Как сжать документ в Excel для печати
Обновлено: 06.07.2024
Печать из Excel может быть очень утомительной, особенно если ваша электронная таблица слишком широкая или слишком высокая, чтобы уместиться на одной странице.
Вы можете использовать параметр «Масштабирование» в параметрах страницы, чтобы установить ограничения на количество страниц в ширину и высоту вашего документа при печати. Проблема в том, что вы можете обнаружить, что ваша страница умещается на одной странице, но становится слишком маленькой для чтения. Кроме того, Excel игнорирует любые введенные вами вручную разрывы страниц. В этом уроке объясняется, как напечатать электронную таблицу, чтобы она автоматически масштабировалась до ширины одной страницы, не помещая строки на одну страницу.
Масштабирование электронной таблицы при печати
Вы можете использовать параметр "Масштабирование" в разделе "Параметры страницы", чтобы установить ограничения на количество страниц в ширину и высоту вашего документа при печати.
Если вы используете Excel 2010
- Перейдите на вкладку "Макет страницы".
- Установите параметры «Масштабировать по размеру» для ширины и высоты на нужные значения.
- Распечатайте таблицу.
Если вы используете Excel 2007 и более ранних версий для ПК или Excel для Mac 2008 или 2011
- Открыть макет страницы
- В Excel 2007 перейдите на вкладку "Макет страницы", затем нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу группы "Параметры страницы" (это также работает в Excel 2010 в качестве альтернативы приведенным выше инструкциям).
- В более ранних версиях Excel, а также в Excel 2008 и 2011 для Mac нажмите "Файл", затем "Параметры страницы".
- Введите количество страниц в ширину и высоту, которое должно быть в электронной таблице при печати. Например, вы можете задать для электронной таблицы ширину 1 страницы и высоту 2 страницы при печати.
- Распечатайте таблицу.
Проблема с этим подходом заключается в том, что вы можете обнаружить, что ваша таблица слишком сильно уменьшена и становится слишком маленькой для чтения. Кроме того, Excel игнорирует любые введенные вами вручную разрывы страниц.
Масштабирование электронной таблицы Excel до определенного количества страниц
Предположим, вы хотите, чтобы ваша электронная таблица Excel распечатывала одну страницу шириной, но вам все равно, сколько страниц будет в высоту. Также может быть, что у вас есть горизонтальные разрывы страниц, которые вы хотите сохранить при печати электронной таблицы.
Масштабирование по размеру в Excel 2010 (метод 1)
- Перейдите на вкладку "Макет страницы".
- Установите параметр "Масштабировать по размеру" для параметра "Ширина" равным 1 странице.
- Установите для параметра "Масштаб по размеру" значение "Автоматически".
- Распечатайте таблицу.
Масштабирование по размеру в Excel 2010 (способ 2)
- Выберите «Файл» > «Печать».
- Выберите «Поместить все столбцы на одной странице».
- Распечатайте таблицу
Оба метода масштабируют вашу электронную таблицу так, чтобы она распечатывала ровно одну страницу шириной. Количество распечатываемых страниц будет зависеть от того, сколько страниц в высоту имеет уменьшенная электронная таблица. При этом Excel проигнорирует любые вертикальные разрывы страниц, которые вы вставили, но сохранит ручные горизонтальные разрывы страниц.
Конечно, если вы хотите, чтобы электронная таблица распечатывалась только на 1 страницу в высоту и столько страниц в ширину, сколько необходимо, вы должны поменять местами значения в шагах 2 и 3 метода 1 выше.
Масштабирование в соответствии с другими версиями Excel (ПК и Mac)
Вы можете получить тот же результат при печати из других версий Excel как для ПК, так и для Mac. Этот совет работает и в Excel 2010, но приведенные выше инструкции — это более простой способ сделать это.
- Откройте "Параметры страницы".
- Перейдите на вкладку Страница.
- Выберите параметр «По размеру».
- Введите 1 для количества страниц в ширину.
- Удалите значение количества страниц в высоту и оставьте его пустым.
Хотите узнать больше? Попробуйте эти уроки:
Похожие уроки
Присоединяйтесь к нашему списку рассылки
Наша политика в отношении комментариев.
Мы приветствуем ваши комментарии и вопросы об этом уроке. Мы не приветствуем спам. Наши читатели получают большую пользу от комментариев и ответов на наши уроки, а спам вредит этому опыту. Наш спам-фильтр довольно хорошо останавливает ботов от публикации спама, а наши администраторы быстро удаляют спам, который все-таки дошел. Мы знаем, что боты не читают такие сообщения, но есть люди, которые рассылают спам вручную. Повторяю - весь спам удаляем, а если увидим повторяющиеся посты с данного IP адреса, то заблокируем IP адрес. Так что не тратьте ни свое время, ни наше. Еще одно замечание: если вы разместите ссылку в своем комментарии, она будет автоматически удалена.
Комментарии к этому уроку
Печать в Excel
Отправлено посетителем, Вт, 27 11/2012 – 06:11
Я достаточно опытный пользователь Excel. однако я не могу на всю жизнь заставить свою электронную таблицу правильно печатать на одной странице. Он печатает примерно 60-70% страницы, независимо от того, как я настроил поля или установил печать 1 страница на 1 страницу. В основном это выглядит так, как будто есть нижнее поле 1 дюйм + и правое поле 1 дюйм +. (но сверху и слева маленькие, так как я установил их на .25") Данные не слишком высокие и не слишком широкие, чтобы соответствовать более подходящим образом. Я очистил область печати и снова установил ее, изменил поля, изменил печать 1 на 1 страницу, я даже попытался настроить выбранный Excel% от 55 на 56, и он сразу переходит на две страницы.
У меня такая же проблема
Отправлено посетителем в воскресенье, 07/07/2013 – 00:55
У меня такая же проблема, и я не могу понять, что происходит. У меня есть все настройки, где они должны быть, и даже предварительный просмотр печати показывает все нормально. но когда я печатаю, он получается "большим" и печатается только верхняя левая четверть документа.
Посмотрите на размер бумаги. я
Отправлено Bobby, вторник, 13 августа 2013 г. – 10:46
Посмотрите на размер бумаги. У меня был полученный отчет с пометкой «Юридическая информация», и я пытался напечатать его на «Письме». Я изменил размер бумаги на Letter, и все заработало.
Excel 2013
Отправлено посетителем в воскресенье, 07/07/2013 – 00:59
К сожалению, Excel 2013 не "согласуется" с этими настройками. Он по-прежнему заставляет часть моего документа перейти на вторую страницу. Я думал, что новые будут лучше, НЕТ!!
Как я это сделал
Отправлено dahlsom в пт, 27.09.2013 - 09:19
Просмотр; предварительный просмотр разрыва страницы; перетащите синюю линию туда, где вы хотите, чтобы поля страницы были в печати. Надеюсь, это поможет людям
Как я это сделал
Отправлено mistert01 в Вт, 29/07/2014 - 12:33
Мне помогло, спасибо!
Полезный совет
Отправлено Rene в среду, 17 сентября 2014 – 06:58
Спасибо за полезный совет! Вид --> Просмотр разрыва страницы --> Поле перетаскивания.
Это сработало! Большое спасибо
Отправлено Тами, понедельник, 12 сентября 2016 – 10:24
Это сработало! Большое вам спасибо - было очень сложно правильно распечатать Excel 2013 (не слишком маленький).
Файл>Предварительный просмотр>перетаскивание полей было решением моей проблемы!
Количество распечатанных страниц
Отправлено Марианом в среду, 06.11.2013 – 19:23
Количество распечатываемых страниц зависит от высоты страниц.
Страница Excel печатается слишком мелко
Отправлено Отто Элларсом в среду, 20 11/2013 – 10:35
Отличные идеи по устранению этой надоедливой проблемы; к сожалению, ни один из них не работает. Страница по-прежнему печатается очень мелко в центре страницы или печатается на нескольких страницах. Но это Microsoft, так что вы ожидаете.
Всегда есть причина, по которой это не сработает!
Отправлено миллионом листьев в среду, 20 11/2013 – 12:35
Похоже, все работает так, как задумано, за исключением того, что Excel путается в том, что вы хотите напечатать, и включает ячейки, которые вы не хотите включать в распечатку.
Есть несколько причин, из-за которых у вас могут возникнуть проблемы:
- В вашей электронной таблице есть ручные разрывы страниц. Это приведет к сбою описанного здесь метода.
- У вас есть ячейки за пределами диапазона, который вы хотите распечатать и которые содержат данные. Они включаются, когда Excel определяет диапазон ячеек, которые должны быть напечатаны, в результате чего ваша электронная таблица выглядит очень маленькой.
- Иногда ячейки выглядят пустыми, но это не так, поэтому они включаются при печати электронной таблицы. Это может произойти, если вы ввели данные в ячейку, а затем удалили их позже. Если вы отформатировали ячейку, а затем только удалили значения в ячейке, то Excel может запутаться и подумать, что ячейка все еще является частью диапазона, который он должен напечатать.
Самый простой способ протестировать второй и третий сценарии — выбрать только те ячейки, которые нужно напечатать. Когда появятся параметры печати, убедитесь, что вы печатаете только выбранные ячейки. Это должно достичь того, что вы намереваетесь. Если это так, вам нужно просмотреть таблицу на наличие данных, которые следует исключить при печати.
Еще один способ проверить наличие лишних или "пустых ячеек, которые Excel считает непустыми", — нажать CTRL+SHIFT+END. Это найдет последнюю ячейку на листе, которую Excel распознает как часть вашей рабочей области. Если эта ячейка выходит за пределы диапазона, который вы пытаетесь напечатать, вы можете сбросить эту «последнюю активную ячейку». Мое решение в этом случае обычно состоит в том, чтобы вручную удалить пустые строки и столбцы вокруг моей электронной таблицы, которые находятся в пределах активного диапазона, но не содержат данных. Эта статья от Microsoft содержит более подробную информацию.
Вы можете уменьшить или увеличить размер листа для печати, чтобы он соответствовал ширине страницы или указанному количеству страниц.
Распечатать лист по ширине страницы
На вкладке "Макет страницы" выберите "Параметры страницы".
В поле Ширина страницы введите 1 (для ширины одной страницы).
В поле "Высота" введите 0, чтобы не указывать количество страниц в высоту.
В меню "Файл" нажмите "Печать".
Примечание. Excel игнорирует ручные разрывы страниц, когда вы используете параметр «По размеру».
Печать листа на указанном количестве страниц
На вкладке "Макет страницы" выберите "Параметры страницы".
В полях Страницы в ширину и В высоту введите количество страниц, на которых вы хотите напечатать лист.
В меню "Файл" нажмите "Печать".
Примечание. Excel игнорирует ручные разрывы страниц при использовании параметра "По размеру".
Уменьшить или увеличить лист по размеру страницы
На вкладке "Макет страницы" выберите "Параметры страницы".
Примечание. Печатные данные никогда не превышают 100%.
В меню "Файл" нажмите "Печать".
Печать листа по ширине страницы
На вкладке "Макет" в разделе "Печать" установите флажок "По размеру".
В поле "Ширина страницы" введите 1 (для ширины в одну страницу).
В поле "Высота страницы" введите 0, чтобы количество страниц в высоту не указывалось.
В меню "Файл" нажмите "Печать".
Примечание. Excel игнорирует ручные разрывы страниц, когда вы используете параметр «По размеру».
Печать листа на указанном количестве страниц
На вкладке "Макет" в разделе "Печать" установите флажок "По размеру".
В полях Ширина страницы и Высота страницы введите количество страниц, на которых вы хотите напечатать лист.
В меню "Файл" нажмите "Печать".
Примечание. Excel игнорирует ручные разрывы страниц, когда вы используете параметр «По размеру».
Уменьшить или увеличить лист по размеру страницы
На вкладке "Макет" в разделе "Печать" в поле "Масштаб" введите процентное значение для уменьшения или увеличения листа.
< /p>
< /p>
Как изменить размер области печати и уместить ее на одной странице в Excel?
При печати рабочего листа его содержимое может выйти за пределы одной страницы, и вам придется печатать переполненные столбцы или строки на втором листе. Печатать только один столбец или одну строку на одном листе неэкономично. Есть ли способ изменить размер области печати и разместить все содержимое на одной странице в Excel? Да, есть хитрый способ изменить размер области печати и легко разместить ее на одной странице в Excel.
Изменение размера области и размещение на одной странице в Excel 2010
Вы можете изменить параметры печати, чтобы активный лист помещался на одной странице в Excel 2010/2013/2016 или более поздней версии. Для этого выполните следующие действия:
Шаг 1. Нажмите «Файл» > «Печать».
Шаг 2. Перейдите в раздел «Настройки» и выберите «Подогнать лист под одну страницу» в раскрывающемся списке «Без масштабирования». Посмотрите на следующий снимок экрана:
Затем размер области печати изменяется и помещается на одной странице.
Примечание: этот метод недействителен в Excel 2007.
Изменение размера области и размещение на одной странице в Excel 2007 или более поздней версии
На самом деле, мы можем изменить размер области печати и уместить ее на одной странице, изменив настройки Scale to Fit. Этот метод действителен в более поздней версии Microsoft Excel 2007.
Шаг 1. Перейдите в группу "Масштабировать по размеру" на вкладке "Макет страницы".
Шаг 2. Измените ширину и высоту на 1 страницу.
Затем размер области печати изменяется, и остается только одна страница для печати.
Распечатайте несколько вариантов и поместите их на одну страницу в Excel с помощью Kutools for Excel
Если вы хотите распечатать множественный выбор на листе на одной странице, вы можете применить Kutools for ExcelМастер печати множественного выбора, чтобы объединить множественный выбор на одной странице, а затем распечатать их на одной странице.
После бесплатной установки Kutools for Excel сделайте следующее:
<р>3. Нажмите «Далее», на шаге 2 мастера установите флажок «Указать новые параметры печати», затем нажмите кнопку «Параметры страницы» и в диалоговом окне «Параметры страницы» на вкладке «Страница» установите флажок «По размеру» и введите 1 в следующее текстовое поле.
Если вы часто печатаете свои данные/работу в Excel, я уверен, что вы столкнулись с проблемой, когда вместо одной страницы печатается несколько страниц.
Иногда очень неприятно, что новая страница печатается только для того, чтобы вместить несколько дополнительных строк данных (что также приводит к перерасходу бумаги).
Есть несколько простых приемов, которые помогут вам распечатать данные Excel на одной странице (или на меньшем количестве страниц, если вы печатаете большой отчет).
В этом руководстве по Excel я расскажу о некоторых методах, которые можно использовать для печати листа Excel на одной странице. Вы можете использовать комбинацию этих методов, чтобы получить наилучший результат.
Итак, приступим!
Это руководство охватывает:
Проверить, сколько страниц будет напечатано (предварительный просмотр)
Прежде чем приступить к оптимизации настроек для печати работы Excel на одном листе, лучше всего проверить текущее состояние с помощью предварительного просмотра перед печатью.
Не волнуйтесь! Вам не нужно ничего печатать для этого. Вы можете просто проверить, как будет выглядеть распечатанная работа и сколько листов будет напечатано.
Это позволяет понять, что можно изменить, чтобы использовать минимальное количество бумаги, сохраняя при этом красивый и разборчивый печатный отчет.
Ниже приведены шаги по использованию предварительного просмотра печати, чтобы увидеть, как будет выглядеть окончательное задание на печать:
- Перейдите на вкладку "Файл".
- Нажмите «Параметры печати».
Или вы можете использовать сочетание клавиш Control + P (Command + P, если вы используете Mac)
Откроется страница предварительного просмотра, где вы сможете увидеть, сколько страниц будет напечатано и что будет напечатано на каждой странице.
Вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода к следующей/предыдущей странице в режиме предварительного просмотра.
Способы разместить и распечатать лист Excel на одной странице
Теперь давайте рассмотрим некоторые методы, которые можно использовать, чтобы разместить все данные в таблице на одной странице, а затем распечатать отчет на одной странице (или меньшем количестве страниц)
Отрегулируйте ширину столбца (или высоту строки)
Во многих случаях столбцы не должны быть слишком широкими.
А поскольку это напрямую определяет, сколько данных печатается на одной странице, вы можете сэкономить много бумаги, просто уменьшив ширину столбца.
Но тогда как узнать, достаточно ли вы сделали или нет? Как узнать, насколько ширину столбца нужно уменьшить, чтобы все уместилось на одной странице?
Чтобы упростить эту задачу, вы можете использовать представление макета страницы в Excel, которое показывает вам в режиме реального времени, сколько данных будет напечатано на каждой странице вашего отчета.
Ниже приведены шаги для входа в режим макета страницы и последующего уменьшения ширины столбца:
После того, как все данные будут размещены на одной странице, вы можете распечатать ее.
В некоторых случаях вы можете обнаружить, что данные в ячейке обрезаются и отображаются не полностью. Это часто происходит при изменении ширины столбца. Вы можете исправить это, включив параметр «Перенос текста» в Excel.
Чтобы вернуться к обычному виду (и выйти из режима макета страницы), перейдите на вкладку "Вид" и выберите "Обычный".
Изменить масштаб (поместить все строки/столбцы на одной странице)
Excel имеет встроенную функцию, позволяющую изменять масштаб рабочего листа таким образом, чтобы на одной странице помещалось больше строк/столбцов.
Когда вы делаете это, он просто уменьшает все, чтобы уместить все столбцы или строки на одной странице.
Предположим, у вас есть лист, на котором при печати столбцы переходят на следующий лист.
Ниже приведены действия по уменьшению листа при печати:
- Перейдите на вкладку "Файл".
- Нажмите «Печать» (или используйте сочетание клавиш — Control + P).
- В окне "Печать" выберите параметр "Масштабирование" (это последний параметр слева).
- Нажмите на любой из вариантов:
- По размеру листа на одной странице
- Выделить все столбцы на одной странице
- Подогнать все строки на одной странице
Вышеуказанные шаги позволят масштабировать лист по размеру страницы (в зависимости от выбранных вами параметров). Вы также сможете увидеть, как будут выглядеть данные в предварительном просмотре листа, который находится справа.
Функция «Уместить лист на одной странице» подходит, если у вас есть только несколько строк/столбцов, которые выходят за пределы. Если их много, использование этого параметра может привести к тому, что напечатанные данные будут слишком малы для чтения.
Это не влияет на данные рабочего листа. Он масштабирует данные только для целей печати.
Скрыть или удалить строки/столбцы
Еще один разумный способ разместить все на одной странице при печати — скрыть ненужные столбцы или строки.
У вас всегда есть возможность снова сделать их видимыми на случай, если они понадобятся вам позже, но скрытие их во время печати позволит вам оптимизировать пространство и использовать меньше страниц для печати.
Чтобы скрыть строку/столбец, просто выделите их, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Скрыть".
Опять же, лучше сначала перейти в режим макета страницы, а затем сделать это. Это гарантирует, что вы сможете увидеть, сколько строк/столбцов вам нужно скрыть, чтобы уместить все данные на одной странице в Excel.
Изменить ориентацию страницы
Если у вас больше столбцов и строк, имеет смысл изменить ориентацию страницы во время печати.
В Excel есть две ориентации;
- Книжная (по умолчанию в Excel) — печатается больше строк, чем столбцов.
- Горизонтальная ориентация: печатается больше столбцов, чем строк.
Если у вас больше столбцов, чем строк (как показано ниже), вы можете изменить ориентацию страницы на Альбомную, чтобы ваши данные уместились и были напечатаны на одной странице.
Ниже приведены шаги по изменению ориентации страницы в Excel:
Теперь вы можете перейти к предварительному просмотру печати и посмотреть, как будет выглядеть напечатанный отчет.
Сочетание клавиш для открытия диалогового окна "Параметры страницы" ALT + P + S + P (нажмите эти клавиши последовательно)
Кроме того, вы также можете изменить ориентацию в окне предварительного просмотра, выбрав Альбомная ориентация в раскрывающемся списке настроек.
Изменить поля страницы
Иногда у вас просто есть один или два дополнительных столбца, которые печатаются на новой странице (или несколько дополнительных строк, которые переносятся на следующую страницу).
Небольшая настройка полей страницы может помочь вам разместить все на одной странице.
Если вам интересно, что такое поля страницы, то при печати листа Excel на каждой напечатанной странице будут пробелы по краям. Это сделано для того, чтобы данные выглядели хорошо при печати.
У вас есть возможность уменьшить это пустое пространство (поля страницы) и разместить больше данных на одной странице.
Ниже приведены действия по уменьшению полей страницы в Excel:
- Перейдите на вкладку "Макет страницы".
- В группе «Параметры страницы» нажмите «Поля».
- Нажмите "Сузить".
Вышеуказанные действия приведут к уменьшению поля страницы, и вы можете увидеть, что некоторые дополнительные строки/столбцы будут сжаты на той же странице.
Если вы хотите еще больше уменьшить поля страницы, выберите параметр «Поля» на ленте, а затем нажмите «Пользовательские поля». Откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в котором можно дополнительно настроить поля.
Уменьшить размер шрифта
Еще один простой способ быстро разместить дополнительные строки/столбцы (которые в настоящее время переносятся на дополнительные листы при печати) на одной странице – уменьшить размер шрифта.
Это позволяет изменить размер нескольких столбцов, чтобы при печати они уместились на одной странице.
Это может быть полезно, когда у вас есть распечатанные данные, которые обычно помещаются в приложение — то, что вам нужно, но никто не читает или не заботится об этом.
Печать только выбранных данных (или установка области печати)
Иногда у вас может быть большой набор данных, но вы можете не захотеть печатать его все. Возможно, вы хотите напечатать только выбранные данные.
Если это одноразовая вещь, когда вы хотите быстро распечатать выбранные данные на листе, вы можете сделать это, выполнив следующий шаг:
Вышеуказанные шаги распечатают только выбранный набор данных.
Обратите внимание: если вы выбрали набор данных, который при печати не помещается на одной странице, он будет распечатан на нескольких листах. Однако вы можете изменить масштаб на «По размеру листа на одной странице», чтобы напечатать выделенное на одной странице.
Описанный выше метод удобен, когда вам нужно время от времени печатать выбранные данные.
Но вам нужно распечатать один и тот же выбор из нескольких рабочих листов, поэтому лучше установить область печати. После установки Excel будет рассматривать эту область печати как часть, предназначенную для печати, и игнорировать другие данные на листе.
- Выберите данные, которые вы хотите установить в качестве области печати.
- Перейдите на вкладку "Макет страницы".
- В группе "Параметры страницы" выберите параметр "Область печати".
- Нажмите «Установить область печати».
Теперь, когда вы пытаетесь распечатать рабочий лист, будет напечатана только область печати (и только она будет отображаться в предварительном просмотре печати).
[Бонус] Добавление разрывов страниц
Если у вас большой набор данных. очевидно, что их нельзя уместить на одной странице, а печать всех этих данных заняла бы несколько страниц.
Вы можете добавить разрывы страниц в Excel, чтобы Excel знал, где остановить печать на текущей странице и перенести оставшуюся часть на следующую страницу.
Ниже приведены шаги по добавлению разрывов страниц в Excel:
- Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить разрыв страницы. Начиная с этой ячейки все будет напечатано на следующей странице.
- Перейдите на вкладку "Макет страницы".
- В группе «Параметры страницы» нажмите «Разрывы».
- Нажмите "Вставить разрывы страниц".
Вышеуказанные действия добавят разрыв страницы, и все, что находится до разрыва страницы, будет напечатано на одном листе, а оставшиеся данные — на других листах.
Обратите внимание, что если вы установили область печати, она будет иметь приоритет над разрывами страниц.
Итак, это различные методы, которые можно использовать для размещения данных на одной странице и печати электронной таблицы Excel на одной странице. В случаях, когда у вас много данных, может не иметь смысла печатать их на одной странице, но вы все равно можете использовать описанные выше методы, чтобы свести к минимуму использование бумаги и уместить те же данные на меньшем количестве страниц.
Читайте также: