Файл с информацией для служебного пользования можно отправить через
Обновлено: 01.07.2024
Закон штата Массачусетс требует, чтобы защищенная законом личная финансовая информация была зашифрована при отправке по общедоступным сетям, таким как Интернет. Вам также может потребоваться защитить информацию, которую ваш офис считает конфиденциальной, независимо от каких-либо требований законодательства. В этом документе описываются способы шифрования файлов перед их отправкой по электронной почте или перед сохранением.
Что такое шифрование?
Шифрование защищает содержимое файла от чтения кем-либо, у кого нет ключа шифрования. При шифровании документа или файла обычно требуется предоставить ключ шифрования в виде пароля или фразы-пароля, который затем используется для преобразования содержимого документа таким образом, чтобы сделать его нечитаемым. Для открытия зашифрованного документа потребуется ввести пароль.
Важно: после того, как документ был зашифрован, вы не сможете открыть его без пароля. Учтите, что могут пройти годы, прежде чем файл понадобится, и если пароль забыт, файл бесполезен. Не полагайтесь на свою память. Прежде чем шифровать важную информацию, убедитесь, что пароли хранятся в безопасном месте, и убедитесь, что пароли (или расположение паролей) доступны соответствующим преподавателям или сотрудникам.
Важно: если вы зашифровываете файл, прикрепляете его к сообщению электронной почты и отправляете получателю, не отправляйте пароль по электронной почте ни в том же, ни в отдельном сообщении. Вместо этого отправьте пароль с помощью другого средства связи, например по телефону или в текстовом сообщении.
Что можно зашифровать?
К счастью, почти все устройства и файлы можно защитить паролем. Ноутбуки Windows и Mac можно защитить с помощью BitLocker и FileVault. Портативные флешки или внешние жесткие диски также могут быть защищены с помощью этих программ. Word, Excel и PDF-файлы могут быть защищены паролем. Или набор файлов можно заархивировать для безопасной передачи.
Портативные устройства, такие как iPhone и планшеты, можно (и всегда нужно!) защищать паролем.
Как зашифровать документ?
Ряд широко используемых приложений может шифровать документы, включая Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint, Acrobat DC.
Документы Microsoft Office
Adobe Acrobat Professional (PDF)
Универсальные инструменты шифрования для Windows
7-Zip — это бесплатная программа для Windows, которая может сжимать файлы для экономии места при их хранении или передаче по сети. 7-Zip создает сжатый файл архива, который может содержать один или несколько файлов. Архивный файл можно зашифровать, а затем безопасно отправить в виде вложения по электронной почте. 7-Zip работает с файлами любого типа (Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG и т. д.).
Универсальные инструменты шифрования для macOS
В macOS входит программа Дисковая утилита, которую можно найти в разделе Приложения > Утилиты. Вы можете использовать Дисковую утилиту для создания зашифрованного образа диска, который может содержать один или несколько файлов или папок. После создания образ диска сохраняется в виде файла, копируется на другой диск или отправляется по электронной почте в виде вложения другому пользователю Mac.
Управление информационных технологий
Информация о COVID-19
Пожалуйста, посетите веб-сайт Covid-19 для получения последней информации, включая сведения о вакцинации, тестировании и требованиях к маскам, а также о правилах для посетителей за пределами кампуса.
Основная миссия GPO не изменилась с момента открытия в 1861 году, но агентство эволюционировало, чтобы удовлетворять информационные потребности Конгресса, агентств и общественности в преимущественно цифровом мире. Широкое использование цифровых технологий изменило способы создания, управления и доставки продуктов GPO пользователям. Поскольку многие официальные публикации GPO, предоставляемые в Интернете, имеют формат PDF, GPO использует технологию цифровой подписи, чтобы предоставить доказательства подлинности и целостности, а также защитить эти файлы от несанкционированных изменений.
GPO несет более широкую ответственность не только за информирование Америки, но и за принятие мер по предоставлению потребителям информации доказательств того, что они могут доверять информации в наших публикациях. Верьте, что не было внесено несанкционированных изменений, но также верьте, что то, что они видят, на самом деле является официальным документом, не было сфабриковано и фактически было распространено GPO именно в этой форме.
Применяя цифровые подписи к документам PDF, GPO стремится предоставить доказательства целостности и подлинности PDF:
- Предоставление доказательств целостности документа означает, что были приняты меры для предотвращения несанкционированного или случайного изменения данных. Цель состоит в том, чтобы предоставить получателю видимые доказательства того, что данные не были изменены.
- Под подлинностью мы подразумеваем, что пользователь может видеть доказательства, подтверждающие подлинность цифровой публикации, ее источник и право собственности.
Чтобы удовлетворить потребность в подтверждении подлинности и целостности документов PDF, GPO использует цифровой сертификат для применения цифровых подписей к документам PDF и видимую печать подлинности для передачи этой информации пользователям.
Сертификация является доказательством проверки или полномочий. Это процесс, связанный с гарантией того, что цифровой объект действительно является контентом, выпущенным автором или издателем.
Информация о подлинности и целостности передается пользователю, когда он открывает PDF-файл в программе Adobe Acrobat или Reader и щелкает видимую печать подлинности — логотип в виде орла с надписью «Проверенная информация правительства США». Нажав на логотип, пользователи могут убедиться, что сертификация документа действительна, что он не был изменен с момента сертификации и что личность подписавшего действительна. Пользователь также может просмотреть свойства подписи.
Как проверить PDF-файлы с цифровой подписью GPO?
Рекомендуемый способ проверки PDF-файлов с цифровой подписью объекта групповой политики — открыть файл с помощью программного обеспечения Adobe Acrobat или Reader. Сегодня многие браузеры автоматически открывают PDF-файлы в браузере без использования программного обеспечения Adobe на вашем компьютере. Если вы не используете Adobe Acrobat или Reader, процесс проверки цифровой подписи может не выполняться.
*Примечание. Вы можете настроить режим открытия PDF по умолчанию на своем компьютере, чтобы он открывался в программном обеспечении Adobe, а не в браузере. Каждый браузер имеет свои собственные настройки для управления открытием PDF-файлов с веб-страницы. Следуйте этим инструкциям для вашего конкретного браузера, чтобы изменить настройки отображения.
Когда GPO подписывает и сертифицирует документ, значок синей ленты появляется прямо под верхним меню навигации, а также на панели подписи в Adobe Acrobat или Reader. Когда пользователи печатают документ, подписанный и сертифицированный GPO, печать подлинности будет автоматически напечатана на документе, но лента не будет напечатана.
Значок синей ленты
Знак подлинности GPO
Как выделить или добавить комментарии к документам PDF с цифровой подписью?
Существует обходной путь, позволяющий аннотировать PDF-файлы с цифровой подписью путем печати в формате Adobe PDF для создания нового PDF-файла, в который можно добавлять аннотации.
- Откройте файл PDF в Adobe Acrobat или Reader. *Примечание. Убедитесь, что вы открываете файл с помощью программного обеспечения Adobe, а не в веб-браузере (Internet Explorer, Chrome и т. д.)
- Открыв файл в программном обеспечении Adobe, перейдите в верхнее меню, нажмите «Файл», затем нажмите «Печать». Появится экран с параметрами печати. На этом экране щелкните раскрывающийся список рядом с принтером и выберите «Adobe PDF». Нажмите раскрывающееся меню рядом с комментариями и формами и выберите «Документ» (вместо «Документ и пометки»).
- Нажмите «Печать». После этого вы сможете сохранить файл с именем, отличным от исходного, или в другое место на вашем компьютере. Вы сможете выделять этот новый файл и добавлять комментарии.
Примечание. Новые файлы, созданные с помощью этого метода, по-прежнему будут иметь печать подлинности объекта групповой политики, но не будут иметь цифровой подписи.
Я хочу процитировать документ в формате PDF с цифровой подписью и сертификатом, который я скачал с сайта govinfo. Мне нужно перепечатать текст?
Пользователи могут выбрать текст из файла PDF с цифровой подписью и сертификатом, а затем скопировать и вставить его в новый документ. Цифровая подпись не будет передана вместе с текстом.
Что такое значки проверки?
Значки проверки отображаются в Adobe Acrobat или Reader для уведомления пользователей о состоянии содержимого. Вот несколько значков, которые Adobe использует для передачи информации о цифровых подписях:
Какую информацию о сертификате я должен увидеть в файле с цифровой подписью и сертификатом GPO?
Файл PDF с цифровой подписью и сертификатом GPO должен содержать следующую информацию:
Подтверждение документа действительно, подписано начальником отдела документации [email protected] .
Причина подписания: GPO подтверждает, что этот документ не претерпел изменений с момента его распространения GPO.
Как узнать, был ли изменен подписанный и сертифицированный PDF-файл?
Если содержимое файла PDF, сертифицированного GPO, будет изменено, сертификация станет недействительной. Пользователи узнают об этом по появлению желтого значка предупреждения в программном обеспечении Adobe.
Желтый значок предупреждения
Если я сохраню PDF-файл с цифровой подписью и сертификатом от govinfo на своем компьютере, будет ли подпись по-прежнему действительна?
Пока файл не будет изменен, электронная подпись останется в силе. Пользователи могут сохранять PDF-файлы с цифровой подписью и сертификацией GPO для дальнейшего использования или отправлять их по электронной почте другим пользователям, не затрагивая цифровую подпись.
Я открыл документ с цифровой подписью и сертификатом, который сохранил на своем компьютере несколько недель назад. Как я могу быть уверен, что он не был поврежден?
Вы можете проверить действительность подписи в любое время. Для этого откройте документ в Adobe Acrobat или Adobe Reader. Щелкните значок панели подписи, затем нажмите «Подтвердить все», затем «ОК». Программное обеспечение выполнит проверку, чтобы убедиться, что цифровой сертификат, используемый для подписи документа, действителен.
Значок панели подписи
У меня есть измененный PDF-документ. Есть ли способ увидеть подписанную версию?
Если в подписанную версию документа вносятся изменения, Adobe Acrobat и Reader предоставляют возможность просмотреть подписанную версию. Чтобы получить доступ к этой функции, щелкните значок «Панель подписи», затем выберите и разверните подпись и выберите «Нажмите, чтобы просмотреть эту версию». Если доступно несколько версий, пользователи смогут выбрать этот вариант.
Значок панели подписи
Могу ли я увидеть несколько примеров измененных PDF-файлов?
Этот файл был подписан, но не сертифицирован и изменен (PDF). Вы заметите, что значок проверки ленты был заменен желтым значком предупреждения, и вы можете увидеть подписанную версию файла.
Спасибо, что посетили FOIA.gov, центральный правительственный веб-сайт, посвященный Закону о свободе информации. Мы продолжим улучшать сайт и с нетерпением ждем вашего отзыва. Отправьте отзыв по адресу National.FOIAPortal@usdoj.gov.
Видео на этой странице размещено на YouTube.
Как подать запрос по Закону о свободе информации?
Прежде чем сделать запрос, проверьте, не находится ли интересующая вас информация в открытом доступе. Вы можете найти много полезной информации по целому ряду тем на веб-сайте каждого агентства. Вы также можете искать информацию, которую агентства уже разместили в Интернете здесь, на FOIA.gov.
Если нужная вам информация не находится в открытом доступе, вы можете отправить запрос в соответствии с Законом о свободе информации в офис агентства по Закону о свободе информации. Запрос просто должен быть в письменной форме и разумно описывать документы, которые вы ищете. Большинство федеральных агентств в настоящее время принимают запросы по Закону о свободе информации в электронном виде, в том числе с помощью веб-формы, электронной почты или факса. См. список федеральных агентств для получения подробной информации о том, как сделать запрос в каждое агентство и о любых конкретных требованиях для поиска определенных записей.
Есть ли специальная форма, которую я должен использовать, чтобы сделать запрос по Закону о свободе информации?
Нет специальной формы, которую необходимо использовать для отправки запроса.
Что я могу запросить в соответствии с Законом о свободе информации?
Запрос по Закону о свободе информации можно сделать для любой записи агентства. Вы также можете указать формат, в котором хотите получать записи (например, в печатном или электронном виде). Закон о свободе информации не требует от агентств создания новых записей или проведения исследований, анализа данных или ответов на вопросы при ответе на запросы.
Сколько времени пройдет, прежде чем я получу ответ?
Агентства обычно обрабатывают запросы в порядке поступления. Время, необходимое для ответа на запрос, будет варьироваться в зависимости от сложности запроса и наличия незавершенных запросов, уже находящихся на рассмотрении в агентстве. Простой запрос может быть обработан агентством быстрее, чем сложный. Простые запросы обычно более целенаправленны и требуют меньшего количества страниц записей. Сложные запросы обычно требуют большого объема материала или требуют дополнительных шагов для обработки, таких как необходимость поиска записей в нескольких местах. Центр обслуживания запросов по Закону о свободе информации агентства готов помочь вам с любыми вопросами о статусе вашего запроса или любыми шагами, которые вы можете предпринять, чтобы получить более быстрый ответ.
Ответы на часто задаваемые вопросы предоставляются в информационных целях и не предназначены для предоставления юридических консультаций или замены консультаций адвоката. Если у вас есть конкретные юридические вопросы, обратитесь к своему адвокату.
Подписание документов
Кто может подписать документ, поданный секретарю штата в соответствии с Кодексом деловых организаций Техаса (BOC)?
Кто может подписать документ, поданный государственному секретарю, зависит от типа организации, будь то внутренняя или иностранная организация, а также от типа документа. Для юридических лиц Техаса используйте таблицу ниже. Для других типов юридических лиц см. информацию после таблицы внутренних юридических лиц.
Уполномоченные лица, подписывающие документы для местных организаций. Инструкции для таблицы: выберите тип объекта вверху и тип документа слева. Ячейка, в которой совпадают два варианта, содержит ответ на вопрос, кто может подписать документ. Например, каждый организатор должен подписать свидетельство о создании некоммерческой корпорации.
Поправка
Смена зарегистрированного агента по организации
Объединение*
Конверсия
Прекращение
Восстановление
после увольнения по неналоговым причинам
* Сертификат о слиянии может потребовать подписи представителя каждой стороны слияния.
Регистрация товарищества с ограниченной ответственностью и другие документы LLP. Должно быть подписано большинством в интересах партнеров или, по крайней мере, одним партнером, уполномоченным большинством в интересах, за исключением того, что заявление товарищества с ограниченной ответственностью о преобразовании в товарищество с ограниченной ответственностью или отзыве регистрации должно быть подписан как минимум одним генеральным партнером. BOC §§ 152.802, 152.905, 153.352.
Подача документов зарегистрированным агентом, включая изменение зарегистрированного агента, поданное зарегистрированным агентом, отказ в назначении в качестве зарегистрированного агента или отставка зарегистрированного агента. Должен быть подписан лицом, указанным в качестве зарегистрированного агента. BOC §§ 4.001, 5.203, 5.205.
Уполномоченные лица, подписывающие документы иностранных организаций (кроме LLP). Уполномоченные подписавшие лица определяются в соответствии с законодательством юрисдикции образования.
Как должны быть подписаны мои документы? Имеет ли значение форма подписи?
Канцелярия государственного секретаря — это ведомство, ответственное за регистрацию документов, и не может помочь вам определить подходящий формат подписи для вашей ситуации, но следующая общая информация может оказаться полезной. Лицо, подписывающее от своего имени, например индивидуальный предприниматель, может просто поставить свою подпись и ввести или написать свое имя ниже:
Подписание от имени организации требует большей осторожности. Физические лица несут личную ответственность за контракты в зависимости от того, как они их подписали. Блок подписи должен четко указывать, в каком качестве лицо подписывает. В формах государственного секретаря при подписании от имени организации укажите название организации в поле «От кого».
Нужно ли нотариально заверять подпись на моем документе?
В большинстве случаев документы, представляемые государственному секретарю для подачи, не требуют нотариального заверения. Кодекс коммерческих организаций (BOC) не требует нотариального заверения подписей на документах для подачи документов. Однако документы, регулируемые кодексами или законами, отличными от BOC, могут нуждаться в нотариальном заверении. Например, каждый организатор юридического лица, созданного в соответствии с определенными частями Кодекса местного самоуправления, должен подписать и проверить учредительный документ. Верификация - это формальная клятва или подтверждение истинности заявлений в документе перед нотариусом или другим лицом, уполномоченным приводить к присяге. Если вы отправляете документ для юридического лица, созданного в соответствии с кодексом или законом, отличным от BOC, вам следует проверить требования этого кодекса или закона, чтобы определить, нужно ли нотариальное заверение документа.
Также обратите внимание, что хотя сертификаты вымышленного имени, подаваемые секретарю округа, должны быть нотариально заверены, сертификаты вымышленного имени, подаваемые государственному секретарю, нотариально заверять не нужно.
Отправка документов
Как подать документы государственному секретарю для подачи?
Заявки могут быть поданы следующими способами. Если заявка подается с дополнительной копией, после подачи дополнительная копия будет проштампована и возвращена заявителю с подтверждением подачи. Не забудьте приложить к документам оплату.
- Онлайн: SOSDirect (электронная подача многих, но не всех типов документов)
- Факс: (512) 463-5709
- Почта: Раздел корпораций
стр. O. Box 13697
Остин, Техас 78711-3697 - Доставка: Офисное здание Джеймса Эрла Руддера
1019 Brazos
Остин, Техас 78701
Документы, отправленные курьером или Federal Express, должны быть отправлены на адрес доставки.
Требуется ли госсекретарю «оригинал» документа, содержащего подпись мокрыми чернилами?
Подпись мокрыми чернилами не требуется. Принимаются копии и документы с электронной подписью.
Каково обычное время обработки документов? Доступно ли ускоренное обслуживание?
Могу ли я подать заявку сейчас, чтобы моя регистрация вступила в силу в более позднюю дату и/или время?
Некоторые документы могут вступить в силу в дату и/или время после даты получения. Отложенная дата вступления в силу может быть не более (90) дней с даты подписания документа. Время также может быть указано вместе с отсроченной датой вступления в силу; однако время не может быть указано как полночь, полдень, 00:00 или 12:00. Предоставленное время всегда будет вводиться в нашу компьютерную систему с использованием центрального времени, даже если в документе указано время из другого часового пояса.
Где это разрешено, формы госсекретаря более подробно объясняют отсрочку вступления в силу. Положение об отсрочке вступления в силу должно быть указано в документе; инструкций, касающихся эффективности, в сопроводительном письме недостаточно.
Отложенное вступление в силу не допускается для:
- резервирование имени,
- регистрация имени,
- заявление о событии или регистрация фактов, или
- свидетельство об отказе.
Кроме того, в Главе 71 Кодекса деловой и коммерческой деятельности не содержится положения об отсрочке вступления в силу сертификатов на вымышленное имя или отказе от сертификата на вымышленное имя.
Сборы и оплата
Какова плата за подачу моей заявки?
Кодекс деловых организаций Техаса устанавливает обязательные сборы за подачу документов. Сборы за подачу документов государственному секретарю можно увидеть в нашей таблице сборов.
Какие способы оплаты доступны? Кому мне выписывать чек?
- Чек или денежный перевод на имя государственного секретаря через банк или финансовое учреждение США.
- Кредитная карта (American Express, Discover, MasterCard или Visa. При оплате кредитной картой взимается дополнительная установленная законом комиссия за удобство в размере 2,7 % от взимаемой суммы.)
- Дебетовая карта LegalEaseSM
- Пополнение счета клиента
- Наличные (только для личных заявок)
Могу ли я попросить вас выставить мне счет за регистрационные сборы или оплатить в рассрочку?
Нет. Ни один из этих вариантов недоступен, поскольку Кодекс бизнес-организаций Техаса требует оплаты всех сборов в качестве условия подачи. Мы не можем подать документ, пока не будут оплачены все сборы.
Копии и сертификаты
Как заказать копии или сертификаты у государственного секретаря?
- Онлайн с помощью SOSDirect
Инструкции по заказу с помощью SOSDirect - По телефону: (512) 463-5578
- По электронной почте: corpcert@sos.texas.gov
- По почте:
Команда по сертификации
Госсекретарь
П. O. Box 13697
Остин, Техас 78711-3697
Как мне получить сертификат, подтверждающий статус моей компании?
Статус налогового счета франшизы можно узнать у Контролера государственных счетов штата Техас. Вы также можете обратиться за помощью к контролеру по телефону (800) 252-1381.
Когда я получу свой заказ?
Заказы, не размещенные на SOSDirect: Certificates of Fact обрабатываются в течение одного рабочего дня для обычной обработки или двух часов для ускоренной обработки. Копии документов с изображениями обрабатываются в течение одного рабочего дня при обычной обработке или двух часов при ускоренной обработке. Копии документов без изображений могут занять до трех рабочих дней. За ускоренную обработку каждого запроса сертификата факта или заверенной копии для заказов, размещенных не на SOSDirect, взимается плата в размере 10 долларов США.
Могу ли я получить цветной сертификат вместо черно-белого?
Нет. Оригиналы сертификатов, выданные государственным секретарем, генерируются в электронном виде. Следовательно, такие оригиналы сертификатов должны быть черно-белыми, без золотых или выпуклых печатей, и на них стоит электронная подпись указанного государственного секретаря. Если есть вопрос о действительности сертификата, любой может ввести номер документа, указанный в нижней части сертификата, в нашей службе проверки сертификатов.
Читайте также: