Компьютерная программа, позволяющая организовать работу с электронными документами

Обновлено: 05.07.2024

Сейчас средний сотрудник тратит более двух часов на поиск потерянных документов и электронных писем на своем компьютере, а более 95 % получаемых данных находятся в электронной форме. Создание безбумажного офиса может быть сложной задачей, если ваш электронный каталог не организован и вы не доверяете своей электронной системе хранения документов. Вот информация о том, как создать организованную систему управления вашими электронными документами для повышения эффективности данных.

Создание структуры электронного файла

Некоторые электронные файлы хранятся в организующей структуре, которая практически не имеет смысла. Иногда электронные документы хранятся в одной папке с файлами, что аналогично хранению всех бумажных офисных документов в одном ящике картотеки, без висящих файлов или папок Manila для их классификации. Хранение всех ваших документов в одной папке требует много времени для доступа.

Лучше всего создать иерархическую структуру электронных файлов, аналогичную структурам ваших электронных и/или бумажных файлов. Это упорядочивает данные в рамках одной структуры, а не пытается поддерживать несколько структур.

Пример структуры файловой иерархии в проводнике Windows.

Как организовать электронные документы для сети с общим диском

Это 80-страничное руководство предназначено для помощи ИТ-специалистам, консультантам по технологиям и организации (или назначенным руководителям проектов) в процессе организации электронных документов в сетях с общими дисками.

В этом руководстве описываются шаги — от оценки до внедрения — необходимые для внедрения общепринятой практики управления электронной документацией в сети с общими дисками.

Для получения дополнительных советов по управлению электронными документами и файлами посетите наш блог→

Выбор места хранения

Прежде чем создавать структуру электронной документации, вам необходимо определить, где вы хотите хранить файлы электронных данных на своем компьютере. Если вы работаете в компании с сетевой системой, скорее всего, ваш ИТ-отдел предоставил вам личную папку с файлами или место на диске на сервере, который обычно называется вашим именем и фамилией. Это может быть лучшим местом для хранения ваших электронных данных, потому что серверные системы обычно резервируются каждую ночь. Некоторые люди предпочитают хранить свои документы на жестком диске или диске C, а не на сетевом сервере, потому что они считают, что к нему легче получить доступ и он более надежен, особенно во время путешествий. Если вы выберете этот вариант, обязательно определите план резервного копирования.

Лучше всего настроить файловую структуру в пределах одной главной папки; это упрощает резервное копирование и перемещение сохраненных файлов. Если вы решите хранить свои данные на диске C, вы можете использовать существующую папку под названием «Мои документы» для хранения ваших электронных данных. Если вы решите хранить документы в сети или на другом диске, вам, возможно, придется создать новую папку с именем «Данные» или «Мои документы», чтобы начать структуру электронных файлов.

Организация файлов

Сначала создайте свою систему электронной файловой иерархии, прежде чем вы начнете реорганизовывать электронные документы, которые вы хотите хранить в ней. С вашей системой вы можете легко перетаскивать файлы в соответствующие папки с файлами, не останавливаясь для создания новой папки с файлами.

Шаг 1. Откройте файловый менеджер

Если вы работаете на ПК, вы можете использовать стандартную программу Windows Explorer для упорядочивания файлов. Выберите «Пуск», «Все программы», «Стандартные», «Проводник Windows», чтобы открыть программу. Или для быстрого быстрого доступа вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши кнопку «Пуск» и выбрать «Обзор», чтобы открыть проводник Windows. Для систем на базе Mac просто нажмите значок Mac Drive на рабочем столе.

Шаг 2. Создайте представление папки

В проводнике Windows щелкните значок "Папки" на панели инструментов. Это представление упрощает организацию электронных файлов и упрощает перетаскивание файлов и документов из одной панели в другую. В этом столбце с двойной панелью слева перечислены все основные файлы и диски, а справа — содержимое выделенной папки. Для систем на базе Mac нажмите в представлении с несколькими столбцами.

Шаг 3. Создание папок с файлами

Папки с электронными файлами проектируются и просматриваются в структурной структуре, отсортированной в алфавитном порядке. Чтобы создать новую папку с файлами в проводнике Windows, выделите файл или диск, на котором вы хотите создать новую папку (например, «Мои документы» или «Данные»). На панели инструментов выберите «Файл», «Создать», «Папка».Первоначально папка с файлами называется «Новая папка», и это имя выделено; введите новое имя файла, чтобы изменить имя папки. Если вы случайно щелкнете в новом файле до того, как введете имя файла, просто щелкните правой кнопкой мыши новую папку и выберите «Переименовать» в контекстном меню.

Шаг 4. Переместите файлы и документы

Чтобы переместить файлы в папки, просто нажмите и перетащите документ в папку с файлами. В вашей файловой системе вы можете создать несколько слоев подфайлов. Старайтесь не выходить за пределы 5–6 уровней, чтобы сохранить простоту и удобство использования вашей системы.

Создание подкатегорий для ваших документов

Если в папке более 30 документов или длина экрана превышает длину экрана, рассмотрите возможность разделения содержимого папки на подкатегории путем создания вложенных папок. Например, если у вас есть файловая папка под названием «Собрания персонала», содержащая более 50 документов протоколов собраний за последние четыре года, создайте хронологические подпапки по годам и храните протоколы каждого года в соответствующей подпапке. Эта подкатегория упрощает процесс поиска протоколов собраний за текущий год. Это также упрощает очистку старых протоколов.

Создайте вложенные папки, используя тот же процесс, который вы использовали для создания основных папок. Начните с выделения папки с файлами, в которой вы хотите создать подпапку. Пользователям Mac необходимо сначала открыть окно папки, чтобы создать вложенные папки.

Пример разработки подкатегорий.

Разработка стандартных соглашений об именах

Выбор стандартных соглашений об именах для вашей файловой системы поможет вам называть, хранить и находить электронные документы. Некоторые категории бумажных файлов всегда имеют стандартную кодировку, например, личные дела, которые помечены фамилией, именем и (возможно) идентификационным номером сотрудника.

Создание стандартных имен файлов для электронных документов аналогично использованию стандартных имен файлов для бумажных файлов. Чтобы создать стандартные соглашения об именах, рассмотрите данные, которые всегда следует вводить первыми, затем следующий набор данных, а затем следующий.
Такие как; Финансовые отчеты: дата_тип отчета_название компании, например, "01-04-2005_Баланс_компания ABC"

Пример создания стандартных соглашений об именах.

Добавление метаданных

Метаданные — это данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов. К каждому документу вы можете добавить «метаданные», которые включают в себя слова и свойства документа, чтобы упростить его поиск в будущем.

В проводнике Windows вы можете добавить метаданные, выбрав «Файл/Свойства» или щелкнув документ правой кнопкой мыши и выбрав свойства. Нажмите на вкладку «Сводка» и вставьте данные. Если вы нажмете «Дополнительно», вы увидите другие поля и свойства, относящиеся к этому конкретному документу.

Вид окна «Сводка» для ввода метаданных для документов.

Программное обеспечение для организации файлов

Вот список определенного программного обеспечения, которое может помочь в организации файлов. Большинство этих программ функционируют очень похоже на проводник Windows. Хотя вам не нужно использовать программное обеспечение для управления файлами для создания или организации ваших электронных файлов, эти программы обычно предлагают дополнительные функции, которые могут оказаться полезными для организации и ведения ваших электронных записей.

Universal Explorer: это программное обеспечение для ПК фактически заменяет Windows Explorer в качестве файлового менеджера. Он предлагает возможность просматривать документы, не открывая их, и сжимать документы в файлы .zip.

FileQuest: это программное обеспечение для ПК позволяет просматривать папки с файлами в нескольких панелях, что упрощает просмотр и организацию файлов и документов.

PowerDesk: это программное обеспечение для ПК напоминает проводник Windows, но предоставляет возможность одновременного поиска на нескольких дисках. При желании вы также можете сжать файлы и включить защиту паролем.

Не знаете, что делать с дополнительным оборудованием, расходными материалами и мебелью?
Перейдите на нашу страницу ресурсов по переработке и пожертвованию, чтобы узнать, как использовать эти больше не нужные ресурсы путем повторного использования или переработки.

Программное обеспечение для управления файлами предлагает функции для организации, редактирования, управления и отслеживания рабочего процесса файлов в вашем бизнесе. Например, они могут помочь вам получить комментарии от соответствующих сторон относительно данного документа.Программное обеспечение для управления файлами также способствует ведению учета соответствующих документов в вашей компании, а пользователи также могут использовать программное обеспечение для цифровых файлов для управления всеми электронными файлами на предприятии. Проще говоря, любой бизнес нуждается в эффективном программном обеспечении для управления файлами для бесперебойной работы и повышения производительности фирмы, поэтому в этой статье представлены 5 лучших файловых программ.

Пять лучших программ для управления файлами

1. eFileCabinet

eFileCabinet предоставляет исключительный выбор для управления файлами в малом и среднем бизнесе. Он предоставляет различные функции, такие как сканирование, тегирование, рабочий процесс и облачное хранилище. Функции довольно просты в использовании и достаточно надежны для любого пользователя. Он имеет неограниченное хранилище, автоматизированную службу резервного копирования в облаке и огромную библиотеку шаблонов. Он предоставляет различные версии своих приложений как для серверного, так и для размещенного программного обеспечения для управления файлами.

Программное обеспечение для управления файлами поставляется с несколькими инструментами управления, поэтому с помощью этих инструментов администраторы могут указывать ряд разрешений для сотрудников. Например, сотруднику можно поручить запретить отдельным сотрудникам удалять документы. Функции DMS также помогают управлять изменениями важных файлов. Он поддерживает Word, Excel, PDF, PowerPoint и QuickBooks.

Плюсы:

У него есть срок хранения, который позволяет пользователям сохранять или удалять файлы с истекшим сроком действия.
Он имеет мощный ORC, который делает документы доступными для поиска.

Минусы:

Из-за большого количества функций количество опций может быть немного сложным для понимания.

2. M-файлы

M-Files – это уникальное программное обеспечение для управления файлами, которое повышает эффективность бизнеса за счет систематизации и управления всеми электронными документами. Он имеет функцию проверки, которая помогает отслеживать каждый документ, над которым ведется работа, а также отслеживать изменения в документе.

Просто внедрить программное обеспечение, которое поможет вам создавать, редактировать, упорядочивать, совместно использовать и контролировать документы вашей компании. Версии M-Files доступны для компьютеров Windows и Mac, а также совместимы с устройствами Android и IOS, что упрощает использование в удобном для вас месте. Дополнительные функции, предоставляемые этим программным обеспечением, включают сканирование, редактирование, сохранение документов в базе данных и многое другое.

Плюсы:

Вы можете получить доступ к документам с любого устройства с доступом в Интернет, включая планшеты и телефоны на базе iOS и Android.

Минусы:

Вы должны загрузить и установить M-файлы на свой компьютер, чтобы использовать их, что неудобно в качестве программы, к которой вы обращаетесь и используете в Интернете.

3. PDFelement для бизнеса

PDFelement for Business позволяет пользователям с легкостью создавать, преобразовывать, совместно работать, редактировать и подписывать профессиональные PDF-файлы, не говоря уже об интерактивной обработке документов, которую он предоставляет пользователям. С его помощью компания может создавать различные файлы PDF путем преобразования других документов, таких как Word, Excel и PowerPoint.

< бр />

Этот инструмент также может преобразовывать отсканированные файлы в редактируемые файлы PDF с возможностью поиска для деловых целей. Он также имеет отличное OCR, которое распознает изображения и тексты в файле PDF с помощью 20 поддерживаемых языков. Программное обеспечение также поддерживает объединение различных PDF-файлов в один документ, и, более того, данная компания может разделить несколько файлов из основного PDF-файла и хранить их отдельно для различного использования. Этот инструмент также повышает безопасность профессиональных документов, позволяя добавлять зашифрованные пароли для защиты документа.

4. Докми

Dokmee — это программное обеспечение для управления файлами, которое поможет вам сэкономить время и энергию, предоставляя набор инструментов для визуализации и отслеживания документов, помогающих систематизировать важные электронные файлы в вашем бизнесе. Он предлагает множество конфигураций рабочего стола и веб-сайта по разным ценам.

Файловое программное обеспечение имеет удобный интерфейс и уникальные инструменты для захвата и редактирования. Программа интегрируется с офисным ПО, сканерами, почтовыми программами и мобильными устройствами. Программное обеспечение работает с большинством сканеров, и вы можете импортировать файлы из вашего текстового процессора и программ электронной почты. Он также позволяет добавлять метаданные, теги и другую информацию для сортировки к каждому отсканированному файлу или файлу, импортированному в Dokmee Professional. Вы можете конвертировать PDF-файлы, а также объединять и разделять PDF-файлы с помощью Dokmee.

Плюсы:

Вы можете получить доступ к документам с любого устройства с доступом в Интернет, включая планшеты и телефоны на базе iOS и Android.

Минусы:

Вы должны загрузить и установить M-файлы на свой компьютер, чтобы использовать их, что неудобно в качестве программы, к которой вы обращаетесь и используете в Интернете.

5. Пинпойнт

Pinpoint — это очень мощное программное обеспечение для управления файлами, которое можно запускать со своего сервера или из облачного центра обработки данных. Он автоматически сохраняет документы и работает с компьютерами Mac, ПК и мобильными устройствами. Настройка и установка программного обеспечения очень просты. Помимо сохранения исходного файла, программа создает PDF-файл для просмотра авторизованными пользователями и сотрудниками, а другие заинтересованные стороны могут добавлять свои отзывы или комментарии к документу.

Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

Изображение Джо Цзысюань Чжоу © The Balance 2020

Поддержание порядка в электронных документах может стать довольно сложной задачей в современном "проводном" мире.

В дополнение к локальному хранению документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах все больше и больше компаний используют облако для основных бизнес-приложений и хранения файлов.

Проблему хранения еще больше усложняет то, что многим компаниям необходимо обмениваться документами между сотрудниками. В офисе для этого обычно используется файловый сервер или сетевое запоминающее устройство (NAS).

Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и предоставлять к ним общий доступ, назначив разрешения на доступ.

Результатом всего этого может быть кошмар с управлением файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.

Организация — ключ к электронному управлению файлами

Где бы ни хранились документы, важно поддерживать их порядок и актуальность. Цель управления электронными файлами – гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете его спустя годы после его создания.

Большинство деловых людей в тот или иной момент оказывались в неловком положении, когда им звонили клиенты, но они не могли быстро найти соответствующий счет или другие важные документы клиента. Не менее раздражает рыскание в конце года в поисках документов, относящихся к счетам компании, для бухгалтера или, что еще хуже, для налогового инспектора.

Правильная организация цифровых документов особенно важна в коллективной среде: если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человеком.

Возможность потери данных из-за недовольных увольняющихся сотрудников – еще одна причина защитить свои бизнес-данные.

Эти советы по управлению файлами помогут вам сделать ваши файлы доступными:

1. Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов

Используйте расположение файлов по умолчанию при установке прикладных программ. В Windows по соглашению файлы прикладных программ находятся в каталоге (буква диска:)->Program Files. Установка приложений в другом месте сбивает с толку и не нужна.

2. Одно место для всех документов

Поместите все документы в одну "корневую" папку. Для одного пользователя в среде Windows расположением по умолчанию является папка «Мои документы».

В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте одну корневую папку (например, «Общие документы») и храните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Наличие единого места для всех электронных документов упрощает поиск и создание резервных копий и архивов.

3. Создание папок в логической иерархии

Это, так сказать, ящики картотеки вашего компьютера. Используйте простой язык, чтобы назвать свои папки; вы же не хотите, глядя на этот список папок в будущем и задаваясь вопросом, что означает «TFK» или любая другая интересная аббревиатура, которую вы придумали.

4. Вложение папок в папки

Создавайте другие папки в этих основных папках по мере необходимости. Например, папка «Счета-фактуры» может содержать папки «2018», «2017» и «2016».Папка, названная в честь клиента, может включать в себя папки «данные клиента» и «переписка». Цель состоит в том, чтобы каждый файл был в папке, а не в списке файлов-сирот.

Не создавайте сложные, многоуровневые структуры папок. Вместо этого по возможности используйте описательные имена файлов.

5. Соблюдайте соглашения об именах файлов

Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов или папок, поэтому избегайте этого, если у вас смешанная вычислительная среда. Вместо этого используйте символы подчеркивания в качестве разделителя (например, Doe_John_Proposal.doc.) Другие символы, такие как / ? \ : * | "^ также запрещены в именах файлов и папок в Windows.

Используйте описательные имена файлов для облегчения идентификации и поиска, но не переусердствуйте — имена файлов/путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.

В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте распространенные сокращения, например Jan для января или Corp для корпорации.

6. Будьте конкретны

Давайте электронные файлы логичными, конкретными именами и, если возможно, добавляйте даты в имена файлов. Цель именования файлов состоит в том, чтобы иметь возможность сказать, о чем файл, не открывая его и не просматривая. Поэтому, если документ представляет собой письмо покупателю с напоминанием о просроченном платеже, назовите его примерно так: «overdue_20180115»; а не что-то вроде "письмо". Как узнать, кому адресовано письмо, не открывая его?

Если вы делитесь файлами по электронной почте или с портативных устройств, вы можете захотеть, чтобы имя файла содержало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.

Например, если ваш документ находится в папке Мои документы\Счета\2017\Клиенты\Doe_John_20180416.doc, а файл открыт для общего доступа или отправлен по электронной почте, получатель увидит только файл Doe_John_20170416.doc и, возможно, не сможет сказать, что файл представляет собой счет клиента, не открывая его.

7. Файлы по мере необходимости

Лучшее время для подачи документа – это время, когда вы его впервые создаете. Так что заведите привычку использовать диалоговое окно "Сохранить как" для сохранения документа, а также присваивать ему имя, помещая его в нужное место в первую очередь.

8. Закажите файлы для вашего удобства

Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, переместите их вверх списка файлов, переименовав их с помощью ! или AA в начале имени файла.

9. Регулярно удаляйте файлы

Иногда то, что устарело, очевидно, как в примере с папкой "Счета" выше. Если это не так, очистите папки от беспорядка, удалив старые файлы.

Не удаляйте файлы, связанные с бизнесом, если вы абсолютно не уверены, что они вам больше никогда не понадобятся. Вместо этого в своей основной коллекции папок в корневой папке создайте папку с именем «Старая» или «Неактивная» и перемещайте в нее старые файлы, когда вы с ними сталкиваетесь.

10. Регулярно создавайте резервные копии файлов

Независимо от того, копируете ли вы свои файлы на другой диск или на ленту, важно настроить и соблюдать режим регулярного резервного копирования.

Хорошее управление файлами упрощает поиск нужной информации

Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами в вашем бизнесе. Надлежащий план управления документами должен включать все аспекты работы с документами, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.

Функция поиска — замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью перехода непосредственно к папке или файлу. Если вы последовательно будете следовать этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где это должно быть — огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Надлежащие методы управления файлами сэкономят ваше время и деньги.

Представьте, что утром вы собираетесь на работу. Вам нужно найти, что надеть, поэтому вы открываете ящик комода и обнаруживаете три носка, шапку и свитер. Вы открываете другой ящик, чтобы найти старый праздничный костюм. Поиск наряда занимает так много времени, что вы чувствуете стресс и опаздываете.

Возможно, ваша одежда более организована, но ваши файлы могут быть иными. Так же утомительно и долго искать нужные документы, когда они вам нужны. На самом деле, согласно недавнему опросу, 57 % офисных работников в США говорят, что одной из трех главных проблем у них является быстрый поиск файлов и документов.

Хорошие новости: вы можете сэкономить время и научиться упорядочивать цифровые файлы, следуя нескольким рекомендациям. Главное — выбрать систему, четко донести ее до всех в организации и быть последовательным.

Вот вам руководство по организации цифровых файлов.

Организация цифровых файлов может занять всю вашу жизнь, если вы позволите этому, поэтому начните с четкого определения того, чего вы хотите достичь.Таким образом, вы не допустите, чтобы проект занял больше времени и ресурсов, чем вам хотелось бы.

Начните с вопросов, кто, когда и как:

Кому нужно разбираться в вашей системе организации цифровых файлов? Очевидный ответ — «все», но учтите потребности людей, которые не очень разбираются в технологиях, и тех, кто будет обращаться к вашим файлам лишь изредка.
Когда вы начнете это делать и сколько времени сможете потратить?
Как вы узнаете, что добились успеха?

Вот пример: «Все 22 сотрудника должны понимать нашу новую организацию цифровых файлов, но особенно писатели и графические дизайнеры, поскольку они создают файлы. Офис-менеджер начнет с того, что потратит на это один день в пятницу, а затем по часу или около того каждую неделю. Мы узнаем, сработало ли это, если руководителям проектов станет проще и быстрее находить последние файлы для клиентских проектов».

Поговорите с руководством вашей организации, чтобы понять их приоритеты. Если у вас есть время, получите информацию от всех. Вот несколько вопросов для начала:

Что им нравится и что не нравится в текущей системе организации файлов на компьютере?
Что сбивает с толку или что трудно найти?
Что они предлагают по организации цифровых файлов? Что помогло им в прошлом?

Помимо их отзывов, вот что еще вам нужно:

Инструменты: ваш компьютер и программное обеспечение для обмена файлами в Интернете. Файлы лучше хранить на облачном сервере, а не локально, потому что к ним проще получить доступ для всех.
Расходные материалы: бумага и ручка для заметок или напоминаний (необязательно).
Время: не менее двух часов, если у вас очень мало файлов. Однако вам не обязательно делать все за один присест — разбейте его на части, чтобы было легче управлять.

Определенно есть аргумент в пользу сохранения всего на всякий случай, особенно документов, связанных с налогами. Но если у вас есть дубликаты файлов или документов, на которые вы больше никогда не будете ссылаться, удалите их. Удаляйте файлы до того, как начнете хранить их, чтобы не тратить время на их упорядочение, чтобы удалить их позже. Если вы не уверены, сохранять ли их, поместите их в папку с названием Архив.

Теперь вы готовы приступить к организации, но как? Лучший способ организации файлов на компьютере зависит от вашей организации и ее потребностей. Решите, имеет ли смысл систематизировать файлы по имени, дате, проекту или отделу. После этого рекомендуется начинать структуру папок общего диска с самых широких категорий для основных папок, а затем переходить к более конкретным подпапкам. Вот как это может выглядеть.

Сортировка по имени

Подходит для: организаций, которые в основном идентифицируют проекты по имени клиента или организации, таких как маркетинговые или рекламные агентства.

Плюсы: названия менее двусмысленны, чем другие категории, такие как отрасль или тип продукта. Когда клиент свяжется с вами, легко найти нужную папку.

Минусы: изменение имени клиента или компании может привести к путанице. Бывает сложно сразу вспомнить, когда вы работали над определенным проектом.

Сортировка по дате

Подходит для: организаций с большим количеством файлов, привязанных к определенным периодам времени, например, в сфере финансовых услуг.

Плюсы: легко сосредоточиться на определенном периоде времени, например на квартале или финансовом году.

Минусы: сложнее найти проекты по другим категориям, например по типу проекта.

Организация по проектам

Подходит для: организаций с большим количеством межведомственных взаимодействий, например, менеджер проекта, писатель и графический дизайнер работают вместе над каждым проектом.

Плюсы: легко найти все, что связано с проектом, включая различные типы файлов, потому что все это находится в одном месте.

Минусы: может быть трудно найти связанные проекты, если вы не включите это в структуру именования файлов. Например, рекламное агентство может включить отрасль клиента в имена файлов вместе с названием проекта, чтобы упростить поиск.

Организация по отделам

Подходит для: организаций, в которых отделы достаточно разрознены, например, между финансами, продажами и обслуживанием клиентов мало взаимодействия.

Плюсы: каждая команда знает, где найти свои файлы, поэтому поиск выполняется быстрее.

Минусы: когда отделы сотрудничают, может возникнуть путаница при выборе места для сохранения файлов.

После того как вы решили, как организовать цифровые файлы, решите, как их назвать. Избегайте расплывчатых имен файлов, таких как «draft1.doc» — чем точнее вы укажете, тем проще будет поиск. В идеале имена ваших файлов должны быть достаточно подробными, чтобы вы точно знали, что они представляют собой с первого взгляда.

Начните с самой широкой категории в начале имени файла, например года или отдела, а затем переходите к более конкретной.

Если вы упорядочиваете данные по дате, структура имени вашего файла может быть ГГГГ-ММ-ДД (год месяц день), за которой следуют любые другие данные, которые вы можете искать (например, 2021-06-26_Contoso- Suites_social-media-ads).
Если вы сортируете по названию, проекту или отделу, начните с него, а затем введите все, что вы можете ввести для поиска (например, Contoso-Suites_social-media-ads_2021 ).

В этих примерах имен файлов используются символы подчеркивания (_) и дефисы (-), но это не обязательно. Можно использовать пробелы в именах файлов, но некоторые организации этого не делают, потому что в URL-адресе не может быть пробела — вы получите сообщение об ошибке. Если вы даете имена файлам, которые будут размещаться на веб-сайте вашей организации, например логотипу, избегайте пробелов и специальных символов. Что бы вы ни решили, будьте последовательны.

Получите Microsoft Teams бесплатно

Правильно, бесплатно. Как в $0. Работайте вместе с такими функциями, как чат, общий доступ к файлам и видеосвязь.

Самый простой способ — использовать только один файл, сохраненный на общем сервере (а не на чьем-то локальном компьютере), чтобы каждый мог работать вместе в режиме реального времени и не было путаницы в том, какой файл является последним. Используйте программное обеспечение для обработки текстов с отслеживаемыми изменениями, чтобы у вас была запись всех правок.

Еще один вариант — установить четкий порядок окончаний имен файлов и попросить всю организацию придерживаться его. Это полезно, если вы хотите, чтобы каждый этап процесса отмечался отдельным файлом, но это приводит к увеличению количества файлов. Вот пример:

Первый черновик: client_project_draft.doc
Версии от клиента: client_project_clientedits.doc
После включения редакций: client_project_revision1.doc, редакция2 и т. д.
После того, как клиент подпишет правки: client_project_final.doc

Хитрость заключается в том, чтобы не помечать файл как «окончательный», пока он им не станет. Если возможно, дайте клиенту ограничение по времени для исправлений, чтобы избежать бесконечного цикла исправлений.

Существует несколько способов организации изображений, например по году, событию, проекту или отделу. Возможно, будет полезно использовать одну и ту же систему организации цифровых файлов для ваших фотографий, но это не обязательно. Если ваша компания посещает много мероприятий, рассмотрите возможность создания папок для каждого типа мероприятия, например для каждой конференции. Таким образом, если мероприятие ежегодное, легко увидеть, какие изображения вы использовали в предыдущие годы, в одном месте.

Вот пример:

Как и в случае с другими файлами, определитесь с соглашением об именах изображений и придерживайтесь его. Будьте конкретными и описательными, чтобы упростить поиск изображений. Включите год, месяц и день в имя файла (например, 2021-06-26_spring-tradeshow-booth-backdrop.jpg). И стоит повторить: сохраняйте изображения в облако или делайте резервную копию на флешке.

Включите защиту данных в свою стратегию организации цифровых файлов. Настройте параметры общего доступа к файлам и папкам, чтобы люди за пределами вашей организации (например, клиенты и подрядчики) могли получать доступ только к тому, что им нужно.

Некоторое программное обеспечение позволяет детально управлять настройками общего доступа к файлам, поэтому вы можете:

Установите пароли для файлов и папок.
Предоставьте доступ только для чтения.
Запретить скачивание файлов пользователями.

Установите систему, для которой настройки общего доступа будут использоваться для каких файлов. Поделитесь этими рекомендациями со своей командой и разместите их в удобном месте для дальнейшего использования. Не забудьте отозвать доступ к папкам с доступом только для руководства, как только сотрудник уйдет.

Организация тысяч файлов может оказаться сложной задачей, но есть инструменты, которые вам в этом помогут. Чтобы отсортировать файлы, откройте папку, содержащую все файлы, которые вы хотите упорядочить, щелкните правой кнопкой мыши внутри папки, выберите Сортировать по, а затем выберите способ сортировки файлов: по имени, дата, тип, размер или теги.

Тогда проще систематизировать компьютерные файлы за определенный период времени. Переместите их все из одного года в свою папку. При желании создайте вложенные папки для каждого месяца или квартала.

Если вам нужно переименовать много файлов, существуют приложения для массового переименования файлов, некоторые из которых бесплатны. Затем вы можете добавить к именам файлов детали, например год.

Если у вас слишком много папок за несколько лет, вы всегда можете создать папку под названием Архив для папок более чем нескольких лет назад.

Облегчите коллегам возможность правильно называть файлы и сохранять их в нужном месте. Вот как:

Проведите быстрое совещание по новым правилам организации компьютерных файлов, оставив время для вопросов в конце, или отправьте электронное письмо с инструкциями.
Опубликуйте рекомендации в приложении группового чата вашей организации.
Создайте папку шаблона и вложенные папки, на которые люди могут ссылаться в качестве примера.

Убедитесь, что все знают о необходимости регулярного резервного копирования своих файлов. Сохраняйте файлы в облаке, чтобы они были доступны в любом месте. Если людям необходимо сохранять файлы на своих компьютерах, убедитесь, что они сохранили резервную копию.

Вы можете преуспеть в организации цифровых файлов, а другие – нет, поэтому постарайтесь не зацикливаться на этом. Запланируйте периодическое обслуживание файлов, чтобы переместить неуместные файлы, и мягко объясните людям, где находится правильное место. Или назначьте кого-то из вашей команды ответственным за все вопросы по организации файлов. Поощряйте людей сначала спрашивать, а не сохранять что-то не в том месте.

Свяжитесь со своей командой, чтобы узнать, работает ли ваша организационная система, и внесите необходимые изменения. Наконец, поздравьте себя с завершением сложного проекта, который сэкономит вашей организации много времени!

Дальнейшие шаги

Общайтесь и совместно работайте над файлами с помощью бесплатного приложения для группового чата или сразу приступайте к работе с комплексным набором бизнес-приложений, которые помогут вам оставаться организованным.

Об авторе

Команда Microsoft 365 сосредоточена на совместном использовании ресурсов, которые помогут вам начать, управлять и развивать свой бизнес.

Начало работы с Microsoft 365

Это знакомый вам Office, а также инструменты, которые помогут вам лучше работать вместе, чтобы вы могли сделать больше — в любое время и в любом месте.

Читайте также: