В каком формате нужно сохранить файл, чтобы его можно было прочитать в других приложениях

Обновлено: 03.07.2024

Быстрые изменения в технологиях означают, что форматы файлов могут быстро устаревать и создавать проблемы для вашей стратегии управления записями. Долгосрочная перспектива и тщательное планирование помогут преодолеть этот риск и обеспечить выполнение юридических и операционных требований.

По закону ваши записи должны быть достоверными, полными, доступными, юридически приемлемыми в суде и храниться столько времени, сколько этого требуют ваши утвержденные графики хранения записей. Например, вы можете преобразовать запись в другой, более надежный формат (например, из почти устаревшей программы в текстовый файл), и эта копия, если она создана надежным способом, является юридически приемлемой.

Программное обеспечение, в котором создается файл, обычно использует формат по умолчанию при сохранении файла. На это указывает суффикс имени файла (например, .PDF для переносимого формата документа). Однако большинство программ позволяет авторам выбирать из множества форматов при сохранении файла. Например, Microsoft Word позволяет автору выбрать документ [DOC], форматированный текст [RTF] или текст [TXT], а также другие параметры формата. Некоторое программное обеспечение, например Adobe Acrobat, предназначено для преобразования файлов из одного формата в другой. Выбранный формат повлияет на ваши возможности долгосрочного управления записями.

Правовая база
Для получения дополнительной информации о правовой базе, которую необходимо учитывать при разработке политики форматов файлов, см. главу Правовая база настоящих правил и Государственного архива Миннесоты. Хранение и уничтожение государственных документов.

Ключевые понятия

При рассмотрении доступных вам форматов файлов вам необходимо ознакомиться со следующими понятиями:

Проприетарные, непатентованные форматы файлов, файлы с открытым исходным кодом и открытые стандартные форматы

Запатентованные форматы. Проприетарные форматы файлов контролируются и поддерживаются только одним разработчиком программного обеспечения. Формат Microsoft Word (.DOC) приведен в качестве примера.

Непатентованные форматы. Эти форматы поддерживаются более чем одним разработчиком, и к ним можно получить доступ с помощью различных программных систем. Расширяемый язык разметки (XML) – это популярный непатентованный формат для государственных документов.

Форматы с открытым исходным кодом. В общем, открытый исходный код относится к любой программе, исходный код которой доступен для использования или модификации по усмотрению пользователей или других разработчиков. Форматы с открытым исходным кодом — это опубликованные общедоступные спецификации для хранения данных, которые часто поддерживаются организацией по стандартизации. Открытые форматы могут использоваться как проприетарным программным обеспечением, так и программным обеспечением с открытым исходным кодом.

Открытые стандартные форматы. Открытые стандартные форматы программного обеспечения создаются с использованием общедоступных спецификаций (форматы с открытым исходным кодом). Хотя исходные коды программного обеспечения остаются собственностью, доступность стандарта повышает совместимость, позволяя другим разработчикам создавать аппаратные и программные решения, взаимодействующие с другим программным обеспечением или заменяющие его.

Выбирая формат файла для использования в целях управления электронными записями, важно понимать, как проприетарные, непроприетарные, открытые форматы и открытые стандарты могут повлиять на доступность и подотчетность ваших записей в долгосрочной перспективе.< /p>

Типы файлов и связанные с ними форматы

Ниже приведены краткие описания основных типов и форматов файлов, с которыми вы, вероятно, столкнетесь. Дополнительную информацию можно найти в главе Цифровое изображение настоящих рекомендаций, а ресурсы в аннотированном списке ресурсов содержат более подробную информацию об отдельных форматах файлов.

Текстовые файлы. Текстовые файлы чаще всего создаются в программах обработки текстов. Общие форматы файлов для текстовых файлов включают:

Проприетарные форматы, такие как файлы Microsoft Word, имеющие расширение программного обеспечения, в котором они были созданы.

Файлы в формате RTF или Rich Text Format поддерживаются различными приложениями и сохраняются с инструкциями по форматированию (например, с макетом страницы).

Файлы формата Portable Document Format (PDF), которые содержат изображение страницы, включая текст и графику. Файлы PDF широко используются для обмена файлами только для чтения. Adobe Acrobat на сегодняшний день является самым популярным приложением для работы с файлами PDF, хотя доступны и другие.

Portable Document Format (PDF/A). PDF/A, как стандартный формат файлов для долгосрочного архивирования электронных документов, является подмножеством PDF. Файлы на 100 % автономны и не зависят от внешних источников информации о документах. Стандарт ISO: ISO 19005-1:2005.

Графические файлы. Графические файлы хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа; векторные и растровые.

Векторные файлы сохраняют изображение в виде математических формул. Программы векторного изображения используют эту математическую формулу для отображения и масштабирования изображения без искажений. Общие типы векторных форматов файлов включают
- Файлы в формате обмена чертежами (DXF), которые широко используются в программах автоматизированного проектирования, например, в программах, которыми пользуются инженеры и архитекторы.
- Инкапсулированные файлы PostScript (EPS), которые широко используются в настольных издательских программах.
- Файлы метафайлов компьютерной графики (CGM), которые широко используются во многих программах, ориентированных на работу с изображениями (например, Photoshop), и обеспечивают высокую степень надежности.
- Шейп-файлы (SHP) — ГИС-приложения ESRI используют векторные координаты для хранения нетопологической геометрии и информации об атрибутах объектов.
- Растровые файлы (BMP) — это файлы относительно низкого качества, которые чаще всего используются в текстовых редакторах. Без сжатия.
- Файлы в формате Tagged Image File Format (TIFF) могут использоваться во многих различных программах и часто являются предпочтительным форматом для высококачественного мастер-изображения. Сжатие без сжатия или без потерь.
- Файлы JPEG, созданные Объединенной группой экспертов по фотографии (Joint Photographic Experts Group), являются очень распространенным форматом для цифровой фотографии. JPEG также является предпочтительным форматом для доставки фотографий через Интернет и обмена файлами. Сжатие с потерями.
- Объединенная группа экспертов по фотографии (JPEG2000). Развивающийся формат с несколькими методами сжатия, основанными на технологии вейвлетов. Сжатие без потерь.
- Файлы формата Graphics Interchange Format (GIF) широко использовались в Интернете для графики и логотипов с областями сплошного цвета. Из-за ограничений по цвету фотографии в этом формате воспроизводятся неточно. GIF также можно использовать для анимации с низким разрешением. (В PNG улучшены цветовые ограничения GIF.) Сжатие без потерь.
- Файлы Portable Network Graphics (PNG), разработанные для замены GIF, не защищены патентами и лицензиями и создают файлы более высокого качества, чем GIF. Формат PNG предпочтительнее для изображений, содержащих текст или штриховую графику, особенно в Интернете. Сжатие без потерь.
Файлы данных. Файлы данных создаются в программах баз данных и поэтому часто представляют собой проприетарные форматы. Файлы данных разделены на поля и таблицы, которые содержат дискретные элементы информации. Программное обеспечение строит отношения между этими дискретными элементами. Например, база данных обслуживания клиентов может содержать поля имени клиента, адреса и истории выставления счетов. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей имени клиента). Вы можете преобразовать файлы данных в текстовый формат, но вы потеряете связи между полями и таблицами. Например, если вы преобразуете информацию из базы данных клиентов в текст, вы можете получить десять страниц с именами, десять страниц с адресами и тысячу страниц с платежной информацией без указания того, какая информация относится к делу.

Файлы электронных таблиц. Файлы электронных таблиц хранят значения чисел в своих ячейках, а также отношения этих чисел. Например, одна ячейка может содержать формулу, суммирующую две другие ячейки. Как и файлы данных, файлы электронных таблиц чаще всего имеют собственный формат программы, в которой они были созданы. Данные могут совместно использоваться различными программами для работы с электронными таблицами путем сохранения отдельных электронных таблиц в виде текстового файла в формате обмена данными (DIF), однако значение и взаимосвязь чисел могут быть потеряны.

Видео- и аудиофайлы. Эти файлы содержат движущиеся изображения (например, оцифрованное видео, анимацию) и звуковые данные. Чаще всего они создаются и просматриваются в проприетарных программах и хранятся в проприетарных форматах. Общие используемые форматы файлов включают форматы QuickTime (.MOV), Windows Media Video (.WMV) и форматы Motion Picture Experts Group (MPEG) (.MP3); другие включают файлы .AVI и .WAV.

Языки разметки. Языки разметки, также называемые форматами разметки, содержат встроенные инструкции для отображения или понимания содержимого файла. Они предоставляют средства для передачи и обмена информацией через Интернет. Следующие форматы файлов языка разметки поддерживаются консорциумом World Wide Web (W3C) в качестве стандартов
- Стандартный обобщенный язык разметки (SGML), распространенный язык разметки, используемый в государственных учреждениях по всему миру, является международным стандартом. HTML и XML являются производными от SGML.
- Язык гипертекстовой разметки (HTML) используется для отображения большей части информации во Всемирной паутине. Поскольку презентация объединяется с содержимым посредством использования предопределенных тегов, HTML прост в использовании, но имеет ограниченные возможности. Другие языки разметки, такие как XHTML и XML, обеспечивают большую гибкость.
- Расширяемый язык разметки (XML) – это относительно простой язык, основанный на SGML, который набирает популярность для управления информацией и обмена ею. XML обеспечивает даже большую гибкость и контроль, чем XHTML, избегая при этом сложностей, связанных с SGML.
- Расширяемый язык гипертекстовой разметки (XHTML) сочетает в себе гибкость, присущую XML, с простотой использования, характерной для HTML. Строгие правила XHTML улучшают согласованность и дают возможность создавать собственные теги разметки. Поскольку они используют схожие правила, преобразование XHTML в XML проще, чем преобразование HTML в XML.
В таблице ниже приведены наиболее распространенные форматы файлов.

Таблица 1. Распространенные форматы файлов

Сохранение: преобразование и миграция

Чтобы обеспечить доступность ваших файлов с течением времени, вам необходимо постоянно проверять, поддерживаются ли форматы файлов, которые вы используете. Когда форматы больше не поддерживаются, вам нужно будет решить, собираетесь ли вы конвертировать и/или переносить свои форматы файлов. Если вы конвертируете свои записи, вы измените их форматы, возможно, на независимый от программного обеспечения формат. Если вы переносите свои записи, вы переместите их на другую платформу или носитель без изменения формата файла. Однако вам может потребоваться преобразовать записи, чтобы перенести их, чтобы они оставались доступными. Например, если вы переносите записи из операционной системы Apple в операционную систему Microsoft Windows, вам может потребоваться преобразовать записи в формат файла, доступный в операционной системе Windows (например, RTF, Word 2000). Дополнительную информацию о преобразовании и переносе см. в главах Стратегия управления электронными записями и Долгосрочное хранение настоящего руководства.
- Данные. Если вы потеряете данные или они будут повреждены, вы в той или иной степени потеряете содержимое записи. Имейте в виду, что по закону ваши записи должны быть полными и заслуживающими доверия. Метаданные также могут быть изменены или утеряны.
- Внешний вид. Если вы конвертируете все текстовые документы в формат RTF, вы рискуете потерять структуру записи; вы можете потерять часть макета страницы. Вы должны определить, влияет ли эта потеря на полноту записи. Если структура важна для понимания записи, эта потеря может быть неприемлемой.
- Отношения. Другим риском является потеря взаимосвязей данных внутри файла или между файлами (например, формул ячеек электронной таблицы, полей файла базы данных). Опять же, эта потеря может повлиять на юридическое требование о полной документации.
Сжатие

В рамках вашей стратегии управления записями вы можете выбрать сжатие файлов. Ниже приведены некоторые плюсы и минусы.

Таблица 2. Плюсы и минусы сжатия файлов

Сжатие файлов приводит к уменьшению размера файла, что уменьшает объем необходимого места для хранения. Однако для создания файла меньшего размера информация часто удаляется из файла. Например, когда файл изображения сжимается, пиксели, которые, по мнению программного обеспечения, не будут пропущены, удаляются, полагаясь на человеческий глаз для заполнения отсутствующих деталей. Когда аудиофайл сжимается, звуки, часто незаметные для человеческого уха, удаляются, что приводит к уменьшению размера файла, который для большинства людей звучит так же, как несжатый файл. Варианты сжатия различаются по степени потери данных. Некоторые преднамеренно «с потерями», такие как описанные выше, в то время как другие предназначены для «без потерь». Сжатие без потерь приводит к меньшему размеру файла, но позволяет точно восстановить исходный файл из сжатых данных, в отличие от сжатия с потерями, которое только приближает исходные данные. Из-за этих проблем вы можете сжимать одни файлы, а другие нет.

Важность планирования

Многие проблемы, связанные с управлением записями, можно решить при правильном планировании. При попытке определить наиболее подходящий формат(ы) файлов для долгосрочного доступа необходимо учитывать множество факторов. Взвешивание плюсов и минусов каждого из приведенных ниже предложений поможет вам в планировании.
- Специальные возможности. Формат файла должен позволять сотрудникам и общественности (в соответствии с MGDPA) находить и просматривать записи. Другими словами, вы не можете преобразовать запись в формат, который сильно сжат и удобен для хранения, но недоступен.
- Долголетие. Разработчики должны поддерживать формат файла в долгосрочной перспективе. Если формат файла не будет поддерживаться в течение длительного времени, вы рискуете получить неустойчивые записи, поскольку программное обеспечение для чтения или изменения файла может быть недоступно. Записи должны быть перенесены или преобразованы, если вы определили, что формат файла больше не поддерживается. Открытый исходный код, открытый стандарт и непатентованные форматы предпочтительнее, чем полностью проприетарные.
- Точность. Если вы конвертируете свои записи, формат файла, в который вы конвертируете, должен привести к записям с приемлемым уровнем данных, внешнего вида и потери связей, если таковые имеются.
- Полнота. Если вы конвертируете свои записи, формат файла, в который вы конвертируете, должен соответствовать вашим операционным и юридическим целям в отношении приемлемого уровня данных, внешнего вида и потери отношений, если таковые имеются.
- Гибкость. Формат файла должен соответствовать вашим целям по совместному использованию и использованию записей. Например, вам может понадобиться часто обмениваться копиями записей с другим агентством, использовать записи в своей повседневной работе или позже преобразовать и/или перенести записи. Если формат файла может быть прочитан только специализированным оборудованием и/или программным обеспечением, ваши возможности по совместному использованию, использованию и манипулированию записями ограничены.
Ключевые вопросы, которые следует учитывать

Теперь, когда вы знакомы с некоторыми основными понятиями форматов файлов, вы можете использовать приведенные ниже вопросы, чтобы обсудить, как эти понятия относятся к вашему агентству. Обратите особое внимание на вопросы, поставленные правовой базой, включая необходимость общедоступности, полноту, достоверность, долговечность и юридическую допустимость. Учитывайте степень приемлемости данных, внешнего вида и потери отношений. Используйте долгосрочный подход, чтобы ваши форматы файлов соответствовали вашим операционным и юридическим требованиям сейчас и в будущем.

Вы можете сохранить файл Excel в другом формате, нажав Файл > Сохранить как. Форматы файлов, доступные в диалоговом окне "Сохранить как", различаются в зависимости от того, какой тип листа активен (рабочий лист, лист диаграммы или другой тип листа).

Примечание: всякий раз, когда вы сохраняете файл в другом формате, некоторые его форматирование, данные и функции могут не переноситься.

Чтобы открыть файл, созданный в другом формате, в более ранней версии Excel или в другой программе, нажмите «Файл» > «Открыть». Если вы откроете книгу Excel 97-2003, она автоматически откроется в режиме совместимости. Чтобы воспользоваться преимуществами новых функций Excel 2010, вы можете сохранить книгу в формате файла Excel 2010. Однако у вас также есть возможность продолжить работу в режиме совместимости, в котором сохраняется исходный формат файла для обеспечения обратной совместимости.

Форматы файлов Excel

Описание

Формат файлов на основе XML по умолчанию для Excel 2010 и Excel 2007. Невозможно сохранить код макроса Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) или листы макросов Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Книга Excel с поддержкой макросов (код)

Формат файлов на основе XML и с поддержкой макросов для Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel 2007. Сохраняет код макросов VBA или листы макросов Excel 4.0 (.xlm).

Двоичная книга Excel

Двоичный формат файла (BIFF12) для Excel 2010 и Excel 2007.

Формат файла по умолчанию для шаблона Excel для Excel 2010 и Excel 2007. Невозможно сохранить код макроса VBA или листы макросов Excel 4.0 (.xlm).

Формат файла с поддержкой макросов для шаблона Excel Excel 2010 и Excel 2007. Хранит код макроса VBA или листы макросов Excel 4.0 (.xlm).

Excel 97 — рабочая тетрадь Excel 2003

Двоичный формат файлов Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8).

Excel 97 – Шаблон Excel 2003

Формат двоичных файлов Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8) для шаблона Excel.

Рабочая тетрадь Microsoft Excel 5.0/95

Двоичный формат файлов Excel 5.0/95 (BIFF5).

Электронная таблица XML 2003

Формат файла электронной таблицы XML 2003 (XMLSS).

Формат данных XML.

Формат надстройки на основе XML и макросов для Excel 2010 и Excel 2007. Надстройка — это дополнительная программа, предназначенная для запуска дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA и таблиц макросов Excel 4.0 (.xlm).

Надстройка Excel 97-2003

Excel 97-2003 Add-In, дополнительная программа, предназначенная для запуска дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA.

Рабочая тетрадь Excel 4.0

Формат файла Excel 4.0, в котором сохраняются только рабочие листы, листы диаграмм и листы макросов. Вы можете открыть книгу в этом формате файла в Excel 2010, но вы не можете сохранить файл Excel в этом формате файла.

Работает с электронными таблицами 6.0–9.0

Электронная таблица сохранена в Microsoft Works 6.0–9.0.

Примечание. Этот формат поддерживается только в Excel Starter.

Форматы текстовых файлов

Описание

Форматированный текст (с разделителями-пробелами)

Формат Lotus с разделителями-пробелами. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями табуляции для использования в другой операционной системе Microsoft Windows и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями табуляцией для использования в операционной системе Macintosh и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями табуляцией для использования в операционной системе MS-DOS и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу как текст Unicode — стандарт кодировки символов, разработанный Консорциумом Unicode.

CSV (с разделителями-запятыми)

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в другой операционной системе Windows и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе Macintosh и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе MS-DOS и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Формат обмена данными. Сохраняет только активный лист.

Формат символической ссылки. Сохраняет только активный лист.

Примечание. Если вы сохраните книгу в любом текстовом формате, все форматирование будет потеряно.

Другие форматы файлов

Описание

дБазы III и IV. Вы можете открывать эти форматы файлов в Excel, но вы не можете сохранить файл Excel в формате dBase.

Переносимый формат документа (PDF). Этот формат файла сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Когда файл формата PDF просматривается в Интернете или распечатывается, он сохраняет заданный формат. Данные в файле не могут быть легко изменены. Формат PDF также удобен для документов, которые будут воспроизводиться с использованием коммерческих методов печати.

Примечание. Этот формат не поддерживается в Excel 2007.

Спецификация бумаги XML (XPS). Этот формат файла сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Когда файл XPS просматривается в Интернете или распечатывается, он сохраняет именно тот формат, который вы хотели, и данные в файле нельзя легко изменить.

Примечание. Этот формат не поддерживается в Excel 2007.

Форматы файлов, использующие буфер обмена

Вы можете вставить данные из буфера обмена Microsoft Office в Excel с помощью команды «Вставить» или «Специальная вставка» (вкладка «Главная», группа «Буфер обмена», кнопка «Вставить»), если данные буфера обмена Office находятся в одном из следующих форматов.

Идентификаторы типа буфера обмена

Изображения в формате метафайла Windows (WMF) или расширенном формате метафайла Windows (EMF).

Примечание. Если вы копируете изображение метафайла Windows из другой программы, Excel вставляет изображение как расширенный метафайл.

Изображения, сохраненные в формате Bitmap (BMP).

Форматы файлов Microsoft Excel

Двоичные форматы файлов для Excel версий 5.0/95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) и Excel 2010 (BIFF12).

Формат символической ссылки.

Формат обмена данными.

Текстовый формат, разделенный табуляцией.

Формат значений, разделенных запятыми.

Отформатированный текст (разделенный пробелами)

Расширенный текстовый формат (RTF). Только из Excel.

.jpg, .jpg, .doc, .xls или .bmp

Объекты Microsoft Excel, объекты из правильно зарегистрированных программ, поддерживающих OLE 2.0 (OwnerLink), а также изображение или другой формат презентации.

.jpg, .jpg, .doc, .xls или .bmp

OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture или другой формат.

Офисный чертежный объект

Формат объекта рисования Office или изображение (расширенный формат метафайла Windows, EMF).

Отображаемый текст, OEM-текст.

Веб-страница с одним файлом

Веб-страница с одним файлом (MHT или MHTML). Этот формат файла объединяет встроенную графику, апплеты, связанные документы и другие вспомогательные элементы, на которые есть ссылки в документе.

Примечание. Этот формат не поддерживается в Excel 2007.

Язык гипертекстовой разметки (HTML).

Примечание. При копировании текста из другой программы Excel вставляет текст в формате HTML независимо от формата исходного текста.

Форматы файлов, не поддерживаемые в Excel

Следующие форматы файлов больше не поддерживаются в Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel Starter и Excel 2007. Вы не можете открывать или сохранять файлы в этих форматах.

Идентификаторы типа буфера обмена

Форматы файлов Excel 2.0, 3.0 и 2.x

ЖК1, ФМТ, ЖК2, ЖК3, ЧМ3, ЖК4

.wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks

Форматы файлов Lotus 1-2-3 (все версии)

Формат файла Microsoft Works (все версии)

Формат файла DBASE II

Quattro Pro для формата файла MS-DOS

Quattro Pro 5.0 и 7.0 для Windows.

Форматы файлов, которые не поддерживаются в Excel Starter

Кроме того, следующие форматы файлов больше не поддерживаются в Excel Starter. Вы не можете открывать или сохранять файлы в этих форматах файлов.

Надстройка Excel 97-2003

Имя источника данных

Доступ к базе данных MDE

Подключение к данным Office

Открытие или просмотр файлов неподдерживаемых форматов

Если формат файла, который вы хотите использовать, не поддерживается в Excel, вы можете попробовать следующее:

Поищите в Интернете компанию, которая производит конвертеры форматов файлов, не поддерживаемых в Excel.

Сохранить в формате файла, который поддерживает другая программа, а затем экспортировать из этой программы в формат файла, который поддерживает Excel.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Какой самый простой формат файла, в котором вы можете сохранить файл, чтобы его можно было читать другими программами? Когда вы создаете документ на своем компьютере, вы используете программу для создания файла. Программа сохраняет документ в своем собственном формате, который обычно определяется трех- или четырехбуквенным расширением файла.

Для текстовых файлов, сохраненных в Microsoft Word, файлы могут иметь расширения .doc, .docx, .rtf. или .txt. Расширение .doc представляет документы Word, созданные в Word 2003, а .docx относится к документам, созданным в Word 2007, 2010 и 2013 специально для Windows. Версии документов .docx также могут быть прочитаны программами от Apple и других поставщиков.

Формат DOCX предназначен только для более новых версий Word.

Кроссплатформенные форматы TXT и PDF

Когда документ создается в программе обработки текстов, такой как Microsoft Word, программа добавляет различные коды форматирования, влияющие на стили и внешний вид страницы. Включены коды для абзацев, шрифтов, размеров и цветов букв. Эти коды иногда мешают открытию сохраненного файла другими программами. Большинство программ для обработки текстов предлагают возможность сохранения файла в виде практически свободного от кода текстового файла с узнаваемым расширением .txt. Microsoft также предлагает файл с расширением .rtf — Rich Text File — для сохранения с минимальным кодированием и большим количеством функций, чем обычные текстовые файлы.

Многие файлы можно сохранить, сохранив их исходный формат как файлы Adobe .pdf. Эти файлы Portable Document Format можно открыть с помощью программы Adobe Reader, которая стала приложением по умолчанию, доступным в большинстве компьютерных операционных систем. Поскольку это кроссплатформенный файл, документы с расширением .pdf будут отображать все изображения, заголовки и текст в стиле оригинала. Знание того, как сохранить файл с расширениями .txt или .pdf, полезно для того, чтобы убедиться, что файл может быть открыт как текстовый файл другими программами или совместим на других платформах как файл .pdf.

Формат PDF имеет почти универсальную совместимость.

Сохранение текстового файла

Все выпуски Microsoft Word могут сохранять текстовый файл с расширением .txt. Вот шаги:
1. Нажмите клавиши ALT + F.
2. Нажмите «Сохранить как…».
3. В разделе "Сохранить копию документа" нажмите "Другие форматы".
4. Выберите «Обычный текст» (*.txt) в меню «Тип файла».
Сохранение файла PDF в Word
1. Нажмите "Файл".
2. Нажмите "Экспорт".
3. Нажмите «Создать документ PDF/XPS».
XPS представляет собой собственную версию файлов PDF от Microsoft. Для Windows 8 компания выпустила приложение WIndows Reader, которое может служить встроенным средством просмотра PDF.

Использование Блокнота

Приложение «Блокнот», традиционно встречающееся среди программ Windows Accessory, полезно для преобразования текста из любого источника в обычный текст. Вы можете выбрать и скопировать любой текст из Интернета, вставить и сохранить его в Блокноте, и приложение удалит текст любого веб-форматирования. Блокнот также можно использовать для создания быстрых заметок, и рекомендуется иметь его на рабочем столе или на начальном экране в Windows 8.

Чтобы создать ярлык Блокнота на рабочем столе в версиях Windows до 2007, откройте значок Блокнота, выполнив следующие действия:

При экспорте PDF-файлов в файлы различных форматов с помощью инструмента «Экспорт PDF» в Acrobat каждый формат файла включает уникальные настройки преобразования. Чтобы просмотреть различные форматы, в которые можно экспортировать PDF-файл в Acrobat, см. Инструменты > Экспорт PDF .

Вы можете повторно сохранить PDF-файлы как оптимизированные PDF-файлы, используя настройки в диалоговом окне PDF Optimizer. Оптимизатор PDF позволяет изменить версию совместимости ваших PDF-файлов, чтобы их можно было просматривать с помощью более старых версий Acrobat или Acrobat Reader. При изменении параметра совместимости новые функции могут быть недоступны в PDF-файле. Объяснение каждого параметра совместимости см. в разделе Уровни совместимости PDF.

Если вы хотите использовать одни и те же настройки каждый раз при преобразовании PDF-файлов в определенный формат, укажите эти настройки в диалоговом окне «Настройки». На панели «Преобразовать из PDF» выберите формат файла из списка и нажмите «Изменить настройки» . (Нажмите кнопку «Восстановить настройки по умолчанию» в любой момент, чтобы вернуться к настройкам по умолчанию.)

Параметры JPEG и JPEG 2000

Если ваш PDF-файл содержит набор изображений, вы можете экспортировать их по отдельности в файлы JPEG, PNG или TIFF, выбрав «Инструменты» > «Экспорт PDF» > «Изображение» > «Экспортировать все изображения».

Обратите внимание, что доступные параметры зависят от того, экспортируете ли вы документ в формат JPEG или JPEG 2000.

Настройки файла
- Оттенки серого/цвет: задает параметр сжатия, который уравновешивает размер файла и качество изображения. Чем меньше файл, тем хуже качество изображения.
- Размер плитки: разделяет сжимаемое изображение на плитки заданного размера. (Если высота или ширина изображения не кратны размеру плитки, по краям используются частичные плитки.) Данные изображения для каждой плитки сжимаются по отдельности и могут быть отдельно распакованы. Рекомендуется значение по умолчанию 256. Этот параметр доступен только для формата JPEG 2000.
- Формат: определяет способ отображения файла. Доступно только в формате JPEG. Он предоставляет следующие параметры:
  - Базовый уровень (стандартный): изображение отображается после полной загрузки. Этот формат JPEG распознается большинством веб-браузеров.
  - Базовый уровень (оптимизированный): оптимизирует качество цвета изображения и создает файлы меньшего размера, но поддерживается не всеми веб-браузерами.
  - Прогрессивная (3 – 5 сканирований). Сначала загружается изображение в виде изображения с низким разрешением, с постепенным улучшением качества по мере продолжения загрузки.
  Управление цветом
  
  Указывает тип управления цветом, который будет применяться к выходному файлу, а также необходимость внедрения профиля ICC.
  
  Если вы используете команду «Экспортировать в» или «Экспортировать все изображения» в файле PDF, содержащем изображения JPEG и JPEG 2000, и экспортируете содержимое в формат JPEG или JPEG 2000, полученное изображение может выглядеть иначе при открытии в Acrobat. Это может произойти, если изображения имеют цветовой профиль, включенный на уровне страницы, но не внутри данных изображения. В этом случае Acrobat не может перенести цветовой профиль на уровне страницы в результирующее сохраненное изображение.
  
  Конверсия
  
  Указывает цветовое пространство и разрешение выходного файла. Вы можете позволить Acrobat автоматически определить эти параметры. Чтобы преобразовать цветные изображения в файле в оттенки серого, выберите «Оттенки серого».
  
  Более высокие разрешения, например 2400 пикселей на дюйм (ppi), подходят только для страниц небольшого размера (до 6,826 дюймов или 173 380 миллиметров).
  
  Параметры PNG
  
  Формат PNG удобен для изображений, которые используются в Интернете.
  
  Настройки файла
  
  Указывает, является ли изображение чересстрочным. None создает изображение, которое отображается в веб-браузере только после завершения загрузки. Adam7 создает изображение, которое отображает версии с низким разрешением в браузере, пока загружается полный файл изображения. Adam7 может сократить время загрузки и заверить зрителей, что загрузка идет; однако это увеличивает размер файла.
  
  Фильтр: позволяет выбрать алгоритм фильтрации.
  - Нет: сжимает изображение без фильтра. Рекомендуется для изображений с индексированными цветами и растровых изображений.
  - Sub: оптимизирует сжатие изображений с ровными горизонтальными узорами или переходами.
  - Вверх: оптимизирует сжатие изображений с равномерными вертикальными узорами.
  - Усреднение: оптимизирует сжатие низкоуровневого шума путем усреднения значений цвета соседних пикселей.
  - Paeth: оптимизирует сжатие низкоуровневого шума путем переназначения соседних значений цвета.
  - Адаптивный: применяет алгоритм фильтрации — Sub, Up, Average или Paeth — лучше всего подходящий для изображения. Выберите «Адаптивный», если не знаете, какой фильтр использовать.
  Управление цветом
  
  Указывает тип управления цветом для выходного файла и необходимость внедрения профиля ICC.
  
  Конверсия
  
  Указывает цветовое пространство и разрешение выходного файла. Вы можете позволить Acrobat автоматически определить эти параметры. Чтобы преобразовать цветные изображения в файле в оттенки серого, выберите «Оттенки серого».
  
  Более высокое разрешение, например 2400 пикселей на дюйм, подходит только для страниц небольшого размера (до 6,826 дюйма или 173,380 мм).
  
  Параметры TIFF
  
  TIFF – это гибкий формат растровых изображений, поддерживаемый практически всеми приложениями для рисования, редактирования изображений и верстки. Разрешение определяется автоматически.
  
  Настройки файла
  
  Указывает формат сжатия. CCITTG4 используется по умолчанию и обычно создает файл наименьшего размера. Сжатие ZIP также создает небольшой файл.
  
  Некоторые приложения не могут открывать файлы TIFF, сохраненные со сжатием JPEG или ZIP. В этих случаях рекомендуется сжатие LZW.
  
  Управление цветом
  
  Указывает тип управления цветом для выходного файла.
  
  Конверсия
  
  Указывает цветовое пространство и разрешение выходного файла. Вы можете позволить Acrobat автоматически определить эти параметры. Чтобы преобразовать цветные изображения в файле в оттенки серого, выберите «Оттенки серого».
  
  Более высокое разрешение, например 2400 пикселей на дюйм, подходит только для страниц небольшого размера (до 6,826 дюйма или 173,380 мм).
  
  Вы можете экспортировать PDF в формат Word (DOCX или DOC) или форматированный текст (RTF). В Acrobat выберите «Инструменты» > «Экспорт PDF» и выберите «Документ Microsoft Word» или «Word 97-2003». При нажатии на значок (настройки) доступны следующие параметры:
  
  Настройки макета
  - Сохранить плавный текст: указывает, что текст должен быть сохранен.
  - Сохранить макет страницы. Указывает, что макет страницы должен быть сохранен.
  Настройки комментариев
  - Включить комментарии: экспортирует комментарии в выходной файл.
  Настройки изображения
  - Включить изображения: экспортирует изображения в выходной файл.
  Настройки распознавания текста
  - Распознавать текст при необходимости: распознает текст, если PDF-файл содержит изображения, содержащие текст.
  - Установить язык. Указывает языковые настройки для OCR.
  При нажатии на Дополнительные настройки становятся доступными следующие параметры:
  
  Настройки файлов и панели навигации
  
  Одна HTML-страница
  
  Указывает, что при экспорте в HTML создается один HTML-файл. Чтобы добавить панель навигации, включите следующие параметры:
  
  Добавить навигационную рамку на основе заголовков
  
  Добавить фрейм навигации на основе закладок
  
  Несколько HTML-страниц
  
  Указывает, что при экспорте в HTML создается несколько файлов HTML. Выберите один из критериев, чтобы разделить документ на несколько файлов HTML.
  
  Разделить по заголовкам документа
  
  Разделить по закладкам документа
  
  Настройки содержания
  
  Указывает, экспортируются ли изображения при экспорте PDF в формате HTML.
  
  Обнаружение и удаление верхних и нижних колонтитулов
  
  Указывает, следует ли удалять содержимое верхнего и нижнего колонтитула в PDF-файле и удалять его из файлов HTML.
  
  Настройки распознавания текста
  
  Распознавать текст при необходимости
  
  Распознает текст, если файл PDF содержит изображения, содержащие текст.
  
  Указывает языковые настройки для OCR.
  
  В Acrobat выберите «Инструменты» > «Экспорт PDF» и выберите «Книга Microsoft Excel» или «Электронная таблица XML 2003». При нажатии на значок (настройки) доступны следующие параметры:
  
  Настройки книги Excel
  
  Указывает, следует ли создавать рабочий лист для каждой таблицы или страницы или для всего документа.
  
  Указывает десятичные разделители и разделители тысяч для числовых данных. Выберите один из следующих вариантов:
  
  Определять десятичные разделители и разделители тысяч с помощью региональных настроек
  
  Рассматривайте следующее как десятичные разделители и разделители тысяч. Введите или выберите разделители в соответствующих полях.
  
  Настройки распознавания текста
  
  Распознавать текст при необходимости
  
  Распознает текст, если файл PDF содержит изображения, содержащие текст.
  
  Указывает языковые настройки для OCR.
  
  Вы можете экспортировать PDF в PostScript® для использования в приложениях для печати и допечатной подготовки. Файл PostScript включает полные комментарии DSC (Соглашения о структурировании документов) и другую дополнительную информацию, сохраненную Adobe Acrobat Distiller®. Вы также можете создать EPS-файл из любого PDF-файла для размещения или открытия в других приложениях. Доступные параметры зависят от того, конвертируете ли вы документ в формат PostScript или EPS.
  
  Если вы создаете файлы EPS для разделения в Acrobat Pro, все цветовые пространства изображения должны быть CMYK.
  
  Файл описания принтера
  
  Описание принтера PostScript (PPD) содержит необходимую информацию для правильного форматирования файла PostScript для конкретного устройства вывода. Device Independent создает только составные (без цветоделения) файлы PostScript или EPS. Acrobat Default предоставляет отправную точку и справочник для создания всех типов PostScript и восстанавливает все настройки по умолчанию для преобразования. Adobe PDF 7.0 совместим с большинством устройств. Этот параметр доступен только для формата PostScript (PS).
  
  ASCII или двоичный код
  
  Указывает выходной формат данных изображения. Двоичный вывод дает файлы меньшего размера, но не все рабочие процессы поддерживают двоичный вывод.
  
  Указывает уровень совместимости PostScript. Используйте уровень языка 3 только в том случае, если целевое устройство вывода поддерживает его. Уровень языка 2 подходит для файлов EPS, которые помещены в другой документ и разделены по цвету как часть этого документа. Используйте уровень языка 2 для файлов EPS, которые вы импортируете в приложения Microsoft.
  
  Определяет шрифты, которые будут включены в PostScript. Встроенные шрифты взяты из PDF; указанные шрифты взяты с используемого компьютера.
  
  Сохраняет внешний вид комментариев в результирующем файле PostScript.
  
  Преобразовать True Type в Type 1
  
  Преобразует шрифты TrueType в шрифты Type 1 в итоговом файле PostScript.
  
  Указывает, создается ли предварительный просмотр TIFF для результирующего файла EPS. Этот параметр недоступен при сохранении в формате PostScript.
  
  Определяет страницы, которые вы хотите экспортировать. При экспорте файлов в формате EPS каждая страница в диапазоне сохраняется как отдельный файл EPS.
  
  Вы можете экспортировать из PDF в форматы Text и XML. В Acrobat выберите «Инструменты» > «Экспорт PDF» > «Дополнительные форматы» и выберите «Текст (доступный)», «Текст (обычный)» или «XML 1.0» по мере необходимости.
  
  При нажатии на значок XML 1.0 (настройки) доступны следующие параметры:
  
  Настройки выходного файла
  
  Использовать таблицу сопоставления по умолчанию использует кодировку символов по умолчанию, определенную в таблицах сопоставления, которые появляются в папке Plug-ins/SaveAsXML/MappingTables. Эти таблицы сопоставления определяют многие характеристики вывода данных, включая следующие кодировки символов по умолчанию: UTF-8 (Сохранить как XML или HTML 4.0.1) и HTML/ASCII (Сохранить как HTML 3.2).
  
  Создает ссылки-закладки для содержимого документов HTML или XML. Ссылки размещаются в начале результирующего документа HTML или XML.
  
  Создать теги для файлов без тегов
  
  Создает теги для файлов, которые еще не отмечены тегами, например PDF-файлов, созданных с помощью Acrobat 4.0 или более ранней версии. Если этот параметр не выбран, файлы без тегов не преобразуются.
  
  Теги применяются только в процессе преобразования и удаляются после преобразования. Это не метод создания PDF-файлов с тегами из устаревших файлов
  
  Настройки файла изображения
  
  Управляет преобразованием изображений. На преобразованные файлы изображений ссылаются в документах XML и HTML.
  
  Указывает папку для хранения сгенерированных изображений. По умолчанию используются изображения.
  
  Определяет окончательный формат изображений. По умолчанию используется формат JPG.
  
  Понижает разрешение файлов изображений до указанного разрешения. Если вы не выберете этот параметр, файлы изображений будут иметь то же разрешение, что и исходный файл. Файлы изображений никогда не подвергаются апсемплингу.
  
  Читайте также: