Как вставить почтовый индекс в word

Обновлено: 20.11.2024

Лучшее решение этой проблемы — изменить в Word параметр, который настраивает соединение DDE с Excel и отображает почтовый индекс в том виде, в котором он отформатирован в Excel, со всеми ведущими нулями. (Инструкции см. в разделе Проблема с рассылкой писем: в почтовых индексах отсутствуют начальные нули.)

Однако по ряду причин (например, отфильтрованная электронная таблица или конфликт с драйвером принтера) это не всегда работает. Другой вариант — отредактировать коды полей в Word, чтобы убедиться, что отображаются все ведущие нули. Вот как:

  1. В документе Word щелкните поле с почтовым индексом и нажмите SHIFT + F9.
  2. Word отобразит код поля. Это будет выглядеть так (где Zip_Code является именем поля):
  3. Нажмите на поле и измените его на следующее:

Комментарии

Отсутствие начальных нулей в почтовых индексах при слиянии: еще один вариант — 32 комментария

Не могли бы вы уточнить, в каком текстовом документе нужно щелкнуть по коду поля и как вы нажимаете на код поля? Это не очевидный выбор в моем объединенном документе без нулей!

Вы хотите щелкнуть поле в основном документе, а не в объединенном документе. Вот шаги:

<р>1. После того, как вы вставите поля (Имя, Фамилия и т. д.) в основной документ, щелкните в середине поля «Почтовый индекс». Вероятно, это будет выглядеть примерно так: >

<р>2. Щелкнув в середине поля почтового индекса, нажмите SHIFT + F9. Вы увидите поле, изображенное в статье выше, и сможете добавить формат почтового индекса.

Я использую Excel, Office 36, и этот метод отлично сработал. Инструкция по подтверждению формата файла при открытии мне не подошла. Спасибо за этот альтернативный способ сохранения начальных нулей.

Если вы сохраните файл Excel в формате CSV (с разделителями-запятыми), а затем используете этот файл (версия CSV) в качестве базы данных в Microsoft Word Mail Merge при создании ярлыков, все нули из почтовых индексов будут сохранены.

СПАСИБО! Я работал с кодами MERGEFIELD, которые сводили меня с ума. Ничего не сработало. Это такое простое решение — жаль, что я не наткнулся на него вчера…

csv не позволяет сохранять нули для начала

Если вы используете функцию Text, CSV сохранит все введенные вами символы. Если в числе есть начальный ноль, этого не произойдет.

Это самый простой и простой способ решить проблему. большое спасибо.

Гораздо более простое решение — не использовать адресный блок и вставлять поля адреса по отдельности. Непосредственно перед полем почтового индекса введите ноль без пробела, затем вставьте поле почтового индекса. Пока все ваши адреса ведут к начальным нулевым почтовым индексам (мой… я понимаю, что для некоторых это может быть не так просто), это работает как шарм. Не удается заставить этот «другой вариант» работать с Office 365.

Да, у меня это тоже сработало!

СПАСИБО. Это единственное, что мне помогло.

Гений! Это сработало отлично

Этот метод не работает для Office 365. При переключении кодов полей почтовый индекс даже не отображается.

Спасибо за полезный совет! Это сработало отлично. Я добавлю это как передовую практику для других членов моей команды. Спасибо, что заставили меня выглядеть экспертом!

Да, у меня была такая же проблема. В Office 365 это исправление не работает. Поле Почтовый индекс просто исчезает. Странно, как у меня никогда не было этой проблемы на Mac. Я думал, что Word и Excel будут более совместимы на ПК, а не хуже.

СПАСИБО ЗА ЭТО.

Большое спасибо! Эта проблема сводила меня с ума. Ваше объяснение сработало отлично.

это работает для баз данных только с домашними или служебными адресами, но не работает, когда у вас смешанные адреса (как домашние, так и служебные)?

Не уверен, что вы имеете в виду. Это будет работать для любого почтового индекса. Вы хотите сказать, что иногда у вас есть 2 адреса, а иногда 1? Если это так, вам нужно запрограммировать это — проверить второй адрес.

У меня этот трюк сработал, я смог вставить нужный ноль в поле.
Большое спасибо

Спасибо! Спасибо! Спасибо!

Подход к форматированию MERGEFIELD отлично работает с почтовыми индексами, но канадские почтовые индексы отображаются как «00000». Есть какие-нибудь предложения, кроме разделения почтовых слияний по странам и удаления форматирования?

Я понимаю, что почтовые индексы Канады являются буквенно-цифровыми, поэтому изменения форматирования не требуются. Вы можете использовать оператор If, чтобы сказать, что если код начинается с буквы, он канадский и не требует форматирования, а если он начинается с цифры, то это код США и требует форматирования. 00000 для канадских кодов, вероятно, потому, что коды не являются числовыми.Формула, которую вам нужно будет ввести как формулу IF-THEN-ELSE, а затем напрямую добавить поля слияния, выглядит следующим образом: (Нажмите ALT-F9, чтобы увидеть коды)

После того как к документу подключен источник данных, добавление полей слияния позволяет персонализировать документ с помощью информации из источника данных. Поля слияния берутся из заголовков столбцов в источнике данных.

Вот пример того, как наборы полей слияния «Блок адреса» и «Строка приветствия» могут извлекать данные из электронной таблицы Excel в стандартное письмо.

Поля "Адресный блок" и "Строка приветствия" представляют собой наборы полей слияния.

Примечание. Если команды поля слияния отображаются неактивными, нажмите «Выбрать получателей» и выберите тип списка рассылки, который вы используете. Если у вас еще нет списка рассылки, нажмите «Ввести новый список», чтобы создать список в Word.

Добавить блок адресов

Нажмите или коснитесь того места, где вы хотите добавить адресный блок в документе.

На вкладке "Рассылки" выберите "Блокировка адреса"

Word дает возможность выбрать формальность имени в адресе.

Добавить строку приветствия

Нажмите или коснитесь того места в документе, где вы хотите добавить приветствие.

Выберите строку приветствия.

Выберите стиль имени, который вы хотите использовать, и задайте другие параметры.

Добавить отдельные поля слияния

Чтобы включить такие данные, как номера телефонов или адреса электронной почты, вы специально вставляете эти поля слияния. Кроме того, поле слияния, такое как Имя, не обязательно должно быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, вставьте поле слияния First_Name отдельно.

Нажмите или коснитесь того места, где вы хотите создать поле слияния.

Нажмите стрелку вниз в разделе "Вставить поле слияния" и выберите поле.

Если вы не видите имя поля в списке, выберите «Вставить поле слияния».

Выберите поля базы данных, чтобы просмотреть список полей в вашем источнике данных.

Выберите «Вставить».

Примечание. Если некоторые числа, валюты или даты имеют неправильный формат, см. раздел Подготовка источника данных Excel для слияния почты Word.

Используйте правила для более сложной персонализации

Возможно, вы захотите, чтобы ваше сообщение отличалось в зависимости от данных в определенных полях вашего источника данных. Например, счета-фактуры могут содержать слова "Просрочено" для клиентов, где значением поля "Срок оплаты" является дата в прошлом.

Этот уровень сложности зависит от настройки правил и кодов полей. На вкладке "Рассылки" в группе "Запись и вставка полей" выберите "Правила" и выберите тип правила, которое вы хотите добавить.

Дополнительную информацию о том, как использовать правила слияния, см. в разделе Установка правил для слияния.

Добавить отдельные поля слияния

Чтобы включить такие данные, как номера телефонов или адреса электронной почты, вы специально вставляете эти поля слияния. Кроме того, поле слияния, такое как Имя, не обязательно должно быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, вставьте поле слияния First_Name отдельно.

Нажмите или коснитесь того места, где вы хотите создать поле слияния.

Нажмите стрелку вниз в разделе "Вставить поле слияния" и выберите поле.

Примечание. Если некоторые числа, валюты или даты имеют неправильный формат, см. раздел Подготовка источника данных Excel для слияния почты Word.

Используйте правила для более сложной персонализации

Возможно, вы захотите, чтобы ваше сообщение отличалось в зависимости от данных в определенных полях вашего источника данных. Например, счета-фактуры могут содержать слова "Просрочено" для клиентов, где значением поля "Срок оплаты" является дата в прошлом.

Этот уровень сложности зависит от настройки правил и кодов полей. На вкладке «Рассылки» выберите «Правила» и выберите тип правила, которое вы хотите добавить.

Дополнительную информацию о том, как использовать правила слияния, см. в разделе Установка правил для слияния.

При использовании Microsoft Word для слияния данных имени и адреса по почте в серию формальных писем или даже этикеток поле почтового индекса будет прекрасно объединено, если оно содержит 5 цифр. Однако есть районы страны, в которых пять цифр начинаются с нуля. Mail Merge отбрасывает начальный ноль, и это может стать серьезной проблемой для USPS. Ваше письмо, отправленное на 02920, почтовый индекс Род-Айленда, будет напечатано как 2920. Письмо может какое-то время висеть в воздухе, пока кто-нибудь не поймет, что оно предназначено для Род-Айленда.

Есть способ указать слиянию почты не удалять начальные нули.

Сохраняйте начальный нуль

Я предполагаю, что вы знаете, как использовать функцию слияния писем в Microsoft Word.Если нет, см. эту статью Easy Mail Merge Using Microsoft Office, в которой я подробно описал, как использовать слияние.

Документ, объединяемый с вашим списком адресов, будет выглядеть примерно так:

Нажмите ALT+F9, и вы увидите код за полями:

Поле слияния с почтовым индексом выглядит следующим образом: < MERGEFIELD «ZIP_Code» >.

Чтобы остановить подавление начального нуля, используйте это:

Это указывает Word прекратить подавление нулей в первом из пяти чисел, то есть не подавлять начальный ноль.

Вот что означает этот код:

Теперь вся ваша почта будет попадать в нужное почтовое отделение.

БОЛЬШЕ СТАТЕЙ ОБЪЕДИНЕННЫХ ПОЧТОВ

Об авторе

Дик Эванс

2 мысли о «Как форматировать почтовые индексы слияния»

Если для первого числа задано значение 0, не будет ли оно переопределять любые ненулевые числа в этом месте во время слияния? Обычно это происходит в такой строке. Просто любопытно, без необходимости настраивать слияние почты. К счастью, все мои списки не содержат ведущих «0».

Да, этот первый 0 говорит об нулевом подавлении только до этой точки, но не до этого места... 001234 будет отображаться как 01234

Пользователь создал электронную таблицу с ячейкой для почтового индекса. Введите почтовый индекс в виде 9 цифр.

Я использовал формулу "почтовый индекс + 4" и смог преобразовать их в нужный формат.

Когда я пытаюсь отправить электронную таблицу с ярлыками в Word 07, почтовый индекс отображается в виде 9-значного числа вместо 5-4-значного.

Есть какие-либо предложения, кроме повторного ввода 680 почтовых индексов? :о(

WW_Techie

Защитите свои конечные точки от киберпреступников

2022-03-24 14:00:00 UTC Веб-семинар Веб-семинар: Cisco — защитите свои конечные точки от кибер-преступников Подробности о событии Просмотреть все события

11 ответов

Скопируйте/вставьте столбец обратно в Excel, используя специальный параметр "Вставить". Это сохранит значения, а также удалит форматирование.

OP WW_Techie

Спасибо за ответ, но я не думаю, что это ответ.

Столбец никогда не удалялся из Excel. Если я сделаю так, как вы сказали, столбец будет состоять из 9 цифр.

Я добавляю в приложение несколько снимков экрана, чтобы дать представление о том, что происходит.

Huw3481

HD IT Solutions — поставщик ИТ-услуг.

На ум приходят два варианта.

<р>1. В Excel формат чисто такой. Формат отображения .123456789 по-прежнему равен 123456789, однако вы его отображаете. Преобразуйте число в строку и используйте строковые функции, чтобы манипулировать им по своему усмотрению, а затем используйте это в слиянии почты.

<р>2. Как и выше, но оставьте 123456789 в Excel и выполните форматирование в Word.

Лично я бы выбрал вариант 1.

Я предлагаю манипулировать данными в Excel. Я имею в виду, отключите форматирование zip+4. Создайте 2 новых столбца. 1. Почтовый индекс 2. плюс4

формула для столбца Zip будет =LEFT(A1,7)

где A1 — это ячейка, содержащая 9-значное число

формула для столбца plus4 будет =RIGHT(A1,4)

где A1 — это ячейка, содержащая 9-значное число

При этом вы не вводите числа заново, а просто манипулируете ими, чтобы при слиянии можно было указать оба поля и отформатировать их по своему усмотрению, добавив "-" между полями.

Вы правы насчет того, что специальная вставка не работает с zip+4, раньше такого не было. Рекомендация Сюзанны тоже подойдет.

Дэйв Росси

Я считаю, что если бы был вставлен -, это не было бы проблемой, и вам не пришлось бы манипулировать данными.
Мои 2 цента, я бы скопировал столбец в новую электронную таблицу, сделал текст в столбцах, правильно разделил его и написал формулу слияния текста в C1, например =A1&"-"&B1, а затем скопировал этот новый столбец обратно к исходной таблице.
Это действительно проще, чем кажется.

OP WW_Techie

Ну, последний поиск в Google и я нашел следующее. Возможно, вы захотите убрать это для будущего исх. :о)

И да, это сработало отлично!

Huw3481

HD IT Solutions — поставщик ИТ-услуг.

"Это происходит из-за того, что данные в списке получателей в Word отображаются в собственном формате, в котором их хранит Excel, без форматирования, которое применяется к ячейкам листа, содержащим данные"

Я знал, что был прав!

OP WW_Techie

да, вы были правы, но это просто дало более простой способ правильно выполнить слияние. :о)

Huw3481

HD IT Solutions — поставщик ИТ-услуг.

да, вы были правы, но это просто дало более простой способ правильно завершить слияние. :о)

Это лучший способ. Нет смысла учить кошку лаять. :D

Эта тема заблокирована администратором и больше не открыта для комментариев.

Чтобы продолжить это обсуждение, задайте новый вопрос.

Искра! Серия Pro – 22 марта 2022 г.

День в истории: 22 марта 1765 г. — принят Закон о гербовом сборе; Первый прямой британский налог на американских колонистов, организованный премьер-министром Джорджем Гренвиллем 1782 г. — Папа Пий VI прибывает в Вену для встречи с императором Священной Римской империи.

Щелкни! Взлом Okta, взлом Microsoft, дефекты принтеров HP, экзопланеты, изобретательность

Ваша ежедневная доза технических новостей. Вы должны это услышать. Компания по аутентификации Okta расследует сообщение об утечке данных Поставщик аутентификации Okta, похоже, подвергся серьезной утечке данных после того, как в сети появились скриншоты конфиденциальных данных.

Как вы измеряете успех?

Если в вашей команде появился новый инженер, и вы его обучили. Как вы измеряете успех инженера с точки зрения обучения, которое вы предоставили? Как вы оцениваете, что они должны уметь делать, или как узнать, было ли ваше обучение успешным.

Настойчивая тактика MSP

За последние несколько месяцев моя компания связалась с некоторыми ИТ-поставщиками в этом районе, чтобы узнать, подходят ли они нам для какой-либо консультационной работы и разовых проектов. долгосрочное обязательство или "услуга pl.

Стремление к карьерному росту

Здравствуйте! Кажется, это правильное место, чтобы задать мой вопрос. Я ищу эффективный способ получить должность, связанную с сетями (администрирование, проектирование, проектирование и т. д.). Я работаю в сфере ИТ около пяти лет. Я иду изначально фр.

Читайте также: