Правила ввода текста в word

Обновлено: 21.11.2024

Добейтесь большего контроля и гибкости при работе с документами

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Скриншот/Microsoft Word

Когда вы вводите текст в Microsoft Word, у вас есть параметры для того, чтобы он выглядел определенным образом на странице (например, изменение полей страницы), но эти параметры ограничены. Текстовые поля расширяют ваш репертуар форматирования, предлагая дополнительный контроль и гибкость при отображении текста. Вы можете разместить текстовое поле в любом месте документа и отформатировать его, используя различные цвета и шрифты. Эта функция особенно полезна для создания блок-цитата или боковой панели. Вот все, что вам нужно знать о создании и настройке текстовых полей в Word.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016 и Word 2013.

Вставить текстовое поле в Word

Для начала откройте документ, в который вы хотите добавить текстовое поле. Затем выполните следующие действия.

На ленте выберите Вставить.

В группе «Текст» выберите «Текстовое поле», затем выберите шаблон текстового поля.

Новое текстовое поле появляется в середине текста, и автоматически выбирается вкладка Формат фигуры.

Нажмите и перетащите поле в нужное место. Чтобы изменить размер текстового поля, щелкните и перетащите круги по краю. Чтобы повернуть текстовое поле, нажмите и перетащите круглую стрелку вверху поля.

Поместите курсор в текстовое поле и введите информацию, которую вы хотите там отобразить.

Настроить текстовое поле

После создания текстового поля его можно настроить несколькими способами.

Чтобы вызвать параметры, поместите курсор в текстовое поле и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите вариант и следуйте инструкциям на экране, чтобы добавить рамку, изменить стиль или настроить способ взаимодействия текстового поля с другим текстом на странице.

Можно также использовать элементы управления на вкладке "Формат фигуры".

Чтобы перейти непосредственно в меню "Параметры макета", выберите текстовое поле, затем выберите значок "Параметры макета" (он выглядит как подкова и расположен справа от текстового поля).

Измените текст, внесите дополнительные корректировки или переместите поле в другое место в любое время. Чтобы удалить текстовое поле, выделите его границу и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

Для тех из вас, кто только что присоединился к нам, это страница из серии основных понятий в Word. Используйте меню слева для перехода на разные страницы.

Каждая страница основных концепций состоит из трех разделов:

Учебник

На предыдущей странице «Основные концепции» мы создали новый документ и ввели первую строку текста. На этой странице мы рассмотрим три основных правила набора текста в Word.

Правило 1: внутри абзаца просто продолжайте печатать

Когда вы используете пишущую машинку, вы должны использовать возврат каретки в конце каждой строки. Когда вы используете текстовый процессор, такой как Word, вы просто продолжаете печатать. Тип тип тип. Word знает, где находятся поля. Вы также можете видеть поля: пунктирный прямоугольник на странице показывает, где они находятся. Просто продолжайте печатать, и Word перенесет текст на поля.

Не нажимайте Enter в конце каждой строки. Нажмите Enter, чтобы указать конец абзаца, а не конец строки.

Убедитесь, что вы видите, когда нажали Enter

Хорошо. Итак, существует большое правило, которое гласит: "Не нажимайте Enter в конце каждой строки". Но, вы говорите, я не вижу, нажал ли я Enter или нет. Так в чем же дело? В этом разделе объясняется, как узнать, когда вы нажали Enter.

В качестве эксперимента введите текст в Word, а затем несколько раз нажмите Enter. Ваш документ может выглядеть примерно так, как показано в примере ниже.

Видите ли вы эффект от нажатия Enter несколько раз? Возможно, на вашем компьютере Word не настроен для показа вам.Если вы не видите знаки ¶, нажмите кнопку ¶ на стандартной панели инструментов или на вкладке «Главная». ¶ — это символ, означающий конец абзаца. Word покажет вам, где вы нажали Enter, отобразив этот символ. Символ не печатается. Это просто для того, чтобы вы могли видеть, что происходит.

Знак абзаца можно удалить так же, как и текст. Вы можете нажать Backspace, чтобы перевернуть их, или использовать более изящные способы, которые вы увидите на последующих страницах основных понятий.

(Если вы нажали кнопку ¶ и не видите знаков ¶ в документе, выберите Инструменты > Параметры > Вид . Под заголовком «Знаки форматирования» щелкните Все.)

Вы нажали Enter несколько раз. Теперь вы можете видеть, что вы несколько раз нажимали Enter. Вы также можете видеть пробелы между словами, отображаемые точкой. Это также полезно, как вы увидите ниже.

Правило 2. Нажмите Enter один раз в конце каждого абзаца

Когда вы используете пишущую машинку, вы используете возврат каретки дважды в конце каждого абзаца. Это дает вам желаемый интервал между абзацами.

Правило 3. Используйте пробел один раз в конце каждого предложения

На пишущей машинке многие люди ставят два пробела после точки (точка для американцев среди нас) или восклицательного или вопросительного знака в конце предложения.

Ссылка

Нажмите кнопку ¶, чтобы Word отобразил знак ¶. Знак ¶ является маркером конца абзаца. Это показывает, где вы нажали Enter.
Если вы нажали кнопку ¶ и не видите знаки ¶ в документе, выберите «Инструменты» > «Параметры» > «Вид» . Под заголовком "Знаки форматирования" нажмите "Все".
Не нажимайте Enter в конце каждой строки. Нажмите Enter в конце абзаца.
Нажимайте Enter один раз в конце каждого абзаца. Избегайте «пустых» абзацев в документе.
Используйте пробел один раз в конце каждого предложения.

Перейдите на следующую страницу основных концепций: Принцип 3. Используйте стили для форматирования текста или продолжайте читать окно Лавки антиквариата.

Магазин любопытства: какие еще забавные символы покажет мне Word?

При нажатии кнопки ¶ на стандартной панели инструментов Word отображает непечатаемые символы. Наиболее важным из них является знак ¶, который является маркером конца абзаца. Word также может отображать точки между каждым словом. Некоторые люди считают, что точки сводят их с ума. Если они вам не нравятся, вы можете их отключить. Для этого выберите «Инструменты» > «Параметры» > «Вид». Под заголовком "Знаки форматирования" снимите флажок "Пробелы".

Маркер конца абзаца ¶ отображается, чтобы отметить конец абзаца (то есть, когда вы нажали Enter). Word использует другие символы, чтобы показать вам, что происходит с вашим документом. Если вам интересно узнать больше, см. раздел Что означают все эти забавные отметки, такие как точки между словами в моем документе и квадратные маркеры на левом поле?

Если вы видите в тексте забавные красные или зеленые волнистые линии, значит, вы показываете орфографические и грамматические ошибки. Красный для орфографии, зеленый для грамматики. Если они вас раздражают и вы хотите их отключить, найдите изображение книги в строке состояния (она выглядит как ). Щелкните книгу правой кнопкой мыши и отключите отображение ошибок. Включите их таким же образом.

Создано в январе 2003 г.

Эта статья защищена авторским правом. Однако вы можете распечатать любую страницу на этом сайте для собственного использования или для распространения среди других лиц при условии, что вы предоставляете ее другим целиком и без изменений.

Если вы запрашиваете разрешение на повторное использование какой-либо информации на этом сайте, вы можете сделать это с соответствующим признанием ее работы.

Если ее слова, мысли или фотографии помогли вам или принесли вам деньги, рассмотрите возможность сделать пожертвование от ее имени в WomenCan (ранее Women's Cancer Foundation).

Амелия Григгс

Амелия Григгс
Писатель

Амелия Григгс – специалист по дизайну и разработке учебных программ, преподаватель, писатель и "автор". Ей нравится исследовать, проектировать и разрабатывать всевозможные учебные материалы, решать проблемы, помогать другим и обучать их лучшему пониманию технологий, писать обучающие статьи, вести блог и сочинять художественные рассказы. Подробнее.

Текстовые поля позволяют выделить определенный текст в документе Microsoft Word или привлечь к нему внимание. Вы можете выбрать из множества предварительно отформатированных текстовых полей или нарисовать и отформатировать свое собственное.Они отлично подходят для добавления таких вещей, как цитаты, или даже для размещения текста и изображений на таких вещах, как листовки.

В Word есть несколько предопределенных стилей текстовых полей, которые вы можете использовать или создать свои собственные. Независимо от того, каким образом вы создаете текстовое поле, вы можете отформатировать его в соответствии со своими потребностями. Вот как они работают.

Вставить встроенное текстовое поле

Перейдите на вкладку "Вставка" на ленте Word и нажмите кнопку "Текстовое поле".

Откроется раскрывающееся меню с выбором предопределенных стилей текстовых полей. На выбор предлагается множество стилей и форматирования, включая текстовые поля с границами, заливкой, цветами шрифта и другими атрибутами. Нажмите один, чтобы вставить его в документ. И не волнуйтесь, позже вы сможете настроить форматирование и цвета.

Когда вы вставляете текстовое поле, текст внутри автоматически выделяется, поэтому вы можете сразу начать вводить что-то, чтобы заменить этот текст-заполнитель.

Предопределенные текстовые поля также содержат предварительно выбранные параметры макета, включая их размер и размещение на странице. Вставив один, его легко изменить или переместить в другое место. Вы можете перетащить любой из маркеров в четырех углах или сторонах, чтобы изменить размер окна. Ручка поворота в верхней части блока (круглая стрелка) позволяет поворачивать блок. А чтобы переместить его в другое место в документе, просто наведите курсор на край поля, пока не увидите четырехконечную стрелку, а затем перетащите его куда хотите.

Вы также можете изменить, как (и если) обычный текст документа обтекает ваше текстовое поле, точно так же, как и с любой другой фигурой или объектом. У нас есть полное руководство по работе с изображениями, фигурами и графикой в Microsoft Word, если вам интересно узнать об этом подробнее.

Нарисуйте собственное текстовое поле

Вы также можете нарисовать собственное текстовое поле, если уже определились с размером и размещением.

Переключитесь на вкладку «Вставка» на ленте Word и нажмите кнопку «Текстовое поле». В раскрывающемся меню выберите команду «Нарисовать текстовое поле».

Ваш указатель изменится на символ перекрестия. Нажмите и перетащите мышь, чтобы нарисовать текстовое поле.

После создания нового текстового поля вы можете сразу начать вводить текст.

Одна особенность рисования собственного текстового поля заключается в том, что Word по умолчанию размещает его перед любым текстом.

Это нормально, если вы просто рисуете и упорядочиваете текстовые поля на странице без текста, чтобы вы могли сделать какой-то специализированный макет. Но если на вашей странице есть текст, вам нужно нажать кнопку «Параметры макета», которая появляется справа от текстового поля, а затем выбрать один из других параметров макета.

Форматировать текстовое поле

Чтобы отформатировать текстовое поле, на вкладке «Формат» на ленте есть множество параметров форматирования. Чтобы применить стили текстового поля, наведите указатель мыши на стиль, чтобы увидеть, как он будет выглядеть. Нажмите на стиль, чтобы применить его к текстовому полю.

Затем начните изучать другие параметры форматирования, такие как «Заливка фигуры», «Контур фигуры» и «Изменить фигуру» — все они также доступны на вкладке «Формат».

Сначала обязательно нажмите на край текстового поля, чтобы убедиться, что оно выбрано. Затем выберите параметр форматирования на вкладке «Формат». Кроме того, к текстовому полю можно применять эффекты теней и трехмерные эффекты.

Чтобы изменить шрифт, цвет шрифта или другие атрибуты шрифта, используйте параметры форматирования в группе «Шрифт» на вкладке «Главная». Вы применяете атрибуты шрифта к своему тексту так же, как вы форматируете другой текст в своем документе.Просто выделите текст, а затем нажмите параметр форматирования, чтобы изменить шрифт, цвет шрифта или размер шрифта или применить другие атрибуты форматирования, включая выделение полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, затенением или выделением.

В кратчайшие сроки вы можете настроить текстовое поле в соответствии со своими потребностями.

› Как вставить строку в Microsoft Word
› Как поставить рамку вокруг текста в Microsoft Word
› Как добавить и отформатировать текст в фигуре в Microsoft Word
› Как связать текстовые поля в Microsoft Word
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Что означает XD и как вы его используете?
› Почему СМС должен умереть

Это расширенная статья о создании шаблонов автоматизации документов, использующих условные операторы. Это позволяет вам создать шаблон с информацией, которая изменяется в зависимости от значений различных полей слияния.

Важное примечание. Из-за порядка, в котором MS Word обновляет поля, шаблоны с условными операторами лучше всего подходят для создания PDF-документов с помощью Document Automation. Если вы хотите использовать свои условные шаблоны для создания документов MS Word, следуйте инструкциям по устранению неполадок ЗДЕСЬ.

Содержание

Понимание условных операторов в MS Word

Что такое условное выражение?

На самом простом языке условный оператор говорит следующее: если какое-то условие применимо, то сделайте что-нибудь.

Условные операторы имеют общий формат: ЕСЛИ это, ТО ТО или ИНАЧЕ что-то другое. Например:

ЕСЛИ баланс доверия равен 0 , ТО отобразить сообщение с запросом на повторную предоплату , ИНАЧЕ отобразить сообщение с благодарностью
ЕСЛИ custom_field_1 равно true , ТО отображать custom_field_2 , ИНАЧЕ отображать custom_field_3

В MS Word формат условного оператора выглядит следующим образом:

IF Выражение1 Оператор Выражение2 " TrueText " " FalseText "

Выражения

Выражения — это нечто, имеющее значение. В примере автоматизации документов тег поля слияния может быть выражением. Условный оператор имеет 2 выражения или значения, которые сравниваются, чтобы определить, какая информация отображается.

Обратите внимание, что выражения (или теги полей слияния), имеющие значение в виде обычного текста, должны быть заключены в кавычки; но выражения, имеющие числовое значение, не должны заключаться в кавычки.

Чтобы указать, что значение пустое (в частности, для второго выражения), используйте 2 кавычки, между которыми ничего нет "" вместо второго выражения.

Примеры тегов слияния с текстовым значением
(заключите их в кавычки)

Примеры тегов слияния с числовым значением
(не заключайте их в кавычки)

Оператор

Оператор определяет, как выражения связаны друг с другом. Например, они равны/одинаковы или нет?

td>

=	Равно	Использовать как с текстовыми, так и с числовыми выражениями
<>< /td>	Не равно	Использовать как с текстовыми, так и с числовыми выражениями
>	Больше, чем	Использовать только с числовыми выражениями
=	Больше или равно	Использовать только с числовыми выражениями
TrueText относится к тексту, который будет отображаться, если условие (отношение между выражениями) выполнено.

FalseText относится к тексту, который будет отображаться, если условие НЕ выполнено (это ДРУГАЯ часть оператора).

Утверждения TrueText и FalseText должны быть заключены в кавычки.

Если вы хотите, чтобы TrueText или FalseText были пустыми (чтобы ничего не отображалось), просто используйте пустые кавычки "".

Вы также можете использовать теги полей слияния Clio в своих TrueText и FalseText.

Собираем все вместе

Объединяя все элементы, описанные выше, условное выражение, которое будет отображать сообщение с запросом на предоплату, если доверительный баланс клиента равен нулю, может выглядеть примерно так:

Для получения дополнительной информации о составлении условных операторов для использования в MS Word нажмите ЗДЕСЬ.

Добавление условных полей в шаблон Word

Чтобы добавить условное поле в MS Word, убедитесь, что ваш текстовый курсор находится в документе, где вы хотите отобразить условный текст, затем щелкните вкладку «Вставка», затем щелкните значок «Быстрые действия» в Группа «Текст» (в более новых версиях Word не будет значка «Экспресс-блоки», но будет значок «Поле»).

В меню быстрых частей выберите параметр "Поле".

В окне "Поле" прокрутите список "Имена полей" и выберите "Если". Введите условное выражение в текстовую область «Коды полей», затем нажмите «ОК».

В вашем документе вы, скорее всего, увидите FalseText своего условного оператора. Это связано с тем, что документ Word не знает значения ваших тегов полей слияния Clio до того, как произойдет автоматизация документов. Чтобы сделать поля в документе более четкими, вы можете изменить способ их отображения в документе Word.

Откройте окно параметров Word, нажав Alt+f+t на клавиатуре. В окне «Параметры» нажмите «Дополнительно» на боковой панели, затем прокрутите вниз до раздела «Показать содержимое документа». Здесь есть 2 параметра, которые помогут вам быстро идентифицировать поля в документе: "Показывать коды полей вместо их значений" и "Затенение полей: всегда".

Ограничения и синтаксис

В поле "Коды полей" можно ввести не более 255 символов (включая пробелы), поэтому описанные выше конкретные шаги полезны только для отображения коротких фрагментов информации. Чтобы отобразить более длинный текст, у вас есть несколько вариантов.

Начните с ввода схемы условного оператора в окно "Поле", не вводя длинный текст TrueText или FalseText, затем нажмите "ОК", чтобы добавить поле в документ.
Например:

Если код поля еще не виден в вашем документе (если вместо этого вы видите поле Expression или FalseText), щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите «Переключить коды полей». С видимым кодом поля щелкните кавычки TrueText или FalseText (где применяется длинный фрагмент текста), затем начните вводить текст или вставьте его из другого источника.

Условные операторы не поддерживают специальные символы или кавычки в тексте, который вы используете для TrueText или FalseText.
Например, следующий оператор не будет работать должным образом:

ЕСЛИ " >" = "виновен" "Подсудимый признает себя виновным". «Подсудимый не признает себя виновным».

Чтобы отобразить текст, содержащий кавычки или специальные символы, вам нужно будет добавить эту информацию в настраиваемые поля Clio, а затем использовать эти поля слияния для TrueText и FalseText.

Советы и примеры полезных условных операторов

Использование флажков Clio для определения того, что отображается

Используя настраиваемые поля Clio, вы можете добавлять настраиваемые флажки в свои контакты и дела, которые можно использовать для определения того, что отображается в созданном вами документе. Чтобы сослаться на флажок Clio, используйте тег поля слияния вместо первого выражения. Второе Выражение будет либо "true", либо "false" - "true", если флажок установлен, "false", если флажок не установлен.

ЕСЛИ " >" = "true" "Это поле отмечено." "Этот флажок не установлен."

Использование раскрывающихся списков Clio для определения того, что отображается

Используя Clio Custom Fields, вы можете добавлять настраиваемые списки выбора в свои контакты и дела, которые можно использовать для определения того, что отображается в созданном вами документе. Чтобы сослаться на раскрывающийся список Clio, используйте тег поля слияния вместо первого выражения. Второе выражение будет соответствовать пользовательскому параметру, который необходимо выбрать.

ЕСЛИ " >" "Вы выбрали вариант 1." "Вы не выбрали вариант 1."

Чтобы разместить раскрывающиеся списки с более чем двумя параметрами, см. ниже раздел "Вложенные условные операторы".

Вложенные условные операторы (несколько условий)

Вы можете создавать условные операторы, учитывающие несколько сценариев/условий. "Вложение" условия в другое условие требует нескольких дополнительных шагов и специального синтаксиса для правильной работы.

Например, чтобы написать условный оператор, который ищет все возможные ответы из раскрывающегося списка с 4 вариантами, выполните следующие действия.

Основная схема этого условного оператора должна выглядеть следующим образом:

Теперь ваш вложенный условный оператор должен выглядеть следующим образом:

Полное заявление должно выглядеть примерно так:

Или, для большей наглядности, вложенные условия можно выделить цветом:
< IF " >" "Вы выбрали вариант 1". "
< IF " >" "Вы выбрали вариант 2." "
< IF " >" "Вы выбрали вариант 3." «Вы выбрали вариант 4». > " > " >

Добавление разрывов строк в TrueText и FalseText

Если вам нужно разбить текст, который вы используете для TrueText или FalseText, вы можете добавить разрывы строк, напрямую изменив коды полей в документе.

Если код поля еще не виден в вашем документе (если вместо этого вы видите Expression поля или FalseText), щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите "Переключить коды полей".

Теперь вы увидите весь код поля и сможете редактировать текст и добавлять разрывы строк.

Нажмите в тексте, где вы хотите разместить разрывы строк, затем нажмите Shift+Enter, чтобы добавить плавный разрыв.

Устранение неполадок при создании документов в MS Word

Из-за ограничений на то, как MS Word обновляет поля, вы можете не увидеть, что ваши условные поля обновлены должным образом после создания документа с помощью Clio. В большинстве случаев вам придется открыть только что созданный документ Word и вручную обновить все поля, чтобы увидеть соответствующие значения ваших условных операторов. Для этого выберите все содержимое документа (используя Ctrl+a), затем нажмите F9 в Windows (или fn+F9 на Mac) на клавиатуре, чтобы обновить все поля в документе. Затем вам придется сохранить документ и повторно загрузить его в Clio, если только вы не редактируете документ с помощью Clio Launcher.

Если обновление полей в сгенерированном документе Word не устраняет проблему, вам нужно будет определить, есть ли ошибки в условном поле. Для этого используйте свой шаблон для создания PDF-файла в Clio, а затем просмотрите PDF-файл. Если поле отображается правильно в PDF-файле, вы можете быть уверены, что ваше условное поле работает правильно. Если поле отображается неправильно в PDF-файле, вам нужно будет вернуться к своему шаблону и найти проблемы в построении поля и синтаксисе.

Спасибо за отзыв.

Мы будем использовать эту информацию для постоянного улучшения наших ресурсов самопомощи.

Читайте также: