Какие ограничения накладываются на структуру базы данных в Excel
Обновлено: 21.11.2024
Microsoft Office Excel имеет ряд функций, упрощающих управление данными и их анализ. Чтобы в полной мере воспользоваться этими функциями, важно организовать и отформатировать данные на листе в соответствии со следующими рекомендациями.
В этой статье
Руководство по организации данных
Помещайте похожие элементы в один и тот же столбец Создайте данные таким образом, чтобы во всех строках были одинаковые элементы в одном столбце.
Разделение диапазона данных Оставьте по крайней мере один пустой столбец и одну пустую строку между связанным диапазоном данных и другими данными на листе. Excel может легче определять и выбирать диапазон при сортировке, фильтрации или вставке автоматических промежуточных итогов.
Размещайте важные данные выше или ниже диапазона. Не размещайте важные данные слева или справа от диапазона, так как данные могут быть скрыты при фильтрации диапазона.
Избегайте пустых строк и столбцов в диапазоне Не помещайте пустые строки и столбцы в диапазон данных. Сделайте это, чтобы Excel мог легче обнаруживать и выбирать связанный диапазон данных.
Отображение всех строк и столбцов в диапазоне Прежде чем вносить изменения в диапазон данных, убедитесь, что отображаются все скрытые строки или столбцы. Если строки и столбцы в диапазоне не отображаются, данные могут быть удалены непреднамеренно. Дополнительные сведения см. в разделе Скрытие или отображение строк и столбцов.
Рекомендации по формату данных
Использование меток столбцов для идентификации данных Создайте метки столбцов в первой строке диапазона данных, применив к данным другой формат. Затем Excel может использовать эти метки для создания отчетов, а также для поиска и организации данных. Используйте шрифт, выравнивание, формат, шаблон, границу или стиль прописных букв для меток столбцов, которые отличаются от формата, который вы назначаете данным в диапазоне. Прежде чем вводить метки столбцов, отформатируйте ячейки как текст. Дополнительные сведения см. в разделе Способы форматирования рабочего листа.
Используйте границы ячеек для разделения данных Если вы хотите отделить метки от данных, используйте границы ячеек, а не пустые строки или пунктирные линии, чтобы вставить строки под метками. Дополнительные сведения см. в разделе Применение или удаление границ ячеек на листе.
Избегайте начальных и конечных пробелов, чтобы избежать ошибок. Избегайте вставки пробелов в начале или конце ячейки для отступа данных. Эти дополнительные пробелы могут повлиять на сортировку, поиск и формат, применяемый к ячейке. Вместо того, чтобы вводить пробелы для отступа данных, вы можете использовать команду «Увеличить отступ» внутри ячейки. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение положения данных в ячейке.
Расширение форматов данных и формул При добавлении новых строк данных в конец диапазона данных Excel расширяет согласованное форматирование и формулы. Три из пяти предшествующих ячеек должны использовать один и тот же формат для расширения этого формата. Все предыдущие формулы должны быть непротиворечивыми, чтобы формула могла быть расширена. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение данными в ячейках листа.
Использование формата таблицы Excel для работы со связанными данными Вы можете превратить непрерывный диапазон ячеек на листе в таблицу Excel. С данными, определенными в таблице, можно манипулировать независимо от данных вне таблицы, и вы можете использовать определенные функции таблицы для быстрой сортировки, фильтрации, суммирования или вычисления данных в таблице. Вы также можете использовать функцию таблицы для разделения наборов связанных данных, организовав эти данные в нескольких таблицах на одном листе. Дополнительные сведения см. в разделе Обзор таблиц Excel.
Microsoft Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных, а также выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные данные.
Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и от того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, доступном нескольким пользователям, лучше всего подойдет Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите подробно проанализировать.
Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом, Access лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать их, упрощает поиск и предоставляет доступ нескольким пользователям одновременно. Excel, как правило, лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных расчетов, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.
Прежде чем вы решите, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать ту или другую, и узнать, как работать с обеими программами, чтобы достичь именно тех результатов, которые вы хотите. хочу.
Примечание. Все пакеты Microsoft Office включают Excel, но не все пакеты включают Access.
Сравните преимущества каждой программы
Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы выяснить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.
Плоские или реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий платежные адреса и адреса доставки для каждого клиента, или несколько контактных лиц для каждого клиента, лучшим решением будет Access.
В реляционной базе данных вы упорядочиваете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса для выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен – хорошая идея, поскольку у каждого клиента может быть более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без повторного ввода имени клиента для каждого адреса.
Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные, чтобы изменить исходные данные через пользовательский интерфейс Excel.
И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.
Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не будут содержать абсолютно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.
Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить их целостность. Доступ может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «бесхозные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте. Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется ссылочной целостностью.
Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы убедиться, что данные вводятся правильно. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду проверки данных для управления вводом данных в Excel.
Запросы Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может оказаться лучшим выбором для хранения данных и работы с ними. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access похоже на процесс использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и количество.
Моделирование В Excel можно использовать инструменты анализа "что, если" для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет вам запускать различные сценарии с вашими данными, такие как сценарии наилучшего и наихудшего случая, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете.В Access нет аналогичной функции.
Сводка и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или профессионально выглядящие диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.
И Access, и Excel можно использовать в средах для совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.
Доступ нескольких пользователей к данным. При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только те данные, которые редактируются; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel совместно работают над документом.
Использование Windows SharePoint Services для совместной работы. Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.
Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, вы можете загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.
Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать книгу для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.
Использование сетевых папок для совместной работы Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно открывать базу данных и работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь редактирует их. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может одновременно редактировать книгу. В целях просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.
Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Однако между Access и Excel есть некоторые различия в том, как работает защита данных на уровне пользователя.
Предотвращение потери данных. В Access ваша работа постоянно сохраняется, так что в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы (если она вообще есть). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите их фиксировать. Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вы должны создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления через заданные промежутки времени при обновлении данных.
Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалить важные или личные данные из поля зрения, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным. Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.
Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете потребовать ввода пароля для открытия файла базы данных или рабочей книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.
Ограниченный доступ к данным. В Excel можно указать разрешения для пользователей на доступ к данным или установить права только для чтения, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается.Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не имели доступа к вашим данным Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.
Когда использовать Access
В самых общих чертах Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать ввод только правильных типов данных.
Access хранит данные в таблицах, которые очень похожи на рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.
Используйте Access, когда вы:
Предполагается, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные варианты, которые безопасно обрабатывают обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.
Предусмотрите необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.
Хотите выполнять сложные запросы.
Хотите создавать различные отчеты или почтовые ярлыки.
Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати стандартных писем, конвертов или почтовых наклеек.
Инвентаризация и отслеживание активов Вы можете создать инвентаризацию предметов в вашем доме или офисе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.
Отслеживание заказов. Вы можете вводить информацию о продуктах, клиентах и заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.
Отслеживание задач. Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то время, когда другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.
Организация библиотек для выдачи Вы можете использовать Access для хранения данных о своих книгах и компакт-дисках, а также для отслеживания того, кому вы их дали.
Планирование мероприятий. Вы можете ввести информацию о датах, местах и участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.
Отслеживание питания Следите за рецептами, записывайте диету и физические упражнения.
Когда использовать Excel
Excel как программа для работы с электронными таблицами может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и расчета данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений на основе этих данных, поворота данных любым удобным для вас способом и представления данных в различных профессионально выглядящих диаграммах.
Используйте Excel, когда вы:
Требовать плоского или нереляционного представления ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваши данные в основном числовые.
Часто выполняйте расчеты и статистические сравнения ваших данных.
Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком формате.
Планируете регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.
Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.
Хотите выполнять сложные операции анализа "что, если" с вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.
Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для ограниченного сотрудничества.
Бухгалтерский учет Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel во многих финансовых бухгалтерских отчетах, например в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.
Бюджетирование Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или деловыми потребностями, вы можете создать в Excel бюджет любого типа, например план маркетингового бюджета, бюджет мероприятий или пенсионный бюджет.
Выставление счетов и продажи Excel также полезен для управления данными выставления счетов и продаж, и вы можете легко создавать нужные формы, например счета-фактуры, упаковочные листы или заказы на покупку.
Отчетность. В Excel можно создавать различные типы отчетов, которые отражают анализ ваших данных или обобщают их, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта, прогнозирующие данные, сводные данные или представляющие данные об отклонениях.
Планирование Excel – отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельного плана занятий, плана маркетинговых исследований, налогового плана на конец года или планировщиков, помогающих планировать питание, вечеринки или отпуск на неделю. .
Отслеживание. Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке — например, табеле учета рабочего времени или инвентарном списке, в котором отслеживается оборудование.
Использование календарей Из-за того, что Excel представляет собой сетку, его удобно использовать для создания календарей любого типа — например, академического календаря для отслеживания деятельности в течение учебного года или календаря на финансовый год для отслеживания деловых мероприятий и вехи.
Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в разделе Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online.
Совместное использование Access и Excel
Возможно, вам захочется воспользоваться преимуществами обеих программ. Например, вы создали рабочий лист в Excel, в котором вы можете вычислять и анализировать данные, но рабочий лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе вы можете импортировать или связать свой рабочий лист в Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых вы хотите создать подробные отчеты в виде сводных таблиц Excel и профессионально выглядящие диаграммы Excel.
Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где вы сможете продолжить работу с ними. С подключением к данным или без него вы можете переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.
Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье Перенос данных из Excel в Access.
Модель данных — это встроенные данные в книгу Excel, которые используются для визуализации данных, например сводных таблиц и сводных диаграмм. В этой статье описаны максимальные и настраиваемые ограничения для книг Excel, содержащих модели данных.
Рабочие книги, содержащие модель данных и визуализацию данных, часто бывают очень большими, иногда превышающими ограничения на размер файла, установленные SharePoint Online или Office для Интернета в Microsoft 365.
В следующей таблице указаны максимальные ограничения на объем памяти и размер файла для книг в Excel и на разных платформах. Советы по уменьшению размера модели см. в статье Создание модели данных с эффективным использованием памяти с помощью Excel и надстройки Power Pivot.
Вы также можете запустить оптимизатор размера рабочей книги. Он анализирует вашу книгу Excel и, если возможно, еще больше ее сжимает.
Продукт или платформа
Максимальный лимит
32-разрядная среда зависит от 2 гигабайт (ГБ) виртуального адресного пространства, совместно используемого Excel, книгой и надстройками, которые выполняются в одном процессе. Доля модели данных в адресном пространстве может достигать 500–700 мегабайт (МБ), но может быть меньше, если загружены другие модели данных и надстройки.
64-разрядная среда не накладывает жестких ограничений на размер файла. Размер книги ограничен только доступной памятью и системными ресурсами.
SharePoint Server 2013 (1)
Максимальный размер файла для загрузки в библиотеку документов:
50 мегабайт (МБ) по умолчанию
2 гигабайта (ГБ) максимум (2)
Максимальный размер файла для отображения книги в службах Excel:
10 мегабайт (МБ) по умолчанию
2 гигабайта (ГБ) максимум (2)
Excel для Интернета в Office 365 3
Ограничение общего размера файла 250 мегабайт (МБ). Ограничения размера основного содержимого рабочего листа (все, что не входит в модель данных) в соответствии с ограничениями размера файла для книг в SharePoint Online.
Power BI Pro или бесплатный сервис
(1) В SharePoint Server обратите внимание, что значения по умолчанию намного ниже максимально допустимого. Попросите администратора SharePoint увеличить ограничения на размер файла, если ваш файл слишком велик для загрузки или отображения. Дополнительные сведения о границах программного обеспечения и ограничениях для SharePoint Server 2013.
(2) Максимальный размер загрузки должен быть настроен для каждого веб-приложения администратором SharePoint. Максимальный размер книги должен быть настроен в службах Excel администратором службы. Дополнительную информацию для администраторов можно найти в статье Настройка максимального размера загружаемых файлов на сайте TechNet.
(3) Ограничения в Microsoft 365 нельзя настроить, но они могут меняться со временем. Актуальную информацию см. в описаниях служб Microsoft 365 для предприятий. Вы также можете просмотреть лимиты SharePoint Online.
В следующей таблице указаны максимальные размеры и количество различных объектов, определенных в модели данных.
Символы в названии таблицы или столбца
Количество таблиц в модели
Количество столбцов и вычисляемых столбцов в таблице
Параллельные запросы к книге
Количество подключений
Количество различных значений в столбце
Количество строк в таблице
536 870 912 байт (512 МБ), что эквивалентно 268 435 456 символов Юникода (256 мегасимволов)
Внимание!
Исключения из ограничения на количество строк относятся к следующим функциям, в которых длина строки ограничена 2 097 152 символами Unicode:
Если вам нужно составить список чего-либо, заманчиво использовать Excel в качестве репозитория по умолчанию: в конце концов, это всего лишь небольшой список элементов для вас или нескольких близких коллег. Возможно, вам нужны более сложные формулы для расчетов или программирование макросов для автоматизации сбора и обработки данных.
К сожалению, простота начала работы в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами также является одной из самых больших проблем. То, что начинается как небольшой проект в Excel, перерастает в нечто масштабное, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую не можете решить.
Кроме того, задачи управления большими данными часто сопряжены со значительными трудностями, такими как организация, внедрение, классификация файлов, управление базой данных, совместная работа пользователей и т. д. Все, что нужно, чтобы разрушить структуру базы данных, — это поместить данные в неправильную область, ввести данные непоследовательно или даже заставить двух человек работать над одним листом. Некоторые вещи могут пойти не так, что приведет к временным задержкам и возможной потере данных.
В этой статье рассказывается о наиболее распространенных проблемах, возникающих при использовании электронных таблиц Excel, о том, как их решать и когда лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.
Когда системы Excel органично развиваются, вы быстро сталкиваетесь с проблемами, когда один пользователь открывает книгу в любое время, а другому сообщается, что она уже открыта. Второй пользователь может отменить, подождать или просмотреть версию только для чтения. Обещание Excel сообщить вам, когда другой человек выходит из книги, — это авантюра, поскольку он не так часто проверяет статус и может никогда не просветить вас. Даже если это произойдет, кто-то другой может войти в систему и открыть файл раньше вас.
Чтобы избежать эффекта "одинокого пользователя", вы можете использовать Excel Online (урезанную веб-версию Excel) или включить функцию Общие книги. Вот краткое руководство о том, как поделиться электронной таблицей.
Примечание. Вы также можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди работали над разными книгами, не наступая друг другу на пятки.
Excel Online по умолчанию поддерживает несколько редакторов, но в нем отсутствует значительная часть функций. Сервис не претендует ни на что, кроме простейших задач. Хотя функция «Общие рабочие книги» выглядит так, как будто она должна выполнять свою работу, она полна ограничений. Например, вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, если книга является общей.
При органическом росте систем Excel возникает проблема, заключающаяся в том, что только один пользователь может одновременно открыть книгу.
Существуют обходные пути для некоторых онлайн-ограничений Excel. Для других это вопрос изменения структуры рабочей книги, а не использования уже настроенной рабочей книги, но этот сценарий часто мешает. В результате общую книгу невозможно использовать так же, как обычную однопользовательскую книгу.
Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги. Это действие помещается в расписание по времени, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя становятся весьма значительными. Книги могут быстро увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.
Разделение данных по нескольким книгам может решить проблему многопользовательского редактирования. Тем не менее, каждой рабочей книге, вероятно, потребуются связи между ними, чтобы значения, введенные в одну, использовались в другой. Ссылки между книгами также полезны для хранения отдельных данных в отдельных файлах, а не для отдельных листов в одной книге.
К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности. Они становятся абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует тайные правила, чтобы решить, когда использовать тот или иной тип ссылки и изменить их.
Правила регулируются несколькими параметрами, а также тем, были ли книги сохранены перед вставкой ссылок. Ссылки также изменяются, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете команду «Сохранить как», чтобы создать дубликат, а не копировать файл с помощью проводника. Результатом всей этой путаницы и неопределенности является то, что ссылки между книгами легко рвутся, а восстановление таких ссылок требует много времени. Никто не получит доступ к затронутым файлам.
Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не нажмете «Данные > Запросы и подключения > Изменить ссылки > Обновить значения».». Вот краткая демонстрация.
Если ваши ссылки не связаны между двумя книгами, а охватывают три или более книг, вам необходимо открывать все книги по порядку, чтобы все процессы обновления данных происходили в правильном порядке, от первой к второй и к третьей. Если вы изменили значение в первой книге и открыли третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.
Эта цепочка данных логична, но она увеличивает вероятность того, что информация либо неверна, либо что вы попытаетесь открыть книгу, которую уже редактирует кто-то другой.
Конечно, вы можете попытаться вообще избежать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге будете вводить одни и те же данные более чем в одну книгу, а вместе с этим возникает опасность каждый раз вводить их немного по-разному.< /p>
Ошибки могут проникать в данные в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или переставляют цифры в числах с монотонной регулярностью. Если ваши данные не проверяются при вводе, у вас могут возникнуть проблемы.
По умолчанию Excel принимает все, что вводит пользователь. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, в основном, если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям необходимо вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи вместе, даже не осознавая этого. Целостность данных системы оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.
Возможно, вы уже страдаете от последствий проблем с проверкой данных, не понимая основной причины. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel. Пользователь вводит имя клиента немного по-разному в каждом счете. В результате вы получаете счета на адрес «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness».
Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но Excel — нет. Любой анализ данных счета-фактуры, например сводная таблица по клиентам за месяц, дает несколько результатов, хотя должен быть только один.
В больших книгах сложно ориентироваться. Вкладки листов в нижней части окна — ужасный механизм для поиска пути, когда их много. С большим количеством отображаемых вкладок на экране становится трудно найти то, что вам нужно. Вот быстрый способ навигации по листам.
Вы можете повысить безопасность книг Excel, но это чревато проблемами. Защита направлена в большей степени на защиту структуры рабочей книги, чем данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы запретить пользователям изменять структуру и формулу, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить некоторые из них или все (если только вы не применяете творческий подход к программированию макросов).
Использование базы данных для структурированных данных
Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных в этой статье, не игнорируйте их. Существует профессиональный ответ на вопрос о хранении структурированных данных, известный как база данных. Это не должно быть страшно или дорого, и это должно позволить вам логически мыслить о ваших данных, о том, как они связаны друг с другом и как вы взаимодействуете с ними.
Примечание. При переходе от решения для работы с электронными таблицами к базе данных не следует рабски дублировать дизайн электронных таблиц. Воспользуйтесь возможностью сделать его лучше.
Существуют универсальные приложения для работы с базами данных, с помощью которых можно создать индивидуальное решение. В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение базы данных, уже разработанное для ваших целей, дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.
Например, если у вас есть список клиентов и сведения обо всех ваших взаимодействиях с ними, это считается системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на свое красивое название, CRM-система представляет собой специализированную базу данных. Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, отвечающее вашим конкретным потребностям, вы можете создать его самостоятельно или поручить его вашему ИТ-отделу или консультанту.
Наиболее распространенным типом базы данных является реляционная база данных, которая хранит свои данные в таблицах и состоит из строк и столбцов. Каждая строка содержит данные для отдельного элемента. Например, в каждом столбце описывается отдельный атрибут темы, например имя клиента или кредитный лимит.
Вам достаточно один раз ввести данные клиента, чтобы создать запись, после чего вы сможете использовать ее в любом количестве счетов-фактур.
Между таблицами определены отношения, например, в счете-фактуре указан идентификатор клиента. Этот процесс означает, что вы можете легко найти все счета для конкретного клиента или получить номер телефона клиента из определенного счета.Вам нужно только один раз ввести данные клиента, чтобы создать запись о клиенте, а затем вы можете использовать ее в любом количестве счетов-фактур без необходимости вводить ее снова. Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить макеты экрана, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования данных.
Существуют десятки приложений для работы с базами данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя настраивать таблицы, экраны ввода данных и отчеты. Другие более полнофункциональны в определенных областях, но для полноценной работы требуются другие инструменты.
Например, программа может быть надежной при определении таблиц и взаимосвязей, а также при наличии надежных функций анализа и отчетности. Тем не менее, в приложении в конечном итоге отсутствуют какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Очевидным примером здесь является Microsoft SQL Server. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о внутренней части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, например Visual Studio, для разработки внешнего интерфейса.
Какие параметры базы данных вам подходят?
Access — один из прародителей настольных баз данных. Его легко использовать, но легко злоупотреблять. Вы можете создавать таблицы, экраны и отчеты с нуля или начинать с шаблона.
Некоторые из шаблонов явно американские и не всегда учат хорошей практике, но они быстро помогут вам приступить к работе. Экраны и функции программирования могут быть довольно сложными. Готовое приложение можно развернуть для других пользователей через внутреннюю сеть (НЕ Интернет), а не через общие файловые ресурсы.
SharePoint — это база данных, а также механизм хранения документов. Вы можете использовать его для составления простых списков и связывания их вместе. Конструктор форм немного усложнен, но все же возможна настройка. Способность SharePoint «захватить» список данных, накопленных в Excel, и поместить его в настраиваемый список очень полезна.
Программа делает настраиваемый список доступным для всех в вашей сети и позволяет добавить меры безопасности, чтобы ограничить, кто и что может делать с этими данными. Вы можете попросить SharePoint оповещать вас по электронной почте всякий раз, когда кто-то добавляет, редактирует или удаляет записи. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, вы можете синхронизировать эти данные с Outlook.
Zoho Office – это веб-приложение, включающее базу данных, которая использует функцию перетаскивания для простого и интуитивно понятного распространения форм. Процесс перетаскивания также используется для программирования взаимодействий и рабочих процессов. Ваши данные и приложения доступны из любого места, а простая защита обеспечивает конфиденциальность ваших данных. Zoho взимает плату за каждого пользователя в месяц, но ограничивает количество записей, которые вы можете хранить по этой установленной цене. Программа оплачивается дополнительно при хранении большего количества данных или других функциях, таких как интеграция с электронной почтой.
Отлично в Excel
Как видите, Excel предлагает множество функций, но в каждой из них не хватает некоторых областей. Иногда другое приложение справляется с задачей лучше, особенно если оно разработано специально для этой задачи. В других случаях Excel прекрасно работает, например, с небольшими базами данных, если вы знаете, как предотвратить возникновение проблем.
Читайте также: