Количество уровней форматирования текста, предоставляемых текстовым процессором MS Word

Обновлено: 30.06.2024

Двоичный формат файла Microsoft Office Word 97-2003 (.doc)

Идентификатор: fdd000509
Короткое название: MS-DOC
Категории контента: текст, офис/бизнес
Категория формата: формат файла
Другие аспекты: унитарный, бинарный, структурированный, символический.
Последнее существенное обновление FDD: 18 декабря 2019 г.
Статус черновика: полный

Идентификация и описание

Формат двоичных файлов Microsoft Word с расширением .doc, именуемый здесь DOC, был форматом по умолчанию, используемым для документов в Microsoft Word, начиная с Word 97 (выпущенного в 1997 г.) и заканчивая Microsoft Office 2003. Хотя он не может поддерживать все функциональности приложения Word, появившегося после Word 2007, формат DOC по-прежнему доступен в качестве альтернативы формату DOCX/OOXML, стандартизованному в ISO/IEC 29500, для сохранения файлов документов в Word. По состоянию на конец 2020 года в документации по форматам файлов, поддерживаемым в Word, от Microsoft указан «Документ Word 97-2003». [Примечание. В других контекстах тот же формат назывался «Документ Word 97-2004» или «Документ Word 97-2007».]

Согласно статье Microsoft Word в Википедии, расширение .doc используется для четырех различных форматов файлов: (a) Word для DOS; (b) Word для Windows 1 и 2 и Word 3 и 4 для Mac OS; (c) Word 6 и Word 95 для Windows и Word 6 для Mac OS; (d) Word 97 и более поздние версии для Windows и Word 98 и более поздние версии для Mac OS. Это описание формата относится к последнему из этих форматов. Для удобства термин «DOC» будет использоваться здесь для обозначения именно этого варианта файлов Microsoft Word с расширением .doc.

Несмотря на то, что формат DOC является проприетарным, с 2007 года на него распространяется действие Microsoft Open Specification Promise. Спецификация, выпущенная в 2007 году, доступна как Спецификация формата двоичных файлов Microsoft Office Word 97-2007 [*.doc]. Структура формата DOC задокументирована и обновляется в [MS-DOC].

После выпуска Word 6.0 в 1993 году структура документа Word с расширением .doc представляла собой составной двоичный файл OLE (связывание и встраивание объектов), как указано в [MS-CFB]. В 1997 году была изменена подробная структура файла CFB, используемого для документов Word. Формат CFB обеспечивает структуру, подобную файловой системе, в файле для хранения произвольных потоков данных, специфичных для приложения. Он состоит из хранилищ, потоков и подпотоков. Файл DOC начинается с заголовка CFB и должен включать корневой каталог CFB (идентифицируемый по имени «Root Entry» в UTF-16). В корневом каталоге есть записи для каждого потока или объекта хранения на верхнем уровне иерархии составных файлов. Каждая запись объекта имеет имя (также закодированное в UTF-16, хотя большая часть содержимого документа обычно хранится в 1-байтовых символах) и указывает на расположение в файле именованного объекта. Обязательные потоки в файле DOC включают поток с именем «WordDocument» (также называемый «основным потоком») и поток «таблица» с именем «1Table» или «0Table». Содержимое потока WordDocument следует за заголовком CFB и начинается с блока информации о файле (Fib), который содержит информацию о документе, включая код, идентифицирующий файл DOC как документ Word, и указывает указатели файлов на различные части, которые делают вверх документ. Потоки, не требуемые спецификацией, но обычно присутствующие в файлах, написанных Microsoft Word, включают поток SummaryInformation (с базовыми метаданными на уровне файла) и поток DocumentSummaryInformation. Файл Word в формате DOC начинается следующим образом, все значения даны в том виде, в каком они встречаются в физическом файле, например, при просмотре с помощью утилиты дампа Hex:

Для файла DOC без шифрования или защиты паролем текстовые символы документа будут отображаться в шестнадцатеричном дампе основного потока WordDocument. Если все символы хранятся в 1-байтовых (Extended ASCII) кодировках, обычно в кодовой странице Windows 1252, текст будет вполне разборчивым, но без форматирования. Внедренные объекты, такие как изображения, будут храниться в дополнительном потоке Data или ObjInfo. Другие необязательные потоки используются для зашифрованного содержимого, макросов, цифровых подписей и т. д.

Начиная с Word 2007, файл DOC может содержать объект хранения «Пользовательский XML» с именем «MsoDataStore». Эта функция обычно использовалась для документов, созданных программно, а не конечными пользователями. В результате судебного разбирательства по патентам эта функция была удалена из приложения Word, распространенного 11 января 2010 г. или позже. Файлы DOC, созданные в Word 2007 и не сохраненные повторно в более поздней версии Word, могут содержать пользовательский XML-контент. Дополнительные сведения о пользовательском XML, судебном разбирательстве по патентам и вытекающих из этого изменениях в приложении Word см. в разделе «Примечания и полезные ссылки» ниже.

Формат DOC был заменен в качестве формата по умолчанию для Microsoft Word, начиная с Word 2007, на DOCX/OOXML, основной формат документа на основе XML семейства Office Open XML (OOXML).

Местное использование

Опыт LC или существующие активы	По состоянию на конец 2020 г. Библиотека Конгресса насчитывала более 578 000 файлов с расширением .doc в своих цифровых коллекциях общим размером более 239 гигабайт. Эти файлы поступают из нескольких разных источников. Одним из источников является веб-архивирование; другой - это файлы, приобретенные Отделом рукописей в сборниках «документов» от отдельных лиц или организаций. Например, коллекция записей American Lands Alliance Records насчитывает почти 9500 файлов .doc, датируемых ок. с 2000 по 2008 год и документы Уильяма Э. Одома включают более 8 100 документов, датируемых ок. с 1988 по 2008 год. Примерно к 2016 году сотрудники Библиотеки Конгресса, создающие текстовые документы в рамках своих обязанностей, обычно использовали формат DOCX, а не более ранний двоичный формат DOC.
предпочтение LC	Для произведений, приобретенных для его коллекций, список Заявления о рекомендуемых форматах Библиотеки Конгресса для текстовых произведений (цифровых) не не упоминает конкретно двоичные форматы Microsoft Word, но подразумевает, что описанный здесь формат DOC будет приемлем в качестве «широко используемого проприетарного формата обработки текстов». Форматы DOCX/OOXML и ODF на основе XML специально перечислены как приемлемые.

Опыт LC или существующие активы

По состоянию на конец 2020 г. Библиотека Конгресса насчитывала более 578 000 файлов с расширением .doc в своих цифровых коллекциях общим размером более 239 гигабайт. Эти файлы поступают из нескольких разных источников. Одним из источников является веб-архивирование; другой - это файлы, приобретенные Отделом рукописей в сборниках «документов» от отдельных лиц или организаций. Например, коллекция записей American Lands Alliance Records насчитывает почти 9500 файлов .doc, датируемых ок. с 2000 по 2008 год и документы Уильяма Э. Одома включают более 8 100 документов, датируемых ок. с 1988 по 2008 год. Примерно к 2016 году сотрудники Библиотеки Конгресса, создающие текстовые документы в рамках своих обязанностей, обычно использовали формат DOCX, а не более ранний двоичный формат DOC.

предпочтение LC

Для произведений, приобретенных для его коллекций, список Заявления о рекомендуемых форматах Библиотеки Конгресса для текстовых произведений (цифровых) не не упоминает конкретно двоичные форматы Microsoft Word, но подразумевает, что описанный здесь формат DOC будет приемлем в качестве «широко используемого проприетарного формата обработки текстов». Форматы DOCX/OOXML и ODF на основе XML специально перечислены как приемлемые.

Факторы устойчивого развития

Очень широко используется. Рынок текстовых процессоров, выдержка из главы 8 книги Стэна Дж. Либовица Победители, проигравшие и Microsoft: конкуренция и антимонопольное законодательство в сфере высоких технологий (2001 г.), показывает, что рыночная доля Word в продажах Программное обеспечение для обработки текстов неуклонно росло в период с 1989 по 1997 год. Доля Word в долларах превысила долю WordPerfect (для DOS и Windows) примерно в 1993 году, а к 1997 году превысила 90%. Таким образом, когда была представлена описанная здесь версия DOC, Word полностью доминировал на рынке текстовых процессоров. Word продолжает оставаться лидером на рынке текстовых редакторов, особенно в корпоративной среде. См., например, The Enduring Popularity of Microsoft Word, статью на TMCnet за ноябрь 2018 года. См. также анализ от Datanyze использования программного обеспечения на популярных веб-сайтах.

К концу 2019 года большинство новых документов, созданных с помощью Word, будут иметь формат по умолчанию DOCX/OOXML. Однако корпус существующих текстовых документов в открытом Интернете содержит значительно больше файлов в двоичном формате DOC, чем в формате DOCX на основе XML. Например, поиск Google в декабре 2019 года в сети США по типу файла дал: .doc — 24 700 000; .docx, 14 400 000; .odt, 52 000. Составители этого ресурса признают, что поиск в Интернете не является надежным показателем принятия форматов файлов на начальном этапе (создании) жизненного цикла контента.

Все основные текстовые редакторы и некоторые настольные издательские приложения могут импортировать файлы в формате двоичных файлов Word 97-2003. Сюда входят: LibreOffice Writer, Apache OpenOffice Writer, Corel WordPerfect Office, Google Docs, Apple Pages и Adobe InDesign. См. также таблицу возможностей импорта или открытия в сравнении текстовых процессоров из Википедии.

Двоичный формат DOC относительно часто появляется в списках допустимых форматов для архивирования в связи с его широким использованием; обычно он не является предпочтительным форматом. Например, см. рекомендации Службы данных Великобритании, Национального архива Австралии и Национального архива США (NARA). Дополнительные сведения об основных сторонниках этого формата см. в документе Профиль формата двоичных документов Microsoft Office Word в Службе цифрового хранения Гарвардской библиотеки. Список форматов, поддерживаемых службой цифрового репозитория в Гарвардской библиотеке, включает «Формат двоичных файлов Microsoft Word (DOC)», но в целом рекомендуется размещать PDF (если возможно, PDF/A), а также собственный файл обработки текста. /p>

Существует ряд утилит и программных библиотек для проверки файлов DOC и управления ими. antiword — это приложение, которое отображает текст и изображения из двоичных документов Microsoft Word. oletools — это пакет инструментов Python для анализа файлов OLE и MS Office, одной из важных целей которого является обнаружение характеристик вредоносных файлов. Вооруженные устаревшие/двоичные форматы MS Office 97-2003 (doc, xls, ppt, . ) и составной файл OLE из Forensics Wiki также перечисляют некоторые программные библиотеки, которые могут работать с форматами, основанными на двоичном формате составного файла.Составители этого ресурса не определили, в какой степени какое-либо программное обеспечение, указанное в этих ресурсах, активно поддерживается. Комментарии приветствуются.

Подпадает под действие Обещания Microsoft об открытии спецификаций, в соответствии с которым Microsoft «безоговорочно обещает» не предъявлять никаких претензий к тем, кто создает, использует и продает соответствующие реализации любой спецификации, на которую распространяется обещание (при условии, что те, кто принимает обещание, воздерживаются от подачи в суд на Microsoft за нарушение патентных прав в связи с реализацией Microsoft защищенной спецификации).

Новые функции, добавленные в DOC, могут быть защищены патентом. Однако принципы взаимодействия Microsoft указывают, что «Microsoft также предоставит список любых своих патентов, которые охватывают любые расширения, и предоставит патентные лицензии на разумных и недискриминационных условиях». По состоянию на ноябрь 2019 года инструмент карты патентов, предоставленный Microsoft, указывал на отсутствие патентов, представляющих интерес для пользователей спецификации [MS-DOC] или спецификации [MS-CFB], на которой она основана.

Формат DOC нелегко интерпретировать с помощью основных инструментов.

Параметры хранения метаданных уровня документа в файле DOC описаны в дополнительной спецификации [MS-OSHARED]. Файл DOC должен включать набор свойств сводной информации, который может включать следующие необязательные описательные свойства: заголовок, автор, тема (описание), ключевые слова, комментарии. См. 2.3.3.2.1.1 PIDSI. Файл DOC может содержать дополнительный набор свойств (известный как сводная информация о документе) с фиксированным набором свойств, включая имена менеджеров и компаний. Также разрешены пользовательские или настраиваемые свойства. См. также 2.3.3 Хранение наборов свойств.

Спецификация [MS-DOC] не поддерживает встраивание метаданных во внешне определенную схему таким образом, чтобы это было распознано Microsoft Word.

Факторы качества и функциональности

В целом функции, поддерживаемые в файле DOC, аналогичны функциям, поддерживаемым в файле DOCX/OOXML_2012, за исключением того, что функции, добавленные в Word с 2007 г., как описано в документе [MS-DOCX]: Расширения Word для Office Open XML ( .docx) Формат файла может не поддерживаться.

Обработка уравнений в Word была полностью изменена в Word 2007. Формат DOC никогда не поддерживал новый подход, основанный на языке разметки Office Math (OMML), иногда называемом OfficeMath. Согласно статье в Википедии об общих инструментах Microsoft Office, предыдущий подход к уравнениям заключался в использовании редактора уравнений Microsoft Equation Editor (MEE), который был представлен в Word для Windows 2.0. Другой подход, поддерживаемый для форматирования уравнений, заключался в использовании MathType (впервые выпущенного Design Science, Inc. в апреле 1987 г.); см. MathType 1.0 от WinWorld и MathType с Microsoft Office. В блоге Microsoft предлагались советы по преобразованию уравнений из MathType в формат формул Word 2007 (2007 г.).

В январе 2018 г. Microsoft опубликовала обновление для системы безопасности, которое полностью удалило старый редактор формул из всех версий Word из-за активно используемой уязвимости. См. Примечания ниже об угрозах безопасности. Корпорация Майкрософт предоставила новое руководство по преобразованию уравнений MEE в эквивалент OMML. См. раздел Преобразование объектов Microsoft Equation Editor в OfficeMath (2018 г.).

Обозначения типов файлов и идентификаторы форматов

Примечания

Идентификация версии Microsoft Word в потоке CompObj: файлы в контейнерах CFB могут включать поток с именем CompObj, как указано в [MS-OLEDS]: структуры данных связывания и внедрения (OLE) объектов, в котором говорится: «Структура CompObjStream указывает Формат буфера обмена и отображаемое имя связанного объекта или встроенного объекта». Согласно профилю Microsoft Office Binary Word Document Format Profile, подготовленному Полом Уитли для службы цифровой сохранности Гарвардской библиотеки, «по соглашению каждый объект в иерархии OLE имеет «файл» CombObj в двоичном формате, который содержит информацию, которую можно использовать для идентификации. формат объекта. Именно так DROID идентифицирует различные версии формата, хотя это зависит от интерпретации частей CompObjStream, которые формальная спецификация просто помечает как «Зарезервировано». DROID основывает идентификацию формата на основе подписей, записанных в базе данных PRONOM из Национального архива Великобритании. По состоянию на январь 2020 года описание в записи PRONOM для Microsoft Word (Generic) 6.0-2003 (PUID: fmt/609) указывает, что поток CompObj используется в fmt/39 и fmt/40 для различения файлов Word, созданных в Microsoft. Office 6.0/95 и 97-2003, а также файлы, созданные другим программным обеспечением, могут не иметь потока CompObj. Подписи для записей PRONOM для документа Microsoft Word 97-2003 (PUID: fmt/40) и документа Microsoft Word 6.0/95 (PUID: fmt/39) включают строки version, как указано ниже.

fmt/40
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F726420382E30; ASCII: Microsoft Word 8.0
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F726420392E30; ASCII: Microsoft Word 9.0
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F72642031302E30; ASCII: Microsoft Word 10.0
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F72642D446F6B756D656E74; ASCII: документ Microsoft Word
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F726420362E30; ASCII: Microsoft Word 6.0
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F726420666F722057696E646F7773203935; ASCII: Microsoft Word для Windows 95
- Шестнадцатеричный код: 4D6963726F736F667420576F726420362E302D446F6B756D656E74; ASCII: документ Microsoft Word 6.0
По состоянию на январь 2020 г. подписи в этих двух записях PRONOM (последнее обновление в апреле 2012 г.) не включают строки, обнаруженные составителями этого ресурса при создании файлов DOC с последними версиями Microsoft Word, которые включают «Microsoft Word Документ 97-2003» и «Документ Microsoft Word 97-2004». Комментарии приветствуются.

Угрозы безопасности. В дополнение к общим угрозам безопасности были выявлены некоторые конкретные угрозы для формата DOC, которые привели к прекращению поддержки функции либо в формате, либо в приложении Word. Устаревшие/бинарные форматы MS Office 97-2003 с вооружением (doc, xls, ppt, . ) перечисляют некоторые общие угрозы, включая возможность встраивания объектов Flash и макросов.

В 2018 году была обнаружена угроза, связанная с основным механизмом форматирования математических уравнений в формате DOC — Microsoft Equation Editor (MEE). См. Профиль угроз: бэкдор Microsoft Equation Editor (2018). Microsoft Equation Editor (MEE) 3.0 был удален в общедоступном обновлении от января 2018 года из всех поддерживаемых версий Office. Информацию о преобразовании уравнений MEE в поддерживаемые эквиваленты см. в разделе Поддержка математики, формул и т. д. в разделе "Факторы качества и функциональности" выше.

Пользовательский XML-файл в формате DOC. В приложения Office в Office 2007 была добавлена возможность хранить пользовательские данные в определяемом пользователем XML-файле. Эта функция была известна как «Пользовательский XML», и в DOC была добавлена поддержка встраивания пользовательского XML-файла. формат. Создание расширенного документа Word на основе собственного пользовательского XML (без использования XSLT) (начиная с 2006 г.) представляет собой пример функциональных возможностей, для поддержки которых предназначена эта функция. Согласно пользовательским XML-данным за 2013 год, «эта возможность использовалась не очень часто, но если она использовалась, то обычно надстройками или макросами, а не конечными пользователями».

В деле I4i против Microsoft (2009 г., США) компания i4i (Infrastructures For Information, Inc.) утверждала, что Office 2007 нарушает ее патент США 5 787 449, выданный 28 июля 1998 г. объявил в блоге для разработчиков: «Продукт Word 2007, распространяемый Microsoft после 10 января 2010 г., больше не будет читать разметку Custom XML, содержащуюся в файлах .DOCX, .DOCM или .XML. Эти файлы будут по-прежнему открываться, но Теги пользовательской разметки XML будут удалены. Эти изменения не затронут пользовательскую разметку XML, хранящуюся в файлах .DOC. Это изменение не затронет Word 2003 и существующие установки Word 2007». Дополнительные сведения о патентных спорах см. в разделе «Полезные ссылки» ниже.

По состоянию на начало 2020 г. пользовательская разметка XML в Word из документации Microsoft гласит: «Пользовательская разметка XML больше не поддерживается в Word. Когда вы открываете документ, содержащий пользовательскую разметку XML, Word удаляет ее из документа». См. также Пользовательская разметка XML удаляется при открытии документа в Word 2013 (ссылка теперь доступна через Интернет-архив), в котором особое внимание уделяется удалению пользовательской разметки XML из файлов документов Word 97-2003 (.doc) и рекомендуются альтернативные способы достижения того же Результаты. См. раздел Элементы управления содержимым в Word для часто рекомендуемой альтернативы, доступной только в формате DOCX.

См. 25-летие Microsoft Word от PC World и Празднование более чем 30-летия MS Word от Zamzar, чтобы узнать о ранней истории приложения Microsoft Word. Статья Википедии для Microsoft Word содержит хронологию различных форматов Word, в которых использовалось расширение .doc.

Эта версия формата Microsoft DOC (MS-DOC) была представлена в 1997 году и до 2007 года была форматом файлов Word по умолчанию. Начиная с Word 2007, форматом документов Word по умолчанию стал DOCX/OOXML.

Под форматированием документа понимается способ размещения документа на странице (то, как он выглядит и визуально организован), а также такие аспекты, как выбор шрифта, его размер и представление (например, полужирный или курсив), интервалы, поля и т. д. выравнивание, столбцы, отступы и списки. По сути, механика того, как слова появляются на странице. Хорошо оформленный документ является последовательным, правильным (с точки зрения соответствия всем заявленным требованиям) и легко читаемым.

Визуальная привлекательность документа влияет на читателя и на то, как он воспринимает информацию, поэтому в любом письме или документации важно обращать внимание на форматирование.Форматирование также делает информацию более доступной для читателя за счет создания и маркировки разделов (заголовков), выделения ключевых слов или идей (жирным шрифтом, курсивом или списками) и создания хорошего впечатления (профессиональный внешний вид, выбор шрифта, подходящего для типа документа). ).

Существует множество способов форматирования технического или профессионального документа. В заданиях могут указываться требования к форматированию, но если стиль не указан, сохраняйте четкий и согласованный формат во всем документе.

Особенно при объединении работы нескольких членов команды такие детали, как небольшие различия в размере шрифта или межстрочном интервале, легко упустить, но эти незначительные несоответствия снижают общий профессионализм вашего документа. Небрежное форматирование плохо отразится на ваших способностях, и ваша аудитория может потерять доверие к вашему сообщению.

Несколько стандартов, которые следует использовать в большинстве лабораторных документов, если не указано иное:
- 11-12 пт. шрифт в едином стиле, включая заголовки, нижние колонтитулы и визуальные метки.
- Шрифт 14 pt для заголовков разделов (и "Memo" или другой ярлык документа в заголовке)
- Стандартный профессиональный шрифт (например, Times New Roman, Cambria, Calibri)
- Одинарный или 0,15-строчный интервал без отступа в первой строке абзаца.
- Дополнительный разрыв строки между абзацами
- Основной текст с выравниванием по левому краю
- Номера страниц в правом нижнем углу (начиная с первой страницы основного текста, т. е. не с титульной страницы или оглавления)
- 1 дюйм. поля
В разделе «Написание общих технических документов» подробно описывается содержание документов, которые вы, вероятно, будете писать на первом курсе разработки. Вам следует просмотреть их, чтобы определить, какая информация должна быть включена в заголовки, титульные страницы и т. д. Каждое руководство по содержанию демонстрирует общее форматирование, которое вы можете увидеть в документе такого типа, но это не полные шаблоны для форматирования.

Использование встроенных функций Microsoft Word может помочь сохранить правильное форматирование, даже если вам нужно внести изменения в документ.
- Для всех уравнений и вычислений следует использовать редактор формул Word (дополнительную информацию о форматировании уравнений, рисунков и таблиц см. в разделе Эффективное использование графики и визуальных элементов).
- Все разрывы страниц должны использовать параметр разрыва страницы в Word. Это гарантирует, что правильный интервал будет поддерживаться независимо от изменений в окружающем тексте или типе файла.
- Во многих стилях цитирования в списке литературы используются выступающие отступы. В Word есть возможность сделать отступ для всех строк абзаца, кроме первой. Это доступно в разделе «Параметры абзаца» и должно использоваться для всех списков ссылок, для которых требуются висячие отступы. Этот параметр сохранит отступ при изменении размера текста или шрифта.
- Используйте функцию форматирования списка, чтобы убедиться, что интервалы и выравнивание одинаковы во всем документе. Обратите внимание, что когда списки занимают более одной строки, текст остается выровненным по вертикали.
Если преподаватель предоставил вам шаблон Word, используйте его для создания документа. Шаблоны можно применить позже, но это может быть сложнее. Сохраните шаблон как документ, используя желаемое имя файла, затем начните редактировать и добавлять содержимое. В шаблонах часто используются функции, упрощающие добавление таблиц, рисунков и оглавления.

Если шаблон не предоставлен, вы можете использовать стиль для форматирования документа. Word имеет множество встроенных стилей, которые можно изменять и сохранять. Стиль — это набор форматирования, который автоматически применяется к документу при его создании и изменении. Вполне вероятно, что стиля с именно теми характеристиками, которые вы ищете, не будет, но, потратив несколько минут на обновление стиля, вы сэкономите время позже, позволив легко добавить оглавление, настроить метки рисунков и таблиц, и легко переходить от раздела к разделу с помощью функции Outline. Использовать эти функции необязательно, но они могут оказаться полезными, особенно для лабораторных отчетов.

How-To Geek создал серию уроков Microsoft Word: Document Formatting Essentials по созданию документов в Word.

Дополнительная информация об использовании абзацев, разделов и символов в стилях подробно описана в статье «Шесть советов по лучшему форматированию в Microsoft Word».

В разделе "Дополнительные ресурсы" ниже приведены ссылки на дополнительную информацию об эффективном использовании Word для форматирования. Если вы не знаете, как использовать функцию, или тратите слишком много времени на ручное внесение изменений в форматирование, не бойтесь поискать в Google, как что-то сделать. Word — одна из самых широко используемых программ в мире; в Интернете есть много ресурсов и руководств о том, как его использовать. Помните, что многие аналогичные функции форматирования также доступны в Документах Google.

Создавайте заголовки, используя стили Word: «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д. Не делайте текст просто большим, жирным или подчеркнутым.

Почему важны заголовки

Пособия для учащихся с ограниченными возможностями
- Пользователи программ чтения с экрана смогут узнать, какие блоки текста являются заголовками и какой уровень занимает каждый заголовок в иерархии страницы.
- Пользователи программ чтения с экрана смогут пролистывать страницу, переходя от заголовка к заголовку.
Преимущества для преподавателей
- Это экономит много времени, поскольку вы можете применять единообразное форматирование к заголовкам во всем документе без необходимости выбирать шрифт, размер, насыщенность, оттенок и границы каждый раз, когда вы создаете заголовок.
- Вы сможете изменить форматирование всех заголовков данного уровня одновременно.
- Вы можете легко создавать единообразное форматирование от документа к документу.
- Вы можете мгновенно вставить в документ оглавление с номерами страниц, основанными на ваших заголовках.
- В режиме структуры документ легко изменить, просто перетащив заголовки. Весь текст под этим заголовком будет перемещен вместе с ним.
- Вы можете использовать боковую панель «Навигация» Word, чтобы просмотреть список заголовков и перейти к любой части документа, щелкнув заголовок в списке.
- Вы можете сделать в документе ссылку, которая переходит к заголовку в другой части документа.
Вы не получите ни одного из этих преимуществ, если просто сделаете текст крупным и жирным или подчеркнутым, не кодируя структуру документа с помощью стилей заголовков.

Как сделать заголовок
1. Нажмите в любом месте блока текста, который вы хотите сделать заголовком. Вам не нужно выделять текст, просто нажмите один раз в любом месте абзаца.
2. В стилях на ленте "Главная" выберите нужный уровень заголовка.
Найти скрытые стили

Если вы не видите нужный уровень заголовка в разделе стилей на ленте, вы можете открыть более полный список стилей. На Mac щелкните значок «Панель стилей». В Windows нажмите тонкий значок «Стили» в правом нижнем углу раздела «Стили» на ленте «Главная».

Панель стилей Windows можно открыть с помощью сочетания клавиш: Alt+Ctrl+Shift+S.

Открыв панель, вы можете отфильтровать отображаемые стили. По умолчанию вы увидите «Рекомендуемые» стили. На Mac измените это на «Все стили», используя меню «Список» в нижней части панели «Стили». В Windows нажмите «Параметры» в нижней части панели «Стили», затем выберите «Все стили» в разделе «Выбрать стили для отображения».

Видео о создании заголовков

Создайте согласованную иерархию без пробелов

Обычно заголовком темы в верхней части страницы будет Заголовок 1. Заголовки разделов в документе будут иметь стили Заголовок 2. Заголовки в разделе уровня 2 будут иметь стили заголовка 3.

Прямоугольник ниже представляет вашу статью. Первое, что ему нужно, это заголовок, описывающий тему страницы. Присвойте этому стилю Заголовок 1.

Затем дайте каждому разделу документа осмысленный заголовок. Назначьте каждому из них стиль заголовка 2.

Если у вас есть подзаголовок в одном из этих разделов, это заголовок 3.

Если в Word вы измените режим просмотра на «Структура» или активируете боковую панель «Навигация», вы увидите заголовки, вложенные в красивый небольшой список.

Ни один уровень заголовков не должен быть нарушен. Например, у вас не будет Заголовка 4 сразу после Заголовка 1. Уровень 4 — это часть уровня 3, которая является частью уровня 2 и частью уровня 1.

Для большинства документов достаточно трех уровней заголовков. Вам редко нужно больше четырех.

Изменить внешний вид стилей

Изменить внешний вид стилей заголовков

Стили заголовков по умолчанию в Word выглядят довольно неубедительно. Но их внешний вид легко изменить:
1. Щелкните правой кнопкой мыши (Mac: контрольный щелчок) по стилю на ленте. Или наведите указатель мыши на стиль на панели "Стиль" и нажмите на маленькую стрелку справа.
2. Нажмите "Изменить".
3. В окне "Изменить стили" вы можете выбрать такие параметры, как шрифт, размер, насыщенность, цвет и выравнивание.
4. Если вы хотите сделать отступ в левой части текста или изменить межстрочный интервал, нажмите кнопку "Формат" в левом нижнем углу окна "Изменить стили".
5. После того, как вы сделаете свой выбор, нажмите "ОК", и весь текст этого стиля изменится на ваш выбор.
Создание пользовательских стилей

Вы также можете создать собственный стиль и назначить ему уровень структуры, чтобы стиль рассматривался как заголовок.Это удобно, если вы хотите, чтобы один и тот же уровень заголовка выглядел по-разному в разных частях документа.

На панели «Стили» нажмите кнопку «Новый стиль». В Windows это значок в нижней части панели. На Mac он находится ближе к вершине.

В окне «Новый стиль» нажмите кнопку «Формат» в правом нижнем углу и выберите «Абзац». В окне «Абзац» выберите «Уровень контура». Например, «Уровень 1» эквивалентен заголовку уровня 1. «Уровень 2» соответствует уровню заголовка 2.

Если вы сохраните документ в виде файла PDF, любой текст со стилем, которому назначен уровень, будет преобразован в заголовок на этом уровне.

Когда существующее форматирование не меняется

Стили прекрасно работают с новым текстом. Однако иногда у вас есть документ, в котором вы уже отформатировали текст. Вы выделили его и выбрали то, что хотели на ленте. Форматирование, применяемое непосредственно к такому тексту, может переопределить ваши стили. Панель «Стили» может помочь вам удалить это прямое форматирование:
1. Откройте панель «Стили», как описано выше в разделе «Как создать заголовок».
2. Выделите текст, который хотите очистить. Включите текст до и после, если можете. Если весь документ представляет собой проблему, вы можете выбрать все.
3. Нажмите «Очистить все» или «Очистить форматирование» в верхней части панели «Стили».
4. Затем структурируйте свежевычищенный текст с помощью стилей.
Эти инструкции относятся к Office 2016. Другие версии Microsoft Office могут работать немного иначе.

Встроенные стили представляют собой комбинации характеристик форматирования, которые можно применять к тексту для быстрого изменения его внешнего вида. Например, применение стиля «Заголовок 1» может сделать текст полужирным шрифтом, шрифтом Arial и размером 16 пунктов, а применение стиля «Заголовок 2» — полужирным шрифтом, курсивом, шрифтом Arial и шрифтом 14 пунктов. (Это примеры; точные характеристики форматирования зависят от настроек Word по умолчанию и от тех, которые вы могли выбрать сами.)

Вот 5 главных причин использовать стили Word:
<р>1. Приложение «Стили» означает простое создание оглавления

Самый простой способ создать оглавление — использовать встроенные стили заголовков. Вы также можете создать оглавление на основе примененных вами пользовательских стилей. Или вы можете назначить уровни оглавления отдельным текстовым записям.

Отмечайте записи с помощью встроенных стилей заголовков

Выберите текст, который должен отображаться в оглавлении.

На вкладке "Главная" в группе "Стили" выберите нужный стиль.

Например, если вы выбрали текст, который хотите оформить в качестве основного заголовка, щелкните стиль под названием «Заголовок 1» в галерее экспресс-стилей.

Если вы не видите нужный стиль, нажмите на стрелку, чтобы развернуть галерею экспресс-стилей.

Если нужный стиль не отображается в галерее экспресс-стилей, нажмите CTRL+SHIFT+S, чтобы открыть панель задач «Применить стили». В разделе «Имя стиля» выберите нужный стиль.
<р>2. Стили каскадируются, поэтому, когда вы вносите одно изменение в документ, вы вносите их все

Вместо прямого форматирования используйте стили для форматирования документа, чтобы можно было быстро и легко применить набор вариантов форматирования последовательно ко всему документу.

Дополнительную информацию см. в разделе Основы стилей в Word
<р>3. Стили позволяют использовать режим структуры

Когда вы вводите свою первую запись структуры верхнего уровня, Word автоматически форматирует ее с помощью встроенного стиля, Заголовок 1. По мере того, как вы продолжаете строить свою структуру, добавляя подчиненные и основные уровни, Word, в свою очередь, продолжает чтобы применить соответствующий встроенный стиль к каждой записи заголовка и основного текста. Таким образом, уровни структуры (уровень 1, уровень 2, основной текст и т. д.) напрямую связаны со встроенными стилями заголовков (заголовок 1, заголовок 2, обычный и т. д.).

Хотя вы можете вручную изменить форматирование текста в своей структуре, отклонение от встроенных стилей, которые предлагает Word, может привести к неправильному отображению некоторых элементов структуры. Поэтому, если вы хотите изменить форматирование документа, вы можете сделать это в другом представлении, например в представлении макета печати, после того, как ваша схема будет завершена.

С другой стороны, если дополнительное форматирование вас отвлекает, вы можете отобразить весь план в виде обычного текста, нажав «Показать форматирование» на панели инструментов «Структура».
<р>4. Ограничить изменения форматирования

Вы можете заблокировать стили в документе, чтобы гарантировать, что другие не применят прямое форматирование и не изменят ваш документ, создав огромный беспорядок.
<р>5. Шаблоны намного эффективнее и удобнее для других, если они основаны на стилях

Шаблон – это документ Microsoft Office, созданный с использованием ранее существовавших тем, стилей и макетов, который содержит информацию-заполнитель вместо реального содержимого.

Шаблоны — отличный способ сэкономить время и создать согласованные документы Office 2010.Они особенно полезны для типов документов, которые вы часто используете, таких как еженедельные презентации, формы приложений и отчеты о расходах. Если возможно, вы хотите использовать файл, который уже имеет нужный вам внешний вид, с заполнителями, которые вы можете изменить, чтобы адаптировать его к вашим текущим потребностям. Вот что такое шаблон — файл, в котором вся тяжелая работа была сделана за вас, что избавляет вас от необходимости начинать с пустой страницы.

Вы также можете получить помощь от интернет-сообщества Microsoft Community, найти дополнительную информацию в службе поддержки Microsoft или справке и инструкциях Windows или узнать больше о вариантах помощи в поддержке.

Сколько времени вы потратили на форматирование документов Word, особенно длинных и сложных документов, с правильными шрифтами, отступами и другими вариантами макета? Форматирование Microsoft Word может быть менее неприятным, если вы знаете, как работает Word, и применяете форматирование текста и макета. Чтобы сэкономить время на форматировании документа Word, посмотрите мое обучающее видео ниже или перейдите к этой статье.

Чтобы лучше понять форматирование Microsoft Word, рассмотрим четыре типа форматирования:
- Форматирование символов или шрифтов
- Форматирование абзаца
- Форматирование документа или страницы
- Форматирование раздела
Форматирование Microsoft Word для символов или шрифта

В документах Microsoft Word форматирование символов или шрифтов включает:

Что это такое. Наименьшее форматирование единицы, к которому можно применить, — это один символ (буква, цифра или другой). При этом строка текста может иметь другой стиль форматирования шрифта для каждой отдельной буквы и цифры, включая пробелы. Хотя у вас не должно быть текста, форматированного случайным образом, как в примере ниже, это возможно с форматированием символов в Microsoft Word.

Форматирование абзаца

Форматирование абзаца включает:
- Выравнивание текста
- Межстрочный интервал
- Вкладки
- Отступы
- Пункты и нумерация
- Границы и заливка
- и другие улучшения абзаца
Что это такое: наименьшее форматирование абзаца unit, к которому можно применить форматирование, — это один абзац. Абзац определяется знаком абзаца в конце текста.

Как работает форматирование абзаца в Word

Инструкции по форматированию абзаца не хранятся в коде в начале абзаца, а сохраняются в метке абзаца в конце каждого абзаца. Если вы удалите метку абзаца между двумя абзацами, абзацы объединятся и примут форматирование первого. Чтобы отобразить знаки абзаца вместе с другими непечатаемыми символами, нажмите [Ctrl] + * (в Windows), чтобы включить или выключить функцию «Показать/скрыть». Вы также найдете этот параметр в группе «Абзац» на вкладке «Главная».

Любые изменения форматирования абзаца существующего текста повлияют только на абзац, в котором в данный момент находится точка вставки (курсор), а также на любые дополнительные выделенные абзацы.

Одним из преимуществ этого подхода является то, что после настройки форматирования абзаца все, что вам нужно сделать, это нажать [Ввод], и все форматирование абзаца (а также любое текущее форматирование символов) будет «скопировано» вперед в следующий абзац. Это означает, что отступы, маркеры, табуляции, выравнивание и другое форматирование не нужно включать для каждого нового абзаца.

Форматирование документа или страницы

Форматирование документа или страницы обычно определяет внешний вид всего документа независимо от его размера и включает в себя:
- Поля
- Размер и ориентация страницы
- Верхние и нижние колонтитулы
- Нумерация страниц
- Столбцы
- и другие инструкции по форматированию страницы
Большая часть форматирования страницы обрабатывается в группе «Параметры страницы» на вкладке «Макет страницы».

Разочарование форматированием страницы

Формат страницы большинства документов можно легко изменить, пока вы не захотите изменить форматирование только для определенной страницы или начиная с определенного места.

Большие документы могут быть проблемой в Microsoft Word, если вы не понимаете, как работает форматирование страниц. Например, даже если вы хотите изменить только заголовок или номер страницы, начиная с верхней части отдельной страницы, Word предполагает, что вы хотите изменить весь документ. Это особенно неприятно для бывших пользователей WordPerfect, которые могли изменить форматирование страницы с любой страницы вперед.

Каков ответ в Microsoft Word? Создавайте разрывы разделов!

Форматирование раздела

Чем длиннее и сложнее документ, тем больше вероятность того, что в нем потребуются разные разделы. Разделы Word не являются главами, то есть они не имеют ничего общего с тем, как вы разделили документ на заголовки и подзаголовки. Разделы — это электронные разделы, которые вы создаете, добавляя в документ разрывы разделов. Разрывы разделов — близкий родственник разрывов страниц, за исключением того, что раздел может содержать любое количество страниц. Что еще более важно, каждый раздел в документе Word может иметь свое собственное форматирование страницы.

Если какое-либо форматирование страниц, например заголовки или номера страниц, будет изменено в документе, текст необходимо разделить на разделы, позволяющие настроить форматирование каждой части. Думайте о своем документе как о большом участке неосвоенной плоской земли. Изначально он имеет один набор границ без каких-либо отличительных элементов. Теперь вы хотите разделить землю на участки для индивидуальных владельцев собственности, которые могут развивать свои участки так, как они хотят. Каждый участок разделен заборами и линиями собственности… в Word эти границы называются разрывами участков. Форматирование разделов Microsoft Word предоставляет широкие возможности и возможности управления, поскольку разрывы разделов позволяют изменять форматирование документа для одного раздела без изменения остальной части документа.

Когда вам нужны разрывы разделов

Разрыв раздела разделяет документ на несколько разделов для индивидуального форматирования. С форматированием разделов документ можно легко разделить на отдельные части, такие как титульный лист, сведения об отчете, приложения, книжная и альбомная ориентация и другие изменения в структуре документа. Разрывы разделов также позволяют легко переключаться между одним столбцом и несколькими столбцами, а затем возвращаться к одному столбцу текста.

Разрывы разделов необходимы в документе, когда форматирование страниц изменяется в пределах одного и того же документа или ваш документ включает более одного типа форматирования столбцов. Параметры разрывов разделов находятся в группе «Параметры страницы» Вкладка "Макет страницы".

Экономьте время и избегайте разочарований, разбираясь в форматировании разделов и других параметрах форматирования Microsoft Word.

Дон Бьорк, MCT, MOSM, The Software Pro®
Сертифицированный тренер Microsoft, докладчик по продуктивности, сертифицированный виртуальный докладчик, консультант по программному обеспечению

Доун Бьорк является специалистом по программному обеспечению и сертифицированным тренером Microsoft (MCT), а также сертифицированным мастером-инструктором Microsoft Office Specialist (MOS), сертифицированным виртуальным докладчиком (CVP) и сертифицированным экспертом Microsoft Office. Дон делится умными и простыми способами эффективного использования программного обеспечения благодаря своей работе в качестве докладчика по продуктивности, тренера по программному обеспечению, виртуального докладчика и автора сотен учебных курсов и видеороликов.

Читайте также: