Расширенные возможности Excel: что вам нужно знать

Обновлено: 06.07.2024

Хотите стать экспертом в использовании Microsoft Excel? Вот некоторые расширенные функции Excel, которые вы должны знать.

Хотя Microsoft Excel существует уже очень давно, в нем есть множество функций, о которых вы, вероятно, ничего не знаете. Даже эксперты Microsoft могут сказать вам, что каждый день — это учебный день с Excel.

Итак, какие из этих замечательных расширенных функций вы упустили? В этой статье мы рассмотрим шесть расширенных функций Excel, которые вы должны знать, и то, как они могут помочь повысить вашу производительность.

1. Нечеткое соответствие

Нечеткое сопоставление — это функция повышения производительности Microsoft Excel, позволяющая проверять связанные элементы в разных списках и объединять их, если они приблизительно похожи.

Например, если вы проводите опрос и в некоторых записях есть опечатки, нечеткое совпадение будет учитывать их вместе с правильно написанными записями до тех пор, пока правописание остается максимально близким к правильному.

Чтобы сделать ваши записи еще более точными, вы можете установить предпочтительный уровень порога подобия для вашего нечеткого совпадения. Однако вы должны знать, что функция нечеткого сопоставления будет работать только с текстовыми столбцами. Вот как получить нечеткое совпадение:

Во-первых, убедитесь, что нечеткий поиск установлен и включен в Excel.
Следующий шаг – превратить список в таблицу. Для этого выделите список и нажмите Ctrl + T.
После этого на панели задач появится инструмент нечеткого поиска.
Теперь выберите, какую из преобразованных таблиц вы хотите сравнить.
После этого вы увидите всплывающее окно с предложением выбрать порог подобия для сравнения — порог 0,85 не так уж плох.
Наконец выберите ячейку, в которую будет вставлена таблица нечеткого поиска, и нажмите "Перейти" в инструменте поиска, чтобы завершить сравнение.

2. Новое окно и упорядочить

Если ваша работа требует работы с несколькими листами, эта функция будет вам полезна. Microsoft Excel позволяет открывать различные окна и располагать их по своему усмотрению для удобства доступа.

Когда все вкладки, которые вам нужны, открыты и находятся в вашем представлении, вы можете сэкономить время и нервы, связанные с переключением между несколькими окнами. Это также поможет свести к минимуму ошибки и путаницу.

Чтобы использовать функцию упорядочивания, выполните следующие действия:

Откройте нужные книги, а затем щелкните листы, которые хотите открыть.
Перейдите на вкладку "Вид" и выберите "Упорядочить все".
Выберите наиболее подходящий вариант в появившемся диалоговом окне.
Нажмите "ОК".

3. Текст в столбцы

Итак, вы вносили изменения в свой рабочий лист, когда вдруг вам нужно разделить данные из одного столбца на разные. Допустим, вы хотите, чтобы имя и фамилия были в двух отдельных столбцах. Это кажется беспокойным, не так ли? К счастью, вам не нужно копировать и вставлять данные, ячейка за ячейкой, с функцией преобразования текста в столбец.

Это позволяет вам разделять тексты в столбцах, используя ширину с разделителями или разделители, такие как запятая, дефис или пробел. Таким образом, если записи в вашем столбце содержат какие-либо из них, эта функция позволит вам переместить часть его данных в новый столбец.

Нажмите на столбец с нужным текстом.
Нажмите «Данные», затем выберите «Текст в столбцы».

Обратите внимание, что эта функция полезна и для других данных, таких как даты или серийные номера. Прежде чем пытаться разделить данные, убедитесь, что все разделители находятся в правильном месте.

4. Импорт статистики с веб-сайтов

Перенос данных с определенного веб-сайта на лист Excel также может быть проблематичным, но не более того. С функцией импорта статистики все очень просто. Вот что вам нужно сделать, чтобы эта функция заработала.

Во-первых, вам нужно открыть лист Excel, в который вы хотите импортировать данные.

5. Функция удаления дубликатов

Последнее, что вам нужно при работе с данными, — это избыточность. К сожалению, после переноса данных из одного столбца в другой или с другого сайта вы можете столкнуться с риском репликации. Чтобы избежать этого, вы можете использовать функцию удаления дубликатов в Excel.

6. Пользовательские списки

Пользовательские списки — это эффективный способ избежать утомительного ввода данных и риска ошибок. Заблаговременное создание пользовательского списка позволяет добавить раскрывающийся список или использовать функцию автозаполнения Excel, что сэкономит ваше время.

Несколько примеров включают настраиваемый список продуктов, сотрудников или местоположений.Вы также можете использовать настраиваемые списки Excel, например дни недели или месяцы года. Чтобы использовать функцию автозаполнения Excel, вы можете просто ввести одно слово и перетащить маркер заполнения, чтобы завершить остальные.

Excel позволяет использовать настраиваемые списки в любой электронной таблице или книге Excel, щелкнув вкладку «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Редактировать настраиваемые списки» в Windows или «Excel» > «Настройки» > «Настраиваемые списки» на Mac.

Используйте эти новые приемы, чтобы стать владельцем Microsoft Excel

Если вы большой поклонник Microsoft Excel, у нас есть для вас хорошие новости. вы не можете исчерпать его замечательные возможности! Хотя это может показаться пугающим, помните, что все они существуют, чтобы сделать вашу работу проще и продуктивнее. Более того, вам не нужно учить их все за один день.

Просто не забывайте практиковаться каждый день и максимально использовать функции, описанные в этой статье. Если вы используете их часто, они будут у вас под рукой в кратчайшие сроки!

Многие административные и бухгалтерские должности, которые заполняет SkillsetGroup, требуют продвинутых навыков работы с Excel: клерки по доставке и приемке, офисные координаторы, финансовые аналитики, бухгалтеры, специалисты по финансовому планированию и т. д.

К сожалению, многие сотрудники, ищущие работу в этих областях, не посещают дополнительные онлайн-курсы и не развивают свои навыки работы с электронными таблицами. Многие другие фантастические кандидаты сузили свои перспективы из-за пробелов в своих навыках.

Отточенное резюме, скрывающее пробелы в навыках, никому не подходит — это касается и наших клиентов, и наших кандидатов. Особенно сложно произвести хорошее впечатление на работодателя, если навыки Excel, указанные в вашем резюме, не соответствуют вашим реальным навыкам. Если вас обманул работодатель

из-за чрезмерного резюме ваш бизнес пострадает, потому что у вас нет опыта, который, как вы думали, вы получили, наняв кандидата.

SkillsetGroup тратит время на обучение и тестирование кандидатов на предмет того, что ищут наши клиенты. Если нашему клиенту нужен кто-то с продвинутыми навыками работы с Excel, мы проверим их, чтобы убедиться, что они точно представили эти навыки в своих резюме.

В отличие от других фирм, мы делимся этими неудачными результатами тестирования с кандидатами, чтобы они знали, как стать лучше, даже если мы не можем использовать их ни для одной из наших текущих вакансий. Этот небольшой дополнительный шаг к развитию таланта увеличивает шансы отличного сотрудника, подходящего для нашего клиента, а позже — успешной и прибыльной карьеры для нашего кандидата.

В этом духе мы собрали и обобщили шесть наиболее важных продвинутых навыков работы с Excel, которые нужны работодателям. Если вы уже являетесь экспертом, никогда не помешает отточить этот опыт, особенно потому, что Microsoft каждый год вводит функциональные и другие обновления для Excel.

Каковы наиболее важные продвинутые навыки работы с Excel для административных и бухгалтерских должностей?

Если вы ищете канцелярскую, административную или бухгалтерскую работу, требующую продвинутых навыков работы с Excel, вам необходимо продемонстрировать владение как минимум шестью следующими функциями:

Моделирование данных

Существует множество видов моделирования данных. Например, GM использует их для прогнозирования чистой прибыли путем прогнозирования структурных и закупочных затрат; Lilly использует моделирование, чтобы определить оптимальную производительность завода для каждого лекарства, которое она производит; специалисты по финансовому планированию используют его для прогнозирования доходов от инвестиций... список можно продолжить.

Математический метод, лежащий в основе Excel, называется «симуляция Монте-Карло». Алгоритм подставляет случайные числа для разных переменных и выполняет функцию прогнозирования тысячи раз, чтобы получить средние вероятности различных числовых результатов.

Если вы нанимаете человека, в названии которого есть слово "аналитик", он должен уметь проводить эти симуляции.

ВПР и XПР

Эти функции позволяют находить содержимое в ячейках таблицы Excel. Звучит довольно просто, но синтаксический анализ параметров поиска довольно сложен. Вы должны построить синтаксис, включая диапазон, и настроить поиск для точных или приблизительных совпадений и т. д. Детализация, с которой вы можете создать свой поиск с функцией ВПР, будет определять детализацию выводов, которые вы извлекаете из данных своей электронной таблицы, независимо от того, что вы анализируете.

XLOOKUP – это функция, аналогичная функции VLOOKUP, но с большей гибкостью при возврате результатов.

Расширенное условное форматирование

Цветовое кодирование — это мощный инструмент для визуализации данных. Вот почему вы можете задавать ячейкам, столбцам и строкам различные цвета в Excel. Вы можете использовать эту функцию для игры — например, однажды Microsoft сделала праздничный торт, «рисуя» в Excel, чтобы отпраздновать годовщину программы.

Но реальная ценность цветового кодирования заключается в том, чтобы сделать информацию более четкой и определить тенденции в данных.

Например, если вы создаете черно-белую таблицу исторических данных о погоде, она будет выглядеть как непрозрачный блок текста, который трудно понять. Но если вы используете условное форматирование, чтобы ячейки, содержащие значения температуры выше среднего, отображались красным цветом, температуры ниже среднего отображались синим цветом, а средние температуры отображались зеленым цветом, вы можете с первого взгляда ассимилировать данные о погоде за месяцы и годы. .

ИНДЕКС/СООТВЕТСТВИЕ

Функция ПОИСКПОЗ помогает найти относительное положение информации в электронной таблице. Например, если у вас есть ячейка со значением «25», вы можете настроить функцию ПОИСКПОЗ на поиск ячеек с числом 25, и в результатах будет показана ячейка, содержащая искомые данные.

Формула ИНДЕКС возвращает значение ячейки или массива ячеек с номерами строк и столбцов.

Вместе эти функции полезны для анализа чисел в разных, но одинаково организованных наборах данных — например, квартальной выручки для разных продуктов за один и тот же период времени.

Сводные таблицы и отчетность

Сводная таблица — это сводка данных из большого набора. Формат сводной таблицы позволяет по-разному анализировать различную статистику, сравнивая различные корреляции и отношения между значениями («сведение»). Это удобно, чтобы легко извлечь ценную информацию из финансовых или статистических данных.

Добавление сводных диаграмм на листы также должно соответствовать вашим навыкам эксперта в Excel. Чтобы построить гистограмму или другую аналогичную визуализацию данных, функция сводных диаграмм динамически анализирует данные, которые вы настроили в сводной таблице.

Как упоминалось выше в расширенном условном форматировании, передача важности и контекста данных в таблице может быть затруднена без какого-либо графического интерфейса.

Макросы

Макросы — это просто набор команд, которые пользователь создает и сохраняет для автоматического выполнения всякий раз, когда процесс необходим.

Например, вы можете просмотреть список всех клиентов, просрочивших платежи, в конце каждого месяца. Вы можете настроить макрос, который включает команды для создания таблицы из данных о вашей дебиторской задолженности, ограниченной датой и отформатированной так, чтобы просроченные платежи отображались красным цветом.

После того как вы настроили этот макрос, вы можете запускать его снова и снова одним щелчком мыши.

Для получения дополнительной информации о приеме на работу или привлечении лучших административных и бухгалтерских кадров свяжитесь с нашим менеджером отдела Кори Гарсия по телефону 877-272-6950.

Каждый финансовый аналитик The Analyst Trifecta® Guide Полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового класса. Хотите стать финансовым аналитиком мирового класса? Вы хотите следовать лучшим отраслевым практикам и выделяться из толпы? Наш процесс под названием The Analyst Trifecta® состоит из аналитики, презентации и социальных навыков, которые проводят в Excel больше времени, чем они могут признать. Основываясь на многолетнем опыте, мы собрали самые важные и продвинутые формулы Excel, которые должен знать каждый финансовый аналитик мирового уровня.

Хотите загрузить эти формулы Excel и многое другое?

Электронная книга Excel

Загрузите бесплатную электронную книгу, содержащую более 200 страниц важных уроков по сочетаниям клавиш, формулам и функциям Excel.

1. СОВПАДЕНИЕ ПО ИНДЕКСУ

Это расширенная альтернатива формулам ВПР или ГПР (которые имеют ряд недостатков и ограничений). ПОИСКПОЗ ИНДЕКС Формула сопоставления индекса Сочетание функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ является более мощной формулой поиска, чем ВПР. Узнайте, как использовать ПОИСКПОЗ ИНДЕКС в этом учебнике по Excel. представляет собой мощную комбинацию формул Excel, которая выведет ваш финансовый анализ и финансовое моделирование на новый уровень.

ИНДЕКС возвращает значение ячейки в таблице на основе номера столбца и строки.

ПОИСКПОЗ возвращает положение ячейки в строке или столбце.

Вот пример сочетания формул ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. В этом примере мы ищем и возвращаем рост человека на основе его имени. Поскольку имя и рост являются переменными в формуле, мы можем изменить их обе!

Формула сопоставления индекса Сочетание функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ является более эффективной формулой поиска, чем ВПР. Из этого руководства по Excel вы узнаете, как использовать ПОИСКПОЗ ИНДЕКС.

Пошаговое объяснение того, как использовать эту формулу, см. в нашем бесплатном руководстве по использованию ПОИСКПОЗ ИНДЕКС в Excel. Формула сопоставления индекса Сочетание функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ является более эффективной формулой поиска, чем ВПР. Узнайте, как использовать ПОИСКПОЗ ИНДЕКС в этом учебнике по Excel. .

2. ЕСЛИ в сочетании с И/ИЛИ

Формула: =IF(AND(C2>=C4,C2) Типы финансовых моделей Типы финансовых моделей К наиболее распространенным типам финансовых моделей относятся: модель с тремя отчетами, модель DCF, модель слияний и поглощений, модель LBO, бюджетная модель. Узнать больше Топ-10 типов знает, что вложенные формулы ЕСЛИ могут быть кошмаром. Сочетание ЕСЛИ с функцией И или ИЛИ может быть отличным способом сделать формулы более удобными для аудита и более понятными для других пользователей. В приведенном ниже примере вы увидите как мы использовали отдельные функции в сочетании, чтобы создать более сложную формулу.

Подробное описание того, как выполнить эту функцию в Excel, см. в нашем бесплатном руководстве по использованию оператора ЕСЛИ с оператором И/ИЛИ ЕСЛИ между двумя числами. Загрузите этот бесплатный шаблон оператора ЕСЛИ между двумя числами в Excel. В этом руководстве мы пошагово покажем вам, как вычислить ЕСЛИ с оператором И. . Оператор ЕСЛИ между двумя числами Загрузите этот бесплатный шаблон оператора ЕСЛИ между двумя числами в Excel. В этом руководстве мы пошагово покажем, как вычислить ЕСЛИ с оператором И.

3. СМЕЩ в сочетании с СУММОЙ или СРЗНАЧ

Функция СМЕЩ Функция СМЕЩ Функция СМЕЩ относится к категории функций поиска и ссылок в Excel. OFFSET вернет диапазон ячеек. То есть он вернет указанное количество строк и столбцов из указанного начального диапазона. сама по себе она не особенно сложна, но когда мы комбинируем ее с другими функциями, такими как СУММ или СРЗНАЧ, мы можем создать довольно сложную формулу. Предположим, вы хотите создать динамическую функцию, которая может суммировать переменное количество ячеек. С обычной формулой СУММ вы ограничены статическими вычислениями, но добавив СМЕЩ, вы можете изменить ссылку на ячейку.

Как это работает. Чтобы эта формула работала, мы заменяем конечную опорную ячейку функции СУММ на функцию СМЕЩ. Это делает формулу динамической, а ячейка, обозначенная как E2, — это место, где вы можете указать Excel, сколько последовательных ячеек вы хотите добавить. Теперь у нас есть продвинутые формулы Excel!

Ниже показан скриншот этой чуть более сложной формулы в действии.

Как видите, формула СУММ начинается с ячейки B4, но заканчивается переменной, которая представляет собой формулу СМЕЩ, начинающуюся с ячейки B4 и продолжающуюся значением в ячейке E2 ("3") минус один. Это перемещает конец формулы суммы на 2 ячейки, суммируя данные за 3 года (включая начальную точку). Как вы можете видеть в ячейке F7, сумма ячеек B4:D4 равна 15, что дает нам формула смещения и суммы.

4. ВЫБЕРИТЕ

Формула: =ВЫБОР(выбор, вариант1, вариант2, вариант3)

Подробнее об анализе сценариев в Excel. Анализ сценариев Анализ сценариев – это процесс изучения и оценки возможных событий или сценариев, которые могут произойти в будущем, и прогнозирования событий.

Чтобы просмотреть видеодемонстрацию, ознакомьтесь с нашим курсом Advanced Excel Formulas.

5. XNPV и XIRR

Формула: =XNPV(ставка дисконтирования, денежные потоки, даты)

Если вы аналитик, работающий в инвестиционно-банковской сфере Карьера в инвестиционно-банковской сфере Руководство по карьере в инвестиционно-банковской сфере — спланируйте свою карьеру в IB. Узнайте о заработной плате в инвестиционно-банковской сфере, о том, как получить работу и что делать после окончания карьеры в IB. Подразделение инвестиционно-банковских услуг (IBD) помогает правительствам, корпорациям и учреждениям привлекать капитал и осуществлять слияния и поглощения (M&A). , исследование акционерного капитала, финансовое планирование и анализ ( FP&A Аналитик FP&A Станьте аналитиком FP&A в корпорации. Мы определяем заработную плату, навыки, личность и обучение, которые вам нужны для работы в FP&A и успешной финансовой карьеры. Аналитики FP&A, менеджеры и директора ответственность за предоставление руководителям анализа и необходимой им информации ) или любой другой области корпоративных финансов, требующей дисконтирования денежных потоков, то эти формулы просто спасают жизнь!

Проще говоря, XNPV и XIRR позволяют применять определенные даты к каждому отдельному дисконтируемому денежному потоку. Проблема с базовыми формулами Excel NPV и IRR заключается в том, что они предполагают, что периоды времени между денежными потоками равны. Обычно у вас как у аналитика возникают ситуации, когда денежные потоки распределяются неравномерно по времени, и эта формула поможет вам это исправить.

Более подробную информацию см. в нашем бесплатном руководстве по формулам сравнения IRR и XIRR. Сравнение XIRR и IRR Зачем использовать XIRR и IRR. XIRR назначает конкретные даты каждому отдельному денежному потоку, что делает его более точным, чем IRR, при построении финансовой модели в Excel. а также наше руководство по XNPV .

6. СУММЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИ

Эти две расширенные формулы отлично подходят для использования условных функций. Функция СУММЕСЛИ добавляет все ячейки, соответствующие определенным критериям, а функция СЧЕТЕСЛИ подсчитывает все ячейки, соответствующие определенным критериям. Например, представьте, что вы хотите подсчитать все ячейки, которые больше или равны 21 (разрешенный возраст употребления алкоголя в США), чтобы узнать, сколько бутылок шампанского вам нужно для клиентского мероприятия. Вы можете использовать COUNTIF в качестве расширенного решения, как показано на снимке экрана ниже.

В нашем продвинутом курсе Excel мы разберем эти формулы еще подробнее.

7. ФМТ и ИПМТ

Если вы работаете в коммерческом банке Профиль карьеры в коммерческом банке Карьерный путь в коммерческом банке предполагает предоставление клиентам кредитных продуктов, таких как срочные кредиты, возобновляемые кредитные линии, синдицированные кредиты , недвижимость, FP&A FP&A Финансовое планирование и анализ (FP&A) – это важная функция в корпорации. Профессионалы FP&A поддерживают принятие исполнительных решений на любой должности финансового аналитика, которая имеет дело с графиками долга, вам нужно понять эти две подробные формулы.

Формула PMT дает вам стоимость равных платежей в течение срока кредита. Вы можете использовать его в сочетании с IPMT (который сообщает вам процентные платежи по тому же типу кредита), а затем разделить основную сумму и процентные платежи.

Вот пример того, как использовать функцию PMT для получения ежемесячного платежа по ипотечному кредиту на 1 миллион долларов США под 5% в течение 30 лет.

8. ДЛИНА и ОБРЕЗКА

Формулы: =LEN(текст) и =TRIM(текст)

Приведенные выше формулы немного менее распространены, но, безусловно, очень сложны. Они отлично подходят для финансовых аналитиков The Analyst Trifecta® Guide Полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового класса. Хотите стать финансовым аналитиком мирового класса? Вы хотите следовать лучшим отраслевым практикам и выделяться из толпы? Наш процесс под названием The Analyst Trifecta® состоит из аналитики, презентации и социальных навыков, которые необходимы для организации и обработки больших объемов данных. К сожалению, данные, которые мы получаем, не всегда идеально организованы, и иногда могут возникать проблемы, такие как лишние пробелы в начале или конце ячеек.

Формула LEN возвращает заданную текстовую строку как количество символов, что полезно, когда вы хотите подсчитать, сколько символов содержится в каком-либо тексте.

В приведенном ниже примере вы можете увидеть, как формула TRIM очищает данные Excel.

9. СЦЕПИТЬ

Формула: =A1&"дополнительный текст"

Объединение на самом деле не является отдельной функцией. Это просто инновационный способ объединения информации из разных ячеек и повышения динамичности рабочих листов. Это очень мощный инструмент для финансовых аналитиков, выполняющих финансовое моделирование (см. наше бесплатное руководство по финансовому моделированию). Бесплатное руководство по финансовому моделированию. узнать больше).

В приведенном ниже примере вы можете видеть, как текст «Нью-Йорк» плюс «,» соединяется с «Нью-Йорк» для получения «Нью-Йорк, Нью-Йорк». Это позволяет создавать динамические заголовки и метки на листах. Теперь вместо непосредственного обновления ячейки B8 вы можете обновлять ячейки B2 и D2 независимо друг от друга. При наличии большого набора данных это ценный навык, которым можно воспользоваться.

10. Функции CELL, LEFT, MID и RIGHT

Эти расширенные функции Excel можно комбинировать для создания очень сложных и сложных формул. Функция CELL может возвращать различную информацию о содержимом ячейки (например, ее имя, местоположение, строку, столбец и т. д.). Функция LEFT может возвращать текст с начала ячейки (слева направо), MID возвращает текст с любой начальной точки ячейки (слева направо), а RIGHT возвращает текст с конца ячейки (справа налево).

Ниже приведена иллюстрация трех формул в действии.

Чтобы увидеть, как они могут эффективно сочетаться с функцией ЯЧЕЙКА, мы разберем ее шаг за шагом в нашем расширенном классе формул Excel.

Дополнительные курсы по работе с формулами Excel

Мы надеемся, что эти 10 лучших расширенных формул Excel были вам полезны. Они должны иметь большое значение для улучшения ваших навыков финансового анализа и финансового моделирования Навыки финансового моделирования Изучите 10 наиболее важных навыков финансового моделирования и то, что требуется для хорошего финансового моделирования в Excel. Самые важные навыки: бухгалтерский учет .

Ниже приведены дополнительные ресурсы CFI, которые помогут вам стать опытным пользователем Excel:

Памятка по формулам Excel Памятка по формулам Excel Памятка по формулам Excel от CFI содержит все наиболее важные формулы для выполнения финансового анализа и моделирования в электронных таблицах Excel. Если вы хотите стать мастером финансового анализа в Excel и экспертом по построению финансовых моделей, то вы обратились по адресу.
Сочетания клавиш Excel Сочетания клавиш Excel Сочетания клавиш Excel для ПК Mac — список наиболее важных и распространенных сочетаний клавиш MS Excel для пользователей ПК и Mac, специалистов в области финансов и бухгалтерского учета. Сочетания клавиш ускоряют ваши навыки моделирования и экономят время. Изучите редактирование, форматирование, навигацию, ленту, специальную вставку, работу с данными, редактирование формул и ячеек и другие сочетания клавиш.
Бесплатный ускоренный курс Excel Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

Бесплатное руководство по Excel

Чтобы овладеть искусством работы с Excel, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ ускоренным курсом CFI по Excel. Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс по Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. , который научит вас, как стать опытным пользователем Excel. Изучите самые важные формулы, функции и сочетания клавиш, чтобы уверенно проводить финансовый анализ.

Запустите бесплатный курс CFI по Excel прямо сейчас Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

С момента своего первого выпуска в 1987 году Microsoft Excel и остальные компоненты пакета Office стали одним из основных продуктов для повышения производительности более чем в 1 миллиарде домов и офисов по всему миру. Некоторым пользователям нравится использовать его электронные таблицы, чтобы отслеживать свои личные привычки расходов и цели сбережений, в то время как другие находят это удобным инструментом для составления планов на отпуск и планирования списков продуктов. Однако на профессиональном уровне предприятия часто полагаются на Excel для решения широкого круга задач, включая управление командой, ввод данных, отслеживание расходов, статистический анализ и даже прогнозирование.

Поскольку деловые люди все больше полагаются на данные, сейчас самое время для начинающих профессионалов и опытных сотрудников ознакомиться с функциями Excel, помимо ввода данных и базового форматирования.

Последнее обновление: январь 2022 г.

Excel с этим курсом Microsoft Excel от А до Я. Microsoft Excel 2010, 2013, 2016, Excel 2019 и Microsoft/Office 365 | Кайл Пью, Office Newb

Если вы попали на этот блог, скорее всего, вы заинтересованы в более глубоком понимании этих навыков, но не знаете, с чего начать. Хорошей новостью является то, что вам не нужно перегружать себя длинным списком формул, ярлыков и инструментов, чтобы стать профессионалом — просто продолжайте читать, чтобы получить обзор основных навыков, которые должны знать опытные пользователи, и выбрать из них. наиболее актуальные для вас.

Навыки

Одним из лучших преимуществ Excel является то, что он поставляется не только с электронной таблицей для аккуратного хранения ваших данных, но и с множеством инструментов, формул и ярлыков, которые упрощают управление указанными данными. Если на выполнение одной задачи у вас уходит много времени, вам определенно захочется освоить эти навыки и сократить время, затрачиваемое на ввод данных, до нескольких секунд.

Для начала рассмотрим некоторые из наиболее часто используемых инструментов Excel.

1. Проверка данных

Возможность аккуратно упорядочивать информацию в строках и столбцах электронных таблиц Excel является одним из факторов, способствующих его популярности. Хотя вы можете вносить коррективы вручную, чтобы упорядочить данные в соответствии со своими предпочтениями, эксперты Excel полагаются на проверку данных, чтобы сделать за них большую часть тяжелой работы.

Этот инструмент позволяет контролировать ввод данных пользователем, что очень удобно при совместном использовании книг с несколькими людьми. Некоторые распространенные способы проверки данных включают преобразование ячеек в раскрывающиеся списки, добавление пользовательских правил и форматирование чисел. Например, вы можете воспользоваться проверкой данных, чтобы предупреждать пользователей, когда они вводят неверную информацию. (например, ввод текста в ячейку, которая требует цифр).

На изображении выше в поле «Разрешить» можно установить ограничения на тип данных, разрешенных в выбранном диапазоне ячеек. Вы можете получить доступ к этому диалоговому окну, перейдя на вкладку «Данные» и нажав «Проверка данных» на ленте. Всего существует восемь различных параметров проверки данных, которые пользователи могут установить для любой ячейки.

Любое значение. Если допустимо любое значение, Excel сообщает, что для выбранных ячеек проверка не требуется. Это будет параметр по умолчанию.
Целое число: если этот флажок установлен, пользователи смогут вводить в ячейку только целые числа. Если вы делитесь электронной таблицей с другими и хотите, чтобы они вводили только значения от 1 до 10, это вызовет предупреждение, если они введут что-то за пределами этого диапазона.
Десятичное число: это работает очень похоже на целые числа, за исключением того, что оно преобразует числа в десятичные значения.
Список. Опция списка позволяет использовать значения только из предопределенного списка. Вы можете ввести их на вкладке "Настройки" в раскрывающемся меню.
Даты. Вы сможете вводить даты только в указанном диапазоне.
Время: вы сможете ввести время только в пределах указанного диапазона.
Длина текста: позволяет установить ограничение на количество символов, чтобы пользователи не могли вводить что-либо сверх определенной длины текста.
Пользовательский: выбор этого параметра позволяет проверять данные с помощью пользовательской формулы. Например, вы можете сделать так, чтобы пользователи должны были вводить данные, используя все символы верхнего регистра, или даже отображать оповещение, если пользователь вводит дату, которая превышает 30 дней от текущей даты.
Выбор раскрывающегося списка. Это работает вместе с проверкой данных, поэтому пользователи могут создавать раскрывающиеся списки выбора, которые содержат только допустимые параметры ввода для любой ячейки.
Пользовательская фильтрация. Пользовательская фильтрация позволяет пользователям нарезать данные бесконечным числом способов.
Защита листов и блокировка ячеек. Элементы управления версиями, такие как защита листа, позволяют никаким образом не изменять значения и формулы листа, что особенно важно, когда владелец листа передает его различным соавторам.

2. VBA и макросы

Макросы — это еще одна функция Excel, помогающая пользователям выполнять задачи более эффективно. Если вы обнаружите, что выполняете повторяющиеся задачи, которые можно было бы автоматизировать, макросы могут стать идеальным решением для оптимизации вашего рабочего процесса. В некоторых случаях применение макросов может легко превратить потенциальную ночную работу в быстрый двухчасовой проект. Не все работодатели требуют этого навыка, но его репутация позволяет сэкономить время, поэтому его стоит освоить.

Сокращение от Visual Basic для приложений. VBA — это язык программирования Excel. Многие онлайн-курсы Udemy объединяют VBA и макросы, поскольку VBA позволяет вам полностью контролировать макросы. А поскольку он может работать с несколькими приложениями Microsoft Office, знакомство с кодом VBA сделает вас ценным активом для любой группы обработки данных.

Вы можете сделать свой первый шаг к изучению VBA и макросов, более подробно изучив, что они из себя представляют и как их использовать.

3. Статистический анализ

Если вы планируете работать со статистикой в Excel, существуют специальные инструменты, которые помогут вам обрабатывать цифры. Варианты включают поиск корреляции между наборами данных, генерацию случайных чисел и даже создание гистограмм. Поскольку Excel выполняет всю тяжелую работу, вам больше не нужно беспокоиться о ручных вычислениях или исправлении человеческих ошибок.

Некоторые из этих элементов встроены в функции Excel, но большинство из них доступны в качестве функций пакета инструментов анализа надстроек. Перейдите на вкладку «Данные» и щелкните значок шестеренки для инструментов анализа, чтобы убедиться, что этот ресурс установлен. Теперь вы можете приступить к изучению некоторых его функций.

4. Таблицы, графики и информационные панели

Таблицы и графики — отличный способ визуализации данных, и обычно их изучение не требует много времени. Попытка вычислить большие наборы данных, а затем нарисовать их вручную — не лучшая трата времени и непрактично на рабочих местах, где все делается на цифровом экране.

Представьте, что вы отвечаете за отслеживание командировочных расходов компании из списка Fortune 500 в Excel и должны показывать эти данные своим коллегам до конца каждого квартала. Представление этой информации в виде списка было бы невероятно трудным для чтения, особенно при наличии сотен транзакций. Лучше всего создавать визуальные элементы, такие как гистограммы и круговые диаграммы, чтобы дать каждому краткий обзор покупательских привычек компании.

Если в вашей работе требуется сочетание гистограмм, круговых диаграмм и сводных таблиц, рассмотрите возможность использования информационных панелей для иллюстрации своих ключевых показателей. Информационные панели могут служить визуальными отчетами о данных вашей компании и даже могут быть интерактивными. Вы можете найти в Интернете бесплатные и платные шаблоны — например, тот, который мы взяли из Smartsheet выше, — или пройти курс Udemy, чтобы научиться создавать их самостоятельно.

Формулы

Встроенные инструменты Excel просты в использовании, экономят много времени и помогут вам быстро стать профессионалом. После того, как вы освоите основы, вы должны расширить свои знания Excel с помощью функций и сочетаний клавиш. Как и навыки, упомянутые выше, эти формулы не требуют особых усилий для освоения и внедрения в ежедневное использование Excel.

Логические функции

Логические функции могут быть чрезвычайно полезны, когда разные типы данных требуют разного форматирования. Применительно к ячейке эти типы функций дадут вам знать, является ли условие ИСТИНА или ЛОЖЬ, и вы можете установить пользовательские параметры в зависимости от результата.

Давайте рассмотрим несколько примеров.

5. Операторы ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ возвращает результат в зависимости от того, является ли условие ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, ячейка может возвращать значение TRUE, если продажи превышают 1000 долларов, и FALSE, если продажи не превышают 1000 долларов. Это отличный выбор для учителей, оценивающих тесты, которые хотят быстро определить, сдали или не сдали учащиеся.

Несколько операторов ЕСЛИ — это когда несколько функций ЕСЛИ присутствуют в одной формуле, что может ввести множество условий для фильтрации несущественных данных. В Excel также есть функция, использующая операторы ЕСЛИ с функцией СУММ, о которой мы подробно расскажем в нашем блоге, посвященном операторам СУММЕСЛИ. Подводя итог, можно сказать, что операторы СУММЕСЛИ инициируют добавление Excel всего в вашу электронную таблицу, если она соответствует всем вашим критериям.

6. ВЛОЖЕННЫЕ, ЕСЛИ

Если вам нужно выбрать между тремя или более бинарными вариантами, вам поможет вложенный ЕСЛИ. Например, ВЛОЖЕННЫЙ ЕСЛИ может возвращать значения «Отлично», «Удовлетворительно» или «Плохо», если запись соответствует определенному набору критериев (например, больше 50 долларов США, меньше 75 долларов США)

7. СУММПРОДУКТ

Объединение функций СУММ и ПРОИЗВ, СУММПРОИЗВ умножает каждый выбранный массив, складывает все итоги вместе и отображает ответ в выбранной ячейке.

8. ИЛИ и И

Обычно являясь частью более крупной формулы, обе эти функции определяют, является ли условие или все определенные условия истинными или ложными соответственно.

Функции данных

Функции данных помогают вам найти именно то, что вы ищете, что идеально подходит для управления большими объемами данных.

9. ВПР

Эта функция означает «вертикальный поиск» и, возможно, является одной из самых мощных функций построения диаграмм в Excel. ВПР работают для поиска значения в большой таблице данных и возврата соответствующего значения, которое находится в той же строке. Значение, которое вы ищете, должно находиться в крайнем левом столбце, а возвращаемое значение должно находиться в соседнем столбце. Это работает для таблиц данных с заголовками столбцов.

10. ГПР

Эта функция построения диаграмм означает «горизонтальный поиск» и работает так же, как ВПР, только для таблиц данных с заголовками строк. Вместо того, чтобы возвращать соответствующее значение для определенного столбца, он возвращает соответствующее значение для определенной строки.

Текстовые функции

Эти функции данных более просты, чем ВПР и ГПР. Двумя наиболее популярными текстовыми функциями являются формулы СЦЕПИТЬ и СРЕДН.

12. СЦЕПИТЬ

СЦЕПИТЬ объединяет несколько значений из нескольких ячеек и выводит их в одну текстовую строку.

13. СРЕДНЯЯ

Функция MID извлекает подстроку из определенной строки. Пользователь укажет начальную позицию и количество символов для извлечения. Эта формула хорошо работает, если ее интегрировать в более крупные формулы для более интенсивных задач обработки данных.

14. СИМВОЛ

CHAR принимает число от 1 до 255 и дает соответствующий символ. Это определяется на основе значений ASCII.

15. ОБРЕЗАТЬ

Функции TRIM позволяют пользователям удалять лишние пробелы из текстовых данных, сохраняя один пробел между каждым словом. Это также полезно для удаления начальных и конечных пробелов.

16. ТОЧНО

Функция EXACT позволяет пользователям сравнивать два фрагмента текста и определять, идентичны ли они. Совпадающий текст возвращает значение «ИСТИНА», а отличающийся текст возвращает значение «ЛОЖЬ». Это один из самых быстрых способов определить, изменил ли пользователь текст.

17. ТЕКСТОВОЕ СОЕДИНЕНИЕ

Функция ОБЪЕДИНЕНИЕ ТЕКСТ работает аналогично функции СЦЕПИТЬ. Однако у него есть еще две функции: он позволяет пользователям разделять данные разделителем между ними и позволяет пользователям игнорировать пустые ячейки в списке данных.

18. ТЕКСТ

Функция ТЕКСТ позволяет пользователям преобразовывать числовые значения в текстовые значения. Например, он может преобразовать ячейку с несколькими числовыми значениями в проценты, числа, десятичные числа и другие с различными символами и разделителями. Одним из наиболее популярных приложений, которое приходит на ум, является преобразование данных в день недели, что намного быстрее, чем обращение к реальному календарю.

19. НИЖЕ

Функция LOWER позволяет пользователям преобразовывать любые текстовые значения в текстовые значения нижнего регистра. Это очень полезно для текстовых функций.

20. ВЕРХНИЙ

Как и функция LOWER, функция UPPER позволяет пользователям преобразовывать любые текстовые значения в текстовые значения верхнего регистра.

21. ПРАВИЛЬНО

Функция ПРАВИЛЬНЫЙ текст позволяет пользователям преобразовывать любой текст в правильный регистр, который состоит из каждого слова, содержащего заглавную первую букву, а все остальные буквы в нижнем регистре. Это отлично подходит для быстрого массового редактирования заголовков.

22. ВЛЕВО

Функция LEFT позволяет пользователям извлекать крайние левые символы из текстовой строки, чтобы поместить их в новые ячейки. Пользователи могут определить количество извлекаемых символов. Это отлично подходит для анализа информации, такой как адреса (например, ввод почтовых индексов в отдельный столбец)

23. ПРАВИЛЬНО

Функция RIGHT работает так же, как функция LEFT, поскольку она извлекает крайние правые символы из текстовой строки и помещает их в новый столбец.

24. ЛЕН

Функция ДЛСТР позволяет пользователям получить количество символов. Удобно быстро сообщать количество символов для каждого значения сразу вместо того, чтобы включать содержимое каждой строки в отдельный инструмент счетчика символов.

25. ПОВТОР

Функция ПОВТОР позволяет пользователям повторять любой текст любое количество раз. Первый аргумент – это текст, который вы хотите повторить, а второй – количество повторений текста.

26. НАЙТИ

Функция НАЙТИ — это именно то, что следует из названия. Это позволяет пользователям находить конкретное текстовое значение в большом фрагменте текста. Первый аргумент — это значение, которое вы хотите найти, а второй аргумент — это текст, в котором вы хотите найти значение. Существует также необязательный аргумент, который позволяет начать поиск с любого символа в пределах большей части текста.

27. ЗАМЕНИТЬ

Функция ЗАМЕНИТЬ позволяет пользователям заменять текст в зависимости от местоположения символа. Он использует четыре аргумента — старый текст для замены значений, начальную позицию для замены, количество заменяемых символов и последний аргумент — значение, которым вы хотите его заменить.

28. ПОИСК

Функция ПОИСК позволяет пользователям находить текст в большом фрагменте текста. Она работает аналогично функции НАЙТИ, только функция поиска не чувствительна к регистру. Первый аргумент находит слово в ячейке, второй аргумент сообщает формуле, где искать, а третий аргумент (необязательный) предлагает начальную позицию, с которой нужно начать поиск (выражается в количестве символов).

Читайте также: