Какие основные элементы текста используются в программе Microsoft Word

Обновлено: 21.11.2024

Microsoft Word — это популярное программное обеспечение для обработки текстов. Это помогает упорядочить письменный текст в правильном формате и придать ему систематический вид. Этот отформатированный вид облегчает чтение. Он предоставляет параметры проверки орфографии, функции форматирования, такие как вырезание-копирование-вставка, и выявляет грамматические ошибки в режиме реального времени. Это также помогает сохранять и хранить документы.

Он также используется для добавления изображений, предварительного просмотра всего текста перед его печатью; организовать данные в списки, а затем обобщить, сравнить и представить данные в графическом виде. Это позволяет отображать описательную информацию в верхнем и нижнем колонтитулах и создавать персонализированные письма по почте. Это программное обеспечение используется для создания, форматирования и редактирования любого документа. Это позволяет нам обмениваться ресурсами, такими как картинки, инструменты для рисования и т. д., доступными для всех офисных программ.

В этой главе вы подробно узнаете о концепциях, связанных с MS Word. Вы узнаете об основах обработки текста, открытии и закрытии документа, создании текста и работе с ним, форматировании текста и работе с таблицами.

Основы обработки текстов

Текстовый процессор используется для работы с текстовыми документами. Это прикладная программа, которая создает веб-страницы, письма и отчеты.

Пакет обработки текстов в основном используется в офисах на микрокомпьютерах. Чтобы открыть новый документ, нажмите кнопку «Пуск», перейдите в «Все программы» и нажмите «Microsoft Word».

Word автоматически запускается с пустой страницы. Чтобы открыть новый файл, нажмите «Новый».

Параметры настройки страницы обычно доступны в меню «Разметка страницы». Параметры, определяемые пользователем, помогают определить, как будет выглядеть печатная страница.

Этот параметр используется для просмотра страницы или внесения изменений перед печатью любого документа.

В этом разделе мы узнаем, как использовать функции вырезания, копирования и вставки в Word.

Управление таблицей включает рисование таблицы, изменение ширины и высоты ячейки, выравнивание текста в ячейке, удаление/вставку строк и столбцов, а также границы и заливку.

Обзор

Эта тема дает нам четкое представление о компонентах основ обработки текстов, открытии и закрытии документов, создании текста и работе с ним, форматировании текста, работе с таблицами и т. д.

поиск меню

Урок 1. Определение частей окна Word

Введение

Microsoft Word XP — это приложение для обработки текстов в пакете Microsoft Office. Создавайте профессионально отформатированные текстовые документы с помощью этого мощного программного обеспечения для обработки текстов.

К концу этого урока вы должны уметь:

Определение частей окна Word XP
Изменить вид документа
Работа с раскрывающимися меню
Определение области задач

Основы работы с окном Word

Давайте кратко рассмотрим основные части окна Word XP, прежде чем мы перейдем к обработке текста.

Ниже показано окно Microsoft Word по умолчанию. При запуске Word в режиме макета печати открывается новый пустой документ или окно по умолчанию. Хотя элементы окна полностью объясняются в нашем курсе Windows, вот краткое описание окна Word.

Заголовок

При этом отображается имя документа, за которым следует имя программы.

Строка меню

Содержит список параметров для управления документами и их настройки.

Стандартная панель инструментов

Содержит кнопки быстрого доступа для наиболее популярных команд.

Панель инструментов форматирования

Это содержит кнопки, используемые для форматирования.

Линейка

Это используется для установки полей, отступов и вкладок.

Точка вставки

Это место, где появляется следующий символ.

Маркер конца документа

Это указывает на конец документа.

Это обеспечивает быстрый доступ к разделам справки.

Полосы прокрутки

Они используются для просмотра частей документа.

Строка состояния

Отображает положение точки вставки и кнопок рабочего режима.

Панель задач

Это обеспечивает легкий доступ к часто используемым меню, кнопкам и инструментам.

Кнопки просмотра

Они изменяют вид макета документа на обычный, веб-макет, макет для печати и вид схемы.

Офисный помощник

Это ссылка на справку Microsoft Office.

Изменить представление

Чтобы обеспечить различные способы просмотра вашей работы и оставаться организованным, Word XP предлагает пять представлений для вашего документа. Доступны пять режимов: обычный, макет для печати, веб-макет, контур и полноэкранный режим.

Обычный режим лучше всего подходит для набора текста, редактирования, форматирования и корректуры. Он обеспечивает максимальное пространство без линеек или нумерации страниц, которые загромождают ваш вид.

Представление «Веб-макет» показывает, как ваш текст будет выглядеть на веб-странице.

Представление «Макет печати» показывает, как будет выглядеть ваш документ после печати. В представлении «Макет печати» вы можете увидеть все элементы страницы. Предварительный просмотр печати также показывает это.

Представление «Структура» используется для создания и редактирования структур. Представление структуры показывает только заголовки в документе. Это представление особенно удобно при создании заметок.

В полноэкранном режиме отображается ТОЛЬКО документ, над которым вы работаете. Все остальные части окна Word удаляются, кроме одной кнопки, позволяющей закрыть экран просмотра.

Изменение вида документа:

Нажмите «Просмотр» в строке меню.
Выберите представление по вашему выбору.

Раскрывающиеся меню

В каждой программе Office XP есть строка меню. Строка меню состоит из различных меню. Каждое меню содержит команды, позволяющие работать в программе.

Если вы использовали предыдущую версию Microsoft Word, вы можете заметить, что строка меню в Word XP работает несколько иначе, чем раньше.

Word XP использует раскрывающиеся меню, в которых изначально отображаются наиболее часто используемые пользователями команды.

Работа с новыми раскрывающимися меню

Чтобы открыть меню:

Нажмите название меню в строке меню.
Просмотрите команды, перечисленные в раскрывающемся меню.
Открыв меню, перетащите указатель мыши на команду и щелкните его, чтобы выбрать команду. (При наведении указателя мыши на команды каждая команда выделяется голубым цветом.)

Использование области задач

Область задач появилась в Word XP впервые. При открытии панель задач появится в правой части окна Word. Панель задач обеспечивает легкий доступ к часто используемым меню, кнопкам и инструментам. По умолчанию панель задач появляется при первом запуске Word XP.

Если вы не видите свою панель задач, вы можете просмотреть ее, выбрав определенные команды или открыв ее вручную.

Чтобы открыть панель задач:

Вдоль верхней панели панели задач вы должны увидеть маленькие кнопки назад и вперед слева, а также стрелку вниз справа. Для просмотра различных доступных вам областей задач щелкните стрелку вниз. Открыв различные панели задач, вы можете перемещаться по ним, нажимая кнопки со стрелками влево и вправо слева. Чтобы закрыть панель задач, щелкните значок X в правой части панели.

Microsoft Word 2016 — это новейшее и лучшее предложение пакета Microsoft Office. Как и в каждом предыдущем воплощении этого всеми любимого продукта Office, Word 2016 привносит в таблицу несколько новых функций и возможностей, которых не хватало его предшественникам. Мы собираемся показать вам, что это за функции и возможности, и как получить максимальную отдачу от лучшей версии Word.

Word 2016 многофункционален и очень функционален — если вы знаете все тонкости последнего предложения Microsoft.

Лента — новый дизайн и оптимизация

Щелкнув правой кнопкой мыши функцию, отображаемую на ленте, вы можете добавить эту функцию на настраиваемую панель быстрого доступа, которая отображается под лентой. Стили также можно изменять простым щелчком правой кнопкой мыши, а доступ к ряду подфункций можно получить еще одним щелчком правой кнопкой мыши. Ленту можно даже свернуть, если вы не хотите, чтобы она была видна постоянно, или предпочитаете увеличить экран документа.

Большая часть обзора на ленте очень хорошо организована. Доступные здесь вкладки содержат определенные возможности и функции в зависимости от их использования. Например, возможность добавить таблицу, фигуру или текстовое поле можно найти на вкладке «Вставка». Совершенно очевидно, что корпорация Майкрософт широко использовала здесь отзывы клиентов и уделила много внимания тому, чтобы функции были организованы таким образом, чтобы они имели смысл и избавили вас от необходимости искать их.

Команды можно быстро добавлять или удалять с ленты в соответствии с вашими предпочтениями, еще раз щелкнув правой кнопкой мыши по ленте и выбрав параметр «Настроить».Команды можно выбирать или отменять выбор, а в раскрывающемся списке можно просмотреть элементы в зависимости от популярности, функции или даже отобразить только функции, которых еще нет на ленте.

Одним из самых больших изменений ленты в Word 2016 является функция поиска. Поиск, доступный во всех программах Office 2016, был заменен на «Расскажите, что вы хотите сделать». Вместо поиска по ключевым словам теперь вы можете задать вопрос в Word и перейти к ресурсам или функциям, необходимым для выполнения действия.

Исследования и статистика — надежные источники к вашим услугам

Если выделить слово или фразу в документе Word и щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту, появится возможность выбрать Интеллектуальный поиск. В вашем документе появится боковая панель с предлагаемыми ресурсами, относящимися к выделенному вами тексту, для облегчения исследования темы. Это фантастическая функция для студентов, но она также может быть полезна в бизнес-среде, например, для добавления глубины или интересной информации в информационный бюллетень компании. При нажатии на любую из предоставленных ссылок по умолчанию запускается браузер Windows Edge, но вы можете настроить Word для запуска предпочитаемого браузера, если вы обычно не используете Edge.

При нажатии на вкладку "Ссылки" на ленте отображается значок исследователя. Эта функция позволяет быстро находить цитаты, цитируемые источники и изображения. Щелчок по значку вызывает боковую панель, похожую на ту, которую можно увидеть с помощью функции интеллектуального поиска. Введите ключевое слово или тему и выберите из веб-сайта или книги результаты, необходимые для удовлетворения ваших потребностей в ресурсах для этого конкретного проекта.

Дополнительные функции упрощают управление источниками, изменение стиля цитирования и создание библиографии для научных статей и отчетов. Функция цитирования особенно полезна, поскольку это активная функция, которая обновляется автоматически и может быть изменена по мере продвижения. Если вы отправляете документ или делитесь им в цифровом виде, цитаты остаются встроенными в документ, и их могут просматривать другие пользователи, вместо того чтобы добавлять посторонний текст.

У вас даже есть возможность выделить, перетащить и бросить фрагмент текста из онлайн-источника, найденного с помощью Researcher, в свой документ, а затем щелкнуть правой кнопкой мыши исходный текст. Исследователь автоматически добавит необходимую цитату для вас. Если вы вошли в свою учетную запись Outlook или Office 365, Researcher будет сохранять результаты поиска в разделе «Мои исследования».

Быстрые части — больше не повторяйтесь

Экспресс-блоки позволяют не вводить текст снова и снова. Скорее всего, любой документ, который вы создаете, должен содержать информацию о вашей компании. Часто это может быть включено в верхний или нижний колонтитул, но иногда наличие этой информации может сделать ваш документ загроможденным.

Чем больше информации, такой как адреса веб-сайтов, адреса электронной почты, номера телефонов и факсов, вам нужно указать, тем меньше у вас будет желания вводить ее каждый раз. Если эта информация должна быть частью основного документа, вы можете избавить себя от этих усилий и проблем с запоминанием форматирования, создав Быструю часть.

Значок "Экспресс-блоки" находится на вкладке "Вставка" на ленте. Введите, а затем выделите текст, который вы хотите использовать для быстрой части. Выберите параметр «Автотекст» в раскрывающемся списке, а затем выберите «Сохранить выделение в галерее автотекста». В появившемся окне «Создать новый стандартный блок» заполните необходимые поля и нажмите «ОК». Теперь вы можете щелкнуть значок «Быстрые части» и выбрать этот сохраненный текст из раскрывающегося списка «Автотекст», когда вам это нужно. Вы можете вернуться и отредактировать сохраненный текст в любое время, выбрав Организатор стандартных блоков в раскрывающемся списке Быстрые части.

Темы и стили — сделайте сами

Брендинг – это важная составляющая вашей компании и того, как вы выглядите в глазах клиентов и широкой публики. Он задает тон почти всему, что вы делаете, а это значит, что вы захотите, чтобы он был частью всех ваших документов, какими бы они ни были.

Вкладка «Дизайн» позволяет выбрать тему, которая задаст тон всему документу. Это устанавливает стиль шрифта, цвет шрифта, размер шрифта, параметры заголовка и другие элементы для всего документа. Вы можете настроить цветовую схему в соответствии с вашим брендом, как только найдете тему, которая вам нравится. Кроме того, можно изменить такие параметры, как расстояние между абзацами, а также добавить водяные знаки и границы.

Более целенаправленные изменения можно внести с помощью параметров «Стили», которые находятся на вкладке «Главная» на ленте. Щелчок правой кнопкой мыши по стилю позволяет точно настроить такие элементы, как размер и цвет шрифта. Вы можете использовать стили, чтобы настроить форматирование заголовков, заголовков и подзаголовков, чтобы четко определить каждый раздел вашего документа.

Оглавление — автоматизировано и структурировано

Эта функция особенно полезна при создании длинных и сложных документов.

Выбор автоматического варианта сэкономит вам много времени, особенно если у вас уже есть заголовки, заголовки и подзаголовки в документе. Выберите нужное оглавление из раскрывающегося списка, и оно автоматически заполнит и отформатирует таблицу в вашем документе, используя заголовки, заголовки и подзаголовки.

Если вы вносите изменения в документ после создания оглавления, просто нажмите «Обновить таблицу» на вкладке «Ссылки», чтобы автоматически обновить таблицу, чтобы отразить эти изменения. Сюда входят любые изменения номеров страниц.

Мастер форматирования – согласованность между элементами

Format Painter делает так, что вы можете установить элемент, внести в него столько изменений, сколько хотите, и при этом вам не нужно помнить, что это были за изменения.

Когда вы добавляете изображение или фигуру поверх существующего текста, вы можете щелкнуть вкладку «Формат» под заголовком «Средства рисования», чтобы разместить объект за текстом, выбрав «Отправить за текстом». Существует несколько вариантов наслоения, которые позволят вам складывать объекты по мере необходимости. Параметр «Стили темы» позволит вам настроить цвета, чтобы выделить элемент или упростить наложение другого элемента за ним.

Чтобы воспроизвести один и тот же элемент с другим текстом, создайте фигуру и выберите «Отправить за текстом». Затем выберите первый элемент и нажмите «Формат по образцу» на вкладке «Главная». Нажмите на новый элемент, который вы хотите отформатировать, и изменения, внесенные в исходный элемент, автоматически реплицируются в новом элементе.

Найти и заменить 2.0 — еще мощнее, чем когда-либо

Найти и заменить – не новая функция, но в последние годы она стала более полезной. Вы можете использовать функцию "Найти и заменить" не только для замены текста, но и для изменения форматирования.

Начните с размещения курсора в поле поиска. Нажав кнопку «Формат» в нижней части окна «Найти и заменить», вы можете найти любой текст, соответствующий определенному формату (например, тексту, выделенному курсивом), стилю, размеру или даже цвету. Переместите курсор в поле «Заменить» и снова нажмите кнопку «Формат», чтобы выбрать любые конкретные изменения форматирования, которые вы хотите внести в текст в поле «Поиск». Задайте столько спецификаций, сколько хотите.

Автозамена — как заставить его работать на вас

Word помогает избежать смешения слов двумя способами. Во-первых, раскрывающийся список, который появляется, когда вы щелкаете правой кнопкой мыши слово с ошибкой, дает вам возможность услышать предложенную замену, произнесенную вслух, чтобы убедиться, что это слово, о котором вы думаете. Во-вторых, это даст вам несколько синонимов, чтобы устранить любую путаницу в том, правильное это слово или нет.

Если есть одно или два слова, которые вы постоянно допускаете с орфографической ошибкой, вы можете добавить эту конкретную орфографическую ошибку в автозамену, чтобы Word исправил ошибку без использования функций проверки орфографии.< /p>

Совместное использование и совместная работа — совместная работа в режиме реального времени

Одним из основных преимуществ Word 2016 является интеграция программы с Microsoft OneDrive. OneDrive позволяет сохранить документ в облаке, выбрав OneDrive вместо «Этот компьютер» в функции «Сохранить». OneDrive отображается как опция на боковой панели окна сохранения.

Файлами, сохраненными в OneDrive, можно мгновенно поделиться со всеми в вашей организации, а также со всеми, с кем вы решите поделиться ссылкой, например с клиентом или сотрудником. Если человек, с которым вы делитесь, имеет доступ к онлайн-версии Word 2016, он может редактировать ваш документ в режиме реального времени вместе с вами. Это означает, что вы можете попросить коллегу заполнить раздел отчета в то же время, когда вы заполняете свой собственный раздел, и видеть работу, которую он выполняет, по мере ее выполнения.

Дополнительные советы и рекомендации

Разделы

Если вы решите изменить формат определенного раздела текста в документе, функция «Разделы» позволит вам внести эти изменения, не затрагивая макет остальной части документа. Скажем, например, вы хотите, чтобы один раздел отображался в виде столбцов текста. Поместите курсор в начало раздела. На вкладке «Макет» вы найдете кнопку «Разрывы». В раскрывающемся списке «Разрывы разделов» выберите «Новая страница». Поместите курсор в конец раздела, затем выберите «Непрерывно» в раскрывающемся списке «Разрывы». Теперь изменения, внесенные в этот раздел, не повлияют ни на что до или после этого конкретного раздела. Выделите текст, который хотите изменить, затем выберите «Столбцы» в раскрывающемся списке «Разрывы», чтобы отформатировать раздел.

Параметры «Разделы» — это простой способ разбить документ на более привлекательные с визуальной точки зрения разделы, не тратя много времени на возню с макетами и форматированием или на борьбу за сохранение одних элементов неизменными при изменении других элементов вокруг них.< /p>

Линии формы

Создать строку для подписи или другой информации, которую необходимо заполнить в документе, достаточно просто, когда документ будет распечатан, но сложно, если ваша форма будет отправлена в цифровом виде. Ряд знаков подчеркивания создает идеальную строку для печатного документа, но при вводе текста в этой строке знаки подчеркивания просто смещаются, чтобы вместить текст. Введите три тире и нажмите Enter. Это создает сплошную линию, на которой можно печатать, не нарушая саму строку.

Слияние

На вкладке "Рассылки" вы найдете значок "Начать слияние". Выберите в раскрывающемся списке параметр «Мастер пошагового слияния», и Word покажет вам, как в полной мере использовать эту функцию любым удобным для вас способом.

Когда вы работаете с длинными документами с большим количеством страниц и большим количеством текста, функция разрывов в Microsoft Word станет вашим лучшим другом. Этот удобный инструмент помогает преобразовать текст документа в четкие, легко читаемые абзацы и разделы.

Word предлагает несколько различных разрывов, в том числе разрывы страниц, разрывы столбцов и разрывы разделов. Чаще всего используются разрывы страниц. Разрывы страниц лучше всего использовать в стилях. Это связано с тем, что стили Word автоматически вставляют разрывы там, где это необходимо, оставляя ваше форматирование невредимым и предоставляя вам лучший контроль над документом. Вы по-прежнему можете вставлять их вручную, если вам нужна эта гибкость.

В этом посте мы объясним, как использовать разрывы страниц, чтобы добавить структуру и гибкость в ваши документы Word.

Что такое разрывы страниц?

Вставьте разрыв страницы, если хотите перейти к началу следующей страницы документа. Многие пользователи, не зная о функции разрыва страницы, просто нажимают клавишу Enter, когда хотят начать новую страницу.

Это тоже работает, пока вы не захотите отредактировать документ позже. Это означает, что любые внесенные вами изменения испортят ваше форматирование. Используя разрывы страниц, ваш текст сохранит форматирование предыдущей страницы в вашем документе.

Использование разрыва страницы также гарантирует, что пространство между страницами останется нетронутым, какие бы изменения вы ни вносили.

Другие типы разрывов страниц

Разрыв столбца

Одна из самых неприятных вещей при использовании столбцов в Word — это когда вы хотите, чтобы последняя строка вашего столбца переместилась на первую строку соседнего столбца. Опять же, это можно исправить, нажав клавишу Enter несколько раз, но тогда ваше форматирование исчезнет.

Вставьте разрыв столбца, чтобы начать вводить текст в следующем столбце без потери форматирования.

Обтекание текстом

В документе есть изображения или другие графические элементы? Используйте инструмент «Обтекание текстом», чтобы отформатировать текст подписи к изображениям, чтобы остальной текст аккуратно располагался вокруг него.

Если вы хотите вывести форматирование на новый уровень, вот небольшой секрет: мы используем таблицы для компоновки графики, что позволяет полностью контролировать ваш контент. Только не забудьте отключить границы таблицы, чтобы они не были видны.

Как использовать разрывы страниц

Существует два основных способа вставки разрыва страницы. Первый — на вкладке «Вставка» на ленте Word в разделе «Страницы». Вы также можете вставить разрывы страниц, разрывы столбцов и обтекание текстом с помощью кнопки «Разрывы» в разделе «Параметры страницы» на вкладке «Макет».

Если вы предпочитаете использовать сочетания клавиш, удерживайте нажатой клавишу CTRL и нажмите Enter, и Word вставит разрыв страницы вместо вас.

Это все, что у нас есть на этот раз! В следующем посте мы рассмотрим различные типы разрывов разделов, доступные в Word.

Читайте также: