Как загружать электронные письма из Outlook в Excel

Обновлено: 22.11.2024

Сохраняйте сообщения на жесткий диск, в Gmail или даже в Excel

Триша Госс работает писателем и редактором более 10 лет. Она пишет советы и руководства по работе с приложениями Microsoft Office и другими сайтами.

Кристин Бейкер – консультант по маркетингу с опытом работы с различными клиентами. Ее опыт включает социальные сети, веб-разработку и графический дизайн.

Что нужно знать

  • Для PST: выберите «Настройки учетной записи» > «Настройки учетной записи» > «Данные (файлы данных)» > «Открыть папку (или файл)» и скопируйте PST-файл на свой диск.
  • Вы можете экспортировать сообщения электронной почты в файл PST, OLM или CSV или создавать их резервные копии в Gmail или на внешнем жестком диске.

В этой статье объясняется, как экспортировать сообщения электронной почты в файлы различных форматов, а также создавать их резервные копии в Gmail. Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook для Microsoft 365 и Outlook для Mac.

После экспорта электронной почты Outlook сохраните файл на внешний жесткий диск или создайте резервную копию в другом почтовом приложении. Шаги, которые вы предпримете, зависят от того, какую версию Outlook вы хотите экспортировать по электронной почте, и что вы хотите сделать с файлом, когда закончите.

Экспорт электронной почты в файл PST

PST-файл Outlook — это файл личного хранилища, содержащий такие элементы, как ваши сообщения электронной почты, адресная книга, подписи и многое другое. Вы можете создать резервную копию PST-файла и передать его в Outlook на другом компьютере, в другой версии Outlook или в другой операционной системе.

Откройте Outlook, затем перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Информация".

Выберите Настройки учетной записи > Настройки учетной записи.

В диалоговом окне "Настройки учетной записи" перейдите на вкладку "Данные" или "Файлы данных", выберите имя файла или имя учетной записи, затем выберите "Открыть расположение папки" или "Открыть расположение файла".

В проводнике Windows скопируйте PST-файл в любое место на компьютере или на любой съемный носитель, например на флэш-накопитель.

Экспорт электронной почты в файл OLM в Outlook для Mac

В Outlook для Mac экспортируйте сообщения учетной записи электронной почты в виде файла .olm, который также является файлом хранилища, содержащим такие элементы, как сообщения электронной почты, контакты и элементы календаря.

Для Outlook 2016 для Mac

Перейдите на вкладку "Инструменты" и выберите "Экспорт".

В диалоговом окне "Экспорт в архивный файл (.olm)" установите флажок "Почта", затем выберите "Продолжить".

В диалоговом окне Сохранить архивный файл (.olm) как выберите Загрузки, а затем выберите Сохранить.

Outlook начинает экспорт файла.

Когда появится сообщение «Экспорт завершен», нажмите «Готово», чтобы выйти.

Для Outlook 2011 для Mac

Перейдите в меню "Файл" и выберите "Экспорт".

Выберите файл данных Outlook для Mac.

Выберите элементы следующих типов, затем установите флажок «Почта».

Чтобы продолжить, нажмите стрелку вправо.

Выберите место, где вы хотите сохранить файл. Outlook начнет экспорт.

Когда появится сообщение «Экспорт завершен», выберите «Готово» или «Готово», чтобы выйти.

Экспорт и резервное копирование сообщений электронной почты из Outlook в Gmail

Вы можете экспортировать сообщения электронной почты из Outlook в свою учетную запись Gmail, предоставляя источник резервного копирования, а также возможность доступа к своим старым электронным письмам из любого места. Хитрость заключается в том, чтобы добавить свою учетную запись Gmail в Outlook, а затем скопировать и вставить папки.

Откройте Outlook и выберите папку, содержащую сообщения электронной почты, которые вы хотите экспортировать в Gmail, например папку "Входящие" или сохраненные электронные письма.

Нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать все электронные письма в папке. Или нажмите и удерживайте клавишу CTRL, пока вы выбираете каждое отдельное электронное письмо, которое хотите отправить в Gmail.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выбранных сообщений электронной почты, выберите «Переместить», затем выберите «Другая папка».

В диалоговом окне "Переместить элементы" выберите свою учетную запись Gmail, а затем выберите папку, в которую вы хотите экспортировать сообщения электронной почты. Или выберите Создать, чтобы создать новую папку в своей учетной записи Gmail.

Нажмите "ОК", чтобы переместить выбранные электронные письма.

Экспорт электронной почты Outlook в Microsoft Excel

Еще один способ экспортировать сообщения электронной почты Outlook — отправить их на лист Excel. Это создает электронную таблицу с такими столбцами, как «Тема», «Основная часть», «От электронной почты» и другими. Хотя вы можете экспортировать контакты Outlook в файл CSV в Outlook для Mac, этот параметр недоступен для сообщений электронной почты.

Перейдите в «Файл» и выберите «Открыть и экспортировать». В Outlook 2010 выберите Файл > Открыть.

Выберите «Импорт/экспорт».

Выберите «Экспорт в файл», затем нажмите «Далее».

Выберите «Microsoft Excel» или «Значения, разделенные запятыми», затем нажмите «Далее».

Выберите папку электронной почты, из которой вы хотите экспортировать сообщения, затем нажмите "Далее".

Перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить экспортированные электронные письма.

Введите имя экспортируемого файла и нажмите OK.

Нажмите "Далее", затем нажмите "Готово".

Когда процесс завершится, вы сможете открыть новый файл Excel.

Outlook — одна из лучших доступных программ электронной почты, которую выбирают многие пользователи корпоративной электронной почты. Платформа является мощной, поскольку она хорошо упорядочивает большое количество электронных писем, интегрируется с многочисленными сторонними расширениями, имеет высокие ограничения на отправку для коммерческого использования, а несколько учетных записей легко создаются и управляются на одном сервере.

Одним из недостатков Outlook является простой способ экспорта электронной почты или возможность быстрого извлечения данных из электронной почты. Существует множество возможностей, начиная от копирования и вставки отдельных электронных писем в текстовые документы и заканчивая экспортом в формат CSV или Excel. Ни один вариант не идеален, и пользовательское форматирование часто теряется во время процесса.

Зачем экспортировать электронные письма?

На самом деле существует всего несколько причин для экспорта электронной почты из Outlook. Перемещение вашего почтового ящика на другой сервер и платформу требует экспорта, когда вы не хотите начинать все сначала. А переход на новую систему может привести к потере всех ваших важных переписок по электронной почте из прошлых обменов.

Чтобы не потерять ценные данные электронной почты, экспортируйте их в книгу Excel или один из многих других форматов. Имейте в виду, что загрузка в удобочитаемый и легко определяемый формат в новой системе, скорее всего, затруднена или невозможна. Лист Excel может упорядочивать беседы и действовать как база данных, в которой можно искать старые контакты и беседы по контексту или дате.

Еще одна причина для экспорта электронной почты – сохранение данных в файле резервной копии. Конфиденциальная информация, которая может потребовать отзыва в юридических или личных целях, заслуживает резервного копирования. Если ваш сервер когда-либо будет очищен, в файле Excel будет сохранена вся информация из предыдущих переписок по электронной почте.

Экспорт электронных писем из Outlook в Excel

Экспортировать электронные письма из Outlook в Excel очень просто. Имейте в виду, однако, что вы сохраните только простой текст и основные ссылки. Все остальное форматирование теряется. Если вы в конечном итоге захотите восстановить форматирование, хорошей альтернативой будет сохранение в виде HTML-файлов.

Откройте Outlook и нажмите «Файл», а затем «Открыть и экспортировать». Нажмите «Импорт/Экспорт» и «Экспорт в файл», прежде чем установить тип файла в Excel. CSV аналогичен и при желании легко перенесется в книгу Excel позже.

Наконец, выберите папку назначения, в которой нужно сохранить файл. Выберите «Готово», чтобы сохранить электронные письма в указанной папке. Выйдите из Outlook и перейдите в папку. Убедитесь, что файл сохранен, и попытайтесь открыть его. Книга Excel или файл CSV должны открыться со всеми данными электронной почты.

Альтернативные варианты

Другие типы файлов также поддерживаются Outlook. Метка .PST предназначена специально для резервного копирования электронной почты Outlook и других данных, хранящихся на сервере. .OLM выполняет ту же функцию в системах Mac. Загвоздка здесь в том, что файл совместим только с другими электронными письмами Outlook. Если вы хотите открыть или передать данные электронной почты, это должно произойти в другой учетной записи Outlook.

Другой обходной путь относится только к Gmail. Вы можете настроить учетную запись Gmail в Outlook, что, по сути, означает, что вы используете сервер Gmail, но лицо Outlook для управления электронной почтой. Системы работают вместе, и вы можете копировать все электронные письма Outlook в отдельные папки и перемещать их в новые папки Gmail. Если вы закроете Outlook после перемещения писем, они останутся на сервере Gmail.

Перенос электронной почты от всей компании с несколькими учетными записями затруднен, и не существует четкого пути для переключения платформ. Интеграция с такой системой, как Salesforce, которая отслеживает все действия отдельно, помогает, поскольку эти действия сохраняются в учетной записи Salesforce. Смените серверы, и, по крайней мере, у вас все еще будут адреса электронной почты и история для каждого письма. В противном случае смена сервера будет сложной и несколько грязной.

Хотя Microsoft Excel не является базой данных, он может помочь вам быстро фильтровать, упорядочивать и сортировать важные данные.Ваша почта Outlook, например, может состоять из сообщений от разных контактов, которые охватывают несколько тем. Один из способов проанализировать эту почту — просмотреть ее в Excel. Инструмент "Экспорт" в Outlook позволяет извлекать данные из Outlook, а инструмент "Импорт" в Excel позволяет копировать их в новую электронную таблицу.

Экспорт из Outlook

Шаг 1

Запустите Microsoft Outlook и коснитесь или щелкните "Файл". Коснитесь или щелкните «Открыть и экспортировать», а затем коснитесь или щелкните «Импорт/экспорт», чтобы запустить мастер импорта и экспорта.

Шаг 2

Нажмите или нажмите «Экспорт в файл», а затем нажмите или нажмите «Далее». Коснитесь или щелкните «Значения, разделенные запятыми», а затем коснитесь или щелкните «Далее». Мастер отображает список папок, которые вы можете экспортировать. В этот список входят входящие, личные и нежелательные сообщения электронной почты.

Шаг 3

Нажмите или щелкните папку, которую нужно экспортировать, а затем коснитесь или щелкните "Далее". Коснитесь или щелкните «Обзор», чтобы открыть окно «Обзор», в котором отображаются папки и файлы вашего компьютера.

Шаг 4

Нажмите или щелкните папку, в которую вы хотите экспортировать данные, а затем коснитесь или щелкните "ОК". Коснитесь или щелкните «Далее», а затем коснитесь или щелкните «Готово». Outlook экспортирует выбранную вами папку электронной почты в целевую папку, выбранную в окне просмотра.

Импорт в Excel

Шаг 1

Запустите Excel и коснитесь или щелкните "Данные". Коснитесь или щелкните «Получить внешние данные», а затем коснитесь или щелкните «Из текста». Excel открывает окно «Импорт текстового файла», в котором отображается содержимое вашего жесткого диска.

Шаг 2

Нажмите или щелкните файл, который вы экспортировали из Outlook, а затем коснитесь или щелкните «Импорт», чтобы запустить мастер импорта текста. Коснитесь или щелкните переключатель «С разделителями», чтобы выбрать его, и установите флажок в поле «Мои данные имеют заголовки». Вы устанавливаете этот флажок, поскольку данные, экспортированные из Outlook, имеют заголовки «Тема», «Основная часть» и другие заголовки.

Шаг 3

Нажмите или нажмите «Далее» и поставьте галочку в поле «Запятая», расположенном в разделе «Разделители». Коснитесь или щелкните «Готово», а затем коснитесь или щелкните «ОК», чтобы импортировать данные на новый лист.

  • Просмотрите информацию на листе. Вы увидите, что он содержит столбцы, которые вы видите в электронной почте Outlook.
  • Повторите эти шаги, если вы хотите скопировать другие папки электронной почты Outlook в листы Excel.

После изучения физики Кевин Ли начал профессионально писать в 1989 году, когда, будучи разработчиком программного обеспечения, он также писал технические статьи для Космического центра Джонсона. Сегодня этот городской техасский ковбой продолжает выпускать высококачественное программное обеспечение, а также нетехнические статьи на самые разные темы, от игр до текущих событий.

Что касается почтовых клиентов, Outlook является предпочтительной средой для многих компаний и пользователей. Он безопасный, универсальный и мощный. На одном сервере можно хранить и управлять большим объемом электронной корреспонденции и иметь доступ к нескольким учетным записям. Однако есть и несколько недостатков — например, некоторые пользователи расстраиваются, когда пытаются экспортировать электронные письма из MS Outlook.

Хотя существуют различные ручные методы, ни один из них не идеален. Когда информации мало, вы можете копировать и вставлять отдельные электронные письма в Word или другой текстовый процессор. Исходное форматирование может не сохраниться.

В этой статье мы рассмотрим несколько надежных способов превратить ваши электронные письма в электронные таблицы для Microsoft Excel. К сожалению, нет волшебной кнопки, позволяющей автоматически экспортировать электронные письма из Outlook в Excel. Это может быть сложно, если вы не знаете несколько приемов — узнайте о них ниже.

Причины для экспорта электронной почты Outlook

Пользователи могут захотеть переместить свою почту по разным причинам. Наиболее распространенными причинами для экспорта электронной почты Outlook в Microsoft Excel являются следующие:

  • необходимость перехода на новый сервер
  • необходимость создания списка рассылки для других приложений
  • необходимость переключения между платформами
  • необходимость поделиться информацией с другим пользователем
  • требуется резервная копия.

При переходе с одной системы на другую данные часто повреждаются или теряются. Задача переноса в Excel непростая — если вы попробуете сомнительный метод, то рискуете потерять информацию навсегда. Вместо того, чтобы идти на ненужный риск, воспользуйтесь секретами, которыми мы поделимся ниже. Мы покажем вам, как копировать и вставлять данные или экспортировать их в файл CSV.

Преимущества импорта в электронные таблицы

Экспорт в Microsoft Excel — один из самых надежных способов переноса. Формат электронной таблицы позволяет организовать разговоры в базу данных. Это позволит вам найти старые контакты и обмены по различным параметрам, таким как дата контекста.

Также стоит рассмотреть возможность использования электронной таблицы в качестве резервного варианта.Любая ценная информация из Outlook должна быть скопирована для повторного использования. Рано или поздно вам может понадобиться найти определенные разговоры в личных или юридических целях. В случае сбоя сервера, если данные исчезнут (что является кошмарным сценарием!), у вас будет файл XLS, к которому можно вернуться.

Как экспортировать электронные письма Outlook в Excel

Вы хотите создать список рассылки или экспертный отчет? Вот лучший способ сделать это:

  1. Нажмите кнопку выше, чтобы загрузить программное обеспечение Outlook Data Export Kit.
  2. Установите и запустите его.
  3. Нажмите «Отчеты» и выберите «Список контактов» или «Список адресов электронной почты получателей», если вы хотите создать список рассылки,
    или
    выберите «Свойства электронной почты…», если вы хотите создать список электронных писем Outlook в их свойствах.
  4. Выберите параметры отчета и выполните отчет.
  5. Откройте файл результатов в Microsoft Excel или другом редакторе электронных таблиц.

Также Data Extraction Kit для Outlook позволяет создать список учетных записей и паролей Outlook. Проверь это. Кроме того, вы можете узнать, как импортировать адреса электронной почты из Excel в Microsoft Outlook.

Как экспортировать почтовые данные в Microsoft Excel с помощью Outlook

  1. Откройте приложение Microsoft Outlook.
  2. Откройте меню "Файл".
  3. Выберите объект для открытия и экспорта.
  4. Выберите «Импорт/Экспорт», чтобы найти «Экспорт в файл».

Совет. На шаге 8 вы можете точно настроить параметры сопоставления полей в окнах. Это гарантирует, что каждый элемент ваших электронных писем попадет в соответствующую ячейку в Microsoft Excel (например, адреса электронной почты отправителей будут перечислены в поле «От: (адрес)». Вы можете добавлять или удалять поля по своему усмотрению. Нажмите OK, чтобы подтвердить свой выбор и запустить процесс извлечения данных из Outlook.

После того, как вы нажмете «Готово», все ваши сообщения попадут во вновь созданный файл — проверьте папку, чтобы убедиться в этом. Обратите внимание, что оба формата Microsoft Excel подходят.

Как открыть CSV-файл

В случае формата CSV (значения, разделенные запятыми) вы можете легко перейти к электронной таблице впоследствии. Просто щелкните правой кнопкой мыши экспортированный CSV-файл и выберите «Открыть с помощью…» — Excel в контекстном меню. Файл откроется в программе, поэтому вы можете сохранить его в формате XLS.

Прямой способ извлечения данных из электронных писем Microsoft Outlook

Вы можете массово переместить все свои электронные письма из Outlook 2016 или другой версии для Windows или Mac. Нет необходимости сначала экспортировать данные в отдельный файл. Вот как быстро выполнить работу с помощью копирования и вставки:

  1. Откройте Outlook и войдите в режим просмотра почты.
  2. Откройте папку, содержимое которой необходимо перенести.
  3. Скопируйте все электронные письма с текстом или без него (см. совет ниже).
  4. Откройте MS Excel.
  5. Создайте новый файл электронной таблицы.
  6. Вставьте скопированные электронные письма — выберите ячейку A1 и вставьте ее с помощью стандартной команды «Ctrl + V»/«Command + V», чтобы экспортировать электронные письма Outlook.
  7. Сохраните файл. на вашем устройстве Windows или Mac.

Как копировать сообщения электронной почты для Microsoft Excel (шаг 3)

В любой версии, включая Outlook 2013, есть два способа импортировать электронные письма — с текстом или без него. Чтобы сохранить содержимое, выполните все шаги, описанные ниже. Чтобы экспортировать без них, начните с шага 6.

Выполните следующие действия:

    Деактивируйте режим области чтения Outlook через меню «Вид».

Совет. Существуют и другие способы копирования почты без создания файла. Например, вы можете выбрать любой адрес электронной почты и нажать «Ctrl + A», чтобы выделить остальные, или выбрать первое сообщение и нажать Ctrl + Shift + End для той же цели.

Экспорт электронных писем из Outlook в Excel с указанием даты и времени

Если вам нужно сохранить данные о дате и времени, используйте метод копирования и вставки. Система Outlook позволит вам просматривать электронные письма из определенного диапазона данных. Метод аналогичен обычному прямому копированию. Вот что нужно сделать:

  1. Перейдите к строке поиска Outlook 2010 или любой другой версии.
  2. Введите две даты, определяющие диапазон.
  3. Нажмите «Ввод».
  4. Выделите электронные письма с диапазоном дат (используйте совет для шага 3 выше).
  5. Скопируйте выделение (Ctrl + C).
  6. Откройте MS Excel.
  7. Вставьте скопированные данные в пустую электронную таблицу (Ctrl + V).

Поздравляем! Теперь сообщения с указанными временными параметрами попали в вашу таблицу. Вам не нужно искать какие-либо папки на нашем устройстве — просто скопируйте и вставьте напрямую! Этот базовый метод используется для конкретных видов аналитической работы. Обратите внимание, что он не создает экспортированный CSV-файл — вместо этого вы сохраняете электронные таблицы после вставки данных. Теперь вы знаете, как экспортировать электронные письма Outlook в Excel с указанием даты и времени.

Заключительные слова

Это наиболее распространенные способы переноса почтовых данных из Outlook 2019 и предыдущих выпусков в Excel. Если одна или обе ваши системы работают на Macintosh, последовательность аналогична. Если вам нужно физически перенести CSV-файл на другой компьютер, используйте любое внешнее запоминающее устройство или сохраните его в облаке. Вы также можете отправить его по электронной почте на свой адрес для Mac.

Если вам нужна резервная копия, вы также можете экспортировать сообщения электронной почты Outlook в отдельный файл PST. Сохраните его в любом безопасном месте. В нем будут не только сообщения, но и ваши контакты, задачи и поручения. Вы также можете передавать электронные письма из других почтовых клиентов прямо в Outlook с помощью специального конвертера, который генерирует PST. Данные могут быть загружены в отдельный файл или загружены непосредственно в ваш активный профиль в Outlook.

Читайте также: