Как удалить пустые строки в таблице Word

Обновлено: 21.11.2024

Махеш Маквана

Махеш Маквана
Писатель

Махеш Маквана — технический писатель-фрилансер, специализирующийся на написании практических руководств. Он пишет технические учебники уже более десяти лет. Он написал для некоторых известных технических сайтов, включая MakeUseOf, MakeTechEasier и Online Tech Tips. Подробнее.

Вручную удалять лишние пустые строки из документа Microsoft Word утомительно. К счастью, встроенная в Word функция может удалить все пустые строки сразу. Вот как это сделать.

Как работают пустые строки в Microsoft Word

Microsoft Word добавляет скрытый тег (так называемый «тег абзаца») в конец каждой строки всякий раз, когда вы нажимаете Enter. Вы можете увидеть эти теги в своем документе, щелкнув значок абзаца (который выглядит как перевернутая буква «P» с двумя линиями) на вкладке «Главная» в Word.

Используя функцию «Найти и заменить» в Word, вы можете заменить теги двойных абзацев одним тегом. Это удалит лишние пустые строки из вашего документа.

Как удалить лишние пустые строки в документе Word

Чтобы начать удаление пустых строк, откройте документ в Microsoft Word. Нажмите «Главная» в меню, а затем выберите «Заменить» в правой части экрана.

Откроется окно «Найти и заменить». Нажмите на поле «Найти» и введите следующее:

Каждый «^p» — это специальный код, обозначающий тег абзаца. Мы собираемся заменить экземпляры тегов из двух абзацев подряд одним тегом абзаца. В поле «Заменить на» введите следующее:

Затем нажмите «Заменить все» в нижней части окна.

После того, как вы нажмете, все пустые строки будут удалены из вашего документа. Когда появится всплывающее окно с подтверждением, нажмите «ОК».

Если вы по-прежнему видите какие-либо пустые строки, это означает, что вместо них было более двух последовательных пустых строк. В этом случае снова нажимайте «Заменить все» в окне «Найти и заменить», пока не будут удалены все лишние строки (или вы можете поэкспериментировать с количеством кодов «^p», которые вы найдете и замените, пока ваши потребности не будут удовлетворены) .

Когда все будет готово, закройте окно «Найти и заменить». Если вас когда-нибудь раздражали горизонтальные линии, автоматически появляющиеся в Word при вводе определенных символов, вы также можете заменить их.

› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Почему не было Windows 9?
› Что означает XD и как вы его используете?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11

Как удалить пустые строки из таблицы Word с помощью VBA

В этой статье показано, как использовать VBA в MS Word для удаления пустых строк из таблицы или строк, в которых есть хотя бы одна пустая ячейка. Допустим, у вас есть несколько таблиц в документе Word, и вы хотите напечатать документ только с непустыми строками. Или таблицы должны быть импортированы в базу данных, в которой значения не могут быть пустыми. Это лишь некоторые из сценариев, в которых вы найдете практическую реализацию этого кода.

Прежде чем мы перейдем к примерам, давайте рассмотрим два разных способа доступа к таблице в документе Word.

<р>1. С помощью таблицы index. Код ниже устанавливает переменную Tbl во вторую таблицу в документе.

<р>2. Используя заголовок таблицы.Вы можете установить заголовок, выбрав таблицу в Word > Щелкните правой кнопкой мыши > Свойства таблицы > вкладка Замещающий текст

Вы можете просмотреть все таблицы в документе и проверить заголовок, чтобы обновить только те таблицы, в которых указано определенное условие:

Таким образом, код будет выполняться для всех таблиц, заголовок которых начинается с накладных.

Пример 1. Удаление абсолютно пустых строк

Для каждой строки код проверяет длину строки и, если она равна длине пустой строки, удаляет ее.
Обратите внимание, что мы начинаем с самой нижней строки и переходим к сверху (поскольку индекс строки изменится, если мы начнем удаление сверху).

Здесь свойство Table.Range возвращает объект Range, который представляет часть документа, содержащуюся в указанной таблице.

.Rows(1) возвращает первую строку таблицы

.Cells возвращает ячейки в выбранной строке

.Count показывает количество ячеек в строке (т. е. количество столбцов в таблице)

.Delete удаляет строку

Здесь следует отметить, что длина каждой пустой ячейки в таблице равна 2. И если у вас есть текст в ячейке, длина ячейки равна длине строки + 2. Например, если ячейка содержит текст «Слово», длина ячейки 6 (4 + 2)

Кроме того, длина символа конца строки также равна 2. Таким образом, длина пустой строки равна 2* + 2

Пример 2. Удаление строк, содержащих хотя бы одну пустую ячейку

Здесь цикл перебирает каждую ячейку в таблице, и если длина равна 2 (т. е. ячейка пуста), вся строка удаляется. В этом и следующем примерах используется оператор Mod.

Обратите внимание, что «j» используется здесь, чтобы настроить значение «i» на строку над удаленной строкой (чтобы уменьшить количество выполнений цикла). Если ваша таблица состоит из объединенных ячеек, лучше удалить три строки после функции удаления строки, так как это приведет к ошибкам в выводе.

Пример 3. Удаление строк из таблицы с заголовками

Рассмотрите таблицу с тремя строками заголовков с пробелами:

Первые 3 строки состоят из заголовков, и, очевидно, мы не собираемся их удалять, даже если в них есть пробелы. Итак, мы модифицируем приведенный выше код, чтобы он соответствовал первым трем строкам заголовков. Вот весь код:

На что следует обратить внимание:
– первая строка состоит из объединенных ячеек. Итак, мы использовали вторую строку для получения количества столбцов в таблице
– Первый цикл for, проверяющий всю пустую строку, идет от последней строки к строке номер 4
– Для второй цикл for, проверяющий каждую ячейку, счетчик заканчивается на первой ячейке четвертой строки
– я использовал оба цикла for только для того, чтобы продемонстрировать, как обрабатывать заголовки в обоих примерах. Вы можете выбрать, какой из них использовать в зависимости от ваших требований.

Снова привет. Это Maya (вы можете найти меня в Linkedin здесь) с моим вторым постом на DataChant: пересмотр предыдущего руководства. Удаление пустых строк или столбцов из таблиц — очень распространенная проблема очистки данных. Упомянутый учебник, который является одним из наших самых популярных руководств по DataChant, посвящен тому, как удалить пустые столбцы и строки с помощью Excel (вы можете найти учебник здесь). Но если вы предпочитаете удалять пустые строки и столбцы с помощью Power BI Desktop, вы можете следовать этому руководству. Я также обновил скриншоты и данные (с некоторыми очень важными отсылками к поп-культуре).

Например, на снимке экрана выше нам нужно удалить все пустые строки и столбцы, выделенные желтым цветом.

Теперь вы можете сказать: "О, это просто, я могу вручную удалить пустые строки и столбцы, в чем проблема?", и чтобы ответить вам, я бы добавил следующие задачи:

Таблица слишком велика для прокрутки вниз или вправо и поиска пустых значений.
Размер таблицы может меняться.
Данные часто обновляются. Вам необходимо импортировать таблицу и сокращать ее на постоянной основе.
Вы не хотите возиться с VBA (я все равно покажу вам лучший способ сделать это).

Чтобы решить нашу проблему, мы будем использовать Power Query в Power BI Desktop.

Готовы начать?

Это руководство включает четыре метода очистки пустых строк и столбцов:

В первой части мы покажем вам самый простой способ (Спасибо, Максим, что предложил эту технику).
Во второй части мы применим функцию, очищающую все пустые столбцы. Хотя вы можете предпочесть первый метод, если вы опытный пользователь и знакомы с языком формул Power Query (M), вы можете найти там новый и полезный способ использования List.Accumulate.
В третьей части мы применим ту же функцию к транспонированной таблице для очистки строк.
Наконец, в четвертой части мы научимся изящному приему удаления пустых строк и столбцов. Подсказка: мы выполним Unpivot и Pivot для всех столбцов.

Удаление строк и столбцов из таблицы

Откройте отчет Power BI, содержащий таблицу с пустыми строками и столбцами. На вкладке "Главная" нажмите "Преобразовать данные".

В редакторе Power Query выберите запрос таблицы с пустыми строками и столбцами. На вкладке "Главная" нажмите "Удалить строки", затем нажмите "Удалить пустые строки".

Чтобы повторить тот же процесс для пустых столбцов, мы можем переместить таблицу, поскольку в пользовательском интерфейсе нет функции "Удалить пустые столбцы".

На вкладке "Преобразование" нажмите "Транспонировать".

Далее на вкладке "Главная" нажмите "Удалить строки", затем нажмите "Удалить пустые строки".

Последнее транспонирование, и все готово.

На вкладке "Главная" нажмите "Закрыть и применить", чтобы загрузить таблицу в Power BI.

Вот и все. Это, вероятно, самый простой способ удалить пустые строки и столбцы, но продолжайте читать другие методы, чтобы найти больше подходов к той же задаче.

Удаление пустых столбцов из таблицы с помощью пользовательской функции

Откройте отчет Power BI, содержащий таблицу с пустыми столбцами. На вкладке "Главная" нажмите "Преобразовать данные".

Теперь, когда вы находитесь в редакторе Power Query, на вкладке «Главная» нажмите «Новый источник», затем выберите «Пустой запрос».

Переименуйте новый запрос в FnRemoveEmptyColumns. Не знаете как? Имя запроса вы найдете на правой панели.

На вкладке "Главная" редактора Power Query нажмите "Расширенный редактор".

Теперь скопируйте следующую формулу.

Примечание. Эта формула представляет собой функцию запроса, которая получает таблицу и удаляет из нее пустые столбцы. Он использует List.Accumulate для перебора столбцов и удаления пустых. Чтобы узнать больше о List.Accumulate, перейдите сюда.

Если вас интересует версия без итерации List.Accumulate, вот еще один подход, использующий Table.SelectColumns (спасибо, Имке Фельдманн за идею).

Вставьте любую из двух приведенных выше формул в диалоговое окно «Расширенный редактор» и нажмите «Готово». Теперь на панели Запросы слева выберите запрос таблицы с пустыми строками и столбцами. Убедитесь, что вы видите строку формул. Если нет, установите флажок "Панель формул" на вкладке "Вид".

Теперь нажмите кнопку f(x).

Новый шаг будет создан со ссылкой на предыдущий шаг:

Измените формулу следующим образом, вызвав функцию FnRemoveEmplyColumns с таблицей из предыдущего шага.

Теперь вы можете видеть в окне предварительного просмотра сжатую таблицу.

На вкладке "Главная" нажмите "Закрыть и применить".

Удаление всех пустых строк и столбцов

Давайте сделаем еще один шаг вперед и удалим как пустые столбцы, так и пустые строки.

Откройте отчет Power BI, содержащий таблицу с пустыми столбцами и строками. На вкладке «Главная» нажмите «Преобразовать данные». Повторите шаги предыдущего метода, начиная с создания функции FnRemoveEmptyColumns (если только вы не работаете с тем же файлом, и в этом случае запрос уже создан).

Хитрость заключается в использовании преобразования «Транспонирование», которое транспонирует таблицу таким образом, что столбцы и строки будут меняться местами (любая ячейка, которая изначально находилась в строке X и столбце Y, теперь будет находиться в строке Y и столбце X). Чтобы выполнить транспонирование, перейдите на вкладку «Преобразование» и нажмите «Транспонирование».

Примените функцию FnRemoveEmptyColumns к таблице (как показано ранее, нажав кнопку f(x) и завернув формулу). Когда вы закончите, нажмите «Транспонировать» еще раз, и ваша таблица будет удалена из пустых столбцов и строк.

Примечание. При двойном транспонировании будет потеряно автоматическое преобразование типов данных, которое было у вас в столбцах. Теперь вы можете преобразовать типы важных столбцов с датами и числовыми значениями. На снимке экрана ниже показано, как преобразовать четвертый столбец в дату.

Самая крутая техника удаления строк и столбцов: Unpivot/Pivot

Вместо использования FnRemoveEmptyColumns предлагается другой подход к удалению пустых строк и столбцов. Вы можете применить его только к строкам, только к столбцам или к обоим.

Как и в первом подходе выше (где мы применили удаление пустых строк), вы можете использовать пользовательский интерфейс редактора Power Query для ручного выполнения всех шагов преобразования. Но в отличие от первого подхода, это не тривиально, особенно если вы не знакомы с Unpivot в Power Query. Чтобы узнать больше о Unpivot, перейдите сюда.

Unpivot преобразует таблицу в два столбца. В каждой строке вы найдете пары Атрибут и Значение. Для каждой ячейки в исходной таблице Атрибут будет содержать имя столбца, а Значение будет содержать его значение. И вот почему мы будем использовать Unpivot — он игнорирует пустые ячейки. В результате при обратном повороте таблицы будут потеряны все строки и столбцы, которые изначально были пустыми.

Вот шаги:

Откройте отчет Power BI, содержащий таблицу с пустыми столбцами и строками. На вкладке "Добавить столбец" нажмите "Столбец индекса".

Выберите столбец Индекс, щелкните его заголовок правой кнопкой мыши и выберите Отменить сводные столбцы. И вот большая хитрость — Power Query удалит все пустые ячейки после шага Unpivot.

Теперь выберите столбец Атрибут и на вкладке "Преобразование" нажмите "Сводной столбец".

<р>4. В окне «Сводная колонка» выберите Значение в качестве столбца значений и выберите «Не объединять» в «Дополнительных параметрах» -> «Функция агрегирования значений». Затем нажмите OK (см. снимок экрана ниже).

Наконец, удалите столбец Индекс.

А вот функция запроса с описанными выше шагами. Чтобы использовать эту функцию, создайте пустой запрос с приведенной ниже формулой, а затем примените ее к своей таблице (как показано в первом разделе выше — нажав кнопку f(x) и обернув имя таблицы этой новой функцией).< /p>

Выводы:

Необходимость удаления пустых строк и столбцов возникает довольно часто. Для тех из вас, кто уже знаком с Power Query, функция, описанная выше, будет удобна. Всякий раз, когда вы добавляете несколько таблиц (например, добавление таблиц из папки), вы обнаружите, что некоторые из таблиц могут иметь неожиданные пустые столбцы или строки.

Но теперь вы можете применить эту технику, чтобы "обрезать" таблицы от пустых строк и столбцов, прежде чем они будут добавлены.

Распространенный пример использования. Представьте, что вы собираете книги Excel от разных людей. Все рабочие книги имеют одинаковый формат, но время от времени один из парней, занимающихся вводом данных, добавляет пустую строку или столбец, чтобы разбить информацию в таблице. Вы уже импортируете файлы и добавляете их вместе из папки с помощью Power Query, но эти неожиданные пустые столбцы/строки могут постоянно нарушать ваши запросы во время обновления.

Если вы опытный пользователь Power Query, я уверен, что вы найдете дополнительные методы удаления пустых столбцов и/или строк.

Поделитесь своим мнением в комментариях ниже.

Убедитесь, что ячейки данных связаны с правильными ячейками заголовков.

Посмотреть видео (0:56 сек.)

Проверить наличие пустых строк или столбцов таблицы

Чтобы определить, использовались ли пустые строки или столбцы таблицы для интервалов/макета:

Запустите средство проверки доступности: "Пустые строки или столбцы таблицы"

Посмотреть видео (2:39 мин.)

Примечание. Если строка или столбец таблицы данных пусты, они обычно задаются так в целях визуального форматирования (например, чтобы сделать толстую жирную границу между строками). Эти пустые строки или столбцы не содержат данных и поэтому не могут быть связаны ни с какими ячейками заголовков. Пустые строки или столбцы необходимо определить, а затем удалить. После удаления нужное визуальное форматирование можно применить с помощью элементов управления границами таблицы.

Найти пустые строки или столбцы таблицы:

Просмотр таблицы с отображенными линиями сетки и очищенным форматированием визуально покажет пустые строки или столбцы:

Чтобы просмотреть линии сетки таблицы, поместите курсор в любое место таблицы, затем на вкладке "Работа с таблицами" на дополнительной вкладке "Макет" в группе "Таблица" выберите "Просмотр линий сетки".

Чтобы очистить форматирование таблицы, на вкладке «Работа с таблицами» на вложенной вкладке «Дизайн» в группе «Стили таблиц» выберите значок «Дополнительно» (раскрывающийся список), а затем выберите «Очистить» в нижней части раскрывающегося списка. вниз.

Примечание. После проверки таблицы форматирование можно применить повторно, выбрав элемент управления «Отменить». В качестве альтернативы, перед очисткой форматирования таблицы любое желаемое форматирование таблицы можно сохранить как «Новый стиль таблицы» в раскрывающемся списке, описанном выше. Затем новый стиль можно повторно применить после проверки таблицы на наличие пустых строк или столбцов.

Исправить пустые строки или столбцы таблицы:

Сначала удалите пустые столбцы или строки. Поместите курсор в столбец или строку, которые нужно удалить. На вкладке "Работа с таблицами" на вложенной вкладке "Макет" в группе "Строки и столбцы" выберите "Удалить".

Далее используйте различные элементы управления границами и заливкой на вкладке "Работа с таблицами" и вложенной вкладке "Дизайн", чтобы изменить желаемое визуальное форматирование.

Примечание. Допустимо иметь таблицу, содержащую столбец с пустыми ячейками данных, если есть ячейка заголовка данных.

Убедитесь, что ячейки данных связаны с правильными ячейками заголовков.

(Выберите изображение для загрузки файла примера в формате MS Word)

Убедитесь, что ячейки данных связаны с правильными ячейками заголовков.

В сложных таблицах может потребоваться дополнительная маркировка заголовков, чтобы сохранить правильное соотношение между ячейками и заголовками. Объединенные и разделенные ячейки могут запутать программные связи между ячейками данных и их предполагаемыми заголовками таблиц.

Читайте также: