Папка "Черновики" в Outlook, что это такое

Обновлено: 20.11.2024

Вы можете использовать черновики Outlook в качестве шаблонов в общих шаблонах электронной почты. Для этого вы создаете папку Outlook, храните в ней свои черновики и подключаете эту папку к общим шаблонам электронной почты. Эти черновики будут отображаться в вашем списке шаблонов, и вы сможете использовать их для создания новых сообщений или быстрых ответов.

Совет. Вы также можете узнать несколько приемов о том, как создавать черновики в Outlook и управлять ими, а также использовать их в общих шаблонах электронной почты в нашем блоге Как использовать черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты.

Прежде чем начать

При использовании черновиков Outlook в надстройке учитывайте следующие моменты.

Связанные папки Outlook

Чтобы использовать черновики Outlook в качестве шаблонов, вы собираете их все в одну или несколько папок Outlook, а затем связываете эти папки с Моими шаблонами или командой.

Без автоматической синхронизации

Связанные папки Outlook не синхронизируются автоматически с общими шаблонами электронной почты, и вам придется обновлять данные после каждого изменения, внесенного в эти папки Outlook.

Редактирует только в Outlook

Вы можете редактировать свои черновики как обычные сообщения Outlook непосредственно в Outlook, а не в связанной папке в общих шаблонах электронной почты.

Общий доступ только в рамках одного бизнес-домена

Запрещено совместное использование для личных или бесплатных аккаунтов

Форматирование расширенного текста не отображается в поле предварительного просмотра

Когда вы стоите на шаблоне, в поле Предварительный просмотр вы увидите содержимое шаблона в виде обычного текста, форматирование расширенного текста не отображается.

Шаг 1. Создайте новую папку Outlook и сохраните в ней черновики

В Outlook щелкните правой кнопкой мыши корневую папку Outlook или любую вложенную папку и выберите Новая папка:

Назовите папку и нажмите клавишу Enter:
< /li>
Если вы хотите, чтобы ваши черновики были доступны другим людям в вашей команде общих шаблонов электронной почты, вы должны предоставить доступ к созданной папке Outlook своим товарищам по команде.
В Outlook на вкладке Главная нажмите кнопку Новый адрес электронной почты. Заполните все поля, которые вы хотите сохранить в своем шаблоне, и нажмите кнопку «Выход» в правом верхнем углу окна. В диалоговом окне нажмите Да:
По умолчанию Outlook сохраняет черновики в папку «Черновики». Итак, встаньте в папку «Черновики», щелкните правой кнопкой мыши черновик, который хотите использовать в качестве шаблона, и выберите параметр Переместить. Выберите папку, которую вы свяжете с общими шаблонами электронной почты:
Теперь, когда у нас есть папка Outlook и черновик в ней, давайте подключим эту папку к общим шаблонам электронной почты.

Шаг 2. Подключите папку Outlook к общим шаблонам электронной почты

Чтобы связать папку Outlook с общими шаблонами электронной почты, выполните следующие действия:

Примечание. Если вы свяжете папку Outlook с папкой «Мои шаблоны» в общих шаблонах электронной почты, ваши черновики не могут быть общими и могут использоваться только вами. Чтобы сделать черновики Outlook общедоступными, свяжите папку Outlook со своей командой общих шаблонов электронной почты.

Примечание. Когда вы стоите на шаблоне, в поле Предварительный просмотр вы увидите содержимое шаблона в виде простого текста, форматирование текста не отображается.

Совет. Если в команде у вас есть права редактора или администратора, вы можете открыть шаблон в Outlook, встать на него в дереве и нажать значок Редактировать:

Примечание. Эта функция работает только в том случае, если ваш Outlook поддерживает API почтового ящика версии 1.9 и выше, а выбранный черновик сохранен в вашем личном почтовом ящике (а не в общем). Вы можете проверить версию API почтового ящика через О программе в файле [. ] всплывающее меню с многоточием.

Обновить данные

Если вы изменяете, добавляете, удаляете или переименовываете свои черновики в Outlook, вам необходимо обновить данные в общих шаблонах электронной почты.

Примечание. Outlook может потребоваться до 5 минут для обработки изменений, внесенных вами в черновики Outlook, поэтому мы рекомендуем подождать пару минут, прежде чем обновлять связанную папку в общих шаблонах электронной почты.

Есть два способа обновить данные:

Примечание. Вы можете обновлять данные только в надстройке Outlook, в веб-приложении этот параметр недоступен, так как приложение не может получить доступ к вашим папкам Outlook.

Отключить папку Outlook

Если вам больше не нужно использовать черновики из папки, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Отключить папку Outlook:

Кроме того, вы можете встать на папку и нажать Отключить папку Outlook на панели предварительного просмотра:

Поделиться черновиками Outlook в команде

Если вы хотите использовать черновики Outlook в команде общих шаблонов электронной почты, имейте в виду, что связанная папка Outlook не будет доступна вашим товарищам по команде, если вы не предоставите им доступ к исходной папке Outlook.

Как предоставить доступ к папке Outlook

Совет. Уровень разрешений Рецензент позволяет другим людям видеть только вашу папку Outlook и использовать ее черновики в общих шаблонах электронной почты. Если вы хотите, чтобы они могли редактировать ваши черновики, вы можете выбрать более высокий уровень разрешений.

Примечание. Включенный параметр Folder Visible позволяет другим людям видеть структуру папки, но не ее содержимое.

Вот оно! Теперь вы можете приглашать друзей в команду общих шаблонов электронной почты, если вы еще этого не сделали.

Известные проблемы

Если вас пригласили в команду, и вы пытаетесь вставить общий шаблон из папки Outlook в свою электронную почту, может появиться следующее сообщение об ошибке:

Это происходит по двум причинам:

Этот элемент был перемещен или удален владельцем папки или другим лицом с соответствующими разрешениями.
Папка Outlook, содержащая эти шаблоны, недоступна вам в Outlook, поэтому вы не можете использовать шаблоны из этой папки в общих шаблонах электронной почты.

К сожалению, мы не можем определить, какой из случаев ваш, поэтому, пожалуйста, сделайте следующее:

Нажмите правой кнопкой мыши на группу и выберите Обновить данные или встаньте в группу и нажмите синюю кнопку "Обновить данные":
Если вы снова получите сообщение об ошибке, это означает, что у вас нет прав доступа к этой папке Outlook. Свяжитесь с владельцем папки.

Вы можете сохранить черновик сообщения электронной почты в Outlook в папку "Черновики". Папка «Черновики» в Outlook — это почтовая папка, в которой вы сохраняете составленные, но неотправленные электронные письма. Как и папка «Исходящие», это место для временного хранения электронной почты. Если вы начнете создавать новое электронное письмо в Outlook и нажмете кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа, копия электронного письма до этого момента будет сохранена в папке «Черновики». Это полезно, если вы должны отказаться от создания длинного электронного письма после его запуска.

Чтобы сохранить черновик электронной почты в Outlook после того, как вы начнете его составлять, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа в окне «Сообщение». Либо щелкните вкладку «Файл» на ленте окна «Сообщение». Затем нажмите команду «Сохранить». Затем сообщение появляется в папке «Черновики» на панели «Папка» в Outlook.

Изображение пользователя, сохраняющего черновик электронной почты в Outlook.

Чтобы просмотреть содержимое папки «Черновики» в Outlook, при необходимости щелкните значок «Почта» на панели навигации. Затем щелкните папку «Черновики» на панели папок. Сохраненные черновики писем появятся справа.

Чтобы продолжить создание сохраненного сообщения электронной почты в этой папке, дважды щелкните любой из этих черновиков электронной почты, чтобы повторно открыть их в окне «Сообщение». Когда вы будете готовы отправить его, просто нажмите кнопку «Отправить» в окне «Сообщение».

Кроме того, чтобы удалить черновик сообщения электронной почты из папки «Черновики» в Outlook, щелкните его, чтобы выбрать. Затем нажмите клавишу «Del» или «Удалить» на клавиатуре или нажмите кнопку «Удалить» в группе кнопок «Удалить» на вкладке «Главная» на ленте. Выполнение любого действия затем отправляет его в папку «Удаленные».

Инструкции по сохранению черновика электронной почты в Outlook

Чтобы сохранить электронное письмо в папке «Черновики» в Outlook во время его создания, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа в окне «Сообщение».
Кроме того, нажмите вкладку "Файл" на ленте окна "Сообщение", а затем нажмите команду "Сохранить".
После этого сообщение появится в папке "Черновики" на панели "Папка".
Чтобы просмотреть содержимое папки «Черновики» в Outlook, при необходимости щелкните значок «Почта» на панели навигации.
Затем щелкните папку «Черновики» на панели папок.
Сохраненные черновики писем появятся справа.
Чтобы продолжить создание сохраненного черновика электронной почты в этой папке, дважды щелкните любой из этих черновиков электронной почты, чтобы снова открыть их в окне «Сообщение».
Чтобы отправить его, нажмите кнопку "Отправить" в окне "Сообщение".
Кроме того, чтобы удалить черновик сообщения электронной почты из папки "Черновики" в Outlook, щелкните его, чтобы выбрать.
Затем нажмите клавишу "Del" или "Удалить" на клавиатуре или нажмите кнопку "Удалить" в группе кнопок "Удалить" на вкладке "Главная" на ленте.
Выполнение любого действия затем отправляет его в папку «Удаленные».

Видеоурок о сохранении черновиков писем в Outlook

В следующем видеоуроке под названием "Использование папки "Черновики"" показано, как сохранить черновик электронной почты в Outlook. Этот видеоурок взят из нашего полного руководства по Outlook под названием «Освоение Outlook Made Easy v.2019 и 365».

Я хотел бы продолжить знакомить вас с общими шаблонами электронной почты и рассказать вам несколько приемов, как создавать и управлять черновиками в Outlook, а затем использовать их в качестве шаблонов для ваших сообщений. Сначала я покажу вам, как создать новый черновик, найти или изменить его папку, а также удалить и восстановить ваши черновики. Затем я научу вас преобразовывать черновики в шаблоны и делиться ими с другими.

Создание и использование черновиков Outlook

Начнем с самого начала. Что такое черновик? Например, вы создавали сообщение и случайно закрыли окно Новое электронное письмо. Это незаконченное сообщение станет черновиком. Или, скажем, вы что-то написали, перечитали и подумали: «Я могу лучше». Вы сохраняете это незавершенное письмо, чтобы закончить позже — это ваш черновик.

Итак, черновик — это неотправленное электронное письмо. Теперь давайте посмотрим, как управлять черновиками в Outlook и для чего их можно использовать.

Как сохранить черновик в Outlook

Вряд ли есть что-то проще, чем создать черновик. Чтобы сохранить черновик в Outlook, нужно выполнить всего 3 шага:

Откройте новое электронное письмо или создайте ответ на любое сообщение.
Напишите свой текст, добавьте ссылки, форматирование и изображения, если это необходимо.
Сохранить это письмо (нажав значок Сохранить или закрыв окно).

Вот и все :) Это незаконченное письмо будет сохранено как черновик в вашем Outlook.

Но как найти черновики в Outlook? Вы можете увидеть их все в папке Черновики на Панель навигации:

Совет. Если у вас слишком много папок и подпапок в панели навигации и у вас нет времени проверять, где находится папка Черновики в Outlook, просто введите «черновики» в поле < em>Поиск и откроется нужная папка:

Дважды щелкните любой черновик, и он станет электронным письмом, которое вы можете продолжить редактировать или отправить.

Совет. Вы можете включить автоматическое сохранение создаваемых вами электронных писем и установить временные рамки для автосохранения в параметрах Outlook. Перейдите в раздел Файл -> Параметры -> Почта и установите/снимите флажки с необходимых параметров в разделе «Сохранить сообщения». группа:

Я же говорил, проще не бывает :)

Как удалить черновик

Может случиться так, что черновиков слишком много и некоторые из них были созданы случайно, а значит, в них нет необходимости. Как избавиться от ненужных сквозняков? Без труда! Есть несколько способов удалить черновик в Outlook:

Перейдите в папку Черновики и наведите курсор на ненужный черновик. С правой стороны вы увидите значок корзины, просто нажмите на него, и черновик сразу же будет удален:
Если есть несколько черновиков, от которых нужно избавиться, выделите их (или используйте Ctrl+A, чтобы выбрать все черновики), щелкните правой кнопкой мыши любой из них и выберите Удалить в меню выпадающий список:

Вы также можете сделать это старомодным способом — перетащив ненужные черновики в папку Удаленные.

Как восстановить удаленные черновики в Outlook

Восстановление черновиков ничем не отличается от восстановления сообщений. Есть также несколько способов:

Вы можете использовать кнопку Отменить (или сочетание клавиш Ctrl + Z) в Outlook и получить последнее удаленное сообщение.
Поскольку черновик — это просто электронное письмо, после удаления он попадает прямо в папку Удаленные.Итак, откройте Удаленные, найдите нужные черновики и переместите их в нужную папку в Outlook:
Или, что еще проще, выберите черновик(ы) для восстановления, перетащите его в нужную папку.
Однако если вы уже очистили папку Корзина, вы все равно можете восстановить удаленные сообщения. Нажмите «Восстановить элементы, недавно удаленные из этой папки», выберите элементы для извлечения и верните их одним щелчком мыши:

Имейте в виду, что как только вы отправите черновик, он будет преобразован в отправленное электронное письмо и больше не будет доступен. Черновик — это электронное письмо, которое нужно отправить, поэтому, когда вы наконец отправите его, вы фактически потеряете черновик со всем его содержимым.

Немного разочаровывает, правда? Но что, если я скажу вам, что есть способ сохранить черновик и использовать его в качестве шаблона для исходящих сообщений? Хотели бы вы знать, как вы можете сделать свои черновики шаблонами Outlook, чтобы они не терялись, не удалялись и могли использоваться так долго, как вы хотите? Продолжайте читать ;)

Использование черновиков Outlook в качестве шаблонов электронной почты

Если вам нужен черновик для повторного использования, чтобы вы могли вставлять предварительно сохраненный идеально отформатированный текст столько раз, сколько вам нужно, у меня есть для вас решение. Позвольте представить вам наши общие шаблоны электронной почты — простую, но очень эффективную надстройку Outlook, которая поможет вам сделать вашу электронную переписку такой быстрой и легкой, как никогда раньше.

Приведу пример работы этой надстройки, чтобы вы поняли и разделили мое волнение по этому поводу. Представьте себе следующую ситуацию — ваша компания только что запустила акцию о вашем новом продукте, и отзывы отличные! Каждый день многие пользователи отправляют вам электронные письма с просьбами предоставить дополнительную информацию и специальные ссылки для совершения покупки со специальной скидкой.

Поначалу вы можете быть в восторге от такого отзыва, но очень скоро вам надоест перепечатывать или копировать один и тот же текст снова и снова. Вот черновик решения для общих шаблонов электронной почты.

Во-первых, вам нужно создать черновик будущего ответа: написать текст, раскрасить, вставить изображение и добавить ссылку.

Вот черновик. Но как использовать его для будущих ответов? Просто! Сохраните его как шаблон.

Похоже, ничего сложного, правда? Я скажу вам больше, как только я проведу вас через весь процесс и покажу, насколько это легко и быстро, вы больше не захотите писать повторяющиеся электронные письма вручную ;)

Создайте папку для ваших шаблонов

Чтобы общие шаблоны электронной почты могли «видеть» ваши черновики, вам необходимо поместить их в отдельную папку в Outlook, а затем подключить ее к надстройке. Для начала создайте новую папку и поместите туда свои будущие шаблоны.

Вы можете создать несколько папок и поместить в каждую из них разные наборы черновиков или поделиться определенной папкой с определенными людьми.

Теперь вам нужно добавить эту папку в общие шаблоны электронной почты.

Подключить папку черновиков к общим шаблонам электронной почты

Как только папка будет готова и заполнена черновиками, давайте подключим ее к надстройке, чтобы сделать их шаблонами. Итак, запустите общие шаблоны электронной почты, выберите папку на панели надстройки, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Подключить папку Outlook»:

Затем найдите нужную папку с вашими черновиками, добавьте ее, и она станет доступна как новая папка с маленькой буквой О на значке:

Если вы развернете эту папку, вы увидите все созданные вами черновики.

Совет. Если вы не видите никаких последних обновлений или новых созданных шаблонов, сначала попробуйте обновить свои данные.

Общий доступ к подключенным папкам внутри команды

Если ваши товарищи по команде тоже хотят использовать созданные вами шаблоны, нет необходимости отправлять им содержимое и заставлять их выполнять те же действия, что и при создании и добавлении черновиков в общие шаблоны электронной почты. Вы можете просто поделиться своими черновиками с остальными членами вашей команды. Это займет не более нескольких минут, позвольте мне провести вас через этот процесс:

Запустите общие шаблоны электронной почты и создайте новую команду.
Подключите папку Outlook с черновиками, чтобы загрузить общие шаблоны. вашей команде и установите желаемый уровень разрешений для всех.
Теперь давайте предоставим другим доступ к вашей специальной папке с черновиками.Найдите папку с вашими черновиками на Панель навигации, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Свойства:
Перейдите на вкладку Разрешения и нажмите значок Добавить:
Откроется диалоговое окно Добавить пользователей. Здесь вы выбираете и добавляете учетные записи, с которыми хотите поделиться черновиками. Когда все будут добавлены, нажмите OK, чтобы вернуться к свойствам папки.

Вы увидите только что добавленные учетные записи с уровнем разрешений "Нет". В этом случае ваши товарищи по команде все равно не увидят ваши черновики и не смогут ими воспользоваться. Встаньте на нужную учетную запись, откройте раскрывающийся список Уровень разрешений и выберите Рецензент или выше.

Еще один шаг — сделать папку Outlook доступной для всех. Но недостаточно открыть папку черновиков, которой вы хотите поделиться, вам нужно поделиться своим почтовым ящиком Outlook. Легче сделать, чем сказать, см.:

Примечание. Не беспокойтесь, другие не смогут получить доступ к вашему аккаунту и электронной почте, если вы включите параметр Отображаемая папка. Он просто позволяет надстройке проверять структуру ваших папок, не более того.

Если вы забудете добавить учетную запись пользователя в свойства папки или не установите уровень разрешений, ваш товарищ по команде получит следующее уведомление:

В этом случае вы переходите к шагу 4, и через минуту ваш коллега уже настроен.

Видишь? Это не ракетостроение, упражнение простое и понятное. Отныне ваши товарищи по команде могут использовать созданные вами черновики в качестве шаблонов.

Заметки на память

Есть несколько вещей, на которые я должен обратить внимание, чтобы вы не запутались при работе с черновиками шаблонов:

Надеюсь, мне удалось убедить вас в том, что черновики легко создавать и использовать в качестве шаблонов, и вы попробуете наши общие шаблоны электронной почты :) Если у вас есть какие-либо отзывы, которыми можно поделиться, оставьте несколько слов в Комментарии. И, конечно же, следите за обновлениями, скоро появятся новые уроки ;)

Вас также может заинтересовать:

4 комментария к "Как использовать черновики Outlook в качестве шаблонов электронной почты"

Не отображается ни в папке черновиков, ни в папке отправленных, ничего, и интересно, действительно ли сообщение было отправлено и кому!

Я где-то читал, что использовать инструмент шаблона для этой проблемы нехорошо, insetad лучше черновик и, возможно, сохранить в другой папке, я точно не помню. Каков ваш опыт в этом? Спасибо.

Весь смысл черновика в том, чтобы ПРОДОЛЖАТЬ его, но когда кто-то это делает, как только вы начинаете отправлять дебильное сообщение «невозможно отправить, потому что он был изменен»
В ЭТОМ СУТЬ ЧЕРНОВИКА

Я использую Office 365, и у меня нет возможности подключить папку черновиков.

Я хотел отправить снимок экрана, но не знал, как его прикрепить.

Оставить комментарий

Microsoft и логотипы Office являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft. Google Chrome является товарным знаком Google LLC.

Заканчивайте начатые и сохраненные электронные письма, чтобы написать их позже

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Продолжить редактирование черновика сообщения в Outlook Mail в Интернете

Вот как восстановить черновик и закончить сообщение в Outlook Mail в Интернете.

Откройте папку «Черновики» в Outlook Mail в Интернете.

Если вы не видите папки в разделе «Папки», щелкните стрелку перед папками в Outlook Mail на левой панели навигации в Интернете.

Выберите сообщение, которое хотите продолжить.

Если сообщение не открывается для редактирования автоматически, выберите Продолжить редактирование (✏️) в области заголовка черновика сообщения.

При необходимости отредактируйте черновик сообщения и выберите Отправить.

Сохранение письма как черновика в Outlook Mail в Интернете

Если вы не хотите отправлять сообщение, сохраните отредактированное сообщение как новый черновик, чтобы заменить предыдущее в папке «Черновики». Вы также можете сохранить любое электронное письмо, которое вы создаете, в папке «Черновики».

В окне "Новое сообщение" выберите "Дополнительные команды" (⋯).

Выберите Сохранить черновик.

Удалить черновик электронной почты из почты Outlook в папке веб-черновиков

Чтобы быстро удалить ненужный черновик из Outlook Mail в Интернете:

Откройте папку "Черновики".

Наведите курсор на черновик, который хотите удалить.

Выберите Удалить. Или откройте сообщение, выберите Отменить, а затем выберите ОК.

Читайте также: