Сортировка в Outlook по непрочитанным

Обновлено: 05.07.2024

"Alexa, отсортируй входящие в Outlook". Если бы это было так просто, правда?

Выглядит ли ваша учетная запись электронной почты Outlook такой же загроможденной, как ваш рабочий стол? Поддержание порядка в почтовом ящике редко бывает легкой задачей, так как в среднем человек получает до 121 электронного письма в день! Если у вас нет хорошей системы организации электронной почты, вы рискуете пропустить важное сообщение. Это может означать катастрофу для вашего бизнеса, не говоря уже о вашем собственном профессиональном имидже. Знание того, как сортировать электронные письма в Outlook, — это первый продуктивный шаг к тому, чтобы эффективно использовать каждую минуту, проведенную в папке "Входящие".

Чистая электронная почта

Наведите порядок в папке "Входящие"

Как сортировать электронные письма в Outlook по непрочитанным сообщениям

Если вы хотите отсортировать сообщения по тем, которые, скорее всего, потребуют внимания, отсортируйте их по непрочитанным в Outlook. Эти электронные письма не всегда находятся в верхней части папки "Входящие", поэтому важно помнить о непрочитанных сообщениях, чтобы они не были похоронены.

Нажмите на почтовую папку, которую хотите упорядочить.
Перейдите на вкладку "Вид" в Outlook, затем нажмите раскрывающееся меню "Упорядочить по".
Нажмите «Непрочитанные», и вы увидите, что все ваши непрочитанные сообщения перемещаются в верхнюю часть папки «Входящие».

Сортируйте электронные письма по любому параметру, чтобы легко находить и очищать электронные письма, которые вам больше не нужны.

Как сортировать электронные письма в Outlook по категориям

Подобно тому, как вы группируете сообщения по прочитанному или непрочитанному статусу, вы также можете использовать Outlook для сортировки по категориям. Категории — это полезный (и красочный!) инструмент для организации ваших сообщений таким образом, чтобы это соответствовало вашей роли и тому, как вы работаете. Например, вы можете создавать категории, связанные с конкретными задачами, людьми или предметами.

Выберите почтовую папку, которую хотите отсортировать.
Перейдите на вкладку "Вид" и нажмите "Упорядочить".
Выберите параметр «Категория», и вы увидите, как ваши сообщения перестраиваются по цвету.

Сортировка писем Outlook по дате

По умолчанию большинство почтовых ящиков сортируют сообщения по дате. Функция сортировки Outlook по дате удобна для просмотра ваших новых сообщений, чтобы не пропустить важное сообщение, которого вы ждали.

Однако из-за большого количества вариантов сортировки сортировка по дате не всегда используется в Outlook по умолчанию.

Чтобы сделать это по умолчанию, начните с нажатия на папку, которую вы хотите упорядочить. Перейдите на вкладку "Вид" и выберите "Дата" в раскрывающемся меню "Упорядочить по".

Вы должны увидеть, что ваши электронные письма переупорядочены по дате, если они уже не в таком порядке. Это также работает в папке "Отправленные", чтобы вы могли видеть, когда вы отправляли определенные сообщения.

Сортировка писем Outlook по отправителю

Когда вы отслеживаете беседы с конкретным отправителем, очень полезно знать, как группировать сообщения по отправителю. Это позволяет вам просматривать все ветки электронной почты с определенным человеком с первого взгляда, поэтому вам не нужно тратить драгоценное время на копание в папке «Входящие».

Чтобы отсортировать сообщения электронной почты по отправителю в Outlook, щелкните нужную почтовую папку и перейдите на вкладку "Вид". Нажмите «Упорядочить по», затем выберите «Отправитель». Электронные письма группируются по отправителям в папке "Входящие", что упрощает быстрый поиск конкретных сообщений.

Как автоматически сортировать электронные письма в Outlook с помощью правил

Изучив приведенные выше рекомендации, становится ясно, что каждый день вы будете тратить драгоценные минуты, выполняя эти процессы вручную. Знание того, как автоматически группировать сообщения, может значительно сэкономить время, не говоря уже о том, что вам не нужно гадать, где ваши электронные письма будут отображаться в папке «Входящие».

Для этого можно настроить определенные правила для фильтров Outlook. У этого поставщика почтовых услуг есть несколько шаблонов правил, готовых к использованию. Чтобы получить доступ к этим шаблонам, перейдите в «Файл», затем «Управление правилами и предупреждениями». Выберите «Новое правило», затем выберите свой шаблон.

Сортировка писем с определенными словами в строке темы
Сортировка групповых писем
Пометка сообщений для дальнейших действий
Отображение сообщений электронной почты в виде оповещений о новых элементах
Воспроизведение звука при получении электронного письма от определенных лиц
Отправка оповещения на ваше мобильное устройство при получении сообщения электронной почты от определенных лиц

Каждое из этих правил уже существует в виде шаблонов. Выбрав нужный шаблон, перейдите к следующему шагу, где вы выберете конкретные условия, при которых будет применяться правило.

Этот процесс требует небольшой первоначальной настройки. Но как только вы научитесь сортировать папку «Входящие» в Outlook с помощью правил, вы сможете сразу настроить все свои правила и наслаждаться чистым, упорядоченным внешним видом папки «Входящие» долгие годы.

Используйте сторонние сортировщики электронной почты, такие как чистая электронная почта

Если вы не хотите тратить время на сортировку электронной почты, вам может пригодиться приложение для сортировки электронной почты, такое как Clean Email.Clean Email поставляется с предустановленными фильтрами под названием «Smart Views», чтобы сгруппировать ваши сообщения в удобные для просмотра пакеты (например, «Основные отправители», «Списки рассылки», «Уведомления из социальных сетей» и т. д.)

Все, что вам нужно сделать, это зарегистрироваться в Clean Email со своей учетной записью Outlook, дождаться, пока приложение проанализирует ваш почтовый ящик (приложение работает в фоновом режиме, поэтому вам не нужно ждать во время процесса анализа) и нажмите «Smart Views» на левой панели панели управления приложения.

Войдите в свою учетную запись с помощью приложения.
Выберите параметры «Вся почта» или «Входящие» на левой панели главной панели управления.
Нажмите фильтр «Группа» над группами электронной почты и выберите способ сортировки сообщений.
Установив фильтр «Сортировка», вы будете группировать сообщения в порядке возрастания или убывания и т. д.

Сортировка входящих в Outlook: считайте, что все готово!

"Alexa, вычеркни пункт "сортировать входящие в Outlook" из моего списка дел".

Теперь у вас есть базовые знания, необходимые для удобной сортировки электронной почты в Outlook. Настройка собственных правил и фильтров может занять некоторое время, но ваша продуктивность и душевное спокойствие окупятся сторицей.

Как сортировать электронные письма в Outlook: часто задаваемые вопросы

Как быстрее сортировать электронные письма в Outlook?

Структурирование папки "Входящие" удобным для вас способом — отличный способ быстрее просматривать ее. Вы можете сортировать по отправителю, дате, теме электронного письма, размеру электронного письма и другим параметрам. Для этого выберите почтовую папку, которую вы хотите организовать. Выберите вкладку «Вид», затем нажмите раскрывающееся меню «Упорядочить по», чтобы выбрать наиболее подходящий вариант фильтра.

Как сортировать электронные письма по имени в Outlook?

Чтобы отсортировать сообщения электронной почты Outlook по имени, нажмите папку, которую хотите упорядочить, и выберите вкладку "Просмотр". Оттуда нажмите «Упорядочить по», затем выберите параметр «Имя». Результаты будут обновлены мгновенно.

Как сортировать электронные письма по теме в Outlook?

Нажмите на папку электронной почты, которую хотите упорядочить, а затем нажмите на вкладку "Просмотр". Нажмите «Упорядочить по», затем выберите параметр «Тема». Результаты будут автоматически обновляться в режиме реального времени.

Как отсортировать Outlook по дате?

Сортировка электронной почты по дате – это простой способ упорядочить сообщения. Щелкните папку, которую хотите упорядочить, затем выберите вкладку «Вид» в верхней части папки «Входящие». Нажмите «Упорядочить по», затем выберите «Дата».

Вы можете заметить, что все, непрочитанные , упомянутые и другие параметры сортировки и фильтрации, такие как по дате и самые новые, отсутствуют в Outlook над списком адресов электронной почты.

Если у вас версия Outlook 1703 (сборка 7967.2161) или выше, фильтры и параметры сортировки были перемещены в раскрывающееся меню "Все", чтобы освободить место для новой папки "Отсортированные".

Примечание. Если вы не знаете свою версию Outlook, выберите «Файл» > «Учетная запись Office», чтобы проверить версию Outlook.

Как фильтровать и сортировать почту

Чтобы отсортировать электронные письма по непрочитанным, упомянутым или использовать другие фильтры, нажмите кнопку "Все" и выберите один из вариантов. Вы также можете выбрать «Упорядочить по», а затем выбрать один из вариантов, например «Дата», «От» и т. д.

Еще один вариант — использовать кнопку «Фильтровать электронную почту» на ленте. Дополнительные сведения см. в разделе Фильтрация сообщений электронной почты.

Обратите внимание, что вы можете быстро определить, как ваша почта в настоящее время отсортирована, по наличию маленького треугольника в заголовках полей.

Используйте панель быстрого доступа

Чтобы получить доступ к параметрам фильтрации быстрее, добавьте их на панель быстрого доступа.

Например, чтобы добавить непрочитанные на панель быстрого доступа:

Нажмите в любом месте окна поиска.

Когда команды вкладки "Поиск" станут доступны на панели инструментов, щелкните правой кнопкой мыши значок "Непрочитанные" и выберите "Добавить на панель быстрого доступа".

Чтобы добавить "Упорядочить по" на панель быстрого доступа, сначала нужно добавить ее на ленту:

Щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите "Настроить ленту".

В разделе «Настройка основных вкладок ленты» нажмите «Главная (почта)» > «Новая группа».

Выберите «Переименовать» и переименуйте новую группу в Упорядочить.

В столбце Выбрать команды из выберите Все команды.

Прокрутите вниз до «Упорядочить по», выберите третий «Упорядочить по» и нажмите «Добавить».

Нажмите имя новой группы ("Упорядочить по") в разделе "Настроить ленту" и нажмите стрелку ВВЕРХ, чтобы переместить ее в группу "Ответить". Вы можете изменить это позже, если захотите переместить его в другое место.

Нажмите "ОК". Это добавит новую группу на ленту.

Чтобы добавить «Упорядочить по» на панель быстрого доступа, щелкните правой кнопкой мыши новую кнопку «Упорядочить по» и выберите «Добавить на панель быстрого доступа».

В настоящее время нет возможности вернуться к предыдущему поведению, но мы хотели бы услышать ваши отзывы, которые помогут нам в будущих разработках. Чтобы узнать больше о том, как отправить нам отзыв, см. раздел Как оставить отзыв о Microsoft Office.

Есть запрос на функцию?

Если у вас есть функция, которую вы хотели бы запросить, пришлите нам свой отзыв, чтобы помочь нам расставить приоритеты для новых функций в будущих обновлениях. Дополнительную информацию см. в разделе Как оставить отзыв о Microsoft Office.

Когда вы откроете папку "Входящие" Outlook, вы обнаружите, что ваши электронные письма почти всегда сортируются по дате их получения — это настройка по умолчанию в Outlook. Это, конечно, полезно, но теперь у вас есть электронное письмо, которое вы собирались прочитать в течение дня или двух, и, поскольку у вас не было возможности добраться до него, теперь оно переместилось в конец вашего почтового ящика Outlook — вперемешку со всеми прочитанными и непрочитанными сообщениями за последние несколько дней.

Сортировка непрочитанных писем может быть утомительной. Вот еще вариант!

Быстрый способ собрать электронные письма, которые вы хотели получить, — отсортировать их по непрочитанным сообщениям. Это простой инструмент для группировки всего, что вам, наконец, нужно прочитать. Outlook 2013 немного упростил вам управление, и сейчас я расскажу вам об этом.

Быстрая сортировка по непрочитанным

Один из способов сортировки по непрочитанным электронным письмам в Outlook – это щелкнуть папку, которую вы хотите отсортировать, в папке "Входящие" и открыть вкладку инструментов поиска. Чтобы активировать вкладку инструментов поиска, просто щелкните внутри панели поиска над почтовым ящиком. Отсюда нажмите кнопку с надписью «Непрочитано» на вкладке «Поиск». Это более длинный способ добиться этого.

К счастью, поскольку вы используете Outlook 2013, существует гораздо более быстрый и простой способ сортировки по непрочитанным. Когда вы щелкнете по папке «Входящие» или любой другой папке, которую вы пытаетесь отсортировать по непрочитанным, вы заметите, что в верхней части списка рассылки будет написано «Все», а рядом с ним должно быть «Непрочитано». Нажмите «Непрочитанные», и ваш почтовый ящик мгновенно переместится в группу всех непрочитанных писем, которые вам нужно наверстать.

Теперь вы можете читать их и выбивать одну за другой. Сортировка по непрочитанным может сэкономить время, и я рекомендую вам использовать ее, если вы склонны откладывать электронные письма, чтобы прочитать их позже. Outlook упростил этот процесс, поэтому воспользуйтесь инструментом сортировки.

Дата: 24 июля 2015 г.
Автор: Джоана Симоэс
Теги: Электронная почта Microsoft Outlook Организация Outlook 2013

Я не могу сказать вам, сколько раз у меня был клиент, который должен был приостановить наше индивидуальное обучение, чтобы разобраться с электронной почтой. Обычно мы сидим за их столом и работаем с их файлами, и всплывает уведомление с новым полученным сообщением электронной почты.

"Если я не разберусь с этим сейчас, я об этом забуду".
"Мой почтовый ящик живет своей жизнью".
"Извините, я должен ответить на это сейчас, иначе я потеряю это сообщение среди всех других, забивающих мой почтовый ящик".
"Я должен оставить это сообщение в папке "Входящие", потому что это напоминание для меня".

Большинство людей, которых я обучаю, используют Microsoft Outlook для работы с электронной почтой. В Outlook есть так много замечательных инструментов, которые можно использовать, чтобы укротить непослушный почтовый ящик. Тем не менее, я должен сделать заявление об отказе от ответственности: пользователь должен потратить некоторое время на их настройку и должен тратить немного времени каждый день на обслуживание полученных и отправленных сообщений.

Сортировка по заголовкам столбцов

Чтобы сначала просмотреть ваши сообщения, настройте сортировку, чтобы найти сообщения. По мере того, как вы наводите порядок в папке «Входящие», сортировка по-прежнему может быть полезным инструментом.

В стандартном почтовом ящике Outlook обычно есть три панели. У вас есть панель папок слева, список сообщений посередине и панель чтения справа. В центральной части (см. рис. 1) у вас будет опция «Поиск в текущем почтовом ящике». Мы расскажем об этом в следующем разделе этого поста. У вас также будет возможность сортировки, которая обычно устанавливается по умолчанию «По дате».

Рисунок 1

Нажав стрелку вниз рядом с «По дате», вы получите несколько других вариантов, включая «От», «Кому», «Размер», «Тема» и многие другие. См. рис. 2.

Рисунок 2

Возможно, вы также захотите выбрать "Показать как беседы" в раскрывающемся списке, чтобы упорядочить папку "Входящие". Эта функция сгруппирует ответы с исходным сообщением. Это помогает уменьшить количество отдельных писем в папке «Входящие». Кроме того, связанные элементы объединяются в одну цепочку.

Вверху также есть место для выбора сообщений «Все» или «Непрочитанные». Рядом с этими вариантами находится кнопка «Новые» со стрелкой. Вы можете настроить порядок от самого последнего к самому старому и наоборот.

Сортировка с помощью вкладки "Вид"

Еще одно место для настройки порядка сортировки – вкладка "Вид". См. рис. 3.

Рисунок 3

Чтобы изменить поле, по которому сортируются сообщения, щелкните поле (Дата, От, Кому и т. д.) в галерее "Расположение". Выполните обратную сортировку, добавьте столбцы или даже разверните или сверните группу сообщений, в которых вы находитесь, в папке «Входящие». Группы могут различаться в зависимости от того, как вы выбрали сортировку. Например, если вы сортируете по «Дате», в нем будут группы «Понедельник», «Последняя неделя» и т. д. Каждый из этих разделов будет иметь заголовок полосы. См. рис. 4.

Рисунок 4

Кнопка «Предварительный просмотр сообщения» находится слева от группы «Расстановка». Эта функция изменит количество строк сообщения, которое вы видите в списке центральной панели. Для каждого электронного письма вы увидите отправителя, строку темы и отметку даты/времени. Вы можете выбрать отображение до 3 строк текста в теле сообщения.

На вкладке просмотра справа находятся кнопки для изменения макета. Вы можете настроить открытые панели (и их расположение), включая панель папок, панель чтения и панель дел.

Расширенные настройки просмотра

На вкладке «Вид» слева находится кнопка «Настройки просмотра». При нажатии на нее откроется диалоговое окно «Дополнительные параметры просмотра». (Примечание. Вы также можете найти это в раскрывающемся списке над списком сообщений в разделе «По дате». См. рис. 1 и 2.) Диалоговое окно «Дополнительные параметры просмотра» см. на рис. 5 ниже.

Рисунок 5

В этом диалоговом окне можно изменить способ группировки сообщений. Нажмите на кнопку «Группировать по». См. рис. 6. Элементы можно сгруппировать по одному или нескольким полям.

Рисунок 6

Фильтрация и поиск

Еще один вариант в диалоговом окне «Настройки расширенного просмотра» — «Фильтр». Фильтрация может помочь вам найти одно или несколько сообщений, соответствующих определенным критериям. См. рис. 7 и 8. Вы можете искать сообщения по отправителю, получателю, где вы являетесь единственным человеком в строке «Кому» и по определенным ключевым словам в строке темы.

Большую часть этого типа поиска можно выполнить из окна поиска в верхней части списка сообщений электронной почты в папке "Входящие". Чтобы выполнить более расширенный поиск, который нельзя выполнить с помощью панели поиска, см. рис. 8. На вкладке «Дополнительные варианты» вы можете искать сообщения по категории, флагу, важности/приоритету или даже вложениям определенного размера.< /p>

Рисунок 7

Рисунок 8

Если вам нужно выполнить базовый поиск, вы можете использовать панель поиска, которая находится прямо над списком сообщений в папке "Входящие". Вы можете ввести ключевое слово или имя контакта в поле. Кроме того, вы можете выбрать поиск в текущем почтовом ящике, текущей папке, вложенных папках или во всех элементах Outlook. См. рис. 9.

Рисунок 9

Нажав в поле поиска, вы увидите вкладку «Поиск» (рис. 10), на которой доступно множество параметров. Кнопки на ленте вкладки «Поиск» можно использовать для расширенного поиска, как и вкладку «Дополнительно» в диалоговом окне «Фильтр». На этой вкладке вы даже можете получить доступ к недавним поискам и дополнительным инструментам поиска.

Рисунок 10

Условное форматирование

Одной из функций, которые мне очень нравятся в Outlook (и Microsoft Excel), является условное форматирование. С помощью условного форматирования вы можете выбрать, чтобы сообщения, соответствующие определенным стандартам, имели другое форматирование. Электронное письмо, соответствующее заданным критериям, может быть настроено с использованием другого шрифта, цвета, размера, стиля и эффекта. По сути, это установка правила, но его гораздо проще настроить для основных элементов списка. См. рис. 11.

Читайте также: