Квадраты Outlook вместо текста

Обновлено: 21.11.2024

В этой главе из Microsoft Outlook 2016 шаг за шагом описаны процедуры, связанные с персонализацией форматирования сообщений по умолчанию, применением тематических элементов к отдельным сообщениям, созданием и использованием автоматических подписей, включением изображений в сообщения и изменением настройки сообщения и параметры доставки.

В этой главе

  • Настроить формат сообщений по умолчанию
  • Применить тематические элементы к отдельным сообщениям
  • Создание и использование автоматических подписей
  • Добавление изображений в сообщения
  • Изменить настройки сообщений и параметры доставки

В этой главе используйте учебный файл из папки Outlook2016SBS\Ch04. Инструкции по загрузке тренировочных файлов см. во введении.

Сообщения, составленные и отправленные из Microsoft Outlook 2016, не обязательно должны состоять только из простого текста. Они могут содержать диаграммы и графику и могут быть визуально улучшены за счет разумного использования цветов, шрифтов и фона. Для более официальных сообщений вы можете добавить подпись, содержащую вашу контактную информацию и, возможно, логотип компании.

Вы можете добавить визуальную информацию к сообщению, записи контакта или другому элементу Outlook, чтобы привлечь к ним ваше внимание или внимание получателя. Например, вы можете указать, что сообщение имеет большое значение или содержит конфиденциальную информацию. Вы также можете настроить параметры, которые уведомляют вас, когда получатель читает сообщение, или запрещают получателю пересылать или печатать сообщение.

В этой главе описываются процедуры, связанные с персонализацией форматирования сообщений по умолчанию, применением тематических элементов к отдельным сообщениям, созданием и использованием автоматических подписей, включением изображений в сообщения и изменением настроек сообщений и параметров доставки.

Настроить формат сообщений по умолчанию

По умолчанию текст сообщения Outlook отображается черным шрифтом Calibri размером 11 пт (шрифт, выбранный из-за его удобочитаемости), а абзацы выровнены по левому краю на белом фоне. Внешний вид текста в сообщении можно изменить, применив либо локальное форматирование (атрибуты и стили символов или абзацев, применяемые непосредственно к тексту), либо глобальное форматирование (набор тем или стилей, применяемый ко всему документу) в одном и том же так, как если бы вы работали с документом Microsoft Word или презентацией Microsoft PowerPoint. Однако если вы предпочитаете использовать определенный шрифт и цвет для всех создаваемых вами сообщений, вы можете сохранить свои настройки, чтобы Outlook применял их к новым сообщениям и к ответам на сообщения.

Вы устанавливаете настройки шрифта и темы по умолчанию на вкладке «Личные бланки» диалогового окна «Подписи и бланки». Вы указываете форматирование шрифта для новых сообщений и ответов (ответов и переадресаций) отдельно. (Даже если вы хотите использовать один и тот же шрифт, вам придется выбрать его дважды.)

Шрифты сообщений по умолчанию

По умолчанию для исходных сообщений используется черный Calibri, а для ответов — синий Calibri. Вы можете продолжать использовать разные цвета, чтобы визуально различать содержимое исходного сообщения и ваши ответы в цепочке сообщений. Или вы можете предпочесть всегда использовать один и тот же шрифт, независимо от того, является ли сообщение новым — этот более простой подход может помочь получателям распознать содержимое сообщения от вас.

При установке шрифтов по умолчанию у вас есть доступ ко всем параметрам в диалоговом окне "Шрифт".

У вас есть доступ ко всему набору шрифтов для сообщений электронной почты

Флажки эффектов шрифта содержат квадраты, указывающие, что эффекты не включены и не выключены (что в основном эквивалентно отключению). Вы можете оставить их как есть или включить эффект отдельно.

  • Ширина символов. Узкие шрифты могут плохо читаться, а широкие шрифты могут занимать много места.
  • Прописные и строчные буквы В некоторых шрифтах все буквы отображаются в верхнем регистре.
  • Числа, которые легко читать. Например, некоторые шрифты отображают цифру ноль и строчную букву «о» почти одинаково. Если вы выберете один из них в качестве шрифта по умолчанию, а затем отправите кому-то пароль, содержащий ноль, у него могут возникнуть трудности с его чтением.

В области предварительного просмотра диалогового окна "Шрифт" отображаются слова Образец текста в выбранном вами шрифте. Это не охватывает все основы, поэтому вы можете попробовать несколько шрифтов в сообщении электронной почты, прежде чем сделать выбор.

Некоторые шрифты не подходят для шрифтов сообщений по умолчанию

Когда вы устанавливаете шрифт сообщения по умолчанию в диалоговом окне "Шрифт", он становится основным шрифтом. Кнопка «Установить по умолчанию» не становится активной, потому что, в отличие от создания документов в Word или рабочих листов в Excel, не нужно устанавливать другие шрифты, кроме шрифта сообщения. Вы не можете изменить шрифт, который Outlook использует в информационных полях, таких как заголовки сообщений, записи контактов и встречи.

Вы можете изменить шрифт элементов пользовательского интерфейса, таких как область папок, список сообщений, а также строки и столбцы табличных представлений. Дополнительные сведения см. в разделе «Настройка шрифтов пользовательского интерфейса» главы 12 «Управление элементами окна».

Другой шрифт, который можно установить в этом диалоговом окне, управляет тем, как текстовые сообщения, которые вы получаете, отображаются при отображении их в Outlook. Многие люди отправляют сообщения электронной почты со своих смартфонов, и они могут настроить отправку сообщений в формате HTML или в виде простого текста. (Вы также можете выбрать один из этих типов сообщений для сообщений, на которые вы подписаны, таких как уведомления о доставке пакетов.) Сообщения в виде обычного текста проще для программного обеспечения для обработки и отображения. Если вы не установите другое значение по умолчанию, в Calibri будут отображаться обычные текстовые сообщения.

В дополнение к шрифтам сообщений вы можете указать тему сообщения электронной почты (предварительно выбранный набор шрифтов, цветов и графических элементов), которую Outlook будет использовать при создании сообщений. Большинство тем содержат цветной или иллюстрированный графический фон, который можно включить или исключить, установив или сняв флажок Фоновое изображение.

Темы сообщений электронной почты включают шрифты, цвета, фоны страниц и встроенные графические элементы

Вместо того, чтобы выбирать тему целиком, вы можете выбрать канцелярские товары (подумайте об этом, как о бумаге с рисунком, на которой нужно писать буквы). Некоторые варианты канцелярских товаров имеют ярко выраженные графические изображения (десятки плюшевых мишек, прогуливающихся по странице), тогда как другие менее заметны (зеленые пузыри на зеленом фоне). Некоторые варианты канцелярских принадлежностей имеют графику по всей странице, тогда как другие ограничивают графику левым краем «страницы» электронного письма и оставляют свободное место для текста и другого содержимого электронной почты.

Варианты канцелярских принадлежностей варьируются от скромных до ярких

Выбор канцелярских принадлежностей не влияет на шрифт сообщения по умолчанию; вы должны установить это отдельно, как обсуждалось ранее в этом разделе. Если вы решите использовать канцелярские принадлежности (и я бы предостерег вас делать этот выбор обдуманно), позаботьтесь о том, чтобы выбрать цвет шрифта, который будет виден на фоне канцелярских принадлежностей, а также будет виден получателям, которые решили заблокировать графические элементы сообщений электронной почты. Например, может возникнуть соблазн использовать чистые белые буквы на коричневом фоне канцелярских принадлежностей Jungle, но для получателей, которые блокируют графику, сообщение будет отображаться белыми буквами на белом фоне — другими словами, сообщение будет выглядеть пустым. если они не выберут содержимое сообщения.

Чтобы открыть диалоговое окно "Подписи и бланки"

  1. Перейдите на вкладку "Файл", чтобы отобразить представление Backstage. На левой панели нажмите "Параметры", чтобы открыть диалоговое окно "Параметры Outlook".
  2. На левой панели диалогового окна "Параметры Outlook" выберите вкладку "Почта".

На странице "Почта" в разделе "Создание сообщений" выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы отобразить вкладку "Подпись электронной почты", нажмите кнопку "Подписи".
  • Чтобы отобразить вкладку "Личные бланки", нажмите кнопку "Бланки и шрифты".

Чтобы изменить шрифт по умолчанию для исходящих сообщений

    Откройте вкладку «Личные бланки» диалогового окна «Подписи и бланки».

Выполните одно из следующих действий, чтобы открыть диалоговое окно "Шрифт":

  • Чтобы установить шрифт для новых сообщений, нажмите кнопку "Шрифт" в разделе "Новые почтовые сообщения".
  • Чтобы установить шрифт для ответов на сообщения, нажмите кнопку "Шрифт" в разделе "Ответы или переадресация".

Чтобы изменить шрифт по умолчанию для отображения обычных текстовых сообщений

  1. Отобразите вкладку "Личные бланки" в диалоговом окне "Подписи и бланки".
  2. В разделе Составление и чтение текстовых сообщений нажмите кнопку Шрифт.
  3. В диалоговом окне "Шрифт" настройте шрифт, который будет использоваться Outlook при отображении обычных текстовых сообщений.Затем нажмите "ОК".

Настройка создания и чтения обычных текстовых сообщений зависит от вашей установки Outlook и не влияет на то, как текстовые сообщения отображаются для других людей.

Чтобы открыть диалоговое окно "Тема или бланк"

  1. На вкладке "Личные бланки" диалогового окна "Подписи и бланки" в разделе "Тема" или "Бланки" для нового HTML-сообщения электронной почты нажмите кнопку "Тема".

Чтобы указать тему для исходящих сообщений

  1. Откройте диалоговое окно "Тема" или "Канцелярские принадлежности".
  2. На панели «Выбор темы» щелкните любую запись, которая не заканчивается на (Канцелярские товары), чтобы отобразить предварительный просмотр на правой панели.

Чтобы отобразить измененные параметры темы, установите или снимите любой из следующих флажков:

  • Яркие цвета
  • Активная графика
  • Фоновое изображение

Если вы хотите использовать шрифт, отличный от шрифта темы, сделайте следующее:

В разделе "Тема или канцелярские принадлежности для нового сообщения электронной почты в формате HTML" диалогового окна "Подписи и канцелярские принадлежности" щелкните список "Шрифт", чтобы отобразить параметры.

Вы можете переопределить шрифт темы

В списке Шрифт выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы создавать исходные сообщения с использованием шрифта темы, но использовать для ответов шрифт, указанный в разделе "Ответы и переадресация сообщений", нажмите "Использовать мой шрифт при ответе и пересылке сообщений".
  • Чтобы не использовать шрифт темы (но использовать другие элементы темы), нажмите Всегда использовать мои шрифты.

Чтобы указать фоновый бланк для исходящих сообщений

У меня возникла проблема с одним из наших клиентов. Текст внутри электронных писем, которые он получает от одного конкретного отправителя, представлен в виде квадратов. Но когда он щелкает правой кнопкой мыши по электронной почте и пересылает ее, он может нормально прочитать ее без каких-либо проблем. Кто-нибудь знает, что может быть причиной этого или как это исправить.

На ПК установлены Windows 10 и Office365.

Эта тема заблокирована. Вы можете подписаться на вопрос или проголосовать за него как полезный, но вы не можете отвечать в этой теме.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку. Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение. Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

Здравствуйте, Никос, FlexIT!

Спасибо за сообщение на нашем форуме. Из вашего описания, поскольку проблема возникает только с одним конкретным отправителем, вы можете позволить своему пользователю дважды щелкнуть это полученное сообщение и открыть его в отдельном окне-> на вкладке сообщений, выбрать «Действия»-> «Другие действия»-> «Кодировка» и выбрать Кодировка UTF-8 или любой другой метод кодирования, чтобы проверить, работает ли он, поскольку проблема может быть связана с методами кодирования, метод кодирования, указанный на стороне отправителя, отличается от метода кодирования на стороне пользователя.

Предлагается, чтобы этот пользователь попытался обновить Outlook, а также войти в Outlook Web App (учетная запись Office 365 Business) или использовать веб-версию электронной почты, чтобы проверить, будет ли текст сообщения отображаться правильно.

Чтобы лучше помочь вам, могу ли я получить от вас следующую схему для проверки?

<р>1. Пакет Office и номер версии, вы можете найти эту информацию через Outlook->Файл->Учетная запись Office:

<р>2. Являются ли учетные записи пользователя и отправителя учетными записями Office 365 Business Online? Проблема также может быть связана с форматированием сообщения. Убедитесь, что для форматирования сообщений в Outlook установлено значение HTML. Если это возможно и удобно, разрешите этому отправителю использовать веб-версию почты для отправки тестового письма и проверки его содержимого на стороне пользователя.

<р>3. Есть ли в тексте какой-либо специальный символ или символ? И происходит ли проблема со всеми сообщениями, отправленными от этого отправителя? Не могли бы вы поделиться с нами снимком экрана с симптомом проблемы?

* Остерегайтесь мошенников, размещающих здесь поддельные номера службы поддержки.

* Пожалуйста, отметьте и проголосуйте за этот ответ, если он поможет, так как это будет полезно для большего числа членов сообщества, читающих здесь.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку.Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение. Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

По умолчанию Microsoft Office Outlook настроен на проверку орфографии при вводе. Если он обнаружит опечатку, то автоматически исправит ее. По сути, Outlook напечатает ваш текст, чтобы исправить его. Если вы используете разговорный тон со своими сотрудниками и используете слова, которых нет в словаре Outlook, вы можете отключить функцию автозамены. Эта функция поможет вам избежать реальных опечаток, поэтому не забывайте включать ее, когда пишете важные электронные письма. Обратите внимание, что Outlook вводит новые символы, а не вставляет новые, когда вы находитесь в режиме замены.

Отключить автозамену

Запустите Microsoft Office Outlook, нажмите «Файл», а затем нажмите «Параметры», чтобы открыть окно параметров Outlook.

Нажмите "Почта" на левой панели, чтобы просмотреть все параметры, связанные с электронными письмами, а затем нажмите кнопку "Правописание и автозамена" в разделе "Создание сообщений", чтобы открыть окно "Параметры редактора".

Нажмите кнопку "Параметры автозамены" в разделе "Параметры автозамены", чтобы открыть окно.

Снимите флажок "Заменять текст при вводе", а затем нажмите "ОК", чтобы запретить Outlook автоматически исправлять сообщения электронной почты.

Дважды нажмите "ОК", чтобы закрыть окно параметров Outlook.

Отключить режим замещения

Нажмите кнопку "Новое электронное письмо", чтобы создать новое электронное письмо, а затем нажмите "Файл" и выберите "Параметры" в меню, чтобы открыть окно "Параметры Outlook".

Нажмите «Почта» на левой панели, а затем нажмите кнопку «Параметры редактора» в разделе «Создание сообщений», чтобы открыть окно «Параметры редактора».

Нажмите "Дополнительно" на левой панели, а затем снимите флажки "Использовать клавишу Insert для управления режимом замещения" и "Использовать режим замещения", чтобы отключить режим замещения.

Дважды нажмите "ОК", чтобы закрыть окна "Параметры редактора" и "Параметры Outlook".

Возможность изменить шрифт в полученном сообщении зависит от многих факторов:

  • формат входящего сообщения
  • версия Outlook
  • тип почтового сервера, к которому вы подключаетесь
  • используете ли вы Word в качестве редактора электронной почты (WordMail)

Ниже вы найдете инструкции, упорядоченные по формату входящего сообщения, а также методы для WordMail и других подходов.

Вместо изменения шрифта в сообщениях вы можете настроить Масштаб. Дополнительную информацию см. в разделе Настройка параметра масштабирования Outlook.

В Outlook 2007 и более поздних версиях шрифты, используемые для чтения обычных текстовых сообщений, можно изменить в диалоговом окне Канцелярские товары и шрифты в разделе "Параметры".


Два средних параметра, «Новые почтовые сообщения» и «Ответы и переадресация», управляют шрифтами по умолчанию, используемыми для сообщений HTML и RTF, и применяются только к отправляемым вами сообщениям.

Нижняя настройка этого диалогового окна — это шрифт, используемый для текстовых сообщений и ответов. Этот шрифт используется как в открытых сообщениях, так и в области чтения. Это относится как к сообщениям, отправляемым в виде обычного текста, так и к сообщениям в формате HTML, которые вы решили читать как обычный текст.

В Outlook 2010, Outlook 2013 и Outlook 2016 это диалоговое окно находится в меню «Файл», «Параметры», «Почта». Кнопка Канцелярские товары и шрифты находится в верхней части панели почты.

Выберите нужный шрифт и размер шрифта в этом диалоговом окне.

Чтобы изменить настройки шрифта обычного текста в Outlook 2007 и более ранних версиях:

Вы не можете легко управлять шрифтом, используемым для чтения HTML-сообщений, поскольку большинство людей, отправляющих почту в формате HTML, указывают шрифт, которым они хотят, чтобы их сообщения отображались. Сообщения, для которых не установлен шрифт по умолчанию, используют веб-шрифт по умолчанию, установленный в Параметры Microsoft Word.

Чтобы установить шрифт HTML по умолчанию в Outlook 2007 и более поздних версиях:

Если в сообщение HTML не включен шрифт по умолчанию, Outlook использует веб-шрифт по умолчанию. Вы можете изменить это в Word. В Word 2010 и более поздних версиях выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Основные» > кнопка «Веб-параметры» > «Шрифты» и выберите другой шрифт. В Word 2007 щелкните значок Office, затем выберите «Параметры» > «Дополнительно» > «Основные» > кнопка «Параметры Интернета» > «Шрифты». (Спасибо, Рик!)

Чтобы установить шрифт HTML по умолчанию в Outlook 2003 и более ранних версиях:

  1. В Internet Explorer выберите Инструменты | Параметры Интернета.
  2. Нажмите кнопку "Шрифты".
  3. В списке шрифтов веб-страницы выберите шрифт, который вы хотите использовать по умолчанию.
  4. Нажмите «ОК», чтобы вернуться в Internet Explorer. Обратите внимание, что это изменение касается веб-страниц, а не только почтовых сообщений в формате HTML.

Чтобы в сообщении использовался шрифт HTML по умолчанию:

Примечание: это меняет формат сообщения на обычный текст, что удаляет все форматирование.

  1. Выберите «Редактировать» | Изменить сообщение.
  2. Выберите формат | Обычный текст и ответьте Да, когда вас спросят, действительно ли вы хотите изменить формат.
  3. Выберите «Редактировать» | Изменить сообщение.
  4. Выберите формат | HTML.

Как и в случае с форматом HTML, сообщения в формате RTF приходят с уже установленным отправителем шрифтом. Однако, в отличие от HTML, вы можете выделить текст в полученном сообщении RTF и использовать команды форматирования Outlook, чтобы изменить его внешний вид. Выберите Вид | Панели инструментов, если вы не видите панель инструментов Форматирование в полученном сообщении.

Если вы установили Word в качестве почтового редактора в Инструменты | Опции | Mail Format, полученное сообщение откроется в WordMail

  • если он в формате RTF или
  • если это обычный текстовый формат и вы используете Outlook 97 или, для других версий, формат по умолчанию в Сервис | Опции | Формат почты — форматированный текст Microsoft Outlook.

Как отмечалось выше, вы не можете автоматически изменить формат сообщений RTF.

Однако вы можете управлять шрифтом по умолчанию, используемым в WordMail для обычных текстовых сообщений. Это шрифт для обычного стиля в шаблоне Word .dot, который Outlook использует для WordMail. В Outlook 2000 всегда используется шаблон Email.dot, а в Outlook 2002 и Outlook 2003 используется обычный шаблон Word.dot, а не специальный шаблон электронной почты. По умолчанию версия Outlook на английском языке для США находится в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1033. Возможно, проще всего будет найти его на вашем компьютере с помощью меню Пуск | Найти команду.

Чтобы изменить обычный стиль для использования другого шрифта:

  1. Использовать файл | Открыть, чтобы открыть шаблон WordMail .dot непосредственно в Word.
  2. Выберите формат | Стиль.
  3. Выберите обычный стиль в списке стилей.
  4. Нажмите «Изменить» | Формат | Шрифт.
  5. В диалоговом окне "Шрифт" выберите нужный шрифт.
  6. Нажмите "ОК", чтобы вернуться в диалоговое окно "Изменить стиль".
  7. Установите флажок "Добавить в шаблон".
  8. Нажмите "ОК", затем "Закрыть", чтобы вернуться в Word.
  9. Сохраните и закройте файл WordMail .dot.

Если при открытии сообщения шрифт кажется очень мелким, проверьте, не используете ли вы WordMail. Если это так, отрегулируйте настройку масштабирования до 100%. Если это изменение не «прилипает» к новым открываемым сообщениям, измените шаблон WordMail по умолчанию, следуя инструкциям в статье MSKB «Масштаб в процентах слишком мал».

Читайте также: