В каком формате можно импортировать контакты и компании в crm

Обновлено: 21.11.2024

Хорошо это или плохо, но ваша CRM-система хороша настолько, насколько хороши данные, которые вы в нее помещаете, поэтому очень важно очистить ваши данные перед их загрузкой в ​​систему.

Несогласованность данных означает проблемы для вашего бизнеса. Неверные данные обходятся компаниям по всему миру в 3 триллиона долларов в год. Некоторые исследования показали, что недобросовестные данные могут стоить компаниям от 10 до 25 % их дохода.

Фрагментированный импорт приведет к тому, что CRM будет неорганизованной и сложной в использовании, но чистая CRM гарантирует, что ни один из ваших контактов не ускользнет. Мы рассмотрим шаги, необходимые для очистки и форматирования данных для безупречного импорта.

Компоненты CRM

В любой CRM данные хранятся на объектах. Объект — это, проще говоря, тип записи, в которой хранится определенная категория информации. В данном объекте данные размещаются в свойствах, которые предоставляют определенные характеристики содержащего их объекта. HubSpot CRM сосредоточен вокруг четырех стандартных объектов: контакты, компании, сделки и заявки.

Контакты. Это люди, с которыми вы собираетесь взаимодействовать. Те, кому вы будете звонить и отправлять электронные письма, чтобы начать, продолжить или поддерживать деловые отношения. Запись контакта будет хранить такую ​​информацию, как имя, фамилия, адрес электронной почты и номер телефона. Он также будет включать историю того, когда и кто в последний раз связывался с ними. Каждый контакт может быть связан только с одной компанией, но может быть связан с несколькими сделками и/или задачами.

Компании. Это компании, в которых работают ваши контакты. У вас может быть несколько контактных лиц, с которыми вы работаете в одной компании. В записи компании будет храниться такая информация, как имя, домен, отрасль и номер телефона. Здесь вы также будете хранить информацию, например, в каком городе находится компания, сколько у нее сотрудников и информацию о доходах. С компаниями может быть связано несколько контактов, сделок и/или задач.

Сделки. Сделки используются для управления процессом продаж и отслеживания дохода, связанного с потенциальной продажей. Сделки будут проходить через этапы, начиная с начала процесса продаж и заканчивая продажей (закрыто-выиграно) или нет (закрыто-проиграно). В записи о сделке будет храниться сумма потенциальной продажи, ожидаемая дата закрытия продажи и кто управляет продажей. Каждая сделка может быть связана только с одной компанией, но может быть связана с несколькими контактами.

Заявки. Заявки – это сервисное взаимодействие, которое вы осуществляете со своими клиентами. Заявки (как и сделки) будут проходить этапы от «создано» до «закрыто». Заявки будут хранить такую ​​информацию, как источник, время до первого ответа агента и время закрытия. Заявки можно связать с любым контактом, компанией и/или сделкой. Их можно связать только с одним объектом или любой комбинацией.

ОЧИСТИТЕ ДАННЫЕ ДЛЯ ИМПОРТА

Теперь, когда вы освоились с терминологией CRM, мы можем перейти к очистке ваших данных. Следующие шаги обеспечат чистоту ваших данных, отсутствие несоответствий и их готовность к импорту.

Ваша CRM будет наиболее полезной, если вы сохраните все значения свойства в одном формате. Независимо от того, как вы решите разделить свои свойства, значения в одной категории должны быть одинаковыми по формату для всех ваших контактных записей, чтобы вы могли легко фильтровать и искать в базе данных. Вот несколько мест общего пользования, которые необходимо очистить:

Имена. С именами особенно сложно работать. Стандартным способом организации имен является наличие отдельных свойств для имени и фамилии, но некоторым организациям могут потребоваться дополнительные категории имен в записи, такие как название или неофициальный адрес для почтовых рассылок или именных тегов. Правильный регистр имен также важен. Вы бы предпочли получить электронное письмо и обратиться к вам как «Боб» или «Боб»? Последнее выглядит непрофессионально и является явным признаком автоматизации, которая повредит коэффициенту конверсии и вашей репутации.

Номера телефонов. Существует множество способов отформатировать номер телефона:

  • 555-555-5555
  • (555)-555-5555
  • 5555555555

Являются ли телефонные номера 10-значными или 11-значными? У них есть «1-» перед номером? Даже в этом случае телефонные номера могут быть разделены на служебные, мобильные и домашние номера телефонов. Правильное форматирование имеет огромное значение, так как гарантирует, что телефонные номера совместимы с любыми системами, которые их используют, и облегчит работу вашим командам, которые регулярно запрашивают номера для связи с клиентами и потенциальными клиентами.

Почтовые адреса. Правильное форматирование адреса имеет решающее значение. Если вы собираетесь рассылать важную информацию потенциальным клиентам, клиентам или сотрудникам, убедитесь, что вы не тратите впустую свой бюджет и время, отправляя рассылку по неправильно отформатированному адресу.

Все значения в одном свойстве должны иметь одинаковый формат во всех контактных записях. Например, вы должны убедиться, что все адреса ваших контактов включают их родной штат в едином формате — либо прописанным (Миннесота), либо сокращенным (МН) — чтобы было легче извлекать и сортировать списки рассылки.< /p>

Удаление пробелов и нежелательных символов из ваших наборов данных имеет решающее значение для надлежащего поиска и фильтрации данных. Обе проблемы являются распространенными, но могут серьезно повлиять на вашу способность правильно использовать свои данные.

Пробелы. Лишний пробел в поле данных — очень распространенная проблема. Возможно, пользователь случайно нажал пробел после ввода своих данных. Они также могли нажать пробел перед вводом своих данных, поместив пробел в начале записи.

Еще одна распространенная проблема возникает, когда пользователь дважды нажимает клавишу пробела между словами, хотя хотел нажать ее только один раз. Пробелы могут вызвать проблемы с форматированием и удобством использования в некоторых ситуациях, но их трудно обнаружить без помощи инструмента или макроса.

Нежелательные символы. Исправление этих символов часто не входит в список приоритетов, но они могут сильно повлиять на удобство использования данных в наборе. Они могут выглядеть примерно так: Ã, ¢, â, ê. В большинстве случаев эти символы не вводятся вручную, а возникают из-за проблем с кодировкой, возникающих при сохранении, импорте или экспорте данных. Если вы удаляете эти символы вручную, их должно быть относительно легко обнаружить.

Объединение и стандартизация похожих полей делает ваши данные более доступными для поиска и более полезными для ваших команд.

Названия должностей. Должности, возможно, являются наиболее распространенной областью для вопросов стандартизации. Для этого есть несколько причин. Во-первых, существует множество аббревиатур для описания разных должностей — «главный исполнительный директор» и «генеральный директор» занимают одну и ту же должность, но не будут включены в один и тот же список, если вы отфильтруете свои данные по названию должности. Объединение и стандартизация похожих должностей облегчит работу отделам маркетинга, продаж и обслуживания клиентов, которые пытаются взаимодействовать с потенциальными клиентами и клиентами.

Промышленность. Промышленность – еще одна область общих данных, в которой возникают проблемы со стандартизацией. Конкурирующие компании могут отдельно описывать себя как работающие в сфере «технологий», «программного обеспечения» или «SaaS». Определение того, как вы хотели бы классифицировать различные компании в своем наборе данных, имеет решающее значение для предоставления релевантных материалов по маркетингу и продажам.

Связи компаний. Со временем пользователи HubSpot часто обнаруживают, что в их данных есть много разъединенных контактов и компаний. Регулярная работа над созданием правильных ассоциаций поможет вашим командам по маркетингу, продажам и обслуживанию лучше обслуживать ваших клиентов. В противном случае может быть сложно найти нужного человека для связи внутри компании и помешать вашим усилиям по персонализации.

Компании, которые хранят много данных и собирают их в течение длительного периода времени, обнаружат, что часть этих данных устаревает или становится менее полезной. Поддержание чистоты и эффективности базы данных поможет вам сократить расходы на хранение данных и маркетинговые кампании, а в долгосрочной перспективе сэкономит вашим сотрудникам много времени.

Удалите отказы. Вам не следует постоянно пытаться связаться с человеком, который никогда не ответит. Хуже того, высокие показатели отказов наносят ущерб вашей репутации у провайдеров электронной почты и снижают доставляемость ваших маркетинговых материалов по электронной почте. То же самое можно сказать и об отключенных или неверных телефонных номерах: обращение и отсутствие ответа истощают ваши ресурсы и бюджет.

Удаление отписок. В соответствии с законом CAN-SPAM от 2003 года компаниям запрещено продолжать отправлять маркетинговые материалы потенциальным клиентам, которые отказались от подписки на свои списки рассылки. Легко понять, как это может стать проблемой, когда компании разделяют свои данные на несколько разных платформ. Быстрый импорт устаревших данных, включающих отписавшихся от подписки лиц, может быстро привести к довольно серьезным нарушениям закона CAN-SPAM. Вы всегда должны следить за тем, чтобы в наборе данных, который вы используете для рассылки маркетинговых сообщений, использовалась самая последняя информация о ваших подписчиках.

Устраните низкий уровень вовлеченности. Если вы постоянно доставляли контакту новые материалы в течение длительного периода времени, а он не проявлял интереса к этим материалам, нет особого смысла хранить его данные под рукой и занимать место. . Вы не хотите продолжать отправлять электронные письма тому, кто подписался на ваш список рассылки семь лет назад и не получал новых писем за последние четыре года. Ваши электронные письма, скорее всего, все равно попадают в папку «Спам».

Несмотря на то, что время, когда уместно удалять невовлеченные контакты, является политикой, которая должна быть определена внутри вашей компании, установление предельного срока прекращения взаимодействия необходимо для того, чтобы ваши базы данных не раздувались устаревшей информацией или незаинтересованными контактами.

Удаляйте дубликаты. Всякий раз, когда вы импортируете данные в HubSpot или передаете данные между платформами, существует высокая вероятность того, что произойдет как минимум некоторое дублирование данных. Эксперты обнаружили, что уровень дублирования в диапазоне от 10 % до 30 % не является чем-то необычным для компаний, у которых нет инициатив по обеспечению качества данных.

Когда ваши команды обновляют две разные записи для одной и той же записи, вы быстро теряете из виду, какая запись является правильной для ссылки, что затрудняет поддержание единого представления клиентов.

Представьте, что торговый представитель собирается связаться с потенциальным клиентом, но обнаруживает две разные записи для одного и того же потенциального клиента, каждая из которых содержит противоречивые данные. Теперь этому торговому представителю приходится тратить свое время на сортировку вещей. Один и тот же сценарий повторяется снова и снова в компаниях, где возникают проблемы с дублированием данных, и это может привести к огромной трате времени.

К счастью, в HubSpot есть несколько функций автоматической дедупликации.

  • Когда вы добавляете контакты в HubSpot CRM, система выполняет дедупликацию по адресу электронной почты.
  • Когда вы добавляете компании в HubSpot, система будет выполнять дедупликацию по доменному имени компании.
  • При добавлении новых сделок или заявок дедупликация не выполняется.

Несмотря на то, что HubSpot выполняет некоторую дедупликацию, он не будет, например, дедуплицировать запись контакта, которая указана как в их личной, так и в рабочей электронной почте, поэтому рекомендуется загружать как можно более чистый список.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ ДЛЯ ИМПОРТА

Чтобы импортировать контакты, компании, сделки, билеты или продукты в HubSpot, вам необходимо сохранить данные импорта в файле на вашем компьютере. Файл должен быть отформатирован определенным образом, прежде чем его можно будет импортировать в HubSpot.

При настройке файла импорта имейте в виду следующее:

  • Включите в файл строку заголовка и сопоставьте заголовок каждого столбца со свойством. Вы можете включить значения для любых свойств HubSpot по умолчанию или пользовательских свойств.

Вы можете включить большинство свойств в электронную таблицу при импорте файла в HubSpot. Это рекомендуемые и обязательные поля для каждого объекта, перечисленного ниже:

  • Контактные данные: имя, фамилия, адрес электронной почты (требуется для дедупликации)
  • Компании: доменное имя компании (требуется для дедупликации)
  • Сделки: название сделки, воронка, стадия сделки.
  • Заявки: название заявки, статус заявки
  • Товары: название
  • Примечания: дата действия, текст примечания.

    для контактов. для компаний. для сделок, билетов и продуктов.
  • Если вы не хотите перезаписывать существующее значение свойства, вы можете либо включить текущее значение в соответствующий столбец, либо оставить ячейку пустой. HubSpot не перезапишет значение свойства, если в файле нет нового значения.

Пример импорта файлов

Во время импорта у вас будет возможность сопоставить столбцы вашего файла со свойствами в HubSpot. Ниже приведены примеры того, как должны выглядеть ваши файлы:

Вы можете импортировать файлы для массового создания и обновления записей HubSpot. В этой статье объясняется, как импортировать один тип записи, также известный как объект.

При импорте одного объекта вы можете создать или обновить следующее:

  • Стандартные объекты CRM: контакты, компании, сделки, заявки и определенные настраиваемые объекты.
  • Объекты, определенные HubSpot: продукты.

Вы также можете импортировать и связывать записи между несколькими объектами в HubSpot. Если у вас есть данные в другой системе и вы хотите настроить двустороннюю синхронизацию, узнайте, как подключиться и использовать синхронизацию данных HubSpot вместо импорта.

Прежде чем начать

Прежде чем начать импорт, настройте файл импорта и убедитесь, что у вас есть все необходимые поля для импорта одного объекта.

Импорт записей

Чтобы создать или обновить один объект (например, контакты):

  • Перейдите к своим записям:
    • Контакты. В своей учетной записи HubSpot выберите «Контакты» > «Контакты».
    • Компании. В своей учетной записи HubSpot выберите «Контакты» > «Компании».
    • Сделки. В своем аккаунте HubSpot выберите Продажи > Сделки.
    • Билеты. В своей учетной записи HubSpot выберите Сервис > Билеты.
    • Пользовательские объекты. В своей учетной записи HubSpot выберите «Контакты» > «Контакты», затем нажмите раскрывающееся меню в левом верхнем углу и выберите имя настраиваемого объекта.
    • В правом верхнем углу нажмите «Импорт».
    • Нажмите "Начать анимацию".
    • Выберите «Файл с компьютера», затем нажмите «Далее».
    • Выберите «Один файл» и нажмите «Далее».
    • Выберите один объект и нажмите «Далее».
    • Выберите объект в файле импорта.
    • Нажмите «Выбрать файл» и в диалоговом окне выберите файл импорта. Если вы используете [Object] ID для дедупликации записей, установите флажок «Использовать [Object] ID», экспортированный из HubSpot, для обновления этих записей. Если вы используете адреса электронной почты или доменные имена компаний, оставьте этот флажок снятым. При импорте [Object] ID в свой файл включите заголовок столбца точно так, как он отображается в файле экспорта (например, Contact ID, а не CONTACT ID). Если в строке нет значения для [Object] ID, будет создана новая запись.

    Обратите внимание: если вы используете дополнительный адрес электронной почты существующего контакта в HubSpot в качестве его уникального идентификатора, дополнительный адрес электронной почты не заменит основной адрес электронной почты, если вы не включите столбец Идентификатор контакта. в вашем файле. Если вы включите дополнительный адрес электронной почты и идентификатор контакта в качестве столбцов в файле, дополнительный адрес электронной почты заменит основной адрес электронной почты при импорте.

    • Если вы импортируете данные на языке, отличном от языка по умолчанию , нажмите раскрывающееся меню и выберите язык заголовков столбцов вашего файла. Выбор правильного языка позволяет HubSpot лучше сопоставлять заголовки столбцов с существующими свойствами по умолчанию. Если на выбранном вами языке нет совпадения, HubSpot выполнит поиск англоязычного объекта для соответствия.
    • В правом нижнем углу нажмите "Далее".
    • На экране Сопоставить столбцы в вашем файле со свойствами [объекта]s HubSpot сопоставит столбцы в вашем файле со свойствами выбранного вами объекта на основе заголовка, язык заголовка и имя свойства.

    • Вы увидите предварительный просмотр первых трех строк из электронной таблицы в столбце Информация для предварительного просмотра.
      • Если в первых трех строках столбца не обнаружено ошибок, в столбце Сопоставлено будет отмечена галочка.
      • Если в первых трех строках столбца обнаружены определенные ошибки, в столбце Сопоставлено появится восклицательный значок. Наведите указатель мыши на значок, чтобы просмотреть ошибку, и нажмите Исправить ошибки импорта, чтобы узнать, как ее устранить.
      • Если какие-либо столбцы не соответствуют существующему ресурсу, щелкните раскрывающееся меню в столбце Ресурс HubSpot . В раскрывающемся меню вы можете выбрать одно из следующих действий:
        • Чтобы сопоставить столбец с существующим свойством, найдите и выберите существующее свойство.
        • Чтобы настроить новое пользовательское свойство, нажмите "Создать новое свойство", затем настройте новое свойство на правой панели. Теперь данные в столбце будут сопоставлены с этим новым настраиваемым свойством.
        • Если вы используете Электронную почту или Имя домена компании для дедупликации ваших контактных данных или записей компании:
          • Чтобы предотвратить перезапись отдельных свойств записей при импорте, установите флажок Не перезаписывать существующее значение, если вы не хотите обновлять записи, имеющие существующее значение для этого свойства.
          • Чтобы предотвратить перезапись всех свойств, включенных в импорт, установите флажок в верхней части таблицы.
          • Если флажок установлен, импорт не будет обновлять это свойство для любых записей, имеющих значение. Любые новые записи или существующие записи без значения для этого свойства будут обновлены.
          • После сопоставления всех столбцов со свойством или установки параметра Не импортировать столбец нажмите кнопку "Далее".
          • На экране сведений введите имя импорта.
            • Если вы импортируете контакты:
              • Чтобы автоматически создавать список при импорте контактов, установите флажок Создать список контактов из этого импорта.
              • Чтобы подтвердить, что контакты ожидают от вас известий и что ваш файл импорта не включает список покупок, установите флажок. Узнайте больше о политике допустимого использования HubSpot.
              • Если вы включили функцию Общего регламента по защите данных (GDPR) в своем аккаунте, используйте раскрывающееся меню Установить правовую основу для обработки данных контакта, чтобы выбрать законную основу для обработки.
                • Если вы импортируете файл со свойством даты, используйте раскрывающееся меню Формат даты, чтобы проверить, как форматируются значения даты в электронной таблице.
                • Установив параметры импорта, нажмите "Завершить импорт" в правом нижнем углу.

                Вы можете просматривать, анализировать и выполнять действия с вашими предыдущими импортами. Узнайте, как создать список, просмотреть ошибки импорта или просмотреть и удалить импортированные записи.

                Эта статья относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) версии 9.1 с использованием устаревшего веб-клиента. Если вы используете единый интерфейс, ваши приложения работают так же, как единый интерфейс для управляемых моделью Power Apps. Версию этой статьи для Power Apps см. в разделе Импорт данных

                .

                Независимо от того, хранятся ли ваши данные в электронных таблицах, базах данных или других системах, вы, вероятно, захотите импортировать данные в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), чтобы отслеживать всю информацию о своих клиентах в одном месте.

                Шаг 1. Подготовьте файл импорта

                Во-первых, вам нужно сохранить данные в файл.

                При создании файла импорта убедитесь, что ваши данные максимально полны и точны. Заполните недостающую информацию и проверьте правильность написания имен и другой информации.

                Поддерживаются следующие форматы файлов:

                Значения, разделенные запятыми (.csv)

                Таблица Excel 2003 (.xml)

                Книга Excel (.xlsx)

                Максимально допустимый размер файла .zip составляет 32 МБ. Для файлов других форматов максимально допустимый размер файла составляет 8 МБ.

                Если вам нужно импортировать больший объем данных, ознакомьтесь с документацией для разработчиков, раздел Импорт данных для получения дополнительной информации.

                Вы можете добавить несколько файлов импорта в один файл .zip, а затем импортировать файл .zip, чтобы импортировать все файлы сразу. Например, если несколько продавцов вводят потенциальных клиентов с выставки в разные таблицы, вы можете собрать их в один ZIP-файл для импорта.

                Ваш импорт завершится ошибкой, если вы используете шаблон, который вы экспортировали из Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), а затем добавили новый столбец и теперь импортируете данные обратно в Customer Engagement (on-premises).< /p>

                Шаг 2. Запустите мастер импорта данных

                Вы будете использовать мастер импорта данных, чтобы импортировать файл.

                Выберите "Настройки" > "Управление данными" > "Импорт".

                На панели команд выберите Импорт данных > Импорт данных.

                Перейдите к папке, в которой вы сохранили файл, содержащий файл импорта. Выберите файл, а затем выберите Открыть. Затем выберите Далее.

                Вы можете импортировать только один файл за раз. Чтобы добавить больше файлов, снова запустите мастер позже или добавьте все файлы импорта в один ZIP-файл.

                Проверьте имя файла и, если файл имеет формат .xlsx, .xml, .csv, .txt или .zip, проверьте правильность полей и разделителей данных. В большинстве случаев вы можете принять разделители по умолчанию. Чтобы проверить их, выполните этот шаг:

                Нажмите «Настройки разделителя», а затем выберите символы, используемые для разделения содержимого полей и фрагментов данных. (Эти символы называются разделителями.)

                Разделителем полей по умолчанию является запятая (,). Другими поддерживаемыми разделителями полей являются двоеточие (:), точка с запятой (;) и символ табуляции (/t).

                Пример разделителя полей:

                Разделителем по умолчанию для данных являются двойные кавычки ("). Другими поддерживаемыми разделителями данных являются одинарные кавычки (') и "Нет".

                Примеры разделителя данных:

                "Fabrikam, Inc.", "150 A Street"

                Поскольку в XML-файле не используются разделители, при загрузке файла в формате XML Spreadsheet 2003 или ZIP-файла, содержащего файлы XML Spreadsheet 2003, информация о разделителях будет недоступна.

                Выберите "Далее".

                Выберите, как мастер определяет, какие поля использовать для данных. Дополнительные сведения: выберите карту данных.

                Выберите «По умолчанию (автоматическое сопоставление)», если хотите, чтобы мастер автоматически определял соответствующие поля в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Если мастер не может найти поле, у вас будет возможность «отобразить» его самостоятельно.
                -- ИЛИ --

                Выберите «Общие данные контактов и учетных записей», если файл импорта содержит контакты и учетные записи (и контакты являются основным типом данных).
                -- ИЛИ --

                Если доступно для вашей организации, выберите пользовательскую карту данных. (Вы увидите их в списке, если они вам доступны.)

                Выберите "Далее".

                При появлении запроса в раскрывающемся списке Типы записей Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) выберите тип импортируемых записей, например «Организация» или «Интерес». Затем выберите Далее.

                Подтвердите, что мастер импорта данных сопоставил все части информации (называемые «полями») в файле импорта с правильными полями в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы увидеть все поля в файле импорта. Для любого типа записи со значком оповещения сопоставьте поле из файла импорта с соответствующим полем в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

                Например, файл импорта, содержащий контакты, может иметь поля для имени, фамилии и должности. Убедитесь, что эти поля правильно сопоставлены с соответствующими полями в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

                Для любого поля в файле импорта с пометкой «Не сопоставлено» перейдите к раскрывающемуся списку Типы полей Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) и выберите имя поля для использования в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). ). Возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы увидеть все доступные поля.

                Просмотрев сопоставление полей, нажмите "Далее".

                Просмотрите сводку и нажмите "Далее".

                Выберите дополнительные настройки импорта. Подробнее: просмотрите настройки и импортируйте данные.

                Если мастер импорта данных может импортировать повторяющиеся записи, в разделе Разрешить дубликаты выберите Да.

                В большинстве случаев, чтобы избежать импорта дублирующейся информации, следует оставить для этого параметра значение "Нет".

                Чтобы указать, кому принадлежат импортированные записи, в разделе "Выбрать владельца для импортированных записей" нажмите кнопку "Поиск" . Выберите «Поиск дополнительных записей», введите имя человека и нажмите «Добавить».

                Как вы решаете, кому должны принадлежать импортированные данные? Обычно владельцем является лицо, ответственное за выполнение действий с данными. Вот пример: если ваш файл импорта содержит контакты, которые вы собрали на выставке, и вы хотите назначить пользователя для отслеживания этих контактов, выберите этого человека в качестве владельца. Чтобы назначить кого-либо, кроме вас, владельцем импортированных записей, ваша роль безопасности должна включать разрешения на создание записей для пользователя. Если у вас недостаточно прав, мастер по умолчанию назначает вас владельцем импортированных записей.

                Чтобы сохранить эти настройки импорта и использовать их снова, введите имя для настроек (называемое "карта данных").

                В следующий раз, когда вы запустите мастер импорта данных, вы увидите новую карту данных, указанную в разделе "Пользовательские карты".

                Выберите "Отправить".

                Чтобы убедиться в успешности работы мастера, выберите «Импорт» и просмотрите отчет. В противном случае выберите Готово.

                Этот раздел относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Версию этой темы для Power Apps см. в разделе Импорт данных

                .

                Независимо от того, хранятся ли ваши данные в электронных таблицах, базах данных или других системах, вы, вероятно, захотите импортировать данные в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), чтобы отслеживать всю информацию о своих клиентах в одном месте.

                Шаг 1. Подготовьте файл импорта

                Во-первых, вам нужно сохранить данные в файл.

                При создании файла импорта убедитесь, что ваши данные максимально полны и точны. Заполните недостающую информацию и проверьте правильность написания имен и другой информации.

                Поддерживаются следующие форматы файлов:

                Значения, разделенные запятыми (.csv)

                Таблица Excel 2003 (.xml)

                Книга Excel (.xlsx)

                Максимально допустимый размер файла .zip составляет 32 МБ. Для файлов других форматов максимально допустимый размер файла составляет 8 МБ.

                Если вам нужно импортировать больший объем данных, ознакомьтесь с документацией для разработчиков, раздел Импорт данных для получения дополнительной информации.

                Вы можете добавить несколько файлов импорта в один файл .zip, а затем импортировать файл .zip, чтобы импортировать все файлы сразу. Например, если несколько продавцов вводят потенциальных клиентов с выставки в разные таблицы, вы можете собрать их в один ZIP-файл для импорта.

                Ваш импорт завершится ошибкой, если вы используете шаблон, который вы экспортировали из Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), а затем добавили новый столбец и теперь импортируете данные обратно в Customer Engagement (on-premises).< /p>

                Шаг 2. Запустите мастер импорта данных

                Вы будете использовать мастер импорта данных, чтобы импортировать файл.

                Выберите "Настройки" > "Управление данными" > "Импорт".

                На панели команд выберите Импорт данных > Импорт данных.

                Перейдите к папке, в которой вы сохранили файл, содержащий файл импорта. Выберите файл, а затем выберите Открыть. Затем выберите Далее.

                Вы можете импортировать только один файл за раз. Чтобы добавить больше файлов, снова запустите мастер позже или добавьте все файлы импорта в один ZIP-файл.

                Проверьте имя файла и, если файл имеет формат .xlsx, .xml, .csv, .txt или .zip, проверьте правильность полей и разделителей данных. В большинстве случаев вы можете принять разделители по умолчанию. Чтобы проверить их, выполните этот шаг:

                Нажмите «Настройки разделителя», а затем выберите символы, используемые для разделения содержимого полей и фрагментов данных. (Эти символы называются разделителями.)

                Разделителем полей по умолчанию является запятая (,). Другими поддерживаемыми разделителями полей являются двоеточие (:), точка с запятой (;) и символ табуляции (/t).

                Пример разделителя полей:

                Разделителем по умолчанию для данных являются двойные кавычки ("). Другими поддерживаемыми разделителями данных являются одинарные кавычки (') и "Нет".

                Примеры разделителя данных:

                "Fabrikam, Inc.", "150 A Street"

                Поскольку в XML-файле не используются разделители, при загрузке файла в формате XML Spreadsheet 2003 или ZIP-файла, содержащего файлы XML Spreadsheet 2003, информация о разделителях будет недоступна.

                Выберите "Далее".

                Выберите, как мастер определяет, какие поля использовать для данных. Дополнительные сведения: выберите карту данных.

                Выберите «По умолчанию (автоматическое сопоставление)», если хотите, чтобы мастер автоматически определял соответствующие поля в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Если мастер не может найти поле, у вас будет возможность «отобразить» его самостоятельно.
                -- ИЛИ --

                Выберите «Общие данные контактов и учетных записей», если файл импорта содержит контакты и учетные записи (и контакты являются основным типом данных).
                -- ИЛИ --

                Если доступно для вашей организации, выберите пользовательскую карту данных. (Вы увидите их в списке, если они вам доступны.)

                Выберите "Далее".

                При появлении запроса в раскрывающемся списке Типы записей Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) выберите тип импортируемых записей, например «Организация» или «Интерес». Затем выберите Далее.

                Подтвердите, что мастер импорта данных сопоставил все части информации (называемые «полями») в файле импорта с правильными полями в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы увидеть все поля в файле импорта. Для любого типа записи со значком оповещения сопоставьте поле из файла импорта с соответствующим полем в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

                Например, файл импорта, содержащий контакты, может иметь поля для имени, фамилии и должности. Убедитесь, что эти поля правильно сопоставлены с соответствующими полями в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

                Для любого поля в файле импорта с пометкой «Не сопоставлено» перейдите к раскрывающемуся списку Типы полей Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) и выберите имя поля для использования в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). ). Возможно, вам придется прокрутить вниз, чтобы увидеть все доступные поля.

                Просмотрев сопоставление полей, нажмите "Далее".

                Просмотрите сводку и нажмите "Далее".

                Выберите дополнительные настройки импорта. Подробнее: просмотрите настройки и импортируйте данные.

                Если мастер импорта данных может импортировать повторяющиеся записи, в разделе Разрешить дубликаты выберите Да.

                В большинстве случаев, чтобы избежать импорта дублирующейся информации, следует оставить для этого параметра значение "Нет".

                Чтобы указать, кому принадлежат импортированные записи, в разделе "Выбрать владельца для импортированных записей" нажмите кнопку "Поиск" . Выберите «Поиск дополнительных записей», введите имя человека и нажмите «Добавить».

                Как вы решаете, кому должны принадлежать импортированные данные? Обычно владельцем является лицо, ответственное за выполнение действий с данными. Вот пример: если ваш файл импорта содержит контакты, которые вы собрали на выставке, и вы хотите назначить пользователя для отслеживания этих контактов, выберите этого человека в качестве владельца. Чтобы назначить кого-либо, кроме вас, владельцем импортированных записей, ваша роль безопасности должна включать разрешения на создание записей для пользователя. Если у вас недостаточно прав, мастер по умолчанию назначает вас владельцем импортированных записей.

                Чтобы сохранить эти настройки импорта и использовать их снова, введите имя для настроек (называемое "карта данных").

                В следующий раз, когда вы запустите мастер импорта данных, вы увидите новую карту данных, указанную в разделе "Пользовательские карты".

                Выберите "Отправить".

                Чтобы убедиться в успешности работы мастера, выберите «Импорт» и просмотрите отчет. В противном случае выберите Готово.

                Чтобы начать редактирование файла, вам понадобится редактор электронных таблиц. Большинство людей используют Excel, но Google Sheets, Mac Numbers и другие подобные варианты также подойдут. Начните с удаления любых данных из электронной таблицы, которые вам не нужны. Простой первый шаг — удалить лишние столбцы из вашего файла — если вы выполняете импорт, CRM попросит вас сопоставить каждый столбец в вашей электронной таблице с полем в LACRM. Если вы просите CRM Coach запустить ваш импорт, ему необходимо точно знать, как вы хотите импортировать каждый столбец, что может сильно замедлить процесс. Чем больше нежелательных данных вы сможете удалить перед импортом, тем больше это упростит процесс импорта.

                Просмотрите свою электронную таблицу и удалите пустые столбцы, а также любые столбцы, содержащие данные, которые вам не нужны в вашем аккаунте Less Annoying CRM.

                В некоторых электронных таблицах данные также разбиты на несколько вкладок/листов. Импортер будет читать только одну вкладку / лист вашего файла электронной таблицы в любое время - в частности. CRM будет импортировать только первую (то есть самую левую) вкладку. Любые другие вкладки/листы будут игнорироваться.

                В приведенном ниже примере будет импортирована только крайняя левая вкладка "Клиенты", поскольку это первая вкладка вашей книги Excel, даже если у вас выбрана вкладка "Поставщики":

                В этом случае вы можете полностью удалить вкладки "Клиенты" и "Потенциальные клиенты", если вы не собираетесь их импортировать. Вы также можете избежать путаницы, сохранив файлы электронных таблиц в формате CSV (значения, разделенные запятыми) или превратив каждую вкладку книги Excel в отдельную книгу (т. е. в файл Excel), а затем импортировав каждый лист отдельно.

                Если вы загрузили/создали электронную таблицу из другой системы, заголовки столбцов, вероятно, будут включены по умолчанию (это первая строка вашей электронной таблицы, в которой указано, что представляет каждый столбец). Но если в вашей электронной таблице нет заголовков столбцов, обязательно добавьте их, чтобы можно было сопоставить каждый столбец с правильным полем в LACRM.

                Ваши заголовки должны быть в первой строке электронной таблицы. Если у вас есть пустые строки или какие-либо другие данные над заголовками столбцов, удалите эти лишние пробелы/данные. CRM специально прочитает первую строку вашей электронной таблицы, чтобы найти ваши заголовки.

                Шаг 3. Убедитесь, что у вас есть один контакт в строке и один столбец в поле

                Теперь, когда вы удалили все дополнительные столбцы ненужных данных из электронной таблицы и добавили заголовки столбцов, у вас должна быть электронная таблица, содержащая только ту информацию, которую вы хотите видеть в LACRM. Убедитесь, что он правильно отформатирован.

                Наш инструмент импортера считывает каждую строку вашей электронной таблицы как отдельный контакт. Это означает, что вся информация, которую вы хотите видеть в каждом контакте, должна находиться в одной строке. Если вы разделите информацию о контакте на несколько строк, CRM не будет знать, какие данные относятся к какому человеку.

                Если в электронной таблице есть четыре строки данных, инструмент импортера создаст четыре контакта и/или четыре компании:

                Все данные в этой строке будут сопоставлены с одним контактом и/или компанией. Таким образом, каждая часть информации, которую я хочу сохранить на странице профиля Дэниела Миллера, должна находиться в той же строке, что и его имя, адрес электронной почты, номер телефона и т. д. Одна строка, одна запись в CRM.

                Наш инструмент импортера считывает каждый столбец вашей электронной таблицы как одно поле. Это означает, что каждый столбец в вашей электронной таблице должен представлять одну часть информации о контакте. Если в электронной таблице есть шесть столбцов с информацией, инструмент импорта сопоставит эти шесть столбцов с шестью отдельными полями в LACRM:

                Шаг 4. Создайте настраиваемые поля CRM для столбцов, которые не совпадают с полями по умолчанию

                • Приветствие, имя, отчество, фамилия, суффикс
                • Адрес электронной почты (рабочий, личный, другой)
                • Телефон (рабочий, мобильный, домашний, факс, другой)
                • Почтовый адрес (рабочий, расчетный, адрес доставки, домашний, другой)
                • Город (Работа, Оплата, Доставка, Дом, Другое)
                • Статус (Работа, Оплата, Доставка, Дом, Другое)
                • Zip (Работа, Оплата, Доставка, Дом, Другое)
                • Страна (Работа, Оплата, Доставка, Дом, Другое)
                • День рождения
                • Название компании
                • Должность
                • Веб-сайт
                • Общая информация

                Если в вашей электронной таблице есть столбец, который не соответствует ни одному из этих полей выше, и который вы не хотите помещать в "Справочную информацию", вам следует создать специальное поле для этого столбца перед запуском ваш импорт. (Вот почему удаление ненужных столбцов на шаге 2 так важно — на этом этапе вам больше не нужно о них беспокоиться!)

                Совет: если в электронной таблице есть столбец "Примечания", этот столбец чаще всего сопоставляется с полем "Справочная информация".

                Шаг 5. Запустите импорт!

                Если вы выполнили все описанные выше действия и ваша таблица выглядит примерно так (с заголовками столбцов, по одной строке на контакт, по одному столбцу на поле):

                <р>. ваш файл готов к импорту! Попробуйте и дайте нам знать, если вам нужна помощь в правильном импорте. Наличие правильно отформатированной электронной таблицы со всеми необходимыми настраиваемыми полями уже имеет большое значение для упрощения фактического процесса импорта в любом случае! Для получения дополнительной информации о том, как на самом деле импортировать файл, который вы только что очистили.

                Читайте также: