Создать файл данных Outlook

Обновлено: 20.11.2024

Совершенно очевидно, что каждое приложение использует файл данных любого типа для хранения или сохранения своих данных на машине (компьютере) в одном и том же месте. Точно так же Microsoft Outlook, который является известным и чрезвычайно удобным приложением-клиентом электронной почты, хранит свои данные в формате файла, называемом файлом данных Outlook. Он также известен как файлы PST (PST расшифровывается как Personal Storage Files или Personal Folder File).

Файлы данных Outlook будут создаваться с помощью учетных записей IMAP и POP3, синхронизированных с учетными записями электронной почты в Интернете, такими как Gmail, Yahoo, Hotmail или любой персонализированной веб-учетной записью. Просто Outlook, клиент электронной почты для рабочего стола, используется для создания резервной копии или архива учетных записей электронной почты в формате файла PST на локальном компьютере пользователя.

Каждые данные используют некоторую структуру кодировки символов для хранения на компьютере, и Outlook создает файл PST, используя эту структуру кодировки (ANSI и UNICODE).

Проще говоря, мы можем сказать, что MS-Outlook использует два типа файлов PST:

ANSI: в старых версиях файлов данных Outlook с 1997 по 2002 год использовалась кодировка ANSI. По сути, это расширенная версия кодировки ASCII. Кодировка ANSI имела ограничение по размеру в 2 гигабайта (ГБ). Если какой-либо файл соответствующего форматирования превысил этот предел, то возникает следующая ошибка: «Файл .pst достиг максимального предела» в результате повреждения файла.

Тем не менее, Microsoft предоставляет временное решение в виде инструментов восстановления, таких как Inbox Repair Tool и PST Crop tool, для восстановления и разделения файлов PST соответственно, размер которых превышает 2 ГБ или имеет незначительные проблемы с повреждением.

UNICODE: Outlook 2003 и более поздние версии используют кодировку UNICODE для файлов данных Outlook. Максимальный размер файла по-прежнему может определяться пользователем; они устанавливают виртуальный лимит в 20 ГБ. Microsoft Outlook 2010 позже увеличил это ограничение до максимального размера файла по умолчанию, равного 50 ГБ. Более поздние версии несовместимы и недоступны с / в более старых версиях Microsoft Outlook соответственно.

Примечание. Последняя версия Microsoft Outlook также позволяет пользователям создавать свои PST-файлы в старом формате (ANSI) при создании PST-файла.

Как создать файл данных в Outlook?

На вкладке «Главная» в MS Outlook для последней версии Outlook 2010, 2013 и 2016 найдите группу «Новые», нажмите «Новые элементы», перейдите к «Другие элементы» и выполните следующий шаг, который вам нужно сделать. нажимает «Файл данных Outlook».

Примечание. Чтобы создать файл данных Outlook в Microsoft Outlook 2003 и 2007, следуйте по указанному пути:

Файл >> Создать >> Файл данных Outlook

Перейдите к диалоговому окну «Создать или открыть файл данных Outlook», и вы получите его в поле «Имя файла», назовите файл PST в соответствии с вашими потребностями, и то же самое появится на панели навигации, как только вы закончите с ним. , нажмите на вкладку "ОК".

Новый файл для данных Outlook не будет защищен паролем по умолчанию, но если вы хотите добавить пароль, вам нужно использовать раздел «Пароль». Введите пароль в соответствии с вашими потребностями, а затем вам нужно будет подтвердить его снова.

Примечание. Интернет-провайдер (Internet Service Provider) не будет сохранять какую-либо информацию для файлов Outlook PST, поэтому, если произойдет какое-либо уничтожение независимо от того, защищен файл паролем или нет, эта служба не поможет восстановить данные файлов PST. Чтобы справиться с такими проблемами, всегда следует выполнять восстановление офисной программы (Microsoft Outlook).

Расположение PST-файлов на компьютерах Windows для разных версий Outlook Иногда большинство пользователей Outlook хотят знать расположение PST-файла Outlook на своем компьютере. Итак, взгляните на приведенную ниже диаграмму:

Outlook 98 и

Выпуски Windows Millennium (ME)

C:\Windows\Profiles\имя пользователя\Application Data (без входа пользователя)

Outlook 2007 и более ранние версии в Windows XP

Поиск местоположения файлов PST может быть более удобной задачей, если они были обнаружены или сохранены в каком-либо другом месте, и это всегда один из популярных вопросов пользователей Outlook: «Какое местоположение файла PST?»< /p>

Вы также можете использовать ручной способ поиска местоположения текущих или всех перечисленных файлов PST в Microsoft Outlook. Следуйте по указанному пути и узнайте расположение файла данных Outlook PST на вашем компьютере:

Если вы работаете с Outlook 2007:

Файл >> Управление файлами данных

Вы будете непосредственно двигаться дальше.Вкладка «Файлы данных» на экране «Настройки учетной записи», где вы можете увидеть список уже созданных файлов данных PST и полный путь к ним.

Если вы работаете с MS-Outlook 2010 и 2013:

Файл >> Настройки учетной записи >> Настройки учетной записи >> Файлы данных (вкладка)

Альтернативный метод получения местоположения PST-файла Outlook:

Есть также один альтернативный метод, с помощью которого вы можете получить доступ и просмотреть список файлов Outlook PST. Это можно сделать с помощью опции «Почта» из «Панели управления». Просто сделайте двойной щелчок на значке Почты, и он сразу переместит вас во всплывающее окно «Настройка почты», где вы можете просмотреть весь файл PST, нажав кнопку «Файл данных».

Outlook 2016 позволяет создавать файл данных Outlook, также известный как PST-архив, для хранения электронной почты в автономном режиме. В этой статье объясняется процесс, а также несколько советов по работе с файлами PST.

Поскольку квоты почтовых ящиков продолжают расти, необходимость создавать файловые архивы PST уже не так важна, как раньше. При этом создание файлов PST может быть чрезвычайно полезным при архивировании электронной почты или целых почтовых ящиков по криминалистическим/юридическим причинам. Поэтому неудивительно, что Microsoft продолжила традицию предоставления пользователям возможности создавать PST-файлы в своем последнем почтовом клиенте — Outlook 2016.

Этот процесс очень похож на предыдущие версии Outlook — для начала следуйте приведенным ниже снимкам экрана.

Как создать файл архива данных Outlook (.PST) в Outlook 2016

Откройте Outlook 2016 и перейдите на вкладку "Главная" > "Новые элементы" > "Дополнительные элементы" > "Файл данных Outlook".

Дайте имя файлу данных PST Outlook и нажмите OK.

СОВЕТ. По умолчанию Outlook 2016 хранит PST-файлы в папке C:\Users\USER\Documents\Outlook Files. Мне нравится хранить файл в папке OneDrive, чтобы синхронизировать его с другими моими ноутбуками.

После создания PST-файла Outlook автоматически добавит его в ваш профиль в левой части вкладки "Главная". Лично мне нравится добавлять папки «Входящие» и «Отправленные», чтобы начать архивирование старых электронных писем из моего онлайн-почтового ящика в мой PST-архив. Чтобы сделать это (или создать любую папку, если на то пошло), просто щелкните правой кнопкой мыши новую папку PST и выберите «Новая папка».

После создания нужных папок просто перетащите электронные письма в файл PST, и они переместятся в ваш новый архив, где бы вы его ни создали.

Хотя Outlook автоматически создает файлы данных по мере необходимости при добавлении учетных записей, вы можете добавить в профиль свои собственные файлы данных (.pst – файлы). Например, возможно, вы используете учетную запись Exchange Server для своего основного хранилища Outlook, но хотите, чтобы набор личных папок служил в качестве архива; или, возможно, у вас есть учетная запись Exchange Server и вы добавляете учетную запись POP3.

Выполните следующие действия, чтобы добавить набор личных папок в свой профиль:

1. Выполните одно из следующих действий:

    Если Outlook не запущен, откройте приложение «Почта» из панели управления:

Нажмите Файлы данных. чтобы открыть диалоговое окно «Настройки учетной записи».

2. В диалоговом окне «Настройки учетной записи» на вкладке «Файлы данных» нажмите «Добавить». кнопка:

3. В диалоговом окне "Создать или открыть файл данных Outlook" выберите расположение и имя файла .pst и нажмите "ОК":

4. Чтобы изменить другие параметры только что созданного файла .pst, выполните следующие действия:

    Выберите новый файл данных из списка и щелкните Настройки. кнопка:

  • Имя. Укажите имя файла .pst, которое вы хотите изменить в списке папок Outlook.
  • Пароль. Введите и подтвердите необязательный пароль для защиты .pst и выберите Сохранить этот пароль в списке паролей, чтобы Outlook кэшировал пароль .pst в своем кэш паролей. Используйте этот вариант, если вы обеспокоены тем, что другие могут получить доступ к вашему компьютеру и просмотреть элементы в личных папках:

Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

Если ваша учетная запись Microsoft Exchange имеет строгие ограничения по размеру, она очень быстро заполняется ответами и пересылкой электронных писем с вложениями. Когда ваш почтовый ящик Outlook переполняется, вы не можете получать новые электронные письма, не удаляя старые. Чтобы предотвратить переполнение папки «Входящие» и при этом сохранить историю беседы, вы можете переместить старые элементы в отдельный файл данных Outlook (archive.pst). Вы можете архивировать электронные письма вручную или использовать функцию автоархивации в Outlook, которая автоматически перемещает старые объекты в архив. Вы можете настроить расписание и поведение автоархивации для более удобной работы с Outlook.

Как преобразовать файлы OST в PST

Пользователи почтовых сервисов Microsoft хорошо знакомы с форматом OST, который используется для хранения данных в зашифрованном виде. Конвертация файлов OST позволяет избавиться от ограничений формата, после чего рассылки станут доступны пользователю для офлайн-работы в Outlook.

Как заархивировать папку в Outlook

Автоархивация в Outlook перемещает старые элементы в локальный файл данных архива, чтобы уменьшить размер вашего почтового ящика. Глобальные настройки автоархивации применяются ко всей учетной записи, но вы можете определить более точную политику для некоторых папок.

Файл личных папок (.PST) — это файл данных Outlook, используемый для хранения локальных копий сообщений, событий календаря и других элементов из вашего почтового ящика Exchange. Его внешний вид очень напоминает Outlook 2003, и он может содержать все ваши папки Outlook, включая папку "Входящие", "Календарь" и "Контакты".

Преимущества использования файла .PST

Использование .PST позволяет:

  • Освободите место в почтовом ящике.
  • Создайте собственную файловую систему, объединяя или разделяя папки почтовых ящиков в соответствии со своими потребностями.
  • Поиск сообщений.

Рекомендации для файлов .PST

Создавайте файлы PST на нашем сетевом диске (а не на локальном диске C: вашего компьютера), чтобы можно было ежедневно создавать их резервные копии.

Поскольку файлы .PST могут достигать больших размеров, их следует создавать только с учетом конкретных потребностей бизнеса. Мы рекомендуем, чтобы размер PST-файлов не превышал 500 МБ, чтобы свести к минимуму вероятность повреждения данных и обеспечить эффективность работы сервера и сети.

Важно: ESO Network Operations оставляет за собой право изменять рекомендуемый размер .PST или ограничивать использование файлов PST, если это негативно влияет на производительность сервера/сети или доступное хранилище.

Мы настоятельно рекомендуем, чтобы файлы .PST регулировались политиками хранения данных отдела, чтобы они не существовали в сети бесконечно.

Инструкции

  1. Отключить автоархивацию Outlook
    Мы не рекомендуем использовать функцию автоархивации Outlook, которая включена по умолчанию. Перед созданием PST-файла отключите автоархивацию для всех папок, включая отдельные папки с включенной автоархивацией.
  • В меню "Инструменты" нажмите "Параметры" и выберите вкладку "Другое".
  • Нажмите "Автоархивация".
  • Снимите флажок "Выполнять автоархивацию каждые N дней" и нажмите "ОК".
  • В меню "Файл" выберите "Создать", а затем нажмите "Файл данных Outlook".
  • Выберите файл личных папок Office Outlook (.pst) и нажмите кнопку "ОК".
  • Выберите расположение файла в сети.
  • В поле "Имя файла" введите имя файла и нажмите "ОК".
  • В поле "Имя" введите отображаемое имя папки .PST.
  • Примите остальные настройки по умолчанию и нажмите "ОК". Имя папки, связанной с файлом данных, должно отображаться в представлении списка папок.
  • Приступайте к созданию любой желаемой структуры папок.
  • Перетащите любые элементы из ваших текущих папок в новую папку.
  • В меню "Файл" выберите "Открыть" и нажмите "Файл данных Outlook".
  • Перейдите к нужной папке на сетевом диске, выберите PST-файл, который хотите открыть, и нажмите "ОК".
  • В области навигации щелкните правой кнопкой мыши файл личных папок, который нужно закрыть.
  • Нажмите "Закрыть".

Использование Outlook Webmail для просмотра файлов .PST

Вы не сможете просматривать файлы .PST при использовании клиента веб-почты Outlook.

Читайте также: