Как вести базу данных клиентов в Excel, пример

Обновлено: 03.07.2024

Многие пользователи активно используют Excel для формирования отчетов для их последующего редактирования. Отчеты используются для удобного просмотра информации и полного контроля над управлением данными при работе с программой.

Таблица — это интерфейс рабочей области программы. Реляционная база данных структурирует информацию в строках и столбцах. Несмотря на то, что в стандартный пакет MS Office входит отдельное приложение для создания и обслуживания баз данных Microsoft Access, пользователи активно используют для этих же целей Microsoft Excel. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; формат; фильтр; редактировать; организовать и структурировать информацию.

Это все, что вам нужно для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel является универсальным аналитическим инструментом, который больше подходит для сложных вычислений, вычислений, сортировки и даже для хранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более одного миллиона записей в одной таблице, в 2010 г. версия).

Структура базы данных — таблица Excel

База данных — набор данных, распределенный по строкам и столбцам для удобного поиска, организации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях:

Запись — строка базы данных (БД), содержащая информацию об одном объекте.
Поле — это столбец в базе данных, содержащий информацию одного типа обо всех объектах.
Записи и поля базы данных соответствуют строкам и столбцам стандартной электронной таблицы Microsoft Excel.

Если вы умеете делать простую таблицу, то создать базу данных не составит труда.

Создание БД в Excel: пошаговая инструкция

Шаг за шагом, чтобы создать базу данных в Excel. Наша задача – сформировать клиентскую базу. За несколько лет компания имеет несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо следить за сроком договора, направлениями сотрудничества и знать контакты, передачу данных и т.д.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

Выполнена основная работа по вводу информации в БД. Для удобного использования этой информации необходимо выделить необходимую информацию, отфильтровать и отсортировать данные.

Как вести базу данных в Excel

Данные распределены в таблице по условиям договора.

Теперь руководитель видит, кому пора продлевать контракт и с какими компаниями мы продолжаем партнерство.

База данных за время деятельности компании разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все труднее. Чтобы найти конкретный текст или числа, вы можете использовать:

Фильтрация данных

За счет фильтрации данных программа скрывает всю ненужную информацию, которая не нужна пользователю. Данные есть в таблице, но невидимы. Данные можно восстановить в любое время.

Есть 2 фильтра, которые часто используются в Excel:

Автофильтр;
фильтр по выбранному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю возможность выбора из списка предварительной фильтрации.

Давайте поэкспериментируем со значениями, отфильтрованными по выбранным ячейкам. Например, нам нужно оставить таблицу только с теми компаниями, которые работают в Беларуси.

Сумма может быть найдена по другим параметрам, если база данных содержит финансовую информацию:

сумма (суммировать данные);
count (подсчитать количество ячеек с числовыми данными);
средний (среднеарифметический);
максимальное и минимальное значения в выбранном диапазоне;
произведение (результат умножения данных);
стандартное отклонение и дисперсия выборки.

Использование финансовой информации в базе данных:

Отслеживайте информацию о клиентах с помощью нашей обширной коллекции шаблонов базы данных клиентов Microsoft Excel. Загрузите и настройте бесплатные шаблоны, предназначенные для малого бизнеса.

На этой странице вы найдете шаблон электронной таблицы для управления взаимоотношениями с клиентами, шаблон базы данных контактов клиентов, шаблон счета со встроенной базой данных клиентов и другие параметры шаблона.

Шаблон таблицы управления взаимоотношениями с клиентами

Используйте эту таблицу управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для отслеживания потенциальных клиентов и ведения единой центральной базы данных, в которой можно записывать контактную информацию и журналы сообщений. Для каждого лида укажите имена отдельных лиц и компаний, даты контакта, статус лида и прогнозируемые продажи и используйте эту информацию для планирования следующих действий и дат контакта. Легко добавляйте или удаляйте столбцы электронной таблицы, чтобы настроить шаблон CRM.

Шаблон базы данных с информацией о клиентах

Используйте этот полностью настраиваемый шаблон электронной таблицы для сбора данных о клиентах, включая контактную и платежную информацию, в одном удобном месте. Запишите идентификационные номера клиентов, соответствующие почтовые адреса и номера телефонов; также отслеживать платежную информацию, включая способы оплаты, суммы, номера квитанций, остатки на счетах и периоды платежей. Добавляйте примечания для обновлений, напоминаний и последующих действий.

Простой шаблон списка клиентов

Создайте простую базу данных со списком клиентов, которая будет служить справочным материалом и листом отслеживания. Этот комплексный шаблон поставляется с предварительно заполненными образцами заголовков в каждом столбце, такими как идентификационный номер клиента, название компании, имя и должность контактного лица, номера телефонов и платежный адрес. Измените эти столбцы, чтобы они отражали потребности вашего бизнеса и соответствующие данные о клиентах, которые вы хотите записать.

Дополнительные параметры см. в наших шаблонах клиентов и списков клиентов в Microsoft Excel и других форматах.

Шаблон панели управления взаимоотношениями с клиентами

Этот шаблон панели управления взаимоотношениями с клиентами включает электронные таблицы для отслеживания потенциальных клиентов и возможностей, а также панель для предоставления быстрого визуального обзора важных данных о клиентах. В электронной таблице потенциальных клиентов вы найдете полезные раскрывающиеся меню с примерами источников потенциальных клиентов и параметрами статуса. Вы можете использовать эту электронную таблицу для сбора контактной информации, дат общения и предстоящих действий. Используйте лист возможностей, чтобы указать вероятность и ценность, возможные даты начала и закрытия, а также контактную информацию клиента по каждой сделке.

Шаблон базы данных контактов

Добавьте в этот шаблон сведения о компании, клиенте или заказчике, чтобы создать упорядоченную базу данных контактов. Выберите категорию для каждого контакта, чтобы сделать электронную таблицу доступной для поиска по типу контакта. Включите имена, аффилированные компании, веб-сайты и контактную информацию. Используйте предварительно заполненные заголовки в шаблоне или настройте их в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Шаблон базы данных клиентов по недвижимости

Этот шаблон, разработанный для агентов по недвижимости, включает поля для записи информации о клиенте и имуществе, а также контакты риэлтора и ипотечного брокера. Следите за датой принятия контракта, ценой продажи, датой закрытия и другими важными деталями. Для покупателей добавьте одобренные суммы кредита и контактную информацию кредитного специалиста. Этот шаблон позволяет собрать все соответствующие контакты, финансовые данные и информацию об имуществе для каждого клиента в один лист данных.

Шаблон отслеживания потенциальных клиентов

Создайте список потенциальных клиентов в этом ежеквартальном листе отслеживания. Шаблон содержит разделы для прогнозируемых данных о продажах, планирования действий и контактной информации потенциальных клиентов. В этой электронной таблице вы найдете два листа: один предварительно заполнен образцами данных, а другой пустой. Шаблон автоматически рассчитывает взвешенный прогноз для каждой потенциальной сделки и итоговые суммы за каждый квартал.

См. наши шаблоны управления клиентами и отслеживания для соответствующих шаблонов для малого бизнеса.

Шаблон счета-фактуры с базой данных клиентов

Этот шаблон счета включает базы данных клиентов и продуктов для ускорения процесса выставления счетов. Введите информацию о продукте и клиенте в предоставленные электронные таблицы. На вкладке счета используйте раскрывающиеся меню, чтобы заполнить ячейки контактной информацией клиента и приобретенными товарами. После того как вы добавите количество приобретенных единиц для каждого товара, шаблон автоматически рассчитает промежуточные итоги и общие затраты.

Что такое шаблон базы данных клиентов Excel?

Шаблон базы данных клиентов в Microsoft Excel позволяет хранить информацию о текущих, предыдущих или потенциальных клиентах. Он служит как списком контактов, так и методом управления взаимоотношениями с клиентами.

Excel – это инструмент для работы с электронными таблицами, предназначенный для анализа и вычисления данных, поэтому он плохо работает в качестве реляционной базы данных с несколькими связанными таблицами. Вместо этого шаблоны баз данных клиентов Excel подходят для мониторинга простых списков и создания моментальных снимков данных.

Управляйте информацией о клиенте с помощью управления работой в режиме реального времени в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность делать все возможное с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды, и адаптируйтесь по мере изменения этих потребностей.

Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше. Составляйте отчеты по ключевым показателям и получайте представление о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов, созданных для того, чтобы ваша команда была на связи и получала информацию.

Когда у команд есть четкое представление о выполняемой работе, невозможно сказать, сколько еще они могут сделать за то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и программное обеспечение CRM могут помочь вам увеличить продажи за счет оптимизации общения с вашими потенциальными и текущими клиентами. Онлайн-программное обеспечение CRM может помочь вам интегрировать отслеживание доходов, продажи и электронную почту в единую систему. Если вам не нужна сложная интеграция и вы просто ищете простой способ отслеживать потенциальных клиентов, попробуйте использовать шаблон электронной таблицы.

Я разработал приведенный ниже шаблон CRM на основе запроса нескольких пользователей и обновлял его с 2013 года. Электронная таблица настроена как база данных CRM с основной таблицей для отображения текущего статуса клиентов и продаж. Другие таблицы включают журнал продаж, журнал контактов и контактную информацию.

Шаблон CRM

Скачать

Лицензия: частное использование (не для распространения или перепродажи)

"Нет установки, нет макросов - только простая электронная таблица" – Джон Виттвер

Описание

Важнейшей функцией любой CRM-системы является отслеживание общения с клиентами, планирование последующих контактов, обновление статуса потенциальных клиентов, а после получения клиента — планирование будущих коммуникаций, которые помогут вам сохранить их как клиентов. Отслеживание продаж также является важной частью CRM.

Шаблон CRM представляет собой отправную точку для тех, кто ищет решение CRM на основе электронных таблиц. Его легко настроить.

Этот шаблон представляет собой набор таблиц базы данных crm, отформатированных для сортировки, фильтрации и отображения важной информации о клиентах. Это гораздо более функциональная версия шаблона списка контактов.

Самая сложная часть электронной таблицы связана с условным форматированием, используемым для выделения дат в столбцах «Последний контакт» и «Следующий контакт». Я поклонник условного форматирования, но если оно вам не нравится или вы хотите изменить цвета, ознакомьтесь со статьей «Как использовать условное форматирование в Excel», чтобы узнать, как очищать или редактировать правила условного форматирования. Дополнительные сведения об использовании этих столбцов см. ниже.

Как использовать шаблон CRM в Excel

Сортировка и фильтрация. Этот шаблон разработан на основе встроенных в электронную таблицу функций сортировки и фильтрации. С помощью пары кликов по стрелке в заголовке столбца вы можете сделать следующее:

Упорядочить таблицу на основе ориентировочной стоимости продажи
Отфильтровать клиентов из списка со статусом потенциального клиента "потерянный" или "холодный"
Отсортируйте таблицу по дате следующего контакта, чтобы в первую очередь связываться с самыми срочными контактами.

Предполагаемый объем продаж. Для активных клиентов это может быть среднемесячный или годовой объем продаж. Это поможет вам легко увидеть ценность удержания этого клиента. Для потенциальных клиентов это может быть ваша оценка потенциальных ежемесячных или годовых продаж клиента.

Последний контакт. Когда вы устанавливаете контакт, вы записываете дату в поле «Последний контакт». Подсветка сделает ячейку зеленой, если контакт был недавним, розовой, если прошло много времени с момента последнего контакта, или желтой, если где-то посередине. Используйте лист настроек, чтобы настроить количество дней, используемых в качестве основы для того, когда ячейка должна быть зеленой/желтой/розовой.

Следующий контакт. Планирование последующей связи важно, поэтому используйте этот столбец, чтобы записать дату следующего контакта, и используйте столбец Следующее действие, чтобы ввести код, описывающий ваше последующее действие.

Заметки. Существует множество способов записи заметок об общении с вашими потенциальными клиентами. Вы можете добавить комментарии к ячейкам, как показано на скриншоте выше. Вы можете использовать столбец «Примечания» с включенным переносом текста (хотя для длинных заметок это сделает таблицу грязной). Вы также можете использовать дополнительный рабочий лист журнала контактов, чтобы записывать заметки о каждом отдельном сообщении.

Журнал продаж. Если вы хотите создавать ежемесячные, квартальные или годовые отчеты о продажах, вам понадобится способ записи отдельных продаж. Это можно сделать с помощью дополнительного рабочего листа SalesLog. Затем вы можете добавить сводную таблицу для обобщения данных или создать собственную информационную панель Excel для отображения важных сводных данных.

Использование других таблиц CRM

Таблица журнала контактов

Если вы хотите использовать рабочий лист журнала контактов для записи сведений о каждом контакте, который вы делаете, вы можете использовать формулу в столбце «Последний контакт» рабочего листа CRM для автоматического поиска даты последнего контакта для человека. . Для этого вы можете использовать формулу массива MAX-IF, подобную этой (не забудьте нажать Ctrl + Shift + Enter после ввода формулы):

Если вы используете Google Таблицы или самую последнюю версию Excel, вы можете использовать MAXIFS:

Таблица журнала продаж

Если вы хотите использовать рабочий лист журнала продаж для записи каждой совершенной вами продажи, вы можете захотеть суммировать продажи в рабочем листе CRM. Вы можете использовать функцию СРЗНАЧЕСЛИМН или СУММЕСЛИМН в столбце Расчетная продажа, чтобы показать среднее значение или сумму продаж для каждого человека. Формула может выглядеть так:

Таблица контактной информации

Если вы используете рабочий лист «Контактная информация», вы можете использовать формулу ВПР в рабочем листе CRM, чтобы автоматически получить номер телефона и другую контактную информацию для каждого человека. Прочтите мою статью о ВПР, чтобы узнать, как создавать формулы такого типа.

Таблица членов команды

Версия Google Sheets теперь является совместной базой данных crm и включает новую таблицу Team Members. Вы можете выбрать члена команды в таблицах «Журнал контактов» и «Журнал продаж» и просмотреть сводку об общем количестве продаж и общем количестве контактов в таблице «Участники команды».

Сначала мы поймем определение шаблона базы данных, прежде чем научимся его создавать.

Функции Excel, формулы, диаграммы, форматирование, создание информационной панели Excel и др.

База данных. База данных может быть определена как сбор необработанных данных, организованных должным образом для предоставления необходимой информации. Например, база данных продаж, база данных сотрудников и т. д.
Шаблон: шаблон может быть определен как файл, подготовленный в определенном формате для хранения наших данных или ввода данных. Это помогает пользователю понять, какие поля данных необходимо ввести в базу данных.

Как создать шаблон базы данных?

Мы рассмотрели, что такое база данных и что такое шаблон; мы увидим, как создать шаблон базы данных в Excel. Давайте рассмотрим несколько иллюстраций по созданию шаблона базы данных в Excel.

Считайте, что мы готовим нашу базу данных клиентов. Для базы данных клиентов нам нужна такая информация, как имя клиента, номер телефона, адрес, тип клиента, условия оплаты клиента и контактного лица и т. д. Во-первых, создайте формат шаблона, в котором мы хотим хранить данные наших клиентов. Ниже приведен скриншот, например.

Если вы почувствовали, что все необходимые столбцы добавлены, начните вводить данные своих клиентов в каждом столбце заголовка. Найдите скриншот ниже для справки; Я ввел несколько записей для справки.

Старайтесь не оставлять пробелов в ячейках. Вы можете отформатировать ячейки в требуемом формате, например, если вы хотите выделить какую-либо из своих ячеек данных полужирным шрифтом, а затем примените к ячейкам этот формат.

Обучение Excel (21 курс, более 9 проектов) 21 онлайн-курс | 9 практических проектов | 110+ часов | Поддающийся проверке сертификат об окончании | Пожизненный доступ
4,9 (10 128 оценок)

Если в ваших данных есть дата, примените требуемый формат для даты. После применения всех форматов сохраните таблицу. Теперь пришло время преобразовать данные в таблицу базы данных. Выберите все данные и нажмите кнопку вставки в левом верхнем углу.

Нажмите на опцию таблицы на вкладке меню "Вставка".

Появится всплывающее окно с запросом адреса стола; он взял этот диапазон, поскольку данные уже выбраны. Снимите флажок «Моя таблица имеет заголовки», если вы не выбираете заголовки своих данных. Здесь мы также выбрали заголовки; поэтому я оставляю его проверенным. Нажмите «ОК».

Теперь ваша таблица базы данных выглядит так, как показано ниже.

Вы можете изменить дизайн базы данных по своему усмотрению, щелкнув параметр «Дизайн», выделенный красным цветом на снимке экрана.

Помните, что опция «Дизайн» активируется только в том случае, если вы выберете любую из ячеек в своей базе данных; после выбора параметра «Дизайн» для вашей базы данных будут доступны следующие параметры.

Если вы хотите изменить стиль своей базы данных, выберите нужный формат стиля в разделе «Стиль таблицы» справа.

Вы можете использовать приведенные ниже параметры в соответствии с вашими требованиями. Приведенные ниже варианты вполне понятны; если вы установите и снимите флажки, вы можете найти разницу в таблице вашей базы данных.

Мы можем дать имя базе данных, используя параметр «Имя таблицы» в левом углу меню дизайна.

Я даю имя «База данных», как показано на снимке экрана ниже.

Вы можете подумать об использовании имени базы данных. Перейдите на любой другой лист в вашей книге. Щелкните раскрывающийся список поля имени; он покажет имя нашей базы данных. Как только вы выберете имя базы данных, мы перейдем к нашей базе данных.

Вы можете преобразовать базу данных в обычные данные, используя параметр «Преобразовать в диапазон».Если вы хотите удалить дубликаты в любом из столбцов, используйте «Удалить дубликаты».

Вы также можете создать сводную таблицу, используя функцию «Сводная таблица».

Мы также можем создать слайсер в соответствии с требованиями. Слайсер — это своего рода фильтр. Нажмите на параметр слайсера, после чего появится меню слайсера, как показано ниже.

Отметьте флажками нужные слайсеры. Ставлю галочки Город и условия оплаты.

В нашей электронной таблице доступны два слайсера.

Если вы нажмете «Banglore», данные, относящиеся к Banglore, будут отфильтрованы.

После настройки всех этих параметров вы сможете добавлять свои данные каждый раз, когда новый клиент присоединяется к вашему бизнесу. Всякий раз, когда новая строка данных вводится в вашу базу данных, она добавляет эту строку в таблицу базы данных и применяет форматы в соответствии с вашими предыдущими форматами данных.

Таблица базы данных будет автоматически увеличиваться при вводе новой строки. Я надеюсь, что это поможет вам понять, как создать шаблон базы данных в Excel.

Что нужно помнить о шаблоне базы данных Excel

Не оставляйте пустую строку между строкой данных, потому что если вы оставите строку пустой и начнете ввод с другой строки, эта строка не будет учитываться в вашей базе данных.
После того как вы введете данные, даже если вы удалите их, они также станут частью таблицы вашей базы данных. Вы можете наблюдать строку номер 5 на картинке выше, там нет данных, но тем не менее, это часть таблицы базы данных. Если вы хотите удалить такие пустые строки, нажмите «Изменить размер таблицы» в верхнем левом углу, выделенном красным полем. То же самое будет применимо, когда мы захотим добавить новый столбец, потому что вам может потребоваться добавить любой дополнительный элемент заголовка данных в существующую базу данных.
Когда вы даете имя базе данных, всегда используйте уникальное имя, потому что система не допустит дублирования.
Помните, что меню «Дизайн» будет доступно только тогда, когда ваш курсор находится на базе данных; если ваш курсор находится вне базы данных, он не будет виден.