Лист 12 Excel что это такое

Обновлено: 21.11.2024

Связать файл Excel с документом Word, чтобы документ обновлялся при изменении данных Excel

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

В этой статье

Перейти к разделу

Что нужно знать

Ссылка: копирование ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши "Связать и использовать целевые стили" или "Связать и сохранить исходное форматирование" в Word.
Встроить: в Word выберите «Вставка» > «Объект» > «Объект» > «Создать из файла» > «Обзор» > выберите файл Excel > «ОК».
Встраивание электронной таблицы. В Word выберите «Вставка» > «Таблица» > «Таблица Excel».

В этой статье объясняются два способа отображения данных Excel в Word.

Инструкции относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Excel для Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010.

Как связать Excel с Word

Чтобы вставить любую часть рабочего листа Excel в документ Word:

Мэдди Прайс / Lifewire

Откройте документ Word, в котором будет отображаться рабочий лист.

Откройте рабочий лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите связать с документом Word.

В Excel выберите и скопируйте диапазон ячеек для включения. Если вы планируете вставить в лист дополнительные столбцы или строки, выберите весь лист.

Чтобы выделить весь лист, выберите ячейку, расположенную в верхнем левом углу на стыке номеров строк и букв столбцов.

В документе Word поместите курсор туда, куда вы хотите вставить связанную таблицу.

Нажмите правой кнопкой мыши и выберите "Связать и использовать целевые стили" или "Связать и сохранить исходное форматирование".

Стили назначения используют форматирование таблицы Word по умолчанию, благодаря чему таблица обычно выглядит лучше. Сохранить исходное форматирование использует форматирование из книги Excel.

Данные Excel вставляются непосредственно в документ Word, где находился курсор. Если в исходный файл Excel вносятся изменения, документ Word автоматически обновляется с учетом этих изменений.

Что происходит, когда вы связываете Excel с Word

Связывание файла Excel с документом Word гарантирует, что документ Word будет обновляться каждый раз при изменении данных в файле Excel. Он работает как односторонний канал связи, который переносит обновленные данные Excel в связанный документ Word. Связывание листа Excel также уменьшает размер файла Word, поскольку данные не сохраняются в документе Word.

Связывание листа Excel с документом Word имеет несколько ограничений:

Если файл Excel перемещается, необходимо восстановить связь с документом Word.
Если вы планируете перенести файл Word или использовать его на другом компьютере, вы должны перенести файл Excel вместе с ним.
Вы должны редактировать данные на листе Excel. Это не проблема, если вам не нужны разные форматы электронных таблиц в документе Word.

Как встроить электронную таблицу Excel в Word

Процесс встраивания рабочего листа Excel в документ Word практически аналогичен связыванию с рабочим листом Excel. Для этого требуется несколько дополнительных щелчков мыши, но в документ переносятся все данные с рабочего листа, а не только выбранный диапазон.

Есть два способа встроить лист Excel в Word. Первый — внедрить рабочий лист как объект. Второй — вставить таблицу.

При встраивании листа Word использует форматирование листа Excel. Убедитесь, что данные на листе выглядят так, как вы хотите, чтобы они отображались в документе Word.

Встроить лист Excel как объект

Чтобы внедрить лист Excel в качестве объекта:

Откройте документ Word.

Перейдите на вкладку "Вставка".

Выберите «Объект» > «Объект». В Word 2010 выберите «Вставка» > «Объект».

В диалоговом окне "Объект" выберите вкладку "Создать из файла".

Нажмите "Обзор", затем выберите лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите внедрить.

Выберите ОК.

Рабочий лист Excel встроен в документ Word.

Как встроить таблицу Excel

В качестве альтернативы можно вставить рабочий лист Excel в виде таблицы. Этот метод вставляет рабочий лист так же, как если бы вы внедрили его как объект. Разница в том, что он открывает пустой рабочий лист Excel для заполнения. Выберите этот метод, если вы еще не создали файл Excel.

Чтобы вставить лист Excel в виде таблицы в Word:

Откройте документ Word.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить рабочий лист Excel.

Перейдите на вкладку "Вставка" и выберите "Таблица".

Выберите Таблицу Excel.

Этот пункт меню открывает пустой лист Excel, который можно заполнить данными. Либо введите новые данные, либо вставьте данные из другой таблицы.

Когда вы вставляете и заполняете новый рабочий лист Excel, у вас есть файл Excel, который вы можете обновить в любое время. Данные в таблице Word автоматически обновляются в соответствии с данными в файле Excel.

В Excel выберите вкладку «Вставка» > «Текст» > «Объект» > «Создать из файла». Затем выберите Обзор, чтобы найти файл Word > Вставить > ОК.

Чтобы создать этикетки в Word из списка Excel, откройте пустой документ Word > выберите Рассылки > Начать слияние > Ярлыки > выберите марку и номер продукта для этикеток. Затем выберите «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список» > перейдите к списку адресов Excel > «ОК». Добавьте поля слияния почты, чтобы завершить слияние.

Если дважды щелкнуть тип файла Microsoft Excel (.xls), Excel запустится, как и ожидалось, но затем может появиться сообщение об ошибке, подобное следующему:

C:\имя_файла.xls' не найден. Проверьте правильность написания имени файла и правильность расположения файла. Если вы пытаетесь открыть файл из списка последних использованных файлов в меню "Файл", убедитесь, что этот файл не был переименован, перемещен или удален.

Когда вы нажимаете OK в сообщении об ошибке, оно появляется снова. После повторного нажатия кнопки "ОК" файл откроется.

Причина

Это может произойти, если запись действия "Открыть" для этого типа файла заканчивается на %1.

Если действие "Открыть" типа файла редактируется и строка восстанавливается до нажатия кнопки "ОК", в раздел реестра добавляется %1.

Если вы намеренно добавите %1 в запись действия «Открыть» для этого типа файла, %1 будет добавлен в раздел реестра.Если впоследствии вы удалите %1 из записи действия «Открыть», раздел реестра останется без изменений и его необходимо будет отредактировать вручную.

Кроме того, эта проблема может возникнуть при ручном изменении сопоставления файлов .xls или, в некоторых случаях, при запуске нескольких версий Excel на одном компьютере.

Разрешение

Чтобы решить эту проблему, установите последние накопительные обновления для Office Excel. Вы можете найти последние накопительные обновления, перейдя по следующей ссылке:

953878 Накопительные обновления доступны от группы Microsoft Office для исправления обнаруженных проблем

Временное решение

Важно! Этот раздел, метод или задача содержат инструкции по изменению реестра. Однако при неправильном изменении реестра могут возникнуть серьезные проблемы. Поэтому убедитесь, что вы внимательно выполните следующие действия. Для дополнительной защиты создайте резервную копию реестра перед его изменением. Затем вы можете восстановить реестр, если возникнет проблема. Для получения дополнительных сведений о резервном копировании и восстановлении реестра щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:

322756 Резервное копирование и восстановление реестра в Windows
Чтобы обойти эту проблему, выполните следующие действия:

Нажмите "Пуск", а затем "Выполнить".

В поле "Открыть" введите regedit и нажмите "ОК".

Откройте следующий раздел реестра:

На правой панели нажмите (По умолчанию).

В меню "Правка" нажмите "Изменить".

Удалите %1 в конце строки данных Value, чтобы строка данных читалась следующим образом:

"C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\EXCEL.EXE" /e (включая кавычки)

Нажмите "ОК" и закройте редактор реестра.

Дополнительная информация

Примечание. Поскольку существует несколько версий Microsoft Windows, следующие шаги могут отличаться на вашем компьютере. Если это так, см. документацию по продукту, чтобы выполнить эти шаги.

Чтобы изменить действие "Открыть" для типа файла, выполните следующие действия:

Запустите проводник Microsoft Windows.

В меню "Инструменты" нажмите "Параметры папки".

Перейдите на вкладку "Типы файлов".

Выберите нужный тип файла (например, рабочий лист Microsoft Excel) в списке зарегистрированных типов файлов.

Всякий раз, когда я открываю файл Excel, появляется следующее предложение, и файл не открывается.
"파일 형식 또는 파일 이 잘못 되어 '00 .xlsx '파일 을 열수 없습니다. 파일 파일 되지 되지 않았는지, 파일 확장명이 파일 형식과 일치하는지 확인하십시오."
"Не удалось открыть файл '00.xlsx' из-за неправильного типа или расширения файла. Убедитесь, что файл не поврежден и что расширение файла совпадает тип файла."

@SunhoCho-6186 ,
Пожалуйста, дайте мне знать, если мой ответ будет полезен.
Если возникнут вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь писать в ответ.

2 ответа

@SunhoCho-6186 ,
Не могли бы вы сказать мне, какую версию Office вы сейчас используете?

Как вы создавали эти книги?
Рекомендуется создать новые пустые рабочие книги в Excel для проведения теста.
Сначала откройте настольное приложение Excel > Создать > Выберите пустые рабочие книги, затем отредактируйте, сохраните и откройте их.

В моей тестовой среде установлен Office 365 (64-разрядная версия), и я бы использовал его в качестве примера.

Введите "regedit" в диалоговом окне "Выполнить" и нажмите Enter.

Затем перейдите в папку Computer\HKEY_CLASSES_ROOT\.xlsx\Excel.Sheet.12\ShellNew , проверьте данные на правой панели и убедитесь, что значение данных представляет собой файл .xlsx. Если нет, вам нужно изменить значение.
В моей тестовой среде значение равно C:\Program Files\Microsoft Office\Root\VFS\Windows\Shellnew\excel12.xlsx .

2 Если какой бы метод не использовался для создания новых книг, эта проблема не исчезнет.

Сначала создайте резервную копию некоторых из этих файлов. Выберите Проводник > Показать в группе «Показать/скрыть» > установите флажок «Скрытые элементы».
Затем измените расширение, например .xls, чтобы установить флажок.

Запустите Excel в безопасном режиме, чтобы открыть файлы. Введите «excel/safe» и нажмите «ОК». Затем откройте файлы и проверьте, воспроизводится ли эта проблема.
Если нет, вы можете перейти в меню "Файл" > "Параметры" > "Надстройки" > "Управление", "Надстройки COM", снять флажки для всех включенных надстроек COM и нажать "ОК".

Если возникнут вопросы, сообщите нам.

Если ответ полезен, нажмите «Принять ответ» и проголосуйте за него.
Примечание: следуйте инструкциям в нашей документации, чтобы включить уведомления по электронной почте, если вы хотите получать соответствующие уведомления по электронной почте для этой темы. .

Слияние писем может существенно сэкономить время при отправке массовых рассылок. Это позволяет вам быстро создавать собственные письма, электронные письма или почтовые ярлыки в Word, объединяя информацию, которая уже есть в вашей электронной таблице Excel. В этом руководстве представлен обзор основных функций и пошаговое объяснение того, как выполнить слияние из Excel.

Основы слияния

Слияние почты может показаться сложной задачей, но на самом деле процесс довольно прост.

Чтобы понять основы, вы можете представить это в виде трех документов.

Исходный файл Excel с информацией о получателях, такой как имена, адреса, адреса электронной почты и т. д.
Документ Word с кодами персонализированных полей.
Окончательный документ Word с персонализированными письмами, электронными письмами, наклейками или конвертами.

Целью слияния является объединение данных в файле 1 и файле 2 для создания файла 3.

Подготовка таблицы Excel к слиянию

Когда вы выполняете слияние, ваш файл Excel подключается к документу Word, и Microsoft Word извлекает сведения о получателе непосредственно из подключенного рабочего листа.

Перед запуском слияния в Word убедитесь, что в файле Excel есть вся необходимая информация, такая как имя, фамилия, приветствие, почтовый индекс, адрес и т. д. Если вы хотите добавить дополнительные сведения, лучше сделать это до начала слияния.

Важно проверить:

На вашем листе Excel есть по одной строке для каждого получателя.
Столбцы в электронной таблице соответствуют полям, которые вы хотите использовать при слиянии. Например, если вы хотите обращаться к получателям по имени, обязательно создайте отдельные столбцы для имени и фамилии. Если вы собираетесь сортировать контакты по штату или городу, убедитесь, что у вас есть отдельный столбец "Штат" или "Город".
Если ваш файл Excel содержит почтовые индексы или любые другие числа с начальными нулями, отформатируйте их как текст, чтобы сохранить данные во время слияния.
Если вы создаете электронную таблицу Excel, импортируя информацию из файла .csv или .txt, это руководство поможет вам сделать это правильно: Импорт файлов CSV в Excel.
Если вы планируете использовать контакты Outlook, вам может быть полезна следующая статья: Как экспортировать контакты Outlook в Excel.

Вот пример листа Excel, который можно использовать для слияния:

Как слить почту из Excel в Word

После того, как электронная таблица с исходными данными настроена и проверена, вы готовы запустить слияние. В этом примере мы будем объединять буквы. Для сообщений электронной почты действия будут практически такими же.

Создайте документ Word. Если вы уже составили свое письмо, вы можете открыть существующий документ или создать новый.
Выберите тип слияния, который вы хотите запустить. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите Начать слияние и выберите тип слияния — письма, сообщения электронной почты, ярлыки. , конверты или документы. Мы выбираем Буквы.

Откроется диалоговое окно Получатели слияния, и вы установите или снимите флажки, чтобы добавить или удалить получателей из слияния.

Совет. Вы также можете сортировать, фильтровать и удалять дубликаты списка получателей, а также проверять адреса электронной почты, щелкнув соответствующий параметр в разделе Уточнить список получателей.

В зависимости от того, какое поле слияния вы вставляете, появится диалоговое окно с различными параметрами. Выберите наиболее подходящие, просмотрите результаты в разделе Предварительный просмотр и нажмите ОК. Чтобы переключиться на следующего или предыдущего получателя, используйте стрелки вправо и влево.

Совет. Если Word извлечет неверную информацию из файла Excel, нажмите кнопку Сопоставить поля, чтобы сопоставить конкретное поле.

После этого в документе появятся заполнители поля слияния, как показано на снимке экрана ниже:

В других ситуациях вы можете добавить больше полей слияния, чтобы немного персонализировать свои письма. Для этого поместите курсор именно там, где в письме должна быть личная информация, нажмите кнопку Вставить поле слияния на ленте и выберите поле из раскрывающегося списка.

Если поле слияния вставлено в текст, убедитесь, что с обеих сторон от него есть пробелы:

После сохранения файл останется подключенным к вашему списку рассылки Excel. Если вы хотите снова использовать документ слияния, откройте его и нажмите Да, когда Word предложит сохранить это соединение.

Использование пошагового мастера слияния

В дополнение к параметрам, доступным на ленте, те же функции доступны в форме мастера слияния.

Чтобы запустить мастер, перейдите на вкладку Рассылки и нажмите Запустить слияние > Пошаговый мастер слияния.

После нажатия в правой части документа откроется панель Слияние, которая шаг за шагом проведет вас через весь процесс.

На мой взгляд, работа с лентой более удобна, так как позволяет использовать именно ту функцию, которая вам нужна в данный момент. При выполнении слияния в первый раз может оказаться полезным пошаговое руководство мастера.

Как заставить слияние почты соответствовать полям

Чтобы Word Mail Merge правильно распознавал поля, необходимо очень точно указать имена столбцов в файле Excel. Это особенно верно для функций Блок адреса и Строка приветствия.

Для полей Имя Имя и Фамилия работают без сучка и задоринки. Другие имена столбцов могут привести к ошибкам сопоставления.
В полях Адрес используйте полные слова, такие как Адрес, Город, Штат, Почтовый индекс или Почтовый индекс.

Если ваш источник данных в Excel имеет другие имена столбцов, вам придется сопоставлять поля вручную. Вот как:

В диалоговом окне Вставить блок адреса или Вставить строку приветствия нажмите кнопку Сопоставить поля. (Эта кнопка также доступна на вкладке Рассылка в группе Запись и вставка полей.)
В появившемся диалоговом окне Сопоставление полей вы увидите список полей, необходимых для данного блока. Чтобы сопоставить конкретное поле, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с ним и выберите нужное поле из списка.

Ярлыки для слияния

Если вы регулярно выполняете слияние в Word, изучение нескольких быстрых клавиш может сэкономить вам много времени и повысить вашу продуктивность.

td>

Ярлык	Описание
Alt+F9	Переключение между всеми кодами полей и их результатами в документе слияния.
Shift+F9	Отображение кодировки выбранного поля.< /td>
F9	Обновить выбранный файл. Поместите курсор в любое место поля и нажмите F9, чтобы обновить его.
F11	Перейти к следующему полю.
Shift+F11	Перейти к предыдущему полю.
Alt+Shift+E	Редактировать документ слияния почты. Обратите внимание, что это разорвет соединение между вашим файлом Excel и документом Word, в результате чего ваш источник слияния больше не будет автоматически обновляться.
Alt+Shift+F	Вставьте поле слияния из источника слияния.
Alt+Shift+M	Распечатайте объединенный документ.
Ctrl+F9	Вставить пустое поле.
Ctrl+F11	Заблокировать поле. Результаты поля не будут обновляться при изменении информации в исходном файле Excel.
Ctrl+Shift+F11	Разблокировать поле. Результаты поля будут снова обновлены.
Ctrl+Shift+F9	Отменить связь поля.Поле будет окончательно удалено из документа, заменено его текущим значением и с этого момента будет рассматриваться как обычный текст.
Alt+Shift+D	Вставьте поле ДАТА, отображающее текущую дату.
Alt+Shift+T	Вставьте поле ВРЕМЯ, отображающее текущее время.
Alt+Shift+P	Вставьте поле PAGE, в котором отображается номер страницы.
Alt+Ctrl+ L	Вставить поле LISTNUM.

Надеюсь, эта информация была вам полезна, и теперь вы знаете, как правильно выполнить слияние почты из Excel в Word. Спасибо за прочтение!

Читайте также: