Как забронировать конференц-зал в Outlook

Обновлено: 04.07.2024

Microsoft Outlook можно настроить для использования календарей в качестве переговорных комнат для управления бронированием мест. Вы можете интегрировать это со специальной системой бронирования помещений, такой как бронирование конференц-залов Condeco, для дополнительных услуг бронирования.

С помощью надстройки Condeco для Outlook вы можете разрешить поиск помещений, услуг, посетителей и бронирование видеоконференций из календаря Outlook. Пользователи могут назначить встречу в MS Outlook и пригласить соответствующих участников. Нажав на значок бронирования комнаты в окне встречи, они могут найти комнату и забронировать ее прямо здесь и сейчас.

Condeco Sync для Microsoft Exchange дает вам возможность связывать переговорные комнаты в Microsoft Exchange с переговорными комнатами при бронировании переговорных комнат Condeco и синхронизировать их друг с другом. Condeco Sync отслеживает оба календаря и автоматически синхронизирует все сделанные, отредактированные или удаленные бронирования.

Поиск комнат для Outlook позволяет быстро найти свободные комнаты в Exchange и пригласить их на встречу в Outlook. Затем бронирование номеров синхронизируется с Condeco с помощью интеграции Condeco Sync Exchange.

Как встроить Condeco в существующую учетную запись Outlook?

Condeco предлагает два решения для расширения возможностей бронирования конференц-залов MS Outlook;

Надстройка Condeco для Outlook (только для Windows)
Поиск комнаты Condeco (Windows и Mac) с использованием Condeco Sync для Microsoft Exchange

Надстройка Condeco для Outlook

Находите комнату для собраний прямо из окна встречи Outlook.

Просто откройте надстройку, найдите и выберите комнату из списка. Вы можете увидеть детали и функции комнаты, чтобы убедиться, что вы получите именно то, что хотите. В форме бронирования вы можете добавить посетителей, услуги и видеоконференции. Вы даже можете забронировать сразу несколько помещений: например, для мероприятия или видеоконференции. Если ваша встреча изменится, мы проверим, свободна ли комната, и перенесем ваше бронирование, и любые изменения будут обработаны автоматически.

Надстройка Condeco для Outlook устанавливается вашим ИТ-администратором. Вы можете проверить, установлена ли надстройка Condeco для Outlook, открыв Outlook и создав новую встречу.

Как забронировать конференц-зал в Outlook для Mac?

С помощью Condeco Room Finder для Outlook для Mac вы можете легко найти комнату и пригласить их на встречу.

Чтобы установить Condeco Room Finder в Outlook для Mac:

В ленточном меню главного окна нажмите "Магазин", найдите "Condeco Room Finder" и нажмите "Добавить".
Настройте надстройку, используя URL-адрес Condeco, и следуйте инструкциям по проверке.

Бронирование в Outlook для Mac:

Активная подписка на Condeco и обновление Outlook за декабрь 2018 г. или более позднюю версию.
Активная учетная запись пользователя в Condeco с адресом электронной почты, совпадающим с адресом электронной почты вашей учетной записи в Outlook.
Outlook 2016 на Mac или OWA через совместимый браузер.
Комнаты Condeco Office365 с поддержкой синхронизации (только эти комнаты будут доступны для поиска из надстройки).

Как забронировать конференц-зал на компьютере и мобильном устройстве?

Condeco создает простую интегрированную систему бронирования, к которой можно получить доступ из любой точки мира.
Доступно для:

Интернет
Майкрософт Outlook
Мобильный
И по всему офису установлены ультрасовременные экраны для конференц-залов.

Для Интернета:

Веб-интерфейс позволяет делать все, что угодно, от простых разовых бронирований до администрирования загруженных управляемых помещений.

Для Outlook:

Condeco полностью интегрирован в календари пользователей с помощью надстройки Outlook.
С помощью надстройки вы можете найти и забронировать конференц-зал, добавить питание, посетителей и видеоконференцию прямо из события календаря, всего за несколько шагов.

Для более сложных бронирований конференций вы можете легко искать помещения в разных местах и часовых поясах и бронировать все вместе в одном процессе.

На мобильных устройствах:

Находите переговорные комнаты на ходу, управляйте бронированием и продлевайте время встречи с помощью нашего интуитивно понятного мобильного приложения. Быстро просмотрите свои заказы, зарегистрируйтесь и начните встречу.И легко продлите свое бронирование, если ваша встреча будет переполнена.

Экраны бронирования конференц-зала:

Наши стильные сенсорные экраны для ваших конференц-залов четко отображают статус комнаты и обеспечивают отличный интерфейс бронирования прямо у двери. Видимые светодиодные индикаторы состояния видны издалека и помогают быстро найти переговорную.

Где бы вы ни выбрали место для проведения собрания, Condeco автоматически синхронизирует бронирования и любые изменения на всех устройствах, чтобы все были в курсе событий.

Иногда в программном обеспечении, которое мы используем каждый день, скрыты жемчужины эффективности, о которых мы даже не подозреваем.

Обнаружение этих бизнес-решений поможет вам решить проблемы с рабочими процессами, сделать их более эффективными и сэкономить время и деньги.

Microsoft 365 предлагает многие из этих возможностей для улучшения процессов, и особенно полезная из них скрыта внутри функции планирования календаря Outlook.

Как вы в настоящее время справляетесь с планированием конференц-залов и совместного использования оборудования?

Должен ли один сотрудник тратить время на отслеживание всего? У вас есть бумажный журнал регистрации оборудования, такого как проектор или набор инструментов? Это может быть неэффективно, если бумага потеряна или заполнена, и никто не может заменить ее.

В конференц-залах может оказаться, что несколько команд планируют собраться в одном помещении, если нет простой в использовании системы бронирования.

По данным HubSpot, бизнес-специалисты тратят примерно 4,75 часа в неделю на организацию встреч.

При поиске способов повышения производительности ручные процессы часто представляют собой область, в которой много возможностей. Одним из простых способов для начала может стать улучшение процесса резервирования ресурсов с помощью этого совета по Outlook.

Настройка ресурсных почтовых ящиков для автоматического планирования

В Outlook в Microsoft 365 есть инструмент, который позволяет настраивать почтовые ящики ресурсов для помещений и оборудования, которые необходимо зарезервировать.

Назначая каждому ресурсу собственный почтовый ящик и адрес электронной почты, ваша команда может резервировать их и проверять их статус одновременно с планированием встречи в своем календаре Outlook.

Использование этого процесса устраняет необходимость в неэффективных бумажных листах для входа и делает процесс автоматическим. Таким образом, никому не нужно тратить лишнее время на отслеживание того, кто использует все конференц-залы или оборудование в вашей компании.

Вот как это сделать.

Настройте почтовые ящики ресурсов

Для каждого ресурса, который вы хотите отслеживать, настройте почтовый ящик комнаты или оборудования.

Их можно настроить для всего, что сотрудники либо проверяют, либо должны зарезервировать, например:

Конференц-залы
Корпоративный транспорт
Аудио/визуальное оборудование
Инструменты (лестница, пила и т. д.)

Перейдите в центр администрирования Microsoft 365. Пользователь должен иметь права администратора. Затем перейдите в раздел Ресурсы > Помещения и оборудование

Нажмите, чтобы добавить почтовый ящик ресурса, и введите соответствующую информацию, например тип (комната или оборудование), имя и т. д.

Использовать почтовый ящик ресурсов в качестве участника собрания

После того как у каждой комнаты для совещаний или совместно используемого оборудования появится собственный почтовый ящик, ваша команда сможет начать использовать новый процесс для их планирования, а Outlook будет отслеживать, когда и кем они используются.

Ресурсы будут добавляться так же, как вы добавляете любого другого участника встречи.

Вот шаги, которые предпримет пользователь:

В Outlook нажмите «Новые элементы» > «Собрание», чтобы запланировать новое собрание.
В области «Обязательно» добавьте ресурс, который необходимо зарезервировать (он появится в раскрывающемся списке вместе с пользователями).
Добавьте других участников встречи, которых вы приглашаете
Укажите другую информацию о встрече, например тему, место.
Добавить день и время встречи
Выберите Помощник по планированию в верхней части окна, чтобы узнать, доступен ли ресурс (синий цвет означает, что он зарезервирован, белый — доступен).
Нажмите "Отправить", чтобы сохранить встречу и отправить приглашение участникам.

После того как вы запланировали собрание и включили конференц-зал или другое зарезервированное оборудование в качестве участника, ресурс будет отображаться как зарезервированный во время собрания в интерфейсе Помощника по планированию.

Это предотвратит резервирование того же ресурса другими пользователями, если вы уже запланировали его.

Что нужно знать об использовании Помощника по планированию

Вот что нужно знать об этом рабочем процессе, чтобы ваша команда использовала его более эффективно.

Защитите почтовые ящики ресурсов, заблокировав вход

Хорошо бы защитить эти почтовые ящики ресурсов, чтобы хакеры не могли ими воспользоваться. Вы захотите заблокировать вход для всех почтовых ящиков вашей комнаты и оборудования.

Для отмены просто удалите ресурс из собрания

Если вы зарезервировали проектор для собрания, но теперь он вам больше не нужен, просто откройте запланированное собрание и удалите его из списка участников. Это удалит обозначение «занят» в течение этого времени и покажет ресурс как доступный.

Ресурсы могут быть автоматически зарезервированы или одобрены

Если вам по-прежнему нужно, чтобы кто-то контролировал и одобрял резервирование ресурсов, у вас есть этот вариант. Вы также можете полностью автоматизировать систему.

Автоматически: никому не нужно следить за почтовыми ящиками ресурсов, и они автоматически принимают приглашения на встречи.
Наблюдение: управление почтовыми ящиками должно осуществляться администратором, который будет принимать или отклонять этот элемент при отправке резервирования собрания, включающего ресурс.

Дополнительная пользовательская лицензия не требуется

Вам не нужно назначать пользовательскую лицензию почтовому ящику помещения или оборудования.

Позвольте технологии помочь вам найти дополнительные жемчужины производительности

Каждое повышение производительности означает экономию времени и денег для вашего бизнеса. Мы можем помочь вам проанализировать ваши рабочие процессы и инструменты и найти более эффективные способы выполнения задач, которые будут способствовать развитию вашей компании.

За каждой хорошей системой бронирования конференц-залов, такой как Joan, стоит надежное программное обеспечение для планирования. Это руководство для компаний, которые используют Outlook для планирования собраний.

Большинство систем бронирования конференц-залов обмениваются данными с такими программами, как Outlook, поддерживая актуальность расписаний помещений. Тем не менее, программное обеспечение настолько хорошо, насколько хорош пользователь. Любой, кто планирует встречу в Outlook, должен знать основные тонкости программного обеспечения, чтобы гарантировать, что бронирование пройдет гладко и профессионально.

Это руководство поможет вам успешно запланировать встречу.

Создать встречу

Откройте Outlook и перейдите к своему календарю, нажав кнопку календаря в левом нижнем углу окна:

Перейдите на вкладку "Главная" в верхней части экрана. Нажмите «Новая встреча».

Появится окно встречи:

Назовите встречу (иными словами — имя). Используйте раскрывающиеся календари и поля времени, чтобы установить время начала и время окончания.

Пригласить других

Для приглашения участников используются два поля: обязательное и необязательное.

Обязательно: контакты, которые должны присутствовать на собрании.

Необязательно: контакты, которые могут присутствовать на собрании, но не являются обязательными.

Если приглашенные являются вашими постоянными корреспондентами, начните вводить их имена в любом поле, и их контакты должны появиться. Если вы никогда раньше не отправляли им электронные письма через Outlook, нажмите кнопку «Обязательно» или «Необязательно»:

Появится окно со списком. Найдите и выберите участников, выбрав их, а затем нажав кнопку «Обязательно» или «Необязательно», добавив их в любой список. После добавления контактов нажмите OK.

Забронировать номер

Теперь, когда вы вернулись к окну встречи, вы готовы забронировать комнату. Нажмите кнопку "Местоположение".

Выберите комнату или место для проведения совещания. Если вы не уверены в названии комнаты, обратитесь к ИТ-специалисту или к кому-нибудь из вашей компании за списком комнат или советом. Добавьте комнату к собранию, нажав «Комнаты». Затем нажмите ОК.

Самое лучшее в системах для конференц-залов, таких как Joan 6, заключается в том, что в вашем календаре не будут отображаться недоступные комнаты. Так что можете быть абсолютно уверены, что никакого конфликта нет. Ну, по крайней мере, когда речь идет о конференц-залах…

Проверить наличие

Хитрость заключается в том, чтобы проверить доступность каждого. Перейдите на вкладку Помощник по планированию в верхней части окна собрания.

В почасовом представлении приглашенные будут доступны или заняты. Как и люди, комнаты также могут отображаться как занятые.Если можете, измените время встречи на временной интервал, когда доступно большинство приглашенных.

СОВЕТ. Вы также можете пригласить контакты в окне помощника по планированию, введя имя контакта в пустую строку столбца "Все участники".

Отправить приглашение

Теперь, когда вы выбрали приглашенных и выбрали комнату, пришло время отправить приглашение на собрание! Это самая легкая часть. Просто нажмите кнопку «Отправить» в левой части окна.

Вскоре ответы начнут поступать в ваш почтовый ящик.

СОВЕТ. Если вы пригласили множество контактов и не хотите получать ответы от каждого подтвержденного приглашения, перейдите в раскрывающийся список "Параметры ответа" на верхней ленте на вкладке "Собрание" и снимите флажок "Запрашивать ответы".

Что дальше?

Ну, не хватает только подготовки к этой встрече. Убедитесь, что все получили повестку собрания заранее и заметки о собрании после собрания.

Вот как написать повестку дня собрания. К нему также прикреплен шаблон, чтобы сэкономить время на самостоятельной работе.

Microsoft Outlook, также известный как наиболее часто используемое программное обеспечение для совместной работы во всем мире, несомненно, меняет рабочие процессы компаний и то, как люди работают. Как неотъемлемая часть этого, календарь Outlook связывает ваши ежедневные задачи. Он объединяет ваших коллег и клиентов с помощью простых, но всесторонних функций, таких как создание встреч и событий, организация встреч, просмотр групповых расписаний, приглашение и уведомление участников встречи и т. д.

Среди всех этих функций организация собраний обязательно связана с резервированием пространства, которое может представлять собой различные типы ресурсов помещения. Однако бронирование номеров в Outlook оставляет желать лучшего.

Бронирование комнаты для совещаний в Outlook может быть рутиной или даже проблемой

Традиционный метод бронирования комнаты для собраний через Outlook заключается в использовании ресурсов календарей в качестве комнат для собраний, чтобы мы могли управлять бронированием мест. Но вот некоторые зуды, которые нельзя почесать:

Нет фильтров для выбора нужного конференц-зала.
Неполная информация о конференц-залах, вместимости и т. д.
Невозможно проверить в режиме реального времени статус занятости конференц-зала.
Конфликты, вызванные двойным бронированием или прерванной встречей.
Отсутствие данных об использовании ресурсов комнаты.

Долгое время мы просто сдерживали эти проблемы и позволяли неудобствам расти. Время от времени происходят двойные бронирования, неподготовленные помещения для встреч и импровизированные отмены, что расстраивает ваших сотрудников; встречи требуют больше времени для организации; ограниченные ресурсы конференц-зала использовались не по назначению. Доступные комнаты остаются незанятыми, в то время как другие переполнены и т. д. Все это способствовало утечке времени, затрат и производительности. Вы знаете, что вам срочно нужно решение.

Используйте ярлык с интеграцией Outlook и системы бронирования конференц-залов

По данным Wainhouse Research , более 69 % опрошенных сотрудников ожидают, что бюджет их компании будет выделен на технологии для конференц-залов. увеличиваться. А в постпандемическую эпоху это число становится еще выше. Ожидается, что мировой рынок систем бронирования конференц-залов вырастет с 65,5 млн долларов США в 2020 году до 135,4 млн долларов США к 2026 году при среднегодовом темпе роста 12,9%. Все эти фактические заявления подчеркивают необходимость и тенденцию развертывания системы бронирования конференц-залов.

Что такое система бронирования конференц-залов?

Вместо того, чтобы полагаться на запутанные цепочки электронной почты или отдельный календарь, система бронирования конференц-залов позволяет гораздо проще и надежнее организовывать конференц-залы в ваших помещениях. Благодаря встроенным функциям управления пространством и объектами, календарю планирования, межплатформенной синхронизации данных, уведомлениям и т. д., он позволяет пользователям без проблем бронировать номера и понимать, как используются ресурсы их номеров. Это в основном применяется к сценариям, когда вы создаете расписания конференций и приглашаете людей присоединиться к собраниям или вам нужны подробные данные об использовании пространства для планирования ресурсов офиса. В большинстве случаев эффективную систему бронирования конференц-залов можно интегрировать со сторонними системами календаря, чтобы люди могли согласовывать бронирование конференц-залов с существующими расписаниями — и все это в одном месте.

Чтобы быть более конкретным, система бронирования конференц-залов имеет следующие функции, которых нет в Outlook, и которые порадуют ваших сотрудников и избавят вас от разрозненности данных:

Имейте интерактивный интерфейс бронирования, который позволяет фильтровать ресурсы номеров по их вместимости и легко находить наиболее подходящий номер.
Позволяет пользователям изменять все необходимые параметры встречи, такие как приглашение людей, бронирование периодической встречи, изменение информации о встрече и уведомление участников об изменениях в расписании.
Доступайте с аппаратными устройствами, такими как цифровые вывески, чтобы предоставить больше возможностей.

Идя дальше, вот некоторые важные преимущества выдающейся системы, позволяющей преодолеть все барьеры, которые у вас есть при бронировании конференц-зала:

Интеграция с календарной системой пользователей.
Предоставить расширенный инструмент отчетности и аналитики.
Создайте единую платформу

Yeastar Workplace: создано, чтобы дополнить ваш прогноз

Разработанный для того, чтобы снять стресс с управления рабочим местом, Yeastar Workplace включает в себя все важнейшие компоненты системы бронирования конференц-залов, чтобы ваш рабочий опыт всегда оставался на хорошем уровне. Он включает в себя интерактивную онлайн-платформу бронирования конференц-залов, сенсорные дисплеи и интеллектуальные датчики, чтобы ваш календарь соответствовал реальности и по возможности автоматизировал ручной процесс.

Особенности системы бронирования конференц-залов Yeastar:

Неограниченное количество пользователей
Интерактивное и унифицированное онлайн-бронирование Gird Room Booking
Наличие номеров, расположение, вместимость и фильтрация помещений
Регистрация бронирования и автоматическое освобождение от неявки
Срочное бронирование номеров и регулярное резервирование по расписанию
Напоминания AutoMeeting о расписании и изменениях
Интеграция с календарем и система единого входа: Microsoft Outlook, Google Календарь
Панель аналитики и статистика рабочего места: плотность и тенденции проведения собраний, данные об использовании помещений, повторный анализ времени и многое другое.
Дисплей в номере с сенсорным экраном: индикатор состояния номера, предварительный заказ и регистрация.
Умные датчики: автоматически собирайте и отслеживайте данные о занятости вашей комнаты в режиме реального времени.

Благодаря бесшовной интеграции с Outlook Yeastar Workplace и Outlook делают друг друга более мощными и обеспечивают наилучшие условия для сотрудников вашей команды.

Не стесняйтесь приветствовать завершенный прогноз

После интеграции Outlook с Yeastar Workplace информация о бронировании конференц-зала будет синхронизироваться между этими двумя платформами. Вы можете выбрать доступную комнату для собраний при создании события в Outlook. Таким образом, информацию можно синхронизировать с Yeastar Workplace и взаимодействовать с Room Display. Yeastar Workplace сгенерирует эти данные и предоставит вам представление об использовании конференц-зала.

Кроме того, доступ к Yeastar Workplace позволяет разблокировать дополнительные функции. Вы можете:

Бронируйте разовые или повторяющиеся встречи без риска двойного бронирования;
Используйте фильтры, такие как дата, местоположение, вместимость, оборудование и статус занятости, чтобы найти наиболее подходящую комнату;
Проверяйте занятость конференц-зала в режиме реального времени с помощью легко различимых цветов на дисплее комнаты;
Автоматическое информирование участников встречи о подробностях и изменениях встречи;
Применить политику проверки бронирования, чтобы автоматически освобождать бронь от незаезда.
Применить контроль разрешений на бронирование комнат, чтобы вы могли ограничить некоторые комнаты только для специального использования;
Используйте аналитику, чтобы выявить закономерности, связанные с использованием вашей комнаты, часами пиковой нагрузки, фантомными встречами, повторным захватом времени и т. д.

Это позволяет избежать большого количества ручной работы, избежать конфликтов и оптимизировать рабочий процесс!

Сделайте это прямо сейчас – экономия времени и усилий

Yeastar Workplace теперь предлагает постоянную бесплатную учетную запись, чтобы вы могли пользоваться некоторыми профессиональными функциями системы бронирования конференц-залов без каких-либо обязательств. Примените свою учетную запись здесь, и всего за несколько шагов по интеграции вы сразу же сможете наслаждаться более плавной работой на рабочем месте!

Как интегрировать Microsoft Outlook с Yeastar Workplace

Учетная запись глобального администратора Microsoft 365 для плана Business или Enterprise
План Yeastar Workplace Standard или Pro

Шаг 1. Войдите на портал Yeastar Workplace Management Portal и выберите Microsoft 365 в меню «Интеграция».
Шаг 2. Во всплывающем окне войдите в учетную запись глобального администратора Microsoft 365.
Шаг 3. Yeastar Workplace запросит разрешения на доступ к информации календаря для синхронизации событий. Нажмите "Принять", чтобы завершить подключение.
Шаг 4. Свяжите календари Microsoft 365 с Yeastar Workplace

В эпоху гибких рабочих мест с открытой планировкой, когда гибридная работа и работа, основанная на деятельности, становятся новой нормой, больше, чем когда-либо, требуется пространство для совместной работы, где группы могут сосредоточиться на важных проектах и общаться со своими командами и клиентами. . Таким образом, планирование конференц-залов в офисе должно развиваться.

Более 50 % респондентов недавнего опроса Gensler назначили запланированные или импровизированные встречи и общение — вот основные причины, по которым они хотят вернуться в офис.

Yeastar Workplace сочетает в себе производительность, совместную работу и эффективное использование пространства, чтобы удовлетворить потребности и подготовить вас к работе в будущем. Мы являемся новаторами в этой области с передовыми технологиями бронирования рабочих мест и конференц-залов. И это не только начало устранения ваших проблем, связанных с «устаревшим» рабочим процессом планирования пространства.

Чтобы узнать больше о решении Yeastar Workplace, просто получите бесплатную пробную версию или свяжитесь с нашей командой сегодня.

Читайте также: