Создание деловых документов в редакторе MS Word, практическая работа
Обновлено: 07.07.2024
Превратите Microsoft Word в швейцарский армейский нож и запустите десятки надстроек, предназначенных для расширения мощных функций Word, чтобы стать еще более продуктивным, эффективным и творческим при составлении и редактировании документов с помощью самого популярного в мире текстового процессора.
Поднимите свои деловые документы на совершенно новый уровень с помощью этих 18 умных надстроек и инструментов Microsoft Word (небольшое примечание о совместимости: большинство перечисленных надстроек прекрасно работают с Microsoft Word 2013 или более поздней версии). ). Проверьте их.
Лучшие надстройки Microsoft Word
1. Проверка согласованности
Надстройка сканирует ваш документ на наличие переносов, вариантов написания, распространенных опечаток и сокращений. Это простой способ найти в документе ошибки, которые не смог бы найти встроенный в Word инструмент проверки грамматики и орфографии.
2. Офис QR
Office QR позволяет создать или вставить в документ QR-код для ссылки на контактную информацию, веб-сайт или файл. Создав QR-код, вы можете использовать функции редактирования по умолчанию в Word, чтобы настроить размер и расположение кода.
3. DocuSign для Word
DocuSign позволяет подписывать документы электронным способом и отправлять их, не выходя из Microsoft Word.
4. Переводчик
Надстройка работает на Microsoft Translator и помогает переводить слова и предложения в документе, выделяя текст в документе или вводя его в окно надстройки. Надстройка автоматически определит язык и переведет его на целевой язык.
5. Удобный калькулятор
Удобный калькулятор можно использовать прямо в Word для получения цифр, подсчета часов проекта или выполнения общих арифметических операций, не выходя из документа. Излишне говорить, что Handy Calculator оправдывает свое название.
7. Поиск символа
Поиск по символам позволяет вам искать и находить символы для удобной вставки в документ. Отображение символов по категориям, вы можете использовать надстройку для удобного поиска символов по ключевым словам.
8. Пикетные изображения презентации
Эта надстройка прекрасно работает, если вы ищете изображения для вставки в документ Word. Приложение позволяет либо открыть окно надстройки и выполнить поиск всего, что вам нужно, либо просто выделить текст в документе и выбрать надстройку в контекстном меню.
9. Палетти
Paletti позволяет оживить документ Word причудливыми цветовыми темами, которые можно легко создать и сохранить для использования в будущем.
10. Карты для Office
Карты для Office создают карты Google непосредственно в документе Word. Цена приложения составляет 3,49 доллара США, но вы можете воспользоваться бесплатной версией.
11. Люсидчарт
Lucidchart – это бесплатная надстройка для Microsoft Word, с помощью которой вы сможете вывести диаграммы, диаграммы и макеты на новый уровень, придав своим документам привлекательную графику.
12. Википедия
Эта надстройка позволяет получить доступ к важной информации по определенной теме прямо из документа Word, используя панель задач для удобной навигации.
13. Облако слов Pro
Pro Word Cloud можно использовать для создания визуально привлекательных облаков слов из текстовых элементов в документе Word.
14. Графический плоттер
Эта полезная надстройка позволяет визуализировать математические уравнения и преобразовывать их в графики в документе Word.
15. Генератор Lorem Ipsum
Генератор Lorem Ipsum – это простой инструмент, позволяющий представить, как будет выглядеть ваш документ до его завершения, путем заполнения пустого пространства текстом-заполнителем для реализации привлекательного шаблона документа.
16. Поиск шрифтов
Этот подключаемый модуль упорядочивает наиболее подходящие шрифты, чтобы вы могли легко применить их к документу Word, не выходя из приложения.
17. Словарь (Мерриам Вебстер)
Словарь Merriam Webster Dictionary — отличное дополнение к тезаурусу, встроенному в Word, позволяющее найти слово или фразу в читаемом документе. Надстройка также является удобным инструментом, когда вы хотите убедиться, что слово или фраза, которые вы используете в документе, верны при редактировании.
18. Шаблон
Надстройка Templafy для Microsoft Word предоставляет доступ к цифровым корпоративным ресурсам, необходимым для создания фирменных документов. Содержимое с лучшими практиками, такое как текстовые элементы, изображения и активы бренда, легко доступно прямо в приложении — для максимального повышения производительности. Платформа централизованного администрирования Templafy позволяет администраторам мгновенно развертывать актуальный контент, чтобы они могли доверять сотрудникам доступ к шаблонам и цифровым активам, которые соответствуют требованиям закона и бренда. Кроме того, администраторы могут настроить расширенные шаблоны документов, такие как контракты или предложения, которые сотрудники могут настраивать, отвечая на простые анкеты.Templafy также позволяет автоматически вставлять самую последнюю информацию о сотрудниках и сведения о компании в нужную часть всех документов компании.
Вот снимок того, как надстройка Templafy выглядит в Word:
< бр />
Как удалить надстройки?
Вы больше не хотите или не нуждаетесь в установке надстроек Microsoft Word? Удалить их несложно. Просто выберите «Мои надстройки» на вкладке «Вставка», щелкните три точки в правом верхнем углу надстройки и выберите «Удалить». Подтвердите свое действие, еще раз нажав Удалить во всплывающем окне.
Хотите превратить ужасные документы Word в потрясающие? Свяжитесь с нами, чтобы узнать, как мы можем помочь вам создать профессиональные деловые документы и шаблоны, которые произведут впечатление.
Word 2016 помогает создавать документы профессионального качества. Word также может помочь вам более эффективно систематизировать и писать документы.
При создании документа в Word вы можете начать с пустого документа или позволить шаблону сделать большую часть работы за вас. С этого момента основные шаги по созданию и обмену документами остаются прежними. А мощные инструменты редактирования и рецензирования Word помогут вам вместе с другими сделать ваш документ лучше.
Совет. Чтобы узнать о новых функциях, см. статью Новые возможности Word 2016.
Начать документ
Часто проще создать новый документ с помощью шаблона, чем начинать с пустой страницы. Шаблоны Word готовы к использованию с предустановленными темами и стилями. Все, что вам нужно сделать, это добавить свой контент.
Каждый раз, когда вы запускаете Word, вы можете выбрать шаблон из галереи, щелкнуть категорию, чтобы увидеть больше шаблонов, или выполнить поиск дополнительных шаблонов в Интернете.
Чтобы рассмотреть любой шаблон поближе, нажмите на него, чтобы открыть его в предварительном просмотре.
Если вы не хотите использовать шаблон, нажмите Пустой документ.
Открыть документ
Каждый раз при запуске Word в левом столбце отображается список последних использованных документов. Если нужного документа нет, нажмите «Открыть другие документы».
Если вы уже работаете в Word, нажмите «Файл» > «Открыть», а затем перейдите к местоположению файла.
При открытии документа, созданного в более ранних версиях Word, в строке заголовка окна документа отображается режим совместимости. Вы можете больше работать с совместимостью или обновить документ для использования Word 2016.
Сохранить документ
Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:
На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".
Перейдите к месту, где вы хотите сохранить документ.
Примечание. Чтобы сохранить документ на свой компьютер, выберите папку в разделе «Этот компьютер» или нажмите «Обзор». Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите расположение в Интернете в разделе «Сохранить как» или нажмите «Добавить место». Когда ваши файлы находятся в сети, вы можете делиться ими, оставлять отзывы и вместе работать над ними в режиме реального времени.
Нажмите "Сохранить".
Примечание. Word автоматически сохраняет файлы в формате .docx. Чтобы сохранить документ в формате, отличном от .docx, щелкните список Тип файла и выберите нужный формат файла.
Чтобы сохранить документ во время работы над ним, нажмите "Сохранить" на панели быстрого доступа.
Читать документы
Откройте документ в режиме чтения, чтобы скрыть большинство кнопок и инструментов и полностью погрузиться в чтение, не отвлекаясь.
Откройте документ, который хотите прочитать.
Примечание. Некоторые документы, например защищенные документы или вложения, открываются в режиме чтения автоматически.
Нажмите «Вид» > «Режим чтения».
Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:
Нажимайте стрелки слева и справа от страниц.
Нажмите на страницу вниз и страницу вверх или пробел и клавишу Backspace на клавиатуре. Вы также можете использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.
Если вы используете сенсорное устройство, проведите пальцем влево или вправо.
Совет. Нажмите «Просмотр» > «Редактировать документ», чтобы снова отредактировать документ.
Отслеживание изменений
Когда вы работаете над документом с другими людьми или редактируете документ самостоятельно, включите параметр «Отслеживать изменения», чтобы видеть каждое изменение.Word помечает все добавления, удаления, перемещения и изменения форматирования.
Откройте документ для проверки.
Нажмите "Обзор", а затем на кнопке "Отслеживание изменений" выберите "Отслеживание изменений".
Прочитайте Отслеживание изменений, чтобы узнать больше.
Распечатайте документ
В одном месте вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш документ при печати, настроить параметры печати и распечатать файл.
На вкладке "Файл" нажмите "Печать".
Выполните следующие действия:
В разделе "Печать" в поле "Копии" введите необходимое количество копий.
Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.
В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, просто нажмите на параметр, который хотите изменить, а затем выберите новый параметр.
Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».
Помимо основ
Дополнительные сведения об основах использования Word см. в статье Новые возможности Word 2016.
С Word для Интернета вы используете веб-браузер для создания, просмотра и редактирования личных документов, которые вы храните в OneDrive. Если у вашей организации или колледжа есть план Microsoft 365 или сайт SharePoint, начните использовать Веб-приложение Word, создав или сохранив документы в библиотеках на своем сайте. Сохраните изменения
Word автоматически сохранит ваши изменения. Посмотрите на строку состояния в левом нижнем углу Word для Интернета. Будет показано «Сохранено» или «Сохранение».
Обмен документами в Интернете
Поскольку ваш документ находится в сети, вы можете поделиться им, отправив ссылку вместо вложения электронной почты. Люди могут читать его в своем веб-браузере или на мобильном устройстве.
Нажмите «Файл» > «Поделиться» > «Поделиться с людьми».
Комментарий в браузере
Выноска с комментариями показывает, где в документе были сделаны комментарии.
Отвечайте на комментарии и отмечайте вопросы, к которым вы обращались.
Редактировать в браузере
Если вы пытаетесь ввести документ, но ничего не происходит, вероятно, вы находитесь в режиме чтения. Переключитесь в режим редактирования: нажмите «Редактировать документ» > «Редактировать в Word для Интернета».
Вводите и форматируйте текст, добавляйте изображения, настраивайте макет страницы и т. д. Для более расширенного редактирования нажмите «Открыть в Word».
Совместная работа над одним документом
Чтобы работать вместе в Word для Интернета, вы редактируете документ, как обычно. Если другие пользователи также редактируют его, Веб-приложение Word предупредит вас об их присутствии. Вы можете увидеть всех, кто в данный момент работает с документом, щелкнув на ленте.
Нажав на имя автора, вы перейдете к месту, над которым он работает в документе. И вы увидите изменения, которые они вносят, когда они происходят. Они могут работать в Word для Интернета, Word 2010 или более поздней версии или Word для Mac 2011.
Добавить верхний или нижний колонтитул
Выберите Вставка > Верхний и нижний колонтитулы, чтобы добавить в документ верхние и нижние колонтитулы.
Нажмите «Параметры», чтобы выбрать, как они должны выглядеть.
Добавить номера страниц
Нажмите «Вставка» > «Номера страниц», а затем выберите в галерее место, где должны отображаться номера страниц.
Выберите «Включить количество страниц», чтобы отображать текущий номер страницы вместе с общим количеством страниц (страница X из Y).
Найти и заменить текст
Быстро найдите каждое вхождение определенного слова или фразы в документе, нажав Главная > Найти (или нажав Ctrl+F). Результаты отображаются рядом с вашим документом, чтобы вы могли видеть термин в контексте. Нажав на результат поиска, вы перейдете к этому вхождению.
Нажмите "Заменить" (или нажмите Ctrl+H), чтобы найти и заменить текст.
Печать в Word для Интернета
Выберите «Файл» > «Печать».Веб-приложение Word создает предварительный просмотр документа в формате PDF, в котором сохраняются все макеты и форматирование документа. Отправьте PDF-файл на свой принтер, и он будет напечатан так, как вы ожидаете.
Microsoft Word 2013 – это программа для обработки текстов, предназначенная для создания документов профессионального качества. Word помогает упорядочивать документы и писать их более эффективно.
Вашим первым шагом при создании документа в Word 2013 является выбор: начать с пустого документа или позволить шаблону сделать большую часть работы за вас. С этого момента основные шаги по созданию и обмену документами остаются прежними. Мощные инструменты редактирования и рецензирования помогут вам вместе с другими сделать ваш документ идеальным.
Совет. Учебный курс по созданию первого документа см. в статье Создание первого документа Word 2013. Дополнительные сведения о новых функциях Word 2013 см. в статье Новые возможности Word 2013.
Выберите шаблон
Часто проще создать новый документ с помощью шаблона, чем начинать с пустой страницы. Шаблоны Word готовы к использованию с темами и стилями. Все, что вам нужно сделать, это добавить свой контент.
Каждый раз при запуске Word 2013 вы можете выбрать шаблон из коллекции, щелкнуть категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны, или выполнить поиск дополнительных шаблонов в Интернете. (Если вы не хотите использовать шаблон, просто щелкните пустой документ.)
Чтобы рассмотреть любой шаблон поближе, просто нажмите на него, чтобы открыть большой предварительный просмотр.
Открыть документ
Каждый раз при запуске Word в левом столбце отображается список последних использованных документов. Если нужного документа нет, нажмите «Открыть другие документы».
Если вы уже работаете в Word, нажмите «Файл» > «Открыть», а затем перейдите к местоположению файла.
При открытии документа, созданного в более ранних версиях Word, в строке заголовка окна документа отображается режим совместимости. Вы можете больше работать над совместимостью или обновить документ, чтобы использовать новые или улучшенные функции Word 2013.
Сохранить документ
Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
Перейдите к месту, где вы хотите сохранить документ.
Примечание. Чтобы сохранить документ на свой компьютер, выберите папку в разделе «Компьютер» или нажмите «Обзор». Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите место в разделе «Места» или «Добавить место». Когда ваши файлы находятся в сети, вы можете делиться ими, оставлять отзывы и вместе работать над ними в режиме реального времени.
Нажмите "Сохранить".
Примечание. Word автоматически сохраняет файлы в формате .docx. Чтобы сохранить документ в формате, отличном от .docx, щелкните список Тип файла и выберите нужный формат файла.
Чтобы сохранить документ во время работы над ним, нажмите "Сохранить" на панели быстрого доступа.
Читать документы
Откройте документ в режиме чтения, чтобы скрыть большинство кнопок и инструментов и полностью погрузиться в чтение, не отвлекаясь.
Откройте документ, который хотите прочитать.
Примечание. Некоторые документы, например защищенные документы или вложения, открываются в режиме чтения автоматически.
Нажмите «Вид» > «Режим чтения».
Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:
Нажимайте стрелки слева и справа от страниц.
Нажмите на страницу вниз и страницу вверх или пробел и клавишу Backspace на клавиатуре. Вы также можете использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.
Если вы используете сенсорное устройство, проведите пальцем влево или вправо.
Совет. Нажмите «Просмотр» > «Редактировать документ», чтобы снова отредактировать документ.
Отслеживание изменений
Когда вы работаете над документом с другими людьми или редактируете документ самостоятельно, включите параметр «Отслеживать изменения», чтобы видеть каждое изменение. Word помечает все добавления, удаления, перемещения и изменения форматирования.
Откройте документ для проверки.
Нажмите "Обзор", а затем на кнопке "Отслеживание изменений" выберите "Отслеживание изменений".
Прочитайте Отслеживание изменений, чтобы узнать больше.
Распечатайте документ
В одном месте вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш документ при печати, настроить параметры печати и распечатать файл.
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Печать".
Выполните следующие действия:
В разделе "Печать" в поле "Копии" введите необходимое количество копий.
Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.
В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, просто нажмите на параметр, который хотите изменить, а затем выберите новый параметр.
Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».
Помимо основ
Вот несколько основных задач, которые помогут вам научиться пользоваться Microsoft Word 2010.
В этой статье
Что такое Word?
Microsoft Word 2010 — это программа для обработки текстов, предназначенная для создания документов профессионального качества. Благодаря лучшим инструментам форматирования документов Word помогает вам более эффективно систематизировать и писать документы. Word также включает в себя мощные инструменты редактирования и редактирования, чтобы вы могли легко сотрудничать с другими пользователями.
Найти и применить шаблон
Word 2010 позволяет применять встроенные шаблоны, применять собственные настраиваемые шаблоны и выполнять поиск по множеству шаблонов, доступных в Интернете.
Чтобы найти и применить шаблон в Word, выполните следующие действия:
На вкладке "Файл" нажмите "Создать".
В разделе "Доступные шаблоны" выполните одно из следующих действий:
Чтобы использовать один из встроенных шаблонов, нажмите "Примеры шаблонов", выберите нужный шаблон и нажмите "Создать".
Чтобы повторно использовать недавно использованный шаблон, нажмите «Последние шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите «Создать».
Чтобы использовать ранее созданный вами собственный шаблон, нажмите «Мои шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите «ОК».
Создать новый документ
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Создать".
В разделе "Доступные шаблоны" нажмите "Пустой документ".
Нажмите "Создать".
Дополнительную информацию о том, как создать новый документ, см. в разделе Создание документа.
Открыть документ
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Открыть".
На левой панели диалогового окна "Открыть" щелкните диск или папку, содержащую документ.
На правой панели диалогового окна "Открыть" откройте папку, содержащую нужный рисунок.
Нажмите на документ, а затем нажмите "Открыть".
Сохранить документ
Чтобы сохранить документ в формате, используемом в Word 2010 и Word 2007, выполните следующие действия:
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
В поле Имя файла введите имя документа.
Нажмите "Сохранить".
Чтобы сохранить документ, чтобы он был совместим с Word 2003 или более ранней версией, выполните следующие действия:
Откройте документ, который вы хотите использовать в Word 2003 или более ранней версии.
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
В списке Тип файла выберите Документ Word 97-2003. Это изменит формат файла на .doc.
В поле Имя файла введите имя документа.
Нажмите "Сохранить".
Дополнительные сведения о том, как создать документ, совместимый с Word 2003 или более ранними версиями, см. в статье Создание документа для использования в предыдущих версиях Word.
Читать документы
Откройте документ, который хотите прочитать.
На вкладке "Вид" в группе "Просмотры документов" нажмите "Чтение в полноэкранном режиме"
Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:
Нажимайте стрелки в нижних углах страниц.
Нажмите PAGE DOWN и PAGE UP или ПРОБЕЛ и BACKSPACE на клавиатуре.
Нажимайте стрелки навигации вверху по центру экрана.
Совет. Нажмите «Параметры просмотра», а затем нажмите «Показать две страницы», чтобы просмотреть две страницы или экраны одновременно.
Дополнительные сведения о просмотре документов см. в разделе Чтение документов в Word.
Отслеживание изменений и добавление комментариев
Чтобы включить отслеживание изменений, на вкладке "Обзор" в группе "Отслеживание" нажмите "Отслеживание изменений".
Чтобы вставить комментарий, на вкладке "Обзор" в группе "Комментарии" нажмите "Новый комментарий".
Дополнительную информацию о том, как отслеживать изменения, сделанные во время редактирования, см. в разделе Отслеживание изменений и вставка комментариев.
Распечатайте документ
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Печать".
Выполните следующие действия:
В разделе "Печать" в поле "Копии" введите количество копий, которые вы хотите напечатать.
Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.
В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, щелкните его, а затем выберите нужный параметр.
Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».
Дополнительные сведения о печати файла см. в разделе Предварительный просмотр и печать файла.
Microsoft Word предлагает гораздо больше возможностей, чем вы думаете.
Microsoft Word — одна из самых распространенных программ, используемых сегодня в бизнесе. Исследования показывают, что около 600 000 компаний в США используют Office 365 и, следовательно, используют Microsoft Word в качестве основного текстового процессора.
Несмотря на то, что основная функция Microsoft Word – написание документов, он может служить вашему бизнесу и во многих других сферах.
Что такое Microsoft Word?
Microsoft Word является частью большого пакета Microsoft Office, в который также входят PowerPoint и Excel. Существует несколько различных версий, в том числе "Для дома и бизнеса", "Для дома и учебы" и "Профессиональная".
"Microsoft Word — это самый популярный и совместимый текстовый процессор, доступный на всех платформах, – – сказал Колин Палфри, директор по маркетингу Majesty Coffee. «Файлы совместимы с прямыми и обратными связями на всех устройствах, предлагая универсальный стандарт для писателей».
Какое использование Microsoft Word в бизнесе?
Учитывая, что Microsoft Word имеет так много функций и возможностей, неудивительно, что люди стали все больше и больше использовать его в своих бизнес-операциях.
"Написание официальных предложений и контрактов – это большая часть того, для чего я использую MS Word, – сказал Палфри. – «Я также составляю электронные письма в MS Word, чтобы убедиться, что форматирование и грамматика/синтаксис верны».
Ниже приведены некоторые конкретные способы включения Microsoft Word в ваши бизнес-процессы.
1. Общий доступ к документам
Поскольку Microsoft Word совместим с любой платформой или устройством, документами, которые вы создаете в текстовом процессоре, можно поделиться с кем угодно, даже с теми, у кого нет подписки на Microsoft Word.
"Для меня отличной функцией является возможность открывать презентации, которые я сделал на Mac, и просматривать их на любом устройстве, потому что все мои устройства могут отображать один и тот же файл", – сказал Палфри.
2. Параметры шаблона
В Microsoft Word есть тысячи шаблонов, как встроенных, так и загружаемых, которые упрощают начало работы с деловыми документами, такими как письма, отчеты и предложения. Вот некоторые из самых популярных шаблонов MS Word для деловых целей:
- Календарь
- Деловое письмо
- Резюме и сопроводительные письма
- Информационный бюллетень
- Бизнес-отчет
- Деловые предложения
- Счет
- Бюджет
- Брошюры и листовки
- Объявление о выходе на пенсию
- Сертификаты (например, лучший сотрудник месяца)
- Рекомендательное письмо
- Маркетинговые материалы
- Отчеты сотрудников
"В MS Word есть шаблоны для создания любых материалов, от протоколов совещаний до брошюр о продуктах", – сказал Аллан Борч, основатель Dotcom Dollar.
3. Создание контракта
Вы можете использовать Microsoft Word для создания собственного контракта или шаблонов контрактов. Хотя в программе нет загружаемого шаблона для бизнес-контрактов, достаточно легко найти шаблон с понравившимся вам стилем в другом месте, скопировать и вставить его в новый документ и добавить свою информацию. (Обратите внимание: какой бы путь вы ни выбрали со своими контрактами, важно, чтобы их рассмотрел юрист.)
4. Совместная работа
С помощью параметров общего доступа вы можете отправлять документы коллегам для работы. Они могут отслеживать свои изменения, чтобы было легче увидеть, что они добавили или удалили. Отслеживаемые изменения также позволяют им писать заметки и вопросы на полях, на которые может ответить любой, кто работает над документом.
5. Слияние почты
Эта функция позволяет создавать различные документы, которые можно персонализировать для каждого получателя. Это может быть информационный бюллетень по электронной почте, приглашение на встречу или общая деловая переписка.
В этом случае с документом должен быть связан какой-либо тип электронной таблицы или списка, чтобы Microsoft Word знал, какие имена и адреса следует вставлять в заполнители.
Как еще можно использовать Microsoft Word?
Microsoft Word можно использовать не только для бизнеса, но и для развлечения и общего удобства. Вы можете использовать это офисное программное обеспечение для множества других задач, помимо написания письма, написания эссе или составления заметки.
1. Календарь
Microsoft Office включает шаблоны календарей, которые можно настроить. Если вы не хотите использовать один из календарей Microsoft, вы можете создать свой собственный и настроить его по своему усмотрению в программном обеспечении. Просто превратив макет документа в альбомную ориентацию и вставив таблицу с семью столбцами в ширину и пятью или шестью строками в длину, вы можете создать полностраничный ежемесячный календарь, чтобы следить за своим расписанием.
Чтобы создать календарь меньшего размера, вы можете вместо этого использовать портретную ориентацию и включить заголовок в верхней части страницы, а часть календаря — в нижней части страницы.Вы даже можете вставить изображения, водяные знаки или другие иллюстрации, чтобы настроить его перед тем, как повесить на холодильник.
2. Канцелярские товары или бланки
Благодаря огромному выбору картинок, которые включает в себя Microsoft Office, вы можете легко создавать личные канцелярские принадлежности или профессиональные фирменные бланки. Сначала вы выбираете полный или частичный кадр для вставки на страницу. Оттуда вы настраиваете его своими собственными изображениями, водяными знаками и различными шрифтами, чтобы украсить страницу. Microsoft Word также включает шаблоны канцелярских принадлежностей и фирменных бланков, которые вы можете использовать, если не хотите создавать свои собственные.
3. Открытки
Вместо того, чтобы платить за дорогие открытки в поездке, вы можете подождать, пока не вернетесь домой, и создать их самостоятельно, используя снимки с собственной камеры. Microsoft Word позволяет легко создавать открытки размером 4 x 6 дюймов. Нажав на вкладку «Разметка страницы», а затем изменив размер документа на размер открытки, вы можете приступить к его настройке. Вы даже можете распечатать открытку на фото или карточках, чтобы сделать ее более надежной при отправке по почте.
4. Информационные бюллетени
Благодаря функции Microsoft Word с несколькими столбцами вы можете легко создавать семейные или деловые информационные бюллетени. Сначала выберите книжную или альбомную ориентацию. Затем вы можете настроить его так, как хотите. Вы можете добавить столбцы и провести между ними сплошную линию для более четкого разделения. Microsoft Office включает в себя несколько готовых к использованию шаблонов информационных бюллетеней, с которыми вы можете работать, если не хотите тратить время на создание собственного.
5. Листовки или приглашения
Если вам нужен флаер для распродажи, рабочей вечеринки или приглашения на день рождения вашего ребенка, вы можете легко создать его в Microsoft Word. Если вы хотите проявить творческий подход, вы можете начать с пустого документа и создать флаер или приглашение с нуля. Если вам это не по душе, вы можете выбрать один из множества готовых к использованию шаблонов листовок и приглашений в Microsoft Office для быстрого создания.
Независимо от того, составляете ли вы электронные письма, пишете предложения или настраиваете один из множества шаблонов, доступных в Microsoft Word, нет сомнений в ценности текстового процессора для деловых целей.
В предыдущем посте я рассказал об одном подходе к созданию документов с использованием HTML-шаблонов для создания PDF-файла. Хотя PDF великолепен, мир по-прежнему полагается на Microsoft Word для создания документов. На самом деле бизнес-пользователю будет намного проще создать желаемый шаблон, поддерживающий все пользовательские форматы, которые ему нужны в Word, чем пытаться использовать HTML + CSS. К счастью, есть пакет, который поддерживает выполнение почтового слияния MS Word исключительно в python. Преимущество этого подхода в том, что он работает в любой системе, даже если Word не установлен. Преимущество использования Python для слияния (по сравнению с листом Excel) заключается в том, что вы не ограничены в том, как вы извлекаете или обрабатываете данные. Вся гибкость и мощь экосистемы Python у вас под рукой. Это должно быть полезным инструментом, о котором следует помнить каждый раз, когда вам нужно автоматизировать создание документов.
Фон
Пакет, который делает все это возможным, называется docx-mailmerge. Это зрелый пакет, который может анализировать файл docx MS Word, находить поля слияния и заполнять их любыми значениями, которые вам нужны. Пакет также поддерживает некоторые вспомогательные функции для заполнения таблиц и создания отдельных файлов с несколькими разрывами страниц.
Единственный комментарий, который у меня есть по поводу этого пакета, заключается в том, что использование термина «mailmerge» вызывает очень простой пример использования — заполнение нескольких документов почтовыми адресами. Я знаю, что стандартный подход Word состоит в том, чтобы называть этот процесс почтовым слиянием, но это «почтовое слияние» может быть полезной системой шаблонов, которую можно использовать для гораздо более сложных решений, чем просто заполнение имен и адресов в документе.
Установка
Для пакета требуется lxml, который имеет двоичные установки для конкретной платформы. Я рекомендую использовать conda для установки lxml и зависимостей, а затем использовать pip для самого пакета mailmerge. Я протестировал это на Linux и Windows и, кажется, работает нормально на обеих платформах.
Вот и все. Прежде чем мы покажем, как заполнять поля Word, давайте рассмотрим процесс создания документа Word.
Поля слияния слов
Для правильной работы docx-mailmerge необходимо создать стандартный документ Word и определить соответствующие поля слияния. Приведенные ниже примеры относятся к Word 2010. Другие версии Word должны быть похожими. На самом деле мне потребовалось некоторое время, чтобы понять этот процесс, но если вы сделаете это пару раз, это будет довольно просто.
Запустите Word и создайте базовую структуру документа. Затем поместите курсор в то место, куда должны быть вставлены объединенные данные, и выберите «Вставка» -> «Быстрые части» -> «Поле».
В диалоговом окне «Поле» выберите параметр «MergeField» из списка «Имена полей». В поле «Имя поля» введите имя, которое вы хотите для поля. В данном случае мы используем название компании.
После того, как вы нажмете "ОК", вы должны увидеть что-то вроде этого: > в документе Word. Вы можете продолжить и создать документ со всеми необходимыми полями.
Простое слияние
После создания документа Word объединение значений становится простой операцией. Код ниже содержит стандартный импорт и определяет имя файла Word. В большинстве случаев вам потребуется указать полный путь к шаблону, но для простоты я предполагаю, что он находится в том же каталоге, что и ваши скрипты Python:
Чтобы создать документ слияния и просмотреть все поля:
Чтобы объединить значения и сохранить результаты, используйте document.merge со всеми переменными, которым присвоено значение, и document.write для сохранения вывода:
Вот пример того, как будет выглядеть окончательный документ:
Это простой документ, но почти все, что вы можете сделать в Word, можно превратить в шаблон и заполнить таким образом.
Сложное слияние
Если вы хотите реплицировать результаты на несколько страниц, существует ярлык под названием merge_pages, который возьмет список словарей пар ключ-значение и создаст несколько страниц в одном файле.
В реальном мире вы должны получить данные из основного источника (например, базы данных, Excel, csv и т. д.) и преобразовать данные в требуемый формат словаря. Для простоты вот три клиентских словаря, содержащих наши выходные данные:
Создание 3-страничного документа выполняется путем передачи списка словарей в функцию merge_pages:
Выходной файл отформатирован и готов к печати или дальнейшему редактированию.
Заполнение таблиц
Еще одна частая необходимость при создании шаблонов – эффективное заполнение таблицы значений. В нашем примере мы могли бы прикрепить к письму экспонат, который включает в себя историю покупок клиента. При заполнении шаблона мы не знаем, сколько строк включить, и задача именования каждого поля очень быстро станет непосильной. Использование merge_rows значительно упрощает заполнение таблицы.
Чтобы построить шаблон, создайте стандартную таблицу Word с 1 строкой и вставьте поля в соответствующие столбцы. Специального форматирования не требуется. Это должно выглядеть примерно так:
Далее нам нужно определить список словарей для каждого элемента в таблице.
Ключи в каждом словаре соответствуют полям слияния в документе. Чтобы построить строки в таблице:
В этом примере мы передаем словарь для слияния, передавая два ** . Python знает, как преобразовать это в формат ключ=значение, который нужен функции. Последним шагом является вызов функции merge_rows для построения строк таблицы.
В конечном результате каждая строка заполнена нужными нам значениями и сохранено форматирование таблицы по умолчанию, которое мы определили в документе-шаблоне:
Полный пример кода
Если процесс немного запутан, вот полный пример, показывающий все различные подходы, представленные в этой статье. Кроме того, файлы шаблонов можно загрузить из репозитория github.
Заключение
Я всегда рад найти решения на основе Python, которые помогут мне отказаться от автоматизации MS Office. Обычно я лучше разбираюсь в python и чувствую, что решения более переносимы. Библиотека docx-mailmerge — это один из тех простых, но мощных инструментов, которые, я уверен, я буду использовать в будущем во многих случаях.
Читайте также: