Термин форматирование применительно к документу Word подразумевает

Обновлено: 20.11.2024

Изменит ли Word мое форматирование, если я отправлю его кому-то еще?

Выполните эти два шага, и Word не испортит ваш документ, если документ будет открыт на другом компьютере:

Не сохраняйте документ, если установлен флажок "Автоматически обновлять стили документа" в диалоговом окне "Шаблоны и надстройки".
Использовать стили для всей нумерации.

Существует городской миф о Word, который предполагает, что Word испортит ваше форматирование, когда вы отправите документ кому-то другому.

Как и в большинстве городских мифов, в этом есть доля правды, смешанная с изрядной долей недопонимания.

Миф 1: «Когда я отправляю документ кому-то, Word испортит мои стили»

Эта проблема связана с отправкой документов другим людям. Или открыть документ на другом компьютере.

Вот как это работает.

Все документы основаны на шаблоне

Все документы основаны на шаблоне. Шаблоны имеют имена, которые заканчиваются на «.dot» или, для Word 2007 и Word 2010, «.dotx» или «.dotm». Если вы специально не выбрали шаблон, ваш документ основан на normal.dot (в Word 2007 и Word 2010: normal.dotm). У всех есть normal.dot (или в Word 2007 и Word 2010: normal.dotm). Если у вас его нет, Word создаст его за вас.

Какая связь между стилями в документе и его шаблоном?

При создании документа он наследует стили родительского шаблона. Шаблон остается «прикрепленным» к документу; но между стилями в шаблоне и стилями в документе больше нет связи.

Есть только три способа, которыми документ и шаблон, к которому он прикреплен, могут изменить стили друг друга, и все они зависят от ваших действий:

Вы можете изменить стиль в родительском шаблоне документа. Для этого в диалоговом окне "Изменить стиль" установите флажок "Добавить в шаблон".
Вы можете копировать стили из документа в его шаблон и наоборот. Для этого в Word 2003 и более ранних версиях: Сервис > Шаблоны и надстройки. Нажмите Организатор . В Word 2007 и Word 2010: на вкладке "Разработчик" нажмите кнопку "Шаблон" и выберите "Органайзер" .
Вы можете обновить документ с помощью стилей его шаблона. Для этого вам понадобится диалоговое окно «Шаблоны и надстройки».

Чтобы открыть диалоговое окно «Шаблоны и надстройки», в Word 2003: Инструменты > Шаблоны и надстройки . В Word 2007 или Word 2010: Разработчик > Шаблон. Чтобы обновить стили в документе, в диалоговом окне «Шаблон и надстройки» установите флажок «Автоматически обновлять стили документа».

Эта коробка — один из источников городского мифа, так что читайте дальше.

Что происходит, когда Word открывает документ?

Когда Word открывает документ, ему не важны стили в шаблоне, на котором был основан документ...

вы установили флажок «Автоматически обновлять стили документа» в диалоговом окне «Шаблоны и надстройки».

Если в документе установлен этот флажок, то при открытии документа Word выполняет поиск шаблона с тем же именем, к которому прикреплен документ. Если он находит шаблон с таким же именем, Word копирует стили из этого шаблона в документ.

Но у вас нет моего шаблона. Как это работает?

Представьте, что вы создаете документ на основе шаблона с именем ReportTemplate.dotx, оставляете этот флажок установленным и отправляете документ мне. У меня нет шаблона с именем ReportTemplate.dotx, поэтому Word не сможет обновлять стили. Поэтому Word не может обновлять стили в документе.

Однако у вас и у меня есть файл с именем normal.dot (в Word 2007 и Word 2010 это normal.dotm). Это так называемый Нормальный Шаблон, и он есть у всех. Если вы основываете свой документ на стандартном шаблоне, и оставляете этот флажок отмеченным, и отправляете документ мне, то все определения стилей в вашем документе будут заменены определениями стилей в моем шаблоне нормалей.

Поэтому, если вы хотите сохранить стили в документе, не устанавливайте флажок «Автоматически обновлять стили документа» в диалоговом окне «Шаблоны и надстройки». Если этот флажок не установлен, Word не будет изменять стили в вашем документе, независимо от того, на каком компьютере документ открыт.

Так откуда же взялся городской миф?

Представьте себе человека, который не понимает этот механизм, оставляет флажок «Автоматически обновлять стили документа» отмеченным флажком и создает все свои документы на основе обычного шаблона. Каждый раз, когда они отправляют документ кому-то другому, стили их документа переопределяются!

Этот человек пришел к выводу, что Word искажает стили при отправке документа с одного компьютера на другой.

Это классический случай городского мифа, порожденного неправильным определением причины.

Миф 2: "Что-то не так со встроенными стилями Word, потому что они постоянно меняются"

Используйте встроенные стили заголовков Word, потому что они обладают "магическими" свойствами.

См.
Зачем использовать встроенные стили заголовков Microsoft Word? по многим причинам встроенные стили заголовков упрощают
создание и редактирование документа.

Этот миф говорит о том, что со встроенными стилями Word что-то не так, потому что они постоянно меняются.

Миф мог возникнуть одним из двух способов.

Что происходит, когда я использую пользовательские стили?

Представьте, что у вас есть документ с пользовательским стилем под названием MyNewStyle. И вы установили флажок «Автоматически обновлять стили документа». И вы создали документ на основе normal.dot (или в Word 2007 или Word 2010 на основе normal.dotm). А вы отправляете документ мне.

Когда Word открывает документ, он видит, что вы создали этот документ из обычного шаблона. Word ищет на моей машине мой обычный шаблон и находит его (потому что у всех есть обычный шаблон). Затем он копирует все стили из моего обычного шаблона в ваш документ.

Но… в моем шаблоне Normal нет стиля MyNewStyle. Таким образом, Word не может переопределить этот стиль. Таким образом, Word сохранит все форматирование, которое вы использовали в MyNewStyle.

Представьте себе человека, который не понимает, что происходит. Этот человек увидит, что пользовательские стили сохраняют свое форматирование. И приходят к выводу, что со встроенными стилями что-то не так.

Как насчет копирования текста из одного документа в другой?

Возможно, миф возник из-за того, что люди копировали текст из одного документа в другой.

Допустим, я отправляю вам документ. Если в моем документе основной текст определен как Arial 11pt, и вы скопируете некоторый текст из моего документа в один из ваших документов, текст примет ваше определение основного текста (возможно, Times New Roman 12pt). Таким образом, текст кажется "измененным".

Но это то, что должно произойти: ваш документ соответствует вашему определению стиля основного текста.

Но что, если я использую собственный стиль со странным названием? В вашем документе нет стиля с таким названием. Итак, когда вы скопируете из моего документа в свой документ, мой стиль появится вместе с моим текстом.

Представьте себе человека, который не понимает этот механизм. Было бы легко прийти к выводу, что существуют «проблемы» со встроенными стилями.

Правда: на разрывы страниц может влиять используемый принтер

Совет. Избегайте пустых абзацев и резких разрывов страниц

Вот сценарий. Вы создаете документ на работе. В офисе у вас есть большой модный лазерный принтер. Word знает, что у вас большой модный лазерный принтер, и знает, что вы можете обойтись очень маленькими полями и печатать очень близко к краю бумаги.

Вы отправляете документ себе по электронной почте, чтобы поработать над ним дома на выходных. Дома у вас есть небольшой цветной струйный принтер. Word at home знает, что у вас есть небольшой цветной струйный принтер, и знает, что этот принтер не может печатать очень близко к краю бумаги. Таким образом, часть текста перемещается из нижней части страницы 1 в верхнюю часть страницы 2.

Но… вы никогда не будете распечатывать этот документ дома. Вы собираетесь отправить его обратно в офис в понедельник утром. И вы хотели бы увидеть, как документ будет выглядеть в офисе.

Просто: скажите Word, что у вас дома есть большой модный лазерный принтер. Word недостаточно умен, чтобы рыскать по дому в поисках номеров моделей на принтерах. Если вы скажете ему, что у вас есть большой модный лазерный принтер, он вам поверит.

Чтобы настроить новый принтер, выберите «Пуск» > «Панель управления» > «Принтеры и факсы» (или некоторые аналогичные команды, в зависимости от вашей версии Windows). Выберите принтер, который у вас есть на работе. Как только вы это сделаете, в Word выберите Файл > Печать. Скажите Word, что вы используете большой модный лазерный принтер. Затем нажмите «Закрыть», чтобы не печатать документ.

Создано в ноябре 2003 г. Последнее обновление 26 июля 2010 г.

Эта статья защищена авторским правом. Однако вы можете распечатать любую страницу на этом сайте для собственного использования или для распространения среди других лиц при условии, что вы предоставляете ее другим целиком и без изменений.

Если вы запрашиваете разрешение на повторное использование какой-либо информации на этом сайте, вы можете сделать это с соответствующим признанием ее работы.

Если ее слова, мысли или фотографии помогли вам или принесли вам деньги, рассмотрите возможность сделать пожертвование от ее имени в WomenCan (ранее Women's Cancer Foundation).

Раздел 404 Закона Сарбейнса-Оксли (SOX) требует, чтобы все публичные компании установили внутренний контроль и процедуры.

Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете от 1998 года (COPPA) – это федеральный закон, который налагает особые требования на операторов доменов .

План North American Electric Reliability Corporation по защите критически важной инфраструктуры (NERC CIP) представляет собой набор стандартов.

Взаимная аутентификация, также называемая двусторонней аутентификацией, представляет собой процесс или технологию, в которой оба объекта обмениваются данными .

Экранированная подсеть или брандмауэр с тройным подключением относится к сетевой архитектуре, в которой один брандмауэр используется с тремя сетями .

Метаморфное и полиморфное вредоносное ПО – это два типа вредоносных программ (вредоносных программ), код которых может изменяться по мере их распространения.

Медицинская транскрипция (МТ) – это ручная обработка голосовых сообщений, продиктованных врачами и другими медицинскими работниками.

Электронное отделение интенсивной терапии (eICU) — это форма или модель телемедицины, в которой используются самые современные технологии.

Защищенная медицинская информация (PHI), также называемая личной медицинской информацией, представляет собой демографическую информацию, медицинскую .

Снижение рисков – это стратегия подготовки к угрозам, с которыми сталкивается бизнес, и уменьшения их последствий.

Отказоустойчивая технология — это способность компьютерной системы, электронной системы или сети обеспечивать бесперебойное обслуживание.

Синхронная репликация — это процесс копирования данных по сети хранения, локальной или глобальной сети, поэтому .

API облачного хранилища — это интерфейс прикладного программирования, который соединяет локальное приложение с облачным хранилищем.

Интерфейс управления облачными данными (CDMI) – это международный стандарт, определяющий функциональный интерфейс, используемый приложениями.

Износ флэш-памяти NAND — это пробой оксидного слоя внутри транзисторов с плавающим затвором флэш-памяти NAND.

Сколько времени вы потратили на форматирование документов Word, особенно длинных или сложных документов, с правильными шрифтами, отступами и другими вариантами макета? Форматирование Microsoft Word может быть менее неприятным, если вы знаете, как работает Word, и применяете форматирование текста и макета. Чтобы сэкономить время на форматировании документа Word, посмотрите мое обучающее видео ниже или перейдите к этой статье.

Чтобы лучше понять форматирование Microsoft Word, рассмотрим четыре типа форматирования:

Форматирование символов или шрифтов
Форматирование абзаца
Форматирование документа или страницы
Форматирование раздела

Форматирование Microsoft Word для символов или шрифта

В документах Microsoft Word форматирование символов или шрифтов включает:

Что это такое. Наименьшее форматирование единицы, к которому можно применить, — это один символ (буква, цифра или другой). При этом строка текста может иметь другой стиль форматирования шрифта для каждой отдельной буквы и цифры, включая пробелы. Хотя у вас не должно быть текста, форматированного случайным образом, как в примере ниже, это возможно с форматированием символов в Microsoft Word.

Форматирование абзаца включает:

Выравнивание текста

Межстрочный интервал

Вкладки

Отступы

Пункты и нумерация

Границы и заливка

и другие улучшения абзаца

Что это такое: наименьшее форматирование абзаца unit, к которому можно применить форматирование, — это один абзац. Абзац определяется знаком абзаца в конце текста.

Как работает форматирование абзаца в Word

Инструкции по форматированию абзаца не хранятся в коде в начале абзаца, а сохраняются в метке абзаца в конце каждого абзаца. Если вы удалите метку абзаца между двумя абзацами, абзацы объединятся и примут форматирование первого. Чтобы отобразить знаки абзаца вместе с другими непечатаемыми символами, нажмите [Ctrl] + * (в Windows), чтобы включить или выключить функцию «Показать/скрыть». Вы также найдете этот параметр в группе «Абзац» на вкладке «Главная».

Любые изменения форматирования абзаца существующего текста повлияют только на абзац, в котором в данный момент находится точка вставки (курсор), а также на любые дополнительные выделенные абзацы.

Одним из преимуществ этого подхода является то, что после настройки форматирования абзаца все, что вам нужно сделать, это нажать [Ввод], и все форматирование абзаца (а также любое текущее форматирование символов) будет «скопировано» вперед в следующий абзац. Это означает, что отступы, маркеры, табуляции, выравнивание и другое форматирование не нужно включать для каждого нового абзаца.

Форматирование документа или страницы

Форматирование документа или страницы обычно определяет внешний вид всего документа независимо от его размера и включает в себя:

Поля
Размер и ориентация страницы
Верхние и нижние колонтитулы
Нумерация страниц
Столбцы
и другие инструкции по форматированию страницы

Большая часть форматирования страницы обрабатывается в группе «Параметры страницы» на вкладке «Макет страницы».

Разочарование форматированием страницы

Формат страницы большинства документов можно легко изменить, пока вы не захотите изменить форматирование только для определенной страницы или начиная с определенного места.

Большие документы могут быть проблемой в Microsoft Word, если вы не понимаете, как работает форматирование страниц. Например, даже если вы хотите изменить только заголовок или номер страницы, начиная с верхней части отдельной страницы, Word предполагает, что вы хотите изменить весь документ. Это особенно неприятно для бывших пользователей WordPerfect, которые могли изменить форматирование страницы с любой страницы вперед.

Каков ответ в Microsoft Word? Создавайте разрывы разделов!

Форматирование раздела

Чем длиннее и сложнее документ, тем больше вероятность того, что в нем потребуются разные разделы. Разделы Word не являются главами, то есть они не имеют ничего общего с тем, как вы разделили документ на заголовки и подзаголовки. Разделы — это электронные разделы, которые вы создаете, добавляя в документ разрывы разделов. Разрывы разделов — близкий родственник разрывов страниц, за исключением того, что раздел может содержать любое количество страниц. Что еще более важно, каждый раздел в документе Word может иметь свое собственное форматирование страницы.

Если какое-либо форматирование страниц, например заголовки или номера страниц, будет изменено в документе, текст необходимо разделить на разделы, позволяющие настроить форматирование для каждой части. Думайте о своем документе как о большом участке неосвоенной плоской земли. Изначально он имеет один набор границ без каких-либо отличительных элементов. Теперь вы хотите разделить землю на участки для индивидуальных владельцев собственности, которые могут развивать свои участки так, как они хотят. Каждый участок разделен заборами и линиями собственности… в Word эти границы называются разрывами участков. Форматирование разделов Microsoft Word предоставляет широкие возможности и возможности управления, поскольку разрывы разделов позволяют изменять форматирование документа для одного раздела без изменения остальной части документа.

Когда вам нужны разрывы разделов

Разрыв раздела разделяет документ на несколько разделов для индивидуального форматирования. С форматированием разделов документ можно легко разделить на отдельные части, такие как титульный лист, сведения об отчете, приложения, книжная и альбомная ориентация и другие изменения в структуре документа. Разрывы разделов также позволяют легко переключаться между одним столбцом и несколькими столбцами, а затем возвращаться к одному столбцу текста.

Разрывы разделов необходимы в документе, когда форматирование страниц изменяется в пределах одного и того же документа или ваш документ включает более одного типа форматирования столбцов. Параметры разрывов разделов находятся в группе «Параметры страницы» Вкладка "Макет страницы".

Экономьте время и избегайте разочарований, разбираясь в форматировании разделов и других параметрах форматирования Microsoft Word.

Дон Бьорк, MCT, MOSM, The Software Pro®
Сертифицированный тренер Microsoft, докладчик по продуктивности, сертифицированный виртуальный докладчик, консультант по программному обеспечению

Доун Бьорк является специалистом по программному обеспечению и сертифицированным тренером Microsoft (MCT), а также сертифицированным мастером-инструктором Microsoft Office Specialist (MOS), сертифицированным виртуальным докладчиком (CVP) и сертифицированным экспертом Microsoft Office. Дон делится умными и простыми способами эффективного использования программного обеспечения благодаря своей работе в качестве докладчика по продуктивности, тренера по программному обеспечению, виртуального докладчика и автора сотен учебных курсов и видеороликов.

Встроенные стили представляют собой комбинации характеристик форматирования, которые можно применять к тексту для быстрого изменения его внешнего вида. Например, применение стиля «Заголовок 1» может сделать текст полужирным шрифтом, шрифтом Arial и размером 16 пунктов, а применение стиля «Заголовок 2» — полужирным шрифтом, курсивом, шрифтом Arial и шрифтом 14 пунктов. (Это примеры; точные характеристики форматирования зависят от настроек Word по умолчанию и от тех, которые вы могли выбрать сами.)

Вот 5 главных причин использовать стили Word:

<р>1. Приложение «Стили» означает простое создание оглавления

Самый простой способ создать оглавление — использовать встроенные стили заголовков. Вы также можете создать оглавление на основе примененных вами пользовательских стилей. Или вы можете назначить уровни оглавления отдельным текстовым записям.

Отмечайте записи с помощью встроенных стилей заголовков

Выберите текст, который должен отображаться в оглавлении.

На вкладке "Главная" в группе "Стили" выберите нужный стиль.

Например, если вы выбрали текст, который хотите оформить в качестве основного заголовка, щелкните стиль под названием «Заголовок 1» в галерее экспресс-стилей.

Если вы не видите нужный стиль, нажмите на стрелку, чтобы развернуть галерею экспресс-стилей.

Если нужный стиль не отображается в галерее экспресс-стилей, нажмите CTRL+SHIFT+S, чтобы открыть панель задач «Применить стили». В разделе «Имя стиля» выберите нужный стиль.

<р>2. Стили каскадируются, поэтому, когда вы вносите одно изменение в документ, вы вносите их все

Вместо прямого форматирования используйте стили для форматирования документа, чтобы можно было быстро и легко применить набор вариантов форматирования последовательно ко всему документу.

Дополнительную информацию см. в разделе Основы стилей в Word

<р>3. Стили позволяют использовать режим структуры

Когда вы вводите свою первую запись структуры верхнего уровня, Word автоматически форматирует ее с помощью встроенного стиля, Заголовок 1. По мере того, как вы продолжаете строить свою структуру, добавляя подчиненные и основные уровни, Word, в свою очередь, продолжает чтобы применить соответствующий встроенный стиль к каждой записи заголовка и основного текста. Таким образом, уровни структуры (уровень 1, уровень 2, основной текст и т. д.) напрямую связаны со встроенными стилями заголовков (заголовок 1, заголовок 2, обычный и т. д.).

Хотя вы можете вручную изменить форматирование текста в своей структуре, отклонение от встроенных стилей, предлагаемых Word, может привести к неправильному отображению некоторых элементов структуры. Поэтому, если вы хотите изменить форматирование документа, вы можете сделать это в другом представлении, например в представлении макета печати, после того, как ваша схема будет завершена.

С другой стороны, если дополнительное форматирование вас отвлекает, вы можете отобразить весь план в виде обычного текста, нажав «Показать форматирование» на панели инструментов «Структура».

<р>4. Ограничить изменения форматирования

Вы можете заблокировать стили в документе, чтобы гарантировать, что другие не применят прямое форматирование и не изменят ваш документ, создав огромный беспорядок.

<р>5. Шаблоны намного эффективнее и удобнее для других, если они основаны на стилях

Шаблон – это документ Microsoft Office, созданный с использованием ранее существовавших тем, стилей и макетов, который содержит информацию-заполнитель вместо реального содержимого.

Шаблоны — отличный способ сэкономить время и создать согласованные документы Office 2010. Они особенно полезны для типов документов, которые вы часто используете, таких как еженедельные презентации, формы заявок и отчеты о расходах. Если возможно, вы хотите использовать файл, который уже имеет нужный вам внешний вид, с заполнителями, которые вы можете изменить, чтобы адаптировать его к вашим текущим потребностям. Вот что такое шаблон — файл, в котором вся тяжелая работа была сделана за вас, что избавляет вас от необходимости начинать с пустой страницы.

Вы также можете получить помощь от интернет-сообщества Microsoft Community, найти дополнительную информацию в службе поддержки Microsoft или в справке и инструкциях Windows или узнать больше о вариантах помощи в поддержке.

Читайте также: