Системный администратор создает архив пользовательских файлов раз в неделю, однако место на диске
Обновлено: 03.07.2024
В Office 365 архивные почтовые ящики предоставляют пользователям дополнительное пространство для хранения почтовых ящиков. После включения архивного почтового ящика пользователя становится доступным до 100 ГБ дополнительного хранилища. В прошлом, когда была достигнута квота хранилища в 100 ГБ, организациям приходилось обращаться в Microsoft, чтобы запросить дополнительное пространство для архивного почтового ящика. Это уже не так.
Функция архивирования в Microsoft 365 (называемая архивирование с автоматическим расширением) предоставляет до 1,5 ТБ дополнительного места в архивных почтовых ящиках. При достижении квоты хранилища в архивном почтовом ящике Microsoft 365 автоматически (и постепенно) увеличивает размер архива до тех пор, пока размер архивного почтового ящика не достигнет 1,5 ТБ.
Пошаговые инструкции по включению автоматического расширения архивации см. в разделе Включение автоматического расширения архивации.
Автоматическое архивирование также поддерживает общие почтовые ящики. Чтобы включить архивирование общего почтового ящика, требуется лицензия Exchange Online, план 2, или лицензия Exchange Online, план 1, с лицензией Exchange Online Archiving.
Как работает автоматическое расширение архива
Как объяснялось ранее, при включении архивного почтового ящика пользователя создается дополнительное пространство для хранения почтовых ящиков. Если включено автоматическое расширение архивации, Microsoft 365 периодически проверяет размер архивного почтового ящика. Когда архивный почтовый ящик приближается к своему пределу хранения, Microsoft 365 автоматически создает дополнительное пространство для хранения архива. Если у пользователя заканчивается это дополнительное пространство для хранения, Microsoft 365 добавляет дополнительное пространство для хранения в архив пользователя. Этот процесс продолжается до тех пор, пока пользовательский архив не достигнет размера 1,5 ТБ. Этот процесс происходит автоматически, что означает, что администраторам не нужно запрашивать дополнительное хранилище для архива или управлять автоматическим расширением архива.
Вот краткий обзор процесса.
Если почтовый ящик помещается на удержание или назначается политике хранения, квота хранилища для архивного почтового ящика увеличивается до 110 ГБ при включении автоматического расширения архивации. Точно так же квота предупреждений об архивах увеличена до 100 ГБ.
Microsoft 365 автоматически добавляет больше места для хранения, когда это необходимо.
Автоматическое расширение архивации поддерживается только для почтовых ящиков, используемых отдельными пользователями (или общих почтовых ящиков), скорость роста которых не превышает 1 ГБ в день. Архивный почтовый ящик пользователя предназначен только для этого пользователя. Использование журналов, правил транспорта или правил автоматической переадресации для копирования сообщений в архивный почтовый ящик не разрешено. Microsoft оставляет за собой право отказать в дополнительном архивировании в случаях, когда архивный почтовый ящик пользователя используется для хранения архивных данных для других пользователей, или в других случаях ненадлежащего использования.
Что перемещается в дополнительное место для хранения архива?
гггг – год получения сообщений в папке.
ммм дд, гггг ч_м — это дата и время создания вложенной папки Office 365 в формате UTC на основе часового пояса пользователя и региональных настроек в Outlook.
На следующих снимках экрана показан список папок до и после перемещения сообщений в автоматически расширяемый архив.
Перед добавлением дополнительного хранилища
После добавления дополнительного хранилища
Как описано ранее, Microsoft 365 перемещает элементы во вложенные папки (и присваивает им имена в соответствии с соглашением об именах, описанным выше), чтобы облегчить распространение содержимого во вспомогательном архиве. Но перемещение элементов во вложенные папки может быть не всегда. Иногда целая папка может быть перемещена во вспомогательный архив. В этом случае папка сохранит свое первоначальное имя.В списке папок в Outlook не будет видно, что папка была перемещена во вспомогательный архив.
Требования Outlook для доступа к элементам в автоматически расширяемом архиве
Для доступа к сообщениям, хранящимся в автоматически расширяемом архиве, пользователи должны использовать один из следующих клиентов Outlook:
Outlook 2016 или Outlook 2019 для Windows
Outlook в Интернете
Outlook 2016 или Outlook 2019 для Mac
Вот что следует учитывать при использовании Outlook или Outlook в Интернете для доступа к сообщениям, хранящимся в автоматически расширяемом архиве.
Вы можете получить доступ к любой папке в вашем архивном почтовом ящике, включая те, которые были перемещены в автоматически расширяемую область хранения.
Если в архивном почтовом ящике есть хотя бы одна автоматически расширяемая область хранения, вы не можете удалить папку из архивного почтового ящика или из вспомогательного архива. Другими словами, после предоставления автоматически расширяемой области хранения вы не сможете удалить папки в архиве.
Вы можете удалять элементы в автоматически расширяемой области хранения. Однако вы не можете использовать функцию восстановления удаленных элементов для восстановления элемента после того, как для почтового ящика включено автоматическое расширение архивации.
Поиск для автоматического развертывания архивации доступен в Outlook для Интернета (OWA). Как и в онлайн-архиве, вы можете искать элементы, которые были перемещены в дополнительное хранилище. Когда архив выбран в качестве области поиска в OWA, поиск будет выполняться во всех архивах (включая автоматически развернутые архивы) и соответствующих им подпапках. Обратите внимание, что поиск не поддерживается для функции автоматического развертывания архива в ситуации с облачным архивом (основной почтовый ящик все еще находится локально).
Автоматически расширяемый поиск в архиве доступен в Outlook для Windows в канале Monthly Enterprise Channel. В этом обновлении доступна область текущего почтового ящика, что позволяет выполнять поиск в автоматически расширяемом архиве. Обратите внимание, что поиск не поддерживается для функции автоматического развертывания архива в ситуации с облачным архивом (основной почтовый ящик все еще находится в локальной среде). Дополнительные сведения об этой и других функциях поддержки Microsoft Search см. в статье Как Outlook для Windows, подключенный к Exchange Online, использует Microsoft Search.
Подсчет элементов в Outlook и подсчет прочитанных/непрочитанных (в Outlook и Outlook в Интернете) в автоматически развернутом архиве может быть неточным.
Автоматическое расширение архивации и другие функции соответствия
В этом разделе объясняются функции автоматического расширения архивации и других функций соответствия и управления данными.
Обнаружение электронных данных: при использовании инструмента обнаружения электронных данных, такого как поиск контента или обнаружение электронных данных на месте, также выполняется поиск в дополнительных областях хранения в автоматически расширяемом архиве.
Хранение. Если вы помещаете почтовый ящик на хранение с помощью таких инструментов, как удержание для судебного разбирательства в Exchange Online или удержание по делу eDiscovery, а также политик хранения в центре безопасности и соответствия требованиям, содержимое, находящееся в автоматически расширяемом архиве, также помещается на удержание.
Управление записями сообщений (MRM). Если вы используете политики удаления MRM в Exchange Online для окончательного удаления элементов почтового ящика с истекшим сроком действия, элементы с истекшим сроком действия, расположенные в автоматически расширяемом архиве, также будут удалены.
Служба импорта. Вы можете использовать службу импорта Office 365 для импорта файлов PST в автоматически расширяемый архив пользователя. Вы можете импортировать до 100 ГБ данных из файлов PST в архивный почтовый ящик пользователя.
Дальнейшие шаги
Дополнительные технические сведения об автоматическом расширении архивов см. в статье Microsoft 365: ответы на часто задаваемые вопросы по автоматически расширяющимся архивам.
Если вы готовы включить автоматическое расширение архивации, см. раздел Включение автоматического расширения архивации.
AutoArchive помогает управлять пространством в вашем почтовом ящике или на почтовом сервере, который вы используете, автоматически перемещая элементы в папку архива. В зависимости от параметров автоархивация выполняет одно или оба следующих действия:
Перемещает элементы из их исходного местоположения, обычно из одной из ваших активных папок, в архивную папку.
Куда попадают мои товары?
Файл архива представляет собой тип файла данных Outlook (.pst). При первом запуске AutoArchive файл архива автоматически создается в папке: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Я не могу найти папки, перечисленные в этой статье
Некоторые папки могут быть скрытыми. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в разделе Отображение скрытых файлов.
Навсегда удаляет элементы, срок действия которых истек.
Если вы решите удалить элементы, они не будут заархивированы. Если вы решите архивировать элементы, они не могут быть удалены с помощью автоархивации. После того, как элементы заархивированы, их можно удалить только вручную.
Если у вас есть несколько учетных записей Exchange в профиле Outlook и вы настроили автоархивацию для одной учетной записи, ко всем другим учетным записям Exchange автоматически будут применены одинаковые настройки.
Дополнительную информацию о функции автоархивации см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.
Сроки устаревания элементов Outlook
Любой элемент Outlook, срок хранения которого истек, включается в следующую автоархивацию, если только он не был специально помечен как исключенный. Период устаревания по умолчанию для каждой папки Outlook выглядит следующим образом:
Период старения
Входящие и черновики
Отправленные и удаленные элементы
Примечание. Создаваемые вами папки, содержащие элементы того же типа, что и папки «Входящие», «Календарь», «Задачи», «Заметки» или «Журнал», имеют одинаковый по умолчанию шестимесячный период устаревания. Например, почтовая папка, которую вы создаете для отчетов о состоянии, полученных от коллеги, или папка контактов, которую вы создаете для личных контактов.
Определить возраст элемента
Когда начинается период старения
Дата/время получения или время последнего изменения и сохранения сообщения, в зависимости от того, что наступит позднее. Пометка сообщения как прочитанного или непрочитанного является примером изменения сообщения.
Календарь встречи, мероприятия или встречи
Дата последнего изменения и сохранения элемента, в зависимости от того, что наступит позднее. Повторяющиеся элементы не автоматически архивируются. Независимо от даты последнего сохранения, будут заархивированы только те элементы календаря, которые уже произошли.
Дата завершения или время последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не помечены как выполненные, не автоматически архивируются. Задачи, назначенные другим людям, архивируются только в том случае, если они помечены как завершенные.
Когда вы последний раз изменяли и сохраняли заметку.
Дата создания записи журнала или дата последнего изменения и сохранения записи.
По умолчанию контакты не архивируются. Однако вы можете вручную заархивировать их.
Настройки и параметры автоархивации
См. следующие описания параметров и параметров, которые можно применить при настройке автоархивации.
Выполнять автоархивацию каждые n дней Выберите, как часто будет выполняться автоархивация. Одновременное архивирование большого количества элементов может снизить производительность компьютера. Поэтому лучше использовать автоархивацию чаще, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.
Чтобы отключить функцию автоархивации, снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.
Запрашивать перед запуском автоархивации Выберите, хотите ли вы, чтобы сообщение с напоминанием появлялось перед тем, как автоархивация обработает ваши элементы Outlook. Когда появятся подсказки, вы можете нажать Нет в сообщении с напоминанием, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.
Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты). По умолчанию этот параметр отключен. Установите этот флажок, чтобы удалять сообщения после истечения срока их хранения.
Архивировать или удалять старые элементы. Выберите этот параметр, если хотите установить или изменить следующие настройки. Если этот флажок снят, автоархивация выполняется с настройками по умолчанию.
Показать папку архива в списке папок. Установите этот флажок, чтобы папка архива отображалась вместе с другими вашими рабочими папками в области навигации. Если вы не используете этот параметр, вы все равно можете открыть папку архива — перейдите на вкладку «Файл», затем на вкладке «Открыть» нажмите «Открыть файл данных Outlook».
Очистить элементы старше Укажите возраст, в котором вы хотите архивировать элементы, в днях, неделях или месяцах. Вы можете настроить период от одного дня до максимум 60 месяцев.
Переместить старые элементы в Установите этот флажок, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле появится папка по умолчанию. Чтобы использовать другую папку, введите расположение папки в поле или нажмите кнопку Обзор. При выборе этого параметра отменяется выбор параметра Удалить элементы без возможности восстановления.
Удалить элементы без возможности восстановления. Этот параметр удаляет все элементы с истекшим сроком действия. Они не перемещаются, и архивная копия не сохраняется. Выбор этого параметра снимает выбор параметра Переместить старые элементы в.
Применить эти настройки ко всем папкам. Этот параметр применяет настройки автоархивации, включая ваши изменения, ко всем папкам. Чтобы указать уникальные параметры для одной или нескольких папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите "Свойства" и перейдите на вкладку "Автоархивация", чтобы изменить настройки для каждой папки, которую вы хотите изменить.
Все данные Blackboard регулярно резервируются на случай сбоя оборудования или непредвиденной потери данных. Однако резервные копии отдельных курсов создаются только один раз в неделю и только после того, как они становятся доступными для учащихся. Архивы хранятся всего неделю из-за большого объема памяти, необходимого для хранения нескольких резервных копий тысяч курсов.
В случае, если вы непреднамеренно удалите данные или иным образом обнаружите, что ваш курс находится в нежелательном для вас состоянии, есть большая вероятность, что мы сможем восстановить копию курса, которая вернет вас в лучшее состояние. Однако этот файл резервной копии может быть старше недели, поэтому мы не можем гарантировать, что сможем помочь. Кроме того, в этих архивах хранятся ссылки на загруженные вами файлы, а не сами файлы.Вы не можете восстановить потерянный файл при восстановлении курса из архива.
Если вы хотите иметь полный архив своего курса, включая загруженные файлы, вы можете создать архив самостоятельно, следуя приведенным ниже инструкциям. После создания файла архива загрузите его на локальный жесткий диск для безопасного хранения и удалите копию из области «Экспорт/Архив» в рамках курса. Вы не можете открыть этот архив и сделать так, чтобы он выглядел как ваш курс, и вы не можете переустановить его на сервере. Однако вы можете переслать этот архивный файл системному администратору для восстановления. В конце каждого семестра вы можете убедиться, что скачали архив. Любые архивные и/или экспортные файлы курсов удаляются через 30 дней после окончания семестра.
Чтобы создать архив курса:
1) Перейдите в область панели управления на главной странице курса.
2) Рядом с элементом "Пакеты и утилиты" в раскрывающемся меню выберите "Экспорт/архив".
3) На следующем экране выберите Архивировать
4) На следующем экране выберите Включить историю Центра оценок, если это необходимо. Это будет содержать любые предыдущие попытки или изменения оценок, которые могли произойти, а не только текущие оценки. Также выберите «Копировать ссылки и копии контента».
Blackboard поставит задание в очередь и отправит вам электронное письмо, когда архивирование будет завершено
6) Когда вы получите электронное письмо, вернитесь к курсу Packages and Utilities/Export-Archive.
7) Теперь вы увидите ссылку на готовый файл архива. Нажмите на ссылку, чтобы загрузить и сохранить на свой компьютер.
Используйте tar, чтобы эффективно создавать резервные копии и управлять ими. Узнайте, как tar может создавать, извлекать, добавлять, разделять, проверять целостность и многое другое.
Опубликовано: 18 сентября 2020 г. | Габби Тейлор
Фото К. ХОВАРДА из Pexels
Дополнительные ресурсы по Linux
Вы когда-нибудь пробовали что-то, но это не сработало, и вы не сделали резервную копию?
Одним из основных правил работы системного администратора является всегда создание резервной копии. Вы никогда не знаете, когда вам это может понадобиться. По моему личному опыту, это спасло меня больше раз, чем я могу сосчитать. Это обычная практика, и иногда это имеет значение в вашей готовой работе.
У утилиты tar есть множество опций и вариантов использования. Tar означает архив ленты и позволяет создавать резервные копии, используя: tar , gzip и bzip . Он сжимает файлы и каталоги в архивный файл, известный как tarball. Эта команда является одной из наиболее широко используемых для этой цели. Кроме того, архив можно легко перенести с одного сервера на другой.
Как создать резервную копию tar
В этом примере мы создаем резервную копию с именем backup.tar в каталоге /home/user .
Давайте разберем эти варианты:
-c — создать архив
-v — подробно показать процесс
-f — дать имя архиву
Как создать резервную копию tar.gz
В этом примере мы создаем резервную копию архива gzip с именем backup.tar.gz в каталоге /home/user .
Давайте разберем эти варианты:
-c — создать архив
-v — подробно показать процесс
-f — назвать архив
-z — сжатый архивный файл gzip
Как исключить файлы при создании резервной копии tar
В этом примере мы создаем резервную копию gzip с именем backup.tar.gz, но исключаем файлы с именами file.txt и file.sh с помощью параметра --exclude [имя файла].
Как извлечь содержимое из резервной копии tar (.gz)
В этом примере мы извлекаем содержимое из резервной копии gzip backup.tar.gz, в частности файл с именем file.txt из каталога /backup/directory в gzip-файл.
Давайте разберем эти варианты:
-x — извлечь содержимое
-v — подробно показать процесс
-f — назвать архив
-z — сжатый архивный файл gzip
Как составить список содержимого резервной копии tar(.gz)
В этом примере мы перечисляем содержимое из резервной копии gzip backup.tar.gz без его извлечения.
Давайте разберем эти варианты:
-t — перечислить содержимое
-v — подробно показать процесс
-f — назвать архив
-z — сжатый архивный файл gzip
Как использовать подстановочный знак
В этом примере мы используем подстановочный знак для резервной копии backup.tar. Подстановочные знаки позволяют выбирать файлы без специального поиска по ключевым словам. Это полезно в ситуациях, когда вы пытаетесь что-то найти, но не хотите указывать имя или хотите добавить все параметры, соответствующие этому конкретному поиску.
Давайте разберем эти варианты:
-c — создать резервную копию
-f — назвать архив
Как добавить или добавить файлы в резервную копию
В этом примере мы добавляем в резервную копию backup.tar. Это позволяет добавлять дополнительные файлы в уже существующую резервную копию backup.tar.
Давайте разберем эти варианты:
-r — добавить в архив
-v — подробный вывод
-f — дать имя файлу
Как разделить резервную копию на более мелкие
В этом примере существующая резервная копия разделена на более мелкие заархивированные файлы. Вы можете направить команду tar в команду split.
Давайте разберем эти варианты:
-c — создать архив
-v — подробный вывод
-f — дать имя файлу
В этом примере dir/ – это каталог, из которого вы хотите разделить содержимое резервной копии. Мы делаем резервные копии размером 200 МБ из папки /dir.
Как проверить целостность резервной копии tar.gz
В этом примере мы проверяем целостность существующего tar-архива.
Чтобы проверить, что файл gzip не поврежден:
Чтобы проверить целостность содержимого tar-файла:
Давайте разберем эти варианты:
-W — Проверить файл архива
-t — Список файлов архивного файла
-v — Подробный вывод
Используйте конвейеры и grep для поиска контента
В этом примере мы используем конвейеры и greps для поиска контента. Лучший вариант уже сделан для вас. Zgrep можно использовать для архивов gzip.
Вы также можете использовать команду zcat. Это показывает содержимое архива, а затем направляет вывод в grep .
Egrep отлично подходит для работы с обычными типами файлов.
Подведение итогов
В Tar можно многое сделать. Это позволяет вам создавать архив и легко управлять им с помощью доступных инструментов в вашем терминале. Если tar не установлен, вы можете сделать это в зависимости от вашей операционной системы. Tar полезен в нескольких различных случаях. Как системный администратор я создал множество резервных копий и восстановил некоторые из них. Всегда безопаснее сделать резервную копию файла или каталога перед внесением изменений на случай, если вам понадобится вернуться к исходным настройкам. Нам всем нужна такая безопасность.
[ Хорошее резервное копирование является важной частью любого плана обеспечения безопасности и аварийного восстановления. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с контрольным списком ИТ-безопасности и соответствия требованиям. ]
Читайте также: