Для чего нужны файловые архивы

Поскольку атрибут архива применяется при изменении файла, программа резервного копирования может просто создать резервную копию всех файлов с включенным атрибутом, другими словами, только те файлы, которые вам нужны для резервного копирования, которые вы изменили или обновили.

После резервного копирования любое программное обеспечение, выполняющее резервное копирование, очистит этот атрибут. После очистки он снова включается, когда файл был изменен, что заставляет программное обеспечение резервного копирования снова создавать его резервную копию. Это повторяется снова и снова, чтобы ваши измененные файлы всегда сохранялись в резервных копиях.

Некоторые программы могут изменять файл, но никогда не включают бит архивации. Это означает, что использование программы резервного копирования, которая полагается исключительно на чтение статуса атрибута архива, может не обеспечивать 100% точность при резервном копировании измененных файлов. К счастью, большинство инструментов резервного копирования полагаются не только на это указание.

Что такое файловые архивы?

«Файловый архив» может звучать так же, как «архивный файл», но есть заметная разница, независимо от того, как вы пишете этот термин.

Инструменты сжатия файлов (часто называемые файловыми архиваторами), такие как 7-Zip и PeaZip, могут сжимать один или несколько файлов и/или папок в один файл с одним расширением. Это значительно упрощает хранение всего этого контента в одном месте или совместное использование нескольких файлов с кем-либо.

Три самых распространенных типа архивных файлов – ZIP, RAR и 7Z. Эти и другие файлы, такие как ISO, называются файловыми архивами или просто архивами, независимо от того, установлен ли атрибут файла.

Загрузки программного обеспечения из Интернета и программы резервного копирования обычно хранят файлы в формате архива. Загрузки обычно поступают в одном из этих трех больших форматов, а архив диска часто хранится в формате ISO. Однако программы резервного копирования могут использовать свой собственный собственный формат и добавлять к файлу расширение файла, отличное от только что упомянутого; другие могут вообще не использовать суффикс.

Файл .webarchive – это тип файлового архива, который браузер Safari использует для сохранения веб-страниц. Вы можете открыть их с помощью веб-браузера Safari. Файлы MHT — это еще один тип файла веб-архива, который можно открыть в веб-браузере, таком как Chrome, Opera или Edge.

Вы можете создать резервную копию данных Facebook в архивный файл в формате HTML или JSON. Если файл архива загружается в виде ZIP-файла, извлеките его с помощью встроенного экстрактора вашего компьютера. Извлеченный файл представляет собой файл HTML, который можно открыть в веб-браузере как веб-страницу.

Открывать файлы Outlook PST с помощью Microsoft Outlook. Выберите «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Открыть файл данных Outlook». Выберите файл данных Outlook (.pst) > Открыть.

Архивирование и хранение файлов — недооцененная часть ведения бизнеса.Это руководство поможет вам понять, о чем идет речь и как настроить архив для вашего бизнеса.

Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и никогда не зависят от них.

Обновлено 19 января 2021 г.

Мы храним много данных на этой планете. Одна фирма прогнозирует, что к 2025 году "глобальная сфера данных" достигнет 175 зеттабайт.

Не слишком ли много? Подумайте вот о чем: зеттабайт равен 1 000 000 000 000 000 000 000 байт. Все еще не вычисляет? По данным Cisco, если бы каждый гигабайт в зеттабайте равнялся метру, то длина реки Амазонки — самой длинной реки в мире — превышала бы длину более 150 000 раз.

Архивирование файлов стало обязательным для современных компаний. Это фундаментальная часть управления документами, позволяющая компании отслеживать и управлять созданием, распространением и доступом к важной документации.

Итак, как вы реализуете архивирование файлов в своей организации? В этом руководстве рассматриваются основные элементы и рассказывается, как обеспечить наличие надлежащих процедур.

Обзор: что такое архивный файл?

Архивный файл – это набор данных, предназначенный для хранения и последующего доступа. Архивные файлы — это компьютерные файлы, которые обычно содержат несколько других компьютерных файлов, включая метаданные. По сути, это множество компьютерных файлов, сжатых в один, что упрощает хранение информации и требует меньше места.

Архивирование файлов – это ключ к эффективному управлению записями в любой организации, поскольку оно предотвращает утерю важных данных, которые могут понадобиться позже.

Как управлять архивными файлами

Процесс архивирования документов прост, но руководитель должен следить за тем, чтобы этот процесс выполнялся правильно, чтобы избежать повреждения или потери важных данных и информации.

1. Получить систему управления документами

Компьютерное архивирование начинается с системы управления документами, поэтому, если у вас ее нет, вы должны ее приобрести. Программное обеспечение электронной файловой системы доступно от многих различных поставщиков. Некоторые из лучших решений, рассмотренных The Blueprint, включают DocSend, M-Files и Box.

При наличии хорошего программного решения вам не придется выполнять большую часть задач по архивированию вручную, и это сэкономит время вашей организации. Эти системы также защищают ваши файлы, чтобы они не попали в чужие руки как внутри компании, так и из-за внешних угроз со стороны хакеров.

2. Создать процесс архивации

Чтобы создать систему архивного хранения, вы должны создать процесс для своей организации. Составьте руководство, в котором будет указано, какие документы должны быть заархивированы, и процесс его достижения в зависимости от типа используемого вами программного обеспечения. У вас могут быть отдельные системы хранения для контрактов, данных о продуктах, информации о клиентах и ​​других типов данных. Прежде чем внедрять этот новый процесс, получите отзывы от своей команды, чтобы убедиться, что вы охватили все свои основы.

3. Стандартизируйте процесс

Вы должны стандартизировать процесс в своей системе управления документами на протяжении всего жизненного цикла контента, чтобы гарантировать, что каждый может получить доступ к заархивированным файлам. Например, если расширение файла архива отличается в зависимости от отдела, вы столкнетесь с ненужными препятствиями. Убедитесь, что между отделами нет существенных различий в процессе архивирования.

4. Убедитесь, что система доступна для всех

Возможность архивирования информации не должна ограничиваться несколькими заинтересованными сторонами. Каждый, кто создает и распространяет информацию, должен иметь возможность архивировать файлы и данные, чтобы ничего не было потеряно.

Конфигурация вашей системы архивирования должна быть удобной и интуитивно понятной для вашей команды. Он должен быть организован таким образом, чтобы любой мог правильно заархивировать файл и легко получить его. Ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом, но вам может потребоваться предпринять некоторые специальные шаги в зависимости от потребностей вашей организации.

5. Аудит активности

Любая выбранная вами программная платформа для управления документами должна автоматически отслеживать действия, будь то определение того, какие пользователи загрузили, какие файлы и когда, или какие пользователи получили доступ к архивным файлам и внесли изменения. Отслеживайте эту активность, чтобы убедиться, что ваша команда правильно использует систему, а файлы доступны и загружаются соответствующими лицами.

6. Просмотрите и откорректируйте

Регулярно (возможно, раз в квартал) проверяйте процесс архивирования в вашей электронной файловой системе и определяйте, насколько он полезен для вашей организации. Архивирование файлов занимает много времени? Могут ли люди легко получить доступ к этим файлам? Разрешается ли неавторизованным пользователям доступ к файлам, доступ к которым должен быть ограничен определенными лицами?

Определите, нужно ли внести какие-либо изменения в ваш процесс, а затем внесите их.Продолжайте периодически проверять процесс.

Советы по использованию архивных файлов

Создавая архив, вы создаете огромное хранилище информации, которым может быть сложно управлять. Эти советы по управлению деловой документацией помогут вам избежать ошибок.

Назначить владельца

Если никто не несет ответственности, никто не может быть привлечен к ответственности за неправильное архивирование файла или доступ к документу неавторизованным пользователем. Вы должны указать право собственности на определенные файлы и данные и делегировать обязанности этому лицу, указав, что именно он должен делать с файлом.

Если люди понимают ожидания и вы даете четкие указания, вашей команде будет легче соблюдать новый процесс.

Управление доступом

Как правило, не рекомендуется предоставлять всем сотрудникам вашей организации доступ ко всем архивным файлам. Например, вы можете не захотеть, чтобы сотрудники низшего звена имели доступ к конфиденциальным финансовым данным компании. Установите необходимые ограничения на доступ к архивным данным, чтобы обеспечить их защиту.

Храните данные в безопасном месте и постоянно обновляйте меры безопасности. Ваша программная платформа должна позволять вам устанавливать разрешения для определенных файлов.

Создать временные рамки

Следует ли хранить файл вечно или у него должен быть срок действия? Решите, как долго файлы хранятся в зависимости от того, какая информация в них содержится, и запишите это в свои процессы. Поручите кому-нибудь отслеживать эти даты и при необходимости удалять файл, если ваше программное обеспечение не делает этого автоматически.

Например, вы можете хранить необработанные данные неограниченное время, но анализировать эти данные только несколько лет, прежде чем они устареют и перестанут быть полезными.

Если у вас нет системы архивации, нельзя терять время

Если вы похожи на многие малые предприятия, архивирование файлов, вероятно, будет последним, о чем вы думаете. В конце концов, у вас есть клиенты, которым нужно угодить, и цели по доходам, которые нужно достичь. Кого волнует, если какой-то случайный файл, который вы не просматривали месяцами, пропал или был случайно удален?

Правда в том, что вы никогда не узнаете, насколько важна информация, пока она не исчезнет. Возьмем, к примеру, программиста из Сан-Франциско Стефана Томаса, который попал в новости из-за того, что почти 240 миллионов долларов в биткойнах были заперты в цифровом кошельке. Он получил биткойны много лет назад в качестве вознаграждения за криптовалютный проект, когда они не стоили так много, и он, по-видимому, потерял пароль. Теперь, после восьми неверных догадок, у него осталось две догадки, прежде чем жесткий диск зашифрует себя и навсегда уничтожит его состояние. Ой!

Ваша компания постоянно производит данные, даже если вы этого не осознаете. Когда-нибудь вам может понадобиться вернуться к нему, возможно, для целей налогообложения или, возможно, есть некоторые данные из прошлой маркетинговой кампании по электронной почте, которые могут дать вам конкурентное преимущество.

В любом случае ваши данные намного ценнее, чем вы думаете, поэтому вы должны хранить и защищать их. Каждый день, когда вы откладываете, вы подвергаете свою компанию риску, поэтому внедряйте систему архивирования как можно раньше.

У The Motley Fool есть политика раскрытия информации. Автор и/или Пестрый Дурак могут иметь интерес к упомянутым компаниям.

а. Область долговременного хранения, часто на магнитной ленте, для резервных копий файлов или файлов, которые больше не используются активно.

[Из французских архивов, от латинского archīva, от греческого archeia, мн. of arkheion , ратуша, от arkhe , правительство, от arkhein , править.]

Словарь английского языка American Heritage®, пятое издание. Авторские права © 2016, издательство Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Опубликовано издательством Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Все права защищены.

архив

[C17: от позднелатинского archīvum от греческого archeion хранилища официальных документов, от правительства archē]

Английский словарь Коллинза – полный и полный, 12-е издание, 2014 г. © HarperCollins Publishers, 1991, 1994, 1998, 2000, 2003, 2006, 2007, 2009, 2011, 2014

архивировать

Random House, словарь Kernerman Webster's College Dictionary, © K Dictionaries Ltd, 2010. Авторские права Random House, Inc., 2005, 1997, 1991. Все права защищены.

архив

При использовании в контексте преднамеренного планирования направленная команда удалит указанный план операции, план операции в концептуальном формате и любые связанные файлы автоматической обработки данных Совместной системы планирования и выполнения операций из своей библиотеки активных планов. Все материалы будут подготовлены для отправки в соответствующие архивы в соответствии с соответствующими директивами командования. См. также поддерживать; сохранить.

Архив, Архивы

коллекция документов, в частности. историческая коллекция письменных или печатных материалов, в настоящее время включающая аудиозаписи и визуальные материалы.

Примеры: архивы их древних записей, 1645 г.; живой архив этого дела, 1865 г .; университеты, архивы всех ошибок эпохи, 1878 г.

Словарь собирательных существительных и групповых терминов. Copyright 2008 The Gale Group, Inc. Все права защищены.

архив

Причастие прошедшего времени: в архиве
Герундий: в архиве

депозитарий, депозитарий, репозиторий, хранилище — сооружение, куда могут быть сданы вещи на хранение или ответственное хранение

Файлы Zip (.zip и .zipx) называются сжатыми папками, пакетами, контейнерами и архивами. Zip-файлы — это наиболее распространенный тип архивных файлов, которые также сжимают данные.

Zip-файлы изначально создавались для использования на компьютерах под управлением операционных систем DOS, а затем Windows. Сегодня файлы Zip также широко используются в других операционных системах, таких как операционные системы Mac и Unix. Как упоминалось выше, файлы, заархивированные в Zip-файле, обычно, но не всегда, сжаты. Это экономит место, а также упрощает отправку их в виде вложений электронной почты. Zip-файлы также удобны для группировки файлов данных. Вместо того, чтобы транспортировать, копировать или отправлять несколько файлов; вы можете заархивировать их и легко работать с одним Zip-файлом.

Zip-файлы — не единственный тип файлов архивов, с которыми вы можете столкнуться. WinZip также может использоваться для извлечения содержимого многих других архивов. Вы можете даже не заметить, что загрузили другой тип архива или получили его по электронной почте. Это связано с тем, что WinZip ассоциирует себя со всеми типами архивных файлов, с которыми он работает, и визуально представляет эту связь, вызывая отображение значка WinZip рядом с именем файла.

Zip-файлы (и другие архивы) содержат информацию в зашифрованном виде. В этой форме информация не может напрямую использоваться другими приложениями. С помощью WinZip вы можете извлечь сжатые файлы, которые дадут вам точные копии исходных файлов в их исходном формате. После извлечения содержимого Zip-файла у вас есть возможность удалить Zip-файл. Это никоим образом не повлияет на файлы, которые вы извлекли. Однако вы также можете сохранить Zip-файл в другом месте, например на внешнем диске, в качестве резервной копии.

С помощью WinZip вы также можете создавать свои собственные Zip-файлы. Zip-файлы отлично подходят для резервного копирования наборов ваших файлов (например, папок с документами, фотографиями или исходным кодом). Имейте в виду, что создание файла Zip не удаляет и не изменяет исходные файлы.

Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу этой информации, отправьте запрос в службу технической поддержки.

Читайте также:

  
• Закрасьте каждый квадратик нужным цветом, соедините эти звуковые узоры слов с рисунками предметов линиями
  
• Как включить тачпад на ноутбуке toshiba
  
• Как установить YouTube на старый планшет
  
• Где лучше всего скачать игры на ноутбук бесплатно
  
• Что делать в случае неисправности компьютера