Сколько документов можно открыть одновременно в текстовом редакторе

Обновлено: 05.07.2024

Когда кто-то поделится с вами документом Word, в полученном вами электронном письме будет ссылка, которая открывает документ в вашем веб-браузере: в Word для Интернета. Выберите «Редактировать документ» > «Редактировать в браузере».

Если над документом работает кто-то еще, вы увидите их присутствие и изменения, которые они вносят. Мы называем это соавторством или совместной работой в режиме реального времени.

Здесь, если вы предпочитаете работать в приложении Word, переключитесь с «Редактирование» на «Открыть в настольном приложении» в верхней части окна.

Хотите экскурсию? Загрузите это учебное руководство по Collaborate в Word или введите Collaborate в поле поиска в меню «Файл» > «Новое в Word» (лучше всего работает в версиях 2016 и более поздних версиях для Windows).

Вы по-прежнему будете соавторами, пока являетесь подписчиком Microsoft 365, используя одну из следующих версий Word:

Word 2016 для Windows

Word 2016 для Mac

Word на мобильном устройстве (Android, iOS или Windows)

Если вы используете старую версию Word или не являетесь подписчиком, вы по-прежнему можете редактировать документ в то время, когда в нем работают другие, но у вас не будет совместной работы в режиме реального времени. Чтобы видеть чужие изменения и делиться своими, вам придется время от времени сохранять документ.

Документы с макросами (.docm)

Если ваш документ содержит макросы (.docm), вы по-прежнему можете редактировать и совместно работать над ним. Вы можете открывать и редактировать содержимое, как и любой другой документ, включая запуск макросов. Если вам нужно отредактировать код макроса, просто извлеките файл, отредактируйте код и верните его обратно.

Узнайте, как открывать, просматривать и управлять несколькими документами в Microsoft Word.

Изображение: iStockphoto/rvolkan

Если вам когда-нибудь понадобится просматривать и работать с несколькими документами Microsoft Word одновременно, в Word есть несколько функций, которые помогут вам в этом. Вы можете легко переключаться между документами. Вы можете просматривать два или более открытых документа горизонтально или рядом. Вы можете работать с каждым документом отдельно. Вы также можете включить синхронную прокрутку для одновременной прокрутки двух документов. Давайте рассмотрим некоторые из этих полезных функций Word.

Я использую Word по подписке на Office 365, но следующая информация применима и к последним нескольким версиям Word.

Для начала запустите Word и откройте два документа, развернув их оба. Вы можете переключаться с одного документа на другой несколькими способами. В любом документе перейдите на вкладку «Вид», нажмите значок «Выбрать документ», а затем выберите документ, который хотите просмотреть (рис. A).

Рисунок А

Кроме того, вы можете нажать Alt-Tab для просмотра и циклического просмотра всех открытых окон, а затем выбрать документ, который хотите просмотреть (рис. B).

Рисунок Б

Возможно, вы хотите видеть оба документа на экране одновременно. В любом документе убедитесь, что вы находитесь на ленте просмотра, и щелкните значок «Упорядочить все». Два документа открываются горизонтально с одним окном поверх другого. Вы можете работать с каждым документом независимо. Ваши панели инструментов и ленты остаются прежнего размера, поэтому доступны все необходимые команды и функции (рис. C).

Рисунок C

Если вы предпочитаете работать с двумя документами по вертикали, щелкните значок на ленте просмотра для просмотра рядом друг с другом. Вы можете сделать это в любом окне. Два окна переставлены по вертикали (рис. D).

Рисунок D

Возможно, вы захотите работать с одним документом в полноэкранном режиме, а затем вернуться к двухоконной компоновке. Разверните документ, который хотите просмотреть в полноэкранном режиме. Когда вы закончите, нажмите значок «Восстановить», чтобы вернуться к предыдущему макету с двумя окнами.

По умолчанию каждое окно документа работает независимо, поэтому вы можете прокручивать один документ, не затрагивая другой. Вы также можете прокручивать оба документа одновременно. Для этого убедитесь, что оба документа находятся в параллельном режиме. На ленте просмотра щелкните значок «Синхронная прокрутка» (это второй маленький значок справа от «Упорядочить все») — вам нужно будет активировать этот значок в обоих окнах. Теперь попробуйте прокрутить один документ — другой документ должен прокручиваться в тандеме. Чтобы отключить синхронную прокрутку, щелкните один и тот же значок в одном или обоих окнах.

Возможно, вы захотите добавить еще один или два документа. На практическом уровне вы не хотите одновременно работать со слишком большим количеством документов, потому что тогда процесс становится громоздким. Но, возможно, вы просто хотите открыть третий и даже четвертый документ, чтобы найти информацию или скопировать и вставить содержимое из одного документа в другой.

Во-первых, вернитесь к исходному горизонтальному макету, щелкнув значок "Просмотр рядом" (это первый маленький значок над значком синхронной прокрутки). Затем перейдите в «Файл» и «Открыть». Нажмите Обзор, чтобы перейти к окну файлового менеджера. Если вы хотите открыть более одного дополнительного документа, просто нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем выберите нужные документы.

После появления новых документов вернитесь на ленту просмотра. Вы можете использовать значок переключения окна или сочетание клавиш Alt-Tab для перехода от одного документа к другому. Если вы хотите видеть их все на экране, нажмите Упорядочить все. Макет, который вы получите, будет зависеть от того, сколько документов вы просматриваете. Но просмотр четырех или более документов одновременно может быть неудобным, так как вы не можете видеть большую часть каждого документа. Вы можете попробовать просмотр рядом друг с другом и выбрать, какие документы вы хотите просматривать рядом. Вы также можете увеличивать и уменьшать масштаб и изменять представление в каждом документе другими способами. Вот один совет, который может помочь: сверните ленту в каждом окне — полностью щелкните значок «Свернуть ленту» справа от ленты. Это освободит больше места для просмотра большего количества документов (рис. E).

Рисунок E

Еженедельный информационный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и памятки по Windows и Office.

Обычной практикой является совместная работа над документом Microsoft Word. Отправка его туда и обратно между членами команды, поскольку каждый из них вносит свои предложения, прежде чем распространять его дальше.

Это может быть кропотливым процессом, который часто приводит к дополнительной работе по объединению документов (как публиковать в разделе Объединение документов Word) или приводит к тому, что кажется, что 5 миллионов версий одного и того же документа сохраняются в произвольном порядке.

В этом посте мы познакомим вас с 4 вариантами одновременного редактирования документов Word и вооружим вас знаниями, чтобы вы могли принять обоснованное решение о наилучшем для вас решении.

1. Используйте специальный инструмент для совместной работы

Существует несколько замечательных специализированных инструментов, созданных для совместной работы, например Simul Docs.

С Simul вы можете одновременно редактировать и сохранять документ Microsoft Word, не опасаясь сохранения поверх изменений коллег или одновременного внесения изменений, а затем мучительного процесса объединения файлов вместе.

Перетащите документ Word в Simul, затем одним щелчком мыши соавторы смогут открыть документ в Word или Word Online и внести изменения. Каждый раз, когда они это делают, автоматически создается новая версия, и отображаются изменения, сделанные между версиями.

Если два человека откроют документ одновременно, Simul создаст две версии документа, отслеживая изменения каждого участника в отдельных версиях. Затем Simul покажет вам, какие изменения внес каждый участник, и предоставит простую функцию слияния, чтобы объединить их обратно в основную версию.

С другой стороны, они были созданы с учетом совместной работы и контроля версий. Если вы сотрудничаете в Word, они обеспечивают решение каждой болевой точки, с которой вы сталкивались. От беспрепятственного управления версиями, простой совместной работы, редактирования и простых функций слияния.

Специальный инструмент для совместной работы, такой как Simul Docs, может сэкономить ваше время, нервы и массу разочарований.

Единственным недостатком специального инструмента для совместной работы является стоимость подписки. Большинство инструментов предлагают бесплатный пробный период, но затем вам придется платить постоянную плату.

2. Используйте Word Online

Вы спросите, что такое Word Online?

Word Online — это Microsoft Word, но файлы сохраняются не на вашем локальном компьютере, а в облаке, доступном через веб-браузер.

Это означает, что вы можете получить доступ к своим документам Word из любого места, где есть доступ в Интернет, вы можете поделиться документами в Интернете, а не прикреплять их к электронной почте, и видеть в реальном времени, когда было сделано последнее обновление.

Плюс Word Online заключается в том, что он бесплатный и удобный для пользователя. Создается впечатление, что вы работаете в Microsoft Word, только в Интернете. Нет новых функций или шагов для изучения.

Основным недостатком Word Online является то, что инструмент не предупредит вас, если вы одновременно начнете работать с файлом, оставив в конце старое ручное слияние.

Word Online — это простой и удобный способ обмена документами Word в Интернете.

3. Используйте Интранет-инструмент

Инструменты интрасети, такие как Microsoft SharePoint, имеют специальные встроенные функции совместной работы, упрощающие совместную работу над документами Word.

Sharepoint предлагает два варианта совместной работы над документом Microsoft Word: совместное редактирование в реальном времени и получение.

Совместное редактирование в реальном времени — это когда несколько человек работают над документом одновременно. Когда они вносят изменения, они становятся видны всем остальным в режиме реального времени. Вы можете буквально видеть, как ваши коллеги печатают текст!

GoogleDocs работает так же, как совместная работа в режиме реального времени.

Выписка — это когда человек хочет отредактировать документ так, чтобы его не видели другие, он «выписывает его». При «извлечении» вы переводите документ в автономный режим и блокируете редактирование всеми остальными, пока вы не закончите. Когда вы закончите, вы «зарегистрируете его», и он снова станет доступен для остальной части вашей команды.

Самая лучшая часть инструментов для интрасети заключается в том, что они предоставляют вам несколько способов работы, а система "Извлечь" означает, что вам не придется объединять другой документ Word, что всегда является бонусом.
Такие инструменты, как Sharepoint, также довольно экономичны и отлично подходят для малого бизнеса.

Недостатком интранет-инструментов является отсутствие контроля над правками и изменениями, когда они вносятся в режиме реального времени. Любой может редактировать любую часть вашего документа в любое время, а с очень простой функцией управления версиями нет простого способа вернуться назад и узнать, кто что редактировал.

Тогда вы используете функцию "извлечь", но это лишает всех остальных возможности работать над документом, пока вы не закончите. Это все равно, что приостановить совместную работу на длительный период времени, что может быть крайне неприятно.

4. Использовать общий диск

Если в вашей команде больше двух человек, скорее всего, вы используете какой-либо общий диск для хранения файлов. Будь то Dropbox, Google Drive, OneDrive или другая удивительная облачная система хранения.

Общие диски позволяют сохранять и хранить все документы в одном месте. После этого каждый член команды получает удаленный доступ к вашим файлам без необходимости отправлять их по электронной почте туда и обратно. Вы можете отредактировать документ Word, обновить номер версии и сохранить его обратно на общий диск, чтобы остальная часть вашей команды могла открыть его в любое время.

Плюсом является то, что общие диски предоставляют вам централизованное хранилище для всех ваших документов, избавляя вас от необходимости пересылать их по электронной почте туда и обратно. Они обеспечивают легкий доступ людям за пределами вашей организации и являются экономичным способом хранения файлов и обмена ими.

Недостатком использования общего диска является контроль версий. Большинство из нас были там, когда вы искали на общем диске и понятия не имели, действительно ли version_v8_final_FINALFINAL является самой последней версией или version_actualfinal.

Вы также можете одновременно внести изменения в документ Word и получить две разные версии одного и того же документа, которые теперь требуют объединения вручную.

Подводя итог…

Существует множество различных способов одновременной работы с документами Microsoft Word.Теперь, когда вы вооружены всей доступной информацией, мы предлагаем вам взглянуть на вашу организацию и рассмотреть другие факторы, которые помогут вам принять правильное решение.

Инструменты для совместной работы великолепны, но за них взимается плата. Хотя плата может быть незначительной, в настоящее время она может оказаться за пределами ваших финансовых возможностей.

Возможно, ваша команда уже привыкла работать с вашей существующей системой Shared Drive, Dropbox или Google Drive, и это может быть так же просто, как некоторое переобучение тому, как лучше всего использовать общую систему, или глубокая очистка файлов и процессы, которые у вас уже есть.

Проведите небольшое исследование и пообщайтесь с руководителями вашей команды.

Не отказывайтесь от нового инструмента для совместной работы слишком быстро, они специально созданы для решения именно этой проблемы, и большинство из них, например Simul Docs, предлагает бесплатную пробную или тестовую версию, чтобы вы могли попробовать ее перед покупкой.

Редактирование документа одновременно с другими авторами называется совместным редактированием. Если вы никогда раньше не занимались соавторством, вас ждет настоящее удовольствие.

Несмотря на то, что базовые функции существуют уже некоторое время, в Office 2016 реализован ряд приятных усовершенствований.

В приложениях Office 2016, таких как Word, Excel и PowerPoint, совместное редактирование теперь происходит в режиме реального времени, тогда как раньше это было несколько асинхронно и не так очевидно. Для людей, работающих вместе для достижения цели, это может быть невероятно эффективным инструментом совместной работы.

Предложение. Если вы менеджер, научите свою команду совместному редактированию и сделайте его обязательной практикой. Как только скромная кривая обучения будет преодолена, вы обнаружите, что ваши результаты намного эффективнее. Вы будете источником вдохновения для других отделов, получив одобрение своего начальника и других руководителей организации!

Как редактировать документ одновременно с другими авторами

Я проведу вас через основные этапы и опишу, каково это — активно работать над одним документом с другими людьми в режиме реального времени. Мы будем использовать Microsoft Word для этого пошагового руководства, но шаги очень похожи для Excel и PowerPoint.

Сначала вы должны поделиться своим документом. Это очень просто сделать с помощью кнопки «Поделиться» прямо в Microsoft Word 2016 (вверху справа). Он поможет вам сохранить файл в облаке и пригласить людей для работы над файлом. Это просто означает, что он сохраняется где-то, например, в SharePoint или OneDrive…не на вашем персональном компьютере.

Совместное редактирование позволяет нескольким пользователям редактировать один файл одновременно. Если другой человек редактирует документ одновременно с вами, вы увидите небольшую цифру над кнопкой «Поделиться», показывающую количество людей, которые в настоящее время участвуют в соавторстве (включая вас!)

Как Word мешает вам наступить друг на друга

Когда другой автор редактирует абзац, этот раздел будет заблокирован (недоступен для редактирования) для всех, кроме человека, который в данный момент над ним работает. Небольшой маркер покажет имя другого автора, и если вы используете Word 2016 или Word Online, вы будете видеть их изменения по мере их ввода в режиме реального времени.

Бонус за эффективность: общайтесь во время работы

Вы можете использовать Skype для бизнеса во время совместного редактирования, чтобы обсуждать свои идеи и изменения, не выходя из Word. Вернитесь на панель «Поделиться», и вы сможете легко отправлять мгновенные сообщения соавторам во время работы с документом.

Например, когда я работал со своим коллегой Джоном Худом, мы оба начали редактировать черновик этого документа, чтобы сделать для вас несколько снимков экрана. Но нам нужно было координировать наши движения, чтобы получить правильные скриншоты. Поэтому я начал с общения с ним через мгновенные сообщения Skype для бизнеса, а затем мы перешли на голосовой вызов… иногда просто эффективнее быстро говорить туда-сюда, а не печатать все подряд.

пс. Skype для бизнеса также может значительно повысить эффективность и сэкономить деньги. Ознакомьтесь с нашей статьей о сокращении расходов с помощью Skype для бизнеса. Наше обучение по Skype для бизнеса часто запрашивают и высоко ценят. Позвоните нам по телефону 1-800-831-8449 или ознакомьтесь с нашей бесплатной пробной версией.)

Различия между Word 2016, Word 2013 и Word Online

Вы можете одновременно редактировать документ с другими авторами во всех 3. Но Word 2013 не будет работать в режиме реального времени, как другие. Уведомления о совместном редактировании полезны, но немного менее информативны, правки немного отстают, а количество редактирующих авторов скрыто в левом нижнем углу строки состояния; нет кнопки поделиться.

Word Online отлично подходит для общего редактирования и совместной работы в режиме реального времени, но в нем нет расширенных функций форматирования, которые могут понадобиться для более сложной композиции документов. Если вам нужно выбирать между Word 2013 и Word Online для совместного редактирования, вы можете склониться к Word Online, если вы можете отказаться от причудливых вещей, таких как возня с оглавлением и расширенными макетами таблиц.

В Word 2016 есть идеальные инструменты для совместного редактирования: кнопка «Поделиться» в правом верхнем углу, панель «Поделиться», обеспечивающая легкий доступ к соавторам и редактирование в реальном времени, и все это в полнофункциональной версии программного обеспечения.

Покажи и расскажи

Для тех из вас, кто любит скриншоты, этот раздел для вас!

Красная полоса показывает, что в данный момент в этом разделе работает другой автор. Наведение курсора на красную полосу показывает мне имя. (Поскольку в этом документе нас всего двое, я решил, что это Джон, но вы можете иметь больше авторов, редактирующих документ одновременно!)

Когда я перехожу к панели «Поделиться» (при необходимости нажмите кнопку «Поделиться», чтобы отобразить панель) и наводит указатель мыши на имя Джона, я вижу варианты связи с ним через Skype для бизнеса.

Когда я нажимаю кнопку для обмена мгновенными сообщениями с Джоном, Skype появляется прямо в контексте Word. Обсуждать изменения, которые мы вносим, очень легко!

Это трудно увидеть на фото, но судя по нашему чату, Джон сейчас добавляет новый третий абзац. Видите красную полосу? Я вижу слова на своем экране, пока он их печатает, в режиме реального времени.

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня. Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. А как насчет совместного редактирования документов? Мы подготовили для вас это подробное руководство.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одним из наших любимых приложений является Google Docs. Документы Google – это приложение для обработки текстов, предназначенное для рабочих групп, которое входит в состав набора приложений и позволяет очень легко создавать и управлять документами в Интернете.

Так зачем вам использовать Документы Google?

Просто: совместная работа. Я уверен, что вы испытали неуклюжий, разочаровывающий процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми. Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, пересматривайте, возвращайте по электронной почте. и т.д. У кого самая последняя версия? Где самая последняя версия? По моему опыту, это противоположно упорядоченному процессу.

Документы Google устраняют эти неудобства и добавляют действительно классные функции для совместной работы, которых просто нет в Word, например комментирование в режиме реального времени, но мы вернемся к этому через минуту.

Но по опыту мы знаем, что в этом поезде находятся не все. Работа в Документах Google по-прежнему незнакома многим людям.

Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, чтобы знать, как пригласить кого-то редактировать документ Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает, как редактировать его. . Это случалось несколько раз — мы отправляем кому-то документ Google (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы он сохранил его или вставил в документ Word и отправил обратно нам со своими изменениями.Это противоречит цели совместной работы над документами, но происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Документа Google и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. Диск — это место, где хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы вошли в свою учетную запись Google (либо через Gmail, либо через учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.

Нажмите "Диск", и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы ничего не создали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку "Создать", и вы увидите несколько вариантов:

Диск имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка папки целиком. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, как в Excel) или презентацию (Слайды, как в PowerPoint), но пока мы будем использовать стандартный документ.

После создания нового документа вверху появится пустая страница со стандартным набором инструментов для обработки текста.

Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув слова «Документ без названия» вверху и дав ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по ходу работы.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с ним так же, как с обычным документом Word. Введите и отформатируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, что означает, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на компьютере или его потере. Он постоянно автоматически сохраняется, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на Google Диск и щелкнуть по нему. Легко!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пришло время увидеть, в чем действительно хороши Документы Google. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует отзывов и комментариев от других сотрудников вашего офиса. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне ваши изменения». Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет его по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Уф!

Документ Google избавляет от этой головной боли. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом со своими коллегами и попросить их внести изменения непосредственно в тот же документ. Теперь вы работаете над одним документом, а не над пятью разными документами.

Для этого нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу.

Вы увидите экран общего доступа, на котором представлено множество параметров. Мы рассмотрим несколько наиболее часто используемых вариантов публикации.

<р>1. Поделитесь с людьми за пределами вашей компании

Получите ссылку, которой можно поделиться. Вот хитрость, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головной боли. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или не быть учетной записи Google, это то, что вам нужно. Нажмите «Получить ссылку для общего доступа».

Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (может просматривать, редактировать и т. д.).

Теперь нажмите Сохранить.Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе, с которыми вы хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.

<р>2. Ограниченный доступ для большей безопасности

Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу, если у него есть ссылка. Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, что у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет аккаунта Google, прикрепленного к электронному письму, которое вы отправляете.

Убедитесь, что обмен ссылками отключен и отправлен на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно отдельным лицам. Нажмите "Отправить", и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически дополнен полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как показано выше. В противном случае вы можете просто ввести весь адрес электронной почты. Разделяйте несколько адресов электронной почты запятой.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Редактировать», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения. Однако не волнуйтесь. вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

И что теперь? Теперь приглашенные вами люди получат электронное письмо со ссылкой на документ.

Совместная работа в Google Документах в режиме реального времени

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в режиме реального времени?

Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно, и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически. Кроме того, вы можете сравнить и вернуться к любой более ранней версии. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто просматривает его, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в режиме реального времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе. Если бы они были там все трое одновременно, появились бы все три значка.

Как вернуться и просмотреть историю изменений

Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню "Файл" и выберите "Просмотреть историю изменений".

Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий вместе с отметками времени и авторами изменений.

Нажав на версию, вы увидите эту версию документа. Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть Документов Google: совместная работа в режиме реального времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Документа Google для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят последнюю версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются.Кроме того, для еще большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете в любое время загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF. Перейдите в «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.

Способы совместной работы с Документами Google

Возможно, вы получили представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта. Вы можете предоставлять общий доступ к документам внутри своей организации (через Google Apps) или пользователям за пределами вашей организации.

Некоторые способы использования этого замечательного инструмента включают в себя:

Сбор отзывов. Составьте в своем офисе меморандум или правила, требующие группового отзыва.
Повестки дня: создайте повестку дня и поделитесь ссылкой в приглашении Календаря на предстоящую встречу.
Протокол встречи: делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками.
Данные отдела продаж. Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику.
Совместная работа над контентом в команде: начните с плана, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать то, что вы пишете.
Планирование совета или комитета: работа в группах при работе в совете или комитете.

Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то еще, вполне возможно, что Google Doc — это инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают в себя:

Совместимость. Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения.
Облачное хранилище. Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен в любом месте и не потеряется.
Экономит время: намного проще, так как нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно.

Мы в SpinWeb считаем, что Google Docs — это отличное место для хранения незавершенных материалов. Мы не относимся к нему как к постоянному дому для доктора; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например, в Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.

Надеюсь, это дало вам хорошее представление о преимуществах совместной работы с Документами Google.

Стефани Фишер

Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.

Читайте также: