Документ подписан электронной подписью как это сделать

Обновлено: 21.11.2024

Обновление: Adobe только что представила Adobe Sign для малого бизнеса, которая включает в себя функции подписи в бесплатной версии Reader (хотя сама услуга будет стоить 30 долларов США в месяц в качестве начального тарифа для 1–9 пользователей).

Запрос (или применение) электронной подписи — отличный способ уменьшить зависимость от бумаги, тонера и почтовых расходов. Это может помочь ускорить получение подписей на таких документах, как соглашения о найме, контракты и заключительные письма. Рынок полон технологических инструментов, упрощающих отправку, подписание, получение и отслеживание электронных подписей, включая RightSignature, Docusign, HelloSign и Zoho Sign. Некоторые из этих инструментов встроены в уже имеющиеся у вас подписки, например Adobe Acrobat DC. Используете ли вы все эти инструменты?

Одним из существенных преимуществ использования Adobe Acrobat DC или Adobe Acrobat DC Pro является то, что, в отличие от программного обеспечения Acrobat 2017, оно поставляется с подпиской на Adobe Sign, в котором встроены функции электронной подписи. Вы можете подписать или запросить подпись из программного обеспечения Acrobat или из браузера. Acrobat DC стоит 13 долларов в месяц, а Pro DC — 15 долларов в месяц. Если вы какое-то время не обновляли Acrobat, имейте в виду, что более старые версии программного обеспечения для настольных ПК больше не поддерживаются, включая XI, что может подвергнуть вашу компанию риску заражения вредоносным ПО.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись или электронная подпись — это цифровой эквивалент собственноручной подписи, если она соответствует определенным требованиям. Некоторые из этих требований включают в себя то, что подписывающая сторона должна быть однозначно идентифицирована и связана с подписью, а подпись должна быть защищена от несанкционированного доступа к электронному документу. цифровая подпись отличается от электронной подписи тем, что она защищена криптографически. Например, человек может ввести свое имя в документе и подписать его электронной подписью, но если документ и подпись дополнительно защищены с помощью аутентификации, целостности данных и конфиденциальности, тогда он также имеет цифровую подпись.

Законы США, применимые к электронным подписям, включают Единый закон об электронных транзакциях (1999 г.) и Единый закон об электронных транзакциях (UETA). Все штаты и территории, за исключением Иллинойса, Нью-Йорка и Вашингтона, приняли UETA, хотя в этих штатах есть законы, признающие электронные подписи. Электронные подписи продолжают приобретать все большее значение по мере того, как технология блокчейн и смарт-контракты становятся все более распространенными.

Конечно, существуют исключения в отношении действительности электронных подписей, хотя используются и другие безопасные средства аутентификации. Например, электронная подача документов обеспечивает аутентифицированный рабочий процесс, позволяющий юристам и частным лицам обращаться в суд.

Создайте прозрачное изображение вашей подписи

Хотя большинство инструментов электронной подписи позволяют рисовать или печатать свое имя в документе, вы также можете поставить свою настоящую подпись. Вы можете создать файл изображения своей подписи, подписав лист бумаги, отсканировав его, сделав изображение прозрачным и сохранив его. Затем вы можете загрузить его и сохранить в Adobe Acrobat или вставить в документ. Причина добавления прозрачности к изображению заключается в том, что изображение подписи не перезаписывает существующий текст в документе и выглядит так, как будто вы распечатали документ и подписали его ручкой. Существует множество инструментов для редактирования графики, которые помогут в этом процессе, включая Paint в Windows 10, фоторедакторы, такие как Photoshop, онлайн-редакторы фотографий, такие как LunaPic, и пользователи Mac могут использовать предварительный просмотр. Юристам, незнакомым с инструментами редактирования графики, будет достаточно Microsoft PowerPoint. Чтобы узнать, как использовать сканер, инструмент Microsoft Snip, а также PowerPoint и Adobe Acrobat для создания прозрачной подписи, следуйте этому видеоруководству (примечание: отсканированный PDF-файл должен быть подвергнут распознаванию или сделать текст доступным для поиска).

Отправка документа на подпись

В Adobe Acrobat DC или DC Pro откройте документ, который вы хотите подписать, например соглашение об оплате. Нажмите кнопку «Заполнить и подписать», и вы сначала определите «Кому нужно сначала заполнить и подписать?» Я или другие?». Если вам нужно подписать документ, сначала введите в документ любую необходимую информацию, такую как дата, адрес и т. д., используя инструмент «Добавить текст» на появившейся панели инструментов «Заполнить и подписать». Если вы хотите добавить свою подпись, нажмите «Подписать» на панели инструментов. Выберите между вашими инициалами или вашей подписью. Для вашей полной подписи вам будет предоставлен выбор: использовать «подписной» шрифт, нарисовать свою подпись с помощью мыши (или стилуса на планшете или сенсорном экране) или вставить изображение (ваша прозрачная отсканированная подпись, созданная в соответствии с инструкциями выше). ). Затем на панели инструментов нажмите «Далее» и выберите «Запросить подписи» и «Начать».

Теперь вы можете подготовить документ к подписи получателя и отправить его. В нижней части экрана нажмите «Дополнительные параметры». На следующем экране вы можете выбрать, какой заказ должны подписать получатели (если порядок важен), добавить адрес электронной почты получателя, сообщение электронной почты, добавить дополнительные документы и добавить такие параметры, как защита паролем и напоминания. После выбора параметров нажмите «Далее», чтобы указать, где заполнять и подписывать. Вы можете перетаскивать текстовые поля, поля подписи, флажки, поля даты и многое другое. В самом низу нижнего правого столбца выберите «Дополнительные параметры», чтобы увидеть все параметры поля. Вы также можете сохранить его в своей библиотеке документов, чтобы сделать его шаблоном для повторного использования, что отлично подходит для часто используемых форм.

После добавления всех полей в документ нажмите «Отправить». Вы получите копию документа по электронной почте. Ваши клиенты также получат документ с инструкциями по его заполнению. Клиент может легко заполнить его и войти в систему на своем компьютере или смартфоне, без дополнительного программного обеспечения или приложений!

После того, как документ будет подписан, вы получите электронное письмо с вложенным подписанным документом, как и клиент. Подписанный документ будет отображаться как сертифицированный документ с синей полосой, указывающей, что он был сертифицирован Verisign. Это дает вам понять, что это официальная, окончательная копия документа, и ее нельзя редактировать или изменять. На последней странице документа есть отчет об аудите, который включает отметки времени и даты для каждого этапа цикла рабочего процесса с IP-адресами и идентификатором транзакции.

Подписание полученного документа

Если кто-то отправляет вам документ на подпись, но это «форма» Word, незаполняемый файл PDF или изображение в формате PDF, вы все равно можете использовать функцию «Заполнить и подписать», чтобы заполнить его и отправить обратно. Просто конвертируйте документ в PDF (если в Word), откройте документ в Adobe Acrobat DC или DC Pro и нажмите «Заполнить и подписать», а затем заполните любые поля формы с помощью инструмента «Добавить текст» на панели инструментов и вставьте свою подпись. . Затем нажмите «Далее». На следующем шаге вместо запроса подписей вы можете создать ссылку для отправки на документ запрашивающей стороне, которая разместит документ в вашем Adobe Document Cloud. Или вы можете отправить копию в качестве вложения. В любом случае документ преобразуется в доступный только для чтения, поэтому после того, как вы поставите свою подпись, документ нельзя будет изменить.

Отслеживание документов, отправленных на подпись

Если вы часто используете функцию «Заполнить и подписать», вам потребуется отслеживать, что было отправлено на подпись. Войдите в Adobe Sign, используя ту же учетную запись, что и ваша учетная запись Adobe, и вы сможете увидеть все документы, отправленные или полученные на подпись, в том числе документы, находящиеся в черновике, документы, ожидающие вашей подписи, документы, ожидающие подписи, ваши шаблоны документов и более. Вы можете фильтровать по имени, компании или статусу документа. Вы можете сортировать по дате и, конечно же, осуществлять поиск по документам. Вы также можете добавлять заметки о документе и отправлять напоминания себе или получателю, если вы не настроили это при отправке. Вы также можете отменить отправленный на подпись документ, если поймете, что допустили ошибку.

Панель инструментов Outlook

Хотите инициировать этот рабочий процесс прямо из Microsoft Outlook? Если у вас есть MS Outlook 2016/2019 или MS Office 365, вы получаете несколько инструментов Acrobat на ленте при установке Adobe Acrobat DC или DC Pro. Если вы получили документ по электронной почте, на ленте появятся инструменты Adobe Sign, чтобы вы могли инициировать заполнение и подписание из MS Outlook. Отправляете документ на подпись? Нажмите «Отправить на подпись» в исходящем электронном письме с вложением, чтобы легко запустить рабочий процесс из Outlook. Если вы получили документ или электронное письмо с подтверждением документа, который вы отправили на подпись, на панели инструментов Adobe Sign отображается «Статус соглашения» для отслеживания недавних действий. Хотите увидеть это в действии? Посмотрите видеоархив учебных целей CPM: советы и дополнения к Outlook (перейдите к 53:52, если вы просто хотите увидеть эту функцию).

Заключение

Использование электронных подписей повысит эффективность рабочих процессов вашего офиса и уменьшит узкие места, вызванные задержками с получением подписей. Как только вы овладеете базовыми навыками, вы можете подумать о других способах использования этих инструментов, например, передать клиенту планшет с отображаемым документом, чтобы подписать его, и уменьшить количество бумаги и необходимость сканировать ее позже. Если у вас уже есть Adobe Acrobat DC или DC Pro, у вас уже есть инструменты, необходимые для начала работы!

Узнайте, как подписать PDF-форму электронной подписью, превратив рукописную подпись в штамп Acrobat.

Тони ДеЯнг, 4 февраля 2011 г.

Тони ДеЯнг

Узнайте, как подписать PDF-форму электронной подписью, преобразовав отсканированную рукописную подпись в штамп Acrobat. Штамп для подписи позволяет быстро и легко подписывать формы электронной подписью, не распечатывая их.На панели задач «Комментарий» откройте «Аннотации». Выберите «Пользовательские штампы» в раскрывающемся списке «Значок штампа». Выберите «Пользовательские штампы» > «Создать пользовательские штампы». Импортируйте gif вашей отсканированной подписи. Теперь ставьте печать всякий раз, когда вам нужно подписать. Его примут почти везде, где можно использовать настоящий гриф.

Поделиться этой страницей

17 комментариев

Комментарии к этому руководству закрыты.

Лори Кассуба

Вам нужно создать собственное изображение для подписи. Для захвата изображения можно использовать веб-камеру или сканер.

Наим

Уважаемый господин/госпожа.
Приветствую,
Не могли бы вы прислать мне копию подписи, чтобы я мог добавить ее в свои приложения.
Желаю всего наилучшего.
С уважением

Пэтти Фризен

Спасибо, что указали на это. Похоже, проблема с видео. Я попросил нашего веб-разработчика взглянуть.

Джозеф Таллуто

Видео-инструкция остановилась, когда автор нажал кнопку "Комментарий". Мой компьютер или ваше видео?

Джордж Кайзер

Это форма юридического подтверждения с юридическим подтверждением, подлежащим судебному преследованию в федеральном суде. В такой форме может быть уместно использовать цифровой сертификат. Этот процесс подписи будет установлен либо IRS, как при электронной подаче налоговых форм, либо федеральным законом. Я не считаю целесообразным использование факсимильной подписи. Налоговое управление США примет подписанную форму, отправленную по факсу, но отправителю может потребоваться предоставить оригинал формы с рукописной подписью.

Тони Деянг

Джозеф, таким же образом можно подписать любой документ в элементах PhotoShop. Получите прозрачный gif, импортируйте его, измените размер и расположите. Затем визуализируйте в документе.
По сути, это то, чем я занимаюсь в Acrobat — отображаю графику на странице (используя действие Acrobat, чтобы фактически свести ее в документ, чтобы ее нельзя было поднять).

Джозеф Ф. Таллуто

Как раз то, что я искал, чтобы иметь возможность отправлять обратно подписанные документы. Можно ли это также использовать для подписи фотографий в Photoshop Elements?

Бернис Гленн

Я обычно пропускаю видео с практическими рекомендациями, если только они не показывают действительно сложный и очень подробный набор инструкций, выполнение которых зависит от визуальных эффектов. Даже в этом случае стандартное текстовое описание, написанное пошагово, работает лучше, чем одно только видео.
Я даже не открывал видео штампа, потому что его просмотр занял бы слишком много времени, по сравнению с текстовым описанием.
Этот комментарий относится ко всей вашей документации!

Здравствуйте, Бернис!
Спасибо за отзыв. Мы рассматриваем возможность внедрения инфографики на нашем сайте, которая должна решить некоторые из ваших проблем. Кроме того, многие из наших видео имеют расшифровку в конце поля описания. Нажмите на ссылку, чтобы просмотреть стенограмму.
Надеюсь, это поможет.
Пэтти
Менеджер программы, сообщество пользователей Acrobat

Кэти Доббинс

Питер, я всегда создаю другой PDF-файл документа (сохраняю как PDF), чтобы изображение, которое я добавил в качестве водяного знака, нельзя было просто удалить. Но, как я уже сказал, это работает только в том случае, если документ был создан в Word или Excel или чем-то еще, а затем преобразован в PDF. Если он был отсканирован в PDF, он не будет отображаться за страницей.

Тони ДеЯнг

Затем он становится эквивалентом отсканированной формы. Электронная подпись в Acrobat также является отличным решением, однако эти подписи видны только в продуктах Adobe (т. е. не в Mac Preview). Также многие компании не принимают документы с цифровой подписью. Но они примут документ с печатью и подписью, поскольку он идентичен традиционному отсканированному и подписанному вручную документу.

Питер Альтшулер

Инструмент в порядке. Использовать его для подписи глупо. Как только вы создадите стандартную подпись, любой, кто получит файл, сможет подделать бесконечное количество документов. И, если пользователь Acrobat не настроит свойства документа для предотвращения копирования элементов, сам документ может также иметь баннер с надписью «Эй, хотите мою подпись? Возьми».

Кэти Доббинс

Патрик, как создать прозрачную подпись? Я помещал их в качестве водяных знаков и выбирал «отображать за страницей», но часто подпись исчезала, поэтому мне приходилось оставлять ее сверху, что затем срывало мою попытку сделать подпись подлинной.

Разве кто-нибудь не может скопировать вашу подпись и использовать ее самостоятельно? Я понимаю, что если бы PDF был сохранен без возможности редактирования, этого бы не произошло. Но что, если это было? Есть ли способ защитить только подпись?

Наконец-то я понял, как получить прозрачный фон, но теперь, когда я использую штамп, он получается очень большим. Как сделать так, чтобы он был в реальном размере?

Тони ДеЯнг

Просто сделайте подпись прозрачным gif. Это учебник по Photoshop, который вы можете легко найти.

Штамп подписи, который обычно называют «мокрой подписью» (в отличие от цифрового сертификата), является точной копией вашей письменной подписи. Он обычно используется для подписи PDF-документов путем проставления на них штампа.
Несколько примеров показаны ниже.

Штамп Подпись обычно наносится непосредственно на страницу PDF (показана слева), но ее также можно использовать везде, где требуется мокрая подпись, например, на другом штампе PDF (показана справа).

Как используется гриф?

Штамп с подписью повысит эффективность практически любого процесса обработки документов, требующего рукописной подписи. Типичным примером, который мы видим снова и снова, является подписание специального контракта. Когда этот процесс первоначально преобразуется из бумаги в PDF, для пользователей вполне естественно распечатать PDF, подписать его, а затем повторно отсканировать. Однако этот процесс неэффективен, значительно снижает качество документа и увеличивает размер файла. Печать и повторное сканирование также предотвращают или нарушают дальнейшую автоматизацию процесса. Для решения этих вопросов необходима электронная версия подписи.

Таким образом, гриф не только экономит бумагу, время и сохраняет исходное качество и характеристики подписываемого PDF-файла, но и обеспечивает более сложную автоматизацию документооборота и предоставляет более широкий спектр возможностей. Например, штамп с подписью можно использовать в качестве изображения на цифровом сертификате (цифровой подписи) или в качестве изображения на другом штампе.

На снимках экрана выше показан контракт с двумя подписями с левой стороны, что является стандартной моделью использования подписи. На снимке экрана справа показан динамический штамп для просмотра архитектурного чертежа. В этом случае гриф был импортирован как изображение подписи на динамический штамп. Это та же самая печать, которую архитектор использует для подписания контрактов. На снимке экрана справа показан блок цифрового сертификата с изображением подписи на нем. Как вы уже догадались, это изображение подписи также является грифом. Эти же штампы подписи также можно использовать в большинстве лучших (не Acrobat) программ просмотра PDF, таких как Nuance, BlueBeam, PDF Exchange и Foxit PDF.

Что делает хороший гриф?

Прозрачный фон. Подписи обычно используются рядом с другим текстом и графикой в документе. Для естественного вида важно, чтобы подпись не заслоняла эти объекты.
Исчезновение непрозрачности по краям. Простое удаление фона не приведет к удалению артефактов смешивания фона с краев подписи. Чтобы подпись действительно сливалась с документом, ее края должны быть затемнены.

Чтобы изображение подписи выглядело красиво, недостаточно просто сделать снимок. Даже простого удаления фона недостаточно.

Нетрудно заметить, насколько проблематичным является фон для смешивания подписи со страницей. Даже если фон был намного светлее (или белым), поскольку он сплошной, он будет блокировать линию подписи позади него и все остальное, что находится на пути. Это никогда не будет полностью соответствовать. На изображении ниже показана увеличенная часть подписи, созданной с помощью AcroSignatures. Вы можете легко увидеть, как он сочетается, как если бы он был подписан от руки. Это определение высококачественного штампа с подписью.

Об инструменте acroSignatures

Инструмент acroSignatures был разработан специально для создания высококачественных изображений подписи для подписания документов PDF и всего, что требует подписи. Это веб-инструмент для участников этого сайта. Все уровни членства имеют доступ к этому инструменту, поэтому все участники могут в любое время создать штамп с подписью. Дизайн марок действителен в течение всего срока членства.

Однако, чтобы загрузить фактическую подпись, вам потребуется хотя бы одна действующая загрузка. Как членство в Signature Stamp (30 дней, доступ только к содержимому штампа), так и полное членство (1 год и полный доступ) включают 2 загрузки. Две загрузки означают, что вы можете создать 2 штампа подписи.Типичным вариантом использования будет полная подпись и инициалы. Однако вам могут понадобиться и другие стили подписи. Если вам нужно больше подписей, вы также можете приобрести дополнительные загрузки.

Совместимость со сторонними программами просмотра

AcroSignatures создает штампы, которые будут работать не только в Acrobat. Эти подписи также совместимы с двумя очень популярными и хорошо разработанными сторонними программами для просмотра PDF, Bluebeam Revu и PDF-XChange. Различия между штампами Acrobat и Bluebeam подробно обсуждаются здесь.

Знаете ли вы, что можете вставить свою подпись в документ PDF, если у вас есть Adobe Acrobat, Reader DC или Nuance PowerPDF? Чтобы перейти от отсканированного изображения вашей физической подписи к электронной печати, нужно выполнить несколько шагов, поэтому сначала выполните эти удобные шаги из LPMT и Paperless Chase, которые проведут вас через процесс в продуктах Adobe. Процесс для продукта Nuance очень похож — создайте новый штамп и загрузите свою прозрачную подпись, а затем отметьте! Проблема в том, что иногда подпись не появляется у некоторых, кто открывает документ, чаще всего, когда вы добавляете его в заполняемую PDF-форму. Чтобы исправить это, есть несколько вариантов.

В Adobe Acrobat DC есть несколько способов обеспечить неизменность подписи:

1.) После того, как вы поставили гриф и сохранили документ, распечатайте документ в формате PDF. Самым большим недостатком этого метода является то, что все без исключения гиперссылки будут отображаться как обычный текст.

2.) Сведите файл в Adobe. Это будет вариант только для Adobe Acrobat (не бесплатного Reader), и хотя скрипт, доступный для загрузки из этого поста в блоге Acrolaw Рика Борштейна, был написан для Acrobat X, он будет работать в DC. Сведение берет дополнительные слои (комментарии, штампы, разметку, поля форм и т. д.) и делает их постоянной частью документа. Скрипт намного проще, чем инструкции, поверьте мне!

В Nuance PowerPDF Advanced попробуйте следующее:

1.) Чтобы свести документ в Nuance PowerPDF, перейдите в «Расширенная обработка» на вкладке панели инструментов, затем выберите «Свести файл». Появится диалоговое окно с параметрами, которые вы можете включить или отключить с помощью флажков. Убедитесь, что флажок рядом с «Штамп» установлен, и нажмите «ОК». Ваша подпись теперь является неотъемлемой частью документа.

Acrobat DC fill and sign и Nuance PowerPDF Sign Document позволяют создавать самозаверяющие цифровые удостоверения и настраивать их для использования вашей прозрачной подписи. Это добавит дополнительные меры защиты, такие как блокировка документа от редактирования.

Читайте также: