Для чего нужны файловые архивы

Обновлено: 21.11.2024

Функция архивации файлов позволяет архивировать файлы из любого места на вашем компьютере (включая документы Microsoft Office) в GFI Archiver. Эта функция предназначена для обеспечения централизованного хранения пользовательских данных. С помощью архивации файлов пользователи могут:

  • Держите важные файлы легко доступными. Используйте учетную запись IMAP Internet Message Access Protocol для доступа к файлам из разных мест.
  • Архивировать файлы в почтовый ящик другого пользователя

Организация файлов в нужной структуре папок в GFI Archiver

Архивирование файла с помощью Archive Assistant

В процессе архивации файлов выполняются следующие действия:

  • Файлы, заархивированные с помощью Помощника по архивированию, помещаются в электронное письмо и архивируются.
  • Архивный файл сохраняется в GFI Archiver под тем же именем.
  • Дата архивирования соответствует дате последнего изменения файла

Помощник по архивированию также может архивировать файлы, хранящиеся в Microsoft Outlook®. В этом случае дата архива соответствует дате сохранения файла в Outlook®. По умолчанию при архивировании документов, хранящихся в Microsoft Outlook®, GFI Archiver сохраняет структуру папок Microsoft Outlook®. При желании пользователи могут создать другую структуру папок, используя параметр Архивировать в. или Архивировать папку Outlook в. функциональность.

Чтобы заархивировать файл:

<р>1. В Microsoft Outlook® щелкните Архивировать файлы в.

<р>2. В проводнике Windows выберите файл для архивирования и нажмите «Открыть».

Диалоговое окно архивации файлов

<р>3. В окне Архивировать файлы в выберите существующее место назначения или выполните одно из следующих действий:

Архивировать файлы в параметры
ОПЦИЯ ОПИСАНИЕ
Добавить почтовый ящик In the Find Mailbox Каталог или папка, используемые для получения, регистрации и хранения сообщений электронной почты. введите имя почтового ящика пользователя, к которому вам предоставлен доступ, затем нажмите Добавить почтовый ящик. Используя эту опцию, вы можете архивировать файлы в почтовый ящик другого пользователя.
Новая папка Чтобы добавить папку в существующую структуру папок, нажмите на узел где вы хотите сохранить файл, нажмите «Новая папка» и при появлении запроса укажите имя папки.

<р>4. Убедитесь, что путь к целевой папке указан правильно, и нажмите OK.

Максимально допустимый размер архивируемых сообщений и файлов – 100 МБ. Файлы, превышающие это ограничение, не загружаются и вызывают ошибки отправки/получения.

Типы файлов, которые блокируются как вложения, также блокируются, когда вы пытаетесь заархивировать их в GFI Archiver.

Тим Фишер имеет более чем 30-летний опыт работы в сфере технологий. Он пишет о технологиях более двух десятилетий и является вице-президентом и генеральным директором Lifewire.

Архивный файл – это любой файл с включенным атрибутом файла "архив". Это просто означает, что он помечен как требующий резервного копирования или архивирования.

Большинство файлов, с которыми мы сталкиваемся при обычном использовании компьютера, скорее всего, имеют включенный атрибут архива, например изображение, загруженное с цифровой камеры, только что загруженный PDF-файл. такие заурядные файлы.

Такие термины, как архив, архивный файл и файловый архив, также используются для описания действия или результата сжатия и сохранения набора файлов и папок в один файл. .

Как создается файл архива?

Когда кто-то говорит, что архивный файл был создан, это не означает, что содержимое файла было изменено или что файл был преобразован в какой-то другой формат, называемый архив.

Это означает, что атрибут архива включается при создании или изменении файла, что обычно происходит автоматически программой, которая создает или изменяет файл. Это также означает, что перемещение файла из одной папки в другую приведет к включению атрибута архива, поскольку файл фактически был создан в новой папке.

Открытие или просмотр файла без атрибута архива не включит его и не "сделает" архивным файлом.

Когда задан атрибут архива, его значение помечается как ноль (0), что указывает на то, что его резервная копия уже была создана. Значение 1 (единица) означает, что файл был изменен с момента последнего резервного копирования, поэтому резервную копию необходимо создать.

Как вручную изменить атрибут архива

Архивный файл также можно настроить вручную, чтобы указать программе резервного копирования, следует или не следует создавать резервную копию файла.

Изменить атрибут архива можно из командной строки с помощью команды attrib. Перейдите по этой последней ссылке, чтобы узнать все о том, как использовать команду attrib для просмотра, установки или очистки атрибута архива через командную строку.

Еще один способ — через обычный графический интерфейс Windows. Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите вход в его свойства. Оказавшись там, используйте кнопку «Дополнительно» на вкладке «Общие», чтобы снять или установить флажок рядом с «Файл готов к архивированию». При выборе для этого файла устанавливается атрибут архива.

Для папок найдите ту же кнопку «Дополнительно», но найдите параметр «Папка готова для архивирования».

Для чего используется архивный файл?

Программа резервного копирования или программный инструмент, установленный вашей онлайн-службой резервного копирования на вашем компьютере, может использовать несколько различных методов, чтобы определить, следует ли создавать резервную копию файла, например, просмотр даты, когда он был создан или изменен.

Еще один способ — просмотреть атрибут архива, чтобы понять, какие файлы были изменены с момента последнего резервного копирования. Это определяет, какие файлы должны быть снова заархивированы для сохранения новой копии, а также какие файлы не были изменены и не должны быть заархивированы.

После того, как программа или служба резервного копирования выполняет полное резервное копирование каждого файла в папке, в дальнейшем она экономит время и пропускную способность для создания добавочных или дифференциальных резервных копий, поэтому вы никогда не выполняете резервное копирование уже создана резервная копия.

Поскольку атрибут архива применяется при изменении файла, программа резервного копирования может просто создать резервную копию всех файлов с включенным атрибутом, другими словами, только те файлы, которые вам нужны для резервного копирования, которые вы изменили или обновили.

После резервного копирования любое программное обеспечение, выполняющее резервное копирование, очистит этот атрибут. После очистки он снова включается, когда файл был изменен, что заставляет программное обеспечение резервного копирования снова создавать его резервную копию. Это повторяется снова и снова, чтобы ваши измененные файлы всегда сохранялись в резервных копиях.

Некоторые программы могут изменять файл, но никогда не включают бит архивации. Это означает, что использование программы резервного копирования, которая полагается исключительно на чтение статуса атрибута архива, может не обеспечивать 100% точность при резервном копировании измененных файлов. К счастью, большинство инструментов резервного копирования полагаются не только на это указание.

Что такое файловые архивы?

«Файловый архив» может звучать так же, как «архивный файл», но есть заметная разница, независимо от того, как вы пишете этот термин.

Инструменты сжатия файлов (часто называемые файловыми архиваторами), такие как 7-Zip и PeaZip, могут сжимать один или несколько файлов и/или папок в один файл с одним расширением. Это значительно упрощает хранение всего этого контента в одном месте или совместное использование нескольких файлов с кем-либо.

Три самых распространенных типа архивных файлов – ZIP, RAR и 7Z. Эти и другие файлы, такие как ISO, называются файловыми архивами или просто архивами, независимо от того, установлен ли атрибут файла.

Загрузки программного обеспечения из Интернета и программы резервного копирования обычно хранят файлы в формате архива. Загрузки обычно поступают в одном из этих трех больших форматов, а архив диска часто хранится в формате ISO. Однако программы резервного копирования могут использовать свой собственный собственный формат и добавлять к файлу расширение файла, отличное от только что упомянутого; другие могут вообще не использовать суффикс.

Файл .webarchive – это тип файлового архива, который браузер Safari использует для сохранения веб-страниц. Вы можете открыть их с помощью веб-браузера Safari. Файлы MHT — это еще один тип файла веб-архива, который можно открыть в веб-браузере, таком как Chrome, Opera или Edge.

Вы можете создать резервную копию данных Facebook в архивный файл в формате HTML или JSON. Если файл архива загружается в виде ZIP-файла, извлеките его с помощью встроенного экстрактора вашего компьютера. Извлеченный файл представляет собой файл HTML, который можно открыть в веб-браузере как веб-страницу.

Открывать файлы Outlook PST с помощью Microsoft Outlook. Выберите «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Открыть файл данных Outlook». Выберите файл данных Outlook (.pst) > Открыть.

Архивирование и хранение файлов — недооцененная часть ведения бизнеса.Это руководство поможет вам понять, о чем идет речь и как настроить архив для вашего бизнеса.

Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и никогда не зависят от них.

Обновлено 19 января 2021 г.

Мы храним много данных на этой планете. Одна фирма прогнозирует, что к 2025 году "глобальная сфера данных" достигнет 175 зеттабайт.

Не слишком ли много? Подумайте вот о чем: зеттабайт равен 1 000 000 000 000 000 000 000 байт. Все еще не вычисляет? По данным Cisco, если бы каждый гигабайт в зеттабайте равнялся метру, то длина реки Амазонки — самой длинной реки в мире — превышала бы длину более 150 000 раз.

Архивирование файлов стало обязательным для современных компаний. Это фундаментальная часть управления документами, позволяющая компании отслеживать и управлять созданием, распространением и доступом к важной документации.

Итак, как вы реализуете архивирование файлов в своей организации? В этом руководстве рассматриваются основные элементы и рассказывается, как обеспечить наличие надлежащих процедур.

Обзор: что такое архивный файл?

Архивный файл – это набор данных, предназначенный для хранения и последующего доступа. Архивные файлы — это компьютерные файлы, которые обычно содержат несколько других компьютерных файлов, включая метаданные. По сути, это множество компьютерных файлов, сжатых в один, что упрощает хранение информации и требует меньше места.

Архивирование файлов – это ключ к эффективному управлению записями в любой организации, поскольку оно предотвращает утерю важных данных, которые могут понадобиться позже.

Как управлять архивными файлами

Процесс архивирования документов прост, но руководитель должен следить за тем, чтобы этот процесс выполнялся правильно, чтобы избежать повреждения или потери важных данных и информации.

1. Получить систему управления документами

Компьютерное архивирование начинается с системы управления документами, поэтому, если у вас ее нет, вы должны ее приобрести. Программное обеспечение электронной файловой системы доступно от многих различных поставщиков. Некоторые из лучших решений, рассмотренных The Blueprint, включают DocSend, M-Files и Box.

При наличии хорошего программного решения вам не придется выполнять большую часть задач по архивированию вручную, и это сэкономит время вашей организации. Эти системы также защищают ваши файлы, чтобы они не попали в чужие руки как внутри компании, так и из-за внешних угроз со стороны хакеров.

2. Создать процесс архивации

Чтобы создать систему архивного хранения, вы должны создать процесс для своей организации. Составьте руководство, в котором будет указано, какие документы должны быть заархивированы, и процесс его достижения в зависимости от типа используемого вами программного обеспечения. У вас могут быть отдельные системы хранения для контрактов, данных о продуктах, информации о клиентах и ​​других типов данных. Прежде чем внедрять этот новый процесс, получите отзывы от своей команды, чтобы убедиться, что вы охватили все свои основы.

3. Стандартизируйте процесс

Вы должны стандартизировать процесс в своей системе управления документами на протяжении всего жизненного цикла контента, чтобы гарантировать, что каждый может получить доступ к заархивированным файлам. Например, если расширение файла архива отличается в зависимости от отдела, вы столкнетесь с ненужными препятствиями. Убедитесь, что между отделами нет существенных различий в процессе архивирования.

4. Убедитесь, что система доступна для всех

Возможность архивирования информации не должна ограничиваться несколькими заинтересованными сторонами. Каждый, кто создает и распространяет информацию, должен иметь возможность архивировать файлы и данные, чтобы ничего не было потеряно.

Конфигурация вашей системы архивирования должна быть удобной и интуитивно понятной для вашей команды. Он должен быть организован таким образом, чтобы любой мог правильно заархивировать файл и легко получить его. Ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом, но вам может потребоваться предпринять некоторые специальные шаги в зависимости от потребностей вашей организации.

5. Аудит активности

Любая выбранная вами программная платформа для управления документами должна автоматически отслеживать действия, будь то определение того, какие пользователи загрузили, какие файлы и когда, или какие пользователи получили доступ к архивным файлам и внесли изменения. Отслеживайте эту активность, чтобы убедиться, что ваша команда правильно использует систему, а файлы доступны и загружаются соответствующими лицами.

6. Просмотрите и откорректируйте

Регулярно (возможно, раз в квартал) проверяйте процесс архивирования в вашей электронной файловой системе и определяйте, насколько он полезен для вашей организации. Архивирование файлов занимает много времени? Могут ли люди легко получить доступ к этим файлам? Разрешается ли неавторизованным пользователям доступ к файлам, доступ к которым должен быть ограничен определенными лицами?

Определите, нужно ли внести какие-либо изменения в ваш процесс, а затем внесите их.Продолжайте периодически проверять процесс.

Советы по использованию архивных файлов

Создавая архив, вы создаете огромное хранилище информации, которым может быть сложно управлять. Эти советы по управлению деловой документацией помогут вам избежать ошибок.

Назначить владельца

Если никто не несет ответственности, никто не может быть привлечен к ответственности за неправильное архивирование файла или доступ к документу неавторизованным пользователем. Вы должны указать право собственности на определенные файлы и данные и делегировать обязанности этому лицу, указав, что именно он должен делать с файлом.

Если люди понимают ожидания и вы даете четкие указания, вашей команде будет легче соблюдать новый процесс.

Управление доступом

Как правило, не рекомендуется предоставлять всем сотрудникам вашей организации доступ ко всем архивным файлам. Например, вы можете не захотеть, чтобы сотрудники низшего звена имели доступ к конфиденциальным финансовым данным компании. Установите необходимые ограничения на доступ к архивным данным, чтобы обеспечить их защиту.

Храните данные в безопасном месте и постоянно обновляйте меры безопасности. Ваша программная платформа должна позволять вам устанавливать разрешения для определенных файлов.

Создать временные рамки

Следует ли хранить файл вечно или у него должен быть срок действия? Решите, как долго файлы хранятся в зависимости от того, какая информация в них содержится, и запишите это в свои процессы. Поручите кому-нибудь отслеживать эти даты и при необходимости удалять файл, если ваше программное обеспечение не делает этого автоматически.

Например, вы можете хранить необработанные данные неограниченное время, но анализировать эти данные только несколько лет, прежде чем они устареют и перестанут быть полезными.

Если у вас нет системы архивации, нельзя терять время

Если вы похожи на многие малые предприятия, архивирование файлов, вероятно, будет последним, о чем вы думаете. В конце концов, у вас есть клиенты, которым нужно угодить, и цели по доходам, которые нужно достичь. Кого волнует, если какой-то случайный файл, который вы не просматривали месяцами, пропал или был случайно удален?

Правда в том, что вы никогда не узнаете, насколько важна информация, пока она не исчезнет. Возьмем, к примеру, программиста из Сан-Франциско Стефана Томаса, который попал в новости из-за того, что почти 240 миллионов долларов в биткойнах были заперты в цифровом кошельке. Он получил биткойны много лет назад в качестве вознаграждения за криптовалютный проект, когда они не стоили так много, и он, по-видимому, потерял пароль. Теперь, после восьми неверных догадок, у него осталось две догадки, прежде чем жесткий диск зашифрует себя и навсегда уничтожит его состояние. Ой!

Ваша компания постоянно производит данные, даже если вы этого не осознаете. Когда-нибудь вам может понадобиться вернуться к нему, возможно, для целей налогообложения или, возможно, есть некоторые данные из прошлой маркетинговой кампании по электронной почте, которые могут дать вам конкурентное преимущество.

В любом случае ваши данные намного ценнее, чем вы думаете, поэтому вы должны хранить и защищать их. Каждый день, когда вы откладываете, вы подвергаете свою компанию риску, поэтому внедряйте систему архивирования как можно раньше.

У The Motley Fool есть политика раскрытия информации. Автор и/или Пестрый Дурак могут иметь интерес к упомянутым компаниям.

<р>1. часто архивы Место или коллекция, содержащая записи, документы или другие материалы, представляющие исторический интерес: старые земельные документы в муниципальных архивах.

а. Область долговременного хранения, часто на магнитной ленте, для резервных копий файлов или файлов, которые больше не используются активно.

[Из французских архивов, от латинского archīva, от греческого archeia, мн. of arkheion , ратуша, от arkhe , правительство, от arkhein , править.]

Словарь английского языка American Heritage®, пятое издание. Авторские права © 2016, издательство Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Опубликовано издательством Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Все права защищены.

архив

<р>3. (Информатика) вычислительные данные, переносимые на ленту, диск или в каталог для долговременного хранения, а не для частого использования

[C17: от позднелатинского archīvum от греческого archeion хранилища официальных документов, от правительства archē]

Английский словарь Коллинза – полный и полный, 12-е издание, 2014 г. © HarperCollins Publishers, 1991, 1994, 1998, 2000, 2003, 2006, 2007, 2009, 2011, 2014

архивировать

<р>1. архивы, место, где хранятся документы и другие материалы, имеющие общественное или историческое значение.

Random House, словарь Kernerman Webster's College Dictionary, © K Dictionaries Ltd, 2010. Авторские права Random House, Inc., 2005, 1997, 1991. Все права защищены.

архив

При использовании в контексте преднамеренного планирования направленная команда удалит указанный план операции, план операции в концептуальном формате и любые связанные файлы автоматической обработки данных Совместной системы планирования и выполнения операций из своей библиотеки активных планов. Все материалы будут подготовлены для отправки в соответствующие архивы в соответствии с соответствующими директивами командования. См. также поддерживать; сохранить.

Архив, Архивы

коллекция документов, в частности. историческая коллекция письменных или печатных материалов, в настоящее время включающая аудиозаписи и визуальные материалы.

Примеры: архивы их древних записей, 1645 г.; живой архив этого дела, 1865 г .; университеты, архивы всех ошибок эпохи, 1878 г.

Словарь собирательных существительных и групповых терминов. Copyright 2008 The Gale Group, Inc. Все права защищены.

архив

Причастие прошедшего времени: в архиве
Герундий: в архиве

Обязательный
архив
архив
Присутствует
Я архивирую
Вы архивируете
он/она/оно архивирует
мы архивируем
вы архивируете< /td>
архивируют
претерит
я заархивировал
вы заархивировали
он/она/оно заархивировал
мы заархивировали
вы заархивировали
они заархивировали
< таблица >Present ContinuousЯ архивируювы архивируетеон/она/оно архивируетмы архивируемвы архивируете< /td>они архивируют
Present Perfect
Я заархивировал
вы заархивировали
он/она/оно заархивировал
мы заархивировали
y вы заархивировали
они заархивировали
Past Continuous
я архивировал
вы архивировали
он/она/оно архивировал
td>
мы архивировали
вы архивировали
они архивировали< /td>
Past Perfect
Я заархивировал
вы заархивировали
он/она/оно заархивировали
мы заархивировали
вы заархивировали
они заархивировали
Будущее
я заархивирую
вы заархивируете
он/ она/оно заархивирует
мы заархивируем
вы заархивируете
они заархивируют
Future Perfect
Я заархивирую
вы заархивируете
он/она/оно заархивирует
мы заархивируем
вы заархивируете
они заархивируют
td>
Будущее непрерывное
Я буду архивировать
вы будете архивировать
он/она/оно будет архивировать
мы будем архивировать
вы будете архивировать
они будут архивировать
Present Perfect Continuous
Я архивировал
вы архивировали
он/она/оно архивировал
мы архивировали
вы были архивирование
они архивировали
Future Perfect Continuous
я буду архивировать
вы будете архивировать
он/она/оно будем архивировать
мы будем архивировать
вы будете архивировать ing
они будут архивировать
< td>они архивировали
Past Perfect Continuous
я архивировал
вы архивировали
он/она/оно архивировали
мы архивировали
вы архивировали
< /tr>
Условно
Я бы архивировал
вы заархивируете
он/она/оно заархивирует
мы заархивируем
вы заархивируете
они заархивируют
< tr>
Past Conditional
Я бы заархивировал
вы бы заархивировали
он/она/оно заархивировало бы
мы бы заархивировали
вы бы заархивировано
они должны были быть заархивированы

депозитарий, депозитарий, репозиторий, хранилище — сооружение, куда могут быть сданы вещи на хранение или ответственное хранение

Файлы Zip (.zip и .zipx) называются сжатыми папками, пакетами, контейнерами и архивами. Zip-файлы — это наиболее распространенный тип архивных файлов, которые также сжимают данные.

Zip-файлы изначально создавались для использования на компьютерах под управлением операционных систем DOS, а затем Windows. Сегодня файлы Zip также широко используются в других операционных системах, таких как операционные системы Mac и Unix. Как упоминалось выше, файлы, заархивированные в Zip-файле, обычно, но не всегда, сжаты. Это экономит место, а также упрощает отправку их в виде вложений электронной почты. Zip-файлы также удобны для группировки файлов данных. Вместо того, чтобы транспортировать, копировать или отправлять несколько файлов; вы можете заархивировать их и легко работать с одним Zip-файлом.

Zip-файлы — не единственный тип файлов архивов, с которыми вы можете столкнуться. WinZip также может использоваться для извлечения содержимого многих других архивов. Вы можете даже не заметить, что загрузили другой тип архива или получили его по электронной почте. Это связано с тем, что WinZip ассоциирует себя со всеми типами архивных файлов, с которыми он работает, и визуально представляет эту связь, вызывая отображение значка WinZip рядом с именем файла.

Чтобы избежать путаницы с сохраненными файлами, вы можете настроить Windows так, чтобы отображались все общие файлы. расширения.

Zip-файлы (и другие архивы) содержат информацию в зашифрованном виде. В этой форме информация не может напрямую использоваться другими приложениями. С помощью WinZip вы можете извлечь сжатые файлы, которые дадут вам точные копии исходных файлов в их исходном формате. После извлечения содержимого Zip-файла у вас есть возможность удалить Zip-файл. Это никоим образом не повлияет на файлы, которые вы извлекли. Однако вы также можете сохранить Zip-файл в другом месте, например на внешнем диске, в качестве резервной копии.

С помощью WinZip вы также можете создавать свои собственные Zip-файлы. Zip-файлы отлично подходят для резервного копирования наборов ваших файлов (например, папок с документами, фотографиями или исходным кодом). Имейте в виду, что создание файла Zip не удаляет и не изменяет исходные файлы.

Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу этой информации, отправьте запрос в службу технической поддержки.

Читайте также: