Редактирование и форматирование в презентации начальника класса 11 в электронной таблице

Обновлено: 01.07.2024

Электронная таблица – это компьютерное приложение, предназначенное для добавления, отображения, анализа, организации и управления данными, расположенными в строках и столбцах. Это самое популярное приложение для учета, аналитики, представления данных и т. д. Или, другими словами, электронные таблицы — это масштабируемые файлы на основе сетки, которые используются для организации данных и выполнения расчетов. Люди во всем мире используют электронные таблицы для создания таблиц для личного и делового использования. Вы также можете использовать функции и формулы инструмента, которые помогут вам разобраться в ваших данных. Например, вы можете отслеживать данные в электронной таблице и автоматически просматривать суммы, различия, умножение, деление и даты заполнения, среди прочего. Microsoft Excel, листы Google, открытый офис Apache, LibreOffice и т. д. — это некоторые программы для работы с электронными таблицами. Среди всех этих программ Microsoft Excel является наиболее часто используемым инструментом для работы с электронными таблицами и доступен для Windows, macOS, Android и т. д.

Набор электронных таблиц называется рабочей книгой. Каждый файл Excel называется рабочей книгой. Каждый раз, когда вы начинаете новый проект в Excel, вам нужно будет создавать новую книгу. Существует несколько способов начать работу с книгой Excel. Чтобы создать новый рабочий лист или получить доступ к существующему, вы можете либо начать с нуля, либо использовать готовый шаблон.

Один лист Excel представляет собой табличную электронную таблицу, состоящую из матрицы прямоугольных ячеек, сгруппированных в строки и столбцы. Всего в нем 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что составляет 17 179 869 184 ячеек на одной странице электронной таблицы Microsoft Excel, где вы можете записывать, изменять и управлять своими данными.

Точно так же, как файл или книга состоит из одного или нескольких рабочих листов, содержащих различные типы связанных данных, рабочая книга Excel состоит из одного или нескольких рабочих листов. Вы также можете создавать и сохранять бесконечное количество рабочих листов. Основная цель — собрать все необходимые данные в одном месте, но по многим категориям (рабочим листам).

Функция электронной таблицы

Как мы знаем, на рынке доступно очень много приложений для работы с электронными таблицами. Таким образом, эти приложения предоставляют следующие основные функции:

<р>1. Строки и столбцы. Строки и столбцы — это две отдельные функции электронной таблицы, которые вместе образуют ячейку, диапазон или таблицу. Как правило, столбцы — это вертикальная часть листа Excel, и их может быть 256 на листе, тогда как строки — это горизонтальная часть, и их может быть 1048576.

Светло-зеленый цвет используется для выделения строки 3, а зеленый цвет используется для выделения столбца B. В каждом столбце 1048576 строк, а в каждой строке 256 столбцов.

=SUM(Arg1: Arg2): используется для нахождения суммы всех числовых данных, указанных в заданном диапазоне чисел.
=COUNT(Arg1: Arg2): используется для подсчета всего количества ячеек (будет подсчитано только число), указанного в заданном диапазоне чисел.
=MAX(Arg1: Arg2): используется для поиска максимального числа из заданного диапазона чисел.
=MIN(Arg1: Arg2): используется для поиска минимального числа из заданного диапазона чисел.
=TODAY(): используется для поиска сегодняшней даты.
=SQRT(Arg1): используется для нахождения квадратного корня указанной ячейки.

Например, вы можете использовать формулу, чтобы найти среднее значение целых чисел в столбце C от строки 2 до строки 7:

Диапазон значений, по которым вы хотите усреднить, определяется D2:D6. Формула находится рядом с полем имени на вкладке формулы.

Мы написали =СРЗНАЧ(D2:D6) в ячейке D9, поэтому среднее значение равно (2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)/6 = 27/6 = 4,5. Таким образом, вы можете быстро создать книгу, работать с ней, просматривать ее и сохранять таким образом.

<р>3. Функция: в электронных таблицах функция использует указанную формулу на входе и генерирует результат. Или, другими словами, функции создаются для решения сложных математических задач в электронных таблицах без использования реальных формул. Например, вы хотите найти общее количество числовых данных в столбце, а затем использовать функцию СУММ вместо добавления всех значений, представленных в столбце.

<р>4. Работа с текстом. Электронная таблица предоставляет различные типы команд для управления имеющимися в ней данными.

<р>5. Сводные таблицы: это наиболее часто используемая функция электронной таблицы. С помощью этой таблицы пользователи могут упорядочивать, группировать, суммировать или сортировать данные с помощью панели инструментов. Или, другими словами, сводные таблицы используются для обобщения большого количества данных. Он преобразует тонны данных в несколько строк и столбцов.

Использование электронных таблиц

Финансы. Электронные таблицы используются для финансовых данных так же, как и для проверки информации об учетной записи, налогах, транзакциях, выставлении счетов, бюджетах и т. д.
Формы. Электронная таблица используется для создания шаблонов форм для управления обзором производительности, расписаниями, опросами и т. д.
Школы и колледжи. Электронные таблицы чаще всего используются в школах и колледжах для управления данными учащихся, такими как посещаемость, оценки и т. д.
Списки. Электронные таблицы также используются для создания списков, таких как списки покупок, списки дел, контактные данные и т. д.
Отели. Электронные таблицы также используются в отелях для управления данными своих клиентов, такими как их личная информация, номера комнат, дата заезда, дата отъезда и т. д.

Компоненты электронных таблиц

<р>1. Заголовок: в строке заголовка отображается имя электронной таблицы и приложения.

<р>2. Панель инструментов: отображает все параметры или команды, доступные в Excel для использования.

<р>3. NameBox: отображает адрес текущей или активной ячейки.

<р>4. Панель формул: используется для отображения данных, введенных нами в активной ячейке. Кроме того, эта полоса используется для применения формул к данным электронной таблицы.

<р>5. Заголовки столбцов. Каждая таблица Excel содержит 256 столбцов, и каждый столбец, присутствующий в электронной таблице, назван буквами или комбинациями букв.

<р>6. Заголовки строк. Каждая таблица Excel содержит 65 536 строк, и каждая строка, присутствующая в электронной таблице, названа числом.

<р>7. Ячейка: в электронной таблице все, например числовое значение, функции, выражения и т. д., записывается в ячейку. Или мы можем сказать, что пересечение строк и столбцов известно как ячейка. Каждая ячейка имеет свое собственное имя или адрес в соответствии со своим столбцом и строками, и когда курсор находится на первой ячейке, эта ячейка называется активной ячейкой.

<р>8. Ссылка на ячейку: ссылка на ячейку, также известная как адрес ячейки, представляет собой способ описания ячейки на листе, который сочетает в себе букву столбца и номер строки. Мы можем ссылаться на любую ячейку на листе, используя ссылки на ячейки (в формулах Excel). Как показано на изображении выше, ячейка в столбце A и строке 1 обозначается как A1. Такие обозначения можно использовать в любой формуле или дублировать значение одной ячейки в другую (используя = A1).

<р>9. Кнопки навигации. Электронная таблица содержит первую, предыдущую, следующую и последнюю кнопки навигации. Эти кнопки используются для перехода от одного рабочего листа к другому рабочему листу.

<р>10. Вкладки листов: как мы знаем, рабочая книга представляет собой набор рабочих листов. Таким образом, эта вкладка содержит все рабочие листы, присутствующие в рабочей книге, по умолчанию она содержит три рабочих листа, но вы можете добавить больше в соответствии с вашими требованиями.

Создать новую таблицу или книгу

Чтобы создать новую электронную таблицу, выполните следующие действия:

Шаг 1. Нажмите в левом верхнем углу кнопку Microsoft Office, и появится раскрывающееся меню.

Шаг 2. Теперь выберите «Создать» в меню.

Шаг 3. После выбора параметра «Создать» появится диалоговое окно «Новая книга», а затем на вкладке «Создание» щелкните пустой документ.

Новый пустой рабочий лист будет создан и показан на вашем экране.

Примечание. Когда вы открываете MS Excel на своем компьютере, для вас создается новая рабочая книга.

Сохранение книги

В Excel мы можем сохранить книгу, выполнив следующие действия:

Шаг 1. Нажмите кнопку Microsoft Office в левом верхнем углу, и появится раскрывающееся меню:

Сохранить как: чтобы дать электронной таблице имя и затем сохранить ее в определенном месте. Выберите «Сохранить как», если хотите сохранить файл в первый раз или под другим именем.
Сохранить: чтобы сохранить работу, выберите "Сохранить" или нажмите Ctrl + S, если файлу уже присвоено имя.

Вот как можно сохранить книгу в Excel.

Вставка текста в электронную таблицу

Excel состоит из множества строк и столбцов, каждое прямоугольное поле в строке или столбце называется ячейкой. Таким образом, сочетание буквы столбца и номера строки можно использовать для поиска адреса ячейки на листе или электронной таблице. Мы можем ссылаться на любую ячейку на листе, используя эти адреса (в формулах Excel). Поле имени в левом верхнем углу (под вкладкой "Главная") отображает адрес ячейки всякий раз, когда вы щелкаете ячейку.

Чтобы вставить данные в ячейку, выполните следующие действия:

Шаг 1. Перейдите к ячейке и нажмите на нее

Шаг 2. Набрав что-нибудь на клавиатуре, вы можете вставить свои данные (в выбранную ячейку).

Всякий текст, который вы вводите, также отображается в строке формул (для этой ячейки).

Редактировать/удалять содержимое ячеек в электронной таблице

Чтобы удалить содержимое ячейки, выполните следующие действия:

Шаг 1. Чтобы изменить или удалить текст в ячейке, сначала выделите ее.

Шаг 2. Нажмите клавишу Backspace на клавиатуре, чтобы удалить и исправить текст. Либо нажмите клавишу «Удалить», чтобы удалить все содержимое ячейки. Вы также можете редактировать и удалять текст с помощью строки формул. Просто выберите ячейку и переместите указатель на строку формул.

Правда такова: прежде чем идти на собеседование, вы должны иметь базовые знания Microsoft Excel. Все, от бухгалтера до администратора, от отдела кадров до административного отдела, используют Microsoft Excel.

Его используют не только крупные компании, мелкие предприниматели и студенты колледжей, которые используют его в своей повседневной работе. Это то, что вы не можете пропустить. Чтобы получить работу, необходимо изучить базовые задачи Excel (по крайней мере, некоторые из них) в современную эпоху, это твердая истина.

И чтобы помочь вам в этом, я составил это руководство. Это руководство поможет вам изучить все эти основы на нескольких примерах. И некоторые из самых важных руководств для начинающих.

Итак, без лишних слов давайте приступим к делу.

Введение в Microsoft Excel

Существует множество программ для работы с электронными таблицами, но из всех наиболее широко используется Excel. Люди используют его последние 30 лет, и за эти годы в нем появилось все больше и больше функций.

Самое лучшее в Excel то, что его можно применять для решения многих бизнес-задач, включая статистику, финансы, управление данными, прогнозирование, анализ, отслеживание запасов и выставление счетов, а также бизнес-аналитику.

Вот несколько вещей, которые он может сделать для вас:

Подсчет цифр
Диаграммы и графики
Хранение и импорт данных
Работа с текстом
Шаблоны/панели мониторинга
Автоматизация задач
И многое другое…

Сначала вам нужно понять три наиболее важных компонента Excel:

1. Ячейка

Ячейка – это самая маленькая, но самая мощная часть электронной таблицы. Вы можете ввести свои данные в ячейку, набрав или скопировав вставку. Данные могут быть текстом, числом или датой. Вы также можете настроить его, изменив размер, цвет шрифта, цвет фона, границы и т. д.

Каждая ячейка идентифицируется своим адресом ячейки, адрес ячейки содержит номер столбца и номер строки (если ячейка находится в 11-й строке и в столбце AB, ее адрес будет AB11).

2. Рабочий лист:

Рабочий лист состоит из отдельных ячеек, которые могут содержать значение, формулу или текст. Он также имеет невидимый слой рисования, который содержит диаграммы, изображения и диаграммы. Доступ к каждому рабочему листу рабочей книги осуществляется нажатием на вкладку в нижней части окна рабочей книги.

Кроме того, рабочая книга может хранить листы диаграмм; на листе диаграммы отображается одна диаграмма, доступ к которой можно получить, щелкнув вкладку.

3. Рабочая тетрадь

Книга — это отдельный файл, как и любое другое приложение. Каждая рабочая книга содержит один или несколько рабочих листов. Вы также можете сказать, что рабочая книга представляет собой набор из нескольких рабочих листов или может быть одним рабочим листом.

Вы можете добавлять или удалять рабочие листы, скрывать их в рабочей книге, не удаляя их, а также изменять порядок своих рабочих листов в рабочей книге.

Компоненты окна Microsoft Excel

Прежде чем вы начнете его использовать, очень важно понять, что находится в его окне. Итак, впереди у нас есть все основные компоненты, которые вам нужно знать, прежде чем войти в мир Microsoft Excel.

Активная ячейка: выбранная в данный момент ячейка. Он будет выделен прямоугольной рамкой, а его адрес будет показан в адресной строке. Вы можете активировать ячейку, щелкнув по ней или используя кнопки со стрелками. Чтобы изменить ячейку, дважды щелкните ее или нажмите клавишу F2.
Столбцы. Столбец представляет собой вертикальный набор ячеек. Один рабочий лист содержит всего 16384 столбца. Каждый столбец имеет свой собственный алфавит для идентификации, от A до XFD. Вы можете выбрать столбец, щелкнув его заголовок.
Строки. Строка представляет собой горизонтальный набор ячеек. Один рабочий лист содержит всего 1048576 строк. Каждая строка имеет свой идентификационный номер, начиная с 1 и заканчивая 1 048 576. Вы можете выбрать строку, щелкнув номер строки, отмеченный в левой части окна.
Маркер заполнения. Это небольшая точка в правом нижнем углу активной ячейки. Это поможет вам заполнить числовые значения, текстовые ряды, вставить диапазоны, вставить серийные номера и т. д.
Адресная строка: показывает адрес активной ячейки. Если вы выбрали более одной ячейки, то будет показан адрес первой ячейки в диапазоне.: Панель формул — это панель ввода, расположенная под лентой. Он показывает содержимое активной ячейки, и вы также можете использовать его для ввода формулы в ячейку.
Строка заголовка. В строке заголовка отображается имя вашей книги, за которым следует имя приложения ("Microsoft Excel").
Меню «Файл». Меню «Файл» такое же простое, как и все другие приложения. Он содержит такие параметры, как («Сохранить», «Сохранить как», «Открыть», «Новый», «Печать», «Параметры Excel», «Поделиться» и т. Д.). : панель инструментов для быстрого доступа к часто используемым параметрам. Вы можете добавить свои любимые параметры, добавив новые параметры на панель быстрого доступа.
Вкладка «Лента». Начиная с Microsoft Excel 2007, все меню параметров заменены лентами. Вкладки на ленте – это набор определенных групп параметров, которые также содержат параметры.
Вкладка «Рабочий лист». На этой вкладке отображаются все рабочие листы, присутствующие в рабочей книге. По умолчанию в новой книге вы увидите три рабочих листа с именами Sheet1, Sheet2, Sheet3 соответственно.
Строка состояния. Это тонкая полоска в нижней части окна Excel. Это даст вам мгновенную помощь, как только вы начнете работать в Excel.

Основные функции Microsoft Excel

Функции Excel — одна из самых важных функций Excel. Это поможет вам выполнять основные расчеты, а также сложные. Ниже я перечислил 10 основных функций Excel, которые вам необходимо изучить.

Основные руководства по Microsoft Excel

Ниже я перечислил некоторые из наиболее важных учебных пособий по основам Microsoft Excel, которые могут быть вам полезны в повседневной работе.

Преимущества электронных таблиц

Таблицы бесплатны.
Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.
Таблицы можно настраивать.
Таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.
Управлять данными и анализировать их легко.
Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.
Таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.
Таблицы – великолепный инструмент для работы с финансовыми документами.
У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.
Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

1. Электронные таблицы бесплатны.

Для большинства компаний программное обеспечение для работы с электронными таблицами доступно и часто бесплатно. Независимо от того, использует ли ваша компания Microsoft Excel или использует Google Таблицы Google Workspace, большинство людей, имеющих подключение к Интернету, могут получить доступ к электронным таблицам.

2. Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.

Использовали ли вы электронные таблицы для управления личными финансами или потратили бессчетное количество часов на создание сводных таблиц для предыдущих должностей, скорее всего, у вас есть некоторый практический опыт работы с электронными таблицами. Помимо создания сложных формул, запись информации в электронные таблицы довольно интуитивно понятна и не требует интенсивного обучения, чтобы освоить ее. Это делает электронные таблицы доступным вариантом для команд, которые быстро расширяются и не имеют времени на обучение новых сотрудников работе со сложным программным обеспечением.

3. Электронные таблицы можно настраивать.

Таблицы легко настраиваются, особенно если вы знаете, как использовать множество формул и функций. С помощью электронной таблицы можно создать документ любого типа, даже календарь.

Поскольку их можно настраивать, их использование может быть пугающим. Вы даже не знаете, с чего начать, если нет шаблона электронной таблицы для того, что вы хотите сделать. Поэтому, если вы хотите использовать электронные таблицы для бизнеса, важно, чтобы хотя бы один из членов вашей команды знал, как настроить электронную таблицу для оптимизации бизнес-процесса.

4. Электронные таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.

В настоящее время большинство бизнес-инструментов предоставляют некоторые функции для совместной работы. Например, Trello позволяет командам управлять проектами в одном интерфейсе. Но ни один инструмент не обеспечивает такой наглядности, как электронная таблица.

Таблицы могут свободно редактироваться любым членом команды, что автоматически расширяет возможности совместной работы. В то время как другие инструменты могут блокировать некоторые разрешения в зависимости от должностей членов команды или уровней управления, в электронных таблицах таких ограничений нет (если только вы не ограничиваете разрешения намеренно).

Обратите внимание, что это верно только для онлайн-инструментов, таких как Google Таблицы. Инструмент, загруженный на ваш локальный диск, например Excel, не будет таким удобным для совместной работы, поскольку файл доступен только на вашем ноутбуке.

5. Данные легко обрабатывать и анализировать.

Электронные таблицы упрощают работу с данными. Вы можете складывать, вычитать, делить и умножать наборы данных; создавать сводные таблицы; удалить дубликаты; получить данные с других вкладок; и искать во всех строках и столбцах определенную фразу или параметр.

Однако у этого есть и обратная сторона. Вы можете легко сломать электронную таблицу, если случайно удалите фрагмент данных, который был частью формулы или вычисления. Также легко случайно передать информацию из ячейки в другую ячейку, и к тому времени, когда вы это поймаете, может быть уже слишком поздно, чтобы отменить это. Так что вам придется скрестить пальцы и надеяться, что вы помните данные.

6. Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.

Это особенно верно для облачных таблиц Google. Используя такой инструмент, как Zapier или Integromat, вы можете автоматически загружать данные электронной таблицы в свою CRM или в программное обеспечение для управления проектами — при условии, что столбцы электронной таблицы соответствуют полям ввода в программном обеспечении. Если есть несоответствие, вы можете ожидать серьезных ошибок интеграции.

7. Электронные таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.

При использовании специализированной системы, такой как программное обеспечение для продаж, пользователям может потребоваться время, с электронными таблицами таких проблем не возникает. Как только вы создадите электронную таблицу и поделитесь ею с членами команды, ее легко интегрировать в рабочий процесс команды — независимо от размера вашей команды.

8. Электронные таблицы — отличный инструмент для работы с финансовыми документами.

Нет другого инструмента, кроме электронной таблицы, для создания финансовых документов, таких как балансы, бизнес-бюджеты и отчеты о движении денежных средств. Когда вы будете готовы экспортировать данные о доходах и активах из своего бухгалтерского инструмента, это так же просто, как подставлять числа и создавать новый отчет в электронной таблице каждый квартал.

9. У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.

Ранее я упоминал, что для использования электронной таблицы в вашем случае вам, вероятно, понадобится шаблон. В противном случае было бы сложно создать электронную таблицу, которая будет работать для вас и вашей команды. Хорошая новость заключается в том, что существует множество шаблонов как для Excel, так и для Google Таблиц. Вы можете найти около сотни примеров в библиотеке бизнес-шаблонов HubSpot.

10. Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

Вы можете использовать электронные таблицы для визуализации данных, но вы должны знать, как это сделать. В таком инструменте, как HubSpot CRM, вам просто нужно получить доступ к инструменту панели отчетности, чтобы увидеть ваши данные, визуализированные автоматически. Электронные таблицы могут делать то же самое, но вам нужно знать, как правильно выбирать данные, чтобы не получить ошибку.

Как только вы научитесь обращаться с инструментами визуализации электронных таблиц, вы сможете легко создавать диаграммы и графики.

Подводя итог, можно сказать, что электронных таблиц может быть достаточно для стартапов на самых ранних стадиях, но эти преимущества часто недолговечны. Со временем электронные таблицы могут принести больше проблем, чем пользы.

Даже для небольшой компании управление информацией о клиентах с помощью электронных таблиц в лучшем случае непродуктивно, а в худшем — просто опасно по целому ряду причин. Теперь давайте обсудим недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах и бизнес-данных.

Недостатки электронных таблиц

Электронные таблицы неудобны для пользователя.
Таблицы не защищены.
Трудно сказать, кто редактировал таблицу.
У правды будет несколько версий.
В электронных таблицах могут быть ошибки.
Жалоба — это больно.
Визуализация данных затруднена.
Ключевые данные о клиентах зависят от повседневной жизни.
Встроенной интеграции с бизнес-системами нет.
С помощью электронных таблиц менеджерам сложнее управлять членами команды.
Таблицы недоступны для мобильных устройств.
Таблицы трудно масштабировать.

1. Электронные таблицы неудобны для пользователя.

От этого никуда не деться. Электронные таблицы просто неудобны для пользователя. Они настраиваемые и знакомые, но когда вам нужно обрабатывать много данных, вы обнаружите, что прокручиваете сотни, если не тысячи строк и столбцов.Трудно сделать электронные таблицы удобными для восприятия и чтения.

Например, взгляните на эту таблицу:

А затем посмотрите аналогичную информацию в CRM HubSpot:

Намного легче читать и управлять, не так ли? Приведенный выше вид применяется автоматически. Если вы хотите сделать электронную таблицу более удобной для пользователя и легкой для чтения, вам придется значительно поработать с цветами, шрифтом и размером шрифта.

2. Электронные таблицы не защищены.

В отличие от выделенной системы, требующей доступа для входа в систему, электронные таблицы можно распространять среди всех и везде, просто отправив электронное письмо. Это позволяет недовольному или недобросовестному сотруднику легко обмениваться сведениями о потенциальных клиентах и клиентах с внешними контактами (читай: с вашими конкурентами).

3. Трудно сказать, кто редактировал таблицу.

Несмотря на то, что электронные таблицы – это отличные инструменты для совместной работы, которые позволяют любому члену вашей команды добавлять информацию, сложно сказать, кто редактировал ячейку. Это может затруднить точное определение соответствующей стороны в случае возникновения ошибки или если что-то еще пойдет не так с листом.

В частности, в сфере продаж сложно создать упорядоченную систему для распределения лидов и клиентов, когда вы работаете с электронными таблицами. Если вы не научите своих представителей делать подробные записи и следовать строгому процессу документирования, вы не сможете узнать, кто в последний раз связывался с покупателем или потенциальным клиентом, каково было содержание сообщения и когда произошло взаимодействие.

4. Версий правды будет несколько.

Все могут начать работать с одними и теми же данными . но, вероятно, это не будет оставаться таким долго. Каждый раз, когда представитель вносит изменения в основную таблицу, ему необходимо загрузить ее в центральный репозиторий, чтобы изменения были переданы остальной команде.

А если они забудут это сделать, у вас будет несколько версий "одной" таблицы — все с немного разными данными. Как узнать, какой из них правильный? Это верный рецепт беспорядочного процесса продаж.

5. Электронные таблицы подвержены ошибкам.

Что ж, электронные таблицы не подвержены ошибкам, но их пользователи, безусловно, подвержены ошибкам. (Виновен.)

С учетом того, что с одной таблицей работает так много людей, а одновременно выполняется так много изменений и расчетов, вполне естественно, что электронные таблицы будут содержать ошибки определенного типа. Если вы надеетесь на точность, не ждите ее от электронных таблиц. Вот почему разумно инвестировать в программное обеспечение базы данных, которое может быстро и точно устранять ошибки самостоятельно или сообщать вам об их исправлении. Потому что самое худшее в электронных таблицах, особенно в больших, заключается в том, что в них легко пропустить ошибки, если только вы не просматриваете их последовательно строку за строкой.

6. Жалоба — это больно.

Скомпилировать все различные версии электронной таблицы в одну основную копию достаточно сложно, но тогда менеджеры должны составлять содержательные отчеты на основе данных. Как известно любому, кто пробовал создавать отчеты в Excel, это не для слабонервных. И чем сложнее ваши данные, тем сложнее становится отчетность.

7. Визуализация данных затруднена.

Как уже упоминалось, пользователи могут создавать диаграммы и графики в электронных таблицах. Но "создать" - ключевое слово. Сборка любого вида визуализации данных в электронной таблице занимает много времени и вызывает разочарование. Менеджеры могут вообще отказаться от визуальных эффектов — в конце концов, они не нужны. Но представление электронной таблицы, состоящей из тысяч строк, гарантированно вызовет у членов вашей команды глаза.

8. Важнейшие данные о клиентах зависят от повседневной жизни.

Если вы используете Excel, вы рискуете потерять данные. Много данных. Данные, хранящиеся исключительно на отдельных компьютерах, могут быть потеряны навсегда, если ваш ноутбук упадет или будет залит кофе. Хотя Google Таблицы — отличная альтернатива, они также могут привести к потере данных при потере подключения к Интернету.

9. Нет встроенной интеграции с бизнес-системами.

Если вы хотите подключить свои электронные таблицы к другим используемым вами системам, вам придется надеяться, что существует интеграция с Zapier или аналогичным инструментом. Если этого не произойдет, вам не повезло, и вам придется вручную передавать данные в другие системы.

Отсутствие интеграции означает, что клиенты и потенциальные клиенты могут получать избыточную информацию. или вообще никакой. Ни один из этих сценариев не приведет к продажам или росту вашего бизнеса.

10. Электронные таблицы усложняют менеджерам управление членами команды.

Чтобы эффективно обучать и наставлять, менеджеры должны иметь представление о повседневных действиях и процессах членов своей команды. Это почти невозможно сделать с помощью электронных таблиц. И члены команды, и менеджеры быстро разочаруются в кажущемся бесконечным цикле загрузки, скачивания, прикрепления и отправки электронных таблиц.

Намного лучшей альтернативой является инструмент управления проектами или CRM, в котором ведется учет всех действий представителей.

11. Электронные таблицы недоступны для мобильных устройств.

Это плохо для любой команды, но особенно плохо для продаж. Доказано, что мобильный доступ к системам продаж повышает производительность торговых представителей — по некоторым оценкам, на целых 24%. Но, несмотря на другие достоинства электронных таблиц, они не совсем удобны для мобильных устройств. Вытаскивание ноутбука каждый раз, когда вам нужно ввести или изменить данные о клиенте, быстро утомляет.

Для сравнения, HubSpot CRM предлагает торговым представителям мобильное приложение, с помощью которого они могут быстро вводить свои действия.

12. Таблицы трудно масштабировать.

После того как ваша компания и список ваших клиентов начнут расти, таблицы продаж тоже должны будут расти. Однако чем больше электронная таблица, тем больше вероятность того, что она будет содержать ошибки и неработающие формулы. Не говоря уже о том, что большие электронные таблицы гораздо более громоздки как для пользователей, так и для администраторов.

Таблицы звучат как твердое «нет», не так ли? Но когда вы используете электронную таблицу по сравнению с другими типами инструментов? Давайте сейчас рассмотрим эти экземпляры.

Когда использовать электронную таблицу

Если вы хотите одновременно управлять большим набором данных

Таблицы – отличный инструмент, когда вам нужно единовременно обрабатывать и обрабатывать большой набор данных. Допустим, вы экспортировали все данные о трафике для своего веб-сайта и хотите найти страницы с наибольшим трафиком. Электронные таблицы позволяют довольно быстро просматривать данные для одной даты или одного временного диапазона в одном знакомом интерфейсе.

Однако если вы хотите отслеживать трафик с течением времени, электронные таблицы — не лучший инструмент, поскольку вам придется экспортировать набор данных каждый раз, когда вы хотите получить к нему доступ. Также нет возможности легко визуализировать данные. Вы все еще можете, но вам придется использовать сложные формулы для извлечения данных и их правильной визуализации.

Когда ваша компания только начинает свою деятельность

Электронные таблицы дешевы, а иногда и бесплатны, как в случае с Google Таблицами. Когда компания только начинает свою работу, деньги не текут рекой. Стартапы тратят все свои деньги на свой продукт, а на операционной стороне обходятся эквивалентом изоленты.

Это означает, что когда нужно отслеживать данные о клиентах и контактных данных, электронные таблицы являются естественным выбором. Это тоже имеет смысл. Если у вас всего несколько клиентов, можно просто внести их информацию в электронную таблицу и поделиться ею с одним или двумя продавцами из штата.

Однако, как только ваш бизнес начнет расти, важно перейти на базу данных.

Когда нет специального инструмента для того, что вы хотите сделать

В некоторых случаях может не быть инструмента, который мог бы предоставить специализированные функции организации и совместной работы, предлагаемые электронными таблицами.

Например, предположим, что вы являетесь частью большой команды писателей с распределенными членами команды. Возможно, вам понадобится инструмент, который позволит вам просматривать и сортировать все статьи, над которыми все работают одновременно, вместо того, чтобы переходить от одной доски проекта к другой, как в программном обеспечении для управления проектами.< /p>

Таблицы — отличный инструмент для этого. Используя формулы и функции, вы можете создать электронную таблицу, которая будет делать именно то, что вам нужно.

Если вы не относитесь к этим лагерям, вам лучше использовать базу данных, а не электронную таблицу, особенно если вы занимаетесь продажами.

Использование баз данных по сравнению с электронными таблицами

Базы данных – это программы, предназначенные для хранения, организации и извлечения данных. В продажах наиболее распространенным типом используемой базы данных является менеджер по работе с клиентами, также известный как CRM. Во-первых, узнайте о преимуществах CRM. Затем давайте сравним работу с базой данных с работой с электронной таблицей.

1. База данных служит центральным ресурсом.

База данных CRM – это инструмент, который хранит всю контактную информацию о ваших клиентах и клиентах в одном централизованном месте, к которому может легко получить доступ вся ваша команда с разных устройств. Эта система может организовать все ваши данные, связанные с контактами, включая электронные письма, телефонные звонки и чат с клиентами и потенциальными клиентами.

2. Он предлагает бесшовную интеграцию с другим программным обеспечением.

Кроме того, базу данных CRM можно легко интегрировать с другими бизнес-системами вашей компании, включая маркетинговое программное обеспечение, что может улучшить сотрудничество между вашими отделами продаж и маркетинга, гарантируя, что ваши потенциальные клиенты не получат ту же информацию или вообще не будут упущены.< /p>

3.Это легко масштабировать для растущих компаний.

Таблицы удобны для хранения основных количественных данных и часто обслуживаются вручную. С другой стороны, базы данных более эффективно хранят качественные данные, поэтому они идеально подходят для сложных предприятий с большой клиентской базой или сложным процессом продаж. Базы данных часто имеют возможности автоматизации, которые помогают организациям сэкономить время на ручном вводе данных.

Для компаний, которые масштабируются или быстро приобретают новых клиентов за короткий период времени, переход с электронных таблиц на базу данных CRM может помочь вашей компании продавать больше клиентов.

Стоит ли преимущества электронных таблиц нести недостатки?

Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они бесплатны (с реализацией Microsoft Office или Google Workspace) и не требуют обучения.

Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой компании, у которой нет ни денег, ни ресурсов для обучения. Но инструмент базы данных, такой как HubSpot CRM, гораздо лучше подходит для большинства команд. И лучшая часть? CRM может быть такой же недорогой, как электронная таблица. Откажитесь от электронных таблиц вместе со всеми их различными проблемами и получите CRM, чтобы эффективно развивать свою команду и свою компанию.

Примечание редактора. Это сообщение было первоначально опубликовано в апреле 2015 года и обновлено для полноты картины.

Если вы работаете с Excel изо дня в день, сочетания клавиш Excel помогут вам сократить рабочий день и сэкономить много времени.

Кроме того, он также способен очаровать ваших коллег и начальника, заставив их думать, что вы мастер Excel.

Когда я начинал свою карьеру аналитика, я был в полном восторге от одного из моих коллег, который очень быстро работал с Excel. Казалось, что у него всегда есть сочетание клавиш для всего.

Однажды он рассказал мне свой секрет…

«Вам не нужно знать все ярлыки. Просто осваивайте те, которые вам нужны, регулярно, и у вас все получится».

Я последовал его совету, и знание сочетаний клавиш Excel очень помогло мне в работе (особенно в том, что касается впечатления на моего начальника).

Сочетания клавиш Excel

В этом руководстве я делюсь своими 20 лучшими сочетаниями клавиш Excel, которые помогут вам ускорить работу и сэкономить много времени.

Как использовать интерпретацию сочетаний клавиш: CONTROL + T означает нажатие клавиши Control, а затем клавишу T. CONTROL T означает удержание клавиши Control и нажмите клавишу T.

Если у вас есть числа в столбце/строке, вы можете быстро получить сумму с помощью этого сочетания клавиш Excel.

Когда вы копируете и вставляете ячейку или диапазон ячеек, также копируются значение, содержащаяся в нем формула и форматирование. Если вы хотите только скопировать значения, используйте следующую комбинацию клавиш.

Это поможет вам при вводе данных в Excel.

Используйте его, чтобы скопировать ячейку прямо над активной ячейкой. Обратите внимание, что это также скопирует содержимое, формулы и форматирование.

Следующие сочетания клавиш используются для выбора всей строки или столбца, содержащего активную ячейку.

Чтобы выбрать всю строку:

Например, если выделена ячейка B2, то Shift + пробел выберет вторую строку, а Control + пробел — второй столбец.

Чтобы удалить выбранные ячейки, строки или столбцы, используйте сочетание клавиш:

При этом откроется диалоговое окно "Удалить", в котором можно выбрать один из следующих вариантов:

Сдвинуть ячейки влево.
Сдвинуть ячейки вверх.
Удалить всю строку.
Удалить весь столбец.

Чтобы быстро применить границы к выделенным ячейкам, используйте сочетание клавиш:

Обратите внимание, что это относится к формату «Все границы», что означает, что все ячейки получают формат границ. Если вы хотите применить границу контура, используйте только ALT + H + B + S.

Если ваша работа связана с вставкой большого количества комментариев в ячейки Excel, вы найдете этот ярлык очень полезным.

Чтобы быстро вставить комментарий в ячейку, используйте сочетание клавиш:

Это вставит комментарий и поместит курсор внутри комментария.

После ввода комментария нажмите клавишу Escape, чтобы выйти из режима комментариев. Ячейка, содержащая комментарий, будет отмечена красным треугольником в правом верхнем углу.

Если у вас уже есть комментарий в ячейке, это откроет комментарий и поместит курсор внутрь комментария.

Это сочетание клавиш можно использовать для быстрой вставки временных меток в ячейки.

Чтобы вставить текущую дату, используйте сочетание клавиш:

Чтобы вставить текущее время, используйте сочетание клавиш:

Если у вас в рабочей книге много листов, вы можете сходить с ума, перемещаясь по ней.

Вот сочетание клавиш, которое решает эту проблему.

Чтобы перейти к предыдущему рабочему листу:

Чтобы перейти к следующему рабочему листу:

Обратите внимание, что если вы продолжите удерживать клавиши, он продолжит переход к предыдущему/следующему рабочему листу.

Несмотря на то, что вы можете легко применить/удалить фильтр с помощью параметра "Фильтр" на ленте (на вкладке данных), это все равно требует времени и пары щелчков мышью.

Вот сочетание клавиш, которое мгновенно применит фильтр данных (или удалит фильтры, если они уже применены):

Давайте сначала объясню, почему это важно.

Предположим, у вас есть список в Excel, и вы скрываете несколько строк. Теперь, если вы скопируете весь список и вставите его в другое место, будут скопированы все ячейки (включая скрытые, как показано ниже):

Обратите внимание, что несколько строк в исходном наборе данных скрыты, но при копировании и вставке копируются даже скрытые строки.

Если вы не хотите, чтобы это произошло, сначала нужно выбрать только видимые ячейки. Для этого выделите весь список и используйте сочетание клавиш:

Теперь, когда вы копируете его и вставляете куда угодно, вы можете быть уверены, что копируются только видимые ячейки.

Если вы работаете с огромным набором данных, который охватывает сотни или тысячи строк и множество столбцов, вы столкнетесь с проблемой исчезновения заголовка при прокрутке вниз. На это часто уходит много времени, так как вам приходится прокручивать назад, чтобы увидеть, что означает точка данных.

В таких случаях рекомендуется замораживание строк и столбцов.

Вот ярлыки для закрепления строк/столбцов:

Обратите внимание, что верхняя строка фиксируется.

Обратите внимание, что крайний левый столбец фиксируется.

Если вы хотите закрепить и строки, и столбцы, выберите ячейку, над которой вы хотите закрепить строки (вы можете закрепить более одной строки), и слева от которой вы хотите закрепить столбцы (может быть один или несколько чем один). Например, если вы хотите закрепить две верхние строки и один столбец слева, выберите ячейку B3.

Теперь используйте ярлык:

Этот мой любимый. Если вы хотите изменить форматирование ячейки или диапазона ячеек, выберите ячейки и используйте сочетание клавиш:

Это шлюз ко всем возможностям форматирования, которые вы можете выполнить в этом Excel. Откроется диалоговое окно с разными вкладками для разных типов форматирования.

Иногда вам может понадобиться отобразить текст/данные в двух или более строках в одной и той же ячейке Excel. Например, вы можете ввести адрес в ячейку, но номера домов, улицу, город, штат в разных строках той же ячейки.

Для этого поместите курсор туда, куда вы хотите вставить строку, и используйте сочетание клавиш:

Если вы работаете с несколькими книгами, вам может потребоваться переключаться между ними. Популярный ярлык для этого — ALT + TAB

Но это приведет к циклическому перебору всех открытых приложений. Например, если у вас одновременно открыто несколько приложений, таких как браузер, PowerPoint, Word, Excel, Skype, VLC и т. д., сочетание клавиш ALT + TAB будет переключаться между всеми этими приложениями.

Вместо этого активируйте книгу, а затем используйте следующий ярлык для переключения только между открытыми книгами.

Чтобы вставить гиперссылку в ячейку, необходимо открыть диалоговое окно "Вставить гиперссылку". Сочетание клавиш для этого:

Если вы хотите вставить маркеры в Excel (если вы создаете список), вы можете сделать это быстро, используя сочетание клавиш.

Если на вашей клавиатуре есть цифровая клавиатура:

Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить маркер.
Либо дважды щелкните ячейку, либо нажмите F2, чтобы перейти в режим редактирования.
Удерживая клавишу ALT, нажмите 7 или 9, не отпуская клавишу ALT.
Как только вы отпустите клавишу ALT, появится маркер.

Если у вас нет цифровой клавиатуры (как у моего ноутбука), сначала активируйте NumLock, а затем повторите описанные выше шаги (или попробуйте с помощью ALT + FUNCTION + 7/9)

Таблица Excel является обязательной функцией, если вы работаете с табличными данными.

Чтобы быстро преобразовать табличные данные в таблицу Excel, выберите данные (или выберите любую ячейку в наборе данных) и используйте сочетание клавиш:

Откроется диалоговое окно «Создать таблицу». Хотя он автоматически выбирает диапазон, который необходимо преобразовать, и в большинстве случаев это правильно, рекомендуется перепроверить это.

Нажмите OK (или нажмите Enter).

Хотя большинство людей работают с данными в Excel, если ваша работа связана с текстом, рекомендуется выполнить проверку орфографии, прежде чем пометить работу как окончательную и отправить ее вашему начальнику или клиенту.< /p>

В отличие от MS Word или PowerPoint, Excel не будет отображать красные линии под словами с ошибками. Однако если вы запустите проверку орфографии, она обнаружит эти ошибки.

Чтобы запустить проверку орфографии, просто нажмите клавишу F7.

Для работы с VBA необходимо переключаться между рабочим листом и редактором VB.

Чтобы переключиться с книги Excel на редактор VB, используйте сочетание клавиш:

Это мои 20 лучших сочетаний клавиш Excel. Я уверен, что у вас тоже есть что-то свое.

Читайте также: