Редактировать вложенный файл в Outlook

Обновлено: 24.11.2024

Пользователи, которые недавно обновились до Outlook 2010 или более поздней версии, жалуются на изменение поведения, появившееся в Outlook 2010: когда вложения открываются из сообщения, они доступны только для чтения. Пользователи не могут редактировать вложение и сохранять изменения в конце сообщения, им необходимо сохранить вложение на жесткий диск и повторно прикрепить его.

Это особенно раздражает людей, которые получают изображения, которые нужно повернуть, поскольку изображения, предназначенные только для чтения, нельзя повернуть.

Эта «функция» (или недостаток дизайна, по мнению некоторых администраторов) была удалена из-за «проблем с надежностью и проблем с потерей данных» с заменой вложения, полученного от кого-то, версией, которую вы отредактировали. Я подозреваю, что большая часть потери данных произошла из-за ошибки пользователя, а не из-за надежности Outlook. Многие пользователи не понимали, как работает эта функция или что происходит с вложениями при их открытии. В то время как пользователи, которые знали, как работает эта функция, могли использовать ее в своих интересах, гораздо больше людей потеряли данные, потому что они не понимали, что случилось с документом, который они «просто потратили на редактирование весь день» после того, как сохранили и закрыли его.

Чтобы он работал правильно, вам нужно было работать в определенном порядке, и пользователи часто выполняли шаг 5 перед шагом 4 и сохраняли файл в скрытой временной папке.

  1. Открыть сообщение
  2. Открыть вложение
  3. Изменить вложение
  4. Сохранить и закрыть вложение
  5. Сохранить и закрыть сообщение

Пользователи, знакомые с этой функцией, не хотят использовать функцию "Сохранить как", они хотят, чтобы она работала, как раньше, с сохранением изменений во вложении обратно в сообщение. Эта простая функция экономит время при работе с большим количеством вложений электронной почты и устраняет дублирование на жестком диске.

К счастью, есть решения этой проблемы, которые добавляют всего один или два шага к процессу.

Если вы переведете сообщение электронной почты в режим редактирования, вы сможете отредактировать вложение и сохранить изменения обратно в исходное вложение в сообщении электронной почты. Вам нужно не забыть сохранить вложение при закрытии И сохранить изменения в сообщении электронной почты, так как копия в папке securetemp будет удалена при закрытии Outlook.

Если вы добавите кнопку "Редактировать сообщение" на QAT или ленту сообщения (НЕ в главное окно Outlook), очень легко перейти в режим редактирования. Чтобы добавить команду в QAT (или на ленту):

  1. Открыть сообщение
  2. Выберите «Файл», «Параметры», затем выберите «Панель быстрого доступа».
  3. Выберите «Все команды» в раскрывающемся списке «Выбрать команду».
  4. Нажмите в списке команд, прокрутите вниз до буквы E, чтобы найти команды редактирования. (Можно нажать E на клавиатуре, чтобы быстрее спрыгнуть вниз.)
  5. Найдите «Редактировать сообщение» и дважды щелкните его или используйте кнопку «Добавить», чтобы добавить его в QAT.
  6. Нажмите "ОК", чтобы вернуться к сообщению.

В следующий раз, когда вам нужно будет отредактировать вложение и сохранить изменения обратно в сообщение, откройте сообщение электронной почты, нажмите кнопку "Редактировать сообщение" и откройте вложение.

Помните: вам нужно сохранить и закрыть вложение, а затем сохранить и закрыть сообщение электронной почты, чтобы изменения были сохранены. Если вы не хотите сохранять изменения (например, при повороте изображений), закройте без сохранения.

Если вам нужно отредактировать вложение, а затем переслать сообщение, вы можете сначала нажать "Переслать", а затем отредактировать вложение. При использовании этого метода отредактированная копия вложения будет находиться только в папке "Отправленные", а не в исходном сообщении.

Примечание. Это не работает в Outlook 2016.

Вы можете сделать многие вложения доступными для чтения, если отключите предварительный просмотр вложений. Если этот параметр отключен, вы потеряете возможность просматривать вложения в области чтения или открывать сообщения — вам нужно будет дважды щелкнуть их, чтобы открыть их в соответствующем приложении.

Перейдите на вкладку "Файл", "Параметры", "Центр управления безопасностью":

  1. Нажмите кнопку "Настройки центра управления безопасностью".
  2. Выберите «Обработка вложений».
  3. Добавьте флажок "Отключить предварительный просмотр вложений".

Примечание: это отключает предварительный просмотр всех вложений. Если вам нравится функция предварительного просмотра вложения, используйте метод редактирования сообщения.

Существует обходной путь для тех, кто использует средство просмотра фотографий: в средстве просмотра фотографий нажмите «Файл», «Свойства», вкладка «Общие», затем снимите флажок «Только для чтения». Повторите для каждого изображения.

Как сохранить изменения во вложениях в сообщениях в Outlook?

Предположим, вы получили сообщение электронной почты с вложениями и теперь хотите изменить вложения, вообще не сохраняя их как независимые файлы. Как с этим бороться? На самом деле Microsoft Outlook поддерживает изменение вложений и их непосредственное сохранение в сообщениях электронной почты.

  • Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по правилам; Автоответчик без сервера обмена и другие автоматические функции.
  • Предупреждение скрытой копии – показывать сообщение, когда вы пытаетесь ответить всем, если ваш почтовый адрес есть в списке скрытой копии; Напоминание об отсутствии вложений и другие функции напоминаний.
  • Ответить (всем) со всеми вложениями в переписке; Отвечать сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему.
  • Инструменты прикрепления: автоматическое отсоединение, сжатие всего, переименование всего, автоматическое сохранение всего. Быстрый отчет, подсчет выбранных писем, удаление повторяющихся писем и контактов.
  • Более 100 расширенных функций решат большинство ваших проблем в Outlook 2010–2019 и 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

Следующие шаги помогут вам изменить вложения и легко сохранить изменения в сообщениях электронной почты в Microsoft Outlook.

Шаг 1. Двойным щелчком откройте сообщение о том, что вы измените его вложения.

Шаг 2. В окне сообщения нажмите Действия > Изменить сообщение в группе Переместить на вкладке Сообщение в Outlook 2010 и 2013.

Если вы используете Outlook 2007, нажмите Другие действия > Изменить сообщения в группе Действия на вкладке Сообщение.

Шаг 3. Обычно вложения остаются за кнопкой "Сообщение". Нажмите на вложение, которое хотите изменить.

Шаг 4. Теперь инструменты вложений активированы. Нажмите кнопку "Открыть" в группе "Действия" на вкладке "Вложения" в Outlook 2010 и 2013.

Если вы используете Outlook 2007, откройте вложение, дважды щелкнув его.

Шаг 5. Теперь вложение открыто. Внесите необходимые изменения во вложение.

В нашем примере вложением является книга Excel. Когда мы его открываем, над рабочим пространством появляется предупреждение. Нажмите кнопку «Включить редактирование».

Шаг 6. Сохраните измененное вложение и закройте его.

Шаг 7. Вернитесь к сообщению электронной почты. Закройте это сообщение, нажав кнопку "Закрыть" в правом верхнем углу.

Затем появляется диалоговое окно с предупреждением, как показано на следующем снимке экрана. И, пожалуйста, нажмите кнопку Да.

До сих пор вы изменяли вложение и сохраняли его в сообщении электронной почты в Microsoft Outlook.

Люди нередко прикрепляют файлы к сообщениям. Когда вы получаете сообщение с вложением, вы можете выбрать вложение для просмотра, редактирования или загрузки. Некоторые типы вложений открываются в окне рядом с областью чтения, что позволяет читать и (в некоторых случаях) редактировать их, не выходя из Outlook Web App.

Эта статья предназначена для Outlook Web App, который используется организациями, управляющими почтовыми серверами с Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Office 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Справку по Outlook в Интернете см. в статье Получение справки по Outlook в Интернете.

Что происходит, когда вы выбираете вложение, зависит от типа вложения. Многие вложения открываются в окне предварительного просмотра рядом с сообщением. Если вложение не открывается в окне предварительного просмотра, вам будет предложено загрузить вложение.

Типы вложений, которые можно просмотреть, включают:

Большинство графических файлов

Нажмите в верхней части окна предварительного просмотра, чтобы закрыть его и вернуться к просмотру сообщений.

Если ваша учетная запись включает OneDrive для бизнеса, вы можете редактировать файлы Word и PowerPoint на панели предварительного просмотра или открывать их с помощью настольной версии приложения.В настоящее время файлы Excel можно редактировать только в настольной версии приложения.

Если у вас нет OneDrive для бизнеса или вы хотите изменить вложение, относящееся к неподдерживаемому типу файла, вам придется скачать и открыть файл, чтобы изменить его.

Когда вы редактируете связанный файл, ваши изменения вносятся в одну копию файла, к которой имеют доступ все получатели. Это экономит место в почтовом ящике каждого и упрощает совместную работу.

Вы можете узнать, был ли файл отправлен в виде ссылки или вложения, по значку. Значок связанного файла имеет небольшое облако в одном углу.

Связанный документ Word:

Прикрепленный документ Word:

Редактировать связанный файл Office на панели предварительного просмотра

Выберите Изменить и ответьте в верхней части панели предварительного просмотра.

Это переключит вас в режим редактирования на панели предварительного просмотра и создаст новое сообщение, уже адресованное с помощью функции «Ответить всем». Когда вы отправляете свое сообщение, оно будет содержать ссылку на файл.

Если вам нужна функция, недоступная в онлайн-версии приложения, используйте кнопку "Открыть в приложении", чтобы переключиться на настольную версию.

Внесите необходимые изменения. Если вы работаете в онлайн-приложении, ваши изменения будут автоматически сохраняться во время работы. Если вы работаете в настольной версии, выберите Сохранить, чтобы сохранить изменения, а затем закройте файл.

Если вы сделаете выбор во время редактирования на панели предварительного просмотра, ответ вместе со ссылкой на файл будет сохранен в папке «Черновики» в вашем почтовом ящике. Вы можете вернуться к нему в любое время, чтобы завершить редактирование и отправить сообщение.

Когда вы закончите редактирование файла, добавьте свои комментарии к ответу и нажмите «Отправить», чтобы отправить сообщение вместе со ссылкой на файл.

Редактировать прикрепленный файл Office на панели предварительного просмотра

Выберите Изменить копию в верхней части панели предварительного просмотра. Это создаст копию файла и прикрепит ее к новому сообщению, уже адресованному с помощью функции «Ответить всем». Отредактированная копия будет переименована путем добавления вашего имени в конец имени файла.

Внесите необходимые изменения. Ваши изменения будут автоматически сохраняться во время работы. Если вы выберете , ответ вместе с отредактированным вложением будет сохранен в папке «Черновики» в вашем почтовом ящике. Вы можете вернуться к нему в любое время, чтобы завершить редактирование и отправить сообщение.

Когда вы закончите редактирование файла, добавьте свои комментарии к ответу и нажмите «Отправить», чтобы отправить свое сообщение вместе с отредактированной копией вложения.

Загрузить и отредактировать прикрепленный файл

Выберите «Еще» , затем выберите «Загрузить». Если вы сохраните файл, обратите внимание, куда вы его сохранили. По умолчанию файл сохраняется в папке «Загрузки Windows».

Найдите и откройте загруженный файл, а затем внесите изменения.

Сохраните изменения и закройте файл.

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда файл .msg прикрепляется из настольной версии Outlook, Outlook Web App загружает его с расширением .eml. Все содержимое файла .msg остается нетронутым.

Некоторые вложения могут быть удалены или заблокированы антивирусным программным обеспечением, используемым вашей организацией или организацией получателей вашей электронной почты. Если у вас есть вопросы о поддержке прикрепленных файлов, обратитесь в службу поддержки.

Если вы ответите на сообщение с вложением, но не нажмете кнопку "Изменить и ответить", вложение не будет автоматически включено в ответ.

Не открывайте вложение, отправленное в сообщении электронной почты, если вы не доверяете содержимому и человеку, который его вам отправил. Вложения — распространенный способ распространения компьютерных вирусов. Мы рекомендуем вам использовать параметр предварительного просмотра, если он доступен.

Длинные имена файлов вложений могут быть сокращены в Outlook Web App. Это не повлияет на содержимое файла.

В зависимости от службы, в которой размещен ваш почтовый ящик, предельный размер по умолчанию в Outlook Web App для всего сообщения, включая все вложения, составляет 25 МБ или 35 МБ. Ограничения на размер вложений и сообщений для вашего почтового ящика устанавливаются вашей организацией и могут отличаться от ограничений по умолчанию.

Введение

Сообщество RSpace интегрировано со службой Microsoft «Office для Интернета», чтобы обеспечить наилучшие возможности при работе с файлами Word / Excel / PowerPoint. Файлы Office, загруженные в RSpace, можно просматривать и редактировать непосредственно в браузере с помощью полнофункционального пользовательского интерфейса, предоставляемого Microsoft.

Соответствующая кнопка «Открыть в Word/Excel/Powerpoint» будет отображаться в RSpace в различных контекстах всякий раз, когда вы работаете с вложениями типа Office. Например, в режиме блокнота вы увидите действие "Открыть в Excel" рядом с любым вложением .xls или .xlsx.

Требуемая лицензия Office 365

Для редактирования вложений Office требуется лицензия Office 365, распространяющаяся на компонент "Office для Интернета". Вам будет предложено пройти аутентификацию в Microsoft при первой попытке редактирования вложения Office. Если у вас несколько учетных записей Office (например, домашняя и корпоративная), убедитесь, что вы входите в учетную запись с правильной лицензией.

Чтобы проверить сведения о вашей лицензии Office 365, следуйте этому руководству.

Просмотр файлов RSpace в Office для Интернета

Чтобы открыть вложение с помощью пользовательского интерфейса Microsoft Office, щелкните действие «Открыть в Word / Excel / Powerpoint», отображаемое в контекстном меню вложения RSpace. Это откроет новую вкладку в вашем браузере, представляющую документ в пользовательском интерфейсе Microsoft.

Редактирование файлов RSpace через Office для Интернета

Выберите действие «Открыть в Word/Excel/Powerpoint» в контекстном меню вложения, чтобы открыть файл для просмотра, затем переключитесь в режим редактирования с помощью кнопки «Редактировать в браузере» в веб-интерфейсе Office. На этом этапе ваш Office 365 лицензия будет проверена, а пользовательский интерфейс Microsoft переключится в режим редактирования.

Действие «Редактировать в браузере» будет доступно только в том случае, если у вас есть разрешение на редактирование файла в RSpace, то есть если вы загрузили файл самостоятельно или если файл прикреплен к документу, которым с вами поделились разрешение на редактирование.

Любые изменения, примененные через Office, сохраняются обратно в RSpace. После того, как вы закончите редактирование, переключите документ обратно в режим «просмотра» в пользовательском интерфейсе Microsoft или просто дождитесь появления сообщения «Сохранение. сохранено в RSpace", и вкладка будет закрыта. Новая версия файла будет сохранена в RSpace, а значок версии появится рядом с вложением в блокноте.

Устранение неполадок

Проблемы с лицензией

Если вы считаете, что должны иметь возможность редактировать файлы Office, но можете только просматривать их (и действие «Редактировать» приводит к недостаточным разрешениям или какой-либо другой проблеме), возможно, ваш браузер хранит учетные данные Microsoft для неправильной учетной записи Microsoft.

Office зацикливается

Если редактирование не работает в Safari, а Office зацикливается после ввода данных учетной записи, попробуйте отключить «Предотвратить межсайтовое отслеживание» в разделе «Конфиденциальность» в настройках Safari:

Примечание о конфиденциальности и безопасности

При использовании интеграции с Office открытые файлы передаются из RSpace на один из общедоступных серверов Microsoft. Все последующие действия, выполняемые через пользовательский интерфейс Office, обрабатываются службой Microsoft, а не RSpace. Во многих случаях это более безопасно и удобно, чем альтернативы (например, загрузка файла на локальный компьютер, его редактирование с помощью настольного приложения Office и загрузка отредактированного файла обратно в RSpace), но если вы не хотите, чтобы ваши файлы обрабатывались Microsoft, то вам не следует использовать интеграцию с RSpace Office.

Не гарантируется, что веб-серверы Microsoft Office будут находиться в каком-либо конкретном географическом местоположении.

Читайте также: