Как связать таблицы Excel и Word

Обновлено: 24.11.2024

Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, вы можете избежать повторного ввода этих данных, скопировав их напрямую из Word. Когда вы копируете данные из таблицы Word на лист Excel, данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.

Важно! После вставки данных вам, возможно, придется очистить их, чтобы вы могли воспользоваться функциями расчета в Excel. Например, в ячейках могут быть нежелательные дополнительные интервалы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, которые можно вычислить, или даты отображаются неправильно. Справку по форматированию чисел в виде дат, валюты, процентов и т. д. см. в разделе Форматирование чисел. Справку по форматированию стиля таблицы см. в разделе Форматирование таблицы Excel.

В документе Word выберите строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних символов возврата каретки, иначе это может привести к появлению лишних строк в Excel.

Чтобы скопировать выделение, нажмите CTRL+C.

На листе Excel выберите левый верхний угол области листа, куда вы хотите вставить таблицу Word.

Примечание. Прежде чем вставлять данные, убедитесь, что область вставки пуста. Данные в ячейках таблицы Word заменят любые существующие данные в ячейках рабочего листа в области вставки. При необходимости сначала просмотрите таблицу в Word, чтобы проверить ее размеры.

Чтобы настроить форматирование, нажмите «Параметры вставки» рядом с вставленными данными, а затем выполните следующие действия:

Чтобы использовать форматирование, применяемое к ячейкам листа, нажмите «Сопоставить форматирование места назначения».

Чтобы использовать форматирование таблицы Word, нажмите "Сохранить исходное форматирование".

Примечание. Excel вставляет содержимое каждой ячейки таблицы Word в одну ячейку. После вставки данных вы можете распределить данные по дополнительным ячейкам в столбце (например, чтобы разделить имена и фамилии, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды «Текст в столбцы». Дополнительные сведения см. в разделе Распределение содержимого ячейки по соседним столбцам.

Хейли Миллиман

Хейли Миллиман
Писатель

Хейли Миллиман – бывший преподаватель Teach for America, а теперь разработчик и автор учебных программ. За последние пять лет она написала сотни статей обо всем, от Microsoft Office до образования и истории. Она является соавтором книги Музейный путеводитель по самым свирепым женщинам в истории. Подробнее.

Иногда вам нужно включить данные из электронной таблицы Excel в документ Microsoft Word. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel. Давайте посмотрим.

В чем разница между связыванием и встраиванием?

На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в документ Word. Во-первых, просто скопируйте эти данные из электронной таблицы, а затем вставьте их в целевой документ. По большей части это работает только с очень простыми данными, потому что эти данные просто становятся базовой таблицей или набором столбцов в Word (в зависимости от выбранного вами параметра вставки).

Хотя иногда это может быть полезно, два других варианта — связывание и встраивание — гораздо более эффективны, и мы покажем вам, как это сделать в этой статье. Оба они очень похожи в том, что вы в конечном итоге вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевой документ. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два параметра обрабатывают свое подключение к исходной электронной таблице Excel:

• Если вы связываете рабочий лист Excel в документе, конечный документ и исходный лист Excel сохраняют соединение. Если вы обновите файл Excel, эти обновления автоматически отразятся в целевом документе.
• Если вы встраиваете рабочий лист Excel в документ, это соединение разрывается. Обновление исходного листа Excel не приводит к автоматическому обновлению данных в целевом документе.

Конечно, у обоих методов есть преимущества. Одно из преимуществ связывания документа (помимо поддержания соединения) заключается в том, что он уменьшает размер файла вашего документа Word, поскольку данные в основном по-прежнему хранятся на листе Excel и отображаются только в Word.Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если это не так, вам придется снова связать его. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не так полезен, если вам нужно распространить документ среди людей, у которых нет доступа к этому местоположению.

С другой стороны, встраивание документа увеличивает размер документа Word, поскольку все данные Excel фактически встраиваются в файл Word. Однако у встраивания есть некоторые явные преимущества. Например, если вы распространяете этот документ среди людей, у которых может не быть доступа к исходному листу Excel, или если документ должен отображать этот лист Excel в определенный момент времени (а не обновляться), внедрять (и ломать связь с исходным листом) имеет больше смысла.

Итак, имея все это в виду, давайте посмотрим, как связать и встроить лист Excel в Microsoft Word.

Как связать или встроить лист Excel в Microsoft Word

Связать или встроить рабочий лист Excel в Word на самом деле довольно просто, и процесс выполнения любого из них почти идентичен. Начните с одновременного открытия рабочего листа Excel и документа Word, который вы хотите редактировать.

В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или внедрить. Если вы хотите связать или встроить весь лист, щелкните поле на стыке строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL+C в Windows или Command+C в macOS. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любую выделенную ячейку, а затем выбрать параметр «Копировать» в контекстном меню.

Теперь переключитесь на документ Word и щелкните мышью, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню.

Откроется окно "Специальная вставка". И именно здесь вы найдете единственное функциональное отличие в процессах связывания или встраивания файла.

Если вы хотите встроить свою электронную таблицу, выберите параметр «Вставить» слева. Если вы хотите связать свою электронную таблицу, вместо этого выберите параметр «Вставить ссылку». Серьезно, вот и все. В остальном этот процесс идентичен.

Какой бы вариант вы ни выбрали, затем выберите «Объект рабочего листа Microsoft Excel» в поле справа, а затем нажмите кнопку «ОК».

И вы увидите лист Excel (или выбранные вами ячейки) в документе Word.

Если вы связали данные Excel, вы не сможете редактировать их непосредственно в Word, но можете дважды щелкнуть в любом месте, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые изменения, которые вы вносите в исходную таблицу, отражаются в документе Word.

Если вы внедрили данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в Word. Дважды щелкните в любом месте электронной таблицы, и вы останетесь в том же окне Word, но лента Word будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления Word, просто щелкните в любом месте за пределами электронной таблицы.

Примечание. Если вы работаете с документом Word и хотите включить электронную таблицу, которую вы еще не создали, вы можете это сделать. На самом деле вы можете вставить электронную таблицу Excel прямо из раскрывающегося меню «Таблица» на ленте.

• › Как добавлять формулы в таблицы в Microsoft Word
• › Как скопировать и вставить диаграмму из Microsoft Excel
• › Как связать или встроить слайд PowerPoint в документ Word
• › Как уменьшить размер документа Microsoft Word
• › Как создать диаграмму в Microsoft Word
• › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
• › Почему не было Windows 9?
• ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)

Связать файл Excel с документом Word, чтобы документ обновлялся при изменении данных Excel

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

В этой статье

Перейти к разделу

Что нужно знать

• Ссылка: копирование ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши "Связать и использовать целевые стили" или "Связать и сохранить исходное форматирование" в Word.
• Встроить: в Word выберите «Вставка» > «Объект» > «Объект» > «Создать из файла» > «Обзор» > выберите файл Excel > «ОК».
• Встраивание электронной таблицы. В Word выберите «Вставка» > «Таблица» > «Таблица Excel».

В этой статье объясняются два способа отображения данных Excel в Word.

Инструкции относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Excel для Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010.

Как связать Excel с Word

Чтобы вставить любую часть рабочего листа Excel в документ Word:

Мэдди Прайс / Lifewire

Откройте документ Word, в котором будет отображаться рабочий лист.

Откройте рабочий лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите связать с документом Word.

В Excel выберите и скопируйте диапазон ячеек для включения. Если вы планируете вставить в лист дополнительные столбцы или строки, выберите весь лист.

Чтобы выделить весь лист, выберите ячейку, расположенную в верхнем левом углу на стыке номеров строк и букв столбцов.

В документе Word поместите курсор туда, куда вы хотите вставить связанную таблицу.

Нажмите правой кнопкой мыши и выберите "Связать и использовать целевые стили" или "Связать и сохранить исходное форматирование".

Стили назначения используют форматирование таблицы Word по умолчанию, благодаря чему таблица обычно выглядит лучше. Сохранить исходное форматирование использует форматирование из книги Excel.

Данные Excel вставляются непосредственно в документ Word, где находился курсор. Если в исходный файл Excel вносятся изменения, документ Word автоматически обновляется с учетом этих изменений.

Что происходит, когда вы связываете Excel с Word

Связывание файла Excel с документом Word гарантирует, что документ Word будет обновляться каждый раз при изменении данных в файле Excel. Он работает как односторонний канал связи, который переносит обновленные данные Excel в связанный документ Word. Связывание листа Excel также уменьшает размер файла Word, поскольку данные не сохраняются в документе Word.

Связывание листа Excel с документом Word имеет несколько ограничений:

• Если файл Excel перемещается, необходимо восстановить связь с документом Word.
• Если вы планируете перенести файл Word или использовать его на другом компьютере, вы должны перенести файл Excel вместе с ним.
• Вы должны редактировать данные на листе Excel. Это не проблема, если вам не нужны разные форматы электронных таблиц в документе Word.

Как встроить электронную таблицу Excel в Word

Процесс встраивания рабочего листа Excel в документ Word практически аналогичен связыванию с рабочим листом Excel. Для этого требуется несколько дополнительных щелчков мыши, но в документ переносятся все данные с рабочего листа, а не только выбранный диапазон.

Есть два способа встроить лист Excel в Word. Первый — внедрить рабочий лист как объект. Второй — вставить таблицу.

При встраивании листа Word использует форматирование листа Excel. Убедитесь, что данные на листе выглядят так, как вы хотите, чтобы они отображались в документе Word.

Встроить лист Excel как объект

Чтобы внедрить лист Excel в качестве объекта:

Откройте документ Word.

Перейдите на вкладку "Вставка".

Выберите «Объект» > «Объект». В Word 2010 выберите «Вставка» > «Объект».

В диалоговом окне "Объект" выберите вкладку "Создать из файла".

Нажмите "Обзор", затем выберите лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите внедрить.

Выберите ОК.

Рабочий лист Excel встроен в документ Word.

Как встроить таблицу Excel

В качестве альтернативы можно вставить рабочий лист Excel в виде таблицы. Этот метод вставляет рабочий лист так же, как если бы вы внедрили его как объект. Разница в том, что он открывает пустой рабочий лист Excel для заполнения. Выберите этот метод, если вы еще не создали файл Excel.

Чтобы вставить лист Excel в виде таблицы в Word:

Откройте документ Word.

Поместите курсор туда, куда вы хотите вставить рабочий лист Excel.

Перейдите на вкладку "Вставка" и выберите "Таблица".

Выберите Таблицу Excel.

Этот пункт меню открывает пустой лист Excel, который можно заполнить данными. Либо введите новые данные, либо вставьте данные из другой таблицы.

Когда вы вставляете и заполняете новый рабочий лист Excel, у вас есть файл Excel, который вы можете обновить в любое время. Данные в таблице Word автоматически обновляются в соответствии с данными в файле Excel.

В Excel выберите вкладку «Вставка» > «Текст» > «Объект» > «Создать из файла». Затем выберите Обзор, чтобы найти файл Word > Вставить > ОК.

Чтобы создать этикетки в Word из списка Excel, откройте пустой документ Word > выберите Рассылки > Начать слияние > Ярлыки > выберите марку и номер продукта для этикеток. Затем выберите «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список» > перейдите к списку адресов Excel > «ОК». Добавьте поля слияния почты, чтобы завершить слияние.

Microsoft Word отлично подходит для работы с документами, но не так хорош для таблиц.

Если вы хотите поместить таблицу в документ Microsoft Word, вы можете работать со встроенными инструментами для работы с таблицами Word или вставлять данные непосредственно из Excel.

Угадайте, какой из них лучше?

Перенести данные Excel в Word очень просто, они выглядят лучше и автоматически обновляются. Это не проблема.

Давайте посмотрим, как передать эти данные из одного приложения в другое.

*Это руководство предназначено для Excel 2019/Microsoft 365 (для Windows). Есть другая версия? Нет проблем, вы можете выполнить те же действия.

Оглавление

Бесплатное видео о вставке данных Excel в Word

Посмотрите мое видео и узнайте, как легко копировать и вставлять данные из Excel в Word.