Зачем нужны рассылки в Word

Обновлено: 21.11.2024

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Слияние почты — это инструмент Microsoft Word, который позволяет легко изменять одну часть документа с уникальными элементами данных.

Как работает слияние

Слияние почты работает путем связывания базы данных с вашим документом. База данных содержит уникальные элементы (Сью, Джек, Пегги и т. д.), а документом является ваше письмо, счет-фактура, набор наклеек или другой файл.

Слияние почты экономит ваше время и усилия, поскольку автоматизирует процесс ввода одной уникальной части данных в документ. Например, вы хотите написать праздничное письмо и отправить его 20 людям. Вы можете написать письмо и создать слияние, чтобы напечатать его с 20 различными приветствиями (Дорогая Сью, Дорогой Джек, Дорогая Пегги и т. д.).

Использование слияния

Вы можете использовать слияние для создания любого типа печатного документа, а также электронных документов. Вот несколько примеров типов документов:

Каталоги
Запасы
Счета
Ярлыки
Конверты
И, конечно же, письма

Помимо экономии вашего времени, слияние может повысить эффективность создаваемых вами документов. Например, настраивая буквы с определенными именами или другими элементами, вы создаете изысканный индивидуальный образ.

Анатомия слияния

Как упоминалось выше, слияние почты состоит из двух основных частей: документа и источника данных или базы данных. Word упрощает вашу работу, позволяя использовать в качестве источников данных другие приложения Office, такие как Excel или Outlook.

Если у вас есть полный пакет Office, вы можете легко и удобно использовать одно из этих приложений в качестве источника данных. Например, вы можете использовать контакты, которые вы уже ввели в Outlook, избавив себя от необходимости повторно вводить их в Word. Существующая электронная таблица Excel обеспечивает еще большую гибкость при работе с данными.

Если у вас есть только Word, вы все равно можете использовать функцию слияния. В Word есть возможность создать собственный полностью настраиваемый источник данных.

Настройка рассылки

Слияние почты может показаться сложным и запутанным. Однако Word упрощает настройку для общего использования с помощью мастеров, которые проведут вас через процесс связывания документа с базой данных.

Как правило, весь процесс можно выполнить менее чем за 10 шагов, включая поиск и исправление ошибок. Это меньше, чем подготовка документа вручную, и с гораздо меньшими затратами времени и хлопот.

В этой статье объясняется, как использовать функцию слияния в Microsoft Word для создания и печати стандартных писем с использованием данных из рабочего листа Microsoft Excel.

При использовании функции слияния Word Mail Word объединяет основной документ со списком получателей для создания набора выходных документов:

Основной документ содержит основной текст, одинаковый во всех выходных документах. Он может содержать фирменный бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (например, имен и адресов получателей), которые варьируются от одного выходного документа к другому.

Список получателей — это база данных, содержащая данные, которые должны быть объединены в выходные документы. Например, список получателей — это файл базы данных Microsoft Access или рабочий лист Excel.

Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и других категорий личной информации.

Выходные документы являются результатом слияния. Текст в выходном документе может быть одинаковым во всех выходных документах, но вы можете применить форматирование к определенным документам.

Шаг 1. Настройте файл данных Excel

Прежде чем приступить к работе с мастером слияния, убедитесь, что лист Excel правильно структурирован для этой цели. Обратите внимание на следующие требования к таблице данных:

Первая строка должна содержать названия полей для каждого столбца, например "Название", "Приветствие", "Имя", "Отчество", "Фамилия", "Адрес1" и "Адрес2".

Имя каждого поля должно быть уникальным.

Каждая строка должна содержать информацию об определенном элементе. Например, в списке рассылки каждая строка может содержать информацию об определенном получателе.

В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel, а затем упорядочите его, используя поля, которые вы хотите использовать для своего письма, как показано в следующем образце файла данных.

После создания файла данных Excel сохраните его, а затем закройте файл данных.

Для получения дополнительной информации о том, как создать список адресов для слияния, щелкните следующий номер статьи, чтобы просмотреть статью в базе знаний Майкрософт:

294688 Как разработать и настроить список адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройте основной документ

В Microsoft Office Word 2003 и более ранних версиях Word выберите пункт «Письма и рассылки» в меню «Сервис», а затем щелкните «Мастер слияния».

В Microsoft Office Word 2007 нажмите "Начать слияние" в группе "Начать слияние" на вкладке "Рассылки", а затем нажмите "Пошагово с помощью мастера слияния".

В разделе "Выберите тип документа" нажмите "Письма".

Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графику, одинаковые для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в официальном письме одинаковы для каждой версии.

Нажмите "Далее": начальный документ.

Используйте один из следующих методов:

Начните с документа, который в данный момент отображается в окне документа. Для этого нажмите Использовать текущий документ.

Затем вы можете либо ввести букву в окне документа, либо подождать, пока мастер предложит сделать это позже.

Начните с шаблона. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите "Начать с шаблона".

Нажмите "Выбрать шаблон".

На вкладке "Слияние" выберите нужный шаблон в диалоговом окне "Выбор шаблона" и нажмите кнопку "ОК".

Начните с существующего документа. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите "Начать с существующего документа".

В поле "Начать с существующего" выберите нужный документ и нажмите "Открыть".

Если вы не видите документ, нажмите «Другие файлы», а затем нажмите «Открыть». В диалоговом окне "Открыть" найдите нужный документ и нажмите "Открыть".

Нажмите "Далее": выберите получателей.

Шаг 3. Укажите источник данных Excel

В разделе "Выбор получателей" нажмите "Использовать существующий список".

Нажмите "Обзор".

В диалоговом окне "Выбор источника данных" найдите и щелкните лист Excel, который вы хотите использовать.

По умолчанию Word открывает папку "Мои источники данных".

Если ваш лист Excel содержит информацию о нескольких вкладках, выберите вкладку, содержащую нужную информацию, и нажмите кнопку "ОК".

Все записи в источнике данных отображаются в диалоговом окне "Получатели слияния". Здесь вы можете уточнить список получателей для включения в слияние.

Шаг 4. Выберите получателей

В диалоговом окне "Получатели слияния" выберите получателей, которых вы хотите включить. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов:

Используйте флажки, чтобы указать получателей.

Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки рядом с получателями, которых вы хотите включить, а затем снимите флажки рядом с получателями, которых вы хотите исключить.

Примечание. Если вы знаете, что хотите включить в слияние большую часть списка, нажмите «Выбрать все», а затем нажмите, чтобы очистить определенные записи. Точно так же, если вы хотите включить в список только несколько записей, нажмите «Очистить все», а затем выберите нужные записи.

Сортировка элементов в списке.

Этот метод удобен, если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном или числовом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому вы хотите выполнить сортировку. Например, если вы хотите отобразить список в алфавитном порядке по фамилии, щелкните заголовок столбца «Фамилия».

Фильтровать элементы в списке.

Этот метод удобен, если список содержит записи, которые вы не хотите видеть или включать в слияние. После того, как вы отфильтровали список, вы можете использовать флажки для включения и исключения записей, как описано ранее. Чтобы отфильтровать список, выполните следующие действия:

Нажмите стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому вы хотите отфильтровать.

Нажмите любой из следующих элементов:

(Пробелы): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле пусто.

(Непустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит информацию.

Если источник данных содержит записи с одинаковой информацией, а в столбце не более 10 уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по конкретной информации. Например, если есть несколько адресов, в которых в качестве страны указана Австралия, вы можете отфильтровать по Австралии.

В диалоговом окне "Получатели слияния" отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, нажмите (Все).

Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем любого столбца, а затем нажмите (Дополнительно). Используйте вкладки «Фильтровать записи» и «Сортировка записей», чтобы настроить нужный запрос сортировки или фильтрации.

Если у вас установлено программное обеспечение для проверки адресов, нажмите «Подтвердить» в диалоговом окне «Получатели слияния», чтобы проверить адреса получателей.

Нажмите "ОК", чтобы вернуться к мастеру слияния.

Word использует получателей, которых вы указали для объединения.

Нажмите "Далее": напишите письмо.

Шаг 5. Заполните письмо и добавьте поля для слияния

Если вы еще этого не сделали, введите текст, который должен отображаться в каждом бланке основного документа.

Вставить поля слияния

Вставьте поля слияния, в которые вы хотите объединить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Чтобы вставить поля слияния, выполните следующие действия:

В основном документе щелкните место, куда вы хотите вставить поле.

Вставьте любое из следующего:

Адресный блок с именем, адресом и другой информацией:

Нажмите Блокировать адрес.

В диалоговом окне "Вставить адресный блок" выберите элементы адреса, которые вы хотите включить, и нужные форматы, а затем нажмите "ОК". Чтобы получить справку по параметру, щелкните знак вопроса, а затем выберите параметр.

Чтобы получить справку по параметру, нажмите на вопросительный знак, а затем нажмите на параметр. Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти часть информации, необходимой для блока адреса. Нажмите стрелку рядом с
(недоступно), а затем выберите поле из источника данных, которое соответствует полю, необходимому для слияния.

Нажмите Строка приветствия.

Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и следующие знаки препинания.

Выберите текст, который должен отображаться в случаях, когда Word не может интерпретировать имя получателя. Например, Word не может интерпретировать имя, если источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название компании.

Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти некоторую информацию, необходимую для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с (недоступно), а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.

Другие поля информации:

Нажмите "Другие элементы".

Используйте один из следующих методов:

Нажмите «Поля адреса», чтобы выбрать из полей адреса, которые будут автоматически сопоставлены с соответствующими полями в вашем источнике данных, даже если поля источника данных не имеют того же имени, что и ваши поля.

Нажмите «Поля базы данных», чтобы выбрать поля, которые всегда берут данные непосредственно из столбца в базе данных.

В поле "Поля" выберите нужное поле.

Нажмите "Вставить", а затем нажмите "Закрыть".

Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти часть информации, необходимой для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с (недоступно), а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.

Примечание. Если вы вставите поле из списка полей базы данных, а затем переключитесь на источник данных, в котором нет столбца с таким же именем, Word не сможет вставить информацию об этом поле в объединенный документ.

Нажмите Электронные почтовые расходы.

Если у вас не установлена программа электронной почты, Word предложит вам установить ее и предложит подключиться к следующему веб-сайту Microsoft Office:

Вставьте почтовые расходы в соответствии с инструкциями программы.

Чтобы добавить электронные почтовые отправления, необходимо сначала установить программу электронных почтовых отправлений, например ту, которую можно приобрести у стороннего поставщика в Интернете. Чтобы использовать электронные почтовые отправления, выполните следующие действия. Почтовый штрих-код: необходимо выбрать тип письма или конверта, который поддерживает штрих-код POSTNET. Чтобы использовать почтовый штрих-код, выполните следующие действия:

Нажмите "Почтовый штрих-код".

В диалоговом окне "Вставить почтовый штрих-код" выберите соответствующие поля адреса.

Примечание. Параметр «Почтовый штрих-код» отображается только в том случае, если вы используете версию Word для США.

Повторите шаги a и b для всех полей, которые вы хотите вставить. ПРИМЕЧАНИЯ:

Нельзя вводить символы поля слияния (" ") или вставлять их с помощью команды "Символ" в меню "Вставка".

Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например , Word отображает коды полей вместо результатов полей. Это не повлияет на слияние, но если вы хотите вместо этого отобразить результаты, щелкните правой кнопкой мыши код поля и выберите в контекстном меню команду Переключить коды полей.

Например, при использовании образца базы данных, показанного ранее, ваше письмо может содержать поля AddressBlock и GreetingLine, поэтому ваша первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

АдресБлок

Приветствие

Введите письмо здесь.

Введите свое имя здесь

Примечание. Вы также можете использовать панель инструментов слияния для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния или выполнения слияния. Чтобы отобразить панель инструментов для слияния, выберите пункт «Письма и рассылки» в меню «Сервис», а затем нажмите «Показать панель инструментов для слияния».

На панели инструментов слияния представлены дополнительные команды, которых нет на панелях задач мастера слияния. Например, вы можете использовать меню «Вставить поле Word» на панели инструментов «Слияние», чтобы вставить поля Word для управления процессом слияния. Например, вы можете вставить поле ЕСЛИ, которое вставляет текст только в том случае, если конкретное поле слияния имеет указанное значение.

Кроме того, вы можете нажать Проверить наличие ошибок, чтобы Word выполнил слияние и сообщил обо всех ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменить формат объединенных данных

Чтобы форматировать объединенные данные, необходимо отформатировать поля слияния в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, так как их форматирование не сохраняется при объединении данных в документ. Чтобы изменить формат объединенных данных, выполните следующие действия:

В основном документе выберите поле, содержащее информацию, которую вы хотите отформатировать, включая окружающие символы поля слияния ( >).

В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите "Шрифт" в меню "Формат" и выберите нужные параметры.

В Word 2007 выберите нужный параметр в поле "Шрифты темы" в группе "Шрифт" на вкладке "Главная".

Форматирование с использованием кодов полей

Чтобы управлять другими аспектами форматирования, нажмите клавиши ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, а затем добавьте переключатели в поля слияния. Когда вы работаете с полями, переключатель — это специальная инструкция, которая вызывает определенное действие. Как правило, переключатель добавляется в поле для изменения результата.

Примеры использования переключателей приведены ниже:

Чтобы печатать имена клиентов заглавными буквами, добавьте переключатель формата (\*).

Чтобы убедиться, что объединенная информация имеет тот же шрифт и размер точек, которые вы применяете к полю слияния, добавьте переключатель Charformat (\*).

Шаг 6. Сохраните документ

После того как вы завершили основной документ и вставили все поля слияния, убедитесь, что вы сохранили документ, прежде чем продолжить. Для этого выполните следующие действия:

В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите "Сохранить как" в меню "Файл".

В Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите "Сохранить как".

Назовите документ и нажмите Сохранить.

Нажмите "Далее": просмотрите свои письма.

Шаг 7. Предварительный просмотр писем и точная настройка списка получателей

Когда мастер отображает панель задач «Этап 5, слияние», мастер заменяет каждое из полей слияния в основном документе, содержащем фактический текст из первой записи списка получателей. Таким образом, вы можете видеть, как будет выглядеть первый выходной документ.

Например, если вы продолжите использовать образец базы данных, показанный ранее, первая страница после нажатия кнопки "Далее" должна выглядеть следующим образом: Предварительный просмотр писем:

26 февраля 2002 г.

Эндрю Фуллер
908 W. Capital Way
Такома 98401

Уважаемый Эндрю Фуллер,

Введите письмо здесь.

Введите здесь свое имя. Для предварительного просмотра дополнительных записей используйте один из следующих способов:

Чтобы просмотреть элементы по порядку, нажимайте кнопки со стрелками влево или вправо.

Чтобы найти определенный элемент и просмотреть его, нажмите «Найти получателя», а затем введите критерии поиска в диалоговом окне «Найти запись».

Настройте список получателей, если хотите. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов:

Чтобы исключить определенного получателя из операции слияния, нажмите Исключить этого получателя.

Чтобы изменить список получателей, нажмите «Изменить список получателей», а затем внесите изменения в диалоговом окне «Получатели слияния».

Шаг 8. Завершите слияние

Чтобы завершить слияние, используйте любой из следующих методов.

Персонализация отдельных писем

Чтобы персонализировать отдельные элементы, вы фактически завершаете объединение, а затем редактируете нужную информацию в итоговом объединенном документе. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите Изменить отдельные буквы.

В диалоговом окне "Объединить в новый документ" выберите записи, которые вы хотите объединить.

Word создает и открывает новый объединенный документ. Ваш основной документ также остается открытым, и вы можете вернуться к нему, если хотите изменить все документы.

Выделите информацию, которую хотите изменить, и внесите изменения.

Распечатайте или сохраните документ так же, как и любой обычный документ.

Распечатать письма

Чтобы напечатать письма, используйте один из следующих способов:

Если вы персонализировали элементы и объединенный документ активен, выполните следующие действия:

В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите "Печать" в меню "Файл".

В Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку "Печать".

Выберите нужные параметры.

Если вы хотите печатать напрямую из мастера слияния, выполните следующие действия:

На шаге 6 мастера слияния (Завершение слияния) нажмите «Печать».

В диалоговом окне "Объединить в принтер" используйте один из следующих способов, а затем нажмите кнопку "ОК":

Чтобы напечатать все документы, нажмите Все.

Чтобы распечатать документ, который вы видите в окне документа, нажмите Текущая запись.

Чтобы напечатать диапазон документов, нажмите "От" и введите номера записей в поля "От" и "До".

В диалоговом окне "Печать" выберите нужные параметры.

Сохраните объединенные буквы для дальнейшего использования

Если вы хотите отредактировать объединенные письма или сохранить их для последующего использования, вы можете собрать их в один документ. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите Изменить отдельные буквы.

В диалоговом окне "Объединить в новый документ" используйте один из следующих способов, а затем нажмите кнопку "ОК":

Чтобы объединить все документы, нажмите Все.

Чтобы объединить только тот документ, который вы видите в окне документа, нажмите Текущая запись.

Чтобы объединить диапазон документов, нажмите "От" и введите номера записей в поля "От" и "Кому".

Word открывает один новый документ, содержащий все отдельные буквы. Затем вы можете сохранить документ для последующего использования, как и любой обычный документ.

Ссылки

Для получения дополнительной информации щелкните следующие номера статей, чтобы просмотреть статьи в базе знаний Майкрософт:

318117 Как использовать адреса из листа Excel для создания ярлыков в Word

318115 Как создать стандартное письмо с использованием информации из базы данных Access в Word 2002

318112 Как использовать адреса из базы данных Access 2002 для создания меток в Word 2002

294686 Как использовать слияние для создания списка, отсортированного по категориям, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии почты в Word 2002

294688 Как разработать и настроить список адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Как использовать слияние для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Как использовать слияние для создания стандартных писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

У вас есть длинный список имен и адресов, на которые нужно отправлять письма? В процессе слияния документ Word объединяется с источником данных для быстрого создания личных писем.

Настройка и выбор типа документа

Чтобы начать процесс слияния, вам сначала нужно выбрать тип документа, который вы хотите создать.

Перейдите на вкладку "Рассылки".
Нажмите кнопку "Начать слияние".
Выберите мастер пошаговой рассылки.

Панель слияния появится справа и готова помочь вам выполнить слияние.

Мастер рассылки перейдет к следующему шагу.

Выберите документ

Следующим шагом является выбор начального документа.

Вы можете использовать текущий документ в качестве основы для слияния или вместо этого выбрать шаблон или существующий документ.

Мастер рассылки перейдет к шагу 3.

Выбрать получателей

Теперь вам нужно выбрать, откуда вы будете получать список адресов. В этом примере используется существующий список из базы данных, но вы также можете выбрать контакты Outlook или вручную создать свой собственный список.

Файл данных получателей слияния может находиться в файле базы данных, электронной таблице Excel, другом документе Word или других типах файлов данных.

В диалоговом окне "Получатели слияния" отображаются адреса, которые будут использоваться. Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных, вам также может быть предложено выбрать таблицу, содержащую адреса.

Если есть адрес, который вы не хотите использовать, вы можете снять с него флажок.

Мастер рассылки перейдет к шагу 4.

Напишите письмо

После того, как основной документ установлен, а список получателей подключен и отредактирован, вы готовы вставить поля слияния в документ. Поля слияния — это заполнители в документе для уникальной информации из списка получателей.

Когда вы помещаете поле слияния в основной документ, информация из этого поля будет отображаться для документа, уникального для этого получателя.

Нажмите, где хотите получить информацию.
Выберите один из вариантов заполнителя.

Добавить поля слияния можно с помощью мастера или из группы «Записать и вставить поля» на ленте:

Блок адреса: это комбинация полей для вставки имен и адресов получателей.
Строка приветствия. Это комбинация полей для вставки имени получателя в строку приветствия.
Вставить поле слияния. При нажатии этой кнопки появляется список дополнительных полей слияния, которые вы можете вставить.

Мастер рассылки перейдет к шагу 5.

Предварительный просмотр слияния

Иногда полезно увидеть, как будут выглядеть данные после их вставки в документ, а не только просматривать имена полей слияния.

Вы можете легко просмотреть, как будет выглядеть слияние перед завершением слияния. Это рекомендуется для того, чтобы результаты отображались именно так, как вы хотите.

Вы также можете использовать кнопки со стрелками в группе "Просмотр результатов" на ленте.

Нажмите кнопку «Найти получателя» в группе «Результаты предварительного просмотра» или на панели «Слияние», чтобы найти определенного получателя.

Мастер слияния переходит к последнему шагу.

Завершить слияние

После того как вы добавили список получателей и заполнили документ с полями слияния, последним шагом будет завершение слияния путем создания отдельной версии документа для каждого получателя.

Есть несколько способов завершить слияние:

Редактировать отдельные документы: помещает результаты слияния в новый документ. Вы можете редактировать результаты слияния, сохранять и распечатывать их, как и любой другой документ.
Печать документов: объединяет записи и отправляет их непосредственно на принтер.

Вы также можете нажать кнопку "Завершить и объединить" на ленте и выбрать вариант объединения.

Вам также предоставляется возможность выбрать, какие записи объединять. Вы можете объединить все записи в списке, только отображаемую в данный момент запись или указать диапазон.

Word объединяет основной документ и информацию из источника данных в новый документ Word или объединяет его и отправляет на принтер в зависимости от выбранного вами варианта.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Формальные письма могут упростить передачу основного сообщения большой группе, но их очевидное отсутствие персонализации может подорвать их эффект. Функции слияния почты Microsoft Word превращают стандартные письма в документы, которые читаются как индивидуальная переписка. По сравнению с процессом подготовки отдельных писем для передачи одного набора информации многим людям, слияние экономит время и усилия, создавая массовые рассылки с этикетками или конвертами.

Упрощенные массовые коммуникации

Когда вы несете ответственность за отправку письменного или электронного сообщения каждому члену группы, вы можете создать файл шаблона и отредактировать его вручную, добавив имена, адреса и другие индивидуальные данные. Однако количество времени и усилий, необходимых для создания каждого письма по одному, может оказаться пугающим, особенно для большого списка, с которым вы часто общаетесь. Вместо того, чтобы печатать контактную информацию и приветствия в фотокопированном бланке письма, обратите внимание на возможности слияния почты Microsoft Word, чтобы упростить процесс отправки единого сообщения с персонализированными данными.

Типографика, форматирование и графика

Файл, который вы создаете в качестве основного документа слияния, может в полной мере использовать все функции форматирования, которые вы регулярно используете в Microsoft Word. Вам не нужно изучать новое приложение, чтобы создать структурированный набранный файл, который станет основой вашего проекта. Добавьте таблицы, типографский стиль, цветовые элементы, графику и другие экспонаты, созданные в Word или динамически связанные из других приложений Microsoft Office. Любой стиль или визуальный элемент, который вы включаете непосредственно в основной документ, появляется в каждой настроенной итерации объединенного результата.

Координация в Microsoft Office

После того как вы создадите базовое письмо, вы добавите поля слияния, которые определяют, где будет отображаться каждая часть персонализированной информации. Имена этих полей слияния соотносятся с именами полей в документе со списком, который вы создаете в Microsoft Excel, Microsoft Access или с помощью формы, встроенной в процесс слияния почты в Word. Если вы разбиваете свои исходные данные на наименьшие значимые единицы информации, вы увеличиваете гибкость исходного материала. Например, вместо того, чтобы настраивать поле, содержащее полные имена, разбейте имя на составные части: вежливое обращение, имя, отчество и фамилию. Эта деконструкция позволяет вам объединить титул и фамилию в приветствии письма, обращаться к получателю по имени в заключительном абзаце и использовать фамилию, чтобы включить упоминание семьи человека в другом месте вашего текста.

Условные параметры

Помимо персонализации каждой версии вашего документа для предполагаемого получателя, вы можете увеличить потенциал настройки проекта с помощью условных параметров, которые изменяют то, как слияние обрабатывает ваши данные, в зависимости от других указанных вами условий. Настройте поле, которое инициирует процесс слияния, чтобы пропустить запись, если ее набор данных содержит числовое значение ниже определенного порога. Поле, в котором используется выражение «если», оценивает два значения и изменяет процесс слияния в зависимости от способа их сравнения, изменяя часть сообщения в зависимости от того, внес ли член списка доноров больше или меньше определенной суммы. Некоторые типы полей позволяют на лету добавлять ответ, который переопределяет общее сообщение конкретным. Эти условные параметры повышают гибкость процесса слияния.

Читайте также: