Сортировка по полу в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Как сортировать в списке Excel по строке или столбцу. Советы показывают, как избежать досадных ошибок при сортировке электронных таблиц. Как сортировать несколько столбцов, строк или сортировать в произвольном порядке. видео и книгу Excel.

Избегайте проблем с сортировкой: проверьте свои данные

1) Сделайте резервную копию ваших данных

Обязательно сделайте резервную копию файла Microsoft Excel, прежде чем начинать сортировку данных. Затем вы сможете вернуться к сохраненной версии, если что-то пойдет не так.

Совет. Чтобы быстро и легко создать резервную копию, воспользуйтесь моим бесплатным инструментом резервного копирования Excel. Этот инструмент создает резервную копию в текущей папке и НЕ влияет на активную книгу. Инструмент резервного копирования имеет формат xlam, поэтому его легко установить на компьютер, как и любой другой файл Excel.

2) Проверьте свои данные

Перед сортировкой данных в Excel убедитесь, что в диапазоне данных на листе нет пустых строк или столбцов. Шаги ниже показывают, как это сделать.

Почему важно проверять свои данные?

  • Если в данных есть пустая строка или пустой столбец, часть данных может быть отсортирована, а другие данные не отсортированы.
  • Вы можете получить несовпадающие имена и номера телефонов или заказы с неправильным адресом клиента.
  • Проверьте наличие формул, содержащих имя листа, в ссылках на ячейки на текущем листе. Пример формулы см. в разделе Задача сортировки с функцией ВПР ниже.

Как проверить наличие пустых строк или столбцов

Чтобы избежать проблем с сортировкой, перед сортировкой данных Excel выполните следующие действия:

  1. Выберите одну ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
  2. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать всю область.
  3. Проверьте выбранную область, чтобы убедиться, что все данные включены.
    • Например, на снимке экрана ниже скрытый столбец E пуст.
    • После нажатия Ctrl+A столбцы F, G (скрытые), H и I не выделяются.

3) Исправление пустых строк и столбцов

  1. Если некоторые данные НЕ были выбраны, найдите пустые строки или столбцы
    • Возможно, вам потребуется отобразить строки или столбцы, чтобы найти пустые.
  2. После того, как вы найдете пустую строку или столбец:
    • Если пустая строка или столбец не нужны, удалите их.
    • Если пустая строка или столбец НЕОБХОДИМЫ, введите хотя бы один элемент в строку или столбец.
      • Например, введите "x" в заголовке столбца в качестве заполнителя.

Затем, после того как вы исправите все пустые столбцы или строки:

  • Снова нажмите Ctrl + A, чтобы проверить, выделена ли вся область.
    • Если нет, найдите другие пустые строки или столбцы и удалите или заполните их.
    • Если выбран весь регион, данные можно безопасно отсортировать.

    Быстрая сортировка с помощью кнопок сортировки

    В Excel вы можете быстро отсортировать данные с помощью кнопок A-Z (по возрастанию) и Z-A (по убыванию) на вкладке "Данные" ленты.

    Выполните следующие действия для сортировки с помощью командных кнопок быстрой сортировки:

    1. Выберите одну ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
    2. На ленте Excel нажмите вкладку Данные.
    3. Нажмите Сортировать от А до Я (от меньшего к большему) или Сортировать от Я до А (от большего к меньшему)

      4. Проверьте результаты

      Сразу после сортировки и до того, как вы сделаете что-либо еще:

      • Проверьте отсортированные данные, чтобы убедиться, что данные отсортированы правильно.

      Если что-то выглядит неправильно или не по порядку:

      • Немедленно нажмите кнопку "Отменить" на панели инструментов.

      Кнопки сортировки на панели быстрого доступа

      Если вы часто сортируете, вы можете добавить кнопки сортировки на панель быстрого доступа (QAT). Это еще больше упрощает быструю сортировку в Excel. На странице панели быстрого доступа есть инструкции. которые показывают, как добавлять кнопки.

      Затем, чтобы использовать эти значки сортировки, выполните действия, описанные в разделе "Быстрая сортировка с помощью кнопок A-Z", но вместо этого используйте кнопки QAT.

      Сортировка двух или более столбцов

      Если вы хотите отсортировать 2 или более столбцов в таблице Excel, используйте диалоговое окно "Сортировка", в котором можно настроить многоуровневую сортировку.

      В этом примере таблица содержит личные данные и будет отсортирована по трем столбцам:

      1. Во-первых, по полу.
      2. Далее по штатам
      3. И наконец, по году рождения.

      Выполните следующие действия, чтобы безопасно отсортировать набор данных по трем столбцам:

      1. Выберите все ячейки в списке.
        Это самый безопасный подход к сортировке. В большинстве случаев вы можете выбрать одну ячейку, и Excel правильно обнаружит остальную часть списка, но это не на 100 %. Некоторые данные могут быть упущены.
      2. На ленте Excel нажмите вкладку Данные.
      3. В группе "Сортировка и фильтр" нажмите кнопку "Сортировка".

      Примечание. Если в раскрывающемся списке вместо заголовков отображаются буквы столбцов, установите флажок Мои данные имеют заголовки.

      Здесь мы выбрали пол, штат и дату рождения в качестве полей сортировки, и все они отсортированы по значениям. Поскольку столбец BirthYr содержит только числа, его параметры Order немного отличаются от параметров текстового столбца.

      Данные будут отсортированы в указанном вами порядке. На снимке экрана ниже:

      • Сначала сортируется столбец "Пол", поэтому все женские имена находятся вверху.
      • Затем сортируется столбец "Штат", поэтому женщины из Алабамы оказываются вверху списка.
      • Наконец, BirthYr сортируется так, что самые ранние годы рождения находятся вверху каждого штата.

      Сортировать в произвольном порядке

      В диалоговом окне "Сортировка" или на ленте Excel можно выбрать порядок сортировки, например от А до Я или от большего к меньшему. В дополнение к этим стандартным параметрам вы можете сортировать в пользовательском порядке, например, по месяцам или по дням недели. В этом примере мы отсортируем столбец с названиями дней недели с помощью команды ленты Excel.

      Посмотрите шаги по пользовательской сортировке в видеоролике "Сортировка в произвольном порядке" или следуйте письменным инструкциям под видео.

      Сортировать в произвольном порядке

      В диалоговом окне "Сортировка" или на ленте Excel можно выбрать порядок сортировки, например от А до Я или от большего к меньшему. В дополнение к этим стандартным параметрам вы можете сортировать в пользовательском порядке, например, по месяцам или по дням недели. В этом примере мы отсортируем столбец с названиями дней недели, используя команду ленты Excel

      Чтобы отсортировать в произвольном порядке, выполните следующие действия:

      1. Выберите одну ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
      2. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать всю область.
      3. Проверьте выбранную область, чтобы убедиться, что все данные включены.
      4. На ленте Excel откройте вкладку "Главная".
      5. В группе "Редактирование" нажмите стрелку "Сортировка и фильтрация".
      6. Нажмите «Индивидуальный заказ».

      Столбец "День" отсортирован по дням недели, а не по алфавиту, поэтому воскресенье отображается вверху списка.

      Сортировка строки

      Вместо сортировки данных по столбцам вы можете сортировать данные по строкам. В этом примере мы отсортируем таблицу ежемесячных продаж, чтобы месяц с наибольшим объемом продаж был слева. Для этого мы будем использовать всплывающее меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

      Вы можете посмотреть шаги в этом коротком видеоролике "Сортировка по строке" и прочитать подробные инструкции ниже.

      Сортировка строки

      Вместо сортировки данных по столбцам вы можете сортировать данные по строкам. В этом примере мы отсортируем таблицу ежемесячных продаж, чтобы месяц с наибольшим объемом продаж был слева. Для этого мы будем использовать всплывающее меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

      Чтобы отсортировать по строке, выполните следующие действия:

      1. Выберите одну ячейку в строке, которую нужно отсортировать.
      2. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать всю область.
      3. Проверьте выбранную область, чтобы убедиться, что все данные включены.
      4. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку в строке, которую нужно отсортировать.
      5. Во всплывающем меню нажмите «Сортировка», затем выберите «Пользовательская сортировка».

      Данные сортируются по значениям в выбранной строке.

      Сортировка данных по значку ячейки

      Посмотрите это короткое видео, чтобы увидеть шаги по добавлению значков ячеек и сортировке по значку выбранной ячейки. Под видео есть письменные инструкции.

      Когда вы создаете именованную таблицу Excel или применяете автофильтр к списку, каждая ячейка заголовка получает стрелку раскрывающегося списка. Нажмите на эту стрелку, и вы увидите различные параметры сортировки и фильтрации данных.

      Если вы добавите значки условного форматирования в один из столбцов, вы также сможете выполнять сортировку по этим значкам. На снимке экрана ниже значки светофора добавляются в столбец "Количество".

      Сортировка по выбранному значку ячейки

      После добавления значков самый быстрый способ отсортировать по определенному значку:

      1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую нужный значок, в верхней части списка.
      2. Во всплывающем меню нажмите «Сортировать».
      3. Нажмите "Поместить значок выбранной ячейки сверху".

      Список отсортирован, чтобы переместить все элементы с выбранным значком в начало списка.

      Другие элементы не сортируются, а элементы, которые были перемещены в начало списка, остаются в своем первоначальном порядке в пределах этой группы.

      Сортировать по выпадающему списку заголовков

      После добавления значков ячеек вы также можете выполнить сортировку по значку из раскрывающегося списка в заголовке.

      1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка в ячейке заголовка.
      2. Нажмите "Сортировать по цвету".
      3. Нажмите на значок, чтобы переместить его в начало списка

      Проблема сортировки ВПР

      Формула ВПР может сначала возвращать правильные результаты, но затем показывать неверные результаты, если список элементов отсортирован. Это может произойти, если ссылка на значение поиска включает имя листа. Например:

      =ВПР('Форма заказа'!B5, Товары!$B$2:$C$6,2,FALSE)

      ПРИМЕЧАНИЕ. Эта проблема может возникнуть и с другими функциями, такими как формула поиска ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ.

      Посмотрите это видео, чтобы увидеть шаги по устранению проблемы, и загрузите пример файла проблемы сортировки ВПР, чтобы следовать инструкциям. Письменные инструкции находятся на странице «Как использовать функцию ВПР в Excel — Примеры».

      Сортировка образца книги

      Чтобы попробовать методы сортировки, получите образец рабочей книги "Сортировка". Файл имеет формат xlsx и заархивирован. Он не содержит макросов.

      Существует множество методов, которые можно использовать для анализа данных. Доступно множество статистических пакетов, в том числе бесплатный Microsoft Excel, который часто можно использовать для простого и эффективного анализа.

      На примере приведенной ниже таблицы будут рассмотрены несколько методов анализа данных в Excel, включая функцию сортировки и сводную таблицу. Функцию сортировки лучше всего использовать для относительно небольших баз данных, а сводная таблица удобна для анализа больших наборов данных и быстрой группировки элементов. Используя функцию сортировки набора данных ниже, можно подсчитать количество людей с аллергией и определить, сколько из них мужчин или женщин. Данные сортируются сначала по диагнозу, а затем по полу.

      Пример анализа данных

      Советы по анализу данных

      Перед использованием функции сортировки или сводных таблиц данные необходимо «очистить». Это означает, что первым шагом в анализе данных является просмотр данных и обеспечение согласованности стиля ввода данных в столбцах. В этом случае для диагнозов важно убедиться, что для описания каждого диагноза используется только одно слово, фраза или аббревиатура. Если для описания одного и того же явления используется несколько слов — например, если «аллергия» записано в базе данных как «аллергия», «аллергия» и «аллергия» — анализ будет более сложным, поэтому лучше выбрать один термин и использовать его последовательно. Возможно, потребуется изменить терминологию, используемую в наборе данных, чтобы обеспечить единообразие во всем; такие изменения следует вносить на этом предварительном этапе.Если имеется несколько диагнозов для одного субъекта, важно перечислить диагнозы отдельно. Возможно, потребуется создать дополнительные столбцы с пометками «Диагноз 2» и «Диагноз 3», указав по одному диагнозу в каждом столбце. (В этом случае можно создать несколько сводных таблиц и вручную сложить результаты вместе.)

      Использование функции сортировки в Excel

      В Excel 2016 для Windows сначала выберите данные («Control-A» выбирает все). В верхней части панели инструментов Excel выберите вкладку «Данные». Затем щелкните функцию сортировки (обведена синим). В появившемся окне нажмите «Сортировать по диагнозу». Чтобы снова отсортировать по полу, нажмите кнопку в верхнем левом углу окна с надписью «Добавить уровень». Затем нажмите «Пол» и кнопку «ОК». (См. рисунок ниже.)

      Сортировка — отличный инструмент для выявления тенденций и анализа небольших объемов данных. В приведенном выше примере после сортировки данных по диагнозу, а затем по полу, просто подсчитайте количество людей с каждым диагнозом и запишите разбивку по полу либо вручную, либо с помощью формулы Excel «СЧЁТЕСЛИМН». Чтобы использовать формулу для подсчета числа женщин с диагнозом аллергии, выберите пустую ячейку и введите «=СЧЁТЕСЛИМН», а затем диапазон и критерии. В этом примере первый диапазон — D2:D23, а первый критерий — «Аллергия». Второй диапазон — C2:C23, а второй критерий — «F». Правильные формульные обозначения см. на рисунке ниже.

      Нажмите «Ввод», и в ячейке появится количество лиц женского пола с диагнозом «аллергия».


      Эта формула является отличным способом подсчета конкретных данных, если подсчет вручную занимает слишком много времени. Просто измените диапазон и критерии в формуле, чтобы изучить различные подгруппы.

      Использование сводных таблиц в Excel

      Для больших наборов данных ручной подсчет или использование формулы для подсчета может быть утомительным и создавать возможности для ошибок. Сводные таблицы автоматически сортируют данные и составляют список значений, обеспечивая эффективную и точную информацию. Чтобы создать сводную таблицу, выберите данные, щелкните вкладку «Вставка» и выберите «Сводная таблица». (Для компьютеров Mac нажмите вкладку «Данные», а затем «Сводная таблица».)

      Сводная таблица откроется на новом листе файла Excel. Следующим шагом является добавление значений. Справа есть поле с надписью «Выберите поля для добавления в отчет». Чтобы сначала отсортировать по диагнозу, перетащите ярлык «Диагноз» (с флажком рядом с ним) в поле «Строки». Это будет выглядеть так:

      Чтобы затем определить, у скольких людей был каждый диагноз, перетащите «Диагноз» (тот, рядом с которым установлен флажок) в поле с заголовком «Значения». Это должно выглядеть так:

      Чтобы отсортировать по полу, перетащите «Пол» в поле с заголовком «Строки», и Excel предоставит автоматическую разбивку, которую можно использовать для расчета процентов и создания графиков.

      Кроме того, чтобы отсортировать сначала по полу, а затем по диагнозу, поменяйте местами "Пол" и "Диагноз" в поле "Строки".

      Это всего лишь один пример использования сводных таблиц. Поля можно добавлять или удалять по мере необходимости. Может быть полезно потренироваться перетаскивать разные поля в разные категории, чтобы понять, как работают сводные таблицы.

      Создание отображения данных

      После анализа данных часто бывает полезно создать отображение, чтобы другие могли быстро и легко понять результаты. Один из способов сделать это — создать диаграмму с помощью Excel. Во-первых, создайте еще одну таблицу, чтобы было проще показать разбивку количества мужчин и женщин с определенным диагнозом. Для этого перетащите поле «Пол» из категории «Строки» в «Столбцы».

      Далее нажмите «Сводная диаграмма» на вкладке «Анализ» и выберите параметр «Столбец с накоплением». Здесь показано количество мужчин и женщин с каждым диагнозом, расположенное друг над другом.

      После создания диаграммы нажмите зеленый значок плюса в правом верхнем углу диаграммы, чтобы добавить заголовки диаграммы и оси, добавить метки данных, отформатировать цветовую схему и скрыть настройки полей.

      После настройки диаграммы на ней четко отображаются важные тенденции в данных. Например, из этой диаграммы видно, что ни у одной женщины не было диагностировано конъюнктивит или пресбиопия.

      Важность сообщения обо всех результатах

      При анализе данных очень важно сообщать обо всех результатах, даже если они кажутся незначительными. Также важно не смешивать анализ данных и не делать обобщений. Например, исследователь, проводящий исследование эффективности наглядных пособий для расширения знаний о катаракте, проводит опрос пациентов из 10 вопросов до и после показа им наглядных пособий. Исследователь обнаружил, что наглядное пособие увеличивает общее количество правильных ответов на вопросы. Это хорошее начало, но этого недостаточно. Крайне важно, чтобы исследователь анализировал результаты каждого отдельного вопроса. Одно только знание того, что вмешательство увеличивает общий объем знаний, дает мало информации о сильных и слабых сторонах вмешательства. Возможно, вмешательство привело к значительному увеличению числа людей, понимающих, что такое катаракта, но не числа людей, понимающих правильные послеоперационные процедуры. Это важно знать, потому что тогда вмешательство можно изменить, чтобы лучше передать необходимую информацию.

      Свяжитесь с нами

      Unite For Sight является некоммерческой организацией 501(c)(3).

      Авторское право © 2000-2021 Unite For Sight, Inc. Все права защищены во всем мире. Политика конфиденциальности | Отказ от ответственности за информацию

      Используйте даты, заголовки и другие элементы для упорядочения данных

      Бывший писатель Lifewire Тед Френч является сертифицированным специалистом Microsoft, который преподает и пишет о электронных таблицах и программах для работы с электронными таблицами.

      В этой статье

      Перейти к разделу

      Если у вас есть большие объемы данных, их неправильная сортировка в рабочей книге может вызвать перегрузку. Изучите различные методы сортировки данных в Excel, чтобы повысить продуктивность работы и упростить управление электронными таблицами.

      Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Microsoft 365, Excel Online и Excel для Mac.

      Выберите данные для сортировки

      Прежде чем данные можно будет отсортировать, Excel должен знать точный диапазон, который необходимо отсортировать. Excel будет выбирать области связанных данных, если данные соответствуют следующим условиям:

      • В области связанных данных нет пустых строк или столбцов.
      • Пустые строки и столбцы находятся между областями связанных данных.

      Excel определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает строку из сортируемых записей. Разрешение Excel выбирать диапазон для сортировки может быть рискованным, особенно с большими объемами данных, которые трудно проверить.

      Чтобы убедиться, что выбраны правильные данные, выделите диапазон перед началом сортировки. Если один и тот же диапазон будет сортироваться неоднократно, лучше всего дать ему имя.

      Ключ и порядок сортировки в Excel

      Сортировка требует использования ключа сортировки и порядка сортировки. Ключ сортировки — это данные в столбце или столбцах, которые вы хотите отсортировать, и определяется заголовком столбца или именем поля. На изображении ниже возможные ключи сортировки: идентификатор учащегося, имя, возраст, программа и месяц начала.

      Быстрая сортировка данных

      Чтобы выполнить быструю сортировку, выберите одну ячейку в столбце, содержащем ключ сортировки. Затем выберите способ сортировки данных. Вот как:

      1. Выберите ячейку в столбце, содержащем ключ сортировки.
      2. Выберите Главная.
      3. Выберите «Сортировка и фильтр», чтобы открыть раскрывающееся меню параметров сортировки.
      4. Выберите способ сортировки данных. Выберите восходящий или нисходящий порядок.

      При использовании функции "Сортировка и фильтр" параметры порядка сортировки в раскрывающемся списке меняются в зависимости от типа данных в выбранном диапазоне. Для текстовых данных доступны следующие варианты: Сортировка от А до Я и Сортировка от Я до А. Для числовых данных доступны следующие варианты: Сортировка от меньшего к большему и Сортировка от большего к меньшему.

      Сортировка нескольких столбцов данных в Excel

      Помимо выполнения быстрой сортировки на основе одного столбца данных, функция пользовательской сортировки Excel позволяет выполнять сортировку по нескольким столбцам, определяя несколько ключей сортировки. При сортировке по нескольким столбцам ключи сортировки определяются путем выбора заголовков столбцов в диалоговом окне "Сортировка".

      Как и в случае с быстрой сортировкой, ключи сортировки определяются путем идентификации заголовков столбцов или имен полей в таблице, содержащей ключ сортировки.

      Пример сортировки по нескольким столбцам

      В приведенном ниже примере данные в диапазоне от A2 до E12 сортируются по двум столбцам данных. Данные сначала сортируются по имени, а затем по возрасту.

      Чтобы отсортировать несколько столбцов данных:

      1. Выделите диапазон ячеек для сортировки. В этом примере выбраны ячейки с A2 по E12.
      2. Выберите Главная.
      3. Выберите «Сортировка и фильтр», чтобы открыть раскрывающийся список.
      4. Выберите «Пользовательская сортировка», чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».
      5. Поставьте флажок рядом с пунктом Мои данные содержат заголовки.
      6. Под заголовком "Столбец" нажмите стрелку вниз "Сортировать по" и выберите "Имя" в раскрывающемся списке, чтобы сначала отсортировать данные по столбцу "Имя".
      7. Под заголовком «Сортировать по» оставьте параметр «Значения ячеек». Сортировка основана на фактических данных в таблице.
      8. Под заголовком «Порядок» нажмите стрелку вниз и выберите от Z до A, чтобы отсортировать данные имени в порядке убывания.
      9. Выберите "Добавить уровень", чтобы добавить второй вариант сортировки.
      10. Под заголовком "Столбец" нажмите стрелку "Затем" и выберите "Возраст", чтобы отсортировать записи с повторяющимися именами по столбцу "Возраст".
      11. Под заголовком «Порядок» выберите в раскрывающемся списке «От большего к меньшему», чтобы отсортировать данные о возрасте в порядке убывания.
      12. Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные.

      В результате определения второго ключа сортировки, показанного в примере ниже, две записи с одинаковыми значениями поля "Имя" сортируются в порядке убывания с использованием поля "Возраст". Это приводит к тому, что рекорд студента Уилсона Дж., 21 год, находится перед рекордом Уилсона П., 19 лет.

      Первая строка: заголовки столбцов или данные

      Диапазон данных, выбранных для сортировки в приведенном выше примере, включал заголовки столбцов над первой строкой данных. Эта строка содержит данные, которые отличаются от данных в последующих строках. Excel определил, что первая строка содержит заголовки столбцов, и изменил доступные параметры в диалоговом окне «Сортировка», чтобы включить их.

      Excel использует форматирование, чтобы определить, содержит ли строка заголовки столбцов. В приведенном выше примере шрифт заголовков столбцов отличается от шрифта данных в остальных строках.

      Если первая строка не содержит заголовков, Excel использует букву столбца (например, столбец D или столбец E) в качестве вариантов выбора в параметре "Столбец" диалогового окна "Сортировка".

      Excel использует эту разницу, чтобы определить, является ли первая строка строкой заголовка. Если Excel допускает ошибку, диалоговое окно «Сортировка» содержит флажок «Мои данные имеют заголовки», который отменяет этот автоматический выбор.

      Сортировка данных по дате или времени в Excel

      В дополнение к сортировке текстовых данных по алфавиту или числам от большего к меньшему, параметры сортировки Excel включают сортировку значений даты. Доступные порядки сортировки, доступные для дат, включают:

      • По возрастанию: от старых к новым.
      • В порядке убывания: от новых к старым.

      Диалоговое окно «Быстрая сортировка» и «Сортировка»

      Даты и время, отформатированные как числовые данные, такие как Дата заимствования в приведенном выше примере, используют метод быстрой сортировки для сортировки по одному столбцу.Для сортировки, включающей несколько столбцов дат или времени, используйте диалоговое окно «Сортировка» так же, как при сортировке нескольких столбцов числовых или текстовых данных.

      Пример сортировки по дате

      Чтобы выполнить быструю сортировку по дате в порядке возрастания, от самой старой до самой новой:

      1. Выделите диапазон ячеек для сортировки. Чтобы следовать приведенному выше примеру, выделите ячейки с G2 по K7.
      2. Выберите Главная.
      3. Выберите «Сортировка и фильтр», чтобы открыть раскрывающийся список.
      4. Выберите «Пользовательская сортировка», чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».
      5. Под заголовком «Столбец» нажмите стрелку «Сортировать по» и выберите «Заимствованные», чтобы сначала отсортировать данные по дате заимствования.
      6. Под заголовком «Сортировать по» выберите «Значения ячеек». Сортировка основана на фактических данных в таблице.
      7. Под заголовком «Порядок сортировки» в раскрывающемся списке выберите «Самые старые — самые новые».
      8. Нажмите "ОК" в диалоговом окне, чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные.

      Если результаты сортировки по дате не соответствуют ожидаемым, данные в столбце, содержащем ключ сортировки, могут содержать даты или время, сохраненные в виде текстовых данных, а не в виде чисел (даты и время представляют собой просто форматированные числовые данные).

      Смешанные данные и быстрая сортировка

      При использовании метода быстрой сортировки, если записи, содержащие текстовые и числовые данные, смешаны вместе, Excel сортирует числовые и текстовые данные отдельно, помещая записи с текстовыми данными в конец отсортированного списка.

      Excel также может включать заголовки столбцов в результаты сортировки, интерпретируя их как еще одну строку текстовых данных, а не как имена полей для таблицы данных.

      Предупреждение о возможной сортировке

      Если используется диалоговое окно «Сортировка», даже для сортировки по одному столбцу Excel может отображать сообщение, предупреждающее вас о том, что он обнаружил данные, хранящиеся в виде текста, и дает вам возможность:

      • Сортировать все, что выглядит как число, как число.
      • Сортировать числа и числа, сохраненные в виде текста, отдельно.

      Если вы выберете первый вариант, Excel попытается разместить текстовые данные в правильном месте результатов сортировки. Выберите второй вариант, и Excel поместит записи, содержащие текстовые данные, в конец результатов сортировки, как и при быстрой сортировке.

      Сортировка данных по дням недели или месяцам в Excel

      Вы также можете сортировать данные по дням недели или месяцам года, используя тот же встроенный настраиваемый список, который Excel использует для добавления дней или месяцев на лист с помощью маркера заполнения. Эти списки позволяют сортировать по дням или месяцам в хронологическом порядке, а не в алфавитном порядке.

      Как и в случае с другими параметрами сортировки, значения сортировки в пользовательском списке могут отображаться в порядке возрастания (с воскресенья по субботу или с января по декабрь) или в порядке убывания (с субботы по воскресенье или с декабря по январь).

      На изображении выше для сортировки выборки данных в диапазоне от A2 до E12 по месяцам года были выполнены следующие шаги:

      1. Выделите диапазон ячеек для сортировки.
      2. Выберите Главная.
      3. Выберите «Сортировка и фильтр», чтобы открыть раскрывающийся список.
      4. Выберите «Пользовательская сортировка», чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».
      5. Под заголовком «Столбец» выберите «Начало месяца» в раскрывающемся списке, чтобы отсортировать данные по месяцам года.
      6. Под заголовком «Сортировать по» выберите «Значения ячеек». Сортировка основана на фактических данных в таблице.
      7. Под заголовком "Порядок" нажмите стрелку вниз рядом с параметром по умолчанию от А до Я, чтобы открыть раскрывающееся меню.
      8. Выберите «Пользовательский список», чтобы открыть диалоговое окно «Пользовательские списки».
      9. В левой части диалогового окна выберите Январь, Февраль, Март, Апрель.
      10. Нажмите "ОК", чтобы подтвердить выбор и вернуться в диалоговое окно "Сортировка".
      11. Выбранный список (январь, февраль, март, апрель) отображается под заголовком «Заказ».
      12. Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные по месяцам года.

      По умолчанию настраиваемые списки отображаются только в порядке возрастания в диалоговом окне "Настраиваемые списки". Чтобы отсортировать данные в порядке убывания с помощью пользовательского списка после выбора нужного списка, чтобы он отображался под заголовком «Порядок» в диалоговом окне «Сортировка»:

      1. Нажмите стрелку вниз рядом с отображаемым списком, например, январь, февраль, март, апрель, чтобы открыть раскрывающееся меню.
      2. В меню выберите параметр пользовательского списка, который отображается в порядке убывания, например, декабрь, ноябрь, октябрь, сентябрь.
      3. Нажмите "ОК", чтобы отсортировать данные в порядке убывания с помощью пользовательского списка.

      Сортировка по строкам для изменения порядка столбцов в Excel

      Как показано в предыдущих вариантах сортировки, данные обычно сортируются по заголовкам столбцов или именам полей. Результатом является переупорядочивание целых строк или записей данных. Менее известный и, следовательно, менее используемый вариант сортировки в Excel — сортировка по строке, в результате чего порядок столбцов на листе меняется слева направо.

      Одной из причин сортировки по строкам является соответствие порядка столбцов в разных таблицах данных. Когда столбцы расположены в одинаковом порядке слева направо, проще сравнивать записи или копировать и перемещать данные между таблицами.

      Настроить порядок столбцов

      Однако очень редко получение столбцов в правильном порядке является простой задачей из-за ограничений параметров сортировки по возрастанию и убыванию для значений. Обычно необходимо использовать пользовательский порядок сортировки, а в Excel предусмотрены параметры сортировки по цвету ячейки или шрифта или по значкам условного форматирования.

      Самый простой способ сообщить Excel порядок столбцов — добавить строку выше или ниже таблицы данных, содержащую числа, указывающие порядок столбцов слева направо. Сортировка по строкам становится простой сортировкой столбцов от меньшего к большему по строке, содержащей числа.

      Пример сортировки по строкам

      В образце данных, используемом для этой серии параметров сортировки Excel, столбец идентификатора учащегося всегда был первым слева, за ним следуют имя и возраст.

      В этом примере, как показано на изображении выше, к столбцам были добавлены числа, чтобы подготовить рабочий лист к изменению порядка столбцов таким образом, чтобы столбец «Программа» был первым слева, за которым следовали «Начало месяца», «Имя», «Возраст» и «Начало месяца». Студенческий билет.

      Вот как изменить порядок столбцов:

        над строкой, содержащей названия полей.
      1. В этой новой строке введите следующие числа слева направо, начиная со столбца A: 5, 3, 4, 1, 2.
      2. Выделите диапазон для сортировки. В этом примере выделите от A2 до E13.
      3. Выберите Главная.
      4. Выберите «Сортировка и фильтр», чтобы открыть раскрывающийся список.
      5. Выберите «Пользовательская сортировка», чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».
      6. Выберите «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры сортировки».
      7. В разделе "Ориентация" выберите "Сортировать слева направо", чтобы отсортировать порядок столбцов на листе слева направо.
      8. Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Параметры сортировки".
      9. При изменении ориентации заголовок столбца в диалоговом окне "Сортировка" изменится на "Строка".
      10. Нажмите стрелку "Сортировать по" и выберите "Строка 2". Это строка, содержащая пользовательские числа.
      11. Под заголовком «Сортировать по» выберите «Значения ячеек».
      12. Под заголовком «Порядок» выберите в раскрывающемся списке «От меньшего к большему», чтобы отсортировать числа в строке 2 в порядке возрастания.
      13. Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать столбцы слева направо по числам в строке 2.
      14. Порядок столбцов начинается со слов «Программа», за которыми следуют «Начало месяца», «Имя», «Возраст» и «Код учащегося».

      Использование специальных параметров сортировки Excel для изменения порядка столбцов

      Несмотря на то, что в диалоговом окне «Сортировка» в Excel доступны пользовательские сортировки, эти параметры не так просто использовать, когда дело доходит до изменения порядка столбцов на листе. Параметры для создания пользовательского порядка сортировки, доступные в диалоговом окне «Сортировка», включают сортировку данных по цвету ячейки, цвету шрифта и значку.

      Если для каждого столбца уже применено уникальное форматирование, например другой шрифт или цвет ячеек, это форматирование необходимо добавить к отдельным ячейкам в той же строке для каждого столбца, который нужно изменить.

      Есть список слов, которые нужно расставить по алфавиту? У вас есть список чисел, которые вы хотите упорядочить от меньшего к большему или от большего к меньшему? Вместо кропотливой перестановки строк вручную позвольте функциям Excel Сортировка и Фильтрация сделать всю тяжелую работу за вас.

      Как сортировать данные

      Большинство людей знакомы с функцией сортировки Excel. (А если нет, вам понравится!) Кнопка Сортировка находится на вкладке Данные.

      • Выделите или выберите данные, порядок которых нужно изменить.
      • Перейдите на вкладку Данные.
      • Выберите значок Сортировка.
      • Во всплывающем окне выберите, как вы хотите упорядочить данные, например по алфавиту или от наибольшего к наименьшему.

      Бонус! Вы также можете создать несколько уровней сортировки, нажав кнопку «Добавить уровень» в том же всплывающем окне. Например, можно сначала отсортировать по полу, а затем по возрасту.

      Как фильтровать данные

      Вы уже видели параметр «Фильтры» в Excel? Он скрыт на видном месте на вкладке Главная. Фильтры — одна из моих самых любимых функций Excel, потому что для меня ими даже проще пользоваться, чем сортировкой, и они экономят драгоценное время, когда я пробираюсь через множество чисел.

      • Выделите или выберите верхнюю строку данных (или ту строку, в которой есть ваши ярлыки — это может быть вторая или третья строка, если у вас есть пустое место в верхней части электронной таблицы).
      • Перейдите на вкладку Главная.
      • Нажмите кнопку Сортировка и фильтр, а затем выберите Фильтр.
      • Маленькие прямоугольники с крошечными стрелками появятся в каждой ячейке в верхней строке набора данных. Поздравляем, у вас есть фильтры!
      • Нажимайте на стрелки, чтобы отсортировать данные от меньшего к большему или от большего к меньшему, чтобы отсортировать их от А до Я или от Я до А. Или используйте флажки для фильтрации данных. Например, вы можете смотреть только на мужчин или только на женщин. Отфильтрованные данные не были удалены, и вы можете в любой момент снова отобразить их, просто установив флажок рядом с фильтром.

      Черт возьми! Используйте новые фильтры, чтобы упорядочить набор данных по цветам. Иногда я использую красный, желтый или зеленый цвета, чтобы указать, являются ли элементы для меня высокими, средними или низкими приоритетами. Я могу отфильтровать свой набор данных так, чтобы красные отображались сверху, затем желтые, а затем зеленые.

      Подробнее об Энн К. Эмери
      Энн К. Эмери – востребованный спикер, который стремится передать ваши данные из электронных таблиц в руки заинтересованных лиц. Каждый год она проводит более 100 семинаров, вебинаров и основных докладов для тысяч людей по всему миру. Ее консультант по дизайну также обновляет графики, публикации и слайд-шоу, чтобы сделать техническую информацию более понятной для нетехнической аудитории.

      Читайте также: