Параметры вставки в word

Обновлено: 03.07.2024

Все знают о «вырезать и вставить», но большинство людей используют его только как очень простой инструмент. Они не подозревают об огромных возможностях параметров вставки в Word. Я собираюсь углубиться в этот удивительный инструмент Microsoft Word и рассказать вам о том, как ускорить вашу повседневную работу и создавать документы, которые будут иметь согласованный внешний вид.

Сначала давайте посмотрим, как вы используете функцию «Вырезать и вставить» (или «Копировать и вставить») в Word. Когда вы выбрали текст, используете ли вы кнопки с изображением на ленте/панели инструментов для вырезания и копирования?

Или вы щелкаете правой кнопкой мыши и выбираете «Вырезать» или «Копировать»? Возможно, вы используете сочетание клавиш Ctrl-X и Ctrl-C? Любой из них в порядке. Они все делают работу. Важно то, что вы делаете дальше — как вы вставляете текст в новое место в вашем документе или другом документе? Здесь вам помогут параметры вставки в Word.

Примечание. В дальнейшем в этой статье я буду в основном ссылаться на копирование и вставку, потому что это то, что вы, вероятно, делаете чаще всего, оставляя исходный текст там, где он есть. Однако рассматриваемые нами параметры вставки в Word в равной степени применимы к функциям «Вырезать» и «Вставить», когда вы перемещаете текст из одного места в другое и фактически удаляете исходный текст.

Как найти и применить параметры вставки в Word

Итак, вы скопировали текст и теперь хотите вставить его в другое место. Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить текст.

Щелкните правой кнопкой мыши (я всегда предпочитаю щелкнуть правой кнопкой мыши, так как я нахожу это намного быстрее)

Нажмите стрелку под кнопкой "Вставить" на ленте/панели инструментов (вкладка "Главная" на ленте).

Теперь вы столкнулись с потенциально запутанным набором вариантов!

Я объясню:

Сохранить исходное форматирование

Текст, который вы скопировали из другого места, принесет с собой все свое форматирование — стили, шрифты, атрибуты и многое другое.

Другими словами, скопированный текст будет выглядеть почти так же, как в исходном месте, и может не совпадать с окружающим текстом.

Не рекомендуется, если вы абсолютно не знаете, что делаете, и копируете из того же документа или другого вашего собственного документа или набора профессионально разработанных документов, адаптированных для вашей компании. Обычно это значение по умолчанию, когда вы не выбираете параметры, однако вы можете изменить значение по умолчанию, и я расскажу об этом в следующих статьях.

Объединить форматирование

Текст, скопированный из другого места, будет пытаться соответствовать форматированию окружающего текста.

Результат этого иногда выглядит как вариант «Только текст», но разница в том, что он по-прежнему будет использовать форматирование абзаца, например автоматическую нумерацию и маркеры. Это может быть полезно, если вы копируете и вставляете списки

Оставить только текст

Текст, скопированный из другого места, удалит из текста все исходное форматирование.

Вероятно, это самый безопасный вариант для вас, но если вы копируете и вставляете большие фрагменты текста, которые сильно отформатированы, вам потребуется повторно применить форматирование.

Если вы копируете автоматически нумерованные и маркированные списки, это будет очень раздражать, потому что цифры и маркеры будут отображаться как символы, но автоматическая функция не сохранится

Какой из параметров вставки в Word следует выбрать?

Со всей этой несколько запутанной информацией, как лучше всего выбрать вариант вставки? Что ж, Microsoft помогает вам, показывая, как будет выглядеть каждый параметр, когда вы наводите на него указатель мыши. Если вы сомневаетесь, выберите вариант «Сохранить только текст» и будьте готовы немного переформатировать текст, чтобы привести его в порядок.

Легкий способ запомнить Ctrl-X, Ctrl-C и Ctrl-V?

Вы когда-нибудь забывали, что есть что, и задавались вопросом, почему для вставки используется Ctrl-V, а не Ctrl-P? Что ж, эти сочетания клавиш появились задолго до того, как появилась мышь (то есть в компьютерном смысле!). В те дни нам приходилось использовать клавиатуру для всех команд, и они были частью целой семьи. Обычно буква, используемая с клавишей Control, является первой буквой команды, но в этом случае Ctrl-P уже использовалась для команды «Печать». Так почему же В? Может быть, у создателей этих команд было несколько причин для выбора V?

Однако мне нравится думать об этом так:

Три клавиши X, C и V расположены рядом друг с другом на клавиатуре QWERTY и очень близко к клавише Ctrl слева [изображение клавиатуры].

Помните:

Ctrl-X для вырезания (выглядит как ножницы) и удаляет исходный текст.
Ctrl-C для копирования (C для копирования)
Ctrl-V для вставки (вы перемещаете) текста сюда, а V находится рядом с буквой C на клавиатуре

Как работать быстрее с помощью клавиш быстрого доступа для вырезания/копирования и вставки

Если вам приходится выполнять большое количество операций копирования и вставки, выбрав предпочтительный метод вставки для определенного фрагмента работы, вы можете сделать следующее:

Параметры вставки — это ваш выбор для вставки содержимого буфера обмена (с объектами или без них) в несколько форматов (после вырезания или вставки), таких как «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование», «Форматирование изображения» и «Сохранить только текст».

Параметры вставки в Microsoft Word (дополнительно)

Сохранить исходное форматирование (K) — параметры вставки в MS Word

в параметрах "Вставить" функция "Сохранить исходное форматирование" вставляет текст без ухудшения форматирования текста, а также изображение после его помещения в буфер обмена путем вырезания или копирования.

Сохранить исходное форматирование в параметрах вставки

Форматирование слиянием (M) — параметры вставки в MS Word

В параметре «Вставить» функция «Объединить форматирование» вставляет только обычный текст вместе с исходными объектами, как это было раньше.

Форматирование слиянием – параметры вставки в MS-Word

Форматирование изображения (U) — параметры вставки в Microsoft Word

В параметре «Изображение» текст вставляется как изображение со всем форматированием, которое вы вырезали.

Изображение в параметрах вставки в MS-Word

Сохранить только текст (T) — параметры вставки в MS Word

Этот параметр вставляет текст (обычный текст) вместе с объектами без форматирования.

Сохранить только текст в параметрах вставки в MS-Word

Действия по использованию параметров вставки:

Введите или сохраните нужный текст.
Затем перейдите на вкладку "Вставка", чтобы вставить объекты (изображение или фигуры).
Нажмите на Изображение и перейдите в папку с изображением, где оно было сохранено на диске.
Затем выберите изображение, щелкнув его, а затем нажмите "Вставить" или дважды щелкните его, чтобы вставить в документ.
В противном случае нажмите на фигуры, чтобы вставить или нарисовать их в документе.
Теперь выделите текст и примените нужное форматирование.
Затем вырежьте или скопируйте выбранные элементы (вырезанные или скопированные элементы попадают в буфер обмена)
На вкладке "Главная" в группе "Буфер обмена" нажмите стрелку раскрывающегося списка "Вставить", чтобы увидеть "Параметры вставки".
Эти параметры: "Сохранить исходное форматирование", "Объединить форматирование" и "Сохранить только текст".
Теперь выберите один из вариантов, который вы хотите вставить из буфера обмена с различным форматированием и с объектами или без них в зависимости от ваших требований.

Кроме того, начните читать связанные темы, приведенные ниже:

Наиболее частые вопросы и ответы:

Что такое сохранить исходное форматирование в MS Word?

При сохранении исходного форматирования текст вставляется без ухудшения форматирования текста, а также изображение после его помещения в буфер обмена путем вырезания или копирования.

Что такое форматирование слиянием в MS Word?

Объединить форматирование Вставляет только обычный текст вместе с исходными объектами, как это было раньше.

Что такое форматирование изображений в MS Word?

вставляет текст как изображение со всем форматированием, которое вы вырезали или скопировали.

Что такое «Сохранить только текст» в MS Word?

вставляет текст (обычный текст) вместе с другими объектами без форматирования.

В Word можно вставить больше, чем просто сочетание клавиш. Демистификация многих вариантов вставки в Word и обходных путей для проблемных ситуаций.

Как и многие другие функции в Word, копирование и вставка поначалу кажутся простыми, но есть много других функций, которые можно использовать для ускорения работы.

Копирование и вставка имеют долгую историю в вычислительной технике, начиная с покойного Лоуренса Теслера (много скучающего) . Эта простая функция прошла долгий путь с момента ее простого начала.

Вы можете копировать текст и изображения из многих программ прямо в Office. Это делается очень просто, но за кулисами происходит много кода и хитростей для преобразования между различными форматами и типами.Иногда результаты оказываются не такими, какие вам нужны, и в этом случае пригодятся параметры и хитрость вставки.

На простом уровне вы копируете, выбирая элемент для копирования, а затем нажимая сочетание клавиш — Ctrl + C должно работать почти во всех программах Windows. Или будет команда копирования в меню или контекстном меню.

Точный способ работы копирования зависит от исходной программы. Как бы вы это ни делали, скопированный материал помещается в буфер обмена Windows. Стандартный буфер обмена имеет только одно место для хранения, поэтому при копировании новый скопированный материал заменяет все, что уже находится в буфере обмена.

Некоторые программы умнее других подходят к копированию, если вы ничего не выбрали. Многие будут копировать «ничего» в буфер обмена, удаляя предыдущее содержимое буфера обмена. Office немного умнее, если вы скопируете, ничего не выбирая, он ничего не сделает и оставит существующее содержимое буфера обмена нетронутым.

Также можно перетаскивать в документы Office. Выберите текст/изображения, затем перетащите их в окно документа и отпустите.

Вставить

Теперь у нас есть что-то в буфере обмена, мы можем вставить это в Word.

Вы можете сделать это, поместив курсор в то место, которое хотите вставить, и нажав Ctrl + V или Ctrl + Insert. Вот где «простая» функция становится интереснее. При вставке в последних версиях Word рядом с вставленным текстом появляется небольшая всплывающая подсказка. В этой подсказке показаны основные доступные параметры вставки:

Обычно Word вставит в ваш документ Word как можно более точное соответствие исходному форматированию, которое называется "Сохранить исходное форматирование". Если в тексте есть полужирный шрифт, курсив, шрифты, центр, таблицы и т. д. — все это форматирование копируется поперек:

Звучит здорово, но такое форматирование, вероятно, не соответствует остальной части вашего документа. Таким образом, вы можете выбрать «Сохранить только текст», но у этого есть свои проблемы:

Теперь вы потеряли все форматирование, включая полужирный текст и, самое главное, веб-ссылку!

Чаще всего требуется некоторая «золотая середина» с сохранением основных атрибутов форматирования (жирный шрифт, курсив и т. д., а также веб-ссылки), но большая часть форматирования изменена в соответствии с документом, в который вы вставляете текст. Это можно сделать с помощью форматирования слиянием.

При копировании между документами доступен четвертый вариант вставки: использовать целевые стили. Это немного похоже на форматирование слиянием, за исключением того, что когда вставляемое содержимое использует имя стиля, которое уже существует в целевом документе, превалирует настройка стиля в целевом документе. Например, вы копируете текст, отформатированный двумя стилями «Жуки» и «Зайчик». Когда вы вставляете этот текст в другой документ, Word обнаруживает, что в документе уже есть стиль «Ошибки», поэтому вставляет этот текст и форматирует его, используя настройки стиля для «Ошибки» во вставленном документе (а не стиль с тем же именем). в исходном документе). Но стиль «Кролик» не существует в целевом документе, поэтому стиль и его настройки копируются во вставленный документ и применяются соответствующим образом.

Если все это кажется безнадежно запутанным, не отчаивайтесь. Функция Live Preview очень помогает при выборе нужного варианта вставки. Просто используйте всплывающую подсказку, и когда вы наведете указатель мыши на параметры вставки, вставленный текст изменится в соответствии с ним.

То, какие именно параметры формата вставки отображаются, зависит от того, что вы вставляете, и от источника.

Буфер обмена Windows 10

Из всего, что Microsoft добавила в Windows 10, самым лучшим (и наименее раскрученным) является новый многоуровневый буфер обмена. Наконец-то вы можете вставлять из списка недавно скопированных элементов, а не только из последнего.

Попробуйте нажать Win + V (вместо Ctrl + V) в Windows 10, чтобы увидеть лучшую вставку.

Вставить как изображение

Если вы хотите, чтобы что-то было вставлено точно так, как оно выглядело в оригинале, есть два варианта.

Вставить как изображение — это менее известный параметр вставки на мини-панели инструментов вставки.

Как написано на банке, изображение вставляется в документ.

В качестве альтернативы можно сделать снимок экрана из исходной программы и вставить его.

Изменение параметров вставки по умолчанию

Какой вариант вставки Word использует по умолчанию, зависит от того, откуда вы вставляете данные.

Сохранить исходное форматирование в современном Word по умолчанию для вставки:

В пределах одного документа
Между документами
Из других программ

Использовать стили назначения по умолчанию для:

Между документами, где есть стили с одинаковым названием

Все эти и другие параметры вставки можно изменить, выбрав Параметры | Расширенный:

Копирование из веб-браузеров

Копирование текста из веб-браузера может привести к неожиданным результатам. Это связано с тем, что форматирование HTML и отображение в браузере могут привести к путанице при копировании в Word.

Если у вас возникли проблемы, попробуйте скопировать тот же контент с веб-страницы, отображаемой в Internet Explorer. Вполне естественно, что Microsoft Office лучше работает с браузером той же компании.

Копирование из веб-таблиц

Копирование из веб-таблицы в Word или Excel сопряжено со своими проблемами, часто проще использовать Excel Get & Transform (ранее PowerQuery), чтобы импортировать таблицу и отделить данные от форматирования.

Но подождите, это еще не все!

Поднимитесь на главную | раздел «Буфер обмена» и нажмите кнопку «Вставить». Вы увидите те же параметры, что и во всплывающей подсказке, но также и Специальную вставку.

Специальная вставка запомнится старым пользователям Word, потому что в ней использовались некоторые функции, в частности «неформатированный текст», которые были заменены более прямыми параметрами вставки.

Специальная вставка удобна при использовании параметра «Вставить ссылку». Это позволяет копировать из одного документа Office в другой с помощью «живой» ссылки. Это означает, что когда исходный документ изменяется, «Вставить ссылку» также обновляется. Вставить ссылку может быть полезно для включения последних данных Excel или слайда PowerPoint в документ Word.

Вы можете настроить форматирование вставляемого содержимого до и после его вставки в Microsoft Word. Вот как.

Копирование и вставка содержимого в Microsoft Word может сэкономить время, но может и утомить. Иногда содержимое, которое вы вставляете, не сохраняет или не использует нужное форматирование. В других случаях вставленный контент влияет на окружающий текст.

Секрет использования копирования и вставки в Word заключается в том, чтобы правильно настроить его заранее, но вы также можете управлять содержимым непосредственно перед вставкой и сразу после нее. Давайте посмотрим, как управлять копированием и вставкой Word. (Я использую последнюю версию Microsoft Word из подписки на Office 365, но шаги применимы и к последним разновидностям Word.)

Запустите Microsoft Word на своем ПК и откройте документ с текстом — используйте документ, содержащий другой текст, отформатированный с использованием более одного шрифта или атрибута. Выберите слово или строку текста с одним типом шрифта или атрибута и переместите его в область текста с другим форматированием. Поместите курсор в нужное место и нажмите обычные клавиши Ctrl/V, чтобы вставить текст.

Вставленный текст либо сохраняет исходное форматирование, либо принимает форматирование окружающего текста; в любом случае, скажем, форматирование не то, что вам нужно. Нажмите кнопку «Параметры вставки», которая появляется сразу после вставки текста. Наведите указатель мыши на различные параметры, и вы сможете сохранить исходное форматирование, объединить форматирование, вставить его как изображение или вставить как обычный текст (рис. A). Каждый вариант имеет предварительный просмотр, чтобы помочь вам выбрать правильный. Выберите параметр, который хотите использовать.

Рисунок А

Вы также можете выбрать правильный вариант перед его вставкой. Попробуйте тот же маневр еще раз. На этот раз щелкните правой кнопкой мыши в области, куда вы хотите вставить выделенный текст. Параметры вставки отображаются во всплывающем меню. Снова наведите указатель мыши на каждый параметр для предварительного просмотра, а затем выберите тот, который вы хотите использовать (рис. B).

Рисунок Б

Иногда вставленный текст меняет форматирование всего окружающего текста в абзаце. Вы можете использовать те же параметры вставки, чтобы решить эту проблему. Скопируйте выделенный текст, а затем переместите курсор в середину абзаца с другим форматированием. Вместо использования старого перемещения Ctrl/V щелкните правой кнопкой мыши область, в которую вы хотите вставить текст. Затем наведите указатель мыши на различные параметры вставки, чтобы выбрать нужное форматирование (рис. C).В этом случае выберите «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст».

Рисунок C

Вы также можете изменить параметры по умолчанию и другие параметры форматированного текста. Откройте меню «Файл» и выберите «Параметры». В окне «Параметры Word» выберите запись «Дополнительно» и перейдите в раздел «Вырезать, копировать и вставить». Настройки «Вставка в пределах одного документа» и «Вставка между документами» предлагают три варианта: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст». Выберите вариант, который лучше всего подходит для вас. Например, вы можете сохранить исходное форматирование при вставке в один и тот же документ, но объединить форматирование при вставке между документами (рис. D).

Рисунок D

Настройка «Вставка между документами при конфликте определений стилей» добавляет четвертый параметр «Использовать целевые стили», который используется по умолчанию и обычно является лучшим выбором. А параметр «Вставка из других программ» предлагает те же три параметра: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст». Вы всегда можете попробовать один вариант, чтобы увидеть, как он работает в реальном мире, а затем при необходимости изменить его.

Если вы выбрали «Сохранить только текст» для какого-либо параметра, установите флажок «Сохранить маркеры и цифры при вставке текста с параметром «Сохранить только текст». Кроме того, если вы хотите управлять форматированием текста после его вставки, убедитесь, что установлен флажок «Показывать кнопку параметров вставки при вставке содержимого». Наконец, нажмите кнопку «Настройки», чтобы использовать интеллектуальное вырезание и вставку. Здесь вы можете управлять настройками, чтобы определить, добавляются или удаляются пробелы при вставке текста и как форматируется содержимое из Excel и PowerPoint (рис. E).

Читайте также: