Создание формы в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Когда дело доходит до ввода информации в электронные таблицы Excel, большинство людей делают это традиционным способом — ячейка за ячейкой, строка за строкой. Чтобы сделать процесс более удобным и менее трудоемким, вы можете воспользоваться специальной формой ввода данных. Это поможет вам сосредоточиться на отдельных записях, по одной, без необходимости горизонтальной прокрутки между столбцами.

Форма ввода данных Excel

Возможно, вы этого не знали, но в Excel есть специальная форма для ввода данных в электронную таблицу, которая делает процесс ввода более быстрым, удобным для пользователя и менее подверженным ошибкам, особенно в больших таблицах.

Как пользователи обычно заполняют таблицы Excel? Вводя данные непосредственно в ячейки. Иногда вы прокручиваете вверх, чтобы увидеть заголовки столбцов, а иногда прокручиваете вправо, а затем возвращаетесь к началу таблицы. При больших наборах данных есть вероятность что-то перепутать и ввести информацию не в ту ячейку.

Чтобы облегчить ввод, вы можете попросить Excel отобразить одну строку информации в удобном диалоговом окне. Здесь вы можете точно добавлять новые записи, а также обновлять и редактировать существующие. Вы также можете настроить проверку данных, чтобы принимать только те записи, которые соответствуют определенным критериям.

Формы ввода данных поддерживаются в Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 и Excel 2007, но недоступны в Excel Online (Excel для Интернета).

Вот как работает форма ввода данных Excel:

Форма данных может содержать не более 32 столбцов/полей.
Поскольку форма данных является модальным диалоговым окном, ее нельзя распечатать. Кроме того, вы не можете распечатать рабочий лист, пока не закроете форму данных.

Как добавить инструмент «Форма» в Excel

Хотя инструмент «Форма» существует во всех версиях Excel 2007–Excel 365, по умолчанию он скрыт. Итак, сначала вам нужно сделать его видимым, добавив кнопку "От" на ленту или панель быстрого доступа, или и то, и другое.

Чтобы добавить инструмент "Форма" на панель быстрого доступа (QAT), выполните следующие действия:

Значок формы немедленно появится на панели быстрого доступа и будет доступен во всех ваших книгах.

Хотите верьте, хотите нет, но вы успешно справились с главной задачей. Как только инструмент «Форма» появится в вашем Excel, создание формы ввода данных для любой таблицы (новой или существующей) займет всего одно нажатие кнопки.

Совет. Аналогичным образом вы можете поместить инструмент «Форма» на ленту. Подробные инструкции см. в разделе Как добавить кнопку на ленту Excel.

Как сделать форму ввода данных в Excel

Форма ввода данных доступна только для полнофункциональной таблицы Excel. Чтобы получить форму, вам просто нужно поместить свои данные в таблицу и нажать кнопку Форма. Подробные шаги приведены ниже:

В таблице введите заголовки столбцов в самой верхней строке, как обычно. Если вам нужна форма ввода для существующего набора данных, пропустите этот шаг.
Выберите любую ячейку в наборе данных и одновременно нажмите клавиши Ctrl + T. Это выберет все данные и преобразует их в таблицу.
Поместите курсор в любом месте таблицы и нажмите кнопку "Форма". Готово!

Чтобы не усложнять задачу, давайте в качестве примера создадим эту небольшую таблицу:

Нажатие кнопки «Форма» автоматически создает форму ввода данных для вашей таблицы с полями, соответствующими заголовкам столбцов:

Как видите, форма ввода Excel имеет несколько разных кнопок. Вот краткое объяснение того, что делает каждая кнопка:

Помимо кнопок для навигации можно использовать следующие клавиши:

Tab — переход к следующему полю.
Shift + Tab — перейти к предыдущему полю.
Ввод — сохранить текущую запись и начать новую.

Как добавить новую запись

Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы ввода данных, выполните следующие действия:

Выберите любую ячейку в таблице.
Нажмите кнопку "Форма" на панели быстрого доступа или на ленте.
В форме ввода нажмите кнопку "Создать".
Введите информацию в соответствующие поля.
По завершении нажмите клавишу Enter или еще раз нажмите кнопку "Создать". Это добавит запись в таблицу и создаст пустую форму для следующей записи.

Совет. Чтобы быстро ввести конкретную информацию, вы можете использовать те же сочетания клавиш, которые вы используете в своих рабочих листах. Например:

Нажмите Ctrl + ; чтобы вставить сегодняшнюю дату.
Нажмите Ctrl + Shift + ; чтобы ввести текущее время.

Как искать записи

Чтобы просмотреть записи одну за другой, вы можете использовать кнопки «Найти предыдущую» и «Найти следующую» или вертикальную полосу прокрутки. Чтобы найти записи, соответствующие определенным условиям, используйте кнопку "Критерии".

Например, чтобы найти все проекты, назначенные отделу дизайна, введите Дизайн в поле Отдел и нажмите Найти далее. :

Подстановочные знаки могут помочь вам расширить поиск. Например, чтобы обнаружить проекты, в названии которых есть слово «skill», введите *skill* в поле Project.

При работе с числами и датами пригодятся такие логические операторы, как больше (>), меньше ( ) и другие. Например, чтобы просмотреть записи, в которых дата начала предшествует 1 марта 2021 г., используйте " Enter, чтобы зафиксировать обновленные данные в таблице.

Если вы внесли некоторые случайные изменения, но еще не нажали клавишу Enter, вы можете вернуться к исходной записи, нажав кнопку «Восстановить». Если вы уже нажали Enter и изменения были переданы в таблицу, нажмите Ctrl + Z, чтобы отменить действие.

Как использовать проверку данных с формой ввода данных

Чтобы ограничить ввод данных пользователем определенным типом данных, вы можете настроить правило проверки данных для одного или нескольких столбцов в вашей таблице, и ваши правила будут автоматически перенесены в форму ввода данных.

Например, чтобы ограничить бюджет числами в заданном диапазоне, мы создаем следующее правило:

Если кто-то попытается ввести значение, не соответствующее установленному вами правилу, отобразится предупреждение об ошибке (стандартное или ваше):

Ограничение: выпадающие списки недоступны в форме

Использование проверки данных с формами ввода имеет одно ограничение: выпадающие списки не отображаются в полях ввода данных. Но даже несмотря на то, что выпадающий список не отображается внутри формы, его ограничения остаются в силе. Если вы введете значение, которого нет в списке, форма отклонит его, как обычно делает проверка данных.

Формулы в формах ввода данных

Если один или несколько столбцов в вашей таблице рассчитываются по формулам, вы не сможете изменить эти формулы с помощью формы, поскольку результат формулы отображается в виде текста, а не редактируемого поля. Хотя это может звучать как еще одно ограничение, на самом деле это сделано не просто так. Когда вы изменяете формулу таблицы в одной ячейке, формулы во всех других ячейках того же столбца изменяются автоматически. Чтобы не испортить данные, редактирование формул в форме ввода заблокировано.

Например, вы можете использовать следующую формулу, чтобы определить, меньше ли фактическая стоимость, больше или находится в пределах бюджета на основе 5% порога:

=IF(ABS([@[Фактическая стоимость]]/ [@Budget] - 1) 5%, "Превышение бюджета", IF([@[Фактическая стоимость]]/ [@Budget]- 1

Если вы используете подписку на Microsoft 365 и подписались на канал бета-тестирования (Office Insider), вы можете обернуть приведенную выше формулу в функцию LET, как показано ниже. Это сделает вашу формулу более компактной, простой для понимания и более быстрой для расчета:

=LET(dif, E2/D2-1, IF(ABS(dif) 5%, "Превышение бюджета", IF(dif

В форме ввода данных вы увидите только нередактируемый результат расчета, а не формулу:

Как открыть форму ввода данных с помощью VBA

Если вы настраиваете таблицу для кого-то другого, ваши пользователи могут не знать, где искать кнопку «Форма». Более того, они могут и не знать, что такая штука вообще существует :) Чтобы привлечь внимание, можно открыть форму ввода с помощью макроса. А чтобы запустить этот макрос, поместите специальную кнопку прямо на лист.

Если на текущем листе есть таблица, вам понадобится всего одна строка кода, чтобы открыть форму:

Однако есть важная оговорка: приведенный выше код работает, только если:

Ваша таблица начинается с A1 или
Есть имя "База данных", относящееся к вашей таблице (определенное имя, а не имя таблицы!).

Чтобы преодолеть эти ограничения, вы можете использовать расширенную версию кода, которая указывает ячейку, с которой начинается ваша таблица (в нашем случае B2), присваивает имя "база данных" текущему региону, открывает форму, а затем удаляет имя:

Примечание. Если вы не удалите имя «база данных» в коде, вы не сможете открыть форму (даже вручную) для любой другой таблицы в этой конкретной книге.

Чтобы открыть форму ввода данных для таблицы на другом листе, активируйте целевой рабочий лист (Лист1 в приведенном ниже примере) перед выполнением основного кода:

Теперь вы, пользователи, можете удобно открыть форму ввода данных, нажав красочную яркую кнопку. Им даже не нужно заботиться о том, чтобы поместить курсор внутри таблицы — форма откроется вне зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

Если у вас мало опыта работы с VBA, может оказаться полезным несколько сквозных руководств:

Форма ввода данных Excel не работает

Если форма данных не запускается в Excel, следующие советы по устранению неполадок могут помочь определить причину.

Слишком много полей в форме данных

При попытке создать форму данных для таблицы, содержащей более 32 столбцов, вы получите следующее сообщение об ошибке:

В этом случае вам придется либо уменьшить количество столбцов в исходной таблице, либо вставить один или несколько пустых столбцов, разбив большую таблицу на несколько меньших. Затем вы можете создать отдельную форму данных для каждой меньшей таблицы.

Невозможно расширить список или базу данных

Если вы пытаетесь добавить новую строку данных, но Excel говорит, что не может расширить список или базу данных, это означает, что под вашей таблицей есть другие данные, и добавление новой записи перезапишет существующие данные.

Чтобы устранить эту ошибку, удалите все данные под таблицей, чтобы они могли распространяться вниз. Если вы ничего не видите под последней строкой, проблема, скорее всего, в пробелах, пустых строках или непечатаемых символах. В этом случае используйте команду «Очистить все», чтобы очистить рабочую область.

Курсор находится за пределами таблицы

Если при нажатии кнопки "Форма" появляется приведенное ниже сообщение об ошибке, скорее всего, курсор находится за пределами таблицы. Просто щелкните любую ячейку в таблице, а затем попробуйте снова открыть форму.

Есть именованный диапазон "База данных"

Если в вашей книге есть диапазон с именем "база данных", форма всегда будет ссылаться на этот диапазон, даже если вы откроете его для таблицы. Странный! Если диапазон «база данных» находится на другом листе, произойдет следующая ошибка. Чтобы исправить это, просто дайте другое имя диапазону.

Вот как создать и использовать форму ввода данных в Excel.Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Ниже приведено подробное письменное руководство по форме ввода данных Excel на случай, если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео.

Excel имеет множество полезных функций для ввода данных.

Одной из таких функций является форма ввода данных.

В этом руководстве я покажу вам, что такое формы ввода данных и как их создавать и использовать в Excel.

Это руководство охватывает:

Зачем вам нужно знать о формах ввода данных?

Но если ввод данных является частью вашей повседневной работы, я рекомендую вам проверить эту функцию и посмотреть, как она может помочь вам сэкономить время (и повысить эффективность).

Существуют две распространенные проблемы, с которыми я сталкивался (и видел, как сталкиваются люди) при вводе данных в Excel:

Это занимает много времени. Вам нужно ввести данные в одну ячейку, затем перейти к следующей ячейке и ввести данные для нее. Иногда вам нужно прокрутить вверх и посмотреть, какой это столбец и какие данные нужно ввести. Или прокрутите вправо, а затем вернитесь к началу, если столбцов много.
Это чревато ошибками. Если у вас есть огромный набор данных, который требует 40 записей, есть вероятность, что вы в конечном итоге введете что-то, что не предназначено для этой ячейки.

Форма ввода данных может помочь ускорить процесс и уменьшить количество ошибок.

Прежде чем я покажу вам, как создать форму ввода данных в Excel, позвольте мне быстро показать вам, что она делает.

Ниже приведен набор данных, который обычно поддерживается командой по найму в организации.

Каждый раз, когда пользователю нужно добавить новую запись, ему/ей придется выбирать ячейку в следующей пустой строке, а затем переходить к ячейке за ячейкой, чтобы сделать запись для каждого столбца.

Хотя это отличный способ сделать это, более эффективным будет использование формы ввода данных в Excel.

Ниже представлена форма ввода данных, которую вы можете использовать для внесения записей в этот набор данных.

Выделенные поля — это места для ввода данных. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы сделать данные частью таблицы и перейти к следующей записи.

Ниже показано, как это работает:

Как видите, это проще, чем обычный ввод данных, так как все в одном диалоговом окне.

Форма ввода данных в Excel

Использование формы ввода данных в Excel требует небольшой предварительной подготовки.

Вы заметите, что в Excel нет возможности использовать форму ввода данных (ни на одной из вкладок на ленте).

Чтобы использовать его, необходимо сначала добавить его на панель быстрого доступа (или на ленту).

Добавление параметра формы ввода данных на панель быстрого доступа

Ниже приведены шаги по добавлению формы ввода данных на панель быстрого доступа:

Вышеуказанные действия добавят значок формы на панель быстрого доступа (как показано ниже).

Примечание. Чтобы форма ввода данных работала, ваши данные должны быть в таблице Excel. Если это еще не так, вам придется преобразовать ее в таблицу Excel (сочетание клавиш — Control + T).

Части формы ввода данных

Форма ввода данных в Excel имеет много разных кнопок (как вы можете видеть ниже).

Вот краткое описание каждой кнопки:

Теперь давайте рассмотрим все, что вы можете делать с формой ввода данных в Excel.

Обратите внимание, что вам нужно преобразовать данные в таблицу Excel и выбрать любую ячейку в таблице, чтобы иметь возможность открыть диалоговое окно формы ввода данных.

Если вы не выбрали ячейку в таблице Excel, появится приглашение, как показано ниже:

Создание новой записи

Ниже приведены шаги для создания новой записи с помощью формы ввода данных в Excel:

Навигация по существующим записям

Одним из преимуществ использования формы ввода данных является то, что вы можете легко перемещаться по записям и редактировать их, даже не выходя из диалогового окна.

Это может быть особенно полезно, если у вас есть набор данных с большим количеством столбцов. Это может сэкономить вам много прокрутки и процесса перехода туда и обратно.

Ниже приведены шаги по навигации и редактированию записей с помощью формы ввода данных:

Выберите любую ячейку в таблице Excel.
Нажмите значок формы на панели быстрого доступа.
Чтобы перейти к следующей записи, нажмите кнопку "Найти далее", а чтобы перейти к предыдущей записи, нажмите кнопку "Найти предыдущую".
Чтобы отредактировать запись, просто внесите изменения и нажмите Enter. Если вы хотите вернуться к исходной записи (если вы не нажали клавишу ввода), нажмите кнопку «Восстановить».

Вы также можете использовать полосу прокрутки для последовательной навигации по записям.

На приведенном выше снимке показана базовая навигация, когда вы просматриваете все записи одну за другой.

Но вы также можете быстро перемещаться по всем записям на основе критериев.

Например, если вы хотите просмотреть все записи со статусом «Выполняется», вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

Критерии — очень полезная функция, когда у вас есть огромный набор данных и вы хотите быстро просмотреть те записи, которые соответствуют заданному набору критериев.

Обратите внимание, что для навигации по данным можно использовать несколько полей критериев.

Вы также можете использовать подстановочные знаки в критериях.

Например, если вы были непоследовательны при вводе данных и использовали варианты слова (например, "В процессе", "В процессе", "В процессе" и "В процессе"), для получения этих записей необходимо использовать подстановочные знаки. .

Ниже приведены шаги для этого:

Это работает как звездочка (*) — это подстановочный знак, который может представлять любое количество символов в Excel. Таким образом, если статус содержит «прогресс», он будет выбран кнопками «Найти предыдущее/Найти следующее», независимо от того, что было до него).

Удаление записи

Вы можете удалять записи из самой формы ввода данных.

Это может быть полезно, если вы хотите найти определенный тип записей и удалить их.

Ниже приведены шаги по удалению записи с помощью формы ввода данных:

Хотя вам может показаться, что все это выглядит как много работы только для ввода и навигации по записям, это экономит много времени, если вы работаете с большим количеством данных и вам приходится вводить данные довольно часто.

Ограничение ввода данных на основе правил

Вы можете использовать проверку данных в ячейках, чтобы убедиться, что введенные данные соответствуют нескольким правилам.

Например, если вы хотите убедиться, что столбец даты принимает только дату во время ввода данных, вы можете создать правило проверки данных, разрешающее только даты.

Если пользователь вводит данные, не являющиеся датой, это не будет разрешено, и пользователю будет показано сообщение об ошибке.

Вот как создать эти правила при вводе данных:

Теперь, если вы используете форму ввода данных для ввода данных в столбец Дата, и если это не дата, это не будет разрешено.

Вы увидите сообщение, как показано ниже:

Аналогичным образом вы можете использовать проверку данных с формами ввода данных, чтобы убедиться, что пользователи не вводят неправильные данные. Некоторые примеры, где вы можете использовать это числа, длина текста, даты и т. д.

Ввод данных иногда может быть важной частью использования Excel.

С почти бесконечными ячейками человеку, вводящему данные, может быть трудно понять, куда поместить какие данные.

Форма ввода данных может решить эту проблему и помочь пользователю ввести правильные данные в нужном месте.

В Excel уже давно есть пользовательские формы VBA, но они сложны в настройке и не очень гибки для изменения.

В этой записи блога мы рассмотрим 5 простых способов создания формы ввода данных для Excel.

Видеоруководство

Таблицы Excel

У нас есть таблицы Excel, начиная с Excel 2007.

Они идеально подходят для хранения данных и могут использоваться как простая форма для ввода данных.

Создать таблицу очень просто.

Выберите диапазон данных, включая заголовки столбцов.
Перейдите на вкладку "Вставка" на ленте.
Нажмите кнопку "Таблица" в разделе "Таблицы".

Мы также можем использовать сочетание клавиш для создания таблицы. Сочетание клавиш Ctrl + T сделает то же самое.

Убедитесь, что в диалоговом окне "Создать таблицу" установлен флажок "Моя таблица имеет заголовки", и нажмите кнопку "ОК".

Теперь у нас есть данные в таблице Excel, и мы можем использовать ее для ввода новых данных.

Чтобы добавить новые данные в нашу таблицу, мы можем начать вводить новую запись в ячейки непосредственно под таблицей, и таблица впитает новые данные.

Мы можем использовать клавишу Tab вместо Enter при вводе данных. Это заставит курсор активной ячейки двигаться вправо, а не вниз, чтобы мы могли добавить следующее значение в нашу запись.

Когда курсор активной ячейки находится в последней ячейке таблицы (нижняя правая ячейка), нажатие клавиши Tab создаст новую пустую строку в таблице, готовую для следующего ввода.

Это идеальная и простая форма для ввода данных.

Форма ввода данных

Excel на самом деле имеет скрытую форму ввода данных, и мы можем получить к ней доступ, добавив команду на панель быстрого доступа.

Добавьте команду формы на панель быстрого доступа.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа.
Выберите «Настроить панель быстрого доступа» в параметрах меню.

Откроется меню параметров Excel на вкладке панели быстрого доступа.

Выберите команды не на ленте.
Выберите Форма из списка доступных команд. Нажмите F, чтобы перейти к командам, начинающимся с F.
Нажмите кнопку "Добавить", чтобы добавить команду на панель быстрого доступа.
Нажмите кнопку ОК.

Затем мы можем открыть форму ввода данных для любого набора данных.

Выберите ячейку внутри данных, с которыми мы хотим создать форму ввода данных.
Нажмите значок формы в области панели быстрого доступа.

Откроется настраиваемая форма ввода данных на основе полей в наших данных.

Формы Microsoft

Если нам нужна простая форма для ввода данных, почему бы не использовать Microsoft Forms?

Для этого варианта формы потребуется, чтобы наша книга Excel была сохранена в SharePoint или OneDrive.

Форма будет в браузере, а не в Excel, но мы можем связать форму с книгой Excel, чтобы все данные попадали в нашу таблицу Excel.

Это отличный вариант, если несколько человек или людей за пределами нашей организации должны вводить данные в книгу Excel.

Нам нужно создать форму для Excel в SharePoint или OneDrive. Этот процесс одинаков как для SharePoint, так и для OneDrive.

Перейдите в библиотеку документов SharePoint или папку OneDrive, где будет сохранена книга Excel.
Нажмите «Создать», а затем выберите «Формы для Excel».

Это предложит нам назвать книгу Excel и открыть новую вкладку браузера, где мы можем создать нашу форму, добавляя различные типы вопросов.

Сначала нам нужно создать форму, и это создаст таблицу в нашей книге Excel, в которую будут внесены данные.

Затем мы можем поделиться формой с любым, кому мы хотим ввести данные в Excel.

Когда пользователь вводит данные в форму и нажимает кнопку отправки, эти данные автоматически отображаются в нашей книге Excel.

Мощные приложения

Power Apps – это гибкая платформа для создания приложений на основе формул перетаскивания от Microsoft.

Конечно, мы можем использовать его для создания записи данных для наших данных Excel.

Фактически, если у нас настроена таблица данных, Power Apps создаст для нас приложение на основе наших данных. Это не может быть проще.

Затем нам будет предложено войти в нашу учетную запись SharePoint или OneDrive, где сохранен наш файл Excel, чтобы выбрать книгу Excel и таблицу с нашими данными.

Это создаст полнофункциональное приложение для ввода данных с тремя экранами.

Мы можем искать и просматривать все записи в нашей таблице Excel в прокручиваемой галерее.
Мы можем просматривать отдельные записи в наших данных.
Мы можем редактировать существующую запись или добавлять новые записи.

Все это связано с нашей таблицей Excel, поэтому любые изменения или дополнения из приложения будут отображаться в Excel.

Мощная автоматизация

Power Automate – это облачный инструмент для автоматизации задач между приложениями.

Но мы можем использовать триггер кнопки, чтобы автоматизировать ввод данных пользователем и добавлять данные в таблицу Excel.

Нам потребуется сохранить книгу Excel в OneDrive или SharePoint, а также подготовить таблицу с полями, которые мы хотим заполнить.

Чтобы создать форму ввода данных Power Automate.

Это откроет конструктор Power Automate, и мы сможем создать нашу автоматизацию.

Нажмите на блок Запустить поток вручную, чтобы развернуть параметры триггера. Здесь мы найдем возможность добавлять поля ввода.
Нажмите кнопку "Добавить ввод". Это даст нам возможность добавить несколько различных типов полей ввода, включая текст, да/нет, файлы, адрес электронной почты, число и даты.
Переименуйте поле в описательное. Это поможет пользователю узнать, какой тип данных вводить при запуске этой автоматизации.
Нажмите на три многоточия справа от каждого поля, чтобы изменить параметры ввода. Мы сможем добавить раскрывающийся список параметров, добавить список параметров с множественным выбором, сделать поле необязательным или удалить поле из этого меню.
После того как мы добавили все поля ввода, мы можем добавить новый шаг к автоматизации.

Найдите коннектор Excel и добавьте действие Добавить строку в таблицу. Если вы используете бизнес-аккаунт Office 365, используйте соединители Excel Online (Business), в противном случае используйте соединители Excel Online (OneDrive).

Теперь мы можем настроить наш Excel. Шаг добавления строки в таблицу.

Перейдите к файлу и таблице Excel, куда мы собираемся добавлять данные.
После выбора таблицы поля в этой таблице отобразятся в списке, и мы можем добавить соответствующее динамическое содержимое на шаге Запуск триггера потока вручную.

Теперь мы можем запустить наш поток из службы Power Automate.

Перейдите к Моим потокам на левой панели навигации.
Перейдите на вкладку "Мои потоки".
Найдите поток в списке доступных потоков и нажмите кнопку "Выполнить".
Появится боковая панель с введенными данными, и мы сможем ввести наши данные.
Нажмите "Запустить поток".

Мы также можем запустить это с нашего мобильного устройства с помощью приложений Power Automate.

Перейдите в раздел "Кнопки" в приложении.
Нажмите на поток, чтобы запустить его.
Введите данные в форму.
Нажмите кнопку "ГОТОВО" в правом верхнем углу.

Каким бы способом мы ни запускали поток, через несколько секунд данные появятся в нашей таблице Excel.

Выводы

Независимо от того, нужна ли нам простая форма или что-то более сложное и настраиваемое, у нас есть решение для ввода данных.

Мы можем быстро создать что-то внутри нашей книги или использовать внешнее решение, которое подключается к Excel и загружает данные в него.

Мы даже можем создавать формы, которые люди за пределами нашей организации могут использовать для заполнения наших электронных таблиц.

Сообщите мне в комментариях, какая форма ввода данных вам больше всего нравится.

Об авторе

Джон МакДугалл

Джон — Microsoft MVP, внештатный консультант и тренер, специализирующийся на Excel, Power BI, Power Automate, Power Apps и SharePoint. Другие интересные статьи Джона можно найти в его блоге или на канале YouTube.

Сэнди Риттенхаус

Сэнди Риттенхаус
Писатель

С ее B.S. В области информационных технологий Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве руководителя проекта, руководителя отдела и руководителя отдела управления проектами. Она узнала, как технологии могут обогатить как профессиональную, так и личную жизнь, используя правильные инструменты. И со временем она поделилась этими предложениями и практическими рекомендациями на многих веб-сайтах. Имея за плечами тысячи статей, Сэнди стремится помочь другим использовать технологии в своих интересах. Подробнее.

Ввод данных вручную может занять много времени и привести к ошибкам. Но если вы потратите несколько минут на создание формы для ввода данных в Microsoft Excel, вы сможете улучшить процесс и снизить риск ошибок, таких как отсутствующие данные.

Добавить параметр формы

Чтобы использовать параметр "Форма" в Excel, необходимо добавить его либо на панель быстрого доступа, либо на ленту. Самая простая из двух — это панель быстрого доступа. Если вместо этого вы решите добавить его на ленту, вам нужно будет создать для него специальную вкладку, что может оказаться не идеальным вариантом.

Чтобы добавить кнопку "Форма" на панель быстрого доступа, нажмите стрелку на панели инструментов, чтобы открыть меню "Настройка панели быстрого доступа". Выберите «Дополнительные команды».

Убедитесь, что панель быстрого доступа выбрана слева. В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» слева выберите «Все команды».

В раскрывающемся списке "Настроить панель быстрого доступа" справа выберите, хотите ли вы добавить кнопку "Форма" во все документы или в текущий.

Прокрутите список «Все команды» и выберите «Форма». Нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить его на панель инструментов.

Нажмите «ОК», чтобы закрыть настройки и вернуться к электронной таблице. Вы должны увидеть кнопку «Форма» на панели быстрого доступа.

Преобразуйте свои данные в таблицу

Чтобы использовать форму, вам понадобятся ярлыки для каждого поля. Они представлены в виде заголовков таблиц. Если данные уже отформатированы в виде таблицы, вы на шаг впереди и можете перейти к использованию формы. Если нет, вы можете легко преобразовать его.

Выберите ячейки, содержащие данные. Перейдите на вкладку «Главная» и раздел «Стили» на ленте. Нажмите «Форматировать как таблицу» и выберите стиль таблицы.

Во всплывающем окне «Создать таблицу» подтвердите диапазон ячеек и установите флажок «Моя таблица имеет заголовки». Нажмите «ОК».

Тогда вы увидите свои данные в виде красивой и аккуратной таблицы.

Используйте форму ввода данных

Теперь все, что вам нужно сделать, это начать вводить данные в форму! Выберите любую ячейку в таблице и нажмите кнопку формы, которую вы добавили на панель быстрого доступа.

Вы увидите всплывающее окно с заголовками таблиц в качестве меток полей. Заполните каждое поле.

Вы можете быстро перемещаться между полями и переходить к следующей записи. После заполнения поля нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующему. Когда вы закончите заполнение всех полей для записи, нажмите Enter. Затем заполните следующую запись. По мере ввода данных таблица будет заполняться.

Использование также может использовать кнопки в форме ввода данных для добавления, просмотра или удаления записей.

Чтобы создать другую запись, нажмите "Создать".
Чтобы перемещаться по записям, нажмите «Найти предыдущую» или «Найти следующую». Вы также можете использовать полосу прокрутки в области поля данных.
Чтобы увидеть количество записей, посмотрите над кнопкой "Создать".
Чтобы удалить запись, убедитесь, что она отображается в форме, и нажмите "Удалить". Затем подтвердите, нажав "ОК".

Когда вы закончите с формой ввода данных, нажмите «Закрыть». Вы можете снова открыть его в любое время, выбрав ячейку таблицы и нажав кнопку "Форма" на панели быстрого доступа.

Редактировать форму

Если вы хотите отредактировать метки или изменить порядок полей в форме, вы сделаете это на листе Excel. Закройте форму, внесите изменения в таблицу, затем снова откройте форму. Вы увидите, как ваши изменения будут применены к форме.

Для быстрого ввода больших объемов данных в электронную таблицу, особенно если они получены из внешнего источника, попробуйте создать собственную форму ввода данных в Excel.

Если вы используете Excel на Mac, вас также может заинтересовать возможность быстрого добавления данных путем сканирования печатного документа.

› Как объединить два столбца в Microsoft Excel
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Что означает XD и как вы его используете?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11

Читайте также: