Обновлено: 21.11.2024
Форматирование документа может включать в себя что угодно: от курсива и шрифта до стилей заголовков. Проблемы с форматированием трудно обнаружить невооруженным глазом, поэтому в сегодняшнем руководстве показаны два метода поиска и замены форматирования в Microsoft Word:
Мы закончим пятью советами, которые могут немного облегчить ваш следующий сеанс форматирования.
Это руководство также доступно в виде видео на YouTube, где показаны все шаги в режиме реального времени.
Посмотрите более 100 других видео о Microsoft Word и Adobe Acrobat на моем канале YouTube.
Изображения ниже взяты из Word для Microsoft 365. Шаги одинаковы в Word 2019 и Word 2016 и аналогичны для Word 2013 и Word 2010. Однако ваш интерфейс может немного отличаться в более старых версиях программного обеспечения.< /p>
Найти и заменить форматирование, примененное в любом месте документа Word
В этом примере мы найдем весь текст, выделенный курсивом, и заменим этот текст обычным шрифтом. Пожалуйста, измените эти шаги в соответствии с вашими потребностями.
<р>1. Выберите вкладку Главная на ленте.
<р>2. Выберите «Заменить» в группе «Редактирование».
<р>3. Вставьте курсор в текстовое поле «Найти» в диалоговом окне «Найти и заменить».
<р>4. Нажмите кнопку "Еще".
<р>5. Нажмите кнопку Формат.
<р>6. Выберите «Шрифт» в раскрывающемся меню.
<р>7. Выберите «Курсив» (или другой вариант) в меню «Стиль шрифта» в диалоговом окне «Найти шрифт».
<р>8. Нажмите кнопку "ОК" в диалоговом окне "Найти шрифт".
Слова Шрифт: курсив должны отображаться под текстовым полем "Найти" в диалоговом окне "Найти и заменить".
<р>9. Вставьте курсор в текстовое поле «Заменить на» в диалоговом окне «Найти и заменить».
<р>10. Нажмите кнопку Формат (см. рис. 5).
<р>11. Выберите «Шрифт» в раскрывающемся меню (см. рис. 6).
<р>12. Выберите «Обычный» (или другой вариант) в меню «Стиль шрифта» в диалоговом окне «Заменить шрифт».
<р>13. Нажмите кнопку "ОК" в диалоговом окне "Заменить шрифт".
Слова Шрифт: не полужирный, не курсивный должны отображаться под текстовым полем «Заменить на» в диалоговом окне «Найти и заменить».
<р>14. Нажмите кнопку «Заменить все», чтобы выполнить все замены сразу. Или нажмите кнопки "Найти далее" и "Заменить", чтобы выполнить замену по одной за раз.
<р>15. Нажмите кнопку "Закрыть", чтобы закрыть диалоговое окно "Найти и заменить".
<р>16. Сохраните файл, чтобы сохранить замены формата.
Найти и заменить форматирование, примененное к определенному тексту в документе Word
В этом примере мы найдем определенный текст со стилем «Заголовок 2» и заменим этот текст стилем «Заголовок 3». Пожалуйста, измените эти шаги в соответствии с вашими потребностями.
<р>1. Выберите вкладку Главная на ленте (см. рис. 1).
<р>2.Выберите Заменить в группе Редактирование (см. рис. 2).
<р>3. Введите текст, который вы хотите найти, в текстовое поле «Найти».
<р>4. Нажмите кнопку «Дополнительно» в диалоговом окне «Найти и заменить» (см. рис. 4).
<р>5. Нажмите кнопку Формат (см. рис. 5).
<р>6. Выберите Стиль в раскрывающемся меню.
<р>7. Выберите «Заголовок 2» (или другой вариант) в диалоговом окне «Найти стиль».
<р>8. Нажмите кнопку "ОК" в диалоговом окне "Найти стиль".
Слова Стиль: Заголовок 2 должны появиться под текстовым полем "Найти".
<р>9. Введите тот же текст (или другой текст, если хотите) в текстовое поле «Заменить на».
<р>10. Нажмите кнопку Формат (см. рис. 5).
<р>11. Выберите Стиль в раскрывающемся меню (см. рис. 17).
<р>12. Выберите «Заголовок 3» (или другой вариант) в диалоговом окне «Заменить стиль».
<р>13. Нажмите кнопку "ОК" в диалоговом окне "Заменить стиль".
Слова Стиль: Заголовок 3 должны появиться под текстовым полем «Заменить на».
<р>14. Нажмите кнопку «Заменить все», чтобы выполнить все замены сразу. Или используйте кнопки «Найти далее» и «Заменить», чтобы производить замену по одной (см. рис. 14).
<р>15. Нажмите кнопку "Закрыть", чтобы закрыть диалоговое окно "Найти и заменить" (см. рис. 15).
<р>16. Сохраните файл, чтобы сохранить замены формата.
Советы по редактированию формата в Microsoft Word
Редактирование формата может быть грязным. Вот пять советов «Поверьте мне, потому что я научился на собственном горьком опыте», которые следует учитывать перед следующим сеансом форматирования.
Совет 1. Изучите инструмент «Найти и заменить».
Инструмент Word "Найти и заменить" имеет множество полезных функций — гораздо больше, чем можно описать в учебнике блога — поэтому найдите время, чтобы изучить диалоговое окно "Найти и заменить", чтобы узнать, поможет ли оно автоматизировать какие-либо операции замены. задачи, которые вы обычно выполняете вручную.
Совет 2. Используйте кнопку "Без форматирования", чтобы отменить форматирование.
Когда вы добавляете форматирование в диалоговое окно «Найти и заменить», Word обычно сохраняет этот выбор в диалоговом окне, пока вы не закроете программу. Если вы хотите очистить ранее выбранное форматирование в диалоговом окне «Найти и заменить» перед закрытием программы, поместите курсор в соответствующее текстовое поле («Найти» или «Заменить на»), а затем нажмите кнопку «Без форматирования».
Совет 3. Поэкспериментируйте с несколькими последовательностями замены.
Иногда параметры форматирования, введенные в текстовое поле «Заменить на», не заменяют параметры в текстовом поле «Найти». вместо этого они добавляются к параметрам в текстовом поле «Найти». В этом случае поэкспериментируйте с несколькими последовательностями замены, чтобы получить нужное форматирование.
Например, если вы наберете жирный шрифт в текстовом поле «Найти», а начертите курсивом в текстовом поле «Заменить на», Word не заменит жирный текст курсивом, как можно было бы ожидать. Вместо этого он добавит курсив к выделенным жирным шрифтом словам! Но вы все равно можете удалить полужирный формат, если сделаете вторую последовательность замены, на этот раз заменив полужирный формат параметром «Не полужирный». (Полную демонстрацию см. в моем руководстве на YouTube на 4:37.)
Совет 4. Выполните пробный запуск.
Методы поиска и замены Word могут быть немного сложными, и эта сложность может иногда приводить к неожиданным результатам (как упоминалось в совете 3 выше). Поэтому всегда выполняйте пробный запуск на вторичной копии документа при выполнении процедуры замены, которую вы не выполняли ранее.
Совет 5. Прежде чем редактировать форматирование, поговорите с автором.
Когда вы редактируете чужой текст — клиента, коллеги или однокурсника, — всегда спрашивайте, сколько форматирования вам следует редактировать. Некоторые писатели хотят, чтобы вы редактировали как можно больше ошибок форматирования, в то время как другие хотят, чтобы вы сосредоточились исключительно на написании, и могут рассердиться, если вы неожиданно измените их полужирный текст на курсив. Кроме того, вы не хотите случайно наступить на пятки наборщикам, дизайнерам книг или другим специалистам по форматированию, участвующим в проекте.
Поскольку я обновил свой Microsoft Office с 2003 до 2010 (или 2007, 2013), моя работа ничуть не стала проще и быстрее. Да, работа идет тяжело, потому что я не могу быстро найти знакомые кнопки и функции в ленте, особенно пункты меню «Формат». С болезненным опытом я получил два метода восстановления меню «Формат» в ленте Office 2007/2010/2013/2016/2019:
Как вернуть классические меню и панели инструментов в Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 365?
Просто скачайте Классическое меню для Office 2007 или Классическое меню для Office
Kutools для Excel: 120 мощных новых функций для Excel.
Вкладка Office: редактирование и просмотр с вкладками в Office, как в Chrome, Firefox, IE 8/9/10.
Легко применять элементы меню «Файл» в ленте Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 с классическим меню
Первый способ — это классическое меню для Office. Это хорошая офисная надстройка для восстановления старой панели инструментов и меню Office 2003/XP(2002)/2000 на ленте. Восстановленные меню и панель инструментов превосходят старые, потому что они объединяют все старые элементы меню и новые функции Office 2007/2010/2013/2016/2019 вместе. Рисунок может быть более убедительным:
Нажмите, чтобы узнать больше и бесплатно скачать классическое меню для Office
Классическое меню для Office позволяет добавить панели инструментов и меню во все приложения Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019. Более того, есть классическое меню для Project / Visio 2010/2013.
Искать элементы меню «Формат» на ленте Office 2007/2010/2013/2016/2019, если у вас нет классического меню
Другой способ я сделал сам: я собрал новое местоположение всех элементов меню «Формат» в ленте Office 2010/2013/2016/2019. Затем я настроил новую вкладку, чтобы собрать эти грязные кнопки в ленте, что сэкономит мне время на их поиск. Я рад поделиться своей коллекцией мест, где старые элементы меню «Формат» остаются на ленте:
| НЕТ. | Старые элементы меню форматирования | Где элементы меню форматирования остаются на ленте Office 2010/2013 |
| 1 | Шрифт… | Вкладка "Главная" > Группа "Шрифт" |
| 2 | Текстовые эффекты |
| 3 | Абзац… | Вкладка "Главная" > группа "Абзац"< /td> |
| 4 | Маркеры и нумерация… |
| 5 | Границы и заливка… |
| 6 | Дополнительные столбцы… | Макет страницы Вкладка > группа «Параметры страницы» |
| 7 | Буквица | Вкладка «Вставка» > группа «Текст» |
| 8 | Направление текста | Вкладка "Макет страницы" > группа "Параметры страницы" |
| 9 | Изменить регистр… | Вкладка «Главная» > Группа «Шрифт» |
< tr>10 | Азиатская раскладка | Вкладка "Главная" > Группа "Абзац" | | 11 | Темы | Вкладка "Макет страницы" > Группа "Темы" |
| 12 | Эффекты |
| 13 | Изменить стили | Вкладка «Главная» > Группа «Стили» |
| 14 | Цвет страницы | Вкладка "Макет страницы" > группа "Фон страницы" | < /tr>
| 15 | Водяной знак |
| 16 | Стиль… | Вкладка «Главная» > группа «Стили» |
| 17 | Рамки | Не на ленте |
| 18 | Автоформат… |
| 19 | Показать форматирование… |
| 20 | Упорядочить | Вкладка «Вид» > Группа «Окно» |
| 21 | Объект… | Вкладка «Вставка» > Группа «Текст» |
Некоторые старые элементы меню «Формат» больше не добавляются на ленту Office 2010/2013. Однако все эти потерянные кнопки восстанавливает Классическое меню для Office. Индивидуальность, классическое меню для Office — лучший вариант.
Нажмите, чтобы узнать больше и бесплатно скачать классическое меню для Office
Дополнительные советы по Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 365
Классическое меню для Office
Возвращение знакомых старых меню и панелей инструментов Office 2003 (2002, 2000) в Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 365. Вы можете сразу и эффективно использовать Office 2007/2010/2013/2016 (включая Office 365), и не требуется никакого обучения или руководств при обновлении до Microsoft Office (включая Word, Excel и т. д.) 2007, 2010 или 2013.
Скриншот классического меню Word
Классическое меню для Office
Оно включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, OneNote, Publisher, InfoPath, Visio и Project 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (включая Office 365).
Классическое меню для Office 2007
Оно включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access и Outlook 2007.
Эмили беспокоит то, что она постоянно теряет форматирование документов. Каждый раз, когда она выделяет часть текста, а затем меняет шрифт или выравнивание полей, Word заменяет весь документ новым шрифтом или полем.
Прежде чем объяснять, как это исправить, необходимо сделать небольшой обзор того, как форматирование обрабатывается в Word. В общем, в Word есть два типа форматирования: неявное и явное. Неявное форматирование, то есть форматирование, выполняемое «по умолчанию», реализуется с помощью стилей. Явное форматирование выполняется с помощью команд форматирования, таких как те, которые находятся на панелях инструментов, в меню и в различных диалоговых окнах.
Все форматирование по умолчанию в Word начинается со стилей. Вы не можете уйти от них; они всегда рядом, даже если вы пытаетесь их игнорировать. Если вы измените то, что входит в определение стиля, вы измените форматирование, применяемое ко всем абзацам или символам, использующим этот стиль. Если вы создаете новые стили, вы создаете новое форматирование «по умолчанию», которое можно применять к различным элементам вашего документа. Если вы попытаетесь игнорировать стили, то большинство, если не все, абзацы будут использовать обычный стиль.
Любое явное форматирование всегда выполняется как наложение на базовое форматирование на основе стилей. Например, если выделить несколько слов в абзаце, а затем щелкнуть инструмент «Полужирный», выделенный текст будет отформатирован как полужирный, но вы не удалите стиль, контролировавший первоначальное форматирование текста. Вы не можете удалить его; вы можете только переопределить его.
Word также позволяет явному форматированию не только переопределять неявное форматирование, но и стать неявным форматом. Это происходит потому, что Word может «впитывать» явные изменения форматирования в базовый стиль. Когда это происходит, любые другие элементы документа, в которых использовался этот стиль, автоматически изменяются в соответствии с новым примененным форматом.
Такое поведение (поглощение явного форматирования базовым стилем) действительно мутит воду для тех, кто только изучает, как Word обрабатывает форматирование. Внезапно локальные форматы могут распространяться по всему миру, что приводит к странному поведению со стороны Word.
Как решить проблему? Отключите параметр в Word, который приводит к включению явного форматирования в базовые стили. Для этого выполните следующие действия, если вы используете Word 2002 или Word 2003:
- Выберите «Стили и форматирование» в меню «Формат». Word отображает панель задач «Стили и форматирование».
- Наведите указатель мыши на стиль, который хотите изменить. Справа от имени стиля должна появиться стрелка раскрывающегося списка.
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка и выберите "Изменить". Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль». (См. рис. 1.)
Рисунок 1. Диалоговое окно «Изменить стиль».
Наконец, выполните следующие действия, если вы используете Word 97 или Word 2000:
- Выберите «Стиль» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Стиль».
- Выберите стиль, который хотите изменить, и нажмите «Изменить». Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль».
- Снимите флажок "Автоматическое обновление".
- Если стиль хранится в шаблоне (он не определен только для текущего документа), рекомендуется установить флажок "Добавить в шаблон".
- Нажмите "ОК".
Вот и все; таким образом вы останавливаете Word от применения явных изменений к базовому стилю. Конечно, если вы непреднамеренно изменили стили ранее (поскольку был установлен флажок «Автоматически обновлять»), вам нужно будет вернуться и изменить определение стиля, чтобы текст отображался так, как вы хотите. Вам также потребуется выполнить те же действия для любых других стилей в шаблоне или документе.
Биография автора
На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.
Независимо от того, делитесь ли вы новыми документами или редактируете старые, эти три инструмента помогут выявить проблемы с форматированием.
Непоследовательное форматирование может превратить кажущийся стабильным документ в хаос. Независимо от того, делитесь ли вы документом с пользователями, которые не придерживаются стилей, или вы унаследовали документ, вам может потребоваться исправить некоторые вещи, прежде чем несоответствия выйдут из-под контроля. К счастью, Word предоставляет несколько простых в использовании инструментов, которые могут помочь. В этой статье мы рассмотрим следующие инструменты:
- Черновик
- Инспектор стилей
- Показать форматирование
Я использую Word 2016 в 64-разрядной системе Windows 10, но эти функции доступны в более ранних версиях. Вы можете использовать любой файл Word или загрузить плохо отформатированный демонстрационный файл .docx или .doc.
Подробнее о программном обеспечении
Терминология
Самый безопасный способ форматирования — это стиль, набор форматов, сохраненных как единое целое. Даже если вы не применяете стиль вручную, вы (всегда) используете его — «Обычный» — это стиль Word по умолчанию. Рисунок A показывает его форматы. Чтобы быстро изменить форматирование, вы можете применить другой стиль, создать новый стиль или изменить текущий стиль (чего я делать не рекомендую).
Рисунок А
Стиль – это набор форматов, которые вы применяете как группу.
В процессе работы вы часто применяете дополнительные прямые форматы. Например, вы можете выделить жирным шрифтом или курсивом слово или фразу. Вы можете применить прямое форматирование без изменения базового стиля. В этой статье я буду использовать эти два термина, прямой и стиль, чтобы различать, как применяются форматы, потому что разница имеет значение.
Кроме того, форматы влияют на разные уровни: абзац, символ и связанный. Как и следовало ожидать, стили абзаца форматируют весь абзац. Стили символов форматируют выделенный текст — предложение, фразу, слово или даже отдельный символ. Связанные стили объединяют два стиля. Другими словами, связанный стиль действует как стиль абзаца, когда выделен абзац, и как стиль символа, когда выделена только часть абзаца. На рис. A вы можете видеть, что обычный — это стиль абзаца.
SEE: Набор для найма: Разработчик Microsoft Power BI (Tech Pro Research)
Черновик
Если вы изучите простой документ, показанный на рисунке B, вы можете обнаружить некоторые несоответствия; определение того, что их вызвало, может быть затруднено. Возможно, первым шагом к выявлению потенциальных проблем с форматированием является обеспечение согласованного применения стилей.
Рисунок Б
Этот документ представляет собой смесь стилей и прямого форматирования.
Большинство из нас используют режим черновика (на вкладке "Вид") для работы с текстом без дополнительных графических элементов и элементов макета, таких как изображения, столбцы, заголовки, разрывы страниц и т. д. Но вы также можете использовать режим черновика, чтобы быстро определить стили, используемые в вашем документе. На рисунке C вы можете видеть, что заголовок 2 и обычный используются последовательно. Если вы не видите стили, перечисленные слева, включите эту функцию следующим образом:
- Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Параметры".
- На левой панели выберите "Дополнительно".
- В разделе «Отображение» измените параметр «Ширина области стиля в черновых и контурных представлениях» с 0 дюймов на большее значение, например 1 дюйм.
- Нажмите "ОК".
Рисунок C
В режиме черновика стили отображаются слева.
Что вы не можете обнаружить, так это прямое форматирование, но оно само по себе является подсказкой: если стили применяются последовательно, но вы можете визуально обнаружить несоответствия, прямое форматирование является наиболее вероятной причиной этих расхождений.
На этом этапе вы можете обратиться к элементам управления «Шрифт» и «Размер шрифта» (в группе «Шрифт» на вкладке «Главная») для получения дополнительной информации. Тайна возрастает по мере того, как вы выбираете разные абзацы для отображения их разных шрифтов и размеров:
- Первый абзац — Calibri 11.
- Абзац 2 – шрифт Arial 11 (рис. D).
- Абзац 3 – это Calibri 12.
Рисунок D
Несмотря на то, что абзацы оформлены в обычном стиле, шрифт и размер шрифта различаются.
Как это может быть? В каждом абзаце используется обычный стиль, но они явно не однородны. Прямое форматирование — это ваша проблема, но режим черновика не может помочь с деталями, поэтому давайте рассмотрим его подробнее.
Инспектор стилей
Ранее я упоминал два типа стилей: абзац и символ. Инспектор стилей (рис. E) разделяет их так, чтобы прямое форматирование было легко заметить. Чтобы открыть Инспектор, щелкните средство запуска диалогового окна для группы «Стили» (на вкладке «Главная») и щелкните значок «Инспектор стилей» (посередине) в нижней части панели «Стили». (Я не знаю ярлыка для отображения этой панели.)
Рисунок E
Отображение атрибутов абзаца и символа для первого абзаца.
При активном первом абзаце списки Plus быстро говорят нам, что этот абзац не содержит прямого форматирования. Щелкните внутри второго и третьего абзацев и наблюдайте за обновлением инспектора, как показано на рисунке F. Вердикт: Кто-то применил прямое форматирование к обоим абзацам. На панели различаются форматы абзаца и символа.
Рисунок F
Второй и третий абзацы имеют прямое форматирование.
Помимо использования панели для отображения прямого форматирования, вы можете использовать значки справа для удаления форматов:
- Восстановить нормально
- Удалить форматирование абзаца
- Очистить стиль символов
- Удалить форматирование символов
Назначение каждой опции говорит само за себя, но если вы никогда ими не пользовались, вы можете столкнуться с несколькими сюрпризами, пока не ознакомитесь с ними. «Очистить все» (внизу) — наиболее эффективный вариант, если вы хотите удалить все прямое форматирование и сбросить все стили на «Обычный».
Показать форматирование
Наш последний инструмент — «Показать форматирование» (рис. G), который можно отобразить, нажав [Shift]+[F1] или щелкнув «Показать форматирование» на панели «Инспектор стилей». Вы можете слышать термин «Показать коды», но это ссылка на WordPerfect. Показатели форматирования хоть и похожи на коды раскрытия WordPerfect, но не совсем такие же.
Рисунок G
Показать форматирование — это еще один способ показать прямое форматирование.
Этот инструмент может сравнивать элементы. Например, на рисунке H показаны различия между вторым и третьим абзацами. Для этого щелкните внутри любого абзаца, установите флажок «Сравнить с другим разделом», а затем щелкните другой абзац. Как видите, есть ряд отличий, и знание их поможет вам более эффективно работать над удалением того, что вам не нужно. Щелкните гиперссылку, чтобы получить доступ к настройкам, которые вы хотите изменить. Отметив опцию «Отличить источник стиля», вы увидите все прямое форматирование (рис. I). Вы можете быстро увидеть, где прямое форматирование узурпирует атрибуты стиля.
Рисунок Н
Сравните два абзаца.
Рисунок 1
Открыть прямое форматирование.
Быстрое решение
Выявление проблем с форматированием — это ключ к их устранению и восстановлению стабильности. Часто это легко исправить. Вы можете выделить каждый абзац и нажать [Ctrl]+[Пробел], чтобы удалить прямое форматирование, оставив на месте только стили. Прямое форматирование — это не плохо. Однако, если вы обнаружите, что часто применяете один и тот же прямой формат, подумайте о том, чтобы вместо этого применить стиль символа.
Читайте также:
