Как вести учет доходов и расходов в Excel

Обновлено: 05.07.2024

Создание плана бюджета для вашей семьи может показаться непосильным и трудным, но Excel может помочь вам организоваться и не сбиться с пути благодаря множеству бесплатных и премиальных шаблонов бюджета.

Ознакомьтесь с местностью

Целью семейного бюджета является суммирование того, что вы зарабатываете, и того, что вы тратите, чтобы помочь вам планировать долгосрочные и краткосрочные цели. Использование электронной таблицы бюджета может помочь сделать ваше финансовое благополучие приоритетом, контролируя расходы и увеличивая сбережения!

Умные деньги с помощью Money в Excel

Деньги в Excel помогут вам контролировать свои финансы. Это единственный шаблон, который безопасно подключается к вашим финансовым учреждениям для импорта и синхронизации учетных записей в электронную таблицу Excel. Отслеживайте финансы и получайте персональные советы, не выходя из Excel.

Примечание. Деньги в Excel — это премиум-шаблон, доступный в рамках подписки на Microsoft 365 Personal или Family, и в настоящее время он доступен только в США.

Сделай сам с помощью шаблона личного бюджета

Предпочитаете делать что-то самостоятельно? Этот шаблон Excel может помочь вам отслеживать ежемесячный бюджет по доходам и расходам. Введите свои расходы и доходы, и любая разница будет рассчитана автоматически, чтобы вы могли избежать дефицита или спланировать любые прогнозируемые излишки. Сравните прогнозируемые расходы с фактическими, чтобы со временем отточить свои навыки составления бюджета.

Совет. Отслеживайте ежемесячные расходы.
Счета за коммунальные услуги, кредитные карты и страховку выставляются ежемесячно, поэтому самый простой способ следить за расходами — определить, сколько вы тратите ежемесячно.

Не забывайте о «дополнительных функциях»

Помимо счета за электроэнергию, есть ли у вас подписка на фильмы или игры? А как насчет абонемента в спортзал? Обязательно отслеживайте и их.

Совет. Обратите внимание на переменные расходы.
Хотя счета за газ и телефон обычно не меняются по месяцам, другие расходы, такие как питание вне дома или покупка одежды, могут сильно различаться.

Классифицировать расходы

Теперь, когда у вас есть общее представление о ежемесячных расходах, пришло время разделить их на категории, чтобы вы могли просмотреть свои фиксированные, переменные и дискреционные расходы.

Постоянные расходы

Постоянные расходы остаются неизменными из месяца в месяц. Примеры включают ипотеку или арендную плату, медицинскую страховку, оплату автомобиля или налоги на жилье. Все это можно отразить в категории "постоянные расходы".

Совет: переменные расходы

Без переменных расходов не обойтись, но они могут колебаться от месяца к месяцу. К таким расходам относятся продукты, техническое обслуживание автомобиля, электричество и вода.

Необязательные расходы

Необязательные расходы могут сильно варьироваться от месяца к месяцу. Примеры – питание вне дома, подписка на стриминговые сервисы, членство в клубе, кабельное телевидение и одежда.

Установите цели

После того, как вы получите четкое представление о том, сколько денег поступает по сравнению с тем, что вы тратите, вы можете начать расставлять приоритеты для своих краткосрочных и долгосрочных целей.

Составить бюджет на реконструкцию дома

Ваша стиральная машина сломалась? Ваши шкафы ветшают? Мастер-ванна нуждается в обновлении? Реконструкция вашего дома может быть сопряжена со многими непредвиденными обстоятельствами. Не забудьте включить эти расходы в свои финансовые цели.

Совет. Оставьте открытыми варианты свадьбы

Постоянный анализ своих финансов поможет вам понять, достаточно ли вы сэкономили, чтобы купить вещь первой необходимости или просто "приятно иметь". Вам нужна арка из роз для свадебного кортежа или вы просто хотите ее? В любом случае обязательно сопоставьте это с вашими целями.

Планируйте развлечения в колледже

Если вы будете придерживаться фиксированных расходов, вы сможете быстрее достичь своих краткосрочных и долгосрочных целей. Но вы также можете включить определенную сумму в свой ежемесячный бюджет на развлечения и развлечения — переменные расходы, которые вы наверняка захотите отслеживать во время учебы в колледже.

< бр />

Алан Мюррей

Алан Мюррей
Писатель

Алан Мюррей уже двадцать лет работает тренером и консультантом по Excel. В большинстве случаев его можно встретить за преподаванием Excel в классе или на семинаре. Алан получает удовольствие от того, что помогает людям повысить свою производительность и качество работы с помощью Excel. Подробнее.

Создание таблицы расходов и доходов может помочь вам управлять своими личными финансами. Это может быть простая электронная таблица, которая дает представление о ваших счетах и отслеживает ваши основные расходы. Вот как это делается в Microsoft Excel.

Создать простой список

В этом примере мы просто хотим сохранить ключевую информацию о каждом расходе и доходе. Это не должно быть слишком сложным. Ниже приведен пример простого списка с некоторыми примерами данных.

Введите заголовки столбцов для информации о каждом расходе и виде дохода, которую вы хотите сохранить, а также несколько строк данных, как показано выше. Подумайте, как вы хотите отслеживать эти данные и как вы будете к ним обращаться.

Эти образцы данных являются ориентиром. Введите информацию удобным для вас способом.

Отформатировать список как таблицу

Форматирование диапазона в виде таблицы упростит выполнение вычислений и управление форматированием.

Нажмите в любом месте списка данных, а затем выберите "Вставить" > "Таблица".

Выделите диапазон данных в списке, который вы хотите использовать. Убедитесь, что диапазон указан правильно в окне «Создать таблицу» и установлен флажок «Моя таблица имеет заголовки». Нажмите кнопку «ОК», чтобы создать таблицу.

Список теперь отформатирован как таблица. Также будет применен синий стиль форматирования по умолчанию.

Когда в список будут добавлены новые строки, таблица автоматически расширится и применит форматирование к новым строкам.

Если вы хотите изменить стиль форматирования таблицы, выберите свою таблицу, нажмите кнопку "Дизайн таблицы", а затем кнопку "Дополнительно" в углу галереи стилей таблиц.

Это расширит галерею со списком стилей на выбор.

Вы также можете создать свой собственный стиль или очистить текущий стиль, нажав кнопку "Очистить".

Назовите таблицу

Мы дадим таблице имя, чтобы упростить обращение к ней в формулах и других функциях Excel.

Для этого нажмите на таблицу, а затем выберите кнопку «Дизайн таблицы». Оттуда введите понятное имя, например «Accounts2020», в поле «Имя таблицы».

Добавить итоги для доходов и расходов

Отформатировав данные в виде таблицы, можно легко добавлять итоговые строки для ваших доходов и расходов.

Нажмите в таблице, выберите "Дизайн таблицы", а затем установите флажок "Строка итогов".

Строка итогов добавляется в конец таблицы. По умолчанию вычисление будет выполняться в последнем столбце.

В моей таблице последний столбец — это столбец расходов, поэтому эти значения суммируются.

Нажмите ячейку, которую вы хотите использовать для расчета итоговой суммы в столбце доходов, щелкните стрелку списка, а затем выберите расчет суммы.

Теперь есть итоги по доходам и расходам.

Если вам нужно добавить новый доход или расход, нажмите и перетащите синюю рукоятку изменения размера в правом нижнем углу таблицы.

Перетащите его вниз на количество строк, которые вы хотите добавить.

Введите новые данные в пустые строки над общей строкой. Итоги будут автоматически обновлены.

Суммируйте доходы и расходы по месяцам

Важно подсчитывать, сколько денег поступает на ваш счет и сколько вы тратите. Однако полезнее просматривать эти итоги сгруппированными по месяцам и видеть, сколько вы тратите по разным категориям расходов или по разным типам расходов.

Чтобы найти эти ответы, вы можете создать сводную таблицу.

Нажмите на таблицу, выберите вкладку "Конструктор таблиц", а затем выберите "Сводная таблица".

В окне "Создать сводную таблицу" таблица будет отображаться как данные для использования, а сводная таблица будет помещена на новый рабочий лист. Нажмите кнопку "ОК".

Сводная таблица отображается слева, а список полей — справа.

Это краткая демонстрация, позволяющая легко суммировать ваши расходы и доходы с помощью сводной таблицы. Если вы новичок в сводных таблицах, ознакомьтесь с этой подробной статьей.

Чтобы просмотреть разбивку расходов и доходов по месяцам, перетащите столбец "Дата" в область "Строки", а столбцы "Входящие" и "Исходящие" - в область "Значения".

Имейте в виду, что ваши столбцы могут называться по-разному.

Поле «Дата» автоматически группируется по месяцам. Поля «Вход» и «Выход» суммируются.

Во второй сводной таблице можно просмотреть сводку расходов по категориям.

Нажмите и перетащите поле «Категория» в «Строки», а поле «Исходящие» — в «Значения».

Создается следующая сводная таблица, в которой суммируются расходы по категориям.

Обновление сводных таблиц доходов и расходов

Когда в таблицу доходов и расходов добавляются новые строки, выберите вкладку "Данные", нажмите стрелку "Обновить все", а затем выберите "Обновить все", чтобы обновить обе сводные таблицы.

› Как использовать СУММЕСЛИ в Microsoft Excel
› Как использовать формат бухгалтерского номера в Microsoft Excel
› Как использовать «Деньги в Excel» от Microsoft для управления своими финансами
› Как сохранить диаграмму как изображение в Microsoft Excel
› Как объединить данные из электронных таблиц в Microsoft Excel
› Как вставить строку итогов в таблицу в Microsoft Excel
› Что означает XD и как вы его используете?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11

До появления программного обеспечения для бухгалтерского учета бухгалтеры использовали рукописные электронные таблицы для отслеживания коммерческих расходов. Теперь вы можете использовать такие программы, как Excel, для создания электронных таблиц расходов и выполнения математических расчетов, но принцип тот же: классифицируйте, перечисляйте и выполняйте сложение. В отличие от подходов к бухгалтерскому учету, основанных на базе данных, таких как QuickBooks, электронные таблицы позволяют просматривать больше информации одновременно.

Классификация

Категории, которые вы используете для каждого столбца таблицы расходов, определяют, как вы разбиваете то, как ваша компания тратит деньги. Вы можете использовать категории, представленные в налоговой форме С налоговой службы Налоговой службы, такие как стоимость проданных товаров, расходных материалов, коммунальных услуг, арендной платы и амортизации. Преимущество этого подхода заключается в том, что вы можете легко перенести информацию из электронной таблицы в налоговую форму. Кроме того, вы можете добавить столбцы для категорий, которые имеют непосредственное отношение к вашему бизнесу и помогают отслеживать прибыльность, например разбивку закупок материалов по продуктам, в которых эти элементы будут использоваться.

Создание электронной таблицы бухгалтерской книги

Таблица, в которой отслеживаются расходы, может служить бухгалтерской книгой.

Используйте верхнюю строку каждого столбца для определенных вами категорий.
Используйте крайний левый столбец для даты и столбец, второй слева для имени поставщика.
Введите сумму каждого расхода в столбец, соответствующий его категории.
Чтобы рассчитать общую сумму, которую вы потратили на категорию, сложите суммы в этом столбце, вставив формулу, если вы работаете с программой для работы с электронными таблицами.
Если вы работаете с бумажным бухгалтерским журналом, добавьте итоги по столбцам с помощью калькулятора.

Например, 1 июня вы заплатили городскому отделу коммунальных услуг 48,85 долларов США. Введите 48,85 долларов США в столбце "Утилиты". Используйте строку, начинающуюся с «1 июня», и название коммунальной службы вашего города.

Создание сводной таблицы расходов

Ваша компания также может использовать электронную таблицу, чтобы суммировать и сравнивать свои расходы с течением времени. Формат электронной таблицы идеально подходит для создания такого обзора. Это позволит вам быстро и четко увидеть, как ваши расходы в каждой категории меняются от месяца к месяцу, и как сравниваются ваши расходы в разных категориях.

Для месяцев используйте столбцы в верхней части страницы.
Используйте левый столбец для каждой категории расходов.
В каждой ячейке введите сумму, которую вы потратили на эту категорию в течение этого месяца.
Если вы работаете с программой для работы с электронными таблицами, введите формулу в крайнем правом углу каждой строки, чтобы подсчитать общие расходы в этой категории за год.
Если вы работаете с программой для работы с электронными таблицами, добавьте формулу внизу каждого столбца для расчета общих расходов по всем категориям за каждый месяц.
Если вы работаете с бумажным бухгалтерским журналом, добавьте строки и столбцы с помощью калькулятора.

Девра Гартенштейн основала свой первый бизнес по производству продуктов питания в 1987 году. В 2013 году она преобразовала свое последнее предприятие, концессию на фермерском рынке и компанию общественного питания, в кооператив, принадлежащий рабочим. Она занимается индивидуальным наставничеством и консультацией по вопросам предпринимательства и практических деловых навыков.

Вот 8 лучших шаблонов для отслеживания расходов, которые помогут вам управлять своими деньгами, оптимизировать денежные потоки и планировать будущее — и все это с помощью бесплатных гибких электронных таблиц.

Понимание (и улучшение) вашего финансового положения начинается с отслеживания ваших расходов.

Таблицы – один из самых простых инструментов для отслеживания расходов.

Кроме того, сотни бесплатных готовых шаблонов позволяют легко начать отслеживать расходы в электронной таблице. Вы даже можете просматривать свои расходы на ходу с помощью бесплатных мобильных приложений для Microsoft Excel или Google Sheets.

Ниже представлены восемь бесплатных шаблонов отслеживания расходов. Но сначала у нас есть несколько советов по включению ваших транзакций в шаблон и сохранению категоризации.

Как добавить транзакции из вашего банка в шаблон расходов

Есть несколько способов внести транзакции по банковским операциям и кредитным картам в электронные таблицы:

Ручной процесс: войдите на веб-сайт своего банка. Затем вы можете либо вырезать и вставлять свои транзакции в электронную таблицу, либо экспортировать файл CSV, который затем можно либо импортировать непосредственно в свои таблицы, либо снова вырезать и вставлять данные.

Автоматизированный рабочий процесс: Tiller может автоматически обновлять ваши электронные таблицы с вашими ежедневными расходами, остатками на счетах и другими остатками на счетах из банков, кредитных карт, брокерских компаний и 21 000 других финансовых источников. Вы можете бесплатно попробовать в течение 30 дней, и вы сохраните все данные, импортированные в течение пробного периода. Узнать больше →

Предложения по классификации расходов в вашем шаблоне

Следующий шаг – разумная сортировка расходов. Примерами распространенных категорий расходов являются ипотека/аренда, коммунальные услуги, дети, домашние животные, здоровье, продукты, рестораны, автомобили, одежда, путешествия, страховка и погашение долга. Другие предлагаемые категории бюджета можно найти здесь.

Каждая транзакция может относиться только к одной категории. (Тем не менее, вы можете разделить транзакции и использовать теги — подробнее здесь.)

Сначала лучше все делать по-простому; вы всегда сможете добавить дополнительные категории отслеживания бюджета позже.

Что касается категоризации транзакций по расходам, вы можете делать это вручную за пару минут каждый день или использовать AutoCat для автоматической обработки.

Теперь перейдем к шаблонам.

Содержание

Шаблон ежемесячного отслеживания расходов
Простой счетчик расходов по месяцам
Промежуточная таблица отслеживания расходов с диаграммами
Расширенная таблица отслеживания состояния и расходов
Простая электронная таблица автоматического отслеживания расходов
Отслеживание расходов с Google Sheets и Google Forms

Шаблон отслеживания семейного бюджета
Простой шаблон отслеживания расходов

Шаблоны отслеживания расходов для Google Таблиц

Шаблон ежемесячного отслеживания расходов

Платформа: Google Таблицы

Monthly Expense Tracker by Mod Boutique Agency. Этот шаблон отслеживает расходы по месяцам в настраиваемых категориях и предоставляет сводку ваших доходов и расходов как за месяц, так и за год.

Простой счетчик расходов по месяцам

Платформа: Google Таблицы

У финансового редактора Либби Кейн есть простая, но чрезвычайно эффективная таблица, с помощью которой она отслеживает свои расходы. С помощью этого листа вы будете регистрировать свои расходы по месяцам на одной странице. Кейн разделяет ежемесячные расходы на дискреционные и фиксированные расходы, а также учитывает доход, возврат платежа и сбережения.

Для тех, кто еще не знаком с электронными таблицами и/или управлением капиталом, Кейн опубликовал сопроводительное руководство, которое поможет вам в этом процессе.

Промежуточная таблица отслеживания расходов с диаграммами

Платформа: Google Таблицы

Возможно, вы достаточно знакомы с электронными таблицами, чтобы не беспокоиться о вводе данных, но не настолько, чтобы писать собственные формулы. Вам нужны разные способы проиллюстрировать и понять, куда уходят ваши деньги, но вы не знаете, как добиться этого самостоятельно.

В этом случае вам может понравиться инструмент отслеживания бюджета и расходов Эрики Кульберг. Чтобы использовать его, вы просто вводите свой бюджет на вкладке «Категория» и свои расходы на первой вкладке. Нам нравится, что когда вы отслеживаете свои расходы, есть раздел, в котором можно указать, кто совершил каждую покупку, что делает эту таблицу идеальной для пар, которые составляют бюджет вместе.

Расширенная таблица отслеживания состояния и расходов

Платформа: Google Таблицы

Если вам нужны более длительные временные рамки и таблица отслеживания расходов, которая также будет учитывать ваш собственный капитал, вы можете проверить это на Hack Your Wealth. Т

Его электронная таблица позволяет отслеживать ваши доходы и расходы за восемь лет, а также учитывать расширенные формулы для определения суммы ипотечного кредита, налоговой ставки и инвестиций.

Простая автоматизированная таблица учета расходов

Канал: Google Таблицы

В Tiller отслеживание ваших расходов — важная часть нашей работы. Мы создаем электронные таблицы, которые автоматически связываются с вашими финансовыми счетами.

Таким образом, вам не нужно вручную регистрировать каждую последнюю покупку; это сделано для вас, не пошевелив пальцем.

Электронные таблицы Tiller не просто заполняют ваши расходы в целях отслеживания; они анализируют ваши данные с помощью заранее написанных формул для создания красивых диаграмм, графиков и многого другого, чтобы вы могли визуализировать свои покупательские привычки и улучшать их.

Они создают простые бюджеты с большим количеством сложной математики за кулисами.

Отслеживание расходов с Google Sheets и Google Forms

Отслеживание расходов с Google Sheets и Google Forms от PC World — гениальное использование Таблиц и Форм. Это не совсем шаблон.Вместо этого он использует форму Google для импорта информации о расходах в таблицу Google, которую затем можно настроить.

Шаблоны отслеживания расходов Microsoft Excel

Шаблон отслеживания семейного бюджета

Платформа: Microsoft Excel

Если вы управляете деньгами для всей семьи и в вашем бюджете есть такие позиции, как "529 взносов" и "Выпивка", вам может подойти этот шаблон семейного бюджета от автора PT Money Эмили Гай Биркен. . Этот планировщик бюджета позволяет хранить записи о доходах, долгосрочные цели сбережений, краткосрочные цели сбережений и ежедневные расходы. Вы записываете свои расходы каждый день и оцениваете общую картину в конце месяца.

Простой шаблон отслеживания расходов

Платформа: Excel

Эта сверхпростая таблица отслеживания расходов, представленная The Penny Hoarder, была создана специалистом по обработке и анализу данных. Чтобы использовать его, вы просто регистрируете свои расходы по мере их возникновения, вводя дату, сумму и «описание» или категорию.

Шаблоны отслеживания расходов малого бизнеса

Платформа: Google Таблицы

Отслеживание расходов обязательно, если у вас небольшой бизнес. Так же как и регистрация вашего дохода. Но сделать это не должно быть сложно. Gusto предоставляет бесплатный шаблон электронной таблицы для максимально простого отслеживания доходов и расходов бизнеса. Наличие страницы для каждого месяца позволяет легко привести в порядок финансы вашего бизнеса.

Чтобы сделать это еще проще, регистрируйте каждый платеж и расход по ходу дела, а не просматривайте выписки и квитанции по банковским картам или кредитным картам позднее. Отслеживание всего, что происходит, также поможет вам оптимизировать бизнес-бюджет.

Дальнейшие шаги

Ни у кого не бывает идеальных финансов, но чем тщательнее вы отслеживаете свои расходы, тем больше вы можете предвидеть надвигающуюся нехватку денежных средств или найти дополнительные средства для сбережений или погашения долга.

Отслеживая свои расходы по месяцам, вы также увидите, как они меняются. Периодические расходы, такие как ежеквартальные страховые взносы, школьные покупки, дни рождения и праздники, могут разрушить даже самые лучшие финансовые планы.

Со временем вы сможете предвидеть эти расходы и соответственно планировать их, чтобы они меньше влияли на ваши расходы.

Отслеживание доходов и расходов — один из первых шагов в управлении деньгами. Я разработал этот рабочий лист для использования в качестве раздаточного материала для печати во вводном курсе по личным финансам, но он также работает как редактируемая электронная таблица. Хотя у меня есть другие финансовые и бюджетные таблицы, которые делают намного больше, чем эта, если вы ищете очень простой способ отслеживать свои деньги, эта таблица может помочь вам начать работу.

Таблица доходов и расходов

Скачать

Лицензия: частное использование (не для распространения или перепродажи)

Таблица доходов и расходов для печати

Скачать

Лицензия: частное использование (не для распространения или перепродажи)

Описание

Эта версия создана специально для печати и заполнения вручную. Этот рабочий лист может стать первым шагом на вашем пути к управлению личными финансами.

Шаг 1. Отслеживайте свои доходы и расходы.

Шаг 2. Используйте эту информацию для создания бюджета.

Шаг 3. Продолжайте отслеживать, чтобы уложиться в бюджет.

Использование таблицы доходов и расходов

Я постарался сделать таблицу максимально простой в использовании. Если вы используете его в Excel на смартфоне, вы обнаружите, что он использует множество раскрывающихся списков. Вы можете редактировать эти списки на листе настроек.

Эта таблица не подсчитывает для вас сводку доходов и расходов по категориям (как, например, учетная запись). Однако, если вы знакомы с Excel, вы можете использовать сводную таблицу для анализа своих доходов и расходов.

Шаг 1. Удалите образцы данных, но не очищайте формулы в столбце "Баланс".

Приведенные здесь примеры данных служат примером того, как вы можете вводить начальные остатки, переводить деньги между счетами и вводить некоторые операции с основными расходами.

Нет необходимости использовать лист для ВСЕХ ваших учетных записей в одном реестре. Вы можете продублировать рабочий лист и использовать по одному рабочему листу для каждой из своих учетных записей, если хотите.

Шаг 2. Введите начальный баланс для аккаунтов, которые вы хотите отслеживать.

Это не обязательно, но это то, что вы должны сделать, если хотите отслеживать баланс каждой учетной записи. На самом деле существует скрытый столбец, который вы можете отобразить, чтобы показать текущий баланс вашего счета.

Шаг 3. При необходимости отредактируйте списки учетных записей и категорий на листе настроек.

Эти списки управляют тем, что отображается в раскрывающихся списках для каждого столбца. Выпадающие списки использовать не обязательно — они только для удобства.

Если вас немного пугают личные финансы, может быть проще начать с нескольких категорий расходов. Когда вы будете готовы к чему-то более сложному, вы можете попробовать Шаблон управления капиталом.

Шаг 4. Ежедневно обновляйте таблицу доходов и расходов.

Если вы используете рабочий лист на своем телефоне, вы можете редактировать его на ходу. Если вы используете распечатанный рабочий лист, вы можете взять его с собой в бумажник или сумочку и редактировать всякий раз, когда совершаете покупку.

Еще один подход — делать заметки о своих расходах на карточке 3 x 5 или в телефоне, а затем обновлять лист дома.

Шаг 5. Создайте сводную таблицу для анализа доходов и расходов

На изображении ниже показан пример отчета, который можно легко создать с помощью сводной таблицы в Excel. Подробные инструкции см. в статье блога, написанной приглашенным автором и Microsoft MVP Джоном Макдугаллом: использование сводных таблиц для анализа доходов и расходов.

Совет. Если вы используете сводную таблицу в Excel 2013 или более поздней версии, я рекомендую попробовать новую функцию временной шкалы. Это упрощает выбор диапазона дат для отображения в таблице. Щелкните внутри сводной таблицы, затем перейдите на вкладку "Анализ" и нажмите "Вставить временную шкалу".

Читайте также: