Программа Microsoft Word предназначена для создания текстовых документов с графическими элементами
Обновлено: 05.07.2024
Обработка текстов обычно означает создание, редактирование, форматирование, хранение и вывод как печатных, так и онлайновых или электронных документов. Обработка текстов, несомненно, является наиболее часто используемым бизнес-приложением для персональных компьютеров, возможно, наряду с браузерами World Wide Web и приложениями для электронной почты.
Программное обеспечение для обработки текстов включает в себя базовые приложения, предназначенные для случайных деловых или домашних пользователей, а также мощные расширенные приложения, способные удовлетворить самые требовательные потребности бизнеса. Многие приложения для обработки текстов предназначены для использования в составе набора или интегрированной группы программ для обработки текстов, электронных таблиц и презентаций. Например, Microsoft Word, вероятно, наиболее широко используемое программное обеспечение для обработки текстов, является частью пакета Microsoft Office, который включает в себя программу для презентаций Microsoft PowerPoint и программу для работы с электронными таблицами Excel. Corel WordPerfect, менее распространенная, но очень популярная программа для обработки текстов, является частью пакета Corel WordPerfect Office, который включает программное обеспечение для работы с электронными таблицами Quattro Pro и программное обеспечение для создания мультимедийных слайд-шоу Presentations.
Большинство текстовых процессоров включают в себя одни и те же основные функции обработки текстов и ряд более продвинутых функций для создания и форматирования документов.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТА
Основные функции обработки текстов можно сгруппировать по категориям ввода, обработки, форматирования и вывода текста.
Ввод текста
Обычно текст вводится в текстовый процессор с клавиатуры; другие методы ввода включают:
- Копирование текста из других приложений (например, из документов на языке гипертекстовой разметки [HTML], сообщений электронной почты или онлайн-энциклопедий) и вставка его в текстовый документ.
- Сканирование печатных документов и использование программного обеспечения оптического распознавания символов (OCR) для преобразования отсканированных документов в текстовые символы.
- Использование программного обеспечения для распознавания голоса для преобразования произносимых слов в текстовые символы.
Обработка текста
Операции с текстом относятся к "обрабатывающей" части обработки текста. Текстовые процессоры предоставляют простые методы удаления, вставки, копирования и перемещения отдельных символов, слов, фраз и абзацев — даже целых страниц информации — несколькими щелчками кнопки мыши или такими сочетаниями клавиш, как Ctrl-C для копирования, Ctrl-X, чтобы вырезать, и Ctrl-V, чтобы вставить или вставить текст. Текст может автоматически проверяться на орфографию и соответствие основным грамматическим принципам по мере ввода и редактирования текста.
Функция поиска и замены в текстовом процессоре позволяет пользователю искать каждое вхождение определенного символа, слова или фразы в документе и заменять его новым текстом. Большинство текстовых процессоров также включают автоматическое исправление и автоматическое форматирование распространенных ошибок и механических условных обозначений при вводе текста с клавиатуры. Например, слова с частыми ошибками могут быть автоматически исправлены сразу после ввода слов с ошибками; два пробела, введенные после конца предложения, могут автоматически заменяться одним пробелом; строчная буква, начинающаяся с нового предложения, может быть автоматически заглавной. Правильные типографские кавычки («элегантные» или «фигурные» кавычки — «и») и апострофы (') могут быть вставлены автоматически вместо прямых кавычек в стиле пишущей машинки, введенных с клавиатуры. Дроби и другие символы могут форматироваться автоматически при вводе их эквивалентов с клавиатуры. Например, когда дробь для половины вводится как 1/2, она заменяется символом ½ два дефиса (--) заменяются на длинное тире (-); и (c) изменено на © .
Форматирование текста
Программное обеспечение для обработки текстов обычно включает в себя функции "мастера" или "справки", обеспечивающие автоматическое форматирование стандартных деловых документов. Например, мастер письма может помочь пользователю правильно отформатировать деловое письмо, а мастер письма может помочь пользователю отформатировать профессионально выглядящее письмо. Шаблоны — еще одна функция автоматического форматирования. Шаблон — это тип предварительно отформатированного документа с заполнением пустого места, который полезен для сохранения определенного формата каждый раз при создании документа, особенно когда задействовано несколько операторов текстового процессора. Шаблон бюллетеня, например, позволяет пользователю вводить текст статей бюллетеня, заголовки и графику без необходимости заново создавать макет бюллетеня для каждого выпуска бюллетеня.
Наиболее распространенные задачи форматирования обычно выполняются пользователем при создании документа. Индивидуальное форматирование символов и слов включает выбор размера шрифта, стиля и гарнитуры шрифта. Размер измеряется в точках, единице измерения, в которой 72 точки составляют дюйм. Как правило, для основных деловых документов используется шрифт 11 или 12 пунктов.Информационные бюллетени, годовые отчеты и другие подобные «дизайнерские» документы могут использовать шрифт от 8 до 9 пунктов для основного текста и до 24, 36 или 48 пунктов (или более) для основных заголовков. Стили шрифта, такие как курсив, подчеркивание и жирный шрифт, легко выбираются с помощью сочетаний клавиш или путем их выбора в основном меню шрифтов. Гарнитуры (гарнитура означает внешний вид или дизайн шрифта) доступны в тысячах вариантов, включая такие широко известные шрифты, как Times Roman, Arial, Helvetica и Garamond.
Форматирование абзаца включает межстрочный интервал, то есть количество пустого пространства, оставленного между строками текста (например, одинарный или двойной интервал); интервал между абзацами (количество пустого пространства, которое предшествует или следует за каждым абзацем); выравнивание по ширине (все строки шрифта сделаны ровными на обоих полях или оставлены неровными или рваными на правом поле); и отступ (например, отступ первой строки в начале каждого абзаца).
Форматирование страницы и документа в целом включает в себя настройку полей (обычно 1-дюймовые поля используются сверху, снизу и с обеих сторон таких основных деловых документов, как письма, отчеты и заметки), создание столбцов, подобных тем, которые используются в газеты или информационного бюллетеня, а также создание верхних и нижних колонтитулов (информация, такая как номер страницы или название главы, которое повторяется вверху или внизу каждой страницы документа). Большинство текстовых процессоров также предоставляют специальные функции макета для форматирования планов, таблиц, конвертов и почтовых наклеек.
Вывод текста
После того как текст создан, отредактирован и отформатирован в готовый электронный документ, он должен быть помещен в какую-либо материальную форму или прочную электронную форму, чтобы приносить практическую пользу. Этот процесс вывода обычно начинается с сохранения документа на жестком диске компьютера, гибком диске, компакт-диске или запоминающем устройстве, таком как флэш-накопитель. На самом деле сохранение документа — это действие, которое должно часто выполняться в процессе создания и редактирования, чтобы защитить его от потери из-за таких проблем, как перебои в подаче электроэнергии, сбои в работе компьютера и ошибки оператора.
Печать документа на бумаге — наиболее распространенный способ вывода; другие методы вывода включают отправку документа по факсу непосредственно из текстового процессора с использованием компьютерного модема, отправку документа другому лицу по электронной почте и преобразование документа текстового процессора в различные другие электронные форматы для онлайн-просмотра или возможной печати из другие приложения. Например, текстовые документы часто преобразуются в HTML для использования в качестве веб-страниц, в файлы формата переносимых документов (PDF) и в файлы форматированного текста (RTF) для использования в других компьютерных программах (в частности, в других программах обработки текстов). .
РАСШИРЕННЫЕ ФУНКЦИИ ОБРАБОТКИ ТЕКСТА
Хотя большинство пользователей текстовых процессоров, как правило, изучают и используют в основном базовые функции текстового редактора, в большинстве текстовых процессоров доступно множество более продвинутых функций, которые значительно упрощают обработку текстов за меньшее время. Время, потраченное на изучение некоторых продвинутых возможностей и функций текстового редактора, обычно окупается с точки зрения продуктивности и профессионализма.
Некоторые из наиболее распространенных расширенных возможностей и функций текстового редактора кратко описаны ниже:
Стили
Стили – это создаваемые пользователем команды форматирования, которые обеспечивают полный контроль над повторяющимися структурами форматирования в документе. Например, использование «стиля» для каждого типа заголовка в отчете обеспечит согласованное форматирование заголовков и избавит пользователя от необходимости вручную форматировать каждый заголовок по мере его создания.
Макросы и объединение
Макросы — это сохраненные нажатия клавиш или наборы команд редактирования и форматирования, которые можно воспроизвести при необходимости. Макросы могут повысить производительность и облегчить выполнение повторяющихся задач по обработке текста. Слияние — это процесс использования списков такой информации, как имена, адреса, номера телефонов, описания продуктов или номера моделей и т. д., для заполнения определенных полей или пробелов в документах для создания массовых рассылок, адресных этикеток, справочников и каталогов.< /p>
Контроль версий
Функции контроля версий позволяют пользователю отслеживать различные этапы редактирования, через которые может пройти документ, включая версии, созданные несколькими пользователями, участвующими в создании и редактировании документа. Связанные функции, такие как возможность отслеживать изменения, внесенные в документ, позволяют нескольким пользователям просматривать предлагаемые изменения документа и принимать или отклонять предложенные изменения.
Автоматические ссылки и указатели
Документы, содержащие оглавления, перекрестные ссылки, индексы, сноски, концевые сноски и подписи, выиграют от возможности текстового процессора автоматически создавать и форматировать эти элементы.
Возможности публикации на рабочем столе
Профессионально выглядящие документы, такие как информационные бюллетени, рекламные объявления, годовые отчеты, брошюры и визитные карточки, можно создавать с помощью большинства современных текстовых редакторов.
Графические изображения из коллекций картинок, цифровые фотографии и отсканированные изображения, а также рисунки, созданные с помощью графических программ, можно легко интегрировать в текстовые документы. Страницы и абзацы могут быть заключены в декоративные рамки. На страницы документа можно добавлять фоновые изображения и цвета. Графические элементы, такие как линии, прямоугольники, стрелки и художественные текстовые заголовки, можно быстро и легко создать в большинстве текстовых редакторов.
Хотя текстовые процессоры, как правило, не так сложны, как программное обеспечение для настольных издательских систем или программы для верстки страниц, с точки зрения настройки шрифта и работы с графическими элементами, их можно использовать для создания привлекательных, профессионально выглядящих документов, выходящих за рамки стандартного. базовая компоновка и форматирование писем, заметок и отчетов. Однако использование программы обработки текстов для создания разработанных документов часто предпочтительнее, чем использование высокопроизводительной программы для настольных издательских систем, поскольку пользователям текстовых редакторов не требуется уметь пользоваться другой программой, а также потому, что документы внутри организации или отдела создается и поддерживается с помощью одного и того же приложения.
библиография
Буки, Лиза А. (2005). Изучение компьютерных приложений: проекты и упражнения (3-е изд.). Нью-Йорк: Пирсон Прентис Холл.
О'Лири, Тимоти Дж., и О'Лири, Линда И. (2006). Основы вычислительной техники (ред. ред.). Бостон: McGraw-Hill.
Шелли, Гэри Б., Кэшман, Томас Дж., и Вермаат, Мисти Э. (2003). Discovering computer 2004: A gateway to information. Boston: Course Technology.
Установив Word на ПК, Mac или мобильном устройстве, вы можете:
Создавайте документы с нуля или по шаблону.
Добавьте текст, изображения, рисунки и видео.
Исследуйте тему и найдите надежные источники.
Открывайте свои документы с компьютера, планшета или телефона с помощью OneDrive.
Поделитесь своими документами и работайте с другими.
Отслеживайте и просматривайте изменения.
Создать документ
На вкладке "Файл" нажмите "Создать".
В поле Поиск онлайн-шаблонов введите тип документа, который вы хотите создать, и нажмите клавишу ВВОД.
Совет. Чтобы начать с нуля, выберите Пустой документ. Или, чтобы попрактиковаться в использовании функций Word, воспользуйтесь учебным пособием, таким как Добро пожаловать в Word, Вставьте свое первое оглавление и т. д.
Добавить и отформатировать текст
Поместите курсор и введите текст.
Чтобы отформатировать, выделите текст, а затем выберите вариант: полужирный, курсив, маркеры, нумерация и т. д.
Добавление рисунков, фигур, SmartArt, диаграмм и т. д.
Выберите вкладку "Вставка".
Выберите, что вы хотите добавить:
Таблицы — выберите "Таблица", наведите указатель мыши на нужный размер и выберите его.
Изображения. Выберите «Изображения», найдите изображения на своем компьютере, выберите стоковое изображение или даже выполните поиск в Bing.
Примечание. В более ранних версиях Word на ленте рядом с изображениями могут быть онлайн-изображения.
Фигуры — выберите "Фигуры" и выберите фигуру в раскрывающемся списке.
Значки: выберите Значки, выберите нужный и нажмите Вставить.
3D-модели: выберите 3D-модели, выберите из файла или источника в Интернете, перейдите к нужному изображению и нажмите Вставить.
SmartArt: выберите SmartArt, выберите графику SmartArt и нажмите кнопку ОК.
Диаграмма — выберите Диаграмма, выберите нужную диаграмму и нажмите кнопку ОК.
Снимок экрана – выберите Снимок экрана и выберите нужный вариант в раскрывающемся списке.
Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac PowerPoint для Microsoft 365 для Mac PowerPoint для Интернета Excel 2021 Word 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac PowerPoint 2016 для Mac Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 PowerPoint 2010 PowerPoint 207 Excel 2007 Word 2007 Excel для Mac 2011 Word для Mac 2011 PowerPoint для Mac 2011 Еще. Меньше
Создайте графический элемент SmartArt, чтобы быстро и легко создать визуальное представление вашей информации. Вы можете выбрать один из множества различных макетов, чтобы эффективно передать свое сообщение или идею.Графику SmartArt можно создавать в Excel, Outlook, PowerPoint и Word, и их можно использовать в Office.
Обзор графических элементов SmartArt, включая рекомендации по выбору наиболее подходящего графического элемента и типа макета для отображения данных или передачи концепции, см. в разделе Выбор графического элемента SmartArt.
Вставьте графический элемент SmartArt и добавьте к нему текст
На вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации" нажмите SmartArt.
В диалоговом окне "Выбор графического элемента SmartArt" выберите нужный тип и макет.
Введите текст, выполнив одно из следующих действий:
Нажмите [Текст] на панели "Текст" и введите текст.
Скопируйте текст из другого места или программы, нажмите [Текст] на панели "Текст" и вставьте свой текст.
Если область текста не отображается, щелкните элемент управления со стрелкой в левой части графического элемента SmartArt.
Чтобы добавить текст, например заголовок, в произвольное положение рядом с графическим элементом SmartArt или поверх него, на вкладке «Вставка» в группе «Текст» нажмите «Текстовое поле», чтобы вставить текстовое поле. Если вы хотите, чтобы отображался только текст в текстовом поле, щелкните текстовое поле правой кнопкой мыши, выберите «Формат фигуры» или «Форматировать текстовое поле», а затем задайте для текстового поля отсутствие цвета фона и рамки.
Щелкните поле графического элемента SmartArt и введите текст. Для достижения наилучших результатов используйте этот параметр после того, как добавите все нужные поля.
Добавьте или удалите фигуры в графическом элементе SmartArt
Нажмите на графический элемент SmartArt, к которому вы хотите добавить другую фигуру.
Нажмите на существующую фигуру, расположенную ближе всего к тому месту, где вы хотите добавить новую фигуру.
В разделе "Инструменты SmartArt" на вкладке "Дизайн" в группе "Создать графику" нажмите стрелку рядом с кнопкой "Добавить фигуру".
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы вставить фигуру после выбранной фигуры, нажмите "Добавить фигуру после".
Чтобы вставить фигуру перед выбранной, нажмите "Добавить фигуру перед".
Чтобы добавить фигуру из области "Текст", щелкните существующую фигуру, переместите курсор до или после текста в том месте, где вы хотите добавить фигуру, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы удалить фигуру из графического элемента SmartArt, щелкните фигуру, которую хотите удалить, и нажмите клавишу DELETE. Чтобы удалить весь рисунок SmartArt, щелкните его границу и нажмите клавишу DELETE.
Чтобы добавить фигуру, например выноску или линию, см. статью Добавление фигур.
Изменение цвета всего графического элемента SmartArt
К фигурам графического элемента SmartArt можно применять цветовые вариации, производные от цветов темы.
Нажмите на графический элемент SmartArt.
В разделе "Инструменты SmartArt" на вкладке "Дизайн" в группе "Стили SmartArt" нажмите "Изменить цвета".
Если вы не видите вкладки "Инструменты SmartArt" или "Дизайн", убедитесь, что вы выбрали рисунок SmartArt. Возможно, вам придется дважды щелкнуть графический элемент SmartArt, чтобы открыть вкладку «Дизайн».
Выберите нужный вариант цвета.
Применить стиль SmartArt к графическому элементу SmartArt
Стиль SmartArt — это сочетание различных эффектов, таких как стиль линии, скос или трехмерность, которые можно применить к фигурам в графическом элементе SmartArt, чтобы создать уникальный и профессионально оформленный вид.
Нажмите на графический элемент SmartArt.
В разделе "Инструменты SmartArt" на вкладке "Дизайн" в группе "Стили SmartArt" выберите нужный стиль SmartArt.
Если вы уже являетесь подписчиком Microsoft 365, Word — отличное приложение для создания вывесок для вашего бизнеса. Вы можете создавать знаки, которые варьируются от простых до сложных в зависимости от ваших целей и потребностей. Лучшая часть? С Microsoft Word вам не нужно быть опытным графическим дизайнером, чтобы создать профессионально выглядящую вывеску.
Как делать знаки в Word
Из-за большого разнообразия возможностей не существует пошагового руководства, которое могло бы охватить все типы вывесок, которые вам могут понадобиться для создания. Вместо этого следует помнить о нескольких ключевых моментах, которые помогут вам сделать вывеску как можно более успешной.
Шаблоны
Один из самых простых способов сделать знак в Microsoft Word — использовать один из прилагаемых шаблонов.Готовые образцы вывесок, листовок, брошюр и других маркетинговых материалов можно найти в библиотеке шаблонов Word. Вместо того, чтобы создавать что-то с нуля, используйте шаблон в качестве отправной точки для создания индивидуальной вывески, не тратя уйму времени на форматирование.
Существуют также сторонние веб-сайты, создающие шаблоны, которые вы можете загрузить и добавить в свою библиотеку шаблонов Word. Эти шаблоны обычно имеют более сложный или современный дизайн, чем те, которые предлагает Microsoft, поэтому может быть проще найти тот, который соответствует вашим дизайнерским вкусам.
Ориентация страницы
Если вы решите начать с пустого документа, в первую очередь нужно учитывать ориентацию страницы. Книжная ориентация лучше всего подходит для вывесок с большим количеством информации, таких как листовки, плакаты и инфографика. Альбомная ориентация идеально подходит для вывесок с минимальным текстом, но предназначенных для привлечения внимания. Сертификаты, дворовые знаки и карты обычно имеют альбомную ориентацию.
Новые документы в Microsoft Word по умолчанию имеют книжную ориентацию. Чтобы переключиться на альбомную ориентацию, перейдите на вкладку «Макет» на панели инструментов ленты, затем выберите «Альбомная» в раскрывающемся меню в разделе «Ориентация».
Цвет
Как и в случае с большинством дизайнерских материалов, цвет играет важную роль в эффективности того, что вы создаете. Психология цвета — то, как человеческий мозг реагирует на определенные цвета, — может помочь вам, если вы не уверены, какие цвета использовать в своих вывесках. Например, зеленый означает здоровье, природу и достаток, но он не так привлекателен, как красный или желтый оттенки.
Точно так же контраст может быть важным фактором в том, будет ли ваша вывеска выделяться. Если вы используете несколько цветов одного тона, вашему знаку будет не хватать «популярного» фактора, который привлекает чье-то внимание. Для достижения наилучших результатов используйте цветовую палитру, которая имеет баланс ярких и темных цветов и создает визуальный интерес.
Самый простой способ найти этот баланс — выбрать цвета из разных строк в меню выбора цвета Microsoft Word. Например, верхний ряд светлых оттенков на снимке экрана ниже обеспечит хороший контраст с оттенками нижнего ряда.
В конечном счете, расходы на печать могут быть самым важным фактором при использовании цвета в ваших вывесках. Задания на черно-белую печать обычно дешевле полноцветной печати, поэтому цветная печать может не подойти, если вы пытаетесь увеличить свой бюджет. В этом случае обратите особое внимание на другие элементы вашего дизайна: формы, пространство, линии и типографику. У вас все еще может быть успешный дизайн без цвета, если вы используете эти элементы стратегически.
Типографика
Необязательно включать типографику в вывеску, если ваша цель может быть достигнута с помощью таких символов, как стрелки, смайлики или значки. Однако иногда текст необходим для предоставления контекста или разъяснения. Вы должны использовать достаточно текста, чтобы донести свое сообщение, но не слишком много, чтобы он не загромождал вывеску. Если вам нужно включить много информации, подумайте о том, чтобы разместить ее на веб-странице и создать QR-код или сокращенный URL-адрес, чтобы кто-то мог получить доступ с мобильного устройства.
Типографский шрифт, размер и форматирование также являются важными факторами. Например, легкий рукописный шрифт может означать элегантность и изысканность, тогда как жирный шрифт может означать срочность и важность. Поэкспериментируйте с различными стилями типографики, как показано на снимке экрана ниже, чтобы создать баланс и направить взгляд зрителя на вывеску.
Графика
Особенно если ваш знак ограничен типографикой и цветом, графика может сделать его более эффективным. Фигуры, значки и фотографии — это примеры простых графических элементов, которые без особых усилий могут поднять вашу вывеску на новый уровень. Если вы действительно хотите вывести свой дизайн на новый уровень, рассмотрите возможность использования 3D-модели, Smart Art или диаграммы, чтобы создать визуальное представление информации, которую вы хотите передать через свою вывеску.
Вы можете найти все эти параметры на вкладке "Вставка" панели инструментов ленты:
Однако, как и в случае с типографикой, слишком много графики на вывеске может утомлять и отвлекать от вашей конечной цели. Как правило, лучше оставить от тридцати до сорока процентов дизайна для пустого пространства.
Альтернативные инструменты графического дизайна
Microsoft Word – это универсальный инструмент, с помощью которого можно создавать широкий спектр знаков, но в конечном итоге это все еще приложение для обработки текстов, а не предназначенное специально для графического дизайна.К счастью, вам не нужно профессиональное приложение для графического дизайна, такое как Adobe InDesign, для создания расширенных вывесок. Существует ряд дизайнерских инструментов, таких как Canva, Crello и Snappa, специально предназначенных для недизайнеров.
Как видно на снимке экрана выше, эти инструменты предлагают большие библиотеки профессиональных шаблонов. Некоторые из них, такие как Canva, также предлагают высококачественные услуги печати. Если вы выйдете за рамки набора инструментов Microsoft, вы сможете создавать вывески даже лучше, чем в Word.
Эта статья была первоначально опубликована 4 ноября 2009 г. Она была обновлена Каити Нортон.
Читайте также: