых подписях (также называемых цифровым удостоверением), для чего они могут использоваться и как вы можете использовать цифровые подписи в следующих программах Microsoft Office: Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись – это электронная зашифрованная печать, подтверждающая подлинность цифровой информации, такой как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что информация исходит от подписавшего и не была изменена.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи Чтобы создать цифровую подпись, у вас должен быть сертификат подписи, удостоверяющий личность. Когда вы отправляете макрос или документ с цифровой подписью, вы также отправляете свой сертификат и открытый ключ. Сертификаты выдаются центром сертификации и, как и водительские права, могут быть отозваны. Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна обновить или получить новый сертификат подписи, чтобы установить личность.

Примечание. В этой статье вы можете узнать больше об открытых и закрытых ключах.

Центр сертификации (ЦС) Центр сертификации — это организация, аналогичная нотариусу. Он выдает цифровые сертификаты, подписывает сертификаты для проверки их действительности и отслеживает, какие сертификаты были отозваны или срок действия которых истек.

Совет. Дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в разделе Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.

Что гарантирует цифровая подпись?

Подлинность Подписавшаяся сторона подтверждается как подписывающая сторона.

Целостность Контент не был изменен или подделан с момента его цифровой подписи.

Неотказуемость Доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента. Под отказом понимается действие подписывающей стороны, отрицающее какую-либо связь с подписанным содержимым.

Нотариальное заверение Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с отметкой времени, проставленной безопасным сервером отметок времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариального заверения.

Чтобы обеспечить эти гарантии, создатель контента должен подписать контент цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим критериям:

Цифровая подпись действительна.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, является текущим (срок действия не истек).

Подписавшемуся лицу или организации, известной как издатель, доверяют.

Важно! Подписанные документы с действительной отметкой времени считаются имеющими действительные подписи, независимо от возраста или статуса отзыва сертификата подписи.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается подписывающему издателю авторитетным центром сертификации (ЦС).

Строки подписи в Word и Excel

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может появиться в печатном документе. Однако это работает по-другому. Когда строка подписи вставляется в файл Office, автор может указать информацию о предполагаемой подписывающей стороне и инструкции для подписывающей стороны. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему лицу, это лицо видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписант может:

Введите подпись или

Выберите изображение рукописной подписи или

Напишите подпись, используя функцию рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном

Когда подписывающая сторона добавляет в документ видимое представление подписи, одновременно добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписывающей стороны.

Важно! Документ с цифровой подписью становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Создайте строку подписи в Word или Excel

В документе или листе поместите указатель в то место, где вы хотите создать строку подписи.

На вкладке "Вставка" в группе "Текст" щелкните список Строка подписи и выберите Строка подписи Microsoft Office.

В диалоговом окне "Настройка подписи" введите информацию, которая появится под строкой подписи:

Предлагаемая подписывающая сторона Полное имя подписывающей стороны.

Предлагаемая должность подписывающей стороны Должность подписывающей стороны, если есть.

Предлагаемый адрес электронной почты подписывающей стороны Адрес электронной почты подписывающей стороны, если необходимо.

Инструкции для подписывающей стороны. Добавьте инструкции для подписывающей стороны, например "Перед подписанием документа проверьте правильность его содержания".

Установите один или оба следующих флажка:

Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне "Подписание" Разрешить подписывающей стороне указывать цель подписания.

Показать дату подписания в строке подписи Дата подписания документа будет отображаться рядом с подписью.

Совет. Чтобы добавить дополнительные строки подписи, повторите эти шаги.

Примечание. Если документ остается неподписанным, отображается панель сообщений подписи.Нажмите Просмотреть подписи, чтобы завершить процесс подписи.

Подпишите строку подписи в Word или Excel

Когда вы подписываете строку подписи, вы добавляете видимое представление своей подписи и цифровой подписи.

В файле щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

Примечание. Если файл открывается в режиме защищенного просмотра, нажмите «Все равно изменить», если файл получен из надежного источника.

В меню выберите «Подписать».

Чтобы добавить печатную версию своей подписи, введите свое имя в поле рядом с X.

Чтобы выбрать изображение вашей письменной подписи, нажмите «Выбрать изображение». В диалоговом окне "Выбор изображения подписи" найдите расположение файла изображения подписи, выберите нужный файл и нажмите кнопку "Выбрать".

Для клиентов, использующих версии на китайском (традиционном или упрощенном), корейском или японском языках, отображается параметр Строка подписи с печатью.

Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи. Введите свое имя рядом с X. Или в области подписи в разделе запрошенные подписи щелкните стрелку рядом с подписью. В меню выберите Подписать.

Чтобы добавить рукописную подпись (только для пользователей планшетных ПК), подпишите свое имя в поле рядом с X, используя функцию рукописного ввода.

Нажмите «Подписать».

Кнопка "Подписи" появляется внизу документа или листа.

На следующем изображении показана кнопка "Подписи".

Удалить цифровые подписи из Word или Excel

Откройте документ или лист, содержащий видимую подпись, которую вы хотите удалить.

Щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

Нажмите «Удалить подпись».

Примечание. Кроме того, вы можете удалить подпись, щелкнув стрелку рядом с подписью на панели подписи. Нажмите Удалить подпись.

Невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись, например видимая строка цифровой подписи, гарантирует подлинность, целостность и происхождение документа. Вы можете добавлять невидимые цифровые подписи в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

Подписанные документы будут иметь кнопку "Подписи" в нижней части документа. Кроме того, для подписанных документов информация о подписи отображается в разделе «Информация», который вы видите после перехода на вкладку «Файл».

Добавление невидимых цифровых подписей в Word, Excel или PowerPoint

Чтобы защитить подлинность содержимого документа, вы можете добавить невидимую цифровую подпись. Подписанные документы имеют кнопку «Подписи» в нижней части документа.

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Информация".

Нажмите «Защитить документ», «Защитить книгу» или «Защитить презентацию».

Нажмите «Добавить цифровую подпись».

Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку "ОК".

В диалоговом окне "Подписание" в поле "Цель подписания документа" введите цель.

Нажмите «Подписать».

После цифровой подписи файла появляется кнопка "Подписи", и файл становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Удаление невидимых цифровых подписей из Word, Excel или PowerPoint

Откройте документ, лист или презентацию, содержащую невидимую подпись, которую вы хотите удалить.

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Информация".

Нажмите "Просмотреть подписи".

Возвратится представление документа, рабочего листа или презентации, и появится панель "Подписи".

Используйте Dropbox и HelloSign при заключении контрактов, приступить к разработке проекта и быстро и быстро подписаться с окончательной версией файла PDF. Пожалуйста, запросите подписку на файлы, особенно в своем аккаунте Dropbox, также автоматически сохраняйте обновленные файлы в деловых папках. Вы также можете добавить несколько лиц с правами подписки в один и тот же документ в Dropbox, чтобы синхронизировать работу всех участников рабочей группы. Больше не нужно покупать программы или скачивать файлы. И еще одно удобство — в коллекции Dropbox для просмотра файлов, доступных представителям самых популярных видео-, аудио- и текстовых файлов с любыми устройствами.

Помните, что юридически обязывающие подписи* надежно защищены в Dropbox благодаря передовой архитектуре с применением многоуровневой защиты и надежного закрытия. Dropbox — это единое пространство: вы можете использовать его для создания документов и совместной работы над ними, добавить ЭЦП с помощью проверенных объединенных инструментов и сохранить все подписанные документы в своей папке Dropbox.

Технологии применения электронной подписки не только Республиканские рабочие процессы, но и приводит к сокращению границ углеводородов в природе. Использование электронной подписки на использование расходных материалов и сокращение выбросов парниковых газов при перемещении документов из одного места в другое. При этом вы не только потребляете бумагу и расходуете на пересылку, но и экономите время и деньги. Известна большая вероятность экономии и эффективность работы в коллекции электронной подписки.

Подписание документов онлайн с помощью Dropbox имеет большое преимущество. Вы можете использовать Dropbox и инструменты для подписания документов ЭЦП по использованию, но при их сочетании Сборник значительно оптимизирует свои рабочие процессы. вы уже храните все важные документы в Dropbox, вы можете отправить их на подпись прямо из аккаунта Dropbox, подписанные копии и управлять своими папками и файлами в одном месте. Вы также можете контролировать доступ к файлам, систематизировать документы, выполнять задание и синхронизировать работу всех участников рабочей группы.

Наше избранное мобильное приложение Dropbox для iPhone или iPad. Перейдите к файлу PDF и нажмите на него, чтобы открыть режим предварительного просмотра, затем нажмите на значок для скачивания. Нажмите Добавить текст или подпись .

Фактически нет никакой разницы с юридической точки зрения*. Электронная подпись является юридически обязывающей точно такой же, как и обычная подпись. Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях (ESIGN) был принят Конгрессом США в 2000 году для обеспечения соблюдения и юридических сил договоров, заключенных в электронной форме.

*Законы об электронных подписках изменяются в зависимости от юрисдикции и действуют не во всех странах.

Вы можете легко включить HelloSign в Dropbox. Это приложение включено во все тарифные планы Dropbox. Включите интеграцию с HelloSign за 3 простых шага, чтобы бесплатно запрашивать электронные подписки 3 раза в месяц. Теперь, когда вы отправляете или реализуете документы для электронной подписки, они синхронизируются с вашим аккаунтом Dropbox.

Вы можете использовать Dropbox и инструменты для заверения документов ЭЦП по раскрытию, но при их сочетании вы уже храните все важные документы в Dropbox, их можно отправить на подпись прямо из аккаунта Dropbox, подписанные подписанные копии и управлять своими папками и файлами в одном месте. Вы также можете контролировать доступ к файлам, систематизировать документы, выполнять задание и синхронизировать работу всех участников рабочей группы.

Прежде чем вы начнете подписывать документы цифровой подписью, попросите службу технической поддержки проверить настройки цифровой подписи на вашем компьютере, выполнив действия, описанные в разделе "Проверка настроек цифровой подписи" ниже.

В этом руководстве описаны действия по цифровой подписи документа в Microsoft Word 2010, 2013 или 2016 с использованием учетных данных PIV или цифрового сертификата.

Добавить цифровую подпись с помощью строки подписи

Чтобы добавить цифровую подпись, откройте документ Microsoft Word и щелкните там, где вы хотите добавить строку подписи.

На ленте Word выберите вкладку «Вставка», а затем нажмите «Линия подписи» в группе «Текст».

Появится всплывающее окно «Настройка подписи». Введите информацию в текстовые поля и нажмите «ОК».

Дважды щелкните строку подписи.

Появится всплывающее окно «Подписать». В поле X введите свое имя. Затем посмотрите на поле Подписание как:. Выберите сертификат подписи. Чтобы убедиться, что это правильный сертификат, нажмите кнопку Изменить.

Нажмите Щелкните здесь, чтобы просмотреть свойства сертификата.

Появится окно "Сведения о сертификате". Перейдите на вкладку "Сведения" и прокрутите вниз до раздела "Использование ключа". Щелкните по нему один раз. В нижнем текстовом поле теперь должно отображаться Цифровая подпись, неотказуемость. Если это так, то это правильный сертификат. Нажмите «ОК».

Если это неверный сертификат, нажмите OK. Затем нажмите «Дополнительные варианты», чтобы увидеть другие сертификаты. Выберите другой сертификат и повторяйте эти шаги, пока не найдете правильный сертификат.

Нажмите кнопку «Подписать», чтобы подписать документ. Вставьте карту PIV в картридер. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK.

После того как вы подписали документ цифровой подписью, если вы отредактируете его, Word удалит цифровую подпись. Не волнуйтесь. Вы всегда можете вернуться к шагу 1 и снова поставить цифровую подпись.

Добавить невидимую цифровую подпись

Вы можете добавить невидимую цифровую подпись, чтобы ваше имя не отображалось в документе.

Откройте документ и перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите «Информация», а затем нажмите «Защитить документ».

В раскрывающемся меню "Защитить документ" нажмите "Добавить цифровую подпись".

Выберите тип обязательства, например создал и утвердил этот документ, а затем нажмите «Подписать».

Вставьте карту PIV в устройство чтения карт. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK.

В поле "Подтверждение подписи" сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите "ОК".

Добавить несколько цифровых подписей с помощью строк подписи

После того как вы подписали документ цифровой подписью, другие пользователи также могут подписать его цифровой подписью. (Примечание. Если вы являетесь первым утверждающим, вы должны создать строки подписи для всех утверждающих. Затем отправить документ второму утверждающему.)

Если вы второй (или другой) утверждающий, откройте полученный документ. Дважды щелкните строку подписи, чтобы поставить подпись. Выполните шаги с 4 по 10 из раздела «Добавление цифровой подписи с помощью строки подписи».

Появится всплывающее окно «Настройка подписи». Введите информацию в текстовые поля и нажмите «ОК».

Дважды щелкните строку подписи.

Появится всплывающее окно «Подписать». В поле X введите свое имя.

Затем посмотрите на поле Подписание как:. Вы должны увидеть свое имя и информацию о сертификате. Если вы этого не сделаете, нажмите кнопку «Изменить», чтобы выбрать другой сертификат, и нажмите «Подписать».

Вставьте карту PIV и введите PIN-код смарт-карты (PIV). Нажмите «ОК».

В поле "Подтверждение подписи" сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите "ОК".

Отправить документ с цифровой подписью следующему утверждающему.

Каждый последующий утверждающий сможет открыть документ, дважды щелкнуть строку подписи со своим именем и завершить процесс подписания.

Добавить несколько невидимых цифровых подписей

Окончательный утверждающий увидит в документе несколько «невидимых» подписей.

Просмотр цифровых подписей

Если вы используете Word 2013 и открываете документ Word 2007 или 2010 с цифровой подписью, у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью.

Вы можете просмотреть цифровые подписи в несовместимом документе Word одним из двух способов:

Нажмите кнопку «Просмотреть подписи» под лентой Word.

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Информация". Затем нажмите Просмотр подписей.

Для любого варианта вы сможете увидеть сведения о цифровой подписи в поле «Подписи».

Удалить цифровую подпись

Если вы хотите удалить цифровую подпись, откройте документ Word и перейдите к строке подписи.
Если строки для подписи нет, нажмите кнопку «Просмотреть подписи» под лентой Word.
В поле "Подписи" выберите подпись, которую хотите удалить.
Щелкните правой кнопкой мыши подпись и выберите "Удалить подпись".
При появлении запроса нажмите Да.

Проверьте настройки цифровой подписи

Пожалуйста, обратитесь за помощью к сотрудникам службы технической поддержки. Для этих шагов требуются права администратора.

По умолчанию Microsoft Word использует хэш-алгоритм SHA-1 для создания цифровых подписей. Хэш-алгоритм SHA-1 больше не считается безопасным. Следует использовать более безопасные алгоритмы хеширования, такие как SHA-256. (См. руководство NIST по хеш-функциям)

Вы можете использовать любой из приведенных ниже вариантов, чтобы проверить/изменить настройки алгоритма хеширования для Microsoft Office:

Читайте также: