Выберите типы отображения документов, используемые в программе Word

Обновлено: 23.11.2024

Microsoft Word включает функции, позволяющие отслеживать изменения, внесенные несколькими пользователями, а также функцию рецензирования, которая позволяет рецензентам вставлять свои комментарии в документ. Эти функции очень полезны, когда вы являетесь частью группы сверстников, назначенной для совместной работы над проектом. Они также предоставляют преподавателям возможность комментировать вашу работу. Это позволяет коллеге-редактору или преподавателю отслеживать комментарии и изменения, сделанные различными рецензентами.

Обратите внимание, что функции отслеживания и проверки могут различаться в разных версиях Word. Для получения дополнительной помощи по вашей конкретной версии Microsoft Word мы рекомендуем вам посетить сайт поддержки Microsoft Office Word.

Условные обозначения для учебника

Для некоторых описанных здесь шагов требуется использование строки меню. Однако большинство процедур, упомянутых в этом учебнике, включают команды, включенные в панель инструментов Рецензирование. Чтобы добавить панель инструментов "Рецензирование":

  1. Нажмите на меню "Вид".
  2. Выберите подменю панели инструментов.
  3. Нажмите "Рецензирование". Должна появиться панель инструментов "Рецензирование", как показано ниже.

Примечание. Инструкции в этом руководстве предназначены только для ПК.

Что вы хотите сделать?

  • Если вы учащийся, который создает документ для просмотра другими, вам нужно знать, как начать свой документ.
  • Если вы преподаватель или рецензент, работающий с существующим документом, вам необходимо знать, как отслеживать изменения при редактировании и добавлении рецензирующих комментариев.
  • Если вы студент или автор, который будет решать окончательный результат документа, вам нужно знать, как принимать или отклонять изменения и удалять комментарии.
  • Если вы студент или автор, которому приходится работать с несколькими версиями одного и того же документа, вам необходимо знать, как сравнивать и объединять документы.

Начало документа

  1. Откройте документ для проверки.
  2. В меню "Инструменты" нажмите "Защитить документ".
  3. Выберите один из следующих вариантов в зависимости от вашего проекта:
    • Выберите «Отслеживаемые изменения», чтобы разрешить другим членам команды вносить изменения в документ, вставляя комментарии и отслеживаемые изменения.
    • Нажмите «Комментарии», чтобы разрешить другим членам команды добавлять только свои комментарии.
    • Введите необязательный пароль, чтобы только авторизованные рецензенты могли добавлять комментарии и изменения.

Отслеживание изменений во время редактирования

Если вы являетесь коллегой-редактором или инструктором, который собирается редактировать документ, который не был подготовлен для рецензирования, вы должны сначала включить функцию отслеживания изменений. Это гарантирует, что любые изменения или комментарии, которые вы добавляете, будут отслеживаться Word.

  1. Откройте документ, который хотите изменить.
  2. Нажмите значок "Отслеживание изменений" .
  3. Начните редактировать документ, добавляя и удаляя текст по мере необходимости.

При желании вы можете использовать меню для отслеживания изменений:

  1. Откройте документ, который хотите изменить.
  2. Откройте меню "Инструменты".
  3. Нажмите "Отследить изменения".
  4. Начните редактировать документ, добавляя или удаляя текст по мере необходимости.

Существенное отличие функции отслеживания изменений для Word заключается в том, что изменения и комментарии в документе будут отображаться по-разному в зависимости от того, какое представление вы выбираете в меню «Вид». По этой причине важно отметить представление, которое было выбрано в меню «Вид».

Если вы выбрали обычный вид, добавленный текст будет отображаться в цвете, уникальном для данного конкретного пользователя, и будет подчеркнут. Удаленный текст будет отображаться в цвете и с зачеркиванием.

Когда пользователь наводит указатель мыши на изменение, появляется всплывающая подсказка, содержащая имя рецензента или редактора, дату и время внесения изменения, а также тип изменения (например, Вставлено). Ниже приведен пример того, как выглядит всплывающая подсказка.

Word автоматически назначает уникальные цвета первым восьми рецензентам документа. Word различает разных пользователей по вкладке «Информация о пользователе». Обычно ваше имя вводится автоматически при установке приложения Word на ваш компьютер. Чтобы убедиться, что предоставленная там информация верна, выполните следующие действия:

  1. В меню "Инструменты" выберите "Параметры".
  2. Перейдите на вкладку "Информация о пользователе".
  3. Убедитесь, что информация верна, и нажмите "ОК".

Если в меню «Вид» вы выбрали вид «Веб-макет» или «Макет печати», добавленный текст будет подчеркнут и окрашен в уникальный цвет. Удаленный текст будет отмечен маленькой стрелкой и прерывистой линией, ведущей к выноске, содержащему удаленный текст. Ниже приведен пример того, как выглядит удаленный текст в представлении «Веб-макет» или «Макет печати».

Еще один способ отобразить размеченный текст — использовать меню «Показать», которое появляется на панели инструментов «Рецензирование».Нажав «Показать», вы можете выбрать отображение комментариев, вставок и удалений, а также форматирование. Опять же, эта функция позволяет вам контролировать, какие типы изменений вы хотите просмотреть.

  • Исходный, в котором отображается документ со всеми отклоненными изменениями
  • Исходная разметка с отображением, которая отображает вставленный текст в виде всплывающих подсказок, а удаленный текст — в виде подчеркивания.
  • Final: документ отображается в том виде, в котором он будет отображаться со всеми принятыми изменениями.
  • Final Showing Markup, в котором размеченный удаленный текст отображается в выносках, а вставленный текст отображается как подчеркнутый.

Еще один способ просмотреть изменения разметки – нажать "Просмотр" и выбрать "Разметка". Этот метод также позволяет отображать всплывающие подсказки и подчеркивание.

Добавление комментариев к обзору

Если вы получили документ от кого-то еще и хотите сделать аннотации или просмотреть комментарии в документе, которые не изменяют текст, вы можете добавить комментарии к обзору. Комментарии к обзору могут отображаться одним из двух способов, в зависимости от выбранного вами вида макета.

Чтобы добавить комментарий к отзыву:

    Наведите указатель мыши на текст, для которого вы хотите вставить комментарий.

Если вы предпочитаете использовать строку меню:

  1. Наведите указатель мыши на текст, к которому хотите добавить комментарий.
  2. В меню "Вставка" нажмите "Комментарий".
  3. Введите комментарий.

Как и в случае с пометками редакций, Word использует разные цвета для каждого пользователя, чтобы различать их комментарии.

Когда пользователь прокручивает всплывающую подсказку комментария, появляется всплывающая подсказка, содержащая имя автора комментария, а также дату и время создания комментария, как это происходит при отслеживании изменений в документе.

Вы также можете просмотреть все изменения, внесенные в документ, в одном длинном списке, активировав панель Рецензирование. Эту функцию можно активировать, щелкнув значок «Панель просмотра» на панели инструментов «Рецензирование».

При желании вы можете вставить голосовой комментарий в качестве звукового объекта вместе с документом. (Этот тип комментария невозможно создать без звуковой карты и микрофона.) Для этого нажмите на стрелку справа от значка Вставить комментарий. В раскрывающемся меню выберите «Голосовой комментарий». Появится окно звукового объекта. Нажмите на красную точку, чтобы начать запись голосового комментария.

К одному и тому же тексту можно добавить несколько комментариев. Выделите текст еще раз, и цветные скобки все равно появятся. Нажмите «Новый комментарий» и повторите шаги для добавления отзыва. От этого же текста будет ответвляться еще одна позиция с дополнительными комментариями.

Принятие или отклонение изменений и удаление комментариев

Вы можете принять или отклонить изменения или удалить комментарии, сделанные вашим коллегой-редактором или преподавателем. Для этого вы должны сначала убедиться, что вы можете просматривать комментарии и размеченные изменения. Чтобы просмотреть все изменения и комментарии в меню «Вид», нажмите «Разметка».

Затем вы можете просмотреть каждый элемент отдельно, принять все изменения сразу или удалить комментарии и отклонить все изменения сразу.

Чтобы последовательно просмотреть каждый элемент, нажмите значок "Далее" . Это действие выделит следующее изменение или комментарий. На этом этапе вы можете отклонить или принять изменение или удалить комментарий.

Чтобы принять каждое изменение по отдельности, нажмите маленькую стрелку вниз, указывающую, где было внесено изменение. При нажатии на стрелку вниз пунктирная линия, отображающая тип внесенных изменений, станет сплошной и полужирной. Чтобы принять изменение, щелкните значок «Принять изменение» . Это действие включает изменение в документ; это больше не заметное изменение.

Чтобы отклонить каждое изменение по отдельности, нажмите на изменение, как описано выше. Затем щелкните значок «Отклонить изменение/удалить комментарий» . Этот шаг удалит изменение и вернет этот фрагмент текста к исходной версии.

Чтобы удалить комментарий, щелкните в любом месте в цветных скобках и щелкните значок "Отклонить изменение/Удалить комментарий". На этом шаге комментарий будет удален, и он больше не будет отображаться в документе.

При желании вы также можете распечатать комментарии к документу. Для этого убедитесь, что вы выбрали «Макет печати» в меню «Вид». Убедитесь, что комментарии и изменения отслеживания отображаются в том формате, в котором вы хотите, чтобы они отображались в печатном документе. В меню «Файл» нажмите «Печать». В списке «Что печатать» выберите «Документ с разметкой», затем нажмите «ОК». Эта процедура гарантирует, что документ напечатает все отслеживаемые изменения или комментарии в вашем документе.

Сравнение и объединение документов

Если вы начали вносить изменения в документ и забыли подготовить его для отслеживания изменений, вы все равно можете записать изменения, внесенные с помощью команды «Сравнить и объединить документы». Или, если рецензент, работавший над вашим документом, отредактировал его, не отслеживая изменения, вы можете сравнить отредактированный документ с оригиналом, чтобы увидеть, какие изменения были внесены.

    Найдите и откройте документ, содержащий неотслеживаемые изменения.

Чтобы создать документ, у вас должен быть текстовый процессор или компьютер, на котором можно создать документ в онлайн-сервисе.

Когда мы говорим о "документе", мы имеем в виду документ с форматированным текстом с форматированием текста (например, выделение полужирным шрифтом), изображениями, различными шрифтами и размерами шрифта, а не обычный текстовый файл. Инструкции по созданию текстового файла см. в разделе Как создать текстовый файл.

Самой распространенной и широко используемой программой для обработки текстов является Microsoft Word. Однако из-за всех сегодняшних потребностей пользователей мы включили дополнительные параметры, доступные для создания документа.

Создание документа с помощью Google Docs

Документы Google — одно из наших любимых решений для большинства пользователей, особенно для новых компьютеров. Причина, по которой он нам нравится, заключается в том, что он бесплатный, легкий в доступе, поддерживает совместное редактирование, может открывать другие файлы документов и доступен со многих устройств. Чтобы создать документ в Документах Google, выполните следующие действия.

Создать пустой документ

    . При появлении запроса войдите в свою учетную запись Google.
  1. Нажмите кнопку в левом верхнем углу окна.
  2. В появившемся раскрывающемся меню наведите курсор мыши на стрелку рядом с Документами Google.

    1. Выберите Пустой документ в появившемся окне.

    Создать документ с помощью шаблона

    1. Выполните шаги 1–3 из предыдущего раздела.
    2. Выберите Из шаблона в появившемся окне.
    1. Выберите шаблон в появившемся окне.

    Ваш только что созданный документ может быть доступен в разделе «Мой диск» (первая вкладка в левом меню).

    Создание документа в Microsoft Word

    Чтобы использовать Microsoft Word для открытия документа, выполните следующие действия.

    Открыть Word в Windows

    1. Откройте Microsoft Word. Если вы не знаете, как открыть или найти Word, перейдите к разделу поиска Microsoft Word.
    2. В новых версиях Word на первом экране отображается вопрос, какой тип документа Word вы хотите создать. Выберите опцию «Пустой документ», чтобы создать документ с нуля. Вы также можете выбрать один из предоставленных шаблонов Word, если хотите создать документ определенного типа.
    3. Открыв пустой документ или шаблон, любую новую информацию можно ввести с помощью клавиатуры или экранной клавиатуры.
    4. После завершения или во время работы с документом вы можете сохранить его на вкладке "Файл" в верхней части окна программы Word.

    Как найти Microsoft Word в Windows

    1. В Windows нажмите "Пуск".
    2. В поле поиска введите слово. Если Word установлен, он отображается в результатах поиска. Например, вы можете увидеть Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2013 или Microsoft Word 365.

    В Windows 10 поле поиска находится на панели задач рядом с кнопкой «Пуск». В Windows 8 начните вводить слово на начальной странице, и результаты поиска отобразятся в правой части экрана.

    Word и WordPad — это две разные программы. Дополнительные сведения об этой программе см. в разделе «Создание документа с помощью Microsoft WordPad» ниже.

    Как установить Microsoft Word

    Если Word не найден, его необходимо установить, прежде чем он сможет работать, или можно использовать одну из других бесплатных альтернатив. Сегодня последняя версия Word включена в Office 365 и требует подписки. Вы можете скачать Office 365, который включает Excel, Word и другие приложения Office, с веб-сайта Office 365.

    Если вы приобрели Office или Word в прошлом, более старые версии Office также можно установить на новые компьютеры, даже на те, которые работают под управлением Windows 8 или Windows 10. Для повторной установки Office или Word необходимы установочные диски.< /p>

    Как открыть новый документ, если документ Microsoft Word уже открыт

    Нажмите одновременно клавиши быстрого доступа Ctrl + N, чтобы открыть новый документ.

    1. Нажмите «Файл» в меню «Файл» или вкладку «Файл» в верхней части окна программы.
    2. Выберите вариант «Создать».
    3. Должна открыться подсказка с несколькими вариантами. Выберите вариант Пустой документ.

    Создание документа с помощью Microsoft WordPad

    Microsoft WordPad — это бесплатный редактор форматированного текста, входящий в состав Microsoft Windows, для просмотра и редактирования файлов форматированного текста (.RTF, .DOCX и .ODT). WordPad может выполнять базовое форматирование текста, такое как изменение шрифта, выравнивание и даже вставка мультимедиа. Однако имейте в виду, что он не поддерживает все параметры форматирования в файлах .DOCX и .ODT, поэтому некоторые форматы могут быть неверными. Чтобы открыть WordPad, выполните следующие действия.

    1. В Windows нажмите "Пуск".
    2. В поле поиска введите wordpad и выберите приложение WordPad в результатах поиска. После открытия должно появиться пустое окно, подобное приведенному ниже примеру.

    В Windows 10 поле поиска находится на панели задач рядом с кнопкой «Пуск». В Windows 8 начните вводить wordpad на начальной странице, и результаты поиска отобразятся в правой части экрана.

    1. Введите и создайте документ так, как вы хотите.
    2. После внесения изменений в документ вы можете сохранить файл в разделе Файл.

    Если WordPad уже открыт и вы хотите создать новый документ

    Нажмите одновременно клавиши быстрого доступа Ctrl + N, чтобы открыть новый документ.

    В строке меню нажмите «Файл» и выберите «Создать». Если вкладка или меню "Файл" недоступна, щелкните синюю вкладку "Меню" в верхнем левом углу и выберите "Создать" в раскрывающемся меню.

    Создание документа с помощью LibreOffice и OpenOffice

    LibreOffice и OpenOffice Writer — это другие отличные бесплатные продукты, которые позволяют любому пользователю создавать документы на своем компьютере и даже могут поддерживать большинство функций Word. Ниже приведены инструкции по запуску LibreOffice и OpenOffice в Windows.

    Открыть LibreOffice и OpenOffice в Windows

    1. В Windows нажмите "Пуск".
    2. В поле поиска введите писатель. Если установлен LibreOffice или OpenOffice, в результатах поиска отображается LibreOffice Writer или OpenOffice Writer.

    В Windows 10 поле поиска находится на панели задач рядом с кнопкой «Пуск». В Windows 8 начните вводить писатель на стартовой странице, и результаты поиска отобразятся в правой части экрана.

    Как установить LibreOffice или OpenOffice

    LibreOffice доступен для загрузки на веб-сайте LibreOffice, а OpenOffice доступен для загрузки на веб-сайте OpenOffice.

    После установки любой из этих программ вы можете выполнить шаги, описанные выше, чтобы создать документ.

    Создание документа с помощью AbiWord

    AbiWord — еще один отличный бесплатный продукт и решение для создания документов на компьютере. Ниже приведены шаги по созданию документа с помощью AbiWord.

    поиск меню

    Урок 1. Определение частей окна Word

    Введение

    Microsoft Word XP — это приложение для обработки текстов в пакете Microsoft Office. Создавайте профессионально отформатированные текстовые документы с помощью этого мощного программного обеспечения для обработки текстов.

    К концу этого урока вы должны уметь:

    • Определение частей окна Word XP
    • Изменить вид документа
    • Работа с раскрывающимися меню
    • Определение области задач

    Основы работы с окном Word

    Давайте кратко рассмотрим основные части окна Word XP, прежде чем мы перейдем к обработке текста.

    Ниже показано окно Microsoft Word по умолчанию. При запуске Word в режиме макета печати открывается новый пустой документ или окно по умолчанию. Хотя элементы окна полностью объясняются в нашем курсе Windows, вот краткое описание окна Word.

    Заголовок

    При этом отображается имя документа, за которым следует имя программы.

    Строка меню

    Содержит список параметров для управления документами и их настройки.

    Стандартная панель инструментов

    Содержит кнопки быстрого доступа для наиболее популярных команд.

    Панель инструментов форматирования

    Это содержит кнопки, используемые для форматирования.

    Линейка

    Это используется для установки полей, отступов и вкладок.

    Точка вставки

    Это место, где появляется следующий символ.

    Маркер конца документа

    Это указывает на конец документа.

    Это обеспечивает быстрый доступ к разделам справки.

    Полосы прокрутки

    Они используются для просмотра частей документа.

    Строка состояния

    Отображает положение точки вставки и кнопок рабочего режима.

    Панель задач

    Это обеспечивает легкий доступ к часто используемым меню, кнопкам и инструментам.

    Кнопки просмотра

    Они изменяют вид макета документа на обычный, веб-макет, макет для печати и вид схемы.

    Офисный помощник

    Это ссылка на справку Microsoft Office.

    Изменить представление

    Чтобы обеспечить различные способы просмотра вашей работы и оставаться организованным, Word XP предлагает пять представлений для вашего документа. Доступны пять режимов: обычный, макет для печати, веб-макет, контур и полноэкранный режим.

    Обычный режим лучше всего подходит для набора текста, редактирования, форматирования и корректуры. Он обеспечивает максимальное пространство без линеек или нумерации страниц, которые загромождают ваш вид.

    Представление «Веб-макет» показывает, как ваш текст будет выглядеть на веб-странице.

    Представление «Макет печати» показывает, как будет выглядеть ваш документ после печати. В представлении «Макет печати» вы можете увидеть все элементы страницы. Предварительный просмотр печати также показывает это.

    Представление «Структура» используется для создания и редактирования структур. Представление структуры показывает только заголовки в документе. Это представление особенно удобно при создании заметок.

    В полноэкранном режиме отображается ТОЛЬКО документ, над которым вы работаете. Все остальные части окна Word удаляются, кроме одной кнопки, позволяющей закрыть экран просмотра.

    Изменение вида документа:

    • Нажмите «Просмотр» в строке меню.
    • Выберите представление по вашему выбору.

    Раскрывающиеся меню

    В каждой программе Office XP есть строка меню. Строка меню состоит из различных меню. Каждое меню содержит команды, позволяющие работать в программе.

    Если вы использовали предыдущую версию Microsoft Word, вы можете заметить, что строка меню в Word XP работает несколько иначе, чем раньше.

    Word XP использует раскрывающиеся меню, в которых изначально отображаются наиболее часто используемые пользователями команды.

    Работа с новыми раскрывающимися меню

    Чтобы открыть меню:

    • Нажмите название меню в строке меню.
    • Просмотрите команды, перечисленные в раскрывающемся меню.
    • Открыв меню, перетащите указатель мыши на команду и щелкните его, чтобы выбрать команду. (При наведении указателя мыши на команды каждая команда выделяется голубым цветом.)

    Использование области задач

    Область задач появилась в Word XP впервые. При открытии панель задач появится в правой части окна Word. Панель задач обеспечивает легкий доступ к часто используемым меню, кнопкам и инструментам. По умолчанию панель задач появляется при первом запуске Word XP.

    Если вы не видите свою панель задач, вы можете просмотреть ее, выбрав определенные команды или открыв ее вручную.

    Чтобы открыть панель задач:

    Вдоль верхней панели панели задач вы должны увидеть маленькие кнопки назад и вперед слева, а также стрелку вниз справа. Для просмотра различных доступных вам областей задач щелкните стрелку вниз. Открыв различные панели задач, вы можете перемещаться по ним, нажимая кнопки со стрелками влево и вправо слева. Чтобы закрыть панель задач, щелкните значок X в правой части панели.

    Документы, которые должны быть отмечены Центром уведомления о банкротстве (BNC), должны соответствовать правилам, установленным BNC, иначе уведомление не будет создано. Рекомендации определены в документе под названием «Создание PDF-документов для CM/ECF», который размещен на нашем веб-сайте в меню «Электронная регистрация дел». Документ включает список шрифтов, которые приемлемы для BNC. Эти правила также регулируют использование специальных символов в документах.

    Создание символа «Раздел» (§) в документах WordPerfect

    Чтобы создать символ раздела (§) в документах WordPerfect, соответствующих рекомендациям BNC, выполните следующие действия:

    1. Создайте документ, используя один из допустимых шрифтов, как указано в упомянутом выше документе "Создание PDF-документов для CM/ECF".
    2. Поместите курсор туда, где должен отображаться символ раздела (§).
    3. Нажмите на пункт меню "Вставить".
    4. В раскрывающемся меню выберите пункт меню «Символ».
    5. В разделе «Набор» экрана «Символ» выберите «Типографские символы», после чего отобразится список символов.
    6. Нажмите символ "раздел" (§), затем нажмите "Вставить и закрыть".

    Создание символа «Раздел» (§) в документах Word

    Чтобы создать символ раздела (§) в документах Word, соответствующих рекомендациям BNC, выполните следующие действия:

    1. Создайте документ, используя один из допустимых шрифтов, как указано в упомянутом выше документе "Создание PDF-документов для CM/ECF".
    2. Поместите курсор туда, где должен отображаться символ раздела (§).
    3. Нажмите на пункт меню "Вставить".
    4. В раскрывающемся меню выберите пункт меню «Символ».
    5. На открывшемся экране «Символ» нажмите вкладку «Специальные символы».
    6. Нажмите символ "раздел" (§) в отображаемом списке символов, затем нажмите "Вставить и закрыть".

    Создание символа «Раздел» (§) из документов WordPerfect или Word

    Читайте также: