Лучшие технологии ввода в Excel

Обновлено: 05.07.2024

Microsoft Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных, а также выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные данные.

Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и от того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, доступном нескольким пользователям, лучше всего подойдет Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите подробно проанализировать.

Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом, Access лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать их, упрощает поиск и предоставляет доступ нескольким пользователям одновременно. Excel, как правило, лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных расчетов, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.

Прежде чем вы решите, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать ту или другую, и узнать, как работать с обеими программами, чтобы достичь именно тех результатов, которые вы хотите. хочу.

Примечание. Все пакеты Microsoft Office включают Excel, но не все пакеты включают Access.

Сравните преимущества каждой программы

Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы выяснить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.

Плоские или реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий платежные адреса и адреса доставки для каждого клиента, или несколько контактных лиц для каждого клиента, лучшим решением будет Access.

В реляционной базе данных вы упорядочиваете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен – хорошая идея, поскольку у каждого клиента может быть более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без повторного ввода имени клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные, чтобы изменить исходные данные через пользовательский интерфейс Excel.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не будут содержать абсолютно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить целостность данных. Доступ может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «бесхозные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте.Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы убедиться, что данные вводятся правильно. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду проверки данных для управления вводом данных в Excel.

Запросы Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может оказаться лучшим выбором для хранения данных и работы с ними. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access похоже на процесс использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и количество.

Моделирование В Excel можно использовать инструменты анализа "что, если" для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет вам запускать различные сценарии с вашими данными, такие как сценарии наилучшего и наихудшего случая, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете. В Access нет аналогичной функции.

Сводка и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или профессионально выглядящие диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.

И Access, и Excel можно использовать в средах для совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.

Доступ нескольких пользователей к данным. При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только те данные, которые редактируются; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel совместно работают над документом.

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы. Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.

Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, вы можете загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать книгу для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы. Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно открывать базу данных и работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь редактирует их. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может одновременно редактировать книгу. В целях просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.

Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Однако между Access и Excel есть некоторые различия в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Предотвращение потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняется, так что в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы (если она вообще есть). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите их фиксировать.Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вы должны создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления через заданные промежутки времени при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалить важные или личные данные из поля зрения, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным. Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.

Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете потребовать ввода пароля для открытия файла базы данных или рабочей книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.

Ограниченный доступ к данным. В Excel можно указать разрешения для пользователей на доступ к данным или установить права только для чтения, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не имели доступа к вашим данным Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.

Когда использовать Access

В самых общих чертах Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать ввод только правильных типов данных.

Access хранит данные в таблицах, которые очень похожи на рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.

Используйте Access, когда вы:

Предвидится, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные варианты, которые безопасно обрабатывают обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.

Предусмотрите необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.

Хотите выполнять сложные запросы.

Хотите создавать различные отчеты или почтовые ярлыки.

Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати стандартных писем, конвертов или почтовых наклеек.

Инвентаризация и отслеживание активов Вы можете создать инвентаризацию предметов в вашем доме или офисе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.

Отслеживание заказов. Вы можете вводить информацию о продуктах, клиентах и заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.

Отслеживание задач. Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то время, когда другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.

Организация библиотек для выдачи Вы можете использовать Access для хранения данных о своих книгах и компакт-дисках, а также для отслеживания того, кому вы их дали.

Планирование мероприятий. Вы можете ввести информацию о датах, местах и участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.

Отслеживание питания Следите за рецептами, записывайте диету и физические упражнения.

Когда использовать Excel

Excel как программа для работы с электронными таблицами может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и расчета данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений на основе этих данных, поворота данных любым удобным для вас способом и представления данных в различных профессионально выглядящих диаграммах.

Используйте Excel, когда вы:

Требуется плоское или нереляционное представление ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваши данные в основном числовые.

Часто выполняйте расчеты и статистические сравнения ваших данных.

Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком формате.

Планируете регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.

Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.

Хотите выполнять сложные операции анализа "что, если" с вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.

Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для ограниченного сотрудничества.

Бухгалтерский учет Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel во многих финансовых бухгалтерских отчетах, например в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.

Бюджетирование Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или деловыми потребностями, вы можете создать в Excel бюджет любого типа, например план маркетингового бюджета, бюджет мероприятий или пенсионный бюджет.

Выставление счетов и продажи Excel также полезен для управления данными выставления счетов и продаж, и вы можете легко создавать нужные формы, например счета-фактуры, упаковочные листы или заказы на покупку.

Отчетность. В Excel можно создавать различные типы отчетов, которые отражают анализ ваших данных или обобщают их, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта, прогнозирующие данные, сводные данные или представляющие данные об отклонениях.

Планирование Excel – отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельного плана занятий, плана маркетинговых исследований, налогового плана на конец года или планировщиков, помогающих планировать питание, вечеринки или отпуск на неделю. .

Отслеживание. Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке — например, табеле учета рабочего времени или инвентарном списке, в котором отслеживается оборудование.

Использование календарей Из-за того, что Excel представляет собой сетку, его удобно использовать для создания календарей любого типа — например, академического календаря для отслеживания деятельности в течение учебного года или календаря на финансовый год для отслеживания деловых мероприятий и вехи.

Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в разделе Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online.

Совместное использование Access и Excel

Возможно, вам захочется воспользоваться преимуществами обеих программ. Например, вы создали рабочий лист в Excel, в котором вы можете вычислять и анализировать данные, но рабочий лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе вы можете импортировать или связать свой рабочий лист в Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых вы хотите создать подробные отчеты в виде сводных таблиц Excel и профессионально выглядящие диаграммы Excel.

Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где вы сможете продолжить работу с ними. С подключением к данным или без него вы можете переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.

Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье Перенос данных из Excel в Access.

Даже в 2021 году многие компании по-прежнему в основном управляются электронными таблицами. Работая с данными, мы видели весь спектр вариантов использования Excel, в том числе некоторые действительно страшные. Однако существует четкая тенденция перехода компаний на альтернативы Excel. Но это только после потери денег и времени из-за ошибок, которых легко избежать, и неизбежного, вытекающего из них хаоса.

В этом посте я объясню свое мнение о том, когда правильно использовать электронные таблицы, а когда желательно перейти на более продвинутые технологии. Мы собираемся более подробно рассмотреть некоторые основные причины широкого успеха электронных таблиц. Затем мы проверим, какие из них по-прежнему актуальны, а какие изменились по мере развития технологий.

Почему электронные таблицы хорошо работают

Таблицы — это отличный инструмент, и они доказали свою полезность на протяжении многих десятилетий в самых разных контекстах. Основными преимуществами электронных таблиц являются гибкость в сочетании с простой и мощной реактивной вычислительной моделью. Реактивная модель означает, что все пересчитывается в режиме реального времени, и когда вы добавляете новые формулы в свою электронную таблицу, вам не нужно думать о порядке вычислений (как в большинстве языков программирования). Проще говоря: вы можете выполнять сложную работу с электронными таблицами, не разбираясь в основах информатики или кодируя что-либо. Это довольно мощно.

Формулы электронных таблиц легко создавать, используя всего несколько сложных понятий, таких как ВПР или сводные таблицы. Частью успеха электронных таблиц является макет What You See Is What You Get (WYSIWYG), который означает, что вы имеете дело со значительно сниженным уровнем абстракции. Введите число, введите уравнение и вуаля — вы получите результаты без необходимости кодирования.

Когда электронные таблицы все еще подходят

Несмотря на то, что представление о таблицах изменилось, при определенных обстоятельствах они остаются актуальными. Вот некоторые примеры:

Правильность не имеет решающего значения.
Данных мало, а формулы не очень сложные.
Нет необходимости в обновлениях или совместной работе в режиме реального времени, или можно использовать онлайн-таблицы (Office 365 или Google Docs), принимая во внимание их плохую масштабируемость. Microsoft предлагает менее 30 одновременных пользователей, а у Google также есть официальное ограничение в 100. Соблюдение этого ограничения необходимо для бесперебойной работы.
Оптимизация взаимодействия с пользователем и интерфейса не имеет значения.
Решение временное, и таблица не требует обслуживания.

На практике это означает, что лучше использовать электронные таблицы, когда:

Решение не будет использоваться в масштабах всей компании, или его единственная роль — блокнот. Отчеты Excel могут быть мгновенно созданы R или Python (и другими), чтобы позволить деловым людям играть с данными.
Таблицы могут быть полезны на ранних этапах для разработки первоначальной идеи с целью перехода к более стабильному программному решению, если это необходимо.
Нет ресурсов для более индивидуального решения.
Это дешевле, чем создание программного обеспечения, особенно для задач, требующих значительного объема ручной работы, таких как утомительные и трудоемкие задачи по сбору данных, выполняемые работниками начального уровня.

Проблемы с электронными таблицами

И на этом история может закончиться. Но реальность такова, что использование электронных таблиц имеет свои проблемы и риски. В Интернете полно статей, посвященных этим проблемам с электронными таблицами. Мы регулярно читаем о том, как финансовые директора обсуждают альтернативы, или о том, как JPMC теряет более 6 миллиардов долларов из-за ошибки в электронной таблице. Совсем недавно почти 16 000 случаев заражения коронавирусом в Англии остались незарегистрированными из-за простой ошибки форматирования Excel.

Часто повторяющиеся проблемы с электронными таблицами — это ошибки и хаос . В Excel слишком много места для человеческих ошибок, и очень легко случайно сломать сложную электронную таблицу. Вы можете управлять всем своим бизнесом, основываясь на фундаментальных просчетах или недостающих данных, и никогда об этом не узнать.

В Excel также нет возможности управления версиями. Это означает, что если что-то сломалось, исправить это может быть очень сложно (а иногда и невозможно).

Почему Excel устарел

В целом, графический интерфейс пользователя (GUI) со временем стал намного лучше. С момента запуска VisiCalc прошло много времени, и мы больше не работаем с маленькими монохромными дисплеями. Скорее, у нас есть доступ к мощным устройствам с впечатляющими графическими фреймворками. С ускорением развития люди привыкли к лучшему дизайну от Facebook, Google и многих сервисов SaaS. Большинство популярных компьютерных программ выглядят лучше и интуитивно понятны, чем во времена расцвета Excel.

По воспоминаниям: электронная таблица VisiCalc, 1979 г.

Разрыв между двумерной сеткой и пользовательскими приложениями становится все больше и больше. Многие деловые люди ожидают большего, чем клетки. Им нужны интерактивность и надежные интерфейсы.

AJAX и WebSockets – это технологии, обеспечивающие фоновую связь между браузером и сервером, что делает современный веб-сайт интерактивным. AJAX обеспечивает одностороннюю связь — браузер отправляет запросы на сервер, а WebSocket работает в обоих направлениях, но с большим трудом масштабируется.

Способ использования Интернета также изменился. В настоящее время это среда для совместной работы в режиме реального времени. Иногда трудно представить, как выглядела сеть без таких технологий, как AJAX и WebSockets. Эти технологии привели к переходу к работе в реальном времени, но сегодня мы воспринимаем их как должное.

Размер данных увеличился. С продвижением цифровой революции мы увеличивали наши наборы данных с экспоненциальной скоростью. За свою карьеру я видел электронные таблицы с огромным количеством данных и формул и сотнями листов. Вопрос в том, предназначены ли электронные таблицы для такого использования или, возможно, для таких целей лучше подойдет база данных?

VBA или Visual Basic для приложений – это язык программирования, который позволяет управлять многими аспектами хост-приложения, включая управление функциями пользовательского интерфейса, такими как меню и панели инструментов, а также работу с настраиваемыми пользовательскими формами или диалоговыми окнами. Сам язык узок и ограничен.

Быстрое решение: Tableau и PowerBI

Простым решением проблемы будет покупка существующего альтернативного программного решения. И это может быть правильным решением для стандартных, четко определенных, универсальных сценариев, таких как CRM или Business Intelligence. Конечно, у них есть и другие последствия, такие как отказ от пользовательских функций и возможность быстро вносить изменения или экспериментировать.

Для некоторых групп проблем решением может стать покупка Salesforce или Anaplan. Тем не менее, большинство компаний сохранят некоторые пользовательские электронные таблицы, которые они используют в качестве инструментов. Tableau или Power BI могут показаться привлекательными вариантами, но они не предлагают реального решения, поскольку одной из наиболее важных функций этих инструментов для работы с электронными таблицами является добавление и изменение данных. Кроме того, как и электронные таблицы, инструменты бизнес-аналитики могут создать хаос в крупных развертываниях.

Хотя мы рекомендуем R Shiny, Tableau и PowerBI могут быть хорошими вариантами для некоторых случаев использования. Прочтите наши сравнения Shiny Tableau с R Shiny и PowerBI с R Shiny, чтобы выяснить, какой вариант подходит для ваших конкретных нужд.

Лучшая альтернатива Excel: Shiny и Dash

Идеальным решением будет обеспечение быстрой разработки, проверки правильности, расширяемости и корректируемости при сохранении той же реактивной модели, что и в Excel. Существуют две основные альтернативы, которые лучше вписываются в этот современный ландшафт, чем электронные таблицы: Shiny и Dash.

Shiny — это веб-фреймворк, созданный для R, который относительно прост в освоении. Нет ничего необычного в том, что люди, знакомые с R, создают что-то в первый день работы с Shiny. Изучение R значительно сложнее, чем изучение Excel. Тем не менее, это на несколько порядков проще, чем изучение любого другого языка программирования. Это хорошо видно по количеству людей с разным опытом, использующих R.

Выступление Дэвида Робинсона на конференции UseR может дать вам больше информации об отраслях, использующих R, и о ее быстром росте в каждой из них.

Dash был представлен для Python с очень похожей концепцией. Он позволяет пользователям создавать аналитические веб-приложения из готовых компонентов исключительно на Python. Dash создан на основе проверенных на практике технологий, таких как Flask и React. Изучать Python и Dash с нуля, вероятно, немного сложнее, чем R и Shiny, но это может быть правильным выбором для тех, кто знаком с Python.

Как Shiny и Dash превзошли Excel

В настоящее время кажется, что Shiny и Dash являются наиболее многообещающими инструментами для заполнения пробела. Они допускают быстрые итерационные циклы и намного легче, чем другие среды программирования. В обоих случаях для разработки инструмента требуется человек, но также и программное обеспечение для бизнес-аналитики.

Наиболее важными функциями, общими для электронных таблиц Shiny и Dash, являются гибкость и мощная реактивная вычислительная модель. Они немного сложнее, но взамен решают большинство критических проблем с Excel.

Исходный код, который есть в приложениях Shiny и Dash, — это единственный известный способ избежать двусмысленности и хаоса в долгосрочной перспективе. Написание кода позволяет инкапсулировать абстракцию и разделить рабочие части на модули.

Тесты — единственный эффективный способ минимизировать количество ошибок. В Appsilon мы доказали, что как логику, так и интерфейс приложений Shiny и Dash можно тестировать автоматически, быстрее выявляя критически важные ошибки и увеличивая скорость итераций. Эти тесты можно легко автоматизировать и включить в непрерывную интеграцию. В результате баги обнаруживаются раньше, они не попадают в продакшн и не сталкиваются с конечными пользователями. Исправление таких ошибок на несколько порядков быстрее и дешевле.

Хотите увидеть впечатляющие блестящие информационные панели? Посетите демонстрационную галерею Shiny от Appsilon.

Shiny и Dash – это веб-фреймворки. А Интернет — это то место, где вы хотите быть. Это дает вам все инновации и независимость от крупных поставщиков. Интернет также означает масштаб. Хотя масштабирование не является одной из самых сильных сторон Shiny, нам удалось масштабировать приложения Shiny до сотен или даже тысяч одновременных пользователей для наших клиентов. Масштабирование Dash кажется еще более многообещающим, как мы узнали из наших развертываний.

Enterprise R Shiny Dashboard от Appsilon.

Пользовательский опыт также чрезвычайно важен. Обе платформы позволяют создавать красивые бизнес-приложения.Нет никакого сравнения между UX электронных таблиц и фреймворками Python Dash или R Shiny. Интуитивно понятный и привлекательный интерфейс означает более легкое и быстрое внедрение в вашей компании. Инструмент полезен только в том случае, если он действительно используется.

Shiny и Dash — инструменты не для всех, поэтому не каждый может быть творцом, но эта группа намного больше, чем можно было бы ожидать. Разработчику даже не обязательно быть инженером — это может быть амбициозный и любопытный пользователь Excel или человек, уставший от ограничений традиционной бизнес-аналитики. Вашей команде по анализу данных нужен хотя бы один разработчик Shiny или Dash. Излишне говорить, что после создания инструмента любой может использовать его и получать ценную информацию.

Как переключиться с Excel на R Shiny

Несмотря на то, что сейчас Shiny кажется привлекательным, мы рады видеть грядущие инновации в этой сфере. Время доставки для Shiny является огромным преимуществом, но производительность и масштабируемость приложений также являются важными факторами для корпоративных решений. Чтобы писать приложения Shiny, которые эффективно масштабируются, требуется некоторая практика, и даже для хорошо написанных приложений их масштабируемость имеет пределы.

Dash от Plotly также выходит на этот рынок, и они также активно работают над своим пакетом dashR для R. Мы рады видеть конкуренцию в этой области, так как это будет выгодно для всех нас. Мы ожидаем увидеть улучшения в Shiny как с точки зрения эффективности, так и возможностей в ближайшем будущем. Мы надеемся на какое-то движение и в сообществе Джулии. Эшер для Джулии доказал, что реактивную модель можно внедрить в Юлию без особого труда — к сожалению, похоже, что проект больше не поддерживается.

Если вы готовы попробовать некоторые альтернативы Excel в Shiny, я рекомендую прочитать обзор удобных пакетов R от Марсина Дюбеля. Он показывает, что вам не нужно жертвовать функциями табличных данных Excel, если вы сделаете переход. Если вы хотите перейти с Excel на Shiny, но у вас нет большого (или вообще) опыта работы с R, прочитайте Как перейти с Excel на R Shiny: первые шаги. Мы расскажем, как начать работу с R Shiny с нуля.

В Appsilon мы стремимся предоставлять нашим клиентам первоклассные системы поддержки принятия решений и решения для анализа данных. Не стесняйтесь обращаться к нам, если вам нужна помощь в переводе вашего бизнеса с Excel на более современное решение.

Пользователи Microsoft Excel, следуйте этим двум простым методам, чтобы сократить время ввода данных и количество ошибок, когда настраиваемые функции недоступны.

Изображение: PixieMe/Shutterstock

Windows: обязательно к прочтению

Ваши обобщения, анализы, прогнозы, отчеты и т. д. настолько хороши, насколько хороши ваши данные. Важно, чтобы вы использовали все доступные ресурсы для защиты достоверности данных, а это значит, что вы можете потратить много времени на создание практически надежного приложения. К счастью для нас, не каждая электронная таблица нуждается в такой защите, и когда это происходит, в Microsoft Excel есть автоматизированные функции, которые помогают защитить данные. В этой статье я покажу вам два быстрых и простых приема ввода данных, которые уменьшат количество опечаток так же, как и персонализация, но без дополнительной работы.

Я использую Microsoft 365 в 64-разрядной системе Windows 10, но вы можете работать и с более ранними версиями. Вы можете использовать загружаемый демонстрационный файл .xlsx или .xls или работать со своими данными. Автозаполнение работает в онлайн-версии, но список выбора не работает

Как использовать автозаполнение в Excel

Термин автозаполнение часто встречается в списках функций — легко догадаться, что он делает, даже если вы не знакомы с ним в Excel. Эта функция срабатывает, как только вы вводите смежные значения в любом направлении. Даже если вы знакомы с автозаполнением, готов поспорить, что последнюю часть вы не знали. Эта функция чрезвычайно универсальна.

Вот как работает автозаполнение в Excel: когда вы вводите символ, который соответствует существующему значению в непрерывном диапазоне, эта функция отображает совпадающие значения. Пока есть некоторая двусмысленность, вы должны продолжать вводить символы. Давайте запустим пару примеров на простом листе на рис. A.

Рисунок А

Сначала введите букву D в ячейку B8 и посмотрите, что произойдет. Как показано на рисунке A, функция автозаполнения завершает запись на основе ранее введенных значений (значения выше B8). Запись Denise соответствует символу D, и, поскольку никакая другая существующая запись также не соответствует букве D, автозаполнение предлагает Denise. Чтобы ввести Denise, нажмите Enter (или Tab, если вы хотите перейти к следующему столбцу, а не к следующей строке). Чтобы отклонить предложенную запись, продолжайте печатать.Нажмите Escape, чтобы удалить все, включая введенную вами букву D.

Давайте попробуем другой пример, на этот раз введите Su. Вы чего-то ждали? В этом случае автозаполнение ничего не делает, потому что недостаточно символов, чтобы выбрать Сьюзан или Сью. Если вы введете S, автозаполнение предложит Susan. Если вы введете e, автозаполнение ничего не сделает.

Попробуйте ввести значение справа, слева и даже выше. Эта функция будет работать во всех четырех направлениях.

Чтобы отключить автозаполнение, откройте меню «Файл» и выберите «Параметры» (или «Дополнительно», если вы не видите «Параметры»). Выберите «Дополнительно» на левой панели. В разделе «Параметры редактирования» снимите флажок «Включить автозаполнение для значений ячеек», показанный на рисунке B. К сожалению, это также отключит мгновенное заполнение, которое является мощным инструментом, который вы, вероятно, захотите сохранить. Чтобы узнать больше об использовании мгновенной заливки, прочтите 6 способов сэкономить время с помощью мгновенной заливки в Microsoft Excel.

Рисунок Б

Иногда вам не нужно совпадение. Вместо этого вы захотите увидеть уникальный список. В этом случае используйте список выбора.

Как использовать список выбора в Excel

При вводе смежных значений в один столбец вы также можете использовать список выбора — встроенную функцию, которая отображает уникальный список существующих значений. Он похож на выпадающий список, но полностью автоматизирован. Единственное, что вам нужно сделать, это нажать Alt + стрелка вниз, чтобы увидеть его. Затем выберите элемент в списке, чтобы заполнить активную ячейку. Давай попробуем! Выберите B8 и нажмите Alt + стрелка вниз, чтобы увидеть список выбора, показанный на рисунке C.

Рисунок C

Если в активной ячейке есть содержимое, эта функция будет писать поверх него, если вы выберете элемент списка. Помните, что вы можете использовать Ctrl + Z, чтобы отменить это действие. Вы можете отобразить список выбора над списком, но не справа или слева, даже если в этих направлениях существует несколько значений.

Ни одна из функций не удержит вас или пользователя от выбора неправильного значения, но вы немного повысите производительность и избежите опечаток. Если вы хотите узнать больше о способах ввода данных в Excel, прочтите статью Как уменьшить объем ввода данных и количество опечаток в Excel.

Еженедельный информационный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и памятки по Windows и Office.

Чтобы лучше представить, как Ideas упрощает, ускоряет и делает анализ данных более интуитивным, эта функция была переименована в Анализ данных. Опыт и функциональность остались прежними и по-прежнему соответствуют тем же правилам конфиденциальности и лицензирования. Если вы используете Semi-Annual Enterprise Channel, вы все еще можете видеть "Идеи" до тех пор, пока Excel не будет обновлен.

Анализ данных в Excel позволяет анализировать данные с помощью запросов на естественном языке, которые позволяют задавать вопросы о данных без необходимости писать сложные формулы. Кроме того, Analyze Data предоставляет визуальные сводки высокого уровня, тенденции и закономерности.

Есть вопрос? Мы можем на него ответить!

Просто выберите ячейку в диапазоне данных > нажмите кнопку "Анализ данных" на вкладке "Главная". Анализ данных в Excel проанализирует ваши данные и вернет интересные визуальные эффекты в области задач.

Если вам нужна более конкретная информация, вы можете ввести вопрос в поле запроса в верхней части панели и нажать Enter. Анализ данных предоставит ответы с визуальными элементами, такими как таблицы, диаграммы или сводные таблицы, которые затем можно будет вставить в книгу.

Если вы заинтересованы в изучении своих данных или просто хотите узнать, что возможно, Анализ данных также предлагает персонализированные предлагаемые вопросы, к которым вы можете получить доступ, выбрав в поле запроса.

Попробуйте предлагаемые вопросы

Просто задайте свой вопрос

Выберите текстовое поле в верхней части панели "Анализ данных", и вы увидите список предложений, основанных на ваших данных.

Вы можете сэкономить время и получить более целенаправленный анализ, выбрав только те поля, которые хотите видеть. Когда вы выбираете поля и способ их суммирования, Анализ данных исключает другие доступные данные, что ускоряет процесс и предоставляет меньше, но более целенаправленных предложений. Например, вы можете захотеть увидеть только сумму продаж за год. Или вы можете попросить Analyze Data отобразить средние продажи по годам.

Выберите, какие поля вас интересуют больше всего?

Анализ данных лучше всего работает с чистыми табличными данными.

Вот несколько советов, как максимально эффективно использовать анализ данных:

Анализ данных лучше всего работает с данными, отформатированными в виде таблицы Excel. Чтобы создать таблицу Excel, щелкните в любом месте данных и нажмите Ctrl+T.

Убедитесь, что у вас есть хорошие заголовки для столбцов. Заголовки должны представлять собой одну строку уникальных непустых меток для каждого столбца. Избегайте двойных рядов заголовков, объединенных ячеек и т. д.

Если у вас есть сложные или вложенные данные, вы можете использовать Power Query для преобразования таблиц с перекрестными таблицами или несколькими строками заголовков.

Не получили данные анализа? Вероятно, это мы, а не вы.

Вот несколько причин, по которым анализ данных может не работать с вашими данными:

Анализ данных в настоящее время не поддерживает анализ наборов данных, содержащих более 1,5 миллиона ячеек. В настоящее время нет обходного пути для этого. Тем временем вы можете отфильтровать свои данные, а затем скопировать их в другое место, чтобы выполнить анализ данных.

Строковые даты, такие как "2017-01-01", будут проанализированы, как если бы они были текстовыми строками. В качестве обходного пути создайте новый столбец, использующий функции DATE или DATEVALUE, и отформатируйте его как дату.

Анализ данных не будет работать, если Excel находится в режиме совместимости (т. е. когда файл имеет формат .xls). А пока сохраните файл в формате .xlsx, .xlsm или xslb.

Объединенные ячейки также могут быть трудными для понимания. Если вы пытаетесь центрировать данные, например заголовок отчета, то в качестве обходного пути удалите все объединенные ячейки, а затем отформатируйте ячейки, используя Center Across Selection. Нажмите Ctrl+1, затем выберите «Выравнивание» > «По горизонтали» > «По центру выделения».

Анализ данных лучше всего работает с чистыми табличными данными.

Вот несколько советов, как максимально эффективно использовать анализ данных:

Анализ данных лучше всего работает с данными, отформатированными в виде таблицы Excel. Чтобы создать таблицу Excel, щелкните в любом месте данных и нажмите +T.

Не получили данные анализа? Вероятно, это мы, а не вы.

Вот несколько причин, по которым анализ данных может не работать с вашими данными:

Анализ данных не может анализировать данные, когда Excel находится в режиме совместимости (т. е. когда файл имеет формат .xls). А пока сохраните файл в формате .xlsx, .xlsm или xslb.

Анализ данных лучше всего работает с чистыми табличными данными.

Вот несколько советов, как максимально эффективно использовать анализ данных:

Анализ данных лучше всего работает с данными, отформатированными в виде таблицы Excel. Чтобы создать таблицу Excel, щелкните в любом месте данных и выберите Главная > Таблицы > Форматировать как таблицу.

Не получили данные анализа? Вероятно, это мы, а не вы.

Вот несколько причин, по которым анализ данных может не работать с вашими данными:

Мы постоянно совершенствуем анализ данных

Даже если у вас нет ни одного из вышеперечисленных условий, мы можем не найти рекомендации. Это потому, что мы ищем определенный набор классов инсайтов, а сервис не всегда что-то находит. Мы постоянно работаем над расширением типов анализа, поддерживаемых службой.

Вот текущий доступный список:

Рейтинг: ранжирует и выделяет элемент, который значительно больше остальных элементов.

Тенденция. Подсвечивается при наличии устойчивого тренда во временном ряду данных.

Выброс: выделяет выбросы во временном ряду.

Большинство: находит случаи, когда большую часть общего значения можно отнести к одному фактору.

Если вы не получили никаких результатов, отправьте нам отзыв, выбрав «Файл» > «Отзыв».

Поскольку Analyze Data анализирует ваши данные с помощью служб искусственного интеллекта, вы можете беспокоиться о безопасности своих данных. Дополнительные сведения см. в заявлении о конфиденциальности Microsoft.

Analyze Data использует материалы третьих лиц. Если вы хотите прочитать подробности, см. раздел Информация о лицензировании для Анализа данных.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Читайте также: