Поиск в Outlook 2016
Обновлено: 06.07.2024
Работа с тысячами сообщений электронной почты Outlook — непростая задача, особенно если вы ежедневно получаете много сообщений электронной почты. Обычно это происходит с людьми, которые используют Microsoft Outlook для выполнения различных деловых задач.< /p>
Бывают случаи, когда вам нужно открыть электронное письмо, которое вы получили несколько дней или, возможно, месяцев назад, но из-за огромного количества сообщений электронной почты, существующих поверх того, которое вам нужно, прокрутка не является вариантом, который вы хотели бы рассмотреть. .
Хотя в такой ситуации вы бы использовали параметр «Поиск», встроенный в приложение Outlook 2016, что бы вы сделали, если файл или элемент, который вы искали, не отображаются в результатах поиска?
Внутри
Неправильный или неработающий поиск в Microsoft Outlook 2016 можно исправить несколькими способами, но важно использовать правильные. В этой статье мы расскажем, как решить вышеупомянутую проблему.
Проверить статус индексации в Outlook 2016
Проверьте статус индексации в Outlook, прежде чем мы перейдем к методам устранения проблемы с поиском в Outlook. Убедитесь, что определенный тип файла Outlook не индексируется. Чтобы проверить статус индексирования в приложении Outlook, выполните следующие действия:
Примечание. Вкладка "Поиск" отсутствует
Если в строке меню вашего приложения Outlook отсутствует вкладка "Поиск", вы можете добавить ее самостоятельно, как показано ниже:
Перестроить индекс с помощью параметра меню "Восстановить"
Теперь, когда вы проверили статус индексации в Outlook, давайте перейдем к методу исправления. В случае, если тип файла Outlook оставлен для индексации или поиск по-прежнему не дает ожидаемого результата, перестройте индекс с помощью дополнительных параметров индексирования.
Для этого выполните следующие действия:
Проверить статус индекса Outlook 2016
Вы подтвердили статус индексации и перестроили индекс с нуля, но поиск не дает нужных результатов. В этом состоянии проверьте, указано ли приложение Outlook 2016 в параметрах индексирования или нет. Выполните следующие действия:
Восстановить файл данных Outlook
Если восстановление или индексирование приложения Outlook помогло, возможно, проблема связана с файлом данных Outlook — PST, и его восстановление может решить проблему.
Для этого вы можете использовать собственный инструмент восстановления входящих сообщений Outlook, предоставляемый Microsoft, который называется SCANPST.
Использовать инструмент очень просто, найдите инструмент и продолжайте, но для разных версий Outlook расположение/путь к утилите отличается:
- Для 32-разрядной версии Office 2016: C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\
- Для 64-разрядной версии Office 2016: C:\Program File(x86)\Microsoft Office\Office16\
- Для 64-разрядной версии Outlook 2016: C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\
- Для пакета Office 365 — 2016: C:\Program Files\Microsoft Office\root\office16\
Чтобы этот метод работал, вам также необходимо знать местоположение/путь к файлу Outlook PST; для пользователей Outlook 2016 путь будет таким:
Найдя утилиту SCANPST и расположение файла данных PST, выполните следующие действия:
- Щелкните правой кнопкой мыши исполняемый файл SCANPST.
- Выберите «Запуск от имени администратора».
- Найдите PST-файл, нажмите «Открыть» и нажмите «Пуск».
- Просмотрев сведения, отображаемые утилитой, нажмите «Восстановить».
- В зависимости от размера файла данных PST время восстановления может отличаться.
Восстановление PST с помощью профессионального инструмента
Использование профессионального инструмента восстановления Outlook целесообразно в тех случаях, когда встроенная утилита SCANPST не решила проблему с файлами PST. Ядро для Outlook PST Repair — это инструмент, специально созданный для решения всех проблем с файлами Outlook PST.
Этот инструмент может похвастаться многочисленными функциями, использует передовой подход к решению проблем с PST и гарантирует, что данные не будут потеряны. После восстановления все будет так же, как и в исходном файле PST.
Заключение
Поиск – очень полезная утилита для поиска иголки в стоге сена, но она может запутаться, если поиск не работает или не дает результатов в соответствии с запросом или примененными фильтрами. При правильном подходе решение проблемы с поиском в Outlook не составит труда.
Нужно найти важное сообщение в переполненной папке "Входящие" или папке? Мгновенный поиск помогает быстро находить элементы в Outlook.Панель мгновенного поиска всегда доступна во всех папках Outlook, таких как «Почта», «Календарь» и «Задачи».
Советы по улучшению результатов поиска с помощью мгновенного поиска см. в статье Как сузить критерии поиска.
Что вы хотите сделать?
На панели навигации в нижней части экрана нажмите Почта.
Если вы этого не видите, возможно, включена "Компактная навигация", поэтому вместо нее вы увидите значки, например:
Чтобы найти известное вам слово в сообщении или сообщение от определенного человека, введите слово или имя человека (можно использовать имя, фамилию и часть имени) в поле поиска. Сообщения, содержащие указанное вами слово или имя, отображаются в результатах поиска с выделенным текстом.
Вы можете еще больше сузить результаты, изменив поиск. Вот несколько типичных примеров:
Введите "отчеты о расходах" (включая цитаты), чтобы найти сообщения, содержащие точную фразу "отчеты о расходах".
Введите расход И отчет ("И" должно быть написано заглавными буквами), чтобы найти сообщения, содержащие как слово расход, так и слово отчет, но не обязательно в таком порядке. Вы также можете использовать "ИЛИ".
Введите «расход НЕ отчёт» («НЕ» должно быть написано заглавными буквами), чтобы найти сообщения, содержащие слово «расход», но не слово «отчет».
ПРИМЕЧАНИЕ. При поиске элементы будут найдены только в том случае, если вы ищете слово целиком или начало слова; если вы ищете середину или конец слова, вы не найдете элемент. Например, если тема сообщения содержит «Электронная почта об Office365», следующие поисковые запросы НЕ найдут этот элемент:
"почта" -- потому что это конец слова "электронная почта"
"365" -- потому что это конец слова "Office365"
"ice" -- потому что оно находится в середине слова "Office365"
Когда вы закончите, вы можете очистить поиск, щелкнув в поле поиска.
Если вы не можете найти то, что ищете, используйте инструменты поиска на ленте, чтобы сузить область поиска. Когда вы щелкаете поле поиска, вы можете выбрать параметр области в левой части ленты. Определившись с областью поиска, вы можете уточнить поиск, выбрав такой параметр, как строка темы или отправитель.
Область (где искать). Здесь вы можете выбрать поиск в определенных папках, например во всех ваших почтовых ящиках, или только в выбранной вами текущей папке, которая чаще всего является вашей папкой "Входящие".
Уточнить (что искать). Выбрав область действия, вы можете добавить другие критерии в группу «Уточнить». Когда вы выбираете вариант, Outlook добавляет в поле поиска специальный сценарий, ограничивающий его поиск.
Давайте рассмотрим варианты.
От: фильтрует результаты поиска, чтобы отображались только сообщения, отправленные определенным человеком. Например, вы можете искать все сообщения, отправленные Сарой.
Тема: фильтрация результатов поиска на основе строки темы электронного письма. Например, вы можете искать все сообщения, в строке темы которых есть ключевое слово "отчет".
Есть вложения: показывает все сообщения, содержащие вложения.
Категория: выберите категорию, чтобы просмотреть все сообщения, которые вы пометили в определенной категории.
На этой неделе: в раскрывающемся меню выберите период времени, чтобы сузить результаты поиска на основе времени получения сообщения.
Отправлено: в раскрывающемся меню выберите параметр для фильтрации результатов на основе получателей электронной почты. Например, сообщения, на которые вы получили копию, или те, которые были отправлены определенному человеку.
Непрочитанные: отображает все непрочитанные сообщения в выбранной вами папке.
Помечено: выводит сообщения, которые вы пометили для отслеживания.
Важно: отображаются все сообщения, отмеченные как важные.
Помните, что вы можете комбинировать эти параметры.
Вот пример: вы можете найти все сообщения от Сары, которые вы получили в прошлом месяце, по ключевому слову «отчет» в строке темы.
Чтобы настроить поиск для этого примера:
Убедитесь, что выбрана папка "Входящие", затем нажмите в поле поиска.
Выберите Подпапки в группе Область.
Нажмите "От" и введите Sara, чтобы заменить выделенный текст в поле поиска.
Нажмите «Тема» и введите отчет, чтобы заменить выделенный текст в поле поиска.
В раскрывающемся меню рядом с пунктом "Эта неделя" выберите "Прошлый месяц".
Получено слишком много результатов? Или вы просто не можете найти то, что хотите?
Нажмите в поле поиска.
На вкладке "Поиск" выберите Инструменты поиска > Расширенный поиск.
В поле "Расширенный поиск" вы можете указать гораздо более сложные критерии и даже выполнить поиск в календаре, списке контактов, заметках и задачах.
Перейдите на вкладку "Дополнительно".
В разделе «Определить дополнительные критерии» нажмите кнопку «Поле», а затем нажмите «Все поля почты». Вы увидите меню полей, по которым можно выполнять поиск, таких как "От", "Кому", "Получено", "Тема" и многих других.
Начните с выбора поля, затем выберите условие и значение для проверки. Например:
От/Содержит/Кэти будет искать сообщения от кого-то, чье имя содержит «Кэти». Обратите внимание, что мы используем в качестве условия «содержит» вместо «есть (точно)», чтобы нам не нужно было искать точное совпадение. Таким образом, если имя электронной почты Кэти — «Кэти Джордан», «От/есть (точно)/Кэти» не будет работать, потому что нам нужно указать полное имя Кэти, Кэти Джордан, чтобы получить точное совпадение. Вот где в качестве условия пригодится contains.
От | Содержит | Кэти будет искать сообщения от кого-то, чье имя содержит «Кэти». Обратите внимание, что мы используем в качестве условия «содержит» вместо «есть (точно)», чтобы нам не нужно было искать точное совпадение. Итак, если имя электронной почты Кэти «Кэти Джордан», From | is (точно) |Katie не будет работать, потому что нам нужно указать полное имя Кэти, Кэти Джордан, чтобы получить точное совпадение. Вот где в качестве условия пригодится contains.
Затем, предположим, вы добавили и это:
Получено | между | 01.05.13 и 31.05.13
Сообщение | содержит | бюджет
Кому | содержит | Роб
Теперь Outlook ищет сообщения от кого-то, в имени которого есть "Кэти", которые поступили в папку "Входящие" в мае 2013 года со словом "бюджет" в теле сообщения и (помимо вас) также были отправлены кому-то с «Роб» в его имени. Вот увеличенный список из четырех добавленных нами критериев.
Наконец, нажмите «Найти сейчас», чтобы запустить поиск.
Если вас не пугает мысль о более чем 250 результатах, вы можете обойти это ограничение:
Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Поиск».
В разделе "Результаты" снимите флажок "Увеличить скорость поиска, ограничив количество отображаемых результатов".
Что вы хотите сделать?
В области навигации щелкните папку, в которой вы хотите выполнить поиск.
В поле мгновенного поиска введите текст для поиска.
Элементы, содержащие введенный вами текст, отображаются с выделенным текстом поиска.
Чтобы сузить область поиска, введите больше символов.
Чтобы расширить поиск и включить все папки, в конце результатов поиска нажмите Повторить поиск.
Чтобы вернуть точку вставки в поле мгновенного поиска, нажмите CTRL+E.
Выполняется поиск вложений, но результаты поиска из вложений не выделяются.
Вы можете сузить область поиска, добавив критерии. Когда вы щелкаете или вводите текст в поле мгновенного поиска, создается вкладка «Инструменты поиска». В группе «Уточнить» ряд параметров критериев помогает сделать поиск более точным.
Примечание. Добавляемые вами поля поиска зависят от того, где вы находитесь в Outlook, например Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Список папок или Журнал. Поля поиска также относятся к используемому в настоящее время профилю электронной почты Outlook. Поля поиска сохраняются после выхода и перезапуска Outlook. Поисковый запрос не сохраняется.
Ваши 10 последних поисковых запросов сохраняются и могут быть использованы повторно.
Нажмите в поле "Мгновенный поиск" и на вкладке "Инструменты поиска" в группе "Параметры" нажмите "Недавние поиски", а затем щелкните слово или фразу для поиска, которые вы хотите использовать снова.
В. Можно ли применять несколько критериев поиска при поиске сообщений электронной почты в Outlook 2016?
А. Да, инструмент расширенного поиска Outlook позволяет одновременно задать несколько критериев поиска на вкладке «Поиск», выбрав «Инструменты поиска», «Расширенный поиск». В появившемся диалоговом окне «Расширенный поиск» есть три экрана для указания широкого набора критериев поиска, таких как тема, категории, размер, даты и многое другое, как показано на трех снимках экрана ниже.
Ниже приведены некоторые дополнительные советы по поиску в Outlook 2016.
2. Поиск по нескольким учетным записям почтовых ящиков. По умолчанию Outlook выполняет поиск в текущем выбранном почтовом ящике, но вы можете одновременно выполнять поиск по всем учетным записям почтовых ящиков, выбрав «Все почтовые ящики» в раскрывающемся списке, расположенном рядом с инструментом «Поиск входящих», как показано на рисунке ниже.
3. Используйте логические операторы для уточнения поиска. Outlook 2016 поддерживает использование логических операторов И , НЕ , ИЛИ , , > , "" и = в средстве мгновенного поиска. (Обратите внимание, что эти логические операторы должны быть введены заглавными буквами.) Некоторые примеры поиска с использованием этих логических операторов показаны ниже.
4. Используйте ссылки на имена полей для уточнения поиска. Вы можете уточнить поиск в Outlook, указав имена полей (имена заголовков столбцов), а также критерии поиска и логические операторы. Некоторые примеры поиска с использованием имен полей показаны ниже.
5. Используйте специальные инструменты поиска для уточнения результатов поиска. Outlook предлагает дополнительные команды поиска, которые помогут вам уточнить поиск, например hasattachment , Received , due , messagesize и read . Примеры этих специальных команд представлены ниже.
6. Поиск сообщений электронной почты на основе контактной информации. Вы можете искать сообщения электронной почты Outlook на основе контактных данных, даже если эти данные не содержатся в сообщении электронной почты. Например, вы можете искать сообщения электронной почты, отправленные получателями, которые живут в определенном городе, штате или с определенным почтовым индексом. Ниже представлены некоторые примеры.
Об авторе
Примечание. Инструкции для Microsoft Office в разделе «Технологические вопросы и ответы» относятся к версиям с 2007 по 2016 год, если не указано иное.
Инструмент расширенного поиска Outlook можно использовать, когда стандартный поиск с использованием панели поиска либо дает слишком много результатов, либо не находит то, что вы искали.
1. Откройте меню инструментов поиска
Нажмите в строке поиска. На вкладке «Поиск» в верхней части экрана нажмите «Инструменты поиска» > «Расширенный поиск». Откроется окно расширенного поиска.
2. Выберите поле для поиска
Перейдите на вкладку "Дополнительно" в окне "Расширенный поиск". В разделе «Определить дополнительные критерии» нажмите кнопку «Поле», а затем нажмите «Все поля почты». Появится меню полей, которые вы можете использовать для поиска, например «От», «Кому», «Получено», «Тема» и т. д.
3. Определите критерии поиска
Выберите поле в меню «Все поля почты», затем выберите условие и значение для поиска.
Например. От | Содержит | Katie будет искать сообщения от кого-то, чье имя содержит «Katie». Вы можете добавить столько условий, сколько вам нужно, чтобы сузить область поиска, например:
Получено | между | 02.01.17 и 31.02.17
Сообщение | содержит | бюджет
Кому | содержит | Ограбить
При этом в Outlook будут найдены все сообщения от кого-то, в имени которого есть "Кэти", которые были получены в мае 2013 года, содержат бюджет в теле письма, а также были отправлены пользователю, в имени которого есть "Роб".
4. Запустите поиск
Если вас устраивают критерии поиска, нажмите "Найти сейчас", чтобы запустить поиск.
Читайте также: