Мастер в программе Microsoft Access — это программный модуль для входа

Обновлено: 21.11.2024

После прохождения этапов планирования приложения Microsoft Access вы перейдете к созданию приложения в Microsoft Access. Если вы правильно структурировали дизайн базы данных, дизайн приложения будет намного проще реализовать. Поговорив с пользователями вашей базы данных, они дали вам идеи о том, что требуется в приложении базы данных, и вы можете начать работу над интерфейсом, который будет использоваться.

В следующем контрольном списке подробно описаны потребности приложения и источники данных:

Этап расследования

Поговорите с пользователями, которые будут работать с приложением базы данных, чтобы выяснить их потребности в вводе данных, отчетах, запросах и других потребностях в данных, а также в безопасности приложения.
Создайте грубый прототип с помощью мастера баз данных и других мастеров и шаблонов.

Планирование таблиц базы данных

Учет всех данных.
Нормализуйте таблицы данных.
Настройте отношения базы данных и ссылочную целостность.
Создавайте таблицы, вводите описания полей в режиме конструктора и добавляйте образцы данных для проверки дизайна.

Планирование запросов

Создание запросов для форм и отчетов.
Создавайте запросы для выбора и изменения данных.

Создайте необходимые формы

Начните с форм, необходимых для ввода данных.
Протестируйте формы.
Протестируйте рабочий прототип, используя макросы для автоматизации задач.

Создание необходимых отчетов

Начните с отчетов, необходимых для отображения введенной информации.
Протестируйте отчеты.

Создать другие формы или отчеты

Создавайте формы или отчеты для других назначенных пользователем целей.
Протестируйте формы и отчеты.

Подключение и автоматизация таблиц, форм и отчетов

Создавайте кнопки, меню и панели инструментов, необходимые для навигации.
Протестируйте кнопки, меню и панели инструментов.

Проверка дизайна приложения с клиентом

Убедитесь, что формы, отчеты и запросы работают должным образом.
Убедитесь, что все данные учтены.
Обсудите любые дополнительные функции, которые могут потребоваться.

Добавление последних штрихов к дизайну приложения

Создайте заставку для приложения Microsoft Access.
Создайте стартовую форму для приложения.
Добавить подписи.
Улучшите дизайн форм.
Преобразование макросов в Access VBA (Visual Basic для приложений)
Настройка параметров запуска

Реализация безопасности

Создайте безопасность пользователей и групп в зависимости от того, кто и к чему имеет доступ в приложении базы данных.
Назначьте разрешения группам безопасности.
Создавайте резервные копии приложения.

Тестирование, развертывание и обучение пользователей приложения Microsoft Access

Протестируйте приложение, чтобы убедиться, что все работает должным образом.
Разверните приложение для конечных пользователей.
Спланируйте программу обучения пользователей приложения. Подумайте о глубине документации, подходящей для распространения среди инструкторов и пользователей.

Создание приложений баз данных с помощью Microsoft Access.

Загрузите электронную книгу прямо сейчас и начните создавать приложения баз данных с помощью Microsoft Access — основы Microsoft Access

Ознакомление с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access может упростить выполнение самых разных задач, таких как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных, и выполнение запросов.

В этой статье представлен общий обзор структуры базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. В этой статье также объясняется, как, когда и почему вы используете каждый инструмент.

Примечание. Эта статья посвящена традиционным базам данных Access, состоящим из файла или набора файлов, содержащих все данные и функции приложения, например формы ввода данных. Некоторые из них не относятся к веб-базам данных Access и веб-приложениям Access.

В этой статье

Обзор

База данных – это набор информации, относящейся к определенному предмету или цели, например отслеживанию заказов клиентов или ведению музыкальной коллекции. Если ваша база данных не хранится на компьютере или хранится только ее часть, возможно, вы отслеживаете информацию из различных источников, которые необходимо координировать и систематизировать.

Например, предположим, что номера телефонов ваших поставщиков хранятся в разных местах: в картотеке, содержащей номера телефонов поставщиков, в файлах с информацией о продуктах в картотеке и в электронной таблице, содержащей информацию о заказах. Если номер телефона поставщика изменится, вам, возможно, придется обновить эту информацию во всех трех местах. В хорошо продуманной базе данных Access номер телефона сохраняется только один раз, поэтому вам нужно обновить эту информацию только в одном месте. В результате, когда вы обновляете номер телефона поставщика, он автоматически обновляется везде, где вы его используете в базе данных.

Доступ к файлам базы данных

Вы можете использовать Access для управления всей своей информацией в одном файле. В файле базы данных Access вы можете использовать:

Таблицы для хранения ваших данных.

Запросы для поиска и извлечения нужных данных.

Формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах.

Отчеты для анализа или печати данных в определенном макете.

<р>1. Храните данные один раз в одной таблице, но просматривайте их из нескольких мест. Когда вы обновляете данные, они автоматически обновляются везде, где появляются.

<р>2. Получить данные с помощью запроса.

<р>3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.

<р>4. Отображение или печать данных с помощью отчета.

Все эти элементы — таблицы, запросы, формы и отчеты — являются объектами базы данных.

Примечание. Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах данных. Например, у вас может быть одна база данных Access, не содержащая ничего, кроме таблиц, и другая база данных Access, содержащая ссылки на эти таблицы, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев не имеет значения, является ли таблица связанной таблицей или фактически хранится в базе данных.

Таблицы и связи

Для хранения данных вы создаете по одной таблице для каждого типа отслеживаемой информации. Типы информации могут включать информацию о клиентах, продуктах и деталях заказа. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запрос, форму или отчет, вы определяете отношения между таблицами.

Примечание. В веб-базе данных или веб-приложении нельзя использовать вкладку объекта «Отношения» для создания отношений. Вы можете использовать поля поиска для создания отношений в веб-базе данных или веб-приложении.

<р>1. Информация о клиентах, которая когда-то существовала в списке рассылки, теперь находится в таблице "Клиенты".

<р>2. Информация о заказах, которая когда-то существовала в электронной таблице, теперь находится в таблице "Заказы".

<р>3. Уникальный идентификатор, например идентификатор клиента, отличает одну запись от другой в таблице. Добавляя поле уникального идентификатора одной таблицы в другую таблицу и определяя связь между двумя полями, Access может сопоставлять связанные записи из обеих таблиц, чтобы вы могли объединить их в форме, отчете или запросе.

Запросы

Запрос может помочь вам найти и получить данные, соответствующие заданным вами условиям, включая данные из нескольких таблиц. Вы также можете использовать запрос для одновременного обновления или удаления нескольких записей, а также для выполнения предопределенных или пользовательских вычислений с вашими данными.

Примечание. Вы не можете использовать запрос для обновления или удаления записей в веб-базе данных или веб-приложении.

<р>1. В таблице "Клиенты" содержится информация о клиентах.

<р>2. В таблице «Заказы» содержится информация о заказах клиентов.

<р>3. Этот запрос извлекает данные «Идентификатор заказа» и «Требуемая дата» из таблицы «Заказы», а также данные «Название компании» и «Город» из таблицы «Клиенты». Запрос возвращает только заказы, которые были необходимы в апреле, и только для клиентов, находящихся в Лондоне.

Формы

Вы можете использовать форму для просмотра, ввода и изменения данных по одной строке за раз. Вы также можете использовать форму для выполнения других действий, таких как отправка данных в другое приложение. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с базовыми полями в таблицах. Когда вы открываете форму, Access извлекает данные из одной или нескольких из этих таблиц, а затем отображает данные в том макете, который вы выбрали при создании формы. Вы можете создать форму с помощью одной из команд формы на ленте, мастера форм или создать форму самостоятельно в представлении «Дизайн».

Примечание. Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях вы используете представление «Макет», а не представление «Дизайн».

<р>1. В таблице одновременно отображается множество записей, но вам может потребоваться горизонтальная прокрутка, чтобы увидеть все данные в одной записи. Кроме того, при просмотре таблицы нельзя одновременно обновлять данные из более чем одной таблицы.

<р>2. Форма фокусируется на одной записи за раз и может отображать поля из более чем одной таблицы. Он также может отображать изображения и другие объекты.

<р>3. Форма может содержать кнопку, по нажатию которой можно распечатать отчет, открыть другие объекты или иным образом автоматизировать задачи.

Отчеты

Вы можете использовать отчет, чтобы быстро проанализировать данные или представить их определенным образом в печати или в других форматах.Например, вы можете отправить коллеге отчет, в котором данные группируются и подсчитываются итоги. Или вы можете создать отчет с адресными данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

<р>1. Используйте отчет для создания почтовых ярлыков.

<р>2. Используйте отчет, чтобы отобразить итоги на диаграмме.

<р>3. Используйте отчет для отображения рассчитанных итогов.

Теперь, когда вы знаете об основной структуре баз данных Access, читайте дальше, чтобы узнать, как использовать встроенные инструменты для изучения конкретной базы данных Access.

Подробнее об объектах в базе данных

Один из лучших способов узнать о конкретной базе данных – использовать Database Documenter. Вы используете Database Documenter для создания отчета, содержащего подробную информацию об объектах в базе данных. Сначала вы выбираете, какие объекты будут детализированы в отчете. Когда вы запускаете Database Documenter, его отчет содержит все данные о выбранных вами объектах базы данных.

Откройте базу данных, которую вы хотите задокументировать.

На вкладке "Инструменты для баз данных" в группе "Анализ" щелкните Database Documenter.

В диалоговом окне Documenter щелкните вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который вы хотите задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, перейдите на вкладку Все типы объектов.

Выберите один или несколько объектов, перечисленных на вкладке. Чтобы выбрать все объекты на вкладке, нажмите «Выделить все».

Database Documenter создает отчет, содержащий подробные данные для каждого выбранного объекта, а затем открывает отчет в режиме предварительного просмотра. Например, если вы запустите Database Documenter для формы ввода данных, отчет, созданный Documenter, перечислит свойства для формы в целом, свойства для каждого из разделов в форме и свойства для любых кнопок, меток , текстовые поля и другие элементы управления в форме, а также любые модули кода и разрешения пользователей, связанные с формой.

Чтобы напечатать отчет, на вкладке Предварительный просмотр в группе Печать щелкните Печать.

Изучение таблицы в режиме конструктора

Примечание. Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.

Открывая таблицу в режиме конструктора, вы можете детально изучить ее структуру. Например, вы можете найти настройку типа данных для каждого поля, найти любые маски ввода или посмотреть, используются ли в таблице какие-либо поля поиска — поля, которые используют запросы для извлечения данных из других таблиц. Эта информация полезна, поскольку типы данных и маски ввода могут повлиять на вашу способность находить данные и выполнять запросы на обновление. Например, предположим, что вы хотите использовать запрос на обновление для обновления определенных полей в одной таблице путем копирования данных в аналогичных полях из другой таблицы. Запрос не будет выполнен, если типы данных для каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.

Откройте базу данных, которую вы хотите проанализировать.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите изучить, и выберите в контекстном меню пункт «Дизайн».

При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и тип данных, присвоенный каждому полю.

Тип данных, назначенный полю, может ограничивать размер и тип данных, которые пользователи могут вводить в поле. Например, пользователи могут быть ограничены 20 символами в текстовом поле и не могут вводить текстовые данные в поле с числовым типом данных.

Чтобы определить, является ли поле полем подстановки, щелкните вкладку "Подстановка" в нижней части сетки макета таблицы в разделе "Свойства поля".

В поле подстановки отображается один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилия), но обычно хранится другой набор значений (одно поле, например числовой идентификатор). Например, поле поиска может хранить идентификационный номер сотрудника (сохраненное значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). Когда вы используете поле подстановки в выражениях или в операциях поиска и замены, вы используете сохраненное значение, а не отображаемое значение. Знакомство с сохраненными и отображаемыми значениями поля поиска — лучший способ убедиться, что выражение или операция поиска и замены, использующая поле поиска, работает так, как вы ожидаете.

На следующем рисунке показано типичное поле поиска. Помните, что настройки, которые вы видите в свойстве "Источник строк" поля, могут различаться.

В показанном здесь поле подстановки используется запрос для извлечения данных из другой таблицы. Вы также можете увидеть поле подстановки другого типа, называемое списком значений, в котором используется жестко запрограммированный список вариантов. На этом рисунке показан типичный список значений.

По умолчанию в списках значений используется текстовый тип данных.

Лучший способ найти списки поиска и значений — открыть вкладку "Поиск" и щелкнуть записи в столбце "Тип данных" для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей поиска и списков значений см. по ссылкам в разделе "См. также".

Просмотр отношений между таблицами

Чтобы увидеть графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и взаимосвязей между этими таблицами, используйте вкладку объекта "Связи". Вкладка объекта «Отношения» дает общее представление о таблице и структуре отношений базы данных — важная информация, когда вам нужно создать или изменить отношения между таблицами.

Примечание. Вы также можете использовать вкладку объекта "Отношения" для добавления, изменения или удаления отношений.

Откройте базу данных, которую вы хотите проанализировать.

На вкладке "Инструменты для баз данных" в группе "Отношения" нажмите "Отношения".

Появится вкладка объекта "Отношения", на которой показаны отношения между всеми таблицами в открытой базе данных.

Примечание. Вы не можете использовать вкладку объекта "Отношения" в веб-базе данных или веб-приложении.

При создании новой базы данных вы обычно начинаете с создания нескольких объектов базы данных, таких как таблицы, формы и отчеты. В конце концов, вы достигаете точки, когда вам нужно добавить немного программирования, чтобы автоматизировать определенные процессы и связать объекты вашей базы данных вместе. Эта статья поможет вам сориентироваться в средствах программирования в Access.

В этой статье

Что такое программирование?

В Access программирование — это процесс добавления функций в базу данных с помощью макросов Access или кода Visual Basic для приложений (VBA). Например, предположим, что вы создали форму и отчет и хотите добавить в форму командную кнопку, при нажатии которой открывается отчет. В данном случае программирование — это процесс создания макроса или процедуры VBA, а затем установка свойства события OnClick командной кнопки таким образом, чтобы нажатие командной кнопки запускало макрос или процедуру. Для простой операции, такой как открытие отчета, вы можете использовать мастер кнопок, чтобы выполнить всю работу, или вы можете отключить мастер и выполнить программирование самостоятельно.

Примечание. Многие программы Microsoft Office используют термин "макрос" для обозначения кода VBA. Это может сбивать с толку пользователей Access, поскольку в Access термин «макрос» относится к именованному набору макрокоманд, которые можно собрать с помощью построителя макросов. Макродействия доступа представляют собой лишь подмножество команд, доступных в VBA. Macro Builder предоставляет вам более структурированный интерфейс, чем редактор Visual Basic, позволяя добавлять программирование к элементам управления и объектам без необходимости изучения кода VBA. Следует помнить, что в статьях справки Access макросы Access называются макросами. И наоборот, код VBA называется VBA, кодом, функцией или процедурой. Код VBA содержится в модулях классов (которые являются частью отдельных форм или отчетов и обычно содержат код только для этих объектов) и в модулях (которые не привязаны к конкретным объектам и обычно содержат «глобальный» код, который можно использовать во всей базе данных). ).

Объекты (например, формы и отчеты) и элементы управления (например, командные кнопки и текстовые поля) имеют различные свойства событий, к которым можно прикрепить макросы или процедуры. Каждое свойство события связано с определенным событием, таким как щелчок мышью, открытие формы или изменение данных в текстовом поле. События также могут быть инициированы факторами за пределами Access, такими как системные события, или макросами или процедурами, присоединенными к другим событиям. Ваша база данных может стать сложной, если вы добавите много макросов или процедур к нескольким свойствам событий многих объектов, но в большинстве случаев вы можете добиться желаемых результатов, используя очень мало программирования.

Должен ли я использовать макросы или код VBA?

Решение об использовании макросов, VBA или того и другого в первую очередь зависит от того, как вы планируете развертывать или распространять базу данных. Например, если база данных хранится на вашем компьютере, и вы являетесь единственным пользователем, и если вам удобно использовать код VBA, вы можете решить использовать VBA для выполнения большинства задач программирования. Однако, если вы намерены поделиться своей базой данных с другими людьми, разместив ее на файловом сервере, вы можете не использовать VBA из соображений безопасности.

Вы должны принять решение об использовании макросов или кода VBA, исходя из двух соображений: безопасности и желаемой функциональности. Безопасность является проблемой, поскольку VBA может использоваться для создания кода, который либо ставит под угрозу безопасность ваших данных, либо может повредить файлы на вашем компьютере. Когда вы используете базу данных, созданную кем-то другим, вам следует включать код VBA только в том случае, если вы знаете, что база данных получена из надежного источника. Когда вы создаете базу данных, которая будет использоваться другими людьми, вы должны стараться избегать включения инструментов программирования, которые требуют, чтобы пользователь специально предоставлял базе данных доверенный статус. Общие приемы, позволяющие избежать необходимости доверять вашей базе данных пользователям, описаны далее в этом разделе.

Чтобы обеспечить безопасность вашей базы данных, вы должны пытаться использовать макросы, когда это возможно, и использовать программирование VBA только для операций, которые нельзя выполнить с помощью макрокоманд.Кроме того, вы должны попытаться использовать только макрокоманды, которые не требуют предоставления доверенного статуса базе данных для запуска. Ограничение использования макрокоманд таким образом позволяет пользователям быть уверенными в том, что в базе данных нет программ, которые могут повредить данные или другие файлы на их компьютерах.

Соображения относительно макросов

Начиная с выпуска Access 2010, Access содержит множество новых макрокоманд, позволяющих создавать более мощные макросы, чем в более ранних версиях Access. Например, теперь вы можете создавать и использовать глобальные временные переменные с помощью макрокоманд, а также более изящно обрабатывать ошибки с помощью новых макрокоманд для обработки ошибок. В более ранних версиях Access такие функции доступны только при использовании VBA. Кроме того, вы можете внедрить макрос непосредственно в свойство события объекта или элемента управления. Встроенный макрос становится частью объекта или элемента управления и остается с объектом или элементом управления, если он перемещается или копируется.

Макросы обеспечивают простой способ решения многих задач программирования, таких как открытие и закрытие форм и выполнение отчетов. Вы можете быстро и легко связать объекты базы данных (формы, отчеты и т. д.), которые вы создали, потому что вам нужно запомнить небольшой синтаксис. Аргументы для каждого действия отображаются в конструкторе макросов.

Помимо повышенной безопасности и простоты использования, которые обеспечивают макросы, вы должны использовать макросы для выполнения следующих задач:

Назначить действие или набор действий клавише. Для этого необходимо создать группу макросов с именем AutoKeys.

Выполнить действие или серию действий при первом открытии базы данных. Для этого необходимо создать макрос с именем AutoExec.

Примечание. Макрос AutoExec запускается перед любыми другими макросами или кодом VBA, даже если вы назначили форму запуска в диалоговом окне "Параметры доступа" и прикрепили макрос или код VBA к событию OnOpen или OnLoad этой формы.

Дополнительную информацию о том, как создавать макросы, см. в разделе Общие сведения о макросах.

Соображения относительно VBA

Вам следует использовать программирование VBA вместо макросов, если вы хотите выполнить одно из следующих действий:

Использование встроенных функций или создание собственных функций Access включает множество встроенных функций, таких как функция IPmt, которая вычисляет выплату процентов. Вы можете использовать эти встроенные функции для выполнения вычислений, не создавая сложных выражений. Используя код VBA, вы также можете создавать свои собственные функции либо для выполнения вычислений, превышающих возможности выражения, либо для замены сложных выражений. Кроме того, вы можете использовать функции, созданные в выражениях, для применения общей операции к нескольким объектам.

Создание объектов или управление ими В большинстве случаев вы обнаружите, что проще всего создавать и изменять объект в представлении «Дизайн» этого объекта. Однако в некоторых ситуациях вам может понадобиться манипулировать определением объекта в коде. Используя VBA, вы можете манипулировать всеми объектами в базе данных, помимо самой базы данных.

Выполнение действий на системном уровне Вы можете выполнить действие RunApp в макросе, чтобы запустить другую программу (например, Microsoft Excel) из Access, но вы не можете использовать макрос для каких-либо других действий вне Access. Используя VBA, вы можете проверить, существует ли файл на компьютере, использовать автоматизацию или динамический обмен данными (DDE) для связи с другими программами на базе Microsoft Windows, такими как Excel, и вызывать функции в библиотеках динамической компоновки Windows ( библиотеки DLL).

Управление записями по одной. Вы можете использовать VBA для пошагового просмотра набора записей, по одной записи за раз, и выполнения операции над каждой записью. Напротив, макросы работают со всеми наборами записей одновременно.

Использование мастера командных кнопок для выполнения стандартных задач программирования

Если вы добавляете командную кнопку в форму, Мастер кнопок может помочь вам приступить к программированию. Мастер поможет вам создать командную кнопку, которая выполняет определенную задачу. В файле Access (.accdb) мастер создает макрос, встроенный в свойство OnClick командной кнопки. В файле .mdb или .adp мастер создает код VBA, поскольку встроенные макросы недоступны в этих форматах файлов. В любом случае вы можете изменить или улучшить макрос или код VBA в соответствии со своими потребностями.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, в которую вы хотите добавить командную кнопку, а затем выберите Представление «Дизайн».

На вкладке "Дизайн" нажмите стрелку вниз, чтобы отобразить галерею элементов управления, а затем убедитесь, что установлен флажок "Использовать мастера элементов управления".

На вкладке "Дизайн" в галерее "Элементы управления" нажмите кнопку.

В сетке макета формы щелкните в том месте, где вы хотите разместить командную кнопку.

Запустится мастер командных кнопок.

На первой странице мастера щелкните каждую категорию в списке «Категории», чтобы увидеть, какие действия мастер может запрограммировать для выполнения командной кнопки.В списке Действия выберите нужное действие и нажмите кнопку Далее.

Выберите либо параметр «Текст», либо параметр «Изображение», в зависимости от того, хотите ли вы, чтобы на командной кнопке отображался текст или изображение.

Если вы хотите, чтобы отображался текст, вы можете отредактировать текст в поле рядом с параметром «Текст».

Если вы хотите, чтобы изображение отображалось, мастер предложит изображение в списке. Если вы хотите выбрать другое изображение, установите флажок «Показать все изображения», чтобы отобразить список всех изображений командных кнопок, предоставляемых Access, или нажмите «Обзор», чтобы выбрать изображение, которое хранится в другом месте.

Нажмите "Далее".

Введите значимое имя для командной кнопки. Это необязательный шаг, и это имя не отображается на командной кнопке. Тем не менее рекомендуется ввести осмысленное имя, чтобы, когда вам нужно будет обратиться к командной кнопке позже (например, если вы устанавливаете порядок табуляции для элементов управления в своей форме), было бы намного легче различать командные кнопки. Например, если командная кнопка закрывает форму, вы можете назвать ее cmdClose или CommandClose.

Нажмите "Готово".

Access помещает командную кнопку в форму.

Если вы хотите увидеть, что мастер "запрограммировал" для вас, выполните следующие необязательные шаги:

Если лист свойств еще не отображается, нажмите F4, чтобы отобразить его.

Перейдите на вкладку "Событие" на странице свойств.

В поле свойства "По щелчку" нажмите кнопку "Создать" .

Access запускает конструктор макросов и отображает макрос, созданный мастером. Вы можете отредактировать макрос, если хотите (дополнительную информацию о том, как редактировать макрос, см. в разделе Общие сведения о макросах). Когда вы закончите, на вкладке «Проект» в группе «Закрыть» нажмите «Закрыть», чтобы закрыть построитель макросов. Если Access предложит сохранить изменения и обновить свойство, нажмите «Да», чтобы сохранить изменения, или «Нет», чтобы отклонить их.

На вкладке "Дизайн" в группе "Виды" нажмите "Вид", а затем нажмите "Вид формы". Нажмите кнопку новой команды, чтобы убедиться, что она работает так, как вы ожидали.

Понимание макросов

Макрос – это инструмент, который позволяет автоматизировать задачи и добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления. Например, если вы добавляете командную кнопку в форму, вы связываете свойство события OnClick кнопки с макросом, содержащим команды, которые вы хотите, чтобы кнопка выполняла при каждом нажатии.

Полезно рассматривать макросы Access как упрощенный язык программирования, на котором вы создаете код, создавая список действий, которые нужно выполнить. При создании макроса вы выбираете каждое действие из раскрывающегося списка, а затем вводите необходимую информацию для каждого действия. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без написания кода в модуле VBA. Макросы представляют собой подмножество команд, доступных в VBA, и большинству людей проще создать макрос, чем написать код VBA.

Вы создаете макрос с помощью конструктора макросов, как показано на следующем рисунке.

Чтобы отобразить конструктор макросов:

На вкладке "Создать" в группе "Макросы и код" нажмите "Макрос".

Понимать код VBA

Как и макросы, VBA позволяет добавлять автоматизацию и другие функции в приложение Access. Вы можете расширить VBA, используя сторонние элементы управления, и вы можете написать свои собственные функции и процедуры для своих конкретных нужд.

Быстрый способ приступить к программированию на VBA — сначала создать макрос Access, а затем преобразовать его в код VBA. Инструкции для этого приведены в разделе Преобразование макросов в код VBA. Эта функция создает новый модуль VBA, который выполняет аналогичные операции в макросе. Он также открывает редактор Visual Basic, так что вы можете начать изменять процедуру. При работе в редакторе Visual Basic можно щелкнуть ключевые слова и нажать клавишу F1, чтобы открыть доступ к справке разработчика и узнать больше о каждом ключевом слове. Затем вы можете изучить справку разработчика Access и открыть для себя новые команды, которые помогут вам выполнять нужные задачи программирования.

Преобразование макросов в код VBA

Вы можете использовать Access для автоматического преобразования макросов в модули VBA или модули классов. Вы можете преобразовать макросы, прикрепленные к форме или отчету, независимо от того, существуют ли они как отдельные объекты или как встроенные макросы. Вы также можете преобразовать глобальные макросы, которые не привязаны к определенной форме или отчету.

Примечание. Вы можете добавить код Visual Basic для приложений (VBA) в веб-базу данных; однако вы не можете запустить этот код, пока база данных работает в веб-браузере. Если ваша веб-база данных содержит код VBA, вы должны сначала открыть веб-базу данных с помощью Access, прежде чем запускать код. Для выполнения задач программирования в веб-базе данных используйте вместо этого макросы Access.

Преобразование макросов, прикрепленных к форме или отчету

Этот процесс преобразует в VBA все макросы, на которые ссылается (или внедряет) форма или отчет (или любой из его элементов управления), и добавляет код VBA в модуль класса формы или отчета. Модуль класса становится частью формы или отчета и перемещается вместе с формой или отчетом, если он перемещен или скопирован.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, а затем выберите Представление «Дизайн».

На вкладке "Дизайн" в группе "Инструменты" нажмите "Преобразовать макросы формы в Visual Basic" или "Преобразовать макросы отчета в Visual Basic".

В диалоговом окне Преобразование макросов форм или Преобразование макросов отчетов выберите, хотите ли вы, чтобы Access добавлял код обработки ошибок в создаваемые им функции. Кроме того, если у вас есть какие-либо комментарии в ваших макросах, выберите, хотите ли вы, чтобы они были включены в качестве комментариев в функции. Нажмите Преобразовать, чтобы продолжить.

Если для формы или отчета не существует модуля класса, Access создает его и добавляет процедуру в модуль для каждого макроса, связанного с формой или отчетом. Access также изменяет свойства событий формы или отчета, чтобы они запускали новые процедуры VBA вместо макросов.

Чтобы просмотреть и изменить код VBA:

Пока форма или отчет открыты в представлении «Дизайн», если лист свойств еще не отображается, нажмите F4, чтобы отобразить его.

На вкладке "Событие" листа свойств щелкните любое поле свойства, в котором отображается [Процедура события], а затем нажмите кнопку сборки . Чтобы просмотреть свойства события для определенного элемента управления, щелкните элемент управления, чтобы выбрать его. Чтобы просмотреть свойства события для всей формы или отчета, выберите «Форма» или «Отчет» в раскрывающемся списке в верхней части листа свойств.

Access открывает редактор Visual Basic и отображает процедуру события в своем модуле класса. Вы можете прокручивать вверх или вниз, чтобы просмотреть любые другие процедуры, находящиеся в том же модуле класса.

Преобразование глобальных макросов

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши макрос, который нужно преобразовать, и выберите пункт "Дизайн".

На вкладке "Дизайн" в группе "Инструменты" нажмите "Преобразовать макросы в Visual Basic".

В диалоговом окне "Преобразовать макрос" выберите нужные параметры и нажмите "Преобразовать".

Access преобразует макрос и откроет редактор Visual Basic.

Чтобы просмотреть и изменить код VBA:

Если в редакторе Visual Basic панель Project Explorer не отображается, в меню View выберите Project Explorer.

Разверните дерево под именем базы данных, в которой вы работаете.

В разделе "Модули" дважды щелкните имя модуля Converted Macro-macro.

Редактор Visual Basic открывает модуль.

Присоединение функции VBA к свойству события

При преобразовании глобального макроса в VBA код VBA помещается в стандартный модуль. В отличие от модуля класса, стандартный модуль не является частью формы или отчета. Скорее всего, вы захотите связать функцию со свойством события в форме, отчете или элементе управления, чтобы код выполнялся именно тогда и там, где вы хотите. Для этого либо вы можете скопировать код VBA в модуль класса, а затем связать его со свойством события, либо сделать специальный вызов из свойства события в стандартный модуль, используя следующую процедуру.

В редакторе Visual Basic запишите имя функции. Например, если вы преобразовали макрос с именем MyMacro, имя функции будет MyMacro().

Закройте редактор Visual Basic.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, с которым вы хотите связать функцию, а затем выберите Представление «Дизайн».

Нажмите на элемент управления или раздел, с которым вы хотите связать функцию.

Если лист свойств еще не отображается, нажмите F4, чтобы отобразить его.

На вкладке "Событие" страницы свойств щелкните поле свойства события, с которым вы хотите связать функцию.

В поле свойства введите знак равенства (=), а затем имя функции, например, =MyMacro(). Не забудьте включить скобки.

Сохраните форму или отчет, нажав кнопку "Сохранить" на панели быстрого доступа.

В области навигации дважды щелкните форму или отчет и проверьте, правильно ли работает код.

Теперь вы знаете основные шаги по добавлению кода VBA в базу данных. В этой статье описываются только основы того, как начать работу; существует множество отличных справочников и онлайн-ресурсов, которые помогут вам развить навыки программирования.

Проще говоря, Microsoft Access — это инструмент управления информацией, который помогает хранить информацию для справки, составления отчетов и анализа. Microsoft Access помогает анализировать большие объемы информации и управлять связанными данными более эффективно, чем Microsoft Excel или другие приложения для работы с электронными таблицами. В этой статье показано, когда использовать Access и как это может помочь вам повысить эффективность.

Проблема

Программа для работы с электронными таблицами – отличный инструмент для хранения и вычисления небольших наборов информации.Microsoft Excel легко понять, создайте имена столбцов, введите свои данные, создайте формулы, и вы уже в пути. Вы можете быстро и легко сортировать, фильтровать и форматировать данные. Но электронные таблицы не идеальны для работы с сотнями записей, когда вам нужна «одна версия правды» для чего-то вроде клиента, контакта или основной «вещи», которую нужно отслеживать. В электронную таблицу очень легко вносить ошибки, что затем делает анализ, суммирование и отчетность очень сложными. На изображении ниже представлен краткий пример нескольких основных проблем, с которыми сталкиваются электронные таблицы.

Решение: хранить связанную информацию вместе, исключая дублирование

Меньше ошибок и несоответствий. Поддержание одной версии правды для вещей, которые вам нужно отслеживать, сводит к минимуму возможность дублирования, ошибок и несогласованных значений. В приведенном выше примере Excel имена клиентов, контактные номера телефонов и названия продуктов написаны с ошибками, переставлены и сокращены в разных формах. Представьте себе, что вы пытаетесь создать отчет или график в Excel, который показывает точную картину ваших продаж или других ключевых показателей эффективности.
Более высокая производительность. Вам и другим людям, работающим с вашей базой данных, нужно изменить только одну запись, и все остальные связанные вещи в вашей базе данных автоматически «увидят» это изменение. В нашем примере с Excel вам нужно будет изменить каждое вхождение имени клиента. Функция «Найти и заменить» не обязательно поймает, что имя клиента пишется шестью разными способами. В базе данных можно изменить только одну запись о клиенте. Любая другая запись (заказы, контакты и т. д.), относящаяся к этой записи о покупателе, никогда не потребуется изменять, поскольку они связаны с покупателем.
Безопасность и контроль. Базы данных обеспечивают центральное расположение для хранения, защиты и контроля ваших данных. Microsoft Access включает в себя возможность шифрования и защиты паролем файлов базы данных. А поскольку пользователи полагаются на базу данных, а не на отдельные электронные таблицы Excel, вы можете лучше контролировать доступ к информации.
Лучшие решения и понимание. Возможно, наиболее важно то, что единый источник достоверной информации в стандартизированном формате означает, что вы можете получить более полное представление и принимать более обоснованные решения, создавая отчеты и анализируя свои данные в базе данных. Пользователи знакомы с диаграммами Excel, а базы данных, такие как Microsoft Access, могут предоставлять аналогичные возможности, выходя за рамки Excel с более мощными историческими тенденциями, агрегированием и фильтрацией запросов.

Полезные инструменты доступа

Конструктор
Простой в использовании мастер позволяет создавать базы данных Access за считанные минуты, не будучи экспертом

UI Builder
Основные функции для любого приложения Access

Конструктор информационных панелей
Создавайте потрясающие информационные панели Access, не будучи гуру SQL

Посетите наш каталог Microsoft Access, чтобы увидеть больше продуктов

Как работает база данных Microsoft Access?

Microsoft Access работает так же, как и любая другая база данных, сохраняя связанную информацию вместе и позволяя создавать соединения (обычно называемые отношениями) между различными объектами. Отношения между двумя разными вещами в MSAccess могут быть очень простыми (например, контакт клиента и сам клиент) или сложными. В приведенном ниже примере синие прямоугольники представляют основные вещи, которые мы отслеживаем в таблицах базы данных MS Access, а отчеты справа показывают, как вы можете объединить соответствующую информацию для анализа и составления отчетов.

Данные хранятся в таблицах Microsoft Access (думайте о них как о мини-таблицах, в которых хранится информация только одного типа). В таблице может быть много полей (думайте о них как о столбцах в электронной таблице). Каждое поле в таблице может быть настроено так, чтобы разрешить или запретить пользователям вводить определенную информацию (например, вы можете сказать, что одно поле принимает только даты, другое может разрешать пользователю вводить только числовое значение, а третье позволяет им вводить все, что им нужно). хочу).

После того как вы настроите таблицы, поля и отношения MS Access, вы можете создавать формы ввода данных, которые используют эти таблицы для хранения вашей информации, а затем создавать отчеты с данными. Формы Microsoft Access невероятно легко (и весело) создавать с помощью инструмента для создания форм wysiwyg. И вы можете использовать формы MS Access, чтобы упростить ввод данных для пользователей, группируя связанные поля вместе и скрывая поля, которые им не нужно вводить. Мастер кнопок команд Microsoft Access даже помогает создавать простые кнопки для форм, не зная, как создавать макросы и Visual Basic.

Зарегистрируйтесь для получения нашей бесплатной электронной книги "Использование Microsoft Access для большей эффективности", в которой вы сможете получить исчерпывающее представление о том, как Microsoft Access может помочь вам повысить продуктивность, когда выбрать Access в качестве решения, рекомендации и где получить помощь онлайн.
Ваш браузер не поддерживает встроенные фреймы или в настоящее время не настроен на отображение встроенных фреймов.

Вот некоторые из лучших функций Microsoft Access, которые вы можете использовать, если вам нужна простая система управления базами данных.

Управление базой данных может быть повторяющимся и беспокойным, если вы не используете правильный инструмент. С Microsoft Access ведение базы данных отношений становится проще.

Читайте дальше, чтобы узнать больше о Microsoft Access, его основных элементах и функциях.

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — это надежный инструмент для повышения производительности, входящий в пакет Microsoft 365. В этой базе данных вы можете записывать, просматривать, редактировать и отслеживать данные. Вы даже можете установить связь между данными.

Помимо хранения большого объема информации, он упрощает поиск и использование данных на разных платформах. Microsoft Access также поддерживает интеграцию с другими инструментами для простой синхронизации данных. Некоторыми из его основных компонентов являются таблицы, формы, отчеты и запросы.

1. За кулисами

Представление Microsoft Access Backstage — это то, что вы видите, когда запускаете программное обеспечение Access, но не открываете базу данных. С помощью представления Microsoft Access Backstage пользователи могут выполнять множество задач по управлению базой данных, включая открытие существующей базы данных и создание новой.

Его панель меню содержит команды, которые можно применять к файлу базы данных. На ленте «Файл» вы можете выбрать один из шаблонов для создания нового файла.

2. База данных

Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД), позволяющая создавать большие базы данных и управлять ими. База данных помогает хранить информацию в упорядоченном виде.

Файл базы данных, созданный в Microsoft Access 2007 или более поздних версиях, имеет расширение ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних версиях Access, называются MDB.

Обычно все таблицы базы данных Access вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули, хранятся в одном файле.

3. Отношения

Установив связи, вы можете создать связь между двумя разными таблицами. Связь включает поля двух таблиц, содержащие соответствующие данные.

Например, поле "Идентификатор учащегося" в таблице "Данные учащегося" может быть связано с полем с тем же именем в таблице "Результаты учащегося". Отношения помогают предотвратить потерю данных и быстро определить результаты запроса.

4. Первичные ключи

Когда дело доходит до связывания и осмысленного объединения данных из нескольких таблиц в Microsoft Access, необходимо использовать поле первичного ключа. Первичный ключ одной таблицы является внешним ключом другой таблицы. Можно добавить поле первичного ключа в другие таблицы, чтобы ссылаться на исходную таблицу первичного ключа.

5. Таблицы

Таблицы Access похожи на электронные таблицы Excel, содержащие строки и столбцы. Но в Microsoft Access строки и столбцы называются записями и полями.

Кроме того, он хранит данные не так, как электронная таблица. Вы должны создать одну таблицу для отслеживания каждого вида информации. Этот процесс называется нормализацией. Это помогает избежать дублирования и делает базу данных гибкой.

6. Формы

Формы Microsoft Access позволяют просматривать, вводить и редактировать данные по одной строке за раз. Форма обычно содержит командные кнопки и элементы управления для выполнения других задач, таких как отправка данных в другой инструмент.

С помощью форм вы можете контролировать, как кто-то взаимодействует с информацией в базе данных. Вы можете найти инструменты для создания форм на вкладке «Создать» в меню «Лента доступа». Здесь вы можете создать свою собственную форму, создав пустую форму. Но лучше всего воспользоваться Мастером форм.

7. Отчеты

Отчеты Access можно использовать для форматирования, компиляции и представления данных. Как правило, он содержит ответы на конкретный вопрос. Запустите отчет в любое время, чтобы получить обновленную информацию из базы данных.

Также можно отформатировать отчет для наиболее эффективного представления данных. Вы можете отформатировать его для просмотра, печати, экспорта или отправки в виде вложения электронной почты.

8. Запросы

Функция запроса заключается в извлечении данных, соответствующих определенным условиям, из таблиц. Вы также можете использовать его для выполнения некоторых предопределенных вычислений. В настольном приложении Access вы можете использовать запросы для одновременного обновления или удаления нескольких записей.

Запросы могут быть двух типов: запросы выбора и запросы действий. В то время как запрос на выборку позволяет пользователям просматривать, копировать и распечатывать извлеченные данные, запрос действия может выполнять задачу с данными.

9. Макросы

Макрос – это инструмент, который автоматизирует задачи и добавляет функциональные возможности различным частям базы данных, включая формы, отчеты и элементы управления. Это программа для автоматизации ручных задач, таких как открытие отчета, выполнение запроса, копирование и вставка и форматирование таблицы в Access, которые вы регулярно выполняете.

Например, прикрепив макрос к командной кнопке, вы можете гарантировать, что макрос будет запускаться при нажатии этой кнопки.

10. Модули

Модуль – это набор объявлений и процедур, добавляющих функциональность вашей базе данных. Эти утверждения составляют единое целое. Вы должны использовать язык VBA для написания модулей.

Могут быть модули классов или стандартные модули. Модули класса связаны с формами и отчетами, а стандартные не привязаны ни к какому объекту.

11. Маски ввода

Маски ввода указывают допустимый формат вашего входного значения в поле. Однако эта функция доступна только для настольных баз данных Access.

Маски ввода могут обеспечить согласованность введенного значения, особенно в полях, чувствительных к значениям, таких как номера телефонов и почтовые индексы. Он состоит из одной обязательной и двух необязательных частей, разделенных точкой с запятой.

12. Правила проверки

Эти правила можно использовать для проверки данных, которые вы вводите в базу данных. Построитель выражений может помочь вам точно отформатировать правило. Microsoft Access имеет два типа правил проверки:

Правило проверки поля

Правило проверки записи

Вы можете использовать его, чтобы контролировать, когда вы можете сохранить запись. Это правило учитывает другие поля в той же таблице и сравнивает их значения.

Microsoft Access для управления реляционной базой данных

Что касается управления реляционной базой данных, Microsoft Access предлагает удобное решение для бизнес-пользователей. В этой статье обсуждались основные функции Microsoft Access, прочитав которую, вы получите общее представление об этом инструменте.

Если вам интересно узнать, как создать простую базу данных с помощью Microsoft Access, ознакомьтесь со следующей статьей.

Читайте также: