Как сделать быструю навигацию в Word
Обновлено: 24.11.2024
Когда вы создаете или редактируете длинный документ, вам, вероятно, придется создать оглавление. Это может показаться рутиной, но, к счастью, вы можете сделать это всего за несколько кликов. Затем, если вы измените документ, Word сможет мгновенно обновить оглавление.
Лучше всего то, что Word содержит гиперссылки на различные разделы в оглавлении, так что это не только наглядное пособие для печатных документов, но и идеальное средство для удобного просмотра онлайн-документов и PDF-файлов.
Создать оглавление в Word просто, но самое сложное — заставить его работать так, как вам нужно. В этом руководстве я покажу вам все, что вам нужно, чтобы создать простое, автоматически сгенерированное оглавление, а затем заставить его выглядеть так, как вы хотите, в каждой версии Microsoft Word.
Как сделать оглавление в Microsoft Word (скринкаст)
Вы можете использовать свой собственный документ или, если хотите, загрузить zip-файл, прилагаемый к этому руководству. Он содержит документ под названием The Age of Einstein.docx, который является общедоступным учебником по физике (автор — профессор Фрэнк В.К. Фирк).
Посмотрите приведенный выше видеоролик или следуйте письменным инструкциям ниже, чтобы узнать больше о том, как создать оглавление в Word.
Создание оглавления в Word
Существует несколько способов создания оглавления в Word, но вы будете использовать только два
- Создавайте их автоматически из встроенных стилей
- Создавайте их на основе собственных стилей.
Эти методы работают практически одинаково в версиях Microsoft Word для Windows и Mac.
Использование встроенных стилей MS Word — самый быстрый и распространенный метод, а использование пользовательских стилей требует немного больше усилий. Иногда вам может понадобиться использовать оба метода в одном документе. Если у вас есть оглавление (TOC) в документе, вы можете отформатировать его с помощью собственных стилей. Вы не хотите форматировать оглавление как обычный текст, потому что форматирование может быть легко стерто.
Как организован учебник
Прежде чем что-либо делать с документом, давайте посмотрим, как он организован. Страница 1 — это заголовок, страница 2 пуста и будет содержать оглавление, страница 3 — это предисловие, а после этого идет текст. Прокручивая вниз, обратите внимание, что заголовки и подзаголовки отформатированы.
Учебник в виде рубрик 1, 2 и 3 уровня.
Лучший способ увидеть структуру документа — использовать Панель навигации. (В некоторых версиях Word для Mac она может называться областью схемы документа.)
В Windows перейдите на вкладку "Вид" и установите флажок, чтобы включить панель навигации.
Область навигации Word — отличный способ просмотра документа.
На Mac нажмите на боковую панель, чтобы отобразить раскрывающееся меню. Щелкните стрелку рядом с параметром и выберите Навигация. (В более старых версиях программного обеспечения Mac этот параметр называется Панель карты документа.)
На Mac используйте боковую панель > Навигация для навигации по документу.
На Mac или ПК вернитесь на вкладку «Главная», если вы еще не на ней. Следите за полем «Стили» на ленте и нажимайте элементы на панели для навигации по книге.
Обратите внимание, что элементы с целыми числами — например, 2. Понимание Физической Вселенной — форматируются как Заголовок 1, а элементы с десятичными знаками — например, 2.1 Реальность и Чистая Мысль — форматируются как Заголовок 2. Также есть несколько десятичных элементов, например < i>4.5 Космические путешествия — в формате Заголовок 3.
Совет: при создании документа сочетания клавиш для применения стилей Заголовок 1, 2 и 3: Ctrl-Alt-1< em>, Ctrl-Alt-2 и Ctrl-Alt-3 (и < em>Command-Opt-1, Command-Opt-2 и Command-Opt-3 на Mac).
Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков в Word
Теперь Word может превращать эти стили заголовков в записи оглавления. Нажмите вверху страницы 2. (Совет: в Windows нажмите Ctrl-G, введите 2, затем нажмите Ввод. На Mac нажмите Command-Opt -G, введите 2, затем нажмите Return.)
В Windows перейдите на вкладку «Ссылки» на ленте, нажмите кнопку «Оглавление» слева, затем выберите в списке одну из двух встроенных таблиц. Обратите внимание, что миниатюры показывают, что будут включены заголовки 1, 2 и 3.
На Mac почти то же самое.Перейдите в меню «Вставка», выберите «Указатель и таблицы», затем выберите один из форматов слева и нажмите «ОК». В этом диалоговом окне также показано, что будут включены заголовки 1–3.
Вы можете вставить оглавление в Word, просто щелкнув один из образцов. (Пример показан для Windows.)
Как только вы выберете одну из них, оглавление будет вставлено, начиная со страницы 2, а Word автоматически вставит еще пару страниц, так что все уместится. В Windows вы можете щелкнуть один из элементов, удерживая нажатой клавишу Ctrl, и появится гиперссылка на элемент в документе.
Оглавление — это поле, которое вы можете обновить в MS Word. В Windows поля имеют серый фон.
Это прекрасно работает, но есть одна проблема. Перед введением есть Предисловие, которое следует включить в оглавление. И непосредственно перед Приложением A1 находится заголовок Приложения, и его также следует включить. Но это не так, потому что они оба отформатированы с помощью пользовательского стиля под названием Большой заголовок, а пользовательские стили не включаются в оглавление по умолчанию. Второй способ создания оглавления в Word исправит это.
Создание оглавления из пользовательских стилей в Word
Word может включать любые стили в оглавление. Мы просто должны сказать, какие из них выбрать. И мы можем обновить таблицу, а не удалять ее и начинать заново.
В Windows вернитесь на вкладку «Ссылки», нажмите кнопку «Оглавление», затем в нижней части меню выберите «Пользовательское оглавление». Нажмите кнопку "Параметры" в нижней части диалогового окна, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры оглавления".
На Mac вернитесь в меню «Вставка» и выберите «Указатель и таблицы». В разделе «Оглавление» нажмите кнопку «Параметры».
На Mac или ПК диалоговое окно «Параметры оглавления» показывает, что стиль «Заголовок 1» будет иметь уровень содержания 1, стиль «Заголовок 2» будет иметь уровень содержания 2, а стиль «Заголовок 3» будет иметь уровень содержания 3.
Word использует встроенные стили, чтобы определить, что входит в оглавление. (пример для Windows)
Прокрутите вниз до конца списка (на Mac вы будете использовать ползунок вниз). Затем в поле "Большой заголовок" введите 1, чтобы сделать его уровнем 1. Уровни оглавления могут исходить из нескольких стилей.
Чтобы включить собственный стиль в оглавление, назначьте ему уровень заголовка.
Нажмите «ОК» в диалоговом окне «Параметры оглавления», затем еще раз «ОК» в диалоговом окне «Оглавление». Когда Word отобразит сообщение с вопросом, хотите ли вы заменить таблицу, выберите Да. Предисловие и Приложение теперь включены в оглавление.
После добавления пользовательских стилей в список оглавления текст, отформатированный с использованием этих стилей, появится в таблице.
Обновление содержания в Word вручную
Есть и другие случаи, когда вам нужно обновить таблицу вручную. Это удобно, когда вы меняете текст одного из заголовков и хотите, чтобы это изменение отразилось в оглавлении.
Прокрутите вниз до страницы с предисловием. В верхней части страницы замените PREFACE на FORWARD. Убедитесь, что он по-прежнему использует стиль Большой заголовок.
Вернитесь к началу оглавления и нажмите на него. Обратите внимание, что он имеет серый фон; это означает, что это поле, а поля обычно можно обновлять.
Нажмите кнопку «Обновить таблицу» либо в самом оглавлении (эта кнопка не всегда появляется), либо на вкладке «Ссылки», и первая запись изменится на ВПЕРЕД. (На Mac щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите «Обновить поле» во всплывающем меню. Выберите параметр «Обновить всю таблицу» и нажмите «ОК».)
Обновите оглавление с помощью любой из кнопок «Обновить таблицу» или щелкнув таблицу правой кнопкой мыши и выбрав поле «Обновить». (Пример для Windows показан здесь.)
Теперь, когда в оглавлении отображается правильный текст, мы можем применить более удобное форматирование.
Как изменить стили оглавления в Word
Каждый уровень заголовка в оглавлении имеет собственный стиль, который применяется автоматически. Все, что нам нужно сделать, это изменить форматирование стилей, чтобы изменить внешний вид таблицы, вот как:
Отформатируйте шрифт Arial или Helvetica, 12 пунктов, полужирный. Затем нажмите ОК.
Теперь оглавление должно выглядеть так:
После редактирования стилей оглавления и обновления таблицы вы увидите новое форматирование.
Заключение
Если у вас есть длинный документ, вам не нужно бояться создания оглавления. Независимо от того, используете ли вы Windows или Mac, вы можете вставить его всего за несколько кликов, а затем использовать то же диалоговое окно для изменения форматирования.
Как вы узнали из этого руководства по оглавлению, помните, что не следует применять форматирование непосредственно к таблице, поскольку при замене оно может быть стерто. Если вы вносите какие-либо изменения в сам документ Word, не забудьте щелкнуть верхнюю часть оглавления и обновить его.Оставьте комментарий ниже, если у вас возникли проблемы с созданием или настройкой оглавления.
Чтобы узнать больше о работе с Microsoft Word, изучите следующие руководства:
Панель навигации упрощает переход от одного места документа к другому. Вы можете быстро переключаться между заголовками, страницами или результатами поиска.
Включить панель навигации
- Перейдите на вкладку "Вид".
- Установите флажок "Панель навигации".
Панель появится слева. Он включает в себя поле поиска для поиска текста в документе, а также три способа просмотра: по заголовку, странице или результату поиска.
Нажмите Ctrl + F.
Использование панели навигации
Навигация по документу по страницам или заголовкам позволяет очень быстро перемещаться по документу.
-
Перейдите на вкладку Страницы в области навигации.
Каждая страница в документе представлена миниатюрой. Вы можете прокрутить этот список, чтобы увидеть краткий обзор того, как выглядит документ.
Word перенаправит вас прямо на выбранную страницу.
На панели навигации теперь отображаются все заголовки в документе.
Word сразу переходит к этому заголовку.
Вы можете свернуть раздел вниз, нажав на стрелку рядом с заголовком, который содержит подзаголовки. Вы также можете изменить порядок разделов в документе, щелкнув и перетащив заголовок вверх или вниз.
БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник
Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.
Панель навигации в Word позволяет быстро искать или перемещаться по документу. Чтобы отобразить панель навигации в Word, щелкните вкладку «Вид» на ленте. Для всех представлений документа, кроме «Режима чтения», установите флажок «Панель навигации» в группе кнопок «Показать». Если вы используете «Режим чтения», вместо этого выберите «Панель навигации» в раскрывающемся меню вкладки «Вид». По умолчанию панель навигации отображается в левой части окна приложения.
Как переместить, изменить размер и закрыть панель навигации в Word
Чтобы переместить, изменить размер или закрыть панель навигации в Word, нажмите маленькую стрелку вниз в правом верхнем углу панели. Затем появится раскрывающееся меню выбора. Чтобы переместить панель навигации в Word, выберите «Переместить» в раскрывающемся меню или наведите указатель мыши на область заголовка панели, пока она не превратится в четырехконечную стрелку. Затем просто нажмите и перетащите панель мышью, чтобы переместить ее. Если вы отпустите кнопку мыши, когда она находится над областью документа, она появится над областью документа. Вы можете оставить панель плавающей или прикрепить ее к правой или левой стороне окна приложения, перетащив ее к правой или левой стороне окна приложения, пока она не прикрепится к этой стороне окна.
Чтобы изменить размер панели навигации в Word, выберите команду «Размер» в раскрывающемся меню или наведите указатель мыши на разделитель между панелью и основной рабочей областью окна приложения, пока указатель мыши не превратится в горизонтальная двухконечная стрелка. Затем отрегулируйте ширину панели, щелкнув и перетащив мышь.
Чтобы закрыть панель навигации в Word, выберите команду «Закрыть» в раскрывающемся меню или нажмите «X» в правом верхнем углу, чтобы закрыть панель навигации.
Как найти текст с помощью области навигации в Word
Как перемещаться по документу с помощью панели навигации в Word
Кроме того, для навигации по документу с помощью любых заголовков или страниц в документе щелкните разделы «Заголовки» или «Страницы» под строкой поиска в области навигации в Word. Затем вы можете щелкнуть заголовок или страницу, чтобы перейти к этому заголовку или странице в документе.
Панель навигации в Word — инструкции: изображение раздела «Заголовки» в области навигации в Word.
Панель навигации в Word: инструкции
Инструкции по отображению области навигации в Word
- Чтобы включить отображение области навигации, нажмите вкладку "Вид" на ленте.
- Для просмотра всех документов, кроме режима чтения, установите флажок "Панель навигации" в группе кнопок "Показать".
- В качестве альтернативы, если вы используете «Режим чтения», вместо этого выберите пункт «Панель навигации» в раскрывающемся меню вкладки «Вид».
- По умолчанию панель навигации отображается в левой части окна приложения.
Инструкции по перемещению, изменению размера и закрытию области навигации в Word
- Чтобы переместить, изменить размер или закрыть панель навигации в Word, нажмите маленькую стрелку вниз в правом верхнем углу панели, чтобы открыть раскрывающееся меню вариантов.
- Чтобы переместить панель навигации в Word, выберите "Переместить" в раскрывающемся меню или наведите указатель мыши на область заголовка панели, пока она не превратится в четырехконечную стрелку.
- Затем просто нажмите и перетащите панель мышью, чтобы переместить ее.
- Если отпустить кнопку мыши, когда она находится над областью документа, она появится над областью документа.
- Вы можете оставить панель плавающей или прикрепить ее к правой или левой стороне окна приложения, перетащив ее к правой или левой стороне окна приложения, пока она не пристыкуется к этой стороне окна.< /li>
- Чтобы изменить размер панели навигации в Word, выберите команду «Размер» в раскрывающемся меню или наведите указатель мыши на разделитель между панелью и основной рабочей областью окна приложения, пока указатель мыши не превратится в горизонтальная двухконечная стрелка.
- Затем отрегулируйте ширину панели, нажав и перетащив мышь.
- Чтобы закрыть панель навигации в Word, выберите команду "Закрыть" в раскрывающемся меню или нажмите "X" в правом верхнем углу, чтобы закрыть панель навигации.
Инструкции по поиску текста с помощью области навигации в Word
Инструкции по навигации по документу с помощью панели навигации в Word
- Чтобы перемещаться по документу с помощью любых заголовков или страниц в документе, щелкните разделы "Заголовки" или "Страницы" под строкой поиска в области навигации в Word.
- Затем можно щелкнуть заголовок или страницу, чтобы перейти к этому заголовку или странице в документе.
Панель навигации в Word: видеоурок
В следующем видеоуроке под названием "Использование области навигации" показано, как использовать область навигации в Word. Этот видеоурок взят из нашего полного руководства по Word под названием «Освоение Word Made Easy v.2019 и 365».
Лори Кауфман
Лори Кауфман
Писатель
Лори Кауфман – специалист по технологиям с 25-летним опытом работы. Она была старшим техническим писателем, работала программистом и даже управляла собственным бизнесом в нескольких местах. Подробнее.
Панель навигации в Word 2010 позволяет перемещаться по документу несколькими способами. Вы можете использовать его для поиска текста, объектов Word, таких как таблицы и рисунки, а также для перехода к определенным заголовкам и страницам.
Ранее мы показывали вам, как перемещаться по документу Word с помощью закладок. В этой статье показано, как использовать панель навигации для перемещения по документу различными способами.
Чтобы открыть панель навигации, нажмите кнопку "Найти" в группе "Редактирование" на вкладке "Главная" или нажмите Ctrl + F.
По умолчанию панель навигации открывается в левой части окна Word. В поле редактирования в верхней части панели введите слово или фразу, которую вы хотите найти. Результаты должны отображаться автоматически. Если это не так, нажмите Enter или нажмите кнопку с изображением увеличительного стекла справа от поля редактирования.
Небольшая миниатюра отображается для каждого найденного вхождения введенного слова или фразы. Чтобы перейти к вхождению, щелкните соответствующую миниатюру. Каждое вхождение слова или фразы также временно выделяется на экране, что позволяет быстро найти текст, который вы ищете.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если навести указатель мыши на миниатюру, вы узнаете, на какой странице можно найти это вхождение.
Вы также можете искать объекты Word и элементы документа, такие как графика, таблицы, уравнения, сноски, концевые сноски и комментарии. Для этого щелкните стрелку вниз в правой части окна редактирования поиска. В разделе «Найти» выберите нужный тип объекта в раскрывающемся меню.
Есть несколько параметров, которые можно настроить для настройки функции поиска. Чтобы задать эти параметры, еще раз нажмите стрелку вниз справа от поля поиска и выберите "Параметры" в раскрывающемся меню.
Откроется диалоговое окно «Параметры поиска». Установите флажки, чтобы включить или выключить определенные параметры. Если вы хотите, чтобы выбранные вами варианты были параметрами по умолчанию, нажмите «Установить по умолчанию». Нажмите OK, чтобы принять изменения и закрыть диалоговое окно.
Функция «Учитывать регистр» позволяет найти текст именно так, как вы его напечатали. Например, если вы ввели «Режим», то «режим» не будет найден.
При поиске текста будут найдены все его вхождения, независимо от того, является ли оно отдельным словом или частью другого слова. Например, если вы ищете «начало», в результатах также будут отображаться вхождения слова «начало». Вы можете предотвратить это, выбрав Искать только целые слова.
Вы также можете использовать подстановочные знаки в поиске, выбрав параметр "Использовать подстановочные знаки". Например, если вы введете «c?i», результаты отобразят все слова или части слов, которые содержат «c» в качестве первой буквы и «i» в качестве третьей буквы. Все остальные буквы могут быть разными. Вы можете найти список доступных подстановочных знаков на сайте Microsoft здесь.
ПРИМЕЧАНИЕ. Когда вы нажимаете кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры», последний выполненный вами поиск очищается, а курсор перемещается в начало документа. Если вы нажмете Отмена, поиск не будет очищен.
Чтобы легко перейти к каждому вхождению слова или фразы вперед в документе, нажмите кнопку со стрелкой вниз (следующий результат поиска) справа от трех вкладок под полем редактирования поиска. Стрелка вверх позволяет перейти к предыдущему результату поиска в документе назад.
ПРИМЕЧАНИЕ. Кнопки «Далее» и «Назад» также можно использовать для перехода к следующему и предыдущему объекту Word, если это то, что вы выбрали для поиска.
Если вы использовали встроенные стили заголовков в Word для определения разделов документа, вы можете легко переходить к другим разделам с помощью первой вкладки (Просмотреть заголовки в документе).
ПРИМЕЧАНИЕ. Эту вкладку также можно использовать для простой реорганизации документа.
Нажмите следующую вкладку справа (Просмотр страниц в документе), чтобы отобразить эскизы всех страниц в документе. Нажмите на страницу, чтобы быстро перейти на нее.
Если вы предпочитаете использовать классическое диалоговое окно "Найти и заменить", нажмите стрелку вниз справа от поля ввода "Поиск" и выберите "Расширенный поиск" в раскрывающемся меню.
Откроется диалоговое окно "Найти и заменить". Это диалоговое окно похоже на то, что вы видели в предыдущих версиях Word. Параметры из диалогового окна «Параметры поиска» доступны при нажатии кнопки «Дополнительно». Вы также можете найти определенные форматы, например текст, отформатированный с использованием определенного шрифта или стиля абзаца. Нажав кнопку «Специальный», вы сможете искать множество специальных символов и меток.
Вы также можете перейти на вкладку "Заменить" или на вкладку "Перейти" напрямую, используя то же раскрывающееся меню в области навигации, которое открыло вкладку "Найти" в диалоговом окне "Найти и заменить".
ПРИМЕЧАНИЕ. На вкладке "Заменить" добавлено поле "Заменить на" под полем "Найти" на вкладке "Найти".
Вкладка "Перейти" в диалоговом окне "Найти и заменить" позволяет переходить к определенным номерам страниц, разделам, строкам или другим частям и объектам документа.
Вы также можете использовать вкладку "Переход" для поиска объектов Word и элементов документа, таких как графика или таблица, например в области навигации. Выберите нужный элемент из списка Перейти к чему. Нажмите «Перейти», как только вы введете то, что хотите найти.
Чтобы закрыть панель навигации, нажмите стрелку вниз в строке заголовка панели и выберите "Закрыть" в раскрывающемся меню. Вы также можете использовать это меню для перемещения и изменения размера панели.
ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете закрыть панель, нажав кнопку X справа от стрелки вниз в строке заголовка панели.
Майкрософт улучшила функции поиска и навигации в Word 2010, упростив перемещение по документу и поиск текста, стилей, специальных символов и элементов документа.
- › Узнайте, как использовать карту документа в Word 2007
- › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
- › Почему не было Windows 9?
- › Что означает XD и как вы его используете?
- › Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
- › Как установить Google Play Маркет в Windows 11
- ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
Читайте также: