Как установить категории в Outlook

Обновлено: 20.11.2024

Раскрасьте папку "Входящие" в Outlook и легко находите сообщения

Майкл Хайне — сертифицированный CompTIA писатель, редактор и сетевой инженер с более чем 25-летним опытом работы в сфере телевидения, обороны, интернет-провайдеров, телекоммуникаций и образования.

Что нужно знать

В этой статье объясняется, как использовать категории для организации сообщений в Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010.

Руководство по организации сообщений Outlook

Если вы получаете много сообщений электронной почты и вам нужно организовать их, сгруппируйте свои сообщения электронной почты по категориям в Outlook. Outlook предоставляет начальный список категорий. Переименуйте эти категории в соответствии с вашими потребностями и добавьте дополнительные категории, если хотите. Затем, когда вы хотите найти сообщения в категории, отфильтруйте список сообщений, чтобы отобразить электронные письма по категориям. Существует несколько способов очистки и оптимизации почтового ящика Outlook:

    для каждой темы.
  • Создавайте категории по мере необходимости и добавляйте дополнительные папки.
  • Для сообщений электронной почты, подпадающих под несколько категорий, присвойте каждому сообщению категорию в списке сообщений.
  • Outlook автоматически применяет категории с определенным интеллектом, чтобы помечать информационные бюллетени, социальные обновления, уведомления об отправке и рекламные объявления.

Организация сообщений с помощью категорий в Outlook

Назначьте цветовые категории связанным элементам, чтобы их можно было легко отслеживать и сортировать.

Откройте сообщение в области чтения или в отдельном окне. Чтобы назначить категорию нескольким сообщениям, выберите все электронные письма в списке сообщений.

Перейдите на вкладку "Главная", в группе "Теги" выберите "Категоризировать". Если сообщение открыто в отдельном окне, перейдите на вкладку Сообщение и выберите Категоризировать.

Выберите категорию, которую хотите использовать.

Вы можете назначить элементам более одной цветовой категории.

При первом назначении категории сообщению открывается диалоговое окно "Переименовать категорию". В текстовом поле Имя введите описательное имя категории.

Выберите Да.

Добавить новую категорию

Вы можете создавать или переименовывать категории в Outlook.

Перейдите на вкладку "Главная" и выберите "Категоризировать".

Выбрать все категории.

В диалоговом окне "Категории цветов" выберите "Новый", чтобы использовать новый цвет.

В диалоговом окне "Добавить новую категорию" выберите цвет и введите название категории.

Выберите ОК.

Чтобы переименовать существующую категорию, выберите существующий цвет и нажмите "Переименовать".

Примечание. Если инструкции не соответствуют тому, что вы видите, возможно, вы используете Outlook в Интернете для своей рабочей или учебной учетной записи. Узнайте, как использовать категории в Outlook в Интернете.

Выберите сообщение или сообщения электронной почты, которые вы хотите классифицировать.

Выберите Категоризировать на верхней панели инструментов, а затем выполните следующие действия:

Чтобы применить категорию: Найдите или выберите нужную категорию.

Чтобы удалить категорию: снимите флажок рядом с категорией.

Примечание. Если вы назначили много категорий и не видите нужную категорию, нажмите Все категории внизу списка.

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты или выбранные сообщения, а затем выберите Категоризировать из списка. Затем сделайте следующее:

Чтобы применить категорию: выберите нужную категорию.

Чтобы удалить категорию: снимите флажок рядом с категорией.

Примечание. Если вы выберете несколько сообщений с уже примененными категориями, категории, выбранные в раскрывающемся списке, будут отображать только категории, примененные ко всем выбранным вами сообщениям.

Примечание. Категорию нельзя применить к экземпляру встречи или серии собраний. Вы можете применять категории только ко всей серии.

Щелкните правой кнопкой мыши событие календаря.

Выберите Категоризировать, а затем выберите категорию, чтобы применить ее, или снимите флажок рядом с категорией, чтобы удалить ее.

Если вы не видите нужную категорию, выберите «Все категории» внизу списка.

Дважды щелкните событие календаря.

Выберите Категоризировать на верхней панели инструментов.

Выберите категорию, чтобы применить ее, или снимите флажок рядом с категорией, чтобы удалить ее.

Чтобы просмотреть все сообщения, которые вы пометили категорией:

Выберите "Добавить в избранное".

Вернитесь в папку "Входящие", где вы увидите категорию в списке папок "Избранное".

Вы не можете переименовывать категории, но можете создать новую с новым названием.

Совет. Если вы хотите заменить категорию в сообщении, примените новую категорию, прежде чем удалять старую.

Выберите сообщение электронной почты или событие календаря и щелкните правой кнопкой мыши.

В меню "Категория" выберите "Новая категория".

Введите название своей категории, а затем, если хотите, выберите цвет, щелкнув значок категории.

Нажмите Enter. Категория будет создана и применена к выбранным вами элементам.

Выберите Создать категорию.

Введите название своей категории, а затем, если хотите, выберите цвет, щелкнув значок категории.

Нажмите Enter.

Выберите значок категории, которую хотите изменить.

Выберите цвет из палитры.

Примечание. Показанные цвета отражают цвет текста категории, а не цвет фона метки, применяемой к элементу.

Выберите Удалить, чтобы удалить категорию.

Все еще нужна помощь?

Примечание. Чтобы получить поддержку, сначала необходимо войти в систему. Если вы не можете войти в систему, обратитесь в службу поддержки аккаунта.

Используйте цвет для упорядочивания сообщений электронной почты, контактов и встреч

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Что нужно знать

  • Добавить новую цветовую категорию: перейдите на главную страницу >Категории >Все категории >Новая. Введите имя нового цвета и выберите цвет в меню.
  • Назначение цветовой категории сообщению электронной почты. Щелкните сообщение правой кнопкой мыши в списке рассылки. Выберите Категоризировать и выберите цвет.
  • Редактировать категории: перейдите на главную страницу >Категории >Все категории. Измените название или цвет категории или удалите ее.

В этой статье объясняется, как добавлять или редактировать категории в Outlook: добавление новой цветовой категории, назначение цветовой категории электронной почте и изменение доступных категорий в Outlook. Инструкции относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 и Outlook для Microsoft 365.

Как добавить новую цветовую категорию в Outlook

Используйте категории в Microsoft Outlook для упорядочения всех видов элементов, включая сообщения электронной почты, контакты и встречи. Когда вы назначаете один и тот же цвет группе связанных элементов, таких как заметки, контакты и сообщения, вы упрощаете отслеживание этих элементов. Если какой-либо элемент относится более чем к одной категории, назначьте ему более одного цвета.

Outlook поставляется с набором цветовых категорий по умолчанию, но вы можете легко добавить свои собственные категории или изменить цвет и название существующей метки. Вы даже можете установить сочетания клавиш, которые будут применять категории к выделенным элементам.

Категории не работают для электронных писем в учетной записи IMAP.

Чтобы добавить новую цветовую категорию в Outlook:

Перейдите на вкладку "Главная" и выберите "Категоризировать" в группе "Теги".

Выбрать все категории.

В диалоговом окне "Цветовые категории" выберите "Создать".

В диалоговом окне "Добавить новую категорию" введите имя новой цветовой категории в текстовом поле "Имя".

Нажмите стрелку раскрывающегося списка "Цвет" и выберите цвет для категории.

Если вы хотите назначить сочетание клавиш для новой категории, щелкните стрелку раскрывающегося списка «Сочетание клавиш» и выберите сочетание клавиш.

Нажмите "ОК", чтобы сохранить новую цветовую категорию и закрыть диалоговое окно "Добавить новую категорию".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Цветовые категории".

Назначить цветовую категорию письму

Назначение цветовой категории отдельным сообщениям полезно для организации папки "Входящие". Вы можете классифицировать по клиентам или проектам.

Чтобы назначить цветовую категорию сообщению в папке "Входящие" Outlook:

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке адресов электронной почты.

Вы также можете назначать цветовые категории встречам и задачам. Щелкните правой кнопкой мыши встречу в календаре Outlook или щелкните правой кнопкой мыши задачу в списке дел Outlook.

Выберите Категоризировать.

Если вы предпочитаете использовать меню, перейдите на главную страницу и в группе "Теги" выберите "Категоризировать".

Выберите цветовую категорию, чтобы применить ее к письму.

Вам может быть предложено изменить название категории при первом ее использовании. При появлении запроса введите новое имя.

Чтобы отсортировать электронную почту по категориям, перейдите на вкладку "Вид", выберите "Упорядочить по" и выберите "Категории".

Изменить категории в Outlook

Чтобы изменить список цветовых категорий:

Перейдите на вкладку "Главная" и выберите "Категоризировать" в группе "Теги".

Выбрать все категории.

Выберите категорию, которую хотите изменить, а затем выполните одно из следующих действий:

Если ваш почтовый ящик Outlook выглядит как недавно взорванная стопка цифрового динамита, вы можете использовать категории Outlook для систематизации и сортировки важных сообщений. Вот как использовать категории Outlook и освоить их.

Категории Outlook позволяют назначать цвета для определенных сообщений, чтобы они выделялись в папке "Входящие", и чтобы вы могли быстро группировать и просматривать все сообщения, относящиеся к категории. Если, например, вы являетесь техническим блоггером, вы можете создать категорию "Потенциальные идеи для историй", а затем пометить соответствующие пресс-релизы, презентации или сообщения из возможных источников в этой категории для быстрого доступа в будущем.

Чтобы эффективно использовать категории Outlook, необходимо сначала создать новую категорию или настроить существующую, затем назначить категорию сообщению или сообщениям и, наконец, вы можете отсортировать папку "Входящие" по категориям, чтобы просмотреть все сообщения с тегами.

Как создать новую категорию Outlook

На вкладке "Главная страница" Outlook перейдите к разделу "Теги" (это пятый раздел справа) и нажмите "Категоризировать".

Во всплывающем окне прокрутите список до конца и нажмите "Все категории".

Появится поле с надписью «Цветовые категории», и вы должны нажать на поле «Создать» справа.

  • Вы можете использовать сочетания клавиш для категорий Outlook, чтобы быстро добавлять цветовые категории к сообщениям в папке "Входящие".

Если вы хотите настроить существующие категории по умолчанию в Outlook или изменить название категории, используйте следующий процесс.

Как переименовать существующую категорию Outlook

На вкладке "Главная страница" Outlook перейдите к разделу "Теги" (это пятый раздел справа) и нажмите "Категоризировать".

Нажмите на поле "Переименовать".

Нажмите "ОК", чтобы сохранить название новой категории.

После того как вы создали и настроили список категорий Outlook так, как вам нужно, вы можете начать добавлять цветовые категории к сообщениям несколькими различными способами. (Примечание: вы можете добавить более одной категории к одному сообщению, и все категории, которые вы применяете, присоединяются к будущим вкладам в цепочку электронной почты — например, к ответам и переадресациям.)

Как добавить цветовые категории в сообщения Outlook с помощью функции «Быстрый щелчок»

Если вы используете одну категорию чаще, чем любую другую, вы можете добавить ее в функцию "Быстрый щелчок", которая устанавливает этот цвет в качестве категории по умолчанию.

    На вкладке «Главная» Outlook перейдите в раздел «Теги» (это пятый раздел справа) и нажмите «Категоризировать».

В раскрывающемся меню "Категории" прокрутите список до конца и нажмите "Установить быстрый щелчок".

В поле "Установить быстрый щелчок" откройте раскрывающееся меню и выберите категорию, которую хотите установить в качестве категории быстрого щелчка по умолчанию.

  • Если вы когда-нибудь захотите изменить цвет Quick Click, просто повторите эти четыре шага.

Чтобы быстро добавить цвет Quick Click к сообщениям в папке "Входящие", перейдите в папку "Входящие", найдите раздел или столбец "Категория" и щелкните пустое поле рядом с сообщением, которое вы хотите классифицировать с помощью Quick Click. В этом поле появится цвет по умолчанию, а сообщению будет присвоена соответствующая категория.

  • Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши маленькое поле в столбце "Категория", чтобы получить доступ к полному меню "Категоризация" и изменить категории по умолчанию для быстрого щелчка.

  • А если вы хотите удалить категорию быстрого щелчка, просто еще раз щелкните поле в столбце "Категория" для сообщения, которое вы хотите декатегоризировать, чтобы удалить цветовую метку.

Кроме того, можно легко добавить цветовые категории, которые не установлены в качестве по умолчанию для быстрого щелчка, в сообщения в папке "Входящие" Outlook.

Как добавить цветовые категории в сообщения Outlook

  1. Перейдите в папку "Входящие" Outlook и нажмите на сообщение, которое хотите классифицировать.
  2. Выделив сообщение, щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть новое раскрывающееся меню.
  3. В этом меню прокрутите вниз до раздела "Категории".
  4. В новом меню, которое появляется сбоку от первого меню, перейдите к цветовой категории, которую вы хотите добавить, и нажмите, чтобы выбрать ее.
  5. Теперь это сообщение будет классифицировано и помечено выбранной вами цветовой меткой.
    • Если вы настроили пользовательское сочетание клавиш для какой-либо из своих категорий, вы можете легко добавить категорию, выбрав сообщение, которое вы хотите пометить в папке "Входящие", а затем нажав соответствующую комбинацию клавиш. (Примечание. На некоторых клавиатурах может потребоваться заблокировать клавишу Fn, чтобы активировать ярлыки категории Outlook.)

После того, как вы классифицировали свои сообщения, вы можете быстро отсортировать свой почтовый ящик, чтобы просмотреть корреспонденцию по категориям, используя следующий процесс.

Как отсортировать входящие сообщения Outlook по категориям

Когда вы будете готовы сортировать сообщения по категориям, просто щелкните столбец или раздел "Категории" на горизонтальной панели, которая появляется над вашими сообщениями Outlook.

Дополнительные ресурсы Outlook и Microsoft Office

Для получения дополнительных советов, рекомендаций и инструкций по работе с Outlook прочитайте:

Вы также можете посетить нашу главную страницу Office 101:

Рейтинг всех 15 боев с главными боссами Elden Ring

В Elden Ring есть 15 различных сражений с главными боссами, но какие из них самые лучшие (а какие ужасные)? Вот наш окончательный рейтинг всех без исключения главных боссов в игре.

Обнаружено древнее пасхальное яйцо Windows 1.0 с участием Гейба Ньюэлла

Как раз в тот момент, когда вы думали, что хранилища знаний старой Windows 1.0 исчерпаны, появляется новая запись. И это становится еще более захватывающим: этот конкретный самородок знаний содержит отсылку ни к кому иному, как к самому Гейбу Ньюэллу из Valve.

Присоединяйтесь к нам в прямом эфире для Windows Central Video Podcast сегодня в 13:30 по восточному времени

Сегодня в 13:30 по восточному времени мы в прямом эфире с подкастом Windows Central Video, обязательно будьте там!

Настройте рабочую станцию ​​Surface Pro с одним из этих внешних мониторов

Surface Pro хорош сам по себе, но это не значит, что вы не можете добавить к нему один или два внешних монитора, чтобы создать прекрасную боевую станцию. Вот лучшие общие выборы, доступные сейчас.

Читайте также: