Как убрать группировку в Excel

После создания схемы вы можете быстро скрыть или отобразить детали в определенной группе, щелкнув значок минуса или плюса для этой группы. Вы также можете свернуть или развернуть все строки до определенного уровня, нажимая кнопки уровня в верхнем левом углу рабочего листа. Дополнительные сведения см. в разделе Как свернуть строки в Excel.

Как сгруппировать строки вручную

Если ваш рабочий лист содержит два или более уровней информации, функция Автоматическая структура в Excel может неправильно сгруппировать данные. В таком случае вы можете сгруппировать строки вручную, выполнив следующие действия.

Примечание. При создании структуры вручную убедитесь, что ваш набор данных не содержит скрытых строк, иначе ваши данные могут быть сгруппированы неправильно.

1. Создание внешних групп (уровень 1)

Выберите один из больших подмножеств данных, включая все строки промежуточной сводки и их строки сведений.

В приведенном ниже наборе данных, чтобы сгруппировать все данные для строки 9 (Всего по востоку), мы выбираем строки со 2 по 8.

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку "Группа", выберите "Строки" и нажмите ОК.

Это добавит полосу в левой части рабочего листа, которая охватывает выбранные строки:

Аналогичным образом вы создаете столько внешних групп, сколько необходимо.

В этом примере нам нужна еще одна внешняя группа для региона Север. Для этого мы выбираем строки с 10 по 16 и нажимаем вкладку Данные > кнопку Группировать > Строки.

Этот набор строк теперь также сгруппирован:

Совет. Чтобы создать новую группу быстрее, нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо, а не кнопку Группа на ленте.

2. Создание вложенных групп (уровень 2)

Чтобы создать вложенную (или внутреннюю) группу, выберите все строки сведений над соответствующей строкой сводки и нажмите кнопку Группировать.

Например, чтобы создать группу Яблоки в регионе Восток, выберите строки 2 и 3 и нажмите Группа. Чтобы создать группу Апельсины, выберите строки с 5 по 7 и снова нажмите кнопку Группировать.

Аналогичным образом мы создаем вложенные группы для регионов Север и получаем следующий результат:

3. При необходимости добавьте дополнительные уровни группировки

На практике наборы данных редко бывают полными. Если в какой-то момент на ваш рабочий лист будут добавлены дополнительные данные, вы, вероятно, захотите создать дополнительные уровни структуры.

В качестве примера давайте вставим строку Общая сумма в нашу таблицу, а затем добавим самый внешний уровень структуры. Для этого выберите все строки, кроме строки Общий итог (строки со 2 по 17), и нажмите вкладку Данные > кнопку Группировать. > Строки.

Как показано на снимке экрана ниже, наши данные теперь сгруппированы по 4 уровням:

• Уровень 1: общая сумма
• Уровень 2. Итоги по региону.
• Уровень 3. Промежуточные итоги по элементам
• Уровень 4: строки сведений

Теперь, когда у нас есть схема строк, давайте посмотрим, как это упрощает просмотр наших данных.

Как свернуть строки в Excel

Одной из наиболее полезных функций группировки Excel является возможность скрывать и отображать строки сведений для определенной группы, а также сворачивать или разворачивать всю схему до определенного уровня одним щелчком мыши.

Свернуть строки внутри группы

Чтобы свернуть строки в определенной группе, просто нажмите кнопку "минус" в нижней части панели этой группы.

Например, таким образом можно быстро скрыть все строки сведений для региона Восток, включая промежуточные итоги, и показать только Восток Итого строка:

Еще один способ свернуть строки в Excel — выбрать любую ячейку в группе и нажать кнопку "Скрыть сведения" на вкладке Данные в группе Структура:

В любом случае группа будет свернута до итоговой строки, а все строки сведений будут скрыты.

Свернуть или развернуть весь план до определенного уровня

Чтобы свернуть или развернуть все группы на определенном уровне, щелкните соответствующий номер структуры в верхнем левом углу рабочего листа.

Уровень 1 отображает наименьшее количество данных, а максимальное число расширяет все строки. Например, если ваша схема имеет 3 уровня, вы нажимаете цифру 2, чтобы скрыть 3-й уровень (строки сведений) и отобразить два других уровня (строки сводки).

В нашем примере набора данных у нас есть 4 уровня структуры, которые работают следующим образом:

• Уровень 1 показывает только Общую сумму (строка 18) и скрывает все остальные строки.
• Уровень 2 отображает Общий итог и промежуточные итоги Регион (строки 9, 17 и 18).
• Уровень 3 отображает промежуточные итоги Общая сумма, Регион и Элемент (строки 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
• Уровень 4 показывает все строки.

На следующем снимке экрана показано, как схема свернута до уровня 3.

Как расширить строки в Excel

Чтобы развернуть строки в определенной группе, щелкните любую ячейку в видимой строке сводки, а затем нажмите кнопку "Показать подробности" на вкладке Данные в разделе Структура. группа:

Или нажмите знак "плюс" для свернутой группы строк, которую вы хотите развернуть:

Как удалить контур в Excel

Если вы хотите удалить сразу все группы строк, очистите контур. Если вы хотите удалить только некоторые группы строк (например, вложенные группы), разгруппируйте выбранные строки.

Как удалить весь контур

Перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните стрелку в разделе Разгруппировать и выберите Очистить структуру.

Примечания:

1. Удаление контура в Excel не приводит к удалению данных.
2. Если удалить структуру с некоторыми свернутыми строками, эти строки могут остаться скрытыми после очистки структуры. Чтобы отобразить строки, используйте любой из методов, описанных в разделе Как отобразить строки в Excel.
3. После того как контур будет удален, вы не сможете вернуть его, нажав кнопку Отменить или нажав сочетание клавиш Отменить ( Ctrl + Z ). Вам придется воссоздать схему с нуля.

Как разгруппировать определенную группу строк

Чтобы удалить группировку для определенных строк, не удаляя всю структуру, выполните следующие действия:

1. Выберите строки, которые нужно разгруппировать.
2. Перейдите на вкладку Данные в группу Структура и нажмите кнопку Разгруппировать. Или нажмите Shift + Alt + Стрелка влево, что является ярлыком "Разгруппировать" в Excel.
3. В диалоговом окне Разгруппировать выберите "Строки" и нажмите "ОК".

Например, вот как можно разгруппировать две вложенные группы строк (Промежуточный итог по яблокам и Промежуточный итог по апельсинам), сохранив при этом внешнюю группу Итог по восточному времени. :

Примечание. Невозможно одновременно разгруппировать несмежные группы строк. Вам придется повторить описанные выше шаги для каждой группы отдельно.

Советы по группировке в Excel

Как вы только что убедились, в Excel довольно легко группировать строки. Ниже вы найдете несколько полезных приемов, которые сделают вашу работу с группами еще проще.

Как автоматически рассчитать промежуточные итоги группы

Во всех приведенных выше примерах мы вставили собственные строки промежуточных итогов с формулами СУММ. Чтобы промежуточные итоги рассчитывались автоматически, используйте команду «Промежуточный итог» с выбранной вами функцией суммирования, такой как СУММ, СЧЕТЧИК, СРЗНАЧ, МИН., МАКС. и т. д. Команда «Промежуточный итог» не только вставит итоговые строки, но и создаст схему со сворачиваемыми и расширяемыми строками. , тем самым выполняя сразу две задачи!

Применить стили Excel по умолчанию к итоговым строкам

В Microsoft Excel есть предустановленные стили для двух уровней итоговых строк: RowLevel_1 (жирный шрифт) и RowLevel_2 (курсив). Вы можете применять эти стили до или после группировки строк.

Чтобы автоматически применить стили Excel к новой структуре, перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните кнопку запуска диалогового окна Структура, затем установите флажок Автоматические стили и нажмите ОК. После этого вы создаете контур, как обычно.

Чтобы применить стили к существующей схеме, также установите флажок Автоматические стили, как показано выше, но нажмите кнопку Применить стили вместо ОК.

Вот как выглядит схема Excel со стилями по умолчанию для итоговых строк:

Как выбрать и скопировать только видимые строки

После того как вы свернули ненужные строки, вы можете скопировать отображаемые релевантные данные в другое место. Однако, когда вы выбираете видимые строки обычным способом с помощью мыши, вы фактически выбираете и скрытые строки.

Чтобы выбрать только видимые строки, необходимо выполнить несколько дополнительных действий:

Выберите видимые строки с помощью мыши.

В результате выбираются только видимые строки (строки, смежные со скрытыми, отмечены белой рамкой):

А теперь просто нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать выделенные строки, и Ctrl + V, чтобы вставить их куда угодно.

Как скрыть и показать контурные символы

Чтобы скрыть или отобразить полосы контура и номера уровней в Excel, используйте следующую комбинацию клавиш: Ctrl + 8 .

При первом нажатии этой клавиши контурные символы скрываются, при повторном нажатии контур снова отображается.

Символы структуры не отображаются в Excel

Если вы не видите ни символов плюса и минуса в полосах групп, ни цифр в верхней части схемы, проверьте следующую настройку в Excel:

1. Перейдите на вкладку Файл в категорию Параметры Дополнительно.
2. Прокрутите вниз до раздела Параметры отображения для этого рабочего листа, выберите интересующий рабочий лист и убедитесь, что установлен флажок Показать символы контура, если применяется контур.

Так вы группируете строки в Excel, чтобы свернуть или развернуть определенные разделы набора данных. Аналогичным образом вы можете группировать столбцы на своих листах. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.

Режим группового редактирования в Excel позволяет реплицировать изменения, сделанные на активном листе Excel, на многие другие листы.

Чтобы включить групповой режим, нажмите и удерживайте клавишу «Shift» или «Ctrl» на клавиатуре, а затем щелкните вкладки рабочего листа, которые вы хотите включить в группу. Используйте клавишу «Shift», если вы хотите выбрать два или режим смежных рабочих листов для группы. Используйте клавишу «Ctrl», если вы хотите выбрать два или более несмежных рабочих листа для группировки. Слово "Группа" в строке заголовка показывает, что включен режим группового редактирования.

Как вы можете видеть на изображении ниже, вкладки белого цвета — это листы в группе, а вкладки серого цвета — листы, не входящие в группу. Цвет имени активного рабочего листа — зеленый на вкладках рабочего листа, а имена других листов — черные.

Данные, введенные в активный лист, реплицируются на все остальные листы в группе.

Нажатие на любой вкладке листа приведет к выходу из режима группового редактирования, если все листы в книге Excel выбраны для группирования. Если все рабочие листы не выбраны для группировки, щелкните вкладку рабочего листа, не входящего в группу, чтобы выйти из режима группового редактирования, как показано ниже.

Еще один способ выйти из режима редактирования группы Excel — щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа, которая находится в группе, и выбрать "Разгруппировать листы".

Обратите внимание, что изменения, сделанные на активном рабочем листе, будут реплицированы на все рабочие листы в группе. Имейте в виду, что возможны нежелательные изменения данных на других листах.

Вывод: узнайте, как использовать функции «Группы» и «Структура» Excel для быстрого скрытия и отображения строк и столбцов. Это позволяет легко сворачивать и разворачивать сводные отчеты.

Уровень навыков: начинающий

Видеоруководство

Загрузить файл Excel

Группы и контуры.xlsx (28,5 КБ)

Группировка строк или столбцов

Группы и структуры позволяют быстро скрывать и отображать строки или столбцы в электронной таблице Excel.

Функция "Группы" создает группы строк и столбцов в разделе "Заголовки" рабочего листа. Каждую группу можно развернуть или свернуть одним нажатием кнопки.

На изображении показан отчет со свернутыми строками:

А вот как это выглядит, когда строки развернуты:

Почему группы? Сделайте ваши отчеты более удобными для чтения

Группы — это быстрый способ управления строками и столбцами, которые вы часто скрываете и показываете.

Если в ваших отчетах много строк/столбцов данных, некоторым читателям они могут показаться ошеломляющими.Группы значительно упрощают пользователям ваших таблиц навигацию по сводным отчетам и просмотр только строк и столбцов подробных сведений по мере необходимости.

Как создавать группы

Чтобы создать группу, просто выберите строки или столбцы, которые вы хотите сгруппировать. Затем:

Сочетание клавиш для создания групп: Shift + Alt + → .

Уровни структуры

При создании групп вы заметите, что в верхнем левом углу электронной таблицы появятся числа в рамках. Они указывают уровни схемы.

Если щелкнуть поле с номером 1, все группы свернутся. Повторный щелчок развернет группы на первом уровне.

Если у вас есть группы внутри групп, вы увидите дополнительные пронумерованные уровни. Нажав на каждый номер, вы сможете развернуть и свернуть данные до нужного уровня. По мере того, как вы будете нажимать последующие цифры, вы сможете увидеть все больше и больше деталей схемы.

Удаление групп

Чтобы удалить группы, выполните почти тот же процесс, что и раньше. Начните с выбора строк или столбцов, которые вы хотите разгруппировать.

Сочетание клавиш для удаления групп: Shift + Alt + ← .

Если вы хотите удалить всю группировку во всех строках и столбцах одновременно, вместо того, чтобы нажимать верхнюю половину кнопки «Разгруппировать», нажмите нижнюю половину, которая показывает раскрывающееся меню. Выберите «Очистить контур» в этом меню, и все созданные вами группы исчезнут.

Использование автоматического контура

В Excel есть функция, которая группирует строки и столбцы на основе информации, полученной из формул. Например, если вы используете формулу СУММ, она сгруппирует все строки, которые складываются для этой суммы, поскольку предполагает, что данные в этих ячейках достаточно похожи, чтобы их можно было сгруппировать вместе.

Прежде чем использовать Auto Outline, убедитесь, что вы очистили все имеющиеся у вас группы с помощью функции Clear Outline, упомянутой выше. Затем перейдите на вкладку "Данные", в раскрывающемся списке "Структура", "Группа" и выберите "Автоматическая структура".

Я обнаружил, что функция Auto Outline имеет тенденцию к чрезмерному количеству группировок, которые она обычно создает. Поэтому, если вы используете Auto Outline, вы можете разгруппировать некоторые группы, если вам кажется, что это слишком много.

Еще один способ сократить количество группировок в Auto Outline — просто выбрать набор строк или столбцов перед запуском Auto Outline. Тогда он выделяет не весь лист, а только те его части, которые вам нужно сгруппировать.

Посмотрите видео выше, чтобы узнать больше об Auto Outline.

Промежуточный итог

Еще один параметр, доступный в раскрывающемся меню «Структура», — «Промежуточный итог».

Помимо группировки похожих данных, функция «Промежуточные итоги» также вставляет промежуточные итоги для этих наборов данных в любые столбцы, которые вы хотите отображать.

Подробнее о функции "Промежуточный итог" я расскажу в этом руководстве: Как использовать функцию "Промежуточный итог" и функцию "ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ" в Excel.

Заключение

Группировка и структура облегчают навигацию по отчетам и таблицам. Эти функции особенно полезны, если к ним будут обращаться другие пользователи.

Вот еще раз сочетания клавиш. Эти два я использую часто и рекомендую запомнить.

поиск меню

Урок 20. Группы и промежуточные итоги

Введение

Рабочие листы с большим объемом содержания иногда могут показаться слишком сложными и даже трудными для чтения. К счастью, Excel может организовывать данные в группы, что позволяет легко отображать и скрывать различные разделы рабочего листа. Вы также можете суммировать различные группы с помощью команды «Промежуточный итог» и создать схему для своего листа

Чтобы сгруппировать строки или столбцы:

1. Выберите строки или столбцы, которые хотите сгруппировать.В этом примере мы выберем столбцы A, B и C.

Выбор столбцов для группировки

Нажатие команды "Группировать"

Сгруппированные столбцы

Чтобы разгруппировать данные, выберите сгруппированные строки или столбцы, затем нажмите команду "Разгруппировать".

Нажатие команды "Разгруппировать"

Чтобы скрыть и показать группы:

1. Чтобы скрыть группу, нажмите кнопку "Скрыть сведения".

Скрытие группы

Нажатие кнопки "Показать подробности", чтобы отобразить скрытую группу

Создание промежуточных итогов

Команда «Промежуточный итог» позволяет автоматически создавать группы и использовать общие функции, такие как СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ, для суммирования данных. Например, команда «Промежуточный итог» может помочь рассчитать стоимость канцелярских товаров по типам из большого заказа на складские запасы. Он создаст иерархию групп, известную как схема, чтобы упростить организацию рабочего листа.

Перед использованием команды «Промежуточный итог» ваши данные должны быть правильно отсортированы, поэтому вы можете просмотреть наш урок «Сортировка данных», чтобы узнать больше.

Чтобы создать промежуточный итог:

В нашем примере мы будем использовать команду «Промежуточный итог» с формой заказа футболки, чтобы определить, сколько футболок было заказано в каждом размере (маленький, средний, большой и очень большой). Это создаст структуру нашего рабочего листа с группой для каждого размера футболки, а затем подсчитает общее количество футболок в каждой группе.

Сначала отсортируйте свой рабочий лист по данным, которые вы хотите подытожить. В этом примере мы создадим промежуточный итог для каждого размера футболки, поэтому наш рабочий лист был отсортирован по размеру футболки от меньшего к большему.

Таблица отсортирована по размеру футболки

Нажатие команды «Промежуточный итог»

Создание промежуточного итога

Выделенные данные и промежуточные итоги

Чтобы просмотреть группы по уровню:

Когда вы создаете промежуточные итоги, ваш рабочий лист делится на разные уровни. Вы можете переключаться между этими уровнями, чтобы быстро контролировать, сколько информации отображается на рабочем листе, нажимая кнопки уровня слева от рабочего листа. В нашем примере мы будем переключаться между всеми тремя уровнями в нашей структуре. Хотя этот пример содержит только три уровня, в Excel их может быть до восьми.

Щелкните самый нижний уровень, чтобы отобразить наименьшие детали. В нашем примере мы выберем уровень 1, который содержит только общий счет или общее количество заказанных футболок.

Просмотр данных на самом низком уровне

Просмотр данных на следующем уровне

Просмотр данных на самом высоком уровне

Вы также можете использовать кнопки "Показать" и "Скрыть сведения", чтобы отобразить или скрыть группы в структуре.

Отображение и скрытие новых групп в структуре

Чтобы удалить промежуточные итоги:

Иногда вы можете не захотеть сохранять промежуточные итоги на своем листе, особенно если вы хотите реорганизовать данные по-разному. Если вы больше не хотите использовать промежуточные итоги, удалите его из рабочего листа.

Выберите вкладку «Данные», затем нажмите команду «Промежуточный итог».

Нажатие команды "Промежуточный итог"

Удаление промежуточных итогов

Чтобы удалить все группы, не удаляя промежуточные итоги, нажмите стрелку раскрывающегося списка команды "Разгруппировать" и выберите "Очистить структуру".

Читайте также:

  
• Как запретить редактирование файла AutoCAD
  
• Как экспортировать из лайтрум в фотошоп
  
• Как изменить поисковую систему в браузере
  
• Разбивка на страницы не отображается в Word
  
• Как рассчитать текущую стоимость в Excel