Документировать, чем открыть онлайн

Обновлено: 16.05.2024

Одним из главных достоинств SharePoint Online и Office 365 является возможность доступа к файлам в любое время и в любом месте. Дополнительным преимуществом, которое, на мой взгляд, является своего рода революцией в мире совместной работы, является возможность открывать и редактировать документы в Word, Excel и PowerPoint прямо в браузере. Это означает, что вы можете работать с этими типами файлов, не устанавливая на компьютер настольную версию MS Office. В этой записи блога я хотел бы объяснить преимущества и ограничения использования Office Online в SharePoint и OneDrive.

Как открывать и редактировать документы в браузере (с помощью Office Online)

Чтобы открыть документ в браузере, щелкните любой файл Word, Excel или PowerPoint. По умолчанию файл открывается с помощью Office Online (в браузере). На приведенном ниже снимке экрана показан пример документа Word, открытого в браузере, хотя то же самое относится и к Excel и PowerPoint.
Чтобы отредактировать документ в браузере, щелкните раскрывающийся список «Редактировать документ» и выберите «Редактировать в браузере» (вы также можете открыть документ в родном приложении Word, если хотите).
Теперь будут доступны возможности редактирования Word Online, и вы сможете вносить изменения в документ Word точно так же, как и в установленной версии программного обеспечения.
Еще один способ (ярлык) быстрого редактирования файлов MS Office — щелкнуть файл правой кнопкой мыши в SharePoint и OneDrive и выбрать в меню «Открыть» > «Открыть в Word Online».

Преимущества открытия и редактирования документов в браузере

Это БЕСПЛАТНО. Office Online включен во все планы Office 365 Business/Enterprise, и вам не нужно покупать лицензию MS Office для настольных ПК, чтобы он работал
Простой обмен. Делиться документами Office Online проще, так как в правом верхнем углу есть кнопка "Поделиться".
Быстрое редактирование. Отличный вариант, когда нужно быстро внести изменения в документ — файлы открываются быстрее, чем при использовании установленной версии программы.
Автосохранение. В Office Online нет кнопки «Сохранить» — все изменения сохраняются автоматически. Так что если вы вносите изменения, а затем закрываете браузер — не беспокойтесь — все изменения сохраняются автоматически.
Для работы не требуется установка MS Office на ПК. Поскольку Office Online не требует установки Word, Excel или PowerPoint на компьютер — этот вариант отлично подходит, когда вам нужно получить доступ к файлам в SharePoint и OneDrive с компьютера, на котором не установлено это программное обеспечение (т. е. удаленное подключение из компьютер отеля)
Поддерживает PDF. Помимо Word, Excel, PowerPoint, Office Online также может открывать PDF-документы прямо в браузере. Обратите внимание, что он не поддерживает возможность редактирования PDF-файлов. Для этого вам понадобится программное обеспечение Adobe Acrobat.

Ограничения открытия и редактирования документов в браузере

Он работает только в SharePoint и OneDrive. Чтобы открывать и редактировать документы MS Office в браузере (с помощью Office Online), документы должны находиться либо в SharePoint, либо в OneDrive. Они не могут находиться на компьютере или файловом ресурсе (сетевом диске). Это сделано специально, а не как ограничение, но вы будете удивлены, узнав, сколько пользователей сомневаются в этом.
Ограниченная функциональность. Word Online, Excel Online и PowerPoint Online не являются полностью установленными приложениями на вашем компьютере. Они представляют собой урезанные (облегченные) версии соответствующих настольных приложений и не обладают полной функциональностью, которая есть на вашем ПК. Таким образом, они предназначены для «упрощенного» редактирования и не предназначены для замены программного обеспечения для настольных компьютеров.
Ограниченная поддержка файлов. Office Online работает только со следующими форматами файлов: файлы .docx, .xlsx, .pptx и PDF. Обратите внимание на «x» в конце расширений файлов MS Office. Это означает, что поддерживаются только самые последние файлы MS Office (см. следующее ограничение).
Требуется преобразование старых файлов MS Office. В связи с пунктом выше — если ваши файлы Word, Excel, PowerPoint были сохранены с использованием более старых версий программного обеспечения (например, Word 97 или Excel 2003), их необходимо сохранить (преобразовать) в новый формат файла (из .doc в .docx). Если вы попытаетесь отредактировать более старую версию файла в браузере, вы получите сообщение с запросом на преобразование (как только вы нажмете «Преобразовать», файл будет преобразован в новый формат файла на лету (из .doc в .docx)
Он не поддерживает файлы CSV. Если вам нужно отредактировать файл CSV (значения, разделенные запятыми или разделенные запятыми), вам нужно будет использовать настольную версию Excel. Файлы CSV нельзя просматривать или редактировать в Office в Интернете.
Он не поддерживает файлы, защищенные паролем. Если ваш файл был зашифрован (сохранен) с помощью пароля, Office Online предложит вам открыть его с помощью настольной версии приложения.
Ограничение размера файла. Если у вас есть большие файлы (> 10 МБ), вам будет предложено открыть файл в родной (настольной) версии Office. Например, ниже показано сообщение, которое вы получаете, когда пытаетесь открыть книгу Excel размером более 10 МБ. Вот статья Microsoft, в которой подробнее говорится об этом ограничении.
Некоторые формы SmartArt не поддерживаются. Если вы используете фигуры SmartArt для рисования диаграмм и диаграмм в Word, Excel или PowerPoint, обратите внимание, что некоторые фигуры не поддерживаются. Если в Office Online возникнет проблема, вам будет предложено открыть файл в собственной (настольной) версии приложения.
Не удается запустить макросы в Office Online. Вы по-прежнему можете получать доступ к документам с помощью макросов с помощью Office Online, но для запуска макросов вам потребуется настольная версия приложений.
Существуют и другие ограничения. Полный список функций, не поддерживаемых в Office Online, см. в этой сравнительной таблице, предоставленной Microsoft.

Как отключить Office Online (возможность открывать и редактировать Word, Excel, PowerPoint в браузере)

По умолчанию файлы Office открываются в SharePoint при нажатии на них через Office Online (через браузер), а не через родное настольное приложение. Однако вы можете изменить это поведение, если хотите.

Вариант 1. Отключение Office Online (режим браузера) для библиотеки документов

Вариант 2. Глобальное отключение Office Online (режим браузера)

Несмотря на то, что я предоставил приведенные выше инструкции для ознакомления, я настоятельно не рекомендую вам выполнять их. Office Online предоставляет отличный, современный и удобный способ работы с файлами, и вы должны действительно принять его и воспользоваться им, а не возвращаться к тому, как вы работали с документами в 1990-х годах.

Кратко (мелкий шрифт)

Возможность открывать и редактировать документы Office в браузере (через Word Online, Excel Online и PowerPoint Online) обеспечивает потрясающую ценность и дополнительный режим совместной работы для пользователей SharePoint и OneDrive.

Важно отметить, что…

Office Online не заменяет настольные приложения Office, такие как Word, Excel и PowerPoint.

Office Online должен дополнять программное обеспечение для настольных ПК, а не являться его альтернативой или полной заменой. Если вы пытаетесь сэкономить на лицензиях, пожалуйста, не делайте этого. Вы не сможете обойтись только браузерными версиями программного обеспечения из-за множества ограничений, перечисленных выше. Я работал с несколькими клиентами, которые перешли на SharePoint Online, и думал, что они могут сэкономить несколько долларов, купив более дешевые лицензии, не включающие пакет Office для настольных ПК, и, скажем так, я мог бы разбогатеть, если бы заключил с ними пари в начале проекта.

Благодаря Google Документам вы можете создавать файлы, которые часто и над ними работают вместе с другими людьми, где и когда угодно – совершенно бесплатно.

Для бизнеса

Все преимущества Google Документов, а также повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для работы в игре.

Мост Золотые Ворота – это висячий мост через пролив Золотые Ворота, канал шириной 1,6 км и длиной 3,8 км между заливом Сан-Франциско и Тихим океаном.

Сооружение соединяет американский город Сан-Франциско, расположенный на северной оконечности полуострова Сан-Франциско, с округом Марин, соединяя через пролив трассу 101 США и трассу 1 штата Калифорния.

Не просто буквы и слова

Google Документы – это широкий набор удобных инструментов загрузки и оформления текстовых файлов. используйте различные шрифты, добавляйте ссылки, изображения, рисунки и таблицы. И все это бесплатно!

Всегда под рукой

Создавайте, редактируйте и просматривайте документы по возрасту: на телефоне, планшете или компьютере. Все это можно делать даже без подключения к Интернету.

Доступ

Пригласить:

Обязательно сходи в Третьяковку. Тимур

Эффективная совместная работа Google. Документы позволяют использовать использование совместно с тем же файлом.

Делитесь открыть доступ к файлу друзьям, однокурсникам, коллегам или своим близким. Они создают документ, когда его или оставляют комментарии.

Редактируйте вместе, когда документ редактирует кто-то ещё, вы видите, как двигается курсор с именем пользователя, а также редактируете как вычисляет и анализируете текст.

Автоматическое сохранение

Все изменения автоматически включаются во время работы. Более того, благодаря истории изменений вы можете увидеть список старых версий документа, отсортированных по дате и автору изменений.

Microsoft Word для Интернета позволяет вносить базовые изменения и изменения форматирования документа в веб-браузере. Чтобы получить доступ к дополнительным функциям, используйте команду «Открыть в Word» в Интернете. Когда вы сохраняете документ в Word, он сохраняется на веб-сайте, где вы открыли его в Word для Интернета.

Документ, который вы открываете в Word для Интернета, совпадает с документом, который вы открываете в настольном приложении Word, но некоторые функции в этих двух средах работают по-разному.

Примечание. Если вы используете Word для Интернета с SharePoint 2010, ознакомьтесь с этой версией статьи Различия между использованием документа в браузере и в Word.

В этой статье

Форматы файлов, поддерживаемые в Word для Интернета

Веб-приложение Word открывает документы в следующих форматах:

Документ Word (.docx)

Шаблон Word (.dotx)

Документ Word с поддержкой макросов (.docm) или шаблон Word с поддержкой макросов (.dotm)
Документ можно открыть, но макросы не запускаются.

Документ Word 97-2003 (.doc) или шаблон Word 97-2003 (.dot)
Word для Интернета отображает документы в этих форматах, но для редактирования документа в браузере Word для Интернета сохраняет новая копия документа в формате .docx или .dotx. Веб-приложение Word не может сохранять документы в форматах .doc или .dot.

Текст OpenDocument (.odt)

Веб-приложение Word не может открывать документы в других форматах файлов. Например, не поддерживаются следующие форматы: расширенный текстовый формат (RTF), язык разметки гипертекста (HTML), формат переносимых документов (PDF) и многоцелевые расширения почты Интернета HTML (MHTML).

Функции, поддерживаемые для просмотра и печати

При просмотре или печати документа в Word для Интернета документ выглядит так же, как и в представлении «Макет печати» в настольном приложении Word. Word для Интернета использует программу чтения PDF для печати документов (см. список поддерживаемых программ чтения PDF).

При просмотре документа некоторые функции в браузере работают иначе, чем в классическом приложении Word. Чтобы использовать функции, недоступные в Word для Интернета, нажмите кнопку Открыть в Word.

Так работает в Word для Интернета

Просмотр макета печати

В режиме чтения Веб-приложение Word отображает документ так, как он выглядит в режиме макета печати. Другие представления, доступные в настольном приложении Word (Структура, Черновик, Веб-макет и Чтение в полноэкранном режиме), недоступны в Word для Интернета. Аналогичным образом, параллельный просмотр и разделение окон недоступны в Word для Интернета.

Линейки и линии сетки

Веб-приложение Word не отображает линейки и линии сетки.

Функции, отличающиеся между браузером и настольным компьютером

Когда вы редактируете документ в Word для Интернета, документ отображается в режиме редактирования, чтобы вы могли редактировать и форматировать текст. В режиме редактирования не отображается форматирование страницы, например поля или разрывы страниц, титульные страницы или верхние и нижние колонтитулы. Кроме того, многие виды объектов отображаются как заполнители.

В следующих таблицах описано, как Word для Интернета поддерживает функции, которые могут применяться к вашим документам. Чтобы использовать дополнительные функции, доступные в Word для Интернета, нажмите "Открыть в Word".

Открытие и сохранение

Так работает в Word для Интернета

Управление правами на доступ к данным (IRM)

Во вложениях Outlook Online и библиотеках SharePoint, защищенных службой управления правами на доступ к данным, Веб-приложение Word открывает документы для чтения, но не для редактирования. Защита IRM не может быть добавлена к документам в Word для Интернета.

Веб-приложение Word не может открывать документы, зашифрованные паролем.

Разрешение на изменение

Документ, для изменения которого требуется пароль, открывается в Веб-приложение Word в режиме чтения, но документ нельзя редактировать в браузере. Нажмите «Открыть в Word», чтобы снять ограничения на редактирование.

Версии управляются на сервере, а не в Word для Интернета. Если ваш документ хранится в OneDrive, используйте функцию журнала версий в OneDrive. Если ваш документ хранится в библиотеке SharePoint, проверьте, настроена ли для этой библиотеки функция журнала версий.

Редактирование и форматирование

Так работает в Word для Интернета

Скопируйте и вставьте текст, а также скопируйте/вставьте изображения из Интернета. Текст форматируется в соответствии с текстом, в который он вставлен в Веб-приложение Word.

Применить жирный шрифт, курсив, подчеркивание, зачеркивание, подстрочный и надстрочный индекс, шрифт, размер, цвет и выделение. Вы также можете очистить форматирование шрифта.

Выровнять абзацы по левому, правому краю или по центру; запускать текст справа налево или слева направо; увеличить или уменьшить отступ; настроить межстрочный интервал; форматирование абзацев в виде маркированного или нумерованного списка. Вы также можете очистить форматирование.

Нумерация и маркеры

Применить один из нескольких встроенных стилей нумерации или маркеров.

Примените один из встроенных стилей из галереи. Вы также можете очистить форматирование. Вы не можете создавать новые стили или изменять стили в Word для Интернета.

В режиме чтения Веб-приложение Word отображает страницы в том размере, для которого они предназначены. Редактирование поддерживается для макетов Letter, Legal, Executive, A4, A5 и нестандартных размеров. Если вы знаете размеры стандартного размера бумаги, которого нет в списке, введите их в диалоговом окне «Размер бумаги». Например, чтобы редактировать макет страницы формата A3, установите нестандартный размер бумаги 11,69 дюйма в ширину и 16,54 дюйма в высоту (297 на 420 мм).

Поиск доступен как в режиме чтения, так и в режиме редактирования. Функция «Найти и заменить» доступна в режиме редактирования.

Примените один из нескольких уровней масштабирования в режимах редактирования и чтения.

Разрывы строк и страниц

Разрывы между строками и страницами отображаются в режиме чтения. В режиме редактирования разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями.

Макет страницы сохраняется, но его нельзя изменить в веб-приложении Word. Вы можете увидеть сохраненные столбцы в режиме чтения.

Тема, цвет страницы, водяные знаки

Тема и фон страницы сохраняются в документе, но их нельзя изменить в Word для Интернета.

В Веб-приложении Word одновременно могут работать несколько авторов. Совместное редактирование работает в Word для Интернета или более поздней версии и Word для Mac 2011.

Просмотр

Так работает в Word для Интернета

Проверьте орфографию и грамматику, переведите документ и установите язык проверки. Веб-приложение Word не использует пользовательский словарь и не включает тезаурус.

Веб-приложение Word исправляет распространенные ошибки при вводе, например переключение букв в неправильном порядке (например, "те" заменяется на "эт"). не хотите, нажмите Ctrl+Z, чтобы отменить действие, или измените настройки в меню "Параметры автозамены".

Отслеживаемые изменения отображаются в режиме чтения. Чтобы включить или отключить отслеживание изменений, нажмите «Открыть в Word».

Объекты

Так работает в Word для Интернета

Вставляйте, редактируйте и переходите по гиперссылкам. Ссылки на закладки и перекрестные ссылки работают, и вы можете редактировать их отображаемый текст, но не место назначения, в Word для Интернета.

Вставить таблицы. Удалить по таблице, столбцу или строке; вставлять строки и столбцы; выравнивание текста ячейки слева, справа или по центру; объединять и разделять ячейки; отформатируйте границы, фон и стили таблиц. Другие функции таблицы, такие как размер ячейки и порядок сортировки, сохраняются в документе, но их нельзя настроить в Word для Интернета.

Вставьте изображения или клипы, хранящиеся на вашем компьютере или из Bing. Вы можете применить несколько стилей изображения, написать альтернативный текст, изменить размер, перетащить в новое место, обрезать и повернуть. Вы не можете создавать снимки экрана непосредственно в Word для Интернета, но снимки экрана в документе отображаются как изображения в Word для Интернета.

Фигуры, диаграммы, текстовые поля, SmartArt, WordArt

Они отображаются в документе, как и ожидалось, в режиме чтения. В режиме редактирования они отображаются как заполнители, которые можно удалять, но нельзя редактировать. Их нельзя перемещать или изменять в Word для Интернета.

Поля, элементы управления содержимым, титульная страница

Они отображаются в документе, как и ожидалось, в режиме чтения. В режиме редактирования содержимое полей и элементов управления содержимым отображается, но его нельзя изменить или обновить. Титульная страница выглядит как ряд заполнителей для таких элементов, как текстовые поля.

Верхние и нижние колонтитулы, сноски, концевые сноски

Они отображаются в документе, как и ожидалось, в режиме чтения. Их можно просматривать и редактировать в режиме редактирования, но они не отображаются в документе.

Оглавление

Вы не можете вставить или удалить оглавление. Однако вы можете обновить существующие оглавления, чтобы отразить изменения, внесенные вами в документ. Чтобы вставить или удалить оглавление, используйте настольное приложение. Вы можете перемещаться по документу, используя оглавление как в режиме редактирования, так и в режиме чтения.

Они отображаются в документе, как и ожидалось, в режиме чтения. В режиме редактирования они отображаются как заполнители, которые можно удалить, но нельзя изменить или обновить.

Вы можете просматривать, редактировать, печатать и обмениваться документами, содержащими макросы, но для запуска макросов нажмите "Открыть в Word".

Элементы управления ActiveX, встроенные объекты OLE, строка подписи

Они отображаются в документе, как и ожидалось, в режиме чтения. В режиме редактирования они отображаются как заполнители, которые можно удалять, но нельзя редактировать.Их нельзя перемещать или изменять в Word для Интернета.

Связанные изображения, встроенные файлы

Они сохраняются в документе, но отображаются как заполнители в Word для Интернета.

Пусть встречи будут результативными

Оставайтесь с коллегами на одной волне. Храните в едином месте все материалы для сбора: справочные документы, повестку дня, протоколы, план действий и выполнение заданий.

Отслеживайте работу над выпуском своих продуктов

Эффективно контролируйте выполнение заданий и их сдачи. Координируйте работу межфункциональных групп, оценивая этапы, назначая задачу и управляя требованиями в едином месте, где их легко найти каждому сотруднику.

Более отобранные коллективные обсуждения и идеи

Соберите все рабочие идеи и своих коллег воедино. Черпайте вдохновение из разных приложений (например, Pinterest и YouTube), обменивайтесь идеями в среде времени и получайте отзывы.

Выберите четкое направление для разработки продукта

Создайте централизованный источник информации для вашей рабочей группы. Собирайте требования, добавляйте фрагменты кода и варианты дизайна, получайте данные от открытых сторон, когда к проекту можно обратиться всем.

Координируйте творческую работу с клиентами

Больше легко найти беспорядочно разбросанные файлы и содержащие бесконечные цепочки электронных писем от клиентов. Сохраняйте информацию по проекту, делитесь конечными результатами и собирайте продукты в одном общем документе.

Удобная творческая совместная работа

Пусть всё поступает в порядке

С помощью инструментов для управления заданиями в документе можно назначать задания, наблюдаемые за их сроком сдачи, фактически упоминать пользователей — и все это прямо в документе.

Отправить и получить отзывы теперь проще

Благодаря функции примечаний можно прокомментировать доступность части изображения, функция авторства поможет определить, кто что добавил, эмодзи задает нужный тон. Оставлять и получать отзывы стало много веселее.

Пусть собрания перестанут быть скучными

Если подсоединить к составленному календарю Paper, будет проще найти документы, необходимые для очередного собрания. У вас еще нет доз дня? Воспользуйтесь сценариями шаблонов в Paper и напишите ее.

Читайте также: